garis panduan penyediaan pelan pengurusan projek - … filegaris panduan penyediaan pelan pengurusan...

39
GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA Cawangan Pengurusan Projek Kompleks Ibu Pejabat JKR Malaysia Versi: 0.1 26 Jun 2008

Upload: others

Post on 15-Oct-2019

407 views

Category:

Documents


67 download

TRANSCRIPT

Page 1: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK

JABATAN KERJA RAYA

MALAYSIA

Cawangan Pengurusan Projek Kompleks

Ibu Pejabat JKR Malaysia

Versi: 0.1

26 Jun 2008

Page 2: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008

Page 3: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 i

Keujudan Dokumen

Versi Tarikh Penulis Keterangan Seksyen

0.1 14 Mei 08 Noor’Ain Draf Awal Semua

24 Jun 08 PROKOM Draf 1 Semua

Perubahan pada Keluaran ini

No Seksyen Seksyen Ringkasan Perubahan

Page 4: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 ii

Pemilikan Dokumen

No Seksyen Seksyen Ringkasan Perubahan

Keseluruhan Dokumen Keseluruhan Dokumen Pemilikan oleh Cawangan Pengurusan

Projek Kompleks (PROKOM)

Page 5: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 iii

PENDAHULUAN

Garis Panduan ini bertujuan menyediakan panduan kepada semua Pengurus Projek

Jabatan Kerja Raya (JKR) Malaysia dalam menyediakan Pelan Pengurusan Projek

(Project Management Plan - PMP) bagi mana-mana projek yang dilaksanakan oleh

JKR. (Perkataan PMP akan digunakan seterusnya dalam garis panduan bagi

menunjukkan Pelan Pengurusan Projek.)

Garis Panduan ini berdasarkan kepada Amalan Terbaik dalam Pengurusan Projek

yang digunakan di Australia dan telah disesuaikan (contextualise) mengikut amalan

semasa di JKR.

Garis Panduan ini menjelaskan tentang konsep PMP yang digunakan, penyediaan

PMP serta dokumen berkaitan dan contoh templat yang digunakan.

Nota Penting: Alat (tools) yang dinyatakan dalam Garis Panduan Penyediaan

Pelan Pengurusan Projek ini boleh disesuaikan untuk kegunaan (fit for purpose) mengikut keperluan projek. Sekiranya Pengurus Projek berkenaan mempunyai alat lain yang bersesuaian bagi memudahkan pengurusan projek berkenaan, Pengurus Projek digalakkan menggunakannya dan berkongsi pengalaman tentang keberkesanan penggunaan alat tersebut. Seterusnya, penambahbaikan berterusan dapat diterapkan dalam garis panduan ini.

Page 6: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 iv

Page 7: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 v

KANDUNGAN

Keujudan Dokumen i

Perubahan pada Keluaran ini i

Pemilikan Dokumen ii

PENDAHULUAN iii

DAFTAR KATA ISTILAH DAN AKRONIM vii

1. PENGENALAN 1

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Tujuan 2

2. PENGURUSAN PROJEK 2

2.1 Pengurusan Skop 3

2.2 Pengurusan Kos 6

2.3 Pengurusan Masa 8

2.4 Pengurusan Kualiti 9

2.5 Pengurusan Risiko 11

2.6 Pengurusan Komunikasi 14

2.7 Pengurusan Sumber Manusia 16

2.8 Pengurusan Perolehan 17

2.9 Pengurusan Integrasi 19

2.10 Pengurusan Pekerjaan, Kesihatan dan Keselamatan 19

3. PELAN PENGURUSAN PROJEK (PMP) 20

4. LAPORAN STATUS PROJEK 22

5. LAPORAN PENYIAPAN PROJEK 25

Page 8: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 vi

LAMPIRAN LAMPIRAN 1 DEFINISI SKOP LAMPIRAN 2 LEMBARAN BELANJAWAN LAMPIRAN 3 PENGURUSAN KEWANGAN LAMPIRAN 4 ANGGARAN JADUAL LAMPIRAN 5 PENGESANAN KUALITI LAMPIRAN 6 DAFTAR RISIKO LAMPIRAN 7 ANALISIS RISIKO LAMPIRAN 8 GAMBARAJAH JARINGAN KOMUNIKASI LAMPIRAN 9 SENARAI HUBUNGAN LAMPIRAN 10 JADUAL MESYUARAT DAN PELAPORAN LAMPIRAN 11 PENGURUSAN STAKEHOLDER LAMPIRAN 12 PENUGASAN TANGGUNGJAWAB LAMPIRAN 13 PELAN PEROLEHAN LAMPIRAN 14 SENARAI SEMAK OHS (OCCUPATIONAL HEALTH AND SAFETY) LAMPIRAN 15 PELAN PENGURUSAN PROJEK LAMPIRAN 16 LAPORAN STATUS PROJEK LAMPIRAN 17 LAPORAN PENYIAPAN PROJEK

Page 9: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 vii

DAFTAR KATA ISTILAH DAN AKRONIM

ISTILAH TAKRIFAN

Bajet Anggaran yang diluluskan untuk projek atau sebarang komponen struktur pecahan kerja atau sebarang aktiviti jadual.

Carta Gantt Suatu paparan grafik yang menunjukkan maklumat tentang jadual projek. Aktiviti jadual atau komponen struktur pecahan kerja disenaraikan di sebelah kiri jadual, tarikh di bahagian atas dan tempoh aktiviti dinyatakan secara garis tegak mendatar.

Komunikasi Suatu proses di mana maklumat bertukar antara individu dengan menggunakan satu sistem lazim seperti simbol, tanda atau kelakuan.

Kontrak Satu persetujuan terikat secara saling yang mempertanggungjawabkan pemberi perkhidmatan untuk menyediakan produk atau perkhidmatan atau hasil tertentu, dan penerima perkhidmatan perlu membayarnya.

Kontraktor Organisasi atau individu yang diberi kontrak untuk menyediakan perkhidmatan tertentu kepada JKR.

Laporan Status Projek Laporan status pencapaian dan sebarang perubahan kepada pelan dan jadual.

Pelan Perolehan Pelan yang mengenalpasti keperluan projek yang perlu dipenuhi dengan menggunakan produk atau perkhidmatan luar dari sumber pasukan projek.

Pelanggan Individu atau organisasi yang akan menggunakan produk atau perkhidmatan atau hasil projek.

Pengurus Projek Individu yang dilantik untuk mencapai objektif projek.

Pengurusan Projek Penggunaan pengetahuan, kemahiran, alat dan kaedah terhadap aktiviti projek bagi memenuhi keperluan projek.

Projek Satu usaha sementara yang dilaksanakan untuk membentuk suatu produk, perkhidmatan atau hasil yang unik.

Prosedur Suatu siri langkah yang mengikut turutan tetap untuk mencapai kerja tertentu.

Risiko Suatu peristiwa atau keadaan yang tidak pasti yang mana sekiranya berlaku akan memberi impak positif atau negatif terhadap objektif projek.

Senarai Hubungan Satu dokumen yang menunjukkan senarai nama dan nombor telefon semua individu dan pihak yang terlibat dalam projek.

Stakeholder Individu atau organisasi (seperti pelanggan, penaja, organisasi pelaksana, atau orang awam) yang terlibat secara aktif dalam projek atau yang mana kepentingannya dipengaruhi samada secara positif atau negatif oleh pelaksanaan atau penyiapan projek ini.

Tool Sesuatu yang nyata, seperti templat atau program perisian, yang digunakan untuk sesuatu aktiviti bagi menyediakan produk atau hasil.

Page 10: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 viii

AKRONIM TAKRIFAN

JKR Jabatan Kerja Raya (Public Works Department)

PMCP Projek Program Perubahan Terurus (Project Managed Change Program)

PMP Pelan Pengurusan Projek (Project Management Plan)

PROKOM Cawangan Pengurusan Projek Kompleks

OHS Pekerjaan, Kesihatan dan Keselamatan (Occupational Health and Safety)

WBS Pecahan Struktur Kerja (Work Breakdown Structure)

Page 11: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 1

1. PENGENALAN

Jabatan Kerja Raya (JKR) Malaysia bertanggungjawab untuk merancang, mereka bentuk dan membina serta menyelenggara projek-projek infrastruktur di Malaysia dan bertindak sebagai agensi pelaksana dan perunding teknikal kepada Kerajaan.

Sebagai agensi pelaksana dan perunding teknikal bagi majoriti projek Kerajaan, JKR menyediakan perkhidmatan-perkhidmatan berikut sebagai bisnes utamanya:

• Pengurusan aset;

• Pengurusan projek; dan

• Perkhidmatan teknikal.

