Objektif:

1. Menerangkan definisi dan ciri-ciri projek.2. Menerangkan definisi pengurusan projek dan tender.3.Siapa yang bertanggungjawab untuk menguruskan projek.4.Menerangkan faktor kejayaan sesebuah projek.

CIRI-CIRI PROJEKMempunyai satu matlamat khusus.Bersifat sementara.Memerlukan sumber-sumber.Memerlukan penaja utama.Merupakan satu perkara yang tiada

kepastian.

Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem8

DEFINISI PROJEK Projek didefinisikan sebagai satu aktiviti operasi yang wujud hanya sekali-

sekala dalam tempoh masa yang tertentu.

Projek merupakan aktiviti yang besar dan akan mempengaruhi masa depan syarikat. Contohnya seperti projek pembinaan kemudahan, bangunan kilang, pusat membeli belah dan pemasangan sistem komputer

Mengandungi beberapa elemen: –Masa–Peruntukan –Matlamat

Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem8

PENGURUSAN PROJEK

Apa yang dimaksudkan dengan Pengurusan Projek??

merupakan satu pengurusan yang melibatkan pembangunan, perubahan dan inovasi dalam kerja operasi.

merangkumi aktiviti seperti merancang dan pengawalan sesuatu projek dengan bergantung kepada kekangan belanjawan supaya projek dapat disempurnakan dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem 8

Elemen² dalam Pengurusan

Projek Sesuatu projek biasanya memerlukan alat-alat dan kemahiran di luar siste

m pengeluaran. Organisasi projek akan dibentuk untuk memudahkan proses perjalanan projek menjadi lebih lancar dan sempurna.

Terdapat TIGA peringkat pengurusan projek yang utama iaitu :- Perancangan Penjadualan Pengawalan

Ketiga-tiga peringkat ini akan digunakan dalam teknik PERT, CPM dan carta Gantt

Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem 8

Contoh Struktur Organisasi Projek

Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem8

Rajah 1: Struktur Organisasi Projek

1.Perancangan

Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem8

merupakan salah satu daripada peringkat pengurusan projek yang utama yang merangkumi aktiviti menentukan objektif projek.

bertujuan untuk memudahkan pengurus dan pasukannya menjalankan sesuatu projek.

projek akan dibahagikan kepada beberapa komponen yang lebih terperinci dengan kaedah yang dikenali sebagai struktur pembahagian kerja.

Rajah 2: Carta Alir Struktur Pembahagian Kerja

2. Penjadualan

• Proses penjadualan diperlukan untuk menganggarkan jangka masa yang diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti projek.

• Anggaran tempoh masa menyiapkan projek ditetapkan dengan membuat perbandingan dengan objektif projek syarikat.

• Penjadualan perlu dilakukan untuk :- Menentukan dan menghubungkaitkan antara aktiviti dengan aktiviti

yang lain. Mengenalpasti hubungan sebelumnya antara aktiviti. Hubungan ini

akan ditunjukkan melalui teknik CPM/PERT yang melibatkan grafrangkaian.

Contoh hubungan aktiviti melalui rangkaian ditunjukkan oleh Rajah 3 di bawah:

Menetapkan jangkamasa untuk menyiapkan penyenggaraan setiap aktiviti. Anggaran tempoh perlaksanaan projek perlu dibuat untuk mengelak kerugian dari segi masa dan kos.

Mengoptimumkan penggunaan sumber tenaga dan bahan mentah dengan lebih cekap.

Penjadualan

Penjadualan

• Carta Gantt yang merupakan salah satu teknik penjadualan yang popular.

• Carta Gantt juga dikenali sebagai carta bar dimana setiap aktiviti projek akan ditunjukkan bersama tempoh masa perjalanannya.

