pengurusan risiko projek

Copyright Course Technology 2001 1

Bab 10:Pengurusan Risiko Projek


Kepentingan Pengurusan Risiko Projek

• Pengurusan risiko projek ialah seni dan sains utk mengenalpasti, memberikan dan bertindak kepada risiko sepanjang hayat projek demi mencapai objektif projek

• Pengurusan risiko kerap diabaikan dlm projek, tetapi ia membantu meningkatkan kejayaan projek dengan membantu memilih projek yg baik, menentukan skop projek dan membangunkan anggaran realistik

• Kajian Ibbs dan Kwak menunjukkan bagaimana pengurusan risiko diabaikan khasnya dlm projek TM

• Kajian KPMG mendapati bhw 55% projek yg gagal tidak menguruskan risiko.


Jadual 10-1. Kematangan Pengurusan Projek Mengikut Bidang dan Pengetahuan


Apa itu Risiko?

• Takrifan kamus: risiko ialah kebarangkalian kecederaan atau kehilangan

• Risiko projek melibatkan pemahaman tentang masalah yg mungkin timbul dlm projek dan bagaimana ia boleh menghalang kejayaan projek.

• Pengurusan risiko seperti insurans, satu pelaburan.


Utiliti Risiko

• Utiliti risiko atau toleransi risiko ialah tahap kepuashatian yg diterima dari pulangan yg berpotensi– Utiliti meningkat pd kadar menurun untuk org yg

tidak sukakan risiko. – Sesiapa yg sukakan risiko mempunyai toleransi yg

tinggi kpd risiko dan kepuashatian mereka meningkat apabila lebih pulangan dipertaruhkan.

– Pendekatan risiko neutral menyeimbangkan risiko dan pulangan.


Rajah 10-1. Fungsi Utiliti Risiko dan Risk Preference


Apa itu Pengurusan Risiko Projek?Matlamat pengurusan risiko projek ialah utk meminimakan risiko dan memaksimakan peluang. Proses termasuk – Perancangan pengurusan risiko: menetapkan bagaimana utk mengendalikan

aktiviti pengurusan risiko projek – Mengenalpasti risiko: menentukan risiko mana yg akan mempengaruhi projek

dan mendikumenkan ciri-cirinya – Analisa risiko kualitatif: menganalisa risiko dan memberi keutamaan ttg kesan

ke atas objektif projek – Analisa risiko kualitatif :Mengurkur kebarangkalian dan kesan risiko – Merancang tindakan risiko :mengambil langkah utk meningkatkan peluang dan

mengurangkan ancaman kpd mencapai objektif projek – Kawalan dan pemantauan risiko: memantau risiko yg diketahui, mengenalpasti

risiko baru, mengurangkan risiko, dan menilai keberkesanan pengurangan risiko


Perancangan Pengurusan Risiko

• Output utama perancangan pengurusan risiko ialah rancangan pengurusan risiko.

• Kumpulan projek patut mengulas dokumen projek dan memahami pendekatan organisasi dan penaja terhadap risiko.

• Butiran lanjut berbeza mengikut keperluan projek .


Jadual 10-2. Soalan Dlm Perancangan Pengurusan Risiko


Rancangan Kemungkinan dan Fallback, Rezab Kemungkinan

• Rancangan kemungkinan(contingency) adalah tindakan yg akan diambil oleh ahli kumpulan apabila risiko yg telah dikenalpasti muncul.

• Rancangan fallback dibangunkan untuk risiko yang memberi impak yang besar dalam memenuhi objektif projek.

• Rezab kemungkinan (Contingency reserve) adalah bekalan yg dipegang oleh penaja projek yg boleh digunakan utk mengurangkan risiko kos atau jadual sekiranya perubahan dan skop atau kualiti muncul.


Sumber Risiko dlm Projek TM

• Beberapa kajian menunjukkan bhw projek TM mempunyai beberapa sumber risiko yang sama.

• Standish Group membangunkan panduan kejayaan projek TM berasaskan risiko yg berpotensi.

• McFarlan membangunkan soalselidik risiko utk membantu menilai risiko.

• Lain-lain kategori risiko turut mengenalpasti risiko.


Jadual 10-3. Panduan Kejayaan Projek TM

Success Criterion Points

User Involvement 19

Executive Management support 16

Clear Statement of Requirements 15

Proper Planning 11

Realistic Expectations 10

Smaller Project Milestones 9

Competent Staff 8

Ownership 6

Clear Visions and Objectives 3

Hard-Working, Focused Staff 3

Total 100


Jadual 10-4. Soalselidik Risiko McFarlan 1. What is the project estimate in calendar (elapsed) time?

