manual 5s di bengkel

8/13/2019 Manual 5S Di Bengkel

1/71

1

VISIMencapai budaya kerja cemerlang dan persekitaran berkualiti menerusi Amalan

5S selaras dengan imej JTM sebagai peneraju latihan kemahiran negara.

MISIMembudayakan Amalan 5S secara bersepadu dan berdisiplin berteraskan kualiti

kerja dan persekitaran yang kondusif menerusi Amalan 5S yang cekap dan

berterusan dengan mengutamakan kebersihan, kekemasan, kecekapan dan

keselamatan.

OBJEKTIFMemastikan pengurusan Amalan 5S yang cekap dan berkesan bagi mencapai ciri-

ciri kualiti seperti berikut :

i. Meningkatkan kebolehkerjaan dan pendapatan pelajar lepasan ILJTM;

ii. Meningkatkan kualiti perkhidmatan dan penyampaian yang berkesan dan

cekap;

iii. Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja;

iv. Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber;

v. Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelengaraan;

vi. Meningkatkan semangat kerjasama dan kerja berpasukan;

vii. Meningkatkan imej Institusi / Organisasi; dan

viii. Membudayakan kaizendi tempat kerja.


2/71

2

POLISI

Amalan 5S JTM bertujuan membentuk budaya persekitaran

berkualiti, dengan mengutamakan kebersihan, kekemasan,

keselamatan dan kecekapan, sesuai dengan peranan JTM sebagai

Peneraju Latihan Kemahiran Negara

Haji Romli Bin Haji Hassan

Ketua Pengarah

Jabatan Tenaga Manusia

Tarikh : ..................................


3/71

3

1. LATARBELAKANGKementerian Sumber Manusia (KSM) sentiasa berusaha untuk

menambahbaik sistem penyampaian latihan di institut latihan kendalian Jabatan

Tenaga Manusia (JTM) bagi memastikan graduan yang dihasilkan menepati

keperluan negara. Usaha-usaha penambahbaikan kepada penyampaian

perkhidmatan sentiasa diadakan seperti bekerjasama secara berterusan dengan

kerajaan Jepun melalui Japan International Cooperation Agency (JICA) ke arah

menghadapi persaingan dan mengekalkan ILJTM sebagai peneraju penyedia

latihan kemahiran negara.

Bagi merealisasikan usaha ini, satu perjanjian persefahaman di antara KSM

bagi mewakili Kerajaan Malaysia dengan JICA yang mewakili Kerajaan Jepun

telah ditandatangani pada 13 Oktober 2008. Tempoh kerjasama ini adalah selama

tiga (3) tahun, yang merangkumi empat (4) skop utama, iaitu:

i. Penjenamaan Latihan Kemahiran (Branding Skill Training);

ii. Kapasiti Penganalisaan (Analytical Capacity);

iii. Kapasiti Kerjasama (Collaboration Capacity); dan

iv. Kapasiti Latihan (Training Capacity).

Susulan perjanjian persefahaman tersebut, lapan (8) pegawai ILJTM telah

dihantar untuk mengikuti lawatan program-program penandarasan peningkatan

kebolehkerjaan yang diamalkan institusi latihan dan industri di Jepun. Antara

program-program penandarasan yang dikenalpasti ialah Amalan 5S, Career

Guidance, Employment Support Service (ESS) dan Curriculum Development

Based on Ability Structure(CUDBAS).

Seterusnya, pada 14 Februari 2009, seramai sembilan (9) pegawai ILJTM

dan seorang pegawai CIAST telah mengikuti lawatan susulan ke beberapa

industri di Jepun yang mengamalkan 5S di tempat kerja. Lawatan ini dibuat

dengan tujuan untuk mendalami kaedah pelaksanaan aktiviti berkenaan Amalan


4/71

4

5S supaya sesuai diaplikasikan di seluruh ILJTM dan juga CIAST. Hasil lawatan

ini, didapati pelaksanaan aktiviti Amalan 5S mampu meningkatkan motivasi

pekerja dan produktiviti sesebuah organisasi.

2. PENGENALANBagi melaksanakan program-program di bawah perjanjian kerjasama KSM dengan

JICA, Jabatan Tenaga Manusia (JTM) telah menubuhkan satu unit baru yang

dikenali sebagai Community And Employment Support Service (CESS) di setiap

ILJTM dan salah satu program berkenaan yang sedang dijalankan ialah Amalan

5S.

Amalan 5S telah dikenalpasti sebagai satu alat pengurusan (management tool)

bagi meningkatkan produktiviti, inovasi dan kreativiti serta daya saing sesebuah

organisasi. Ini dilakukan bagi mewujudkan suasana tempat kerja (Gemba)

bertaraf kelas pertama. Sesebuah organisasi perlu melalui proses penambahbaikan

yang berterusan dan sistematik dengan melaksanakan perkara-perkara berikut :

i. Mengenalpasti, mengurangkan dan menyingkirkan barang-barang yang

tidak diperlukan;

ii. Meningkatkan kerjasama berkumpulan (teamwork) di dalam organisasi;

iii. Meningkatkan keberkesanan perkhidmatan dan memperbaiki suasana

kerja;

iv. Memberi pendedahan dan membudayakan kaizen di kalangan warga

ILJTM;

v. Membentuk model asas bagi peningkatan produktiviti dan kualiti di tempat

kerja; dan

vi. Meningkatkan imej institut/jabatan bagi mendapatkan kepercayaan industri

dan pelanggan terhadap keluaran ILJTM.


5/71

5

Pelaksanaan aktiviti Amalan 5S ini bertujuan melengkapkan pelajar dengan

budaya kerja dan sikap yang cemerlang disamping kemahiran dan pengetahuan

yang tinggi sepertimana yang dikehendaki oleh industri.

3. DEFINISI 5S5S adalah satu akronim yang lahir daripada lima perkataan Jepun iaitu Seiri,

Seiton, Seisou, Seiketsu dan Shitsuke. Kelima-lima perkataan ini merupakan

langkah utama dalam menjalankan aktiviti 5S iaitu:

3.1 Seiri Sisih )Menyisih dan membuang barang-barang yang tidak diperlukan di

tempat kerja secara sistematik. Pada asasnya, kaedah Tag Merah

(Red-Tag) digunakan semasa proses menyisihkan barang.