Bagi memastikan projek-projek ini dijalankan secara berkesan, JKR menyedari keperluan untuk mempertingkatkan kapasiti dan kompetensinya dalam menguruskan projek-projek ini.

Bagi mencapai tujuan ini, JKR telah mewujudkan Cawangan Pengurusan Projek Kompleks (PROKOM) dan melaksana Project Managed Change Program (PMCP) untuk memulakan amalan terbaik pengurusan projek dalam JKR.

1.1. Latar Belakang Pengurusan Projek merupakan satu disiplin untuk merancang, mengatur dan mengurus sumber-sumber bagi menjayakan penyiapan sasaran-sasaran dan objektif-objektif projek tertentu. Sesuatu projek ditakrifkan sebagai suatu set aktiviti yang menggunakan sumber-sumber (wang, sumber manusia, tenaga, ruang, peruntukan, motivasi, dan lain-lain) untuk mencapai sasaran dan objektif projek. Pengurus Projek merupakan individu yang bertanggungjawab sepenuhnya terhadap kejayaan merancang dan melaksanakan sesuatu projek. Pengurus Projek menggunakan alat (tools) pengurusan projek, seperti PMP, untuk mengatur tugas-tugas dan tenaga kerja untuk projek tersebut.

PMP ialah suatu dokumen yang menerangkan sistem pengurusan projek yang digunakan oleh Pengurus Projek dan ahli pasukan projeknya. Objektif PMP ialah menjelaskan pendekatan yang digunakan oleh Pengurus Projek dan ahli Pasukan Projek bagi melaksana skop pengurusan projek yang ditetapkan untuk projek tersebut. Pengurus Projek menyediakan PMP berdasarkan kepada maklumat yang diperolehi daripada ahli Pasukan Projek dan stakeholders utama. PMP perlu dipersetujui dan diluluskan oleh Pengurus Program.

Secara amnya, PMP meliputi topik-topik yang digunakan dalam sistem pelaksanaan projek yang termasuk aspek-aspek utama berikut: Pengurusan Skop; Pengurusan Jadual; Pengurusan Kewangan; Pengurusan Kualiti; Pengurusan Sumber; Pengurusan Komunikasi; Pengurusan Perubahan Projek; Pengurusan Risiko dan Pengurusan Perolehan.

Ia merupakan suatu amalan yang baik untuk mempunyai PMP yang dipersetujui secara rasmi dan mempunyai versi terkawal pada peringkat awal projek dan digunakan sepanjang tempoh projek dilaksanakan.

Page 12: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 2

1.2. Tujuan Tujuan Garis Panduan ini ialah untuk memberi panduan kepada pengurus projek JKR Malaysia dalam menyediakan PMP. Garis Panduan ini boleh diguna pakai untuk penyediaan PMP bagi semua program, projek dan aktiviti.

PMP yang digunakan adalah berdasarkan kepada PMP yang disediakan mengikut amalan terbaik yang digunakan di Australia. PMP ini meliputi semua bidang pengetahuan yang dinyatakan dalam Project Management Book of Knowledge (PMBoK).

Garis Panduan ini merangkumi perkara-perkara berikut:

• Langkah-langkah penyediaan lampiran PMP;

• Langkah-langkah penyediaan PMP;

• Contoh templat PMP dan lampiran yang berkenaan.

2. PENGURUSAN PROJEK

Pengurusan Projek merupakan satu disiplin dalam mengurus berbagai sumber untuk menyiapkan projek dalam kekangan skop, masa dan kos yang ditentukan. Seorang Pengurus Projek yang cemerlang akan menggunakan satu proses rasmi yang boleh diaudit dan menggunakan kaedah atau alat tertentu untuk mengurus projek secara teratur.

PMP merupakan suatu alat penting bagi Pengurus Projek dalam merancang, mengurus, mengawal dan melaksana sesuatu projek. PMP disediakan pada peringkat perancangan dalam kitar hayat projek JKR. Seterusnya PMP akan dikemaskini pada peringkat-peringkat tertentu dalam kitar hayat projek.

PMP menerangkan secara ringkas mengenai objektif, pentadbiran, skop, jadual, kewangan, kualiti, risiko, komunikasi, sumber manusia dan perolehan projek. Perincian kepada setiap perkara tersebut akan dijelaskan dalam lampiran yang berkenaan. Oleh itu, untuk memudahkan penyediaan PMP, semua lampiran yang berkenaan perlu disediakan terlebih dahulu.

Antara lampiran PMP adalah seperti berikut:

• Definisi Skop (Scope Definition);

• Anggaran Bajet (Budge Estimation);

• Pengurusan Kos (Cost Management);

• Carta Gantt atau Jadual / Sasaran Program,deliverables (Gantt Chart or Schedule / Program of milestones, deliverables);

• Penugasan Tanggungjawab (Responsibility Assignment);

• Jadual Penilaian Risiko (Risk Assessment Table/Grid);

• Gambarajah Jaringan Komunikasi/Senarai Hubungan (Communication Network Diagram/Contact List);

• Jadual Mesyuarat dan Jadual Pelaporan (Meetings and Reporting Schedule);

• Pelan Pekerjaan, Kesihatan dan Keselamatan – Pelan Kerja Selamat (Occupational Health & Safety – Safety Work Plan) sekiranya perlu;

Page 13: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 3

• Jadual Dokumentasi Projek (Project Documentation Schedule);

• Pengesanan Kualiti (Quality Tracking);

• Pelan/Strategi Perolehan (Procurement Strategy/Plan);

• Laporan Status Projek (Project Status Report);

• Laporan Penyiapan Projek (Project Completion Report);

• Lain-lain (Other).

Nota:

Lampiran-lampiran PMP di atas disediakan mengikut keperluan pada peringkat mana projek dijalankan. Bukan semua lampiran perlu ada dalam PMP yang pertama disediakan, seperti Pelaporan Kos, Laporan Status Projek dan Laporan Penyiapan Projek. PMP akan dikemaskini dari semasa ke semasa.

2.1. Pengurusan Skop

Skop sesuatu projek terdiri daripada gabungan produk akhir projek dan kerja yang diperlukan unutk menghasilkan produk tersebut. Pengurusan Skop melibatkan justifikasi awal projek serta definisi deliverables, objektif dan kekangan. Skop projek membentuk asas kepada pelan projek dan asas dari mana pelan lain berkaitan dibangunkan dan fokus kepada integrasinya. Alat untuk pengurusan skop ialah dokumen Definisi Skop (Scope Definition)

Definisi Skop merupakan satu dokumen permulaan projek. Ia adalah dokumen perancangan projek pada peringkat awalan. Dokumen ini mengandungi semua maklumat yang diperlukan untuk mendapatkan kelulusan bagi memulakan sesuatu projek.

Dokumen ini memberi:

• Takrifan projek dan skopnya;

• Justifikasi projek;

• Jaminan dana untuk projek, jika perlu;

• Penjelasan tentang peranan dan tanggungjawab pasukan projek; dan

• Maklumat yang diperlukan oleh pasukan projek agar produktif dan efektif dari peringkat awal.

Kandungan dokumen adalah seperti berikut:

• CONTEXT: ORIGIN and BACKGROUND

(KONTEKS: ASAL DAN LATARBELAKANG)

Menerangkan tentang keadaan/konteks yang membawa kepada perlunya projek diadakan;

Secara ringkas menerangkan idea atau masalah, serta membincangkan kenapa projek ini relevan dan pada waktunya;

Page 14: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 4

Memberi maklumat tentang sebarang kajian kemungkinan/kebolehlaksanaan (feasibility studies) yang telah dijalankan dan kuasa untuk meneruskan projek.

• THE STAKEHOLDERS (ORANG YANG BERKEPENTINGAN DALAM PROJEK)

Mengenalpasti siapa yang akan mempengaruhi atau dipengaruhi dalam projek (yang mempunyai kepentingan terhadap projek);

Menerangkan bagaimana projek akan diatur dan diuruskan.

• PROJECT GOVERNANCE (PENGAWAL PROJEK)

Mengenalpasti jawatankuasa atau kumpulan yang akan menentukan halatuju dari segi pengurusan dan kelulusan untuk projek.

• PROJECT AUTHORITY/DELEGATIONS (AUTHORITI/DELEGASI PROJEK)

Mengenalpasti tahap kuasa yang diberikan kepada individu/jawatankuasa/kumpulan untuk kelulusan dana projek, kelulusan perubahan kepada projek dan kelulusan lain yang berkaitan dengan projek.