( ) 12 months or less Low = 1 point

( ) 13 months to 24 months Medium = 2 points

( ) Over 24 months High = 3 points

2. What is the estimated number of person days for the system?

( ) 12 to 375 Low = 1 point

( ) 375 to 1875 Medium = 2 points

( ) 1875 to 3750 Medium = 3 points

( ) Over 3750 High = 4 points

3. Number of departments involved (excluding IT)

( ) One Low = 1 point

( ) Two Medium = 2 points

( ) Three or more High = 3 points

4. Is additional hardware required for the project?

( ) None Low = 0 points

( ) Central processor type change Low = 1 point

( ) Peripheral/storage device changes Low = 1

( ) Terminals Med = 2

( ) Change of platform, for example High = 3

PCs replacing mainframes


Lain-lain Kategori Risiko

• Risiko pasaran: Adakah produk baru berguna kepada organisasi atau boleh dipasarkan kepada org lain? Adakah pengguna akan menerima dan menggunakan produk dan servis?

• Risiko kewangan: Mampukah organisasi melakukan projek? Adakah projek cara yg terbaik utk menggunakan sumber kewangan projek?

• Risiko teknologi: Adakah projek mempunyai kesauran teknikal? Adakah teknologi akan lupus sebelum produk boleh dihasilkan?


What Went Wrong?Several information technology projects fail because of technology risk. One project manager documented an important lesson he learned on a large IT projectfocus on business needs first, not technology. David Anderson, a project manager for Kaman Sciences Corp., shared his lessons learned from a project failure in an article for CIO Enterprise Magazine. After spending two years and several hundred thousand dollars on a project to provide new client-server based financial and human resources information systems for their company, Anderson and his team finally admitted they had a failure on their hands. Anderson admitted that he was too enamored by using cutting edge technology and took a high-risk approach on the project. He "ramrodded through" what the project team was going to do, and he admitted that he was wrong. The company finally decided to switch to a more stable technology to meet the business needs of the company.

Hildebrand, Carol. “If At First You Don’t Succeed,” CIO Enterprise Magazine, April 15, 1998


Mengenalpasti Risiko

• Mengenalpasti risiko ialah proses utk memahami hasil yg kurang memuaskan yg mungkin dihasilkan oleh projek.

• Beberapa alat mengenalpasti risiko dan teknik termasuk – Brainstorming– Teknik Delphi – Temubual– Analisa SWOT


Jadual 10-5. Risiko dlm Setiap Bidang Pengetahuan

Knowledge Area Risk Conditions

Integration Inadequate planning; poor resource allocation; poor integrationmanagement; lack of post-project review

Scope Poor definition of scope or work packages; incomplete definitionof quality requirements; inadequate scope control

Time Errors in estimating time or resource availability; poor allocationand management of float; early release of competitive products

Cost Estimating errors; inadequate productivity, cost, change, orcontingency control; poor maintenance, security, purchasing, etc.

Quality Poor attitude toward quality; substandarddesign/materials/workmanship; inadequate quality assuranceprogram

Human Resources Poor conflict management; poor project organization anddefinition of responsibilities; absence of leadership

Communications Carelessness in planning or communicating; lack of consultationwith key stakeholders

Risk Ignoring risk; unclear assignment of risk; poor insurancemanagement

Procurement Unenforceable conditions or contract clauses; adversarial relations


Analisis Kuantitatif Risiko (Quantitative Risk Analysis)

• Nilai impak risiko yg dikenalpasti utk tentukan magnitud dan keutamaan.

• Alat dan teknik risiko kuantifikasi termasuk – Matriks Kesan/Kebarangkalian – Penjejakan Item Risiko 10 teratas (The Top 10

Risk Item Tracking technique)– Penilaian pakar


Jadual 10-6. Contoh Matriks Kesan/Kebarangkalian untuk Penilaian Risiko

Kualitatif.


Rajah 10-2. Carta menunjukkan Teknologi Risiko Rendah, Sederhana dan Tinggi


Penjejakan Item Risiko 10 teratas

• Penjejakan Item Risiko 10 teratas ialah alat utk menyenggara kesedaran risiko sepjg hayat projek

• Menetapkan ulasan berkalan item risiko projek yg 10 teratas

• Senaraikan turutan semasa, turutan lalu, bil risiko yg muncul dlm jangkamasa tertentu dan ringkasan kemajuan dlm menyelesaikan item risiko


Jadual 10-7. Cth Top 10 Penjejakan Item Risiko

Monthly Ranking

Risk Item This

Month

Last

Month

Numberof Months

Risk ResolutionProgress

Inadequateplanning

1 2 4 Working on revising theentire project plan

Poor definitionof scope

2 3 3 Holding meetings withproject customer andsponsor to clarify scope

Absence ofleadership

3 1 2 Just assigned a newproject manager to leadthe project after old onequit

Poor costestimates

4 4 3 Revising cost estimates

Poor timeestimates

5 5 3 Revising scheduleestimates


Penilaian pakar

• Byk organisasi bergantung kpd gerak hati dan pengalaman pakar utk mengenalpasti risiko projek

• Pakar boleh mengelaskan risiko sebagai tinggi, sederhana atau rendah dgn/tanpa teknik canggih


Analisa Risiko Kuantitatif

• Mengiringi analisa risiko kualitatif, tetapi keduanya boleh dilakukan bersama atau berasingan

• Projek besar dan kompleks melibatkan teknologi terkini memerlukan analisa risiko kuantitatif yg meluas

• Teknik utama termasuk:– Analisa pokok keputusan– Simulasi


Pokok Keputusan dan Expected Monetary Value (EMV)

• Pokok keputusan ialah kaedah diagram yg digunakan utk membantu memilih tindakan terbaik dlm keadaan di mana terdapat ketidaktentuan ttg hasil masa depan.