3.2 Seiton Susun )Menyusun barang-barang yang diperlukan secara kemas dan

sistematik supaya ianya mudah dilihat, diambil dan dikembalikan ke

tempat asalnya selepas digunakan oleh sesiapa sahaja.

3.3 Seisou Sapu )Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya

tiada kekotoran dan habuk di kawasan penyimpanan, peralatan,

persekitaran kerja.

3.4 Seiketsu Seragam )Memastikan tempat kerja berada dalam keadaan produktif dan selesa

dengan mengamalkan seiri-seiton-seisou secara berterusan agar

piawaian tinggi di tempat kerja dapat dikekalkan.

3.5 Shitsuke Sentiasa Amal )Melatih warga kerja sentiasa mengamal dan mengekalkan budaya

kerja yang berkualiti.


6/71

6

Perbezaan antara kelima-lima langkah utama Amalan 5S dapat dijelaskan seperti

Jadual di bawah:

BahasaJepun

BahasaInggeris

BahasaMelayu Erti Contoh

Seiri Sort Sisih Pengkelasan Buang Sampah

Seiton Set in order Susun Kekemasan

Mendapatkan

barangan/dokumen

dalam 30 saat

Seisou Shine Sapu BersihkanSetiap orang bersihkan

tempat kerjanya sendiri

Seiketsu Standardise Seragam PiawaiTempat penyimpanan

yang jelas dan mudah

Shitsuke SustainSentiasa

AmalDisiplin Lakukan 5S setiap hari

Jadual 1 : Apakah itu 5S

4. HUBUNGKAIT KAIZEN DENGAN AMALAN 5SPelbagai kaedah digunakan untuk membuat penambahbaikan pengurusan dalam

sesebuah organisasi, antaranya Amalan 5S, Kaizen Suggestion System (KSS),

Quality Control Circle (QCC), Total Quality Control (TQC), Total Productive

Management(TPM), Just In-Time Production(JIT) dan sebagainya.

Kaizen bermaksud penambahbaikan secara berterusan pada kadar perlahan dan

berdikit-dikit. Apabila penambahbaikan dilaksanakan di tempat kerja, Kaizen

akan melibatkan setiap warga kerja dari peringkat pengurusan sehinggalah ke

peringkat kakitangan bawahan.


7/71

7

5S melibatkan pembentukan sikap, disiplin dan budaya kerja cemerlang yang

menjadi asas kepada pelaksanaan Kaizen. Ini adalah kerana :

i. Pelaksanaannya adalah lebih ringkas dan mudah;

ii. Persekitaran kerja yang bersih dan teratur lebih disukai ramai dan bolehmenjadi pemangkin semangat kepada perubahan lain;

iii. Kesan pelaksanaannya dapat terus dilihat secara fizikal;

iv. Lebih banyak ruang kerja dapat dihasilkan;

v. Masa untuk carian dapat dikurangkan;

vi. Jarak capaian dipendekkan;

vii. Jangkahayat mesin dan peralatan dapat dipanjangkan;

viii. Tempat kerja berada dalam keadaan selamat dan sihat;ix. Kakitangan berada dalam keadaan lebih berdisiplin;

x. Prestasi organisasi dapat dipertingkatkan;

xi. Kesilapan dapat dikurangkan; dan

xii. Peruntukan yang tinggi tidak diperlukan untuk mengamalkannya.

Rajah 1: Hubungkait Kaizen dengan Amalan 5S


8/71

8

5. FAKTOR PENENTU KEJAYAAN 5SFaktor penentu kejayaan Amalan 5S terletak pada komitmen pengurusan,

lawatan, kerjasama berpasukan, latihan, pemantauan, pengiktirafan dan

matlamat yang jelas. Amalan 5S perlu dilaksanakan secara berterusan agarorganisasi dapat mengekalkan prestasi yang tinggi bagi mencapai kecemerlangan.

Rajah 2: Faktor Penentu Kejayaan 5S

6. FAEDAH PELAKSANAAN AKTIVITI 5S6.1 Persekitaran

i. Tempat kerja yang kemas dan bersih akan meningkatkan

tahap keselamatan di tempat kerja;

KUNCI

KEJAYAAN

AMALAN

5S

1. KOMITMEN

PENGURUSAN

2. LAWATAN

3. KERJASAMA

BERPASUKAN

4. LATIHAN5. PEMANTAUAN

6.

PENGIKTIRAFAN

7. MATLAMAT

YANG JELAS


9/71

9

ii. Tempat kerja yang bersih dan teratur akan menghasilkan

persekitaran kerja yang lebih selesa seterusnya menimbulkan

keseronokan untuk bekerja;

iii. Aktiviti 5S dapat meningkatkan kerjasama di kalangan rakansekerja dengan melibatkan setiap pekerja di dalam semua

aktivitinya; dan

iv. Persekitaran yang bersih dan teratur akan meningkatkan

keyakinan para pelanggan terhadap perkhidmatan yang

diberikan.

6.2 Penjimatan Masai. Persekitaran kerja yang terpelihara dapat mengurangkan masa

untuk mencari barang dengan itu mampu meningkatkan

produktiviti dan penyampaian perkhidmatan yang berkualiti;

ii. Persekitaran kerja yang teratur memudahkan pekerja bekerja

secara konsisten dan bertindak pantas dalam situasi

kecemasan; dan

iii. Penurunan kadar kerosakan mesin dan peralatanmengurangkan gangguan terhadap masa dan perancangan

latihan.

6.3 Penjimatan Kosi. Pengurangan pembuangan dan pembaziran secara langsung

dapat menjimatkan kos dan menjadikan organisasi menjadi

lebih berdaya saing;

ii. Perancangan perbelanjaan dapat dibuat dengan lebih efisien;

dan

iii. Pengurangan kerosakan peralatan akan mengurangkan kos

penyelenggaraan.


