prosedur perolehan perda-ps-03 - perda.gov.my prosedur... · tujuan prosedur ini ialah untuk...

PROSEDUR PEROLEHAN PERDA-PS-03

No. Isu 3

No. Semakan 1

Tarikh 3 JULAI 2014

Status DIKAWAL

DISEDIAKAN OLEH

…………………………………

PP(K)

DISEMAK OLEH

……………………………...

P(K)

DILULUSKAN OLEH

…………………………...

PENGURUS BESAR

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

REKOD SEMAKAN

SEMAKAN ITEM KETERANGAN

NO. TARIKH

1 3 Julai 2014 4.0

Definisi Sebutharga

Perolehan bagi bekalan/perkhidmatan dengan harga/kos melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 dipinda kepada Perolehan bagi bekalan/perkhidmatan dengan harga/kos melebihi RM20,000.00 hingga RM500,000.00.

2 3 Julai 2014 4.0

Definisi Perolehan Terus

(i)

Semua jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM50,000.00 dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera dipinda kepada Semua jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM20,000.00 dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera;

3 3 Julai 2014 5.0 Rujukan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 2007, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009, Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP), Peraturan Kewangan LKW 1997, Panduan Perolehan Kerajaan, Garis Panduan Tatacara Perolehan Kementerian Kewangan dan Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding (Edisi 2006) dibatalkan dan diganti dengan 1Pekeliling Perbendaharaan (1PP) dan Peraturan Kewangan dan Perakaunan PERDA

4 3 Julai 2014 6.2.5 Jadual tawaran sebutharga oleh Jawatankuasa Pembuka Tawaran dipinda kepada Jadual tawaran sebutharga oleh Jawatankuasa Pembuka Tawaran / Urusetia




1.0 Carta Aliran Prosedur Perolehan

1.1 Carta Aliran Prosedur Perolehan Terus

Tanggungjawab Carta Alir Dokumen

PYB/PP(K) 6.1.2 Mengeluarkan Pesanan Tempatan/Inden

PYB/PP(K) 6.1.3 Menyelia dan menyemak perolehan

6.1.5 Urusan bayaran

PYB

PYB

Proses tamat

6.1.1 Kenalpasti keperluan perolehan dan mendapatkan kelulusan

Tidak

Ya

Inden/

Pesanan Tempatan

6.1.4 Batalkan perolehan dan buat perolehan baru

AK

PERDA-PS-03/B2

6.1.6 Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor

PYB PERDA-PS-03/B3

Inden/

Pesanan Tempatan

Inden/ Pesanan Tempatan

• Inden/ Pesanan Tempatan

• Invois Pembekal




1.2 Carta Aliran Prosedur Perolehan Sebutharga


PYB

PP(K)

6.2.1 Maklumkan keperluan sebutharga

6.2.2 Tentukan nombor tawaran sebutharga

6.2.3 Notis hebahan

Jawatankuasa Pembuka Tawaran /

Urusetia

6.2.4 Penerimaan dan pembukaan tawaran

sebutharga

6.2.5 Jadual tawaran sebutharga oleh Jawatankuasa Pembuka Tawaran / Urusetia

6.2.6 Penilaian Harga/Teknikal Sebutharga

PYB

A

Jadual Tawaran Sebutharga

Kertas Perakuan Kelulusan Sebutharga

PYB/ PP(K)

PYB

Tidak

Ya

Keputusan

6.2.7 Bentang Kertas Perakuan kelulusan sebutharga

PYB

-

-

Notis Hebahan

Sebutharga Pembekal

Laporan Penilaian Harga/Teknikal

Kertas Perakuan kelulusan Sebutharga





PYB/PP(K)

PYB/PP(K)

6.2.9 Menerima perolehan

PYB/PP(K)

6.2.10 Terima tuntutan bayaran daripada

pembekal/kontraktor

6.2.11 Perakuan untuk bayaran

AK

Perakuan

semula

Tidak

Ya


Proses tamat

Sempurna

Pesanan Tempatan/

Inden PYB/PP(K) 6.2.8 Mengeluarkan Pesanan Tempatan/

Inden

6.2.14 Penilaian Prestasi Pembekal/

Kontraktor

PYB

A

-


• Invois Pembekal


• Invois Pembekal

• Baucer Bayaran

PERDA-PS-03/B3




1.3 Carta Aliran Prosedur Perolehan Tender


PYB

PP(K)