• Carta Gantt digunakan kerana ia dapat membantu pengurus mengenal pasti :-

i. semua aktiviti yang telah dirancang.ii. Pelaksanaan aktiviti pekerjaan yang ditunjukkaniii. Anggaran masa untuk aktiviti-aktiviti direkodkaniv. Jangkamasa keseluruhan projek dilaksanakan

Carta Gantt

Rajah 4: Contoh Carta Gantt untuk Projek Pembinaan Rumah

3.Pengawalan tertumpu kepada peringkat pengawalan yang merangkumi pen

gawalan sumber, kos kualiti dan belanjawan.

Pengawalan bertujuan untuk:- Memastikan semua aktiviti dikenalpasti Memastikan semua aktiviti dapat disiapkan dalam masa yang ditetapkan Memastikan sumber-sumber yang diperlukan dikenalpasti Memastikan perubahan dalam jadual akan berlaku sekiranya terdapat sebarang perubahan atau pembaharuan dalam projek.

Rumusan

Faktor Kejayaan Projek

Sebab utama mengapa projek gagal atau sebahagian gagal:-

–Keperluan yang tidak lengkap & sentiasa berubah.–Penglibatan pengguna terhad–Kekurangan sokongan eksekutif –Kekurangan sokongan teknikal–Perancangan projek yang lemah–Objektif yang samar–Kekurangan sumber yang diperlukan

Faktor Kejayaan Projek

Sebab utama mengapa projek berjaya:

–Keperluan sistem di definisikan secara jelas–Penglibatan pengguna–Sokongan dari pihak pengurusan atasan–Perancangan projek yang terperinci dan menyeluruh–Penjadualan dan milestone yang realistik

TENDER• Definisi satu penyataan harga yang diterima sebagai pertukaran kepada

penyediaan barangan@perkhidmatan. tawaran rasmi dibuat bagi melakukan sesuatu pada harga

tertentu.

• tender dibuka untuk menjadi pembekal bahan@sumber untuk syarikat; kerja-kerja pembersihan kawasan kilang; pembekal pengawal keselamatan dan sebagainya.

• Proses menender terdiri daripada:

Proses Menender

1. Analisa pembida bagi tender

2.Proses Memilih

3.Lantikan

4.kemas kini rekod

5.Hubungi penyedia sumber (pembekal)

6.Cari nombor hubunganpembekal dalam pangkalan data

7. hubungi kontraktor/vendor

8. membuat pesanan

9. tindakan susulan

10. pantau pelaksanaan

projek

Proses Menender

Jenis² Tender

Tender Terbuka• digunakan oleh kerajaan & badan² berkanun dalam memilih

kontraktor yang sesuai untuk sesuatu projek.

KELEBIHAN KEKURANGAN-Lebih Adil -membazirkan masa dan wang

-Membuka peluang kepada semua kontraktor yang berminat untuk menender termasuk kontraktor yang baru berdaftar dan kurang berpengalaman.

-Kurang sesuai untuk projek yang perlu disiapkan dengan segera

-beri peluang kepada kontraktor untuk bersaing dan tiada pakatan harga berlaku (Milne, 1980).

-kontraktor berkemungkinan akan mengurangkan kualiti kerja untuk mengelakkan kerugian (Ramus, 1981)

Jenis² Tender Tender Terpilih-satu senarai kontraktor yang berkemahiran dan sesuai untuk kerja tertentu akan dikenalpasti-hanya kontraktor² yang terpilih dijemput untuk membuat proses menender.

KELEBIHAN KEKURANGAN

-klien boleh mendapatkan hasil kerja yang berkualiti dan sempurna.

-Tidak membuka peluang kepada semua kontraktor

-sesuai untuk kerja² khas yang memerlukan kemahiran tertentu yang tiada pada kontraktor utama.

-klien mungkin tidak akan mendapat harga yang paling rendah.

-mengurangkan risiko mengalami kegagalan dan mengurangkan kos untuk menyediakan tender.

-terdapat pakatan harga dalam kalangan kontraktor-kontraktor yang terpilih.