10/71

10

7. KESAN PELAKSANAAN AMALAN 5S DI TEMPAT KERJA

Rajah 3: Kesan Pelaksanaan Amalan 5S di Tempat Kerja

Kesan5S

KesanLangsung

Kesan tidakLangsung

Pengurangan kitaran masa

Pengurangan masa menunggu(downtime) bagi mesin, peralatan,kemudahan dan alatulis

Meningkatkan kadar penggunaanmesin

Penjimatan perbelanjaan

Pengurangan masa logistik

Meningkatkan tahap kerjasamadalam kumpulan

Meningkatkan tahap kawalano erasi dan keselamatan

Meningkatkan moral dikalanganwarga ILJTM

Penambahbaikan 4MMan (pekerja)Machine (mesin)Material(bahan)Method(Kaedah)

Menghapuskan 3 Mu-Muda(loss- pembaziran),Mura(instability- ketidakstabilan)Muri(difficulty- kesulitan)

Penambahbaikan QCD (kualiti,kos en hantaran)

Kepuasan hati pelanggan

Meningkatkan kebolehkerjaanpelajar lepasan ILJTM


11/71

11

PENGERUSI

(KP JTM)

AHLI

(PENGERUSI ILJTMWILAYAH)

AHLI

(PENGARAH BAHAGIANJTM HQ)

AHLI

(PENGERUSI JK TEKNIKALAMALAN 5S JTM)

PENYELARAS

(KPP, BKT JTM)

TIMB. PENGERUSI

(TKP JTM)

8. PELAKSANAAN AMALAN 5S8.1 Persediaan

8.1.1 Pembentukan Jawatankuasa

a) Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S JTM

Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Ketua Pengarah JTM dan ahli-

ahlinya terdiri daripada Timbalan Ketua Pengarah, Pengerusi Wilayah

ILJTM, Pengarah Bahagian JTM dan Pengerusi Jawatankuasa Teknikal 5S

JTM. Urusetia kepada jawatankuasa ini adalah KPP BKT, JTM

Jawatankuasa ini bertanggungjawab :i. Menetapkan polisi pelaksanaan 5S seperti sasaran, objektif, pelan

tindakan, keanggotaan jawatankuasa, dan sebagainya;

ii. Membuat perancangan pelaksanaan Amalan 5S di ILJTM;

iii. Menyeragamkan pelaksanaan Amalan 5S di ILJTM;

iv. Memantau pelaksanaan Amalan 5S di ILJTM;

v. Mengarahkan proses pengauditan Amalan 5S di antara ILJTM;

dan

vi. Mengadakan konvensyen 5S diperingkat Jabatan

Carta 1 : Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S JTM


12/71

12

b) Jawatankuasa Teknikal Amalan 5S JTM

Jawatankuasa ini terdiri daripada pegawai-pegawai yang

dipertanggungjawabkan untuk memberikan nasihat teknikal berkaitan

pelaksanaan amalan 5S di ILJTM.Struktur jawatankuasa adalah seperti berikut :

Pengerusi : Pn Junnaina binti Hussin Chua

- Pengarah ILP Arumugam Pillai Nibong Tebal

Timb. Pengerusi : Pn Ainin Nisak binti Ahmad Asnawi

- Penyelaras 5S ADTEC Shah Alam

Urusetia : Cik Hjh Noor Lisa Rahmat

- Penyelaras 5S Ibu Pejabat JTM

: Pn Norfariza binti Kamaruddin

- Pen. Penyelaras 5S Ibu Pejabat

Ahliahli :

1. En. Mohd Raris bin Mohamed Yusof

- Penyelaras 5S JMTI

2. En. Mohd Noor bin Ismail

- Penyelaras 5S ADTEC Melaka

3. En. Mohd Zakir Bin Mahmud

- Penyelaras 5S ADTEC Kulim

4. En. Mohd Azri bin Akhiak

- Penyelaras 5S ADTEC Batu Pahat

5. En. Joey Eriksen Teo

- Penyelaras 5S ILP Kota Kinabalu

6. En. Kamaruldzaman bin Mohamed

- Penyelaras 5S ILP Kota Samarahan

7. En. Zaid bin Zahari

- Penyelaras 5S ILP Kuantan

8. En. Shahrulnizam Bin Sharip

- Penyelaras 5S ILP Pedas

9. Pn Zuraidah Binti Perayatna


13/71

13

- Penyelaras 5S ILP Mersing

Jawatankuasa ini bertanggungjawab:

i. Memberikan nasihat teknikal berkaitan dengan pelaksanaan 5Sdi ILJTM;

ii. Membangun dan mengemaskini Manual Amalan 5S sebagai

rujukan kepada ILJTM;

iii. Mengemukakan cadangan pelaksanaan dan penyeragaman

amalan 5S kepada Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S JTM.

c) Jawatankuasa Pemandu Amalan 5Si. Peringkat Ibu Pejabat

Di Ibu Pejabat, jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Timbalan

Ketua Pengarah JTM dan timbalannya adalah Pengarah (Khidmat

Pengurusan). Ahli-ahlinya terdiri daripada Pengarah dan

Timbalan Pengarah Bahagian, Ketua Penolong Pengarah (Tadbir)

dan pengerusi-pengerusi JKK. Urusetia kepada Jawatankuasa ini

adalah Penyelaras dan Penolong Penyelaras 5S Ibu Pejabat.

ii. Peringkat Institut

Di institut pula, jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Pengarah

ILJTM dan ahli-ahlinya terdiri daripada Timbalan Pengarah

Latihan, Timbalan Pengarah Sumber, Ketua Jabatan dan

Penolong Pegawai Tadbir. Urusetia kepada Jawatankuasa ini

adalah Pegawai CESS.(Mengikut keperluan institut).