• ORGANISATIONAL BENEFITS (FAEDAH KEPADA ORGANISASI)

Menerangkan faedah yang diperolehi oleh organisasi daripada hasil komitmen terhadap projek.

• YOUR PROJECT OBJECTIVES (OBJEKTIF PROJEK)

Primary Objectives (Objektif Utama)

Menerangkan apa yang dipersetujui oleh stakeholder pada masa ditetapkan dengan kos tertentu serta boleh diukur hasil tersebut;

Menerangkan hasil tertentu yang akan dicapai serta bagaimana ia diukur.

Secondary Objectives (Objektif Sampingan)

Menerangkan objektif sampingan atau faedah lain yang ingin dicapai pada masa yang sama.

• STATEMENT OF DELIVERABLES (PERNYATAAN HASIL DARIPADA PROJEK)

Menerangkan apa yang dihasilkan daripada projek ini (end product);

Menerangkan apa yang perlu dilakukan/dihasilkan/dilaksanakan untuk mencapai objektif projek.

• CONSTRAINTS (KEKANGAN)

Menyatakan kekangan yang akan mempengaruhi deliverables dan jadual;

Isu yang dinyatakan mempunyai kebarangkalian 100% untuk berlaku dan akan menghadkan objektif-objektif yang ditetapkan.

• ASSUMPTIONS (ANDAIAN)

Menerangkan fakta yang diandaikan dalam pendekatan yang diambil untuk melaksanakan projek. Fakta ini melibatkan tetapi tidak terhad kepada bidang-bidang berikut: sumber sediada, kewangan, jangkaan teknikal atau komitmen lain.

• EXCLUSIONS (PENGECUALIAN)

Menerangkan hasil yang perlu diadakan tetapi tidak termasuk dalam skop projek.

Page 15: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 5

• RELATED PROJECTS (PROJEK BERKAITAN)

Menerangkan projek-projek berkaitan yang perlu disiapkan sebelum projek ini dilaksanakan atau projek yang boleh dimulakan selepas projek ini dilaksanakan/siap;

Menerangkan projek-projek berkaitan yang mungkin memberi kesan secara langsung atau tidak langsung kepada projek sediada, contoh dari segi sumber tenaga kerja.

• EXPERTISE REQUIRED (KEPAKARAN DIPERLUKAN)

Menerangkan bidang kepakaran tertentu yang diperlukan oleh projek, samada kepakaran boleh didapati, masa diperlukan dan sebarang kos berkaitan dengan perolehan kepakaran ini;

Menerangkan samada projek yang sama pernah dilaksanakan. Sekiranya projek baru, nyatakan dari mana kepakaran akan diperolehi.

• MAJOR RISKS IDENTIFIED (RISIKO UTAMA YANG DIKENALPASTI)

Menerangkan gambaran awalan (preliminary overview) keseluruhan risiko utama yang dijangka memberi kesan kepada kejayaan projek.

• PROJECT PHASES & ACTIVITIES (FASA & AKTIVITI PROJEK)

Menerangkan bagaimana menguruskan kerja yang akan dilaksanakan dalam projek bagi mencapai deliverables yang telah disenaraikan dalam keperluan skop, lengkap dengan tarikh mula dan akhir atau garis masa.

• PROJECT BUDGET (BAJET/KEWANGAN PROJEK)

Menerangkan belanjawan projek yang dijangkakan (tidak perlu perincian).

• PROJECT SUMMARY (RINGKASAN PROJEK)

Project Name (Nama Projek)

Menunjukkan nama projek yang hendak diuruskan.

File Name (Nama Fail)

Menunjukkan fail yang dibuka untuk projek tersebut.

E-File Location (Lokasi E-Fail)

Menunjukkan di mana e-fail disimpan, sekiranya ada.

Budget (Bajet/Kewangan)

Menunjukkan jumlah bajet yang diperlukan dalam Ringgit Malaysia.

Commence (Permulaan)

Menunjukkan tarikh projek bermula.

Complete (Penyiapan)

Menunjukkan tarikh projek siap.

• ENDORSEMENTS (PENANDATANGANAN)

Project Manager (Pengurus Projek)

Menunjukkan nama pengurus projek, tandatangannya dan tarikh dokumen siap disediakan.

Page 16: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 6

Program Manager (Pengurus Program)

Menunjukkan nama Pengurus Program / Pengarah Cawangan / HOPT (yang mempunyai kuasa dalam pelaksanaan projek bergantung kepada jenis projek) serta tandatangannya dan tarikh dokumen dipersetujui untuk pelaksanaan.

Division Manager (Pengurus Bahagian)

Menunjukkan nama Pengarah Cawangan / Timbalan Ketua Pengarah / Ketua Pengarah (yang mempunyai kuasa untuk halatuju projek tersebut) serta tandatangannya dan tarikh ditandatangani.

Templat untuk dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 1.

Nota: Dokumen Definisi Skop ini perlu dipersetujui dan diluluskan oleh Pengurus Program terlebih dahulu sebagai permulaan kepada projek.

2.2. Pengurusan Kos Bidang pengetahuan Pengurusan Kos termasuk proses yang diperlukan untuk mengenalpasti, menganalisis dan menapis kos projek bagi menghasilkan bajet dan ia digunakan sebagai mekanisma utama untuk mengawal kos projek. Pengurusan kos merupakan satu faktor kritikal untuk kejayaan projek, di samping masa dan kualiti. Antara alat Pengurusan Kos yang digunakan Pengurus Projek ialah: Anggaran Bajet (Budget Estimates) dan Pengurusan Kos (Cost Management).

Anggaran Bajet (Budget Estimates) merupakan satu dokumen yang menerangkan anggaran bajet yang dibuat berdasarkan kepada fasa/aktiviti/tugas yang diperincikan dalam Work Breakdown Structure (WBS).

Kandungan dokumen adalah seperti berikut:

• PROJECT (PROJEK)

Menunjukkan nama projek yang dilaksanakan.

• PROJECT MANAGER (PENGURUS PROJEK)

Menunjukkan nama pengurus projek yang bertanggungjawab terhadap projek dari peringkat perancangan hingga penyerahan.

• DATE OF PREPARATION (TARIKH PENYEDIAAN)

Menunjukkan tarikh dokumen disediakan.

• WBS No (Nombor Struktur Pecahan Kerja)

Menunjukkan nombor fasa/aktiviti/tugas berkenaan berdasarkan kepada Work Breakdown Structure (WBS).

• Phase/Activity/Task (Fasa/Aktiviti/Tugas)

Menerangkan fasa/aktiviti/tugas yang dijalankan.

Page 17: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 7

• Resource Allocated (Sumber Diperuntukkan)

Menerangkan bilangan sumber manusia yang diperuntukkan untuk fasa/aktiviti/tugas tertentu. Kalau bilangan yang kecil, boleh dinyatakan nama individu berkenaan.

• Effort (Usaha)

Menerangkan usaha yang diperuntukkan untuk melaksanakan fasa/aktiviti/tugas tertentu dalam unit masa.

• Unit Cos (Kos Seunit)t

Menerangkan kos seunit yang perlu diperuntukkan untuk masa dan sumber yang digunakan bagi fasa/aktiviti/tugas tertentu.

• Total Labour Cost (Jumlah Kos Buruh)

Menerangkan kos keseluruhan buruh yang diperuntukkan bagi fasa/aktiviti/tugas tertentu.

• Equipment & Material (Peralatan & Bahan)

Menerangkan kos untuk peralatan dan bahan yang terlibat sekiranya perlu bagi melaksanakan fasa/aktiviti/tugas tertentu.

• Incidentals (Kos sampingan)

Menerangkan kos-kos lain sekiranya ada dan perlu bagi menjalankan fasa/aktiviti/tugas tertentu.

• Total Cost (Kos Keseluruhan)

Menerangkan kos keseluruhan bagi setiap fasa/aktiviti/tugas yang dilaksanakan.

• PREPARED BY (DISEDIAKAN OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyediakan dokumen ini. Biasanya ahli pasukan projek.

• REVIEWED BY (DISEMAK OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyemak dokumen tersebut. Biasanya pengurus projek.

• SIGNATURE (TANDATANGAN)

Menunjukkan tandatangan orang yang berkenaan.

Templat bagi dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 2.

Page 18: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 8

Pengurusan Kos (Cost Management) ialah satu dokumen bagi mengurus kewangan projek yang diterima untuk melaksanakan projek tersebut.

