JPA SIARAN AKHBAR

PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 (PP 5/2007) bertarikh 30 April 2007

dikeluarkan dengan tujuan untuk menguatkuasakan pemakaian Panduan Pengurusan

Pejabat bagi menggantikan Arahan Perkhidmatan yang sedang berkuatkuasa.

Pengeluaran PP 5/2007 diharap dapat membantu agensi awam melaksanakan urusan

pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan.

Keseluruhan kandungan PP 5/2007 adalah mengandungi sepuluh (10) Bahagian/Tajuk

serta dua (2) lampiran iaitu:

i. Lampiran A - Panduan Pengurusan Pejabat;

ii. Lampiran B - Senarai Pekeliling, Surat Pekeliling dan peraturan yang berkuatkuasa berkaitan dengan Panduan

Pengurusan Pejabat.

Arahan Perkhidmatan (AP) yang diguna pakai sekarang telah dikeluarkan/berkuatkuasa

pada 1 Mac 1974. Aspek yang diliputi oleh AP adalah pengurusan pentadbiran, dokumen,

barang kelengkapan jabatan, perhubungan dan perkara berkaitan dengan perkhidmatan.

Oleh kerana perkara-perkara ini tidak diliputi dalam mana-mana peraturan seperti Perintah-

Perintah Am, Arahan Perbendaharaan atau Arahan Keselamatan, penggunaan AP sebagai

1

panduan kepada agensi awam masih lagi relevan terutama dalam menguruskan

pentadbiran harian sesebuah jabatan atau pejabat.

Rasional kepada pengeluaran Panduan Pengurusan Pejabat yang mana berteraskan AP yang diguna pakai adalah seperti berikut:

i. memasukkan dasar baru sesuai dengan perubahan dalam perkhidmatan

awam dan perkembangan persekitaran dan teknologi terkini;

ii. memberi penjelasan mengenai sesuatu peraturan dengan lebih tersusun dari

segi penggunaan bahasa, maksud dan isi kandungan; dan

iii. memberi penekanan terhadap kepentingan sistem penyampaian

perkhidmatan dan integriti dalam perkhidmatan awam.

Panduan Pengurusan Pejabat telah digubal berasaskan AP dan ditambah baik dengan mengambilkira kemajuan bidang teknologi maklumat dan multimedia di samping

mengekalkan kaedah pelaksanaan tugas secara tradisional terutamanya di pejabat

agensi/jabatan yang kecil di peringkat negeri, daerah, Pihak Berkuasa Berkanun atau

Pihak Berkuasa Tempatan.

Panduan Pengurusan Pejabat meliputi aspek asas dan prinsip yang penting sahaja.

Peruntukan secara umum digunakan dalam Panduan ini bagi memberi ruang untuk

perubahan bakal berlaku serta menggalakkan inovasi dan kreativiti di kalangan agensi

awam. Mana-mana agensi yang diberi kuasa boleh mengeluarkan pekeliling, surat

pekeliling atau peraturan lain yang bertujuan untuk melaksana dan menjelaskan sesuatu

perkara dalam Panduan ini.

Dalam penggunaan Panduan Pengurusan Pejabat ini, rujukan hendaklah dibuat kepada

pekeliling, surat pekeliling atau peraturan lain yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa

dari segi prosedur dan tatacara pelaksanaan yang lebih terperinci. Senarai pekeliling,

2

surat pekeliling dan peraturan yang berkuat kuasa berkaitan dengan Panduan ini adalah

seperti di Lampiran B PP 5/2007.

Kandungan Ringkasan Panduan Pengurusan Pejabat mengikut Bahagian/Tajuk adalah

seperti berikut:

i. Bahagian 1: Pengurusan Am Pejabat Menjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatan dalam pengurusan pejabat yang

meliputi penyemakan fungsi jabatan, penilaian aktiviti dan senarai tugas,

kebersihan dan keselamatan ruang pejabat.

Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalah penekanan kepada pematuhan undang-undang, kemudahan komunikasi dan program kebajikan.

ii. Bahagian 2: Pentadbiran Sumber Manusia Menjelaskan keperluan rekod kehadiran, rekod perkhidmatan, penilaian

prestasi, sijil penghargaan dan pewartaan.

Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalah pemupukan budaya kerja positif, pembangunan modal insan dan pengurusan maklumat sumber manusia secara elektronik.

iii. Bahagian 3: Keperibadian dan Ketrampilan Bahagian ini merupakan bahagian baru. Peruntukan ini menjelaskan

kepentingan aspek keperibadian dan ketrampilan yang meliputi cara berpakaian, cara bekerja, adab sopan semasa menjalankan tugas, kepentingan mengawal emosi, sikap keterbukaan, bijaksana dan berhemah serta berfikiran positif. Bahagian ini juga menekankan soal disiplin dan tata kelakuan pegawai awam serta keperluan mematuhi Aku Janji.

3

iv. Bahagian 4: Pengurusan Perhubungan Pelanggan Bahagian ini merupakan bahagian baru. Peruntukan ini mengkehendaki

Ketua Jabatan sentiasa memberi penekanan terhadap perkhidmatan berkualiti kepada pelanggan. Aspek-aspek yang dijelaskan adalah keperluan memberi layanan mesra dan adil kepada pelanggan, pengurangan

karenah birokrasi, penyediaan kemudahan perkhidmatan pelanggan dan

piagam pelanggan. Di samping itu, forum seperti Hari Bersama Pelanggan,

pengurusan aduan awam dan pengurusan media perlu diadakan oleh Ketua

Jabatan bagi mewujudkan interaksi berkesan antara pelanggan dan jabatan.

v. Bahagian 5: Sistem Penyampaian Perkhidmatan Bahagian ini merupakan bahagian baru. Peruntukan ini menekankan kepentingan sistem penyampaian perkhidmatan dengan menambah baik perkhidmatan kaunter dan telefon, keperluan mempermudahkan sistem dan prosedur kerja, borang permohonan, menyemak semula

keperluan lesen atau permit serta mempelbagaikan saluran pembayaran

pungutan hasil.

vi. Bahagian 6: Urusan Surat Kerajaan Bahagian ini memperincikan cara penyediaan surat rasmi kerajaan, kaedah

pendaftaran dan pengedaran surat serta pengurusan surat terperingkat.

vii. Bahagian 7: Pengurusan Fail Bahagian ini menjelaskan kepentingan pengurusan fail, kaedah pengkelasan

fail, kaedah Simpan Dalam Perhatian dan keperluan mengadakan Fail

Timbul.

Peruntukan baru yang dimasukkan adalah sistem pengurusan dokumen dan rekod elektronik dan pembangunan sistem aplikasi komputer.

4

viii. Bahagian 8: Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam

Bahagian ini menjelaskan peranan Ketua Jabatan dalam penyelenggaraan,

pemeliharaan dan pelupusan rekod awam.

Peruntukan baru yang dimasukkan adalah penyediaan jadual pelupusan rekod, keperluan back-up rekod penting dan keperluan Ketua Jabatan menyediakan pelan menyelamat dan pemulihan rekod akibat bencana.

ix. Bahagian 9: Pengurusan Komunikasi dan Teknologi Maklumat Bahagian ini merupakan bahagian baru. Peruntukan ini menjelaskan setiap jabatan perlu mewujudkan pelan strategik teknologi maklumat, perolehan perkakasan dan perisian, rangka keselamatan teknologi maklumat, perisian, pembangunan sistem aplikasi dan laman web jabatan. Ia juga menekankan keperluan penggunaan perkhidmatan internet dan emel sebagai salah satu daripada saluran komunikasi.

x. Bahagian 10: Inventori dan Bekalan Pejabat Bahagian ini menjelaskan keperluan Ketua Jabatan untuk mematuhi

peraturan yang berkuat kuasa berhubung dengan urusan perolehan bekalan

pejabat, kawalan penggunaan, penyimpanan, penyelenggaraan, pemeriksaan

dan pelupusan.

Unit Komunikasi Korporat Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Putrajaya Mei 2007

5