Mengurus Hubungan Media

(AK30903) Kajian Kes dalam Perhubungan Awam dan Periklanan

Nota Kuliah 4

1

Pengenalan

• ‘Hubungan media’ dilakukan kerana,

• ia adalah aktiviti terancang untuk membekalkan bahan bermaklumat mengenai organisasi kepada wakil media (wartawan) untuk disiarkan sebagai laporan berita, advertorial (rencana), penulisan saintifik, promosi & publisiti

• bertujuan untuk mendapat perhatian wakil media agar sentiasa memberikan keutamaan kepada pelaporan media berkaitan organisasi

• berguna utk. mengelakkan sebarang masalah salahfaham antara organisasi dan wakil media (wartawan & editorial organisasi media).

2

‘Hubungan Media’: aktiviti

• Jemputan menghadiri program/acara membabitkan organisasi;

• Jemputan kepada wakil media untuk lawatan ke organisasi dari masa ke semasa;

• Makan malam meraikan wakil media (termasuk anugerah penghargaan untuk media);

• Santai, riadah, minum teh dan aktiviti luar bersama wakil media.

3

‘Hubungan Media’: cara mengekalkan hubungan

• Mengemaskini senarai perhubungan (mailing list) wakil media;

• Berhubung (bertanya khabar) pada kadar yg lebih kerap dgn wakil media;

• Ice breaking session & ramah mesra = mengadakan majlis minum teh dan sesi santai dgn wakil media;

• Menghantar surat penghargaan (terima kasih) kpd wakil2 media setiapkali publisiti dan pelaporan media (positif) dilakukan;

• Menghantar kad ucapan perayaan ke organisasi media yg berkenaan

4

‘Hubungan Media’: modus operandi sidang akhbar

• Memanggil wakil media (surat jemputan rasmi, email, sms, whatsapp, facebook, twitter dsb) ke sidang akhbar (memperincikan masa, tempat, tarikh dan orang hubungan di lokasi sidang akhbar);

• Meletakkan papan penunjuk arah dan melantik pengiring utk menyambut wakil media;

• Menyediakan kaunter penyambut tetamu (dilengkapi dgn. komputer, telefon, senarai pendaftaran, surat berita terkini dan door gift);

• Menyediakan lokasi sidang akhbar (sidang media) yg mudah diakses, lengkap dr. segi kemudahan (jamuan, soket, wifi, tandas dsb).

5

6

‘Hubungan Media’: Isu budi bahasa & teknikal

• ‘hubungan media’ boleh berada dlm situasi bermasalah (kritikal) jika,• Pengamal perhubungan awam gagal mengemaskini

senarai perhubungan media;• Jarang bertanya khabar (mengambil tahu) rakan2 media;• Tidak pernah/jarang mengadakan majlis bersama media;• Menjalankan sidang akhbar dlm keadaan tdk teratur,

• Tiada penyambut tetamu dan pengiring di lokasi sidang akhbar

• Kemudahan tdk memuaskan di lokasi sidang akhbar• Tiada kawalan masa, persekitaran dan topik jurucakap

dlm sidang akhbar

7

Mengapa perlu berbudi bahasa?

• Setiap manusia mahu dilayan seadanya. Wartawan juga manusia yg mempunyai harga diri dan perasaan. Jika tiada budi Bahasa, maka,

• Wartawan akan mengetepikan berita organisasi kita. (wartawan mempunyai banyak komitmen dlm tugasan pencarian bahan berita di tempat lain)

• Wartawan akan mendptkan bahan berita dpd sumber tdk sah. (wartawan mahir menggunakan pilihan sumber berita selain sumber utama)

• Wartawan akan membuat pelaporan salah (tidak memihak kpd organisasi kita) jika mrk tdk dilayan seadanya = “perkara kecil boleh jadi besar; perkara baik boleh jadi buruk; cerita boleh diada2kan”

8

9

10

‘Hubungan Media’: Isu prinsip

• ‘hubungan media’ boleh menjurus kpd. salahfaham dan masalah komunikasi jika,• Jurucakap organisasi enggan melayan soalan2 tertentu

(rigid - dianggap sensitif kpd perkara tertentu);• Kandungan maklumat sidang akhbar lebih kepada

menghendaki publisiti positif walaupun dlm suasana krisis;• Wakil media disekat utk bercakap kpd pihak yg lebih

berkelayakan utk mengeluarkan pandangan bagi pihak organisasi;• Tiada ucapan terima kasih (penghargaan) kepada

wakil media setelah sidang media selesai.

11

12

13

14

•Apakah CARA TERBAIK untuk membantu wartawan (wakil media) mendapatkan bahan berita daripada

organisasi kita?

15

Pilih Jawapan Yang BETUL

• Bagaimana mengurus maklumat yg. BETUL semasa sidang media (sidang akhbar)?

a)MEMBERI semua maklumat tanpa tapisan kpd wartawan walaupun pengamal PR mengetahui “semua maklumat” tersebut boleh membawa masalah (bencana) kpd. Imej & reputasi organisasi?

b)MEMBEKALKAN maklumat yg memberi impak positif SAHAJA kpd wartawan

c)MENYALURKAN maklumat secara beransur2 (sehingga isu/krisis) diselesaikan oleh pasukan penyiasat

d)KETUA organisasi bertindak sbg. gatekeeper (pengempang berita) yg. memilih, menapis & mengawal maklumat seterusnya memberikan hanya maklumat yg dirasakan kpd wakil media utk dijadikan sbg. bahan berita

16

Cara menjalankan kajian kes ke atas “hubungan media”

• Kajian kes ke atas hubungan media memfokus kepada tiga subjek kajian iaitu, a. pengamal perhubungan awam; b. wakil media, dan; c. sidang media (termasuk siaran media), justeru,

a)Subjek pengamal perhubungan awam dan wakil boleh dikaji menggunakan temuramah (in depth interview) dan kumpulan fokus (cth. soalan: apakah punca hubungan media yg dingin?);

a)Sidang media boleh dikaji menggunakan kaedah pemerhatian(cth. tujuan: meninjau pelaksanaan siding media yg betul), dan ;

a)Siaran media, senarai wakil media (mailing list), surat jemputan ke sidang media, takwim aktiviti organisasi dan media serta perancangan bertulis (pelan) sesebuah organisasi boleh dikaji menggunakan kaedah analisis kandungan(cth. soalan: mengenalpasti budi bahasa, tatacara dan protokol dlm. Sesebuah hubungan media).

17

Kesimpulan

• Sidang media adalah “jambatan” bagi sesebuah organisasi menyampaikan maklumat kepada khalayaknya (public). Kedua2 belah pihak pengamal PR dan wakil media (wartawan) menjamin bentuk, kekukuhan dan fungsi “jambatan” tersebut. Oleh itu, pengamal PR perlu tahu tujuan membina hubungan media di mana wartawan perlu diberikan perhatian sama ada sebelum, semasa dan selepas sidang media berlangsung untuk mengelakkan sebarang masalah kepada organisasi.

18

Tugasan Tutorial

• Berpandukan nota kuliah keempat, bincangkan ‘hubungan media’ • dari aspek ‘prinsip’ dgn. menunjukkan peranan “jurucakap berwibawa” dan “kemahiran sosial”

• dalam konteks isu ‘teknikal’ dgn. memfokuskan kepada aspek “senarai semak” (check list)

• Setujukah anda bahawa hubungan yg baik perlu berlandaskan kejujuran?nyatakan sebab2nya.

19