alat dalam pengurusan projek

7/29/2019 Alat Dalam Pengurusan Projek

1/40


2/40

1. Mengenal pasti pelbagai alat /

tools yang diguna pakai dalam

pengurusan projek2. Menyedia dan menggunakan

alat/tools yang bersesuaian

bagi melaksanakan projek


3/40


4/40

Mudah digunakan


5/40


6/40


7/40

ALAT-ALAT

PENGURUSANPROJEK

http://www.mindtools.com/


8/40


9/40

Alat atau radas kualiti digunakan

dalam melaksanakan projekdengan lebih terancang dan

sistematik


10/40

Meningkatkan keberkesananproses pembinaan dan

pelaksanaan pelan dalam

pengurusan projek


11/40

Rasional 1

Memberi fokus kepada mesyuarat

Membuat keputusan berasaskan

berasaskan proses saintifik (analisadata) dan bukan andaian


12/40

Rasional 2

Usaha pengekalan prestasicemerlang lebih mudah dilakukan

berasaskan maklumat yang ada

secara sistematik

Penyesuaian & perubahan pada

tindakan senang dikesan dandilakukan penambahbaikan

seterusnya


13/40

What is Gap Analysis

Formal means to identify and correct

gaps between desired levels and

actual levels of performance


14/40

Alat-alat Pengurusan Projek

1. Analisis Jurang

2. Rajah Tulang Ikan Isihikawa

3. Carta Alir

4. Senarai Semak

5. Carta Gantt

6. Jadual Pengawalan Projek

7. Matriks Tanggungjawab

8. Kaedah Sumbangsaran


15/40

Analisis Jurang

Amalan

Semasa

Langkah

Tindakan

Amalan

dikehendaki

Bukti

Kejayaan

Jurang inimasalah


16/40

PembaziranMasa (4)

Kekuatan(1)

Kekurangankecil

(3)

Ruang

penambahbaikan (2)

Gaps ModelPersepsi

Pelanggan

Baik

Kepentingan

/Harapan

Rendah

Lemah

Tinggi


17/40

Contoh Analisis Jurang

Projek Peningkatan Prestasi Pasukan Olahraga Sekolah

3POS

Status Quo Jangkaan

40 atlet sedia ada (sederhana &cemerlang)

40 atlet cemerlang sehingga akhir2010

Latihan secara bermusim Latihan secara berterusansepanjang tahun

Atlet terlibat dalam lebih 2 acara Maksimum 2 acara sahaja

Tiada peruntukan khas bagimelahirkan atlet berprestasi tinggi

Peruntukan khas diwujudkan

Bidang olahraga hanya satu aktiviti

biasa dalam sukan

Olahraga menjadi fokus sabagai

satuniche

sekolahBakat atlet tamat apabila tibatahun peperiksaan awam / tamatpersekolahan

Wujud barisan atlet yang mantapdan melangkaui peringkat sekolahuntuk jangka masa panjang

Pemakanan dan pengambilannutrisi tambahan atlet merupakantanggungjawab atlet sendiri

Pemakanan dan pengambilannutrisi tambahan atlet terancangberdasarkan keperluan

SMK Taman Connaught3POS


18/40

Tulang Ikan Ishikawa analisissebabakibat

Analisis Sebab & Akibat

Mengenal pasti sebab yang menjadipunca masalah melalui percambahan

fikiran

Berupaya mengaitkan sebab-sebabkepada satu masalah melalui gambaran

ringkas


19/40

Tulang Ikan Ishikawa


20/40

4M 1E


21/40

Contoh sebenar TII
http://c/Users/user/Desktop/PMTools1/PRESTASI%20ATLET%20MENDATAR.xmind


22/40

Langkah Pembinaan digabungkan dengan sumbangsaran /peta minda

Kenal pasti masalah (brainstorming)

Faktor utama (4M & 1E)

Kenal pasti punca masalah Analisa rajah anda


23/40

Carta Alir

Menunjukkan sesuatu proses secaraterperinci mengikut urutan dalam bentuk

grafik

Mengenal pasti titik kritikal dalam sesuatuproses

Titik kritikal memerlukan kawalan /pemeriksaan bagi tujuan penambahbaikan


24/40


25/40

Senarai semak

Menyenaraikan tugas /aktiviti yang perludiselesaikan dalam bentuk jadual

Borang disediakan dan menandakan setelah selesai dilaksanakan


26/40

Contoh Projek 3POS

Aktiviti: Ceramah

Bil Peristiwa Ya Tidak

1 Mengenal pastipenceramah

2 Menjemputpenceramah

3 Persediaan dewan

4 Laporan ceramah


27/40

Carta Gantt visualizing progress

Carta Gantt adalah perwakilan secaragrafikal mengenai tempoh tugasan

dalam progression of time.

Alat yang berguna merancang,menjadual dan memantau pelaksanaan

projek


28/40


29/40

Jadual Pengawalan Projek

Menunjukkan hasil sesuatu proses dalamtempoh masa

Proses di bawah kawalan / tidak

Mengesan sebarang hasil seperti variasikos, isipadu, kekerapan perubahan


30/40

Contoh Jadual Pengawalan Projek

Aktiviti AnggaranKos

KosSebenar

VarianKos

TempohDalamPelan

TempohSebenar

VarianTempoh

Mesyuarat 200.00 200.00 - 5 hari 5 hari -

Ceramah 600.00 500.00 100.00 3 hari 3 hari -

Kertas

cadangan

pakarpemakanan

- - - 2 hari 6 hari +4 hari


31/40

Varian Kos cost variance

Anggaran kos Kos Sebenar

Menunjukkan ketepatan bajet asal


32/40

Varian Tempoh schedule variance

Tempoh sebenar Tempoh dalampelan

Menunjukkan ketepatan masa tugasdisiapkan Ahead of schedule/behind


33/40

RESPONSIBILTY ASSIGNMENT MATRIX (RAM)lihat bidang tugas

Tahap Aktiviti Penaja Pengurus Pegawai

Lihat WBS

rujuk


34/40

RESPONSIBILTY ASSIGNMENT MATRIX (RAM)lihat bidang tugas

Tahap Aktiviti Penaja Pengurus Pegawai

PARTICIPATION TYPE (RACI Matrix)KEY:R Responsible -Those who do the work to achieve the

task

A Accountable -approver/authority/sign off/only one-Accountable for the correct andthorough completion of task/deliverables

C Consulted -opinion sought & two way

communicationI Informed -kept up to date on progress only on

completion of task-one way communication


35/40

Matriks Tanggungjawab

Perisitwa Aktiviti Tanggungjawab

P PK

HEM

PK

Koku

SU

Sukan

1 Mesyuarat J/K Sukan K A A A

2 Melantik JK Pelaksana K A A A

3 Mesyuarat JK Pelaksana K A

4 Pembahagian kumpulan atlet K


36/40

TASK ResponsibleMember(s) Timeframe CompleteBy Date Notes

Responsibility MatrixInstructions: Use this matrix to assign and track team responsibilities and tasks.

Details:


37/40

Alat-alat Pengurusan Projek

1. Rajah Tulang Ikan Isihikawa

2. Analisis Jurang

3. Carta Alir

4. Senarai Semak

5. Carta Gantt

6. Jadual Pengawalan Projek

7. Matriks Tanggungjawab

8. Kaedah Sumbangsaran


38/40

Kaedah sumbangsaran


39/40


40/40

alat dalam pengurusan projek

Documents