4.modul 4 pemilihan projek kik

23
MODUL 4: MENGENALPASTI MASALAH DAN PEMILIHAN MASALAH

Upload: sektor-pengurusan-akademik-jpn-pahang

Post on 14-Jun-2015

5.395 views

Category:

Education


11 download

TRANSCRIPT

Page 1: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

MODUL 4: MENGENALPASTI

MASALAH DAN

PEMILIHAN MASALAH

Page 2: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE2

PANDUAN BAGAIMANA MENGENALPASTI MASALAH

PERKARA YANG MENYEBABKAN

MASALAH

BANDING DGN POLISI

BANDING DGN STANDARD

PERKARA YANG MENYUSAHKAN PROSES

SETERUSNYA

BANDING DGN SYARIKAT LAIN

BANDING DGN HASIL TERBAIK

BANDING DGN TEMPAT KERJA LAIN

SENARAIKAN MASALAH

MENYUSUN

MASALAH

MENILAIMASALAH

PILIHTOPIK

1

2 3

5

4

Page 3: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE3

DEFINISI MASALAH

• MASALAH ADALAH SESUATU PERKARA YANG KITA TIDAK INGIN/MAHU IANYA BERLAKU

• MASALAH ADALAH APABILA WUJUDNYA PERBEZAAN DIANTARA APA YANG SEBENARNYA BERLAKU DENGAN APA YANG SEPATUTNYA BERLAKU

MELIHAT KEHADIRAN MASALAH SEBAGAI SUATU PELUANG

PENAMBAHBAIKAN

Page 4: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE4

MASALAH BOLEH DIKATEGORIKAN KEPADA:

• KOS BERLEBIHAN – BERLAKU BILA WUJUD ELEMEN-ELEMEN PEMBAZIRAN SUMBER

• KESESAKAN – BERLAKU PADA SATU-SATU PROSES KERJA HINGGA MENYEBABKAN KELEWATAN

• MUTU BARANGAN – APABILA IA GAGAL MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN

• MUTU PERKHIDMATAN – APABILA IA GAGAL MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN

Page 5: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE5

MODEL PEMILIHAN MASALAH KUMPULAN

BRAINSTORMING

AFFINITY DIAGRAM

ANALISA SMART ATAU

ANALISA FAEDAHATAU FORCE RANKING

MASALAH KUMPULAN

1

2

3

4

5

7

Catatan: Kelemahan ketara adalah pada proses 5. Ia lazimnya tidak dilakukan oleh kumpulan yang baru pertama kali melaksanakan projek KIK.

DAN DI SOKONG DENGAN

DATA

SENARAI PROJEK BERPOTENSI

SENARAI PROJEK BERPOTENSI

ATAU

SENARAI PENDEK MASALAH

SENARAI PENDEK MASALAH

Page 6: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE6

Pilih tema (pilih) (hani)

Pemilihan kriteriaA- Jimat kos

B – Bersangkutan dengan matlamat Syarikat

C – Bersangkut – paut dengan tugas harian

D – Mudah & boleh dijayakan

Page 7: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE7

CONTOH BRAINSTORMING

Page 8: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE8

CONTOH SENARAI MASALAH DARI BRAIN STORMING ( SENARAI PROJEK BERPOTENSI)

BIL TAJUK CADANGAN PENCADANG

2 Pengumpulan Maklumat Pengarah-Pengarah Luar di mana Johor Corporationmempunyai pelaburan (pegangan ekuiti kurang daripada 30%)

AZIZAN

1 Penyelenggaraan Buku Daftar Jabatan yang tidak teratur HASLINDA

3 Penyimpanan laporan Mesy. Lembaga Pengarah Syarikat yang tidak teratur. HAMNAH

4 Kesukaran Mencari Fail Jabatan AZIZAN

5 Ruang Stor yang sempit MIZZAH

6 Penyelenggaraan tempat menyimpan dokumen-dokumen berkanun syarikat SALEHA

7 Kertas Mesyuarat Lembaga Pengarah Johor Corporation yang tidak teratur ROHANI

7 Fail Pendaftar Syarikat yang ditutup terlalu banyak HASLINDA

9 Pemulangan borang-borang berkanun dari Suruhanjaya Syarikat Malaysia HAMNAH

10 Surat-surat perjanjian yang tidak seragam AZIZAN

Page 9: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE9

CONTOH AFFINITY DIAGRAM

Page 10: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE10

LANGKAH-LANGKAH AFFINITY DIAGRAM

Beri kertas nota kosong kepada Ahli Dalam satu jangkamasa ( cth 30 minit)