Jawatankuasa pemandu ini dibantu oleh empat Jawatankuasa Kecil iaitu :

i. Jawatankuasa Kecil (JKK) Pelaksanaan Amalan 5S

ii. Jawatankuasa Kecil (JKK) Audit Dalaman

iii. Jawatankuasa Kecil (JKK) Latihan

iv. Jawatankuasa Kecil (JKK) Promosi


14/71

14

PENGERUSI

(TKP)

AHLI

(PENGARAH & T.PENGARAH BHGN)

AHLI

(KPP(T))

AHLI

(PENGERUSI JKKPELAKSANAAN)

AHLI

(PENGERUSI JKKPROMOSI)

AHLI

(PENGERUSI JKKLATIHAN)

AHLI

(PENGERUSI JKKAUDIT)

URUSETIA

(PENYELARAS 5S)

Pengerusi jawatankuasa kecil merupakan ahli kepada Jawatankuasa

Pemandu Amalan 5S insititut. Oleh itu, adalah dicadangkan lantikan

pengerusi jawatankuasa kecil dibuat di kalangan ahli-ahli JawatankuasaPemandu Amalan 5S Institut.

Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk :

i. Menetapkan polisi-polisi di peringkat institut (ie: Lokasi

pelaksanaan, keanggotaan jawatankuasa, sistem ganjaran dan

penalti di peringkat dalaman);

ii. Membuat perancangan pelaksanaan amalan 5S di peringkatinstitut;

iii. Menyeragamkan pelaksanaan amalan 5S di peringkat institut;

iv. Memantau pelaksanaan amalan 5S di peringkat institut;

v. Memantau proses audit dalaman amalan 5S di peringkat institut;

vi. Memantau aktiviti promosi amalan 5S di peringkat institut;

vii. Menyediakan belanjawan serta sumber-sumber kewangan; dan

viii. Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan.

Carta 2: Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S Ibu Pejabat


15/71

15

PENGERUSI

(PENGARAH)

AHLI

(KETUA JABATAN)

AHLI

(PENGERUSI JKKPELAKSANAAN)

AHLI

(PENGERUSI JKKPROMOSI)

AHLI

(PENGERUSI JKKLATIHAN)

AHLI

(PENGERUSI JKKAUDIT)

URUSETIA

(CESS)

Carta 3 : Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S Peringkat Institut

d) Jawatankuasa Kecil (JKK) Pelaksanaan Amalan 5S

Keahlian jawatankuasa ini terdiri daripada fasilitator dan ketua zon yang

mewakili bahagian masing-masing.

Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk :i. Melaksanakan amalan 5S sebagaimana yang dirancang oleh

Jawatankuasa Pemandu institut;

ii. Merekod dan menganalisa keadaan sebelum dan selepas serta

melakukan aktiviti penambahbaikkan selepas mendapat

kelulusan;

iii. Mempamerkan aktiviti amalan 5S di papan kenyataan (sudut 5S);

iv. Memaparkan perkembangan pelaksanaan amalan 5S;

v. Memastikan amalan 5S dilakukan secara berterusan;vi. Mengemukakan cadangan penambahbaikan kepada

jawatankuasa pemandu institut.


16/71

16

Carta 4 : Jawatankuasa Kecil Pelaksanaan Amalan 5S

e) Jawatankuasa Kecil (JKK) Audit DalamanJawatankuasa ini dianggotai oleh Ketua Audit dan Auditor yang dilantik

oleh Pengarah ILJTM.


i. Merancang dan mengendalikan audit dalaman 5S sebanyak 2 kali

setahun;

ii. Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan tindakan

pembetulan diambil dengan memberi cadangan penambahbaikan;

iii. Lakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu;

iv. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa

pemandu amalan 5S peringkat institut;

v. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis

panduan pelaksanaan audit;

vi. Memastikan aktiviti 5S dijalankan secara sistematik dan

berterusan.

PENGERUSI

KETUA ZON

AHLI AHLI

AHLI AHLI

KETUA ZON 2 KETUA ZON 3 KETUA ZON 4

SETIAUSAHAFASILITATOR

ZON 1


17/71

17

Carta 5 : Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman

f) Jawatankuasa Kecil (JKK) LatihanJawatankuasa ini dianggotai oleh wakil institut yang merupakan ahli

didalam Jawatankuasa Teknikal Amalan 5S JTM ataupun mereka yang

telah mengikuti latihan/kursus pendedahan Amalan 5S yang dilantik oleh

pengarah Institut. Ianya terdiri daripada Pengerusi, setiausaha, dan ahli

jawatankuasa yang dilantik. Bilangan keanggotaannya ditentukan oleh

Pengarah institut mengikut kesesuaian dan keperluan.

Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk:

i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran

kepada staf, pelajar dan pembekal/kontraktor; dan

ii. Memberikan latihan dan panduan kepada staf, pelajar dan

pembekal/kontraktor berkaitan dengan amalan 5S

Carta 6 : Jawatankuasa Kecil Latihan

KETUAAUDIT

AUDITOR AUDITOR AUDITOR AUDITOR

SETIAUSAHA

PENGERUSI

AHLI AHLI AHLI AHLI

SETIAUSAHA


18/71

18

g) Jawatankuasa Kecil (JKK) PromosiPengerusi Jawatankuasa ini dilantik oleh Pengarah dan ahlinya dilantik

oleh pengerusi berkenaan.


i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi amalan 5S;

ii. Merancang dan menganjurkan pertandingan 5S (Kaizen,

kebersihan, poster, bunting dll); dan

iii. Menganalisa keberkesanan aktiviti promosi yang telah

dilaksanakan

Carta 7 : Jawatankuasa Kecil Promosi

h) Peranan Ketua Zon

i. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli

kumpulan

ii. Mendapatkan pelan lokasi serta susun atur tempat kerja secara

keseluruhan dan membahagikan setiap kawasan kepada zon-zon

yang lebih kecil.

iii. Menentukan kumpulan Small Group Activities (SGA) untuk

setiap zon dan memastikan setiap kumpulan mempunyai ketua

dan sekurang-kurangnya seorang ahli serta merancang aktiviti

kumpulan.

PENGERUSI

AHLI AHLI AHLI AHLI

SETIAUSAHA


19/71

19

iv. Mempamerkan carta organisasi kumpulan di setiap zon yang

telah ditetapkan.