Kandungan dokumen adalah seperti berikut:

• PROJECT (PROJEK)

Menunjukkan nama projek yang dilaksanakan.

• PROJECT MANAGER (PENGURUS PROJEK)

Menunjukkan nama pengurus projek yang bertanggungjawab terhadap projek dari peringkat perancangan hingga penyerahan.

• DATE OF PREPARATION (TARIKH PENYEDIAAN)

Menunjukkan tarikh dokumen disediakan.

• Budget (Bajet/Kewangan)

Approved Budget (Bajet Diluluskan)

Menyatakan jumlah bajet yang diluluskan pada awal projek.

Approved Variations (Perubahan Diluluskan)

Menyatakan jumlah perubahan kewangan yang diluluskan sekiranya ada.

Total Budget (Bajet Keseluruhan)

Menyatakan jumlah belanjawan asal dengan perubahan yang diluluskan.

• Costs to Date (Kos Hingga Tarikh Terkini)

Payments (Bayaran)

Menyatakan bayaran yang telah dibuat sehingga tarikh terkini.

Additional Committed (Tambahan Perlu Diselesaikan)

Menyatakan keperluan kewangan tambahan yang perlu diselesaikan.

Total Obligation (Tanggungjawab Keseluruhan)

Menyatakan keseluruhan kewangan terkini yang perlu ditanggung.

• Forecast Costs (Kos Dijangkakan)

Budget to Complete (Bajet Perlu Digunakan)

Menyatakan jumlah baki belanjawan yang perlu digunakan.

Forecast to Complete (Jangkaan Untuk Digunakan)

Menyatakan jumlah kewangan yang akan digunakan.

Variance with Budget (Perbezaan antara Bajet)

Menyatakan jumlah perbezaan belanjawan asal dengan yang digunakan sekiranya ada.

• PREPARED BY (DISEDIAKAN OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyediakan dokumen ini. Biasanya ahli pasukan projek.

Page 19: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 9

• REVIEWED BY (DISEMAK OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyemak dokumen tersebut. Biasanya pengurus projek.

• SIGNATURE (TANDATANGAN)

Menunjukkan tandatangan orang yang berkenaan.

Templat untuk Pengurusan Kos adalah seperti di LAMPIRAN 3.

2.3. Pengurusan Masa Pengurusan Masa melibatkan aktiviti berkaitan dengan pembangunan, analisis dan kawalan jadual projek. Memenuhi objektif projek dalam jangka masa ditetapkan adalah faktor kritikal menentukan kejayaan projek di samping kos dan kualiti.

Antara alat yang digunakan untuk mengurus masa ialah:

• Carta Gantt (Gantt Chart)

• Jadual/Program Sasaran (Schedule/Program of milestones, deliverables)

• Perisian Microsoft Project berdasarkan kepada WBS yang dirangka.

• Anggaran Jadual (Schedule Estimates)

Alat yang biasa digunakan oleh JKR ialah perisian Microsoft Project.

Anggaran Jadual (Schedule Estimates) merupakan satu alat pengurusan projek yang mana bukan sahaja memberi maklumat tentang masa yang diperlukan untuk sesuatu fasa/aktiviti/tugas, malah sumber yang diperuntukkan.

Kandungan dokumen ini adalah seperti berikut:

• PROJECT (PROJEK)

Menunjukkan nama projek yang dilaksanakan.

• PROJECT MANAGER (PENGURUS PROJEK)

Menunjukkan nama pengurus projek yang bertanggungjawab terhadap projek dari peringkat perancangan hingga penyerahan.

• DATE OF PREPARATION (TARIKH PENYEDIAAN)

Menunjukkan tarikh dokumen disediakan.

• WBS No (Nombor Struktur Pecahan Kerja)

Menunjukkan turutan nombor mengikut pecahan dalam WBS.

• Phase/Activity/Task (Fasa/Aktiviti/Tugas)

Menerangkan jenis fasa/aktiviti/tugas yang berkenaan merujuk kepada WBS.

Page 20: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 10

• Resource Allocated (Sumber Diperuntukkan)

Menerangkan sumber yang diperuntukkan untuk melaksanakan fasa/aktiviti/tugas tersebut. Boleh dinyatakan samada dari segi bilangan atau individu berkenaan.

• Duration (Tempoh)

Menunjukkan jangka masa yang diperlukan untuk melaksanakan fasa/aktiviti/tugas tersebut.

• Dependencies (Pergantungan)

Menerangkan samada terdapat pergantungan antara fasa/aktiviti/tugas berkenaan.

• Start (Tarikh Mula)

Menunjukkan tarikh fasa/aktiviti/tugas dimulakan.

• Finish (Tarikh Siap)

Menunjukkan tarikh fasa/aktviti/tugas perlu siap.

• PREPARED BY (DISEDIAKAN OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyediakan dokumen ini. Biasanya ahli pasukan projek.

• REVIEWED BY (DISEMAK OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyemak dokumen tersebut. Biasanya pengurus projek.

• SIGNATURE (TANDATANGAN)

Menunjukkan tandatangan orang yang berkenaan.

Templat dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 4.

2.4. Pengurusan Kualiti Pengurusan Kualiti melibatkan aktiviti yang diperlukan untuk mengoptimum polisi kualiti dan proses projek itu. Pengurusan Kualiti menggunakan piawaian dan proses untuk mencapai kepuasan pelanggan menerusi perancangan kualiti, kawalan kualiti, pemastian kualiti dan penambahbaikan di sepanjang kitar hayat projek secara berterusan. Antara alat pengurusan kualiti ialah Jadual Pengesanan Kualiti (Quality Tracking Schedule).

Perkara yang terkandung dalam Jadual Pengesanan Kualiti adalah seperti berikut:

• PROJECT (PROJEK)

Menunjukkan nama projek yang dilaksanakan.

• PROJECT MANAGER (PENGURUS PROJEK)

Menunjukkan nama pengurus projek yang bertanggungjawab terhadap projek dari peringkat perancangan hingga penyerahan.

Page 21: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 11

• DATE OF PREPARATION (TARIKH PENYEDIAAN)

Menunjukkan tarikh dokumen disediakan.

• Identifier WBS No (Nombor Struktur Pecahan Kerja Dikenalpasti)

Menunjukkan nombor WBS yang berkait dengan deliverable / sistem/ item yang berkenaan.

• Deliverable / System / Item

Menerangkan deliverable / sistem / item yang akan ditentukan dan dikawal kualitinya.

• Applicable Standard (Piawaian Bersesuaian)

Menerangkan piawaian bersesuaian yang digunakan untuk mengawal sesuatu deliverable / sistem / item.

• Detailed Reference (Rujukan Terperinci)

Menerangkan rujukan yang digunakan yang memperincikan kualiti yang ingin ditentukan dan dikawal.

• Action Required (Tindakan Diperlukan)

Menerangkan tindakan yang akan dilaksanakan bagi mengawal kualiti yang telah ditetapkan.

• Responsibility (Tanggungjawab)

Menerangkan individu yang ditugaskan untuk memastikan kualiti yang ditetapkan dikawal dan dipantau dari semasa ke semasa.

• PREPARED BY (DISEDIAKAN OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyediakan dokumen ini. Biasanya ahli pasukan projek.

• REVIEWED BY (DISEMAK OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyemak dokumen tersebut. Biasanya pengurus projek.

• SIGNATURE (TANDATANGAN)

Menunjukkan tandatangan orang yang berkenaan.

Templat untuk dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 5.

2.5. Pengurusan Risiko Risiko merupakan faktor yang akan memberi kesan mudarat terhadap hasil/kesudahan sesuatu projek. Pengurusan Risiko melibatkan proses mengenalpasti, menganalisis dan mengambil tindakan terhadap faktor risiko yang akan memberi impak terhadap objektif projek. Pengurusan Risiko juga digunakan sebagai alat perancangan di mana ia mengenalpasti pilihan yang ada untuk mengelak atau meminimakan impak risiko tersebut.

PROKOM telah menyediakan satu Garis Panduan untuk memberi tunjuk ajar kepada Pengurus Projek dan Pasukan Projek bagi menggunakan satu proses pengurusan risiko piawai, iaitu Garis

Page 22: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 12

Panduan Fasilitasi/Pemudahcaraan Pengurusan Risiko atau Risk Management Facilitation Guidelines. Alat untuk Pengurusan Risiko ialah Daftar Risiko (Risk Register) dan Analisis Risiko (Risk Analysis).

Daftar Risiko (Risk Register) digunakan di peringkat perancangan untuk mengenalpasti dan merekodkan semua risiko yang mungkin memberi impak terhadap projek sepanjang kitar hayat projek yang boleh dijangka pada masa itu.