catit apa sahaja masalah/ punca tanpa bercakap

Menyusun semua apa yang dicatit Buang dengan izin sekiranya ada

persamaan idea. Mengategorikan masalah/punca

mengikut tajuk

Page 11: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE11

KLASIFIKASI MASALAH JABATANKLASIFIKASI MASALAH JABATANKLASIFIKASI MASALAH JABATANKLASIFIKASI MASALAH JABATAN

SOKONGAN SISTEMSOKONGAN SISTEMPERAKAUNANPERAKAUNAN

SOKONGAN SISTEMSOKONGAN SISTEMPERAKAUNANPERAKAUNAN

Laporan akaun dalam Sistem UBS yang terhad.

“Mapping’ ke sistem UBS selalu hilang.

PEMBANGUNANPEMBANGUNANSISTEMSISTEM

PEMBANGUNANPEMBANGUNANSISTEMSISTEM

Sistem yang dibangunkan secara “in-house” hanya

dapat dicapai melalui Internet Explorer 5.0 dan

ke atas.

Kesukaran mendapatkan bantuan teknikal ke atas

sistem-sistem lama.

Pengguna utama sistem online JCorp yang

bertukar.

NETWORKING /NETWORKING /OTOMASI PEJABATOTOMASI PEJABATNETWORKING /NETWORKING /

OTOMASI PEJABATOTOMASI PEJABAT

Mengenalpasti masalah networking di JCorp selalu

down.

Kesukaran pengurusan pinjaman dan pulangan

peralatan komputer di Jabatan Teknologi Maklumat, JCorp

Tiada ruang penyimpanan notebook pool di Jabatan

Teknologi Maklumat, JCorp.

Kesukaran mengenalpasti kabel network di Bilik Server Jabatan

Teknologi Maklumat, JCorp

Sistem pengoperasian yang tidak seragam di JCorp.

Penghawa dingin di Bilik Server seringkali ‘trip’.

Toner printer selalu bocor.

PemilihanMasalah

Page 12: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE12

CONTOH TEKNIK SENARAI PENDEK MASALAH

Page 13: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE13

‘Simple” - Projek yang

mudah diselesaikan

‘Measurable” - Projek

Yang Boleh Diukur

‘Realistic’- Projek yang

realistik‘Timely’-Projek dapat

disiapkan dalam tempoh

masa yang ditentukan

‘Achieveable’-Projek

yang mampu

diselesaikan

Page 14: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE14DitolakDiterimaNOTA :

TAJUK MASALAHBIL SM

A R THURAIAN

PENGUMPULAN MAKLUMAT PENGARAH-PENGARAH LUAR DIMANA JOHOR CORPMEMPUNYAI PELABURAN(PEGANGAN EKUITIKURANG DARIPADA 30%)

1.~ info kurang tepat~ Kecuaian~ Penyemakan tidak teliti

PENYELENGGARAAN BUKU DAFTAR JABATAN YANG TIDAK TERATUR2.

3.

4.

5.

PENGUMPULAN MAKLUMAT SYARIKAT YANGTERLALU BANYAK

PENYIMPANAN LAPORAN MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH SYARIKAT YANG TIDAKTERATUR

KESUKARAN MENCARI FAIL JABATAN

~ syarikat yang banyak~ maklumat tidak lengkap

~ Perlu rujukan~ Perlu ruang simpan

~ Sukar dicari~ Perlu ruang simpan~ Mudah koyak~ Banyak kategori

~ Sukar dicari~ Perlu ruang simpan~ Mudah koyak~ Banyak kategori

RUANG STOR YANG SEMPIT6.~ Dokumen kurang lengkap~ Kecuaian~ Penyemakan tidak teliti

PENYELENGGARAAN TEMPAT MENYIMPAN DOKUMEN-DOKUMEN BERKANUN SYARIKAT7.

~ Dokumen kurang lengkap~ Kecuaian~ Penyemakan tidak teliti

DITERIMA

Page 15: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE15

NOTA : Diterima Ditolak

TAJUK MASALAHBIL S M A RDITERIMA

THURAIAN

KERTAS MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH JOHOR CORPORATION YANG TIDAK TERATUR8.

~ Dokumen kurang lengkap~ Kecuaian~ Penyemakan tidak teliti

FAIL PENDAFTAR SYARIKAT YANG DITUTUPYANG TERLALU BANYAK9.