8.1.2 Penetapan ZonJawatankuasa Pemandu 5S Institut akan membahagikan seluruh kawasan

institut kepada zon-zon tertentu serta melantik pegawai bertanggungjawab

bagi setiap zon. Tujuannya adalah untuk memudahkan pelaksanaan amalan

5S.

Gambar 1: Contoh Penetapan Zon Bagi Sebahagian Bengkel/Bahagian


20/71

20

Gambar 2: Contoh Penetapan Zon Berdasarkan SGA Bagi Satu Aras

Bengkel/Bahagian

Gambar 3: Contoh Penetapan Zon Bagi Satu Ruang Pejabat


21/71

21

8.1.3 Kesedaran dan Latihan Ke Arah Pelaksanaan Amalan 5S

Latihan bertujuan untuk menyebarkan metodologi amalan 5S kepada warga

organisasi hendaklah dilakukan secara berterusan. Latihan yang dijalankan

perlulah merangkumi:Kesedaran tentang 5S kepada peringkat pengurusan tertinggi,

kakitangan, pelajar dan pembekal/kontraktor yang bertugas di

dalam kawasan institut/pejabat

Kaedah melaksanakan amalan 5S

Kaedah melaksanakan audit dalaman 5S

Gambar 4 : Sesi Pembentangan Latih Amal Bengkel Amalan 5S

8.1.4 Gambar SEBELUM dan SELEPAS

Setiap aktiviti 5S yang dilaksanakan di setiap zon hendaklah direkodkan

gambar SEBELUM dan SELEPAS aktiviti. Kaedah mengambil gambar

mestilah daripada sudut pandangan yang samaserta mempunyai maklumattarikh gambardirakamkan. Penggunaan carta kemajuan adalah digalakkankerana melalui carta tersebut, penambahbaikan berterusan (kaizen) dapat

dilihat. (Rujuk Lampiran A - Contoh Penggunaan Carta Kemajuan.


22/71

22

Gambar 5: Contoh Gambar SEBELUM dan SELEPAS

8.1.5 Pengwujudan Sudut 5SSudut 5S perlu disediakan di Sudut Utama dan di setiap zon bagi memberi

maklumat terkini berkaitan amalan 5S kepada warga institut/pejabat bagi

memastikan keberkesanan pelaksanaan amalan 5S. Sudut 5S hendaklah

berimej korporat, objek hiasan yang tidak keterlaluan atau berlebih-lebihan,

serta perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

SEBELUM SELEPAS

Tarikh: 20 Nov 2010 Tarikh: 15 Dis 2010


23/71

23

Gambar 6 : Contoh Sudut 5S

ELEMEN-ELEMEN SUDUT 5S

NAMA BAHAGIAN/ZON

POLISI 5S (SAIZ A4)

STRUKTUR ORGANISASI

PELAN SUSUN ATUR ZON

GAMBAR SEBELUM DAN SELEPAS

INFO AKTIVITI AUDIT DALAMAN

BAHAN-BAHAN BERKAITAN 5S


24/71

24

8.1.6 Pelancaran 5S

Pelancaran dan perasmian 5S hendaklah diadakan untuk menyampaikan

hasrat dan komitmen pihak pengurusan bagi melaksanakan amalan 5S di

dalam organisasi. Antara perkara yang perlu diberi penekanan semasa

pelancaran amalan 5S adalah seperti berikut:

Dasar amalan 5S

Visi, Misi, Objektif Amalan 5S

Manual Pelaksanaan Amalan 5S

Penetapan zon-zon 5S

Logo dan slogan yang bersesuaian

Satu aktiviti yang melibatkan kakitangan secara keseluruhan hendaklah

dilaksanakan sewaktu pelancaran tersebut contohnya gotong royong

perdana dan sebagainya.

8.1.7 Dokumentasi Pelaksanaan Amalan 5S

Setiap aktiviti yang dijalankan perlu direkodkan. Oleh itu, perlu

diwujudkan fail berikut:

i. Jawatankuasa Pemandu (Induk) ringkasan aktiviti semua

J/kuasa

ii. Jawatankuasa Kecil Pelaksanaringkasan aktiviti semua zoniii. Jawatankuasa Kecil Promosisemua aktiviti promosi

iv. Jawatankuasa Kecil Latihansemua aktiviti latihan

v. Jawatankuasa Kecil Auditsemua aktiviti audit

vi. SETIAP Zonsemua aktiviti di zon berkenaan

Senarai Semak Kandungan Fail adalah seperti di Lampiran B.


25/71

25

Gambar 7: Contoh Pelaksanaan Pelancaran Amalan 5S

8.2S1 - SISIH Seiri)

8.2.1 Penerangan

Aktiviti ini perlu dilakukan oleh ahli-ahli SGA di kawasan tempat kerja

(gemba) bagi memfokuskan kepada penyisihan barangan/peralatan/dokumen

yang tidak digunakan atau diperlukan lagi.

8.2.2 Garis Panduan

Sebelum memulakan proses sisih ini, beberapa langkah perlu di ambil kira

seperti dibawah;

i. Apa yang diperlukan

ii. Kuantiti yang diperlukan

iii. Bila ia diperlukan

Untuk melaksanakan S yang pertama ini, Proses Tag Merah sering digunakan.

Strategi Tag Merah membantu untuk mengenal pasti

barangan/peralatan/dokumen yang tidak diperlukan dan tahap keperluannya.


26/71

26

Terdapat enam langkah yang perlu dipatuhi bagi memastikan proses seiri

dapat dilaksanakan dengan jayanya.

Langkah 1: Melancarkan Projek Tag MerahJawatankuasa Pemandu Amalan 5S peringkat institut perlu

mewujudkan kawasan simpanan sementara (Akafuda) dan

merancang pembuangan atau pelupusan bagi

barangan/peralatan/dokumen yang tidak diperlukan dengan

menggunakan Borang Tag Merah (S01-01).