Kandungan dokumen ini adalah seperti berikut:

• Project Title (Tajuk Projek)

Menunjukkan nama projek yang dilaksanakan.

• Project No. (Nombor Projek)

Menunjukkan bilangan projek yang ke berapa dilaksanakan, sekiranya berkenaan.

• Project Mgr (Pengurus Projek)

Menunjukkan nama pengurus projek yang bertanggungjawab terhadap projek.

• Date (Tarikh)

Menunjukkan tarikh dokumen disediakan.

• Ref No. WBS (Nombor Rujukan Pecahan Struktur Kerja)

Menunjukkan fasa/aktiviti/tugas yang dirujuk berdasarkan kepada nombor Work Breakdown Structure (WBS).

• Risk Event (Peristiwa/Kejadian Risiko)

Menerangkan risiko yang dijangkakan yang akan mempengaruhi fasa/aktiviti/tugas tertentu.

• Category of Risk (Kategori Risiko)

Menerangkan kategori risiko yang dikenalpasti berdasarkan kepada jadual kategori risiko projek. Terdapat 16 kategori risiko projek, iaitu: Politik; Skop; Jadual; Kewangan; Sumber Manusia; Kualiti; Komunikasi; Sumber-sumber Lain; Kontrak; Teknikal; Alam Sekitar; Pembekal; Hubungan Industri; Organisasi; Kesihatan dan Keselamatan Pekerjaan (OH&S); dan Budaya.

• Likelihood Rating (Kadaran Kemungkinan)

Menerangkan tahap kemungkinan berlakunya risiko tersebut berdasarkan kepada kadaran yang ditetapkan:

o Almost certain – 5

o Likely – 4

o Possible – 3

o Unlikely – 2

o Rare – 1

Pengisian ruang kadaran berlaku boleh dibuat dengan menggunakan nombor yang diberikan bagi setiap tahap.

Page 23: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 13

• Impact Rating (Kadaran Impak)

Menerangkan tahap kemungkinan impak risiko terhadap projek berdasarkan kepada kadaran yang ditetapkan:

o Severe – V

o Major – IV

o Moderate – III

o Minor – II

o Insignificant - I

Pengisian ruang kadaran kesan boleh dibuat dengan menggunakan nombor roman yang diwakilkan pada setiap kadaran kesan.

• Risk Rating (Kadaran Risiko)

Menerangkan kadaran risiko berdasarkan kepada Jadual Matriks Risiko seperti berikut:

o Extreme Risk(Tindakan segera diperlukan) – E

o High Risk (Akan mengancam projek jika tidak diurus) – H

o Medium Risk (Akan menjejaskan masa, kos atau kualiti jika tidak diurus) – M

o Low Risk (Risko pengurusan projek boleh diterima, pantau sahaja) – L

Pengisian ruang kadaran risiko boleh dibuat dengan menggunakan huruf yang diwakilkan bagi setiap kadaran risiko.

• Treatment Measure (Tindakan Rawatan)

Menerangkan tindakan yang diambil untuk merawat risiko tersebut. Jenis rawatan yang boleh dibuat adalah seperti berikut:

o Avoid (Elak) – Melibatkan tindakan untuk mengelak aktiviti yang mendedahkan projek kepada risiko tersebut.

o Reduce (Kurang) – Melibatkan tindakan untuk mengurangkan impak risiko terhadap projek.

o Transfer (Pindah) – Melibatkan tindakan untuk memindahkan impak risiko kepada pihak lain.

o Accept (Terima) – Melibatkan tindakan untuk menerima risiko dan mengatasi risiko tersebut sepenuhnya.

Pengisian ruang ini dibuat setelah analisis risiko dijalankan.

• Responsible Party (Pihak Bertanggungjawab)

Menerangkan pihak yang akan mengambil tindakan yang bersesuaian terhadap risiko yang dikenalpasti;

Pengisian ruang ini dibuat setelah analisis risiko dijalankan.

• Action Date (Tarikh Tindakan)

Menunjukkan masa/tempoh masa tindakan akan diambil untuk merawat risiko tersebut.

Page 24: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 14

Pengisian ruang ini dibuat setelah analisis risiko dijalankan.

• COMPILED BY (DIKUMPUL/DISUSUN OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyediakan dokumen ini. Biasanya ahli pasukan projek.

• REVIEWED BY (DISEMAK OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyemak dokumen tersebut. Biasanya pengurus projek.

• SIGNATURE (TANDATANGAN)

Menunjukkan tandatangan orang yang berkenaan.

Templat dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 6.

Analisis Risiko merupakan satu dokumen yang disediakan selepas penilaian risiko dibuat. Kebiasaannya penilaian risiko dibuat dalam satu bengkel yang melibatkan semua stakeholders projek bagi mengenal pasti semua risiko projek.

Kandungan dokumen ini adalah seperti berikut:

• Risk No. (Nombor Risiko)

Menunjukkan turutan nombor mengikut setiap risiko yang dikenalpasti.

• Risk Title (Tajuk Risiko)

Menerangkan tajuk risiko yang dikenalpasti.

• Risk Description (Gambaran Risiko)

Menerangkan keterangan ringkasan risiko tersebut.

• Risk Nature (Sifat Risiko)

Menunjukkan samada risiko bersifat strategik atau operasi. Kebiasaannya risiko yang bersifat strategik melibatkan pengurusan tertinggi.

• Risk Category (Kategori Risiko)

Menunjukkan kategori risiko yang dikenalpasti daripada 16 kategori risiko.

• Risk Owner (Pemilik Risiko)

Menerangkan individu yang bertanggungjawab menguruskan risiko tersebut.

• Business Unit (Unit Bisnes)

Menunjukkan nama unit bisnes terlibat termasuk nama projek.

• Risk Factors (Faktor Risiko)

Menerangkan sebab-sebab risiko terjadi.

• Possible Effects (Kesan yang Mungkin)

Menerangkan akibat daripada faktor risiko.

• Existing Risk Treatments (Rawatan Risiko Sediada)

Mengenalpasti semua rawatan dan kawalan risiko sediada.

Page 25: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 15

• Effectiveness (Keberkesanan)

Menerangkan kadar keberkesanan rawatan sediada risiko samada Tinggi (High – H), Sederhana (Medium – M) atau Rendah (Low – L).

• New Risk Treatments (Rawatan Risiko Baru)

Mengenalpasti pilihan atau strategi lain yang ada untuk merawat risiko.

• Responsibility (Tanggungjawab)

Menunjukkan individu yang bertanggungjawab untuk melaksanakan setiap strategi baru.

• Deadline (Tarikh akhir tindakan)

Menunjukkan tarikh akhir pelaksanaan strategi siap.

• Assessed Risk Date Last Review (Tarikh semakan terakhir risiko dinilai)

Menunjukkan tarikh penilaian terakhir dibuat dan pada tahap mana penilaian risiko. Sekiranya, risiko dikenalpasti buat kali pertama, maka ruang ini dikosongkan.

• Inherent Risk (Risiko Dimiliki)

Menunjukkan tahap risiko pada peringkat pengenalpastian risiko.

• Assessed Risk (Risiko Dinilai)

Menunjukkan tahap risiko setelah penilaian terhadap keberkesanan rawatan sediada risiko dibuat.

• Target Risk (Risiko Disasar)

Menerangkan tahap sasaran yang akan dicapai setelah pelaksanaan rawatan baru.

Templat dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 7.

2.6. Pengurusan Komunikasi Pengurusan Komunikasi menyediakan sambungan kritikal di antara orang, idea dan makumat pada semua peringkat dalam kitar hayat projek. Pengurusan Komunikasi memastikan maklumat projek dijana, dikumpul dan diagih kepada stakeholders projek berkenaan tepat pada masanya. Setiap individu yang terlibat dalam projek hendaklah memahami bagaimana komunikasi mempengaruhi projek secara keseluruhan. Antara alat yang digunakan dalam memastikan komunikasi yang berkesan ialah Gambarajah Jaringan Komunikasi; Senarai Hubungan; Jadual Mesyuarat dan Pelaporan; dan Pengurusan Stakeholder.

Gambarajah Jaringan Komunikasi (Communication Network Diagram) menunjukkan hubungan di antara pasukan projek dengan pihak-pihak yang berkepentingan dalam pelaksanaan projek tersebut. Garis lurus menunjukkan hubungan secara langsung dengan pasukan projek. Manakala, garis putus-putus menunjukkan hubungan tidak langsung. Contoh Gambarajah Jaringan Komunikasi adalah seperti di LAMPIRAN 8.