• EMV ialah sejenis pokok keputusan di mana nilai expected monetary keputusan dikira berdasarkan kebarangkalian kejadian risiko (risk event probability) and nilai monetary.


Rajah 10-3. Cth Expected Monetary Value (EMV)


Simulasi

• Simulasi menggunakan perwakilan atau model sistem utk menganalisa pencapaian yg diharapkan dr sistem.

• Analisa Monte Carlo melakukan simulasi hasil model berkali-kali utk menghasilkan taburan statistik hasil yg dikira.

• Utk menggunakan simulasi Monte Carlo, anda mesti mempunyai 3 anggaran (most likely, pessimistic, and optimistic) dan anggaran di antara nilai optimistic dan most likely .


What Went Right?McDonnell Aircraft Company used Monte Carlo simulation to help quantify risks on several advanced-design engineering projects. The National Aerospace Plan (NASP) project involved many risks. The purpose of this multi-billion dollar project was to design and develop a vehicle that could fly into space using a single-stage-to-orbit approach. A single-stage-to-orbit approach meant the vehicle would have to achieve a speed of Mach 25 (25 times the speed of sound) without a rocket booster. A team of engineers and business professionals worked together in the mid-1980s to develop a software model for estimating the time and cost of developing the NASP. This model was then linked with Monte Carlo simulation software to determine the sources of cost and schedule risk for the project. The results of the simulation were then used to determine how the company would invest its internal research and development funds. Although the NASP project was terminated, the resulting research has helped develop more advanced materials and propulsion systems used on many modern aircraft.


Rajah 10-4. Cth Hasil Simulasi Monte Carlo utk Skedul Projek


Rajah 10-5. Cth Hasil Simulasi Monte Carlo utk Kos Projek


Perancangan Tindakan Risiko

• Selepas mengenalpasti dan menilai risiko, anda perlu menetapkan tindakan terhadap risiko

• 4 strategi utama:– Mengelakkan risiko : menghilangkan ancaman atau risiko

tertentu, selalunya dgn menghilangkan punca. – Menerima risiko : menerima akibat sekiranya risiko terjadi. – Memindahkan risiko : memindahkan akibat risiko dan

tanggungjawab pengurusan kepada pihak ketiga. – Mengurangkan risiko : mengurangkan impak kejadian risiko

dengan mengurangkan kebarangkalian kejadiannya.


Jadual 10-8. Strategi Pengurangan Risiko Am utk Risiko Teknikal, Kos dan Skedul


Kawalan dan Pemantauan Risiko

• Pemantauan risiko melibatkan status risiko • Mengawal risiko melibatkan perlaksanaan rancangan

pengurusan risiko apabila risiko berlaku • Workarounds – tindakan tidak dirancang kpd kejadian

risiko yg perlu dilakukan apabila tiada plan/perancangan kemungkinan (contingency plans).

• Output utama pemantauan dan kawalan risiko ialah tindakan pembetulan, permintaan perubahan projek dna kemaskini rancangan lain


Kawalan Tindakan Risiko• Kawalan tindakan risiko melibatkan

perlaksanaan proses pengurusan risiko dan rancangan pengurusan risiko utk bertindak terhadap kejadian risiko

• Risiko mesti dipantau berdasarkan batu tanda (milestones) dan keputusan yg dibuat berdasarkan strategi pengurangan dan risiko.

• Kadangkala workarounds atau tindakan tidak terancang kpd kejadian risiko diperlukan bila tiada pelan kemungkinan (contingency plans).


Menggunakan Perisian utk Membantu dlm Pengurusan Risiko Projek

• Pangkalan data boleh menjejak risiko. Byk jbtn TM menggunakan pangkalan data penjejakan

• Hamparan boleh membantu dlm menjejak dan menilai risiko.

• Perisian pengurusan risiko yg lbh canggih seperti alat simulasi membantu menganalisa risiko projek.


Hasil Pengurusan Risiko Projek yg Baik

• Tidak seperti pengurusan krisis, pengurusan risiko projek yg baik kerap dibiarkan.

• Projek yg dijalankan dgn baik nampak mudah, tetapi byk usaha dilakukan utk memastikan projek berjalan lancar.

• Pengurus projek perlu cuba utk membuatkan kerja mereka nampak mudah (utk menunjukkan hasil projek yg dijalankan dgn baik) .

pengurusan risiko projek

Education