PYB

6.3.2 Tentukan nombor tawaran tender

Jawatankuasa

Pembuka Tawaran

6.3.6 Penilaian Harga/Teknikal Tender PYB

6.3.1 Memaklumkan keperluan tender

6.3.3 Notis hebahan

6.3.4 Penerimaan dan pembukaan tender

6.3.5 Jadual tawaran tender oleh Jawatankuasa Pembukaan tawaran

PYB/PP(K)

PYB 6.3.7 Bentang Kertas Perakuan Kelulusan mengikut jenis perolehan kepada Lembaga Perolehan A/B

A

Tidak

Jadual Tawaran

Tender

Kertas Perakuan

Kelulusan Tender

-

-

Notis Hebahan

Dokumen Tender

Pembekal

Jadual Tawaran Tender

Kertas Perakuan Kelulusan Tender





PYB/PP(K)

AK

A

6.3.8 Menerima perolehan

6.3.9 Terima tuntutan bayaran daripada

pembekal/kontraktor

6.3.10 Perakuan untuk bayaran

Perakuan semula

Tidak

Ya


Proses tamat

Sempurna

PYB/PP(K)

PYB/PP(K)

6.3.13 Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor PYB

• Dokumen Kontrak

• Invois Pembekal

-

• Perakuan Bayaran

• Invois Pembekal

• Baucer Bayaran

PERDA-PS-03/B3




1.4 Carta Aliran Prosedur Penilaian dan Pendaftaran Pembekal/Kontraktor


PP(K) 6.4.2 Hebahan/Keperluan

6.4.3 Pembekal/Kontraktor mengisi borang

permohonan.

6.4.1 Kenalpasti keperluan Pembekal/Kontraktor

6.4.5 Daftar pembekal/kontraktor yang diluluskan

Proses tamat

-

PERDA-PS-03/B1

PP(K)

PP(K)

6.4.4 Penilaian Pembekal/ Kontraktor

PP(K)

PP(K)

Daftar Pembekal/ Kontraktor Diluluskan

Tidak

Lulus

-

PERDA-PS-03/B1




2.0 TUJUAN

Tujuan prosedur ini ialah untuk memastikan semua perolehan diuruskan secara terbaik

dan paling menguntungkan mengikut Arahan Perbendaharaan dan lain-lain

Pekeliling/Arahan yang berkaitan, yang dikeluarkan oleh pihak Perbendaharaan dan

ICU, JPM supaya tidak berlaku pembaziran ke atas wang Kerajaan semasa

berbelanja berlandaskan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan bagi

melaksanakan program tersebut.

3.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk perolehan PERDA dan mematuhi Peraturan Kewangan

dan Perakaunan PERDA.

4.0 DEFINISI

Tender Perolehan bagi kerja dan bekalan/perkhidmatan

dengan harga/kos melebihi RM500,000.00.

Sebutharga Perolehan bagi bekalan/perkhidmatan dengan

harga/kos melebihi RM20,000.00 hingga

RM500,000.00. Perolehan bagi kerja dengan

harga RM20,000.00 hingga RM500,000.00.

Perolehan Terus (i) Semua jenis item yang melibatkan

jumlah perbelanjaan tahunan sehingga

RM20,000.00 dengan mana-mana

pembekal yang berdaftar atau tidak

berdaftar dengan Kementerian

Kewangan sama ada bertaraf

Bumiputera atau bukan Bumiputera;




(ii) Kajian pasaran dibuat supaya harga

bekalan atau perkhidmatan yang hendak

diperolehi adalah berpatutan dan

menguntungkan Kerajaan di samping

memastikan perolehan tidak tertumpu

kepada pembekal tertentu.

(iii) Bagi bidang khusus yang memerlukan

lesen/permit yang sah atau keperluan

lain yang disyaratkan mengikut

peruntukan undang-undang yang

ditetapkan, pembekal yang dipilih

mestilah mematuhi syarat-syarat

tersebut.