Page 26: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 16

Senarai Hubungan (Contact List) merupakan satu senarai yang menunjukkan pihak-pihak yang terlibat dalam projek itu dengan maklumat berikut: organisasi diwakili; nama; jawatan; alamat; nombor telefon ofis; nombor telefon mudahalih, nombor faks dan emel. Dengan adanya senarai hubungan, memudahkan Pengurus Projek dan Pasukan Projek menghubungi pihak-pihak yang dikehendaki dengan pantas. Maklumat dapat disampaikan dengan segera.

Templat dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 9.

Jadual Mesyuarat dan Pelaporan (Meetings and Reporting Schedule) adalah alat bagi Pengurus Projek untuk memastikan mesyuarat diadakan mengikut kala yang ditetapkan dan pelaporan kepada stakeholders projek dibuat pada masa yang tepat. Melalui mesyuarat yang diadakan kedudukan projek terkini boleh diketahui dan pihak-pihak yang terlibat dalam projek dapat mengetahui tindakan-tindakan yang perlu diambil.

Templat dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 10.

Pengurusan Stakeholder (Stakeholder Management) merupakan satu alat komunikasi bagi Pengurus Projek untuk mengenalpasti orang-orang yang berkepentingan dalam projek dan tindakan yang perlu diambil bagi mengurus keperluan mereka akan tidak memberi kesan yang negatif terhadap projek.

Kandungan dokumen ini adalah seperti berikut:

• PROJECT (PROJEK)

Menunjukkan nama projek yang dilaksanakan.

• PROJECT MANAGER (PENGURUS PROJEK)

Menunjukkan nama pengurus projek yang bertanggungjawab terhadap projek dari peringkat perancangan hingga penyerahan.

• DATE OF PREPARATION (TARIKH PENYEDIAAN)

Menunjukkan tarikh dokumen disediakan.

• Organisation (Organisasi)

Menunjukkan organisasi yang diwakilinya.

• Name (Nama)

Menunjukkan nama orang yang berkepentingan dalam projek yang perlu diuruskan.

• Position (Jawatan)

Menunjukkan jawatan yang dipegang oleh orang berkepentingan.

• Potential Project Impact (Impak Berkemungkinan Kepada Projek)

Menerangkan kesan yang akan diberikan oleh orang yang berkepentingan yang akan menjejaskan projek samada dari segi skop, masa, kos, kualiti dan sebagainya.

• Management Measures (Tindakan Pengurusan)

Menerangkan tindakan-tindakan yang akan diambil bagi mengurus orang-orang berkepentingan ini.

Page 27: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 17

• Responsibility (Tanggungjawab)

Menunjukkan pihak yang bertanggungjawab menguruskan orang berkepentingan tertentu.

• PREPARED BY (DISEDIAKAN OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyediakan dokumen ini. Biasanya ahli pasukan projek.

• REVIEWED BY (DISEMAK OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyemak dokumen tersebut. Biasanya pengurus projek.

• SIGNATURE (TANDATANGAN)

Menunjukkan tandatangan orang yang berkenaan.

Templat dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 11.

2.7. Pengurusan Sumber Manusia Pengurusan Sumber Manusia melibatkan pembangunan individu dan pasukan sokongan untuk membentuk unit projek yang padu dengan satu tujuan, iaitu memenuhi objektif projek.. Pengurusan Sumber Manusia termasuklah menentukan sumber yang diperlukan untuk menguruskan tugas projek, samada dalam pasukan projek utama atau matriks organisasi yang lebih luas. Pengambilan kakitangan, pemilihan, latihan dan pembangunan dijalankan untuk menyesuaikan perubahan di sepanjang kitar hayat projek. Pasukan Projek terdiri daripada individu yang telah diberikan tugasan dan tanggungjawab untuk menyiapkan projek. Alat yang digunakan Pengurus Projek bagi mengurus sumber manusia ialah Penugasan Tanggungjawab (Responsibility Assignment).

Kandungan dokumen ini adalah seperti berikut:

• PROJECT (PROJEK)

Menunjukkan nama projek yang dilaksanakan.

• PROJECT MANAGER (PENGURUS PROJEK)

Menunjukkan nama pengurus projek yang bertanggungjawab terhadap projek dari peringkat perancangan hingga penyerahan.

• DATE OF PREPARATION (TARIKH PENYEDIAAN)

Menunjukkan tarikh dokumen disediakan.

• Personnel Initials (Singkatan Nama Kakitangan)

Menunjukkan singkatan nama individu berkenaan atau jawatan yang dipegangnya, yang terlibat dalam projek.

• PM Team (Pasukan Projek)

Menunjukkan ahli-ahli pasukan projek yang dinyatakan dalam bentuk singkatan nama.

Page 28: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 18

• JKR Organisation (Organisasi JKR)

Menunjukkan individu dalam struktur organisasi JKR yang terlibat dengan projek, seperti Pengarah Bahagian, Ketua Pengarah Kerja Raya dan lain-lain, yang dinyatakan dalam bentuk singkatan nama atau jawatan.

• Contractor (Kontraktor)

Menunjukkan individu mewakili pihak kontraktor yang terlibat secara langsung dengan pasukan projek, yang dinyatakan dalam bentuk singkatan nama.

• Others (Lain-lain)

Menunjukkan individu selain daripada pihak-pihak yang dinyatakan di atas, seperti Pelanggan, Perunding dan lain-lain, yang mana tindakannya diperlukan untuk memastikan projek berjalan lancar. Ia juga dinyatakan dalam bentuk singkatan nama atau jawatan atau organisasi.

• WBS (Struktur Pecahan Kerja)

Menunjukkan nombor Work Breakdown Structure (WBS) yang diwakili.

• Phase/Activity/Tasks (Fasa/Aktiviti/Tugas)

Menerangkan fasa/aktiviti/tugas yang perlu dilaksanakan.

• Allocate responsibilities as appropriate (Tentukan tanggungjawab mengikut kesesuaian)

Menunjukkan tindakan yang perlu diambil berdasarkan kepada tanggungjawab yang ditetapkan dalam petak individu yang berkenaan;

Jenis tanggungjawab:

R (Responsible) – bertanggungjawab terhadap tugas tersebut;

A (Assists) – membantu melaksana tugas tersebut;

C (Consulted)– dirujuk mengenai sesuatu tugas;

S (Signs off/Authority) – melulus/mempunyai kuasa terhadap sesuatu tugas.

• PREPARED BY (DISEDIAKAN OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyediakan dokumen ini. Biasanya ahli pasukan projek.

• REVIEWED BY (DISEMAK OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyemak dokumen tersebut. Biasanya pengurus projek.

• SIGNATURE (TANDATANGAN)

Menunjukkan tandatangan orang yang berkenaan.

Templat dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 12.

Page 29: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 19

2.8. Pengurusan Perolehan Pengurusan Perolehan termasuklah proses untuk memperoleh atau mendapatkan barangan, perkhidmatan atau hasil daripada pihak luar Pasukan Projek bagi melaksanakan kerja tertentu. Alat yang boleh digunakan oleh Pengurus Projek dalam merancang perolehan dan memantau perolehan yang telah dibuat ialah Pelan Perolehan (Procurement Plan).

Kandungan dokumen ini adalah seperti berikut:

• PROJECT (PROJEK)

Menunjukkan nama projek yang dilaksanakan.

• PROJECT MANAGER (PENGURUS PROJEK)

Menunjukkan nama pengurus projek yang bertanggungjawab terhadap projek dari peringkat perancangan hingga penyerahan.

• DATE OF PREPARATION (TARIKH PENYEDIAAN)

Menunjukkan tarikh dokumen disediakan.

• ID No (Nombor ID)

Menunjukkan bilangan turutan perolehan yang dibuat.

• WBS No (Nombor WBS)

Menunjukkan turutan nombor fasa/aktiviti/tugas yang berkenaan yang berkait dengan perolehan yang dibuat.

• Procurement Item (Butiran Perolehan)

Menerangkan barangan/perkhidmatan yang hendak diperoleh oleh Pasukan Projek.

• Source or Method (Sumber atau Kaedah)

Menerangkan sumber atau kaedah bagaimana barangan/perkhidmatan akan diperolehi.

• Installation/Delivery Date (Tarikh Pemasangan/Penghantaran)

Menunjukkan tarikh barangan/perkhidmatan yang diperoleh akan dipasang/dihantar.