Jenis² Tender

Tender Perundingan-alternatif kepada kompetitif tender seperti tender terbuka dan tender terpilih.-klien boleh berunding dengan satu@sekumpulan kontraktor mengenai projek yang akan dijalankan sebelum memilih kontraktor yang sesuai.-terbahagi kepada 2 jenis iaitu:

a) Satu Tahap Perundingan-peringkat pertandingan, kontraktor dijemput untuk bertanding dari segi masa penyiapan, harga tender dan sumbangan terhadap rekabentuk.

b) Dua Tahap Perundingan-kontraktor yang telah terpilih akan berbincang dengan lebih teliti dengan klien tentang harga² dan syarat² dalam kontrak seperti dalam tender satu tahap perundingan.

Jenis² Tender-membolehkan kontraktor memberi nasihat yang sesuai tentang reka bentuk, penggunaan bahan, cara pembinaan dan sebagainya semasa peringkat reka bentuk

-hanya akan digunakan jika terdapat sebab² tertentu seperti:i)perlu memilih kontraktor yang mempunyai kemahiran dalam pengurusanii)berupaya menghasilkan projek yang berkualiti tinggiiii)berupaya menyiapkan kerja dalam masa yang singkat (Milne, 1980)

Tender Pra-Kelayakan-hanya terbuka kepada semua kontraktor yang mempunyai kemahiran dan pengalaman tertentu di samping mempunyai pusingan modal yang cukup dan rekod kerja yang baik.

-klien lebih terjamin untuk mendapatkan kontraktor yang berkaliber dan dapat menyiapkan kerja dengan kos, masa dan kualiti dengan baik.

Amalan² dan prinsip² penting yang diamalkan dalam menggunakan kaedah pengurusan projek:

a) Analisis Jaringan

b) Pengurusan Berpandukan Objektif (Management By Objectives (MBO)

c) Pengurusan Berpandukan Pengecualian (Management By Exception (MBE))i) Meminimumkan Kosii) Memperuntukkan Sumberiii) Menyetarakan Sumber

d) Menguruskan Sumber Manusia

e) Menguruskan Komunikasi

f) Menguruskan Kualiti

g) Menguruskan Kontrak/Perolehan

h) Menguruskan Risiko

i) Menguruskan integrasi Projek

Amalan pengurusan

Kaedah dalam perancangan projek

a) Carta Palang (Carta Bar)

-boleh digunakan dalam pelbagai keperluan perancangan

-masih menjadi pilihan untuk mempersembahkan perancangan projek di kebanyakan pejabat, tapak projek dan kilang².

-alat kawalan kualiti harian yang sesuai digunakan-personel di semua peringkat pengawasan dan pengurusan.

-kategori carta palang:a) Masa• menggunakan skala di mana paksi mengufuk mewakili elemen masa bagi

perancangan projek• palang mengufuk-mewakili tugasan @ aktiviti yang terdapat dalam projek

panjang -menunjukkan berapa lama masa yang dijangka untuk disiapkan.

Rajah 1: Contoh Carta Palang

Rajah 2: Contoh Carta Palang bagi Perancangan Projek

Rajah 3: Contoh Carta Palang Yang dilukis menegak

Penunjuk Semasa

Satu garis menegak:- merujuk kepada aktiviti yang sudah selesai pada waktu tersebut (sebelah kiri garis) :- aktiviti yang belum siap (sebelah kanan garis)

• kod warna atau lorekan menggambarkan: a) jabatan b) jenis aktiviti c) orang yang bertanggungjawab ke atas aktiviti

• Warna merah digunakan:- menunjukkan kritikalnya aktiviti tersebut disiapkan sekiranya tarikh siap projek ingin dicapai.

Pengekodan

Carta palang bagi penjualan semula sumber• Carta Palang Berkod -kaedah untuk menjadualkan semula penggunaan@keperluan sumber bagi kegunaan

projek kecil.

Carta Gantt• dicipta oleh Henry L.Gantt pada tahun 1910• menunjukkan hubungan antara aktiviti² dalam projek merujuk masa