S01-01 Pindaan: 1 Tarikh Kuatkuasa:TAG MERAH

Nama

Barang

No.Daftar

Lokasi

Sebab

Sisa Atau Lebihan Rosak

Tidak Diperlukan LagiKegunaan Tidak

Diketahui

Tidak Diperlukan Segera Lain-lain ..

Tarikh Tag Dikeluarkan

Rajah 4 : Tag Merah (S01-01)

Langkah 2: Mengenal Pasti Sasaran Tag MerahMenentukan jenis barangan/peralatan/dokumen yang terdapat

di kawasan SGA/Zon yang perlu dinilai sama ada perlu atau

tidak di zon berkenaan.


27/71

27

Langkah 3 : Menentukan Kriteria Tag MerahTiga persoalan yang perlu ditanya bagi menentukan keperluan

sesuatu barangan/peralatan/dokumen;

i. Adakah ianya diperlukan atau tidak?

ii. Kekerapan penggunaan?

iii. Kuantiti penggunaan?

Langkah 4 : Penentuan Barangan Yang Ditanda Tag MerahKenalpasti barangan/peralatan/dokumen yang tidak diperlukan

di zon berkenaan dipindahkan ke kawasan akafuda sebelumtindakan penentuan Tag Merah diambil.

Rajah 5: Pelan Tindakan Aktiviti S Pertama (Seiri)

Barang/peralatan/

dokumen yang tiada nilai

Barang/peralatan/

dokumen yang boleh dijual

Barang/peralatan/dokumen

yang bernilai, rosak, tidak

ekonomik dibaiki

Barang/peralatan/dokumen

yang masih diperlukan tetapi

rosak

Buang serta merta

Cari pembeli yang

menawarkan harga

yang tinggi

Dibuat

penyelenggaraan

Dilupuskan

BARANGAN/ PERALATAN/ DOKUMEN

YANG TIDAK DIPERLUKANTINDAKAN


28/71

28

Langkah 5 : Melekatkan Tag MerahKerja-kerja melekatkan Tag Merah ini dilakukan setelah

mengenal pasti barangan/peralatan/dokumen yang tidak

diperlukan di kawasan SGA/Zon sebelum dibuang ataudiletakkan di kawasanAkafuda.

Langkah 6 : Rekodkan Barang/Peralatan/Dokumen Bertanda Tag MerahBarang/peralatan/dokumen yang telah ditanda dengan Tag

Merah perlulah direkod secara bertulis dan bergambar untuk

rujukan SGA/Zon lain sekiranya memerlukan barangan

tersebut. Rekod ini akan dijadikan panduan kepada organisasibagi mengukur sebarang penambahbaikan atau penjimatan

selepas aktiviti ini dilaksanakan.

Bagi memudahkan proses ini, gambar dan senarai

barangan/peralatan/dokumen bolehlah dipaparkan di papan kenyataan agar

boleh dilihat oleh orang lain. Barangan yang disimpan di tempat simpanan

sementara (Akafuda) perlulah disimpan selama 2 hingga 6 bulan (mengikutkesesuaian) sebelum dipindahkan ke tempat lain, dibuang atau dilupuskan.

Proses pelupusan barangan/peralatan/dokumen perlulah mematuhi tatacara

pelupusan yang ditetapkan oleh arahan atau pekeliling berkaitan.

8.2.3 Hasil Pelaksanaan Sisih (Seiri)

Dapat mengenal pasti barangan yang diperlukan dan barangan disusun

dengan betul.

Barangan yang tidak perlu dapat dilupuskan.

Penambahbaikan suasana tempat kerja

Penggunaan kawasan yang maksimum

Menjimatkan masa pencarian barangan.


29/71

29

Aktiviti Seiri Sisih) Di Kawasan Kerja Pejabat

Gambar 7: Keadaan di Kawasan Kerja Pejabat Sebelum Aktiviti Tag Merah

Gambar 8: Barangan ditanda Tag Merah Sebelum Dibuang Atau Dipindahkan

Ke Kawasan Akafuda


30/71

30

Aktiviti Seiri Sisih) Mesin Di Bengkel

Gambar 9: Keadaan Mesin di Bengkel Sebelum Aktiviti Tag Merah

Gambar 10: Barangan ditanda Tag Merah Sebelum Dibuang Atau Dipindahkan

Ke Kawasan Akafuda

Gambar 11 : Pengunaan Tag Merah pada barangan yang disisih


31/71

31

8.3 S2 SUSUN Seiton)8.3.1 Penerangan :

S yang kedua ini sesuai dengan satu kenyataan yang sangat popular, Setiapbarang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya. Ia menekankan aspekkeselamatan, kecekapan dan keberkesan cara penyimpanan dan secara tidak

langsung dapat menambahbaik keadaan tempat kerja.

8.3.2 Garis Panduan:

Lakukan langkah ini setelah selesai langkah seiri dan mencapai tahap yang

ditetapkan dengan jayanya. Tindakan seterusnya adalah untuk memastikan

barangan perlu dapat disusun (Seiton) dengan kemas dan teratur agar mudah

diambil dan disimpan kembali ditempatnya sepertimana digambarkan dalam

Rajah 6.

Rajah 6: Proses Melaksanakan Seiton di Tempat Kerja

Peralatan yang perluTindakan

Peralatan yangselalu digunakan

Diletakkan dekatdengan kawasankerja yang utama

Peralatan yang

kadang kaladigunakan

Diletakkan jauh

sedikit dari kawasankerja

Peralatan yangjarang-jarang

digunakan

Disimpan di dalamstor dengan

pengenalan yangjelas


32/71

32

8.3.3 Aktiviti yang dilakukan untuk Proses Susun (Seiton)

Antaranya adalah :

i. Setiap barangan/dokumen perlu diletakkan menggunakan prinsip 3 fixed

keys,iaitu:

a. Semua barangan atau dokumen mempunyai tempat

penyimpannya sendiri;

b. Semua barangan atau dokumen diletakkan dilokasi yang tetap;

c. Semua barangan atau dokumen diletakkan dalam kuantiti yang

tetap dan nyatakan jumlah minimadan maksima.ii. Letakkan barangan/dokumen agar mudah dilihat, dicapai dan