• Actual Install/Delivery (Pemasangan/Penghantaran Sebenar)

Menunjukkan tarikh sebenar pemasangan /penghantaran dibuat.

• Monitoring and Control (Pengawasan dan Kawalan)

Menerangkan tindakan yang diambil untuk memantau dan mengawal bagi memastikan barangan/perkhidmatan yang hendak diperoleh diterima pada tarikh yang ditetapkan.

• Responsibility (Tanggungjawab)

Menunjukkan individu yang dipertanggungjawabkan bagi memastikan tindakan pemantauan dan kawalan dilaksanakan.

Page 30: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 20

• PREPARED BY (DISEDIAKAN OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyediakan dokumen ini. Biasanya ahli pasukan projek.

• REVIEWED BY (DISEMAK OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyemak dokumen tersebut. Biasanya pengurus projek.

• SIGNATURE (TANDATANGAN)

Menunjukkan tandatangan orang yang berkenaan.

Templat dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 13.

2.9. Pengurusan Integrasi Pengurusan Integrasi melibatkan proses-proses mengenalpasti, mentakrif, menggabung dan menyelaras berbagai proses dan aktiviti pengurusan projek yang terdapat dalam kumpulan proses pengurusan projek yang dinyatakan pada perenggan 2.1 hingga 2.8 (dalam lapan fungsi pengurusan projek). Alat yang dapat membantu Pengurus Projek dalam Pengurusan Integrasi ialah Pelan Pengurusan Projek (PMP), Laporan Status Projek dan Laporan Penyiapan Projek.

2.10. Pengurusan Pekerjaan, Kesihatan dan Keselamatan Sesuatu projek yang dilaksanakan perlulah mematuhi Akta Pekerjaan, Kesihatan dan Keselamatan, iaitu untuk memastikan pekerja dan kawasan sekitar pembinaan projek tersebut terpelihara. Oleh itu, adalah menjadi tanggungjawab Pengurus Projek untuk memastikan Pasukan Projek dan stakeholder projek berkenaan mengambil tindakan bersesuaian dalam mematuhi akta ini. Antara alat yang boleh digunakan oleh Pengurus Projek ialah Senarai Semak Pekerjaan, Kesihatan dan Keselamatan (Occupational Health and Safety Checklist).

Kandungan senarai semak ini adalah seperti berikut:

• PROJECT (PROJEK)

Menunjukkan nama projek yang dilaksanakan.

• PROJECT MANAGER (PENGURUS PROJEK)

Menunjukkan nama pengurus projek yang bertanggungjawab terhadap projek dari peringkat perancangan hingga penyerahan.

• DATE OF PREPARATION (TARIKH PENYEDIAAN)

Menunjukkan tarikh dokumen disediakan.

• No (Nombor)

Menunjukkan turutan bilangan perkara yang perlu disemak.

Page 31: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 21

• OHS Item (Butiran OHS)

Menerangkan item bawah bidang OHS yang akan disemak seperti Penilaian Risiko Pekerjaan, Prosedur Keselamatan Pejabat atau Pelan Keselamatan Pembinaan.

• Responsibility (Tanggungjawab)

Menunjukkan individu yang bertanggungjawab membuat semakan. Pengurus Projek boleh menugaskan ahli Pasukan Projek untuk menjalankan semakan ini.

• Project Phase (Fasa Projek)

Menunjukkan fasa dari kitar hayat projek di mana semakan dijalankan.

• Review Method (Kaedah Semakan)

Menerangkan kaedah semakan yang digunakan seperti Proses Penilaian Risiko, Polisi Keselamatan Pejabat atau lain-lain.

• Signature and Date of Review (Tandatangan dan Tarikh Semakan)

Menunjukkan kerja yang dilaksanakan dan tarikh semakan dibuat.

• PREPARED BY (DISEDIAKAN OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyediakan dokumen ini. Biasanya ahli pasukan projek.

• REVIEWED BY (DISEMAK OLEH)

Menunjukkan nama orang yang menyemak dokumen tersebut. Biasanya pengurus projek.

• SIGNATURE (TANDATANGAN)

Menunjukkan tandatangan orang yang berkenaan.

Templat senarai semak adalah seperti di LAMPIRAN 14.

3. PELAN PENGURUSAN PROJEK (PMP) Dokumen ini merupakan alat penting bagi Pengurus Projek untuk memastikan pengurusan projek yang teratur dari awal kitar hayat projek. Dokumen ini memberi arah tuju kepada Pengurus Projek dalam menggunakan kesemua bidang pengetahuan pengurusan projek seperti mana yang dinyatakan dalam Project Management Book of Knowledge.

Kandungan dokumen ini adalah seperti berikut:

• Date (Tarikh)

Menunjukkan tarikh PMP disediakan.

• Version No. (Nombor Versi)

Menunjukkan turutan versi PMP yang disediakan dan maklumat dikemas kini dari semasa ke semasa.

• Project Name (Nama Projek)

Menunjukkan nama projek yang dilaksanakan.

Page 32: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 22

• Project Director (Pengarah Projek)

Menunjukkan nama pengarah projek yang selalunya bertindak sebagai pengurus program.

• Project Manager (Pengurus Projek)

Menunjukkan nama pengurus projek yang dipertanggungjawab untuk mengurus projek sepanjang kitar hayat projek.

• Business Manager (Pengurus Bisnes)

Menunjukkan nama pengurus bisnes sekiranya berkenaan.

• Client’s Name (Principal) (Nama Pelanggan Utama)

Menunjukkan nama pelanggan utama/organisasi pelanggan.

• Client Representative (Wakil Pelanggan)

Menunjukkan nama individu yang mewakili organisasi pelanggan.

• Project Administrator (Pentadbir Projek)

Menunjukkan nama individu atau jawatankuasa yang mempunyai kuasa untuk mentadbir projek tersebut, sekiranya ada.

• Other (Lain-lain)

Menyatakan nama individu atau sekumpulan individu atau jawatankuasa yang memainkan peranan penting dalam projek selain yang disebutkan sebelum ini.

• Project Governance (Pengawal Projek)

Menerangkan pihak-pihak atau jawatankuasa atau kumpulan yang akan memberi tunjuk arah dari segi pengurusan dan kelulusan untuk projek.

• Delegations (Perwakilan)

Menunjukkan tahap authoriti yang dipunyai oleh kumpulan atau individu tertentu dalam pengurusan projek tersebut.

• Objectives (Objektif)

Menerangkan ringkasan kepada objektif utama dan sekunder projek.

Maklumat ini boleh diperolehi daripada dokumen Definisi Skop yang telah disediakan terlebih dahulu.

• Scope (Skop)

Menerangkan ringkasan aktiviti utama yang akan dijalankan.

Maklumat ini boleh diperolehi daripada dokumen Definisi Skop.

• Schedule (Jadual)

Menerangkan tarikh-tarikh utama pengurusan projek dan rujukan kepada WBS.

Maklumat ini juga boleh diperolehi daripada dokumen Carta Gantt/Program Batuan/Microsoft Project/Anggaran Jadual.

• Budget (Bajet/Kewangan)

Menerangkan ringkasan kos yang dianggarkan dan belanjawan untuk projek dan pengurusan projek.

Page 33: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 23

Maklumat ini boleh diperolehi daripada dokumen Lembaran Belanjawan dan Pengurusan Kos.

• Quality (Kualiti)

Menerangkan keperluan kualiti yang hendak dicapai.

Maklumat boleh diperolehi daripada dokumen Pengesanan Kualiti.

• Risk (Risiko)

Menerangkan risiko-risko utama yang dikenalpasti.

Maklumat boleh diperolehi daripada dokumen Daftar Risiko.

• Communications (Komunikasi)

Menerangkan struktur komunikasi dalaman dan luaran.

Maklumat boleh diperolehi daripada dokumen Gambarajah Jaringan Komunikasi, Senarai Hubungan, Jadual Mesyuarat dan Pelaporan, dan Pengurusan Stakeholders.

• Human Resources (Sumber Manusia)

Menerangkan kepakaran yang ada dan sumber yang diperolehi.

Maklumat boleh diperolehi daripada dokumen Penugasan Tanggungjawab.

• Procurement/Contracts (Perolehan/Kontrak)

Menerangkan tindakan-tindakan perolehan utama yang telah dikenalpasti.

Maklumat boleh diperolehi daripada dokumen Pelan Perolehan.

• Lampiran-lampiran berkenaan.

Memperincikan maklumat yang terdapat dalam Pelan Pengurusan Projek.