Jawatankuasa Pembuka

Tawaran

Ahli terdiri daripada Pegawai Yang Berkenaan/

wakil Bahagian Kewangan dan ahli yang dilantik.

Mesyuarat Jawatankuasa

Sebutharga

Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Besar

dan ahli-ahli terdiri daripada TPB(P), P(HT), P(K)

dan JA.


Pengurusan Kontrak

Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Besar

dan ahli-ahli terdiri daripada TPB(P), P(HT) dan

P(K)


Penilaian Harga Tender

Mesyuarat dipengerusikan oleh TPB(P) dan ahli-

ahli terdiri daripada P(HT) dan P(K).


Penilaian Teknikal Tender

Mesyuarat Lembaga

Perolehan (A)

Mesyuarat dipengerusikan oleh TPB(P) dan ahli-

ahli terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)

orang pegawai yang mahir dan berkelayakan di

dalam bidang berkenaan termasuk wakil-wakil

agensi lain yang berkaitan

Mesyuarat dipengerusikan oleh Timbalan Ketua

Setiausaha Kanan JPM dan ahli-ahli terdiri

daripada ICU, JPM, Jabatan Kerja Raya,




Kementerian Kewangan, Wakil Lembaga

Pengarah dan Pengurus Besar.

Mesyuarat Lembaga

Perolehan (B)

Mesyuarat dipengerusikan oleh Timbalan

Setiausaha Kanan JPM dan ahli-ahli terdiri

daripada ICU, JPM, Jabatan Kerja Raya, Wakil

Lembaga Pengarah dan Pengurus Besar.

TPB(M)

TPB(P)

P(PERDA-TECH)

P(HT)

P(K)

PP(K)

Timbalan Pengurus Besar (Pengurusan)

Timbalan Pengurus Besar (Pembangunan)

Pengarah PERDA-TECH

Pengurus Hartanah Teknikal

Pengurus Kewangan

Penolong Pengurus (Kewangan)

AK

PYB

Akauntan

Pegawai Yang Bertanggungjawab

5.0 RUJUKAN

Arahan Perbendaharaan

1Pekeliling Perbendaharaan (1PP)

Peraturan Kewangan dan Perakaunan PERDA

6.0 PROSEDUR

6.1 Perolehan Terus

6.1.1 Bahagian berkaitan mengenalpasti keperluan untuk perolehan terus yang

hendak dilaksanakan dan memaklumkan kepada Bahagian Kewangan untuk

kelulusan dengan menggunakan Borang Kelulusan Perolehan Terus

(PERDA-PS-03/B2).




6.1.2 PYB/PP(K) mengeluarkan Pesanan Tempatan/Inden bagi

pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan PERDA (Daftar

Pembekal/Kontraktor Diluluskan) setelah kelulusan diperolehi.

6.1.3 PYB/PP(K) menyelia dan menyemak perolehan sama ada memuaskan atau

tidak dan seterusnya memperakukan bayaran.

6.1.4 Jika tidak memuaskan, PYB/PP(K) membatalkan perolehan berkenaan dan

membuat perolehan baru.

6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan

merujuk kepada :

• Pesanan Tempatan/Inden

• Invois Pembekal

6.1.6 PYB menilai prestasi pembekal/kontraktor dengan menggunakan Borang

Penilaian Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B3).

6.2 Sebutharga

6.2.1 PYB memaklumkan keperluan tawaran sebutharga.

6.2.2 PP(K) menentukan nombor tawaran sebutharga.

6.2.3 PYB/PP(K) mengeluarkan Notis Hebahan.

6.2.4 PYB/Wakil Bahagian Kewangan menguruskan penerimaan tawaran dan

pembukaan tawaran sebutharga dan mengumpul Sebutharga Pembekal.

6.2.5 Jawatankuasa Pembukaan Tawaran/Urusetia menyediakan Jadual Tawaran

Sebutharga.

6.2.6 PYB menyediakan laporan penilaian harga sebutharga dan laporan penilaian

teknikal sebutharga (jika perlu) dengan merujuk kepada Jadual Tawaran

Sebutharga .