dikembalikan bagi meminimakan masa pencarian dengan sasaran

tempoh masa pencarian adalah 30 saat;

iii. Garisan pembahagi digunakan untuk membezakan lokasi kawasan

peralatan/mesin/laluan kawasan kerja dengan menggunakan cat atau

pelekat;

iv. Membuat tanda yang jelas agar sebarang kesilapan dalam menyusunbarangan/dokumen dapat dikesan dengan jelas;

v. Menyusun fail dan menyimpan mengikut kod warna agar ianya mudah

dikenali dengan sekali imbas;

vi. Menyusun alatan yang berkaitan berdekatan dengan mesin agar mudah

digunakan;

vii. Jangan simpan semua peralatan/barangan di satu tempat, gunakan rak

atau para;viii. Gunakan bekas kecil untuk menyimpan barangan yang kecil seperti klip

kertas, skru dan lain-lain yang difikirkan perlu; dan

ix. Gunakan bekas yang lutsinar untuk memudahkan pencarian.


33/71

33

JENIS WARNA LEBARGARISANCM) CATATANGarisan pembahagi(Dividing Line)

Kuning 10Garisan penuh

Keluar/Masuk(Exits/Entrances)

Kuning 10

Garisan putus-putus

Bukaan Pintu(Door Opening)

Kuning 10

Garisan putus-putus

Arah Laluan(Traffic flow lines)

Kuning 10

Anak panah

Tempat berisikoHitam dan

kuning (TigerPattern)

5Stiker (Stripes)

Work in progress Putih 5 Garisan Penuh

Meja Kerja(Work Tables)

Putih 5 Garisan penuh

KawasanMesin/Peralatan

Putih 5 Garisan penuh

8.3.4 Panduan Membuat Garisan


34/71

34

Aplikasi Garisan

Gambar 12 : Bukaan Pintu dan Laluan

Gambar 13 : Pembahagi Kawasan

Gambar 14 : Kawasan Berisiko


35/71

35

Contoh Aktiviti Susun Seiton) di Bengkel

Gambar 15 : Hasil Aktiviti Seiton di Bengkel


36/71

36

Contoh Aktiviti Susun Seiton) di Pejabat

Gambar 16 : Hasil Seiton di Pejabat

8.3.5 Kesan Pelaksanaan Susun (Seiton)

Barangan/dokumen mudah disimpan ditempatnya selepas digunakan.

Memudahkan pencarian, penyimpanan dan pencarian semula

barangan/dokumen

First In First outdiamalkan.

Mengurangkan masa mencari barang.

4R diamalkan - Right Item, Right Place, Right Quantity dan Right

Method.


37/71

37

8.4 S3 - SAPU Seisou)

8.4.1 PeneranganSapu memberikan penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan

tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja, produk dan

perkhidmatan. Pembersihan dilakukan secara berjadual sama ada ianya

berbentuk harian, mingguan atau bulanan disamping aktiviti gotong royong secara

tahunan.

8.4.2 Panduan melaksanakan pembersihanUntuk melaksanakan SAPU dengan jayanya sebagai satu aktiviti pembersihan

berterusan yang berkesan, langkah berikut perlu diamalkan:

Langkah 1: Pembahagian tugas pembersihanKebersihan kawasan kerja merupakan tanggungjawab bersama dan

ianya perlu dibahagikan mengikut zon yang ditetapkan seperti:

i) Mewartakan semua kawasan kebersihan (zon pembersihan)

dan mengenalpasti individu atau kumpulan yang ditugaskan

bagi kawasan tersebut (responsibility map)

Gambar 17 : Pegawai bertanggungjawab di zon masing-masing


38/71

38

ii) Mewujudkan jadual giliran (duty rosters) pembersihan di

zon pembersihan masing-masing secara harian,

mingguan atau bulanan

Langkah 2:Kenalpasti apa yang perlu dibersihkan

Tentukan peralatan atau barang-barang yang perlu dibersihkan dan

dikategorikan untuk memudahkan kerja-kerja pembersihan

Langkah 3:Kenalpasti kaedah pembersihanKerja-kerja pembersihan perlu dilakukan mengikut keperluan dan

kesesuaian tanpa mengambil masa yang lama. Peralatan dan bahan

pembersihan perlu ditentukan mengikut jenis peralatan dan barang-

barang yang perlu dibersihkan. Satu standard piawaian juga perlu

diwujudkan bagi memastikan semua pekerja melakukan kerja-kerja

pembersihan dengan lebih berkesan.

Langkah 4:Sediakan alatan dan bahan pembersihanAlatan dan bahan mencuci perlu disediakan dan disusun supaya

mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan.

Gambar 18 : Alatan Pembersihan Disusun Untuk Mudah

Diambil dan Disimpan


39/71

39

Langkah 5:Melaksanakan kerja-kerja pembersihanKerja pembersihan perlu dilaksanakan dengan mengambilkira

perkara berikut :i. Gambar sebelum aktiviti pembersihan dilaksanakan;

ii. Aktiviti pembersihan mengikut piawaian yang diwujudkan

iii. Aktiviti pembersihan meliputi pemeriksaan peralatan atau

mesin di kawasan kerja masing-masing serta melakukan

kerja-kerja penyelenggaraan kecil jika perlu

iv. Merekodkan kerosakan untuk tindakan penyelenggaraan

v. Peralatan dan mesin berada dalam keadaan yang bersih,baik dan berfungsi

vi. Gambar keadaan kawasan kerja diambil selepas aktiviti

pembersihan untuk direkodkan di carta kemajuan

Kebersihan perlu sentiasa dikekalkan dengan mengenalpasti punca

sebenar berlakunya kekotoran dengan menyoal Kenapa Ianya

Berlaku? sebanyak 5 kali kepada punca kekotoran.

Gambar 19 : Aktiviti Gotong Rotong Perdana

(Big Cleaning Day)


40/71

40

8.4.3 Pembersihan Berkala

Aktiviti pembersihan dan pemeriksaan secara berkala boleh dipraktikkan dengan

memperuntukkan selama 5 hingga 10 minit pada setiap hari sebelum atau selepas

kerja atau menggunakan sesuatu kawasan kerja atau peralatan.