• Project Management Plan Submission Approvals (Kelulusan Kemuka Pelan Pengurusan Projek)

Menunjukkan kelulusan yang diberikan mengikut keperluan projek dan tahap kuasa yang diwakilkan.

Templat dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 15.

Page 34: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 24

4. LAPORAN STATUS PROJEK Laporan Status Projek (Project Status Report) adalah satu dokumen/alat yang digunakan oleh Pengurus Projek bagi memaklumkan kepada stakeholder projek tentang status projek pada tarikh semasa. Laporan ini disediakan mengikut kala yang ditetapkan oleh Pengurus Program. Maklumat untuk laporan ini diperolehi daripada Pasukan Projek dari semasa ke semasa.

Kandungan laporan adalah seperti berikut:

• PROJECT STATUS REPORT NO. (BILANGAN LAPORAN STATUS PROJEK)

Menunjukkan bilangan laporan status projek yang ke berapa disediakan.

• Date (Tarikh)

Menunjukkan tarikh bila laporan status projek disediakan,

• Project (Projek)

Menerangkan tajuk projek yang dilaksanakan.

• Project Manager (Pengurus Projek)

Menunjukkan nama individu yang menguruskan projek ini dari peringkat perancangan hingga penyerahan.

• Location (Lokasi)

Menunjukkan lokasi di mana pengurus projek dan pasukan projeknya beroperasi, seperti pejabat projek.

• Project Life Cycle Status (Status Kitar Hayat Projek)

Duration (Tempoh)

Menunjukkan tempoh dari mula projek hingga tarikh laporan dibuat.

Phase (Fasa)

Menunjukkan fasa pada tarikh semasa berdasarkan kepada struktur pecahan kerja (work breakdown structure).

• Scope (Skop)

Menerangkan kemajuan yang dicapai dari segi skop berdasarkan kepada fasa/aktiviti/tugas yang telah dijalankan merujuk kepada apa yang dirancang.

• Budgets (Bajet)

Initial (Awal)

Menunjukkan bajet / belanjawan asal yang diluluskan.

Current (Semasa)

Menunjukkan bajet / belanjawan semasa samada berbeza atau sama seperti yang diluluskan.

Projected (Jangkaan)

Menunjukkan bajet / belanjawan yang dijangkakan, samada berbeza atau sama seperti yang diluluskan.

Page 35: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 25

• Completion Targets (Sasaran Siap)

Initial (Awal)

Menunjukkan tarikh penyiapan projek yang ditetapkan pada peringkat awal projek.

Current (Semasa)

Menunjukkan tarikh penyiapan projek pada tarikh laporan semasa samada masih sama atau terdapat perubahan.

Projected (Jangkaan)

Menunjukkan jangkaan tarikh penyiapan projek samada masih sama atau terdapat perubahan.

• Quality (Kualiti)

Objectives Achieved (Objektif Dicapai)

Menerangkan objektif kualiti yang ingin dan telah dicapai merujuk kepada fasa/aktiviti/tugas semasa.

Rectification Required (Pembetulan Diperlukan)

Menerangkan tindakan pembetulan yang perlu diambil bagi memastikan kualiti dicapai, sekiranya ada.

• Risk Events (Perisitiwa Risiko)

Realised (Semasa)

Menerangkan kemajuan pemantauan/kawalan risiko yang ujud pada fasa/aktiviti/tugas semasa.

Emerging (Baru)

Menerangkan risiko baru yang timbul.

Implications (Implikasi)

Menerangkan implikasi risiko baru terhadap projek.

• Resources and Adequacy (Sumber dan Kecukupan)

Internal (Dalaman)

Menerangkan samada sumber dalaman yang ada mencukupi pada tarikh semasa.

External (Luaran)

Menerangkan samada sumber luaran diperlukan pada tarikh semasa.

• Communications (Komunikasi)

Menerangkan keadaan komunikasi di antara Pengurus Projek dengan Pasukan Projek, Penaja/Pelanggan dan Pembekal.

• Suppy Item Issues (Isu Butiran Bekalan)

Menerangkan perihal bekalan barangan/perkhidmatan yang hendak diperoleh sekiranya terdapat sebarang masalah.

Page 36: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 26

• Immediate Outstanding Issues (Isu Perlu Selesai Segera)

Menerangkan isu-isu yang masih belum selesai dan memerlukan tindakan.

• Project Implications (Implikasi Projek)

Menerangkan implikasi isu-isu belum selesai terhadap projek.

• Immediate Action (Tindakan Segera)

Menerangkan tindakan segera yang perlu diambil bagi mengurangkan implikasi terhadap projek.

• Exceptional Issues (Isu Luar Biasa)

Achievements (Pencapaian)

Menerangkan pencapaian di luar jangkaan yang diperolehi dalam tempoh semasa.

Adverse (Kesukaran)

Menerangkan kesukaran yang memberi kesan kepada pengurusan projek dalam tempoh semasa.

• Sign-off (Ditandatangani)

Project Manager (Pengurus Projek)

Menunjukkan nama pengurus projek, tandatangannya dan tarikh laporan disahkan.

Program Manager (Pengurus Program)

Menunjukkan nama pengurus program/pengarah bahagian (yang mempunyai kuasa dalam pelaksanaan projek bergantung kepada jenis projek) serta tandatangannya dan tarikh laporan dipersetujui dan boleh diedarkan kepada stakeholders berkenaan.

Templat dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 16.

5. LAPORAN PENYIAPAN PROJEK Laporan Penyiapan Projek (Project Completion Report) merupakan dokumen yang disediakan oleh Pengurus Projek selepas proses penyerahan dibuat kepada pelanggan. Ini merupakan satu alat komunikasi kepada pengurusan JKR untuk memaklumkan tentang keberkesanan pengurusan projek dan apa yang telah dipelajari daripada pelaksanaan projek tersebut.

Kandungan dokumen adalah seperti berikut:

• Project Title (Tajuk Projek)

Menunjukkan nama projek yang dilaksanakan.

• Project Manager (Pengurus Projek)

Menunjukkan nama pengurus projek yang dipertanggungjawabkan ke atas projek berkenaan.

Page 37: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 27

• Branch Director (Pengarah Cawangan)

Menunjukkan nama pengarah bahagian yang bertindak sebagai pengurus program bagi projek tersebut.

• Project Objectives (Objektif Projek)

Menerangkan objektif-objektif yang perlu dicapai untuk projek tersebut.

• Project Completion Date (Tarikh Penyiapan Projek)

Menunjukkan tarikh projek siap.

• Project Analysis (Analisis Projek)

Menunjukkan senarai semak perkara-perkara yang telah dilaksanakan dalam projek dan pada tarikh bila.

• Financial Analysis (Analisis Kewangan)

Menunjukkan anggaran kos projek asal, sebarang semakan kewangan dan kos projek akhir.

• Comment on Financial Outcome (Ulasan Terhadap Hasil Kewangan)

Menerangkan ulasan pelaksanaan projek dari segi hasil kewangan dan faedah yang dicapai.

• Functional Review (Semakan Fungsi)

Menerangkan apa yang telah dicapai daripada pelaksanaan projek mengikut:

o Scope and Variations (Skop dan Perubahan);

o Schedule – Development and Achievement (Jadual – Pembangunan dan Pencapaian);

o Budget and Cost Management (Bajet dan Pengurusan Kos);

o Quality Aims and Achievements (Sasaran dan Pencapaian Kualiti);

o Risk Containment (Sekatan Risiko);

o Resources – skills, availability and training (Sumber – kemahiran, ketersediaan dan latihan;

o Communications – processes and effectiveness (Komunikasi – proses dan keberkesanan);

o Procurement/Contracts (Perolehan/Kontrak);

o Integration – Client, Service, JKR (Integrasi – Pelanggan, Perkhidmatan, JKR).

• Lesson Learned (Pengajaran Dipelolehi)

Menerangkan pengajaran yang diperolehi daripada amalan pengurusan projek dan pelaksanaan projek tersebut.

• Recommendations (Cadangan)

Menerangkan cadangan bagi menambahbaik amalan pengurusan projek dan pelaksanaan projek pada masa akan datang.

Page 38: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 28

• Immediate Action Required (Tindakan Segera yang Diperlukan)

Menerangkan tindakan segera yang perlu diambil bagi memastikan tiada masalah timbul semasa tempoh liabiliti kecacatan atau pelaksanaan projek lain pada masa akan datang.

• Prepared (Disediakan)

Menunjukkan nama pengurus projek berserta tandatangan dan tarikh laporan disiapkan.

Templat dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 17.

Page 39: GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PELAN PENGURUSAN PROJEK - … fileGaris Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 29