~ Dokumen kurang lengkap~ Kecuaian~ Penyemakan tidak teliti

SURAT-SURAT PERJANJIAN YANG TIDAK SERAGAM11.

~ sukar dicari~ Kecuaian~ Penyemakan tidak teliti

Page 16: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE16

ANALISA FAEDAH

ANALISA FAEDAH ADALAH MERUPAKAN TEKNIK PEMILIHAN BERDASARKAN KEPADA KRITERIA PEMBERAT

ADALAH MERUPAKAN TEKNIK MENGASINGKAN DIANTARA YANG PENTING DENGAN YANG KURANG PENTING

TEKNIK FORCE RANKING

ATAU

Page 17: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE17

1KERTAS MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH

JOHOR CORPORATION YANG TIDAK TERATUR

KESUKARAN MENCARI

FAIL JABATAN

JUMLAHJUMLAH

60

63

68

18FAIL PENDAFTAR SYARIKAT

YANG DITUTUP TERLALU BANYAK

MASALAHPENJIMATAN PENJIMATAN

MASAMASA

X4X4

24

28

32

4

6

7

8

1

KEKEMASANKEKEMASAN

PEJABATPEJABAT

X 1X 1

5

6

3

1

5

3

6

KUALITIKUALITI

KERJAKERJA

X 3X 3

21

18

18

9

7

6

3

6

14

12

12

2

7

6

1

6

PENGAWALANPENGAWALAN

DOKUMENDOKUMEN

X 2X 2

SURAT-SURAT PERJANJIAN YANG TIDAK

SERAGAM

Page 18: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE18

3 MASALAH UTAMA YG KRITIKAL :-

KESUKARAN MENCARI FAIL JABATAN

KERTAS MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH JOHOR CORPORATION YANG TIDAK TERATUR.

SURAT-SURAT PERJANJIAN YANG TIDAK SERAGAM

Page 19: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE19

5 DATA – DATA SOKONGAN

• DATA – DATA DIKUTIP – KEKERAPAN MASALAH

•DIPERSEMBAHKAN DALAM BENTUK GRAF BAR ATAU PARETO

Page 20: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE20

NO

BULAN / TAHUNMASALAH

MEI 2003

JUNE 2003

JULY 2003

JUMLAH

1 15 11 10 36

2 25 14 28 67

3 6 5 11 22

100

kekerapan

*

*

0

20

40

60

80

100

120

140

160

NO. 4 NO. 2 NO.1

5.1 CONTOH ANALISA DATA

Page 21: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE21

MASALAH UTAMA TELAH DIKENALPASTI !!......

KESIMPULAN

MASALAH YANG TELAH DIPILIH KUMPULAN MESTI MELALUI :

• TEKNIK PEMILIHAN• DISOKONG DENGAN DATA

KUMPULAN BOLEH PILIH APA SAHAJA TEKNIK TETAPI

PERLULAH DISOKONG DENGAN DATADATA

Page 22: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE22

SETERUSNYA …….

. KUMPULAN MENERANGKAN KENAPA PROJEK DIPILIH DAN MENGKAITANNYA DENGAN MISI DAN VISI JABATAN. TEMA PROJEK

• Kelewatan memberikan maklumat dalam mengambil tindakan bagi sesuatu kes menyebabkan pihak Jcorp akan dikenakan denda/tindakan mahkamah.

• Akan menjejaskan imej Jabatan dan Johor Corporation (bagi pelanggan luaran).

• Ketidaktepatan atau kelewatan memberikan maklumat kepada pihak pengurusan JCorp dan pelanggan akan menjejaskan (KRA) JHEK.

• Maklumat tidak dapat diberikan kepada anggota pekerja/Syarikat-Syarikat anak dalam Kumpulan untuk tujuan pihak peguam.

• Maklumat-maklumat tidak dapat diberikan dalam masa yang diminta.

Page 23: 4.Modul 4  Pemilihan Projek KIK

PAGE23

“KEPUASAN PELANGGAN TERJAMIN”•MENCAPAI ADUAN SIFAR DARI SEMUA PELANGGAN•PENGHANTARAN YANG TEPAT•MENYEDIAKAN BANTUAN TEKNIKAL DAN PERKHIDMATAN

KEPUASAN PELANGGAN TERJEJAS DAN SETERUSNYA MENJATUHKAN IMEJ JABATAN

KESUKARAN MENCARI FAIL JABATAN

KE ARAH MENPERCEPATKAN PENCARIAN FAIL JABATAN