6.2.7 PYB membentang Kertas Perakuan Kelulusan Sebutharga dalam

Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga untuk mendapatkan kelulusan.

6.2.8 PYB/PP(K) mengeluarkan Pesanan Tempatan/Inden kepada

kontraktor/pembekal.

6.2.9 PYB/(PP(K) menerima perolehan mengikut spesifikasi.

6.2.10 PYB/PP(K) menerima tuntutan bayaran daripada pembekal/kontraktor dengan

merujuk kepada :

• Pesanan Tempatan/Inden

• Invois Pembekal

6.2.11 PYB/PP(K) memperakukan bayaran.

6.2.12 Jika tidak memuaskan, perakuan semula perlu dibuat dan ulang semula

langkah 6.2.10

6.2.13 Jika memuaskan, AK uruskan Baucer Bayaran.



6.3 Tender

6.3.1 PYB memaklumkan keperluan tender

6.3.2 PP(K) menentukan nombor tawaran tender.

6.3.3 PYB/PP(K) mengeluarkan Notis Hebahan.

6.3.4 PYB/Wakil Bahagian Kewangan menguruskan penerimaan tawaran dan

pembukaan tawaran tender dan mengumpul Dokumen Tender Pembekal.

6.3.5 Jawatankuasa Pembukaan Tawaran menyediakan Jadual Tawaran Tender.




6.3.6 PYB menyediakan penilaian harga/teknikal kepada Jawatankuasa Penilaian

Harga/Teknikal Tender dengan merujuk Jadual Tawaran Tender .

6.3.7 PYB membentang Kertas Perakuan Kelulusan Tender mengikut jenis

perolehan kepada Lembaga Perolehan A/B.

6.3.8 PYB/(PP(K) menerima perolehan mengikut spesifikasi.

6.3.9 PYB/PP(K) menerima tuntutan bayaran daripada pembekal/kontraktor dengan

merujuk kepada :

• Dokumen Kontrak

• Invois Pembekal

6.3.10 PYB/PP(K) memperakukan bayaran dengan merujuk :

• Perakuan Bayaran

• Invois Pembekal

6.3.11 Jika tidak memuaskan, perakuan semula perlu dibuat dan ulang semula

langkah 6.3.10.

6.3.12 Jika memuaskan, AK uruskan Baucer Bayaran.



6.4 Pendaftaran dan Penilaian Pembekal/Kontraktor

6.4.1 Mendaftarkan syarikat yang telah memberi perkhidmatan kepada PERDA

sebagai pembekal/kontraktor untuk dibuat penilaian.

6.4.2 Pembekal/kontraktor perlu mengisi Borang Permohonan Pendaftaran

Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B1) dan PP(K) perlu membuat

penilaian ringkas selepas permohonan.




6.4.3 PP(K) membuat penilaian ke atas pembekal/kontraktor yang terlibat selepas

terima perolehan dari pembekal atau kontraktor dengan melengkapkan

Borang Penilaian Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B3) .

7.0 REKOD

(a) Borang Permohonan Pendaftaran Pembekal/Kontraktor PERDA-PS-03/B1

(b) Borang Kelulusan Perolehan Terus PERDA-PS-03/B2

(c) Pesanan Tempatan (Am 75) Pin. 6/86

(d) Inden Kerja

(e) Invois Pembekal

(f) Notis Hebahan

(g) Salinan Dokumen Sebutharga

(h) Jadual Tawaran Sebutharga

(i) Laporan Penilaian Harga/Teknikal Sebutharga

(j) Kertas Perakuan Kelulusan Sebutharga

(k) Baucer Bayaran

(l) Salinan Dokumen Tender

(m) Jadual Tawaran Tender

(n) Kertas Perakuan Kelulusan Tender

(o) Perakuan Bayaran

(p) Borang Penilaian Pembekal/Kontraktor PERDA-PS-03/B3

(q) Daftar Pembekal/Kontraktor Diluluskan

prosedur perolehan perda-ps-03 - perda.gov.my prosedur... · tujuan prosedur ini ialah untuk...

Documents