Kaedah ini akan dapat mengekalkan sesuatu kawasan kerja atau peralatan dalam

sentiasa bersih dan kemas disamping mengesan kecacatan pada peralatan atau

mesin dengan lebih pantas.

Gambar 20 : Pembersihan Harian Mampu Mengesan Kerosakan Mesin Dengan

Lebih Pantas


41/71

41

8.5 S4 - SERAGAM Seiketsu)

8.5.1 Penerangan

Untuk merealisasikan amalan Seiketsu penerapan 3S yang pertama yangberterusan dapat menjamin kelancaran proses kerja yang berkesan. Peringkat ini

dapat dilaksanakan dengan cekap melalui pewujudan prosedur dan piawaian yang

sesuai. Oleh itu sebarang prosedur dan senarai semak kerja perlu dipamerkan di

setiap tempat kerja untuk memberi gambaran yang lebih jelas dan teratur.

Berikut ialah panduan untuk melaksanakannya.

i. Mewujudkan senarai semak tugasan menggunakan teknik (5W1H; (Who,

What, Where, Why, When, dan How)

ii. Mewujudkan senarai semak peraturan inventori;

iii. Mengadakan prosedur kerja pembersihan;

iv. Mengadakan Jadual Penyelenggaraan; dan

v. Bagi kawalan suis di kawasan yang tinggi, memadai dengan

menggunakan pelan susunatur lampu / kipas / penyaman udara.

Contohnya: Suis di Dewan Kuliah Utama, Dewan Besar dan lain-lain

yang berkaitan.

8.5.2 Kejayaan pelaksanaan Seiketsu diukur melalui:

Mempunyai piawaian tempat kerja yang lebih baik;

Mempunyai sistem kawalan visual yang lebih baik;

Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP);

Perkongsian maklumat mengenai piawaian yang diperlukan; dan

Penambahbaikan dari segi operasi dan aliran kerja.


42/71

42

Contoh Kawalan Visual

Gambar 21 : Tersusun Rapi Agar Mudah Digunakan

Gambar 22 : Penggunaan Kawalan Visual


43/71

43

Gambar 23 : Peraturan Mudah Untuk Diikuti dan Diamalkan Dalam Kerja Harian

8.6 S5 - SENTIASA AMAL Shitsuke)8.6.1 Penerangan

Sentiasa Amal (Shitsuke) ialah satu proses bagi memastikan kesemua 4S seperti

dijelaskan sebelum ini sentiasa dapat diamalkan dan dikekalkan secara

berterusan bagi tujuan kearah penambahbaikan. Komitmen dan disiplin serta

penyertaan semua pihak termasuk pengurusan tertinggi amat diperlukan bagi

memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan secara cekap dan berkesan.

8.6.2 Langkah-Langkah Mengekalkan Amalan 5S

i. Membina dan meneruskan program kesedaran serta aktiviti promosi

tentang kepentingan amalan 5S melalui latihan yang berterusan;

ii. Mewujudkan program pengiktirafan ke atas usaha pekerja dan pelajar;

iii. Mempamerkan program slogan dan poster 5S secara berterusan untuk

menarik minat dan penglibatan semua pihak.

iv. Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran

tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan sebagainya merupakan satu cara

untuk mendapatkan komitmen dan mengekalkan tanggungjawab

mengamalkan 5S.


44/71

44

v. Membuat pengukuran tahap pencapaian pelaksanaan aktiviti 5S dengan

menggunakan kaedah bersesuaian . Sebagai contoh senarai semak dan carta

radar;

vi. Mematuhi peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan.vii. Mematuhi panduan dan piawai yang telah ditentukan supaya budaya kerja

cemerlang itu dapat dibangunkan.

viii. Mengadakan Audit Dalaman di dalam organisasi. Audit ini adalah salah

satu elemen penting dalam menjayakan Amalan 5S. Ianya dapat memantau

piawai 5S yang sedia ada dan membuat penambahbaikan. Melalui audit ini

organisasi dapat mengukur tahap pencapaian amalan 5S.

ix. Mempamer serta mengumumkan pencapaian dan kemajuan aktiviti amalan5S berdasarkan petunjuk piawai dan prestasi di sudut 5S; dan

x. Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri kejayaan

organisasi lain dalam melaksanakan 5S. Ini akan menyuntik semangat dan

menjana idea untuk menjalankan aktiviti ini.

8.6.3 Kesan Kepada Organisasi

i. Budaya Kaizen dapat diterapkan dikalangan warga kerja dan juga pelajar

dalam menyelesaikan sesuatu masalah;

ii. Semua pekerja, pelajar dan stake holderpatuh dengan peraturan di tempat

kerja;

iii. Dapat membentuk disiplin dan semangat kerja berpasukan terutamanya

pelajar apabila tamat latihan dan berkerja di industri; dan

iv. Meningkatkan produktiviti dan efisiensi organisasi dalam suasana dan

persekitaran tempat kerja yang selesa.


45/71

45

Aktiviti-aktiviti ke Arah Usaha Mengekalkan Amalan 5S

Anugerah kecemerlangan kepadaZon Pengamalan 5S yang terbaik

Pelekat Pengamalan 5S yang cemerlang.

Contoh Amalan 5S yang baikArahan atau peringatan sepanjang

masa.

Bunting/Poster sebagai langkahpromosi yang berterusan.

Akitiviti lawatan bertujuanmendapatkan idea untuk

penambahbaikan pelaksanaan.

Gambar 24 : Usaha Ke Arah Pengekalan 5S.


46/71

46

Aktiviti-aktiviti ke Arah Usaha Mengekalkan Amalan 5S

Sudut 5S mengandungi informasidan aktiviti-aktiviti Amalan 5S.

Akitivi Amalan 5S oleh pelajar.

Keputusan audit dalamanberbentuk Radar Cart melihat

sejauhmana pencapaian Amalan 5S

Aktiviti audit dijalankan.

Gambar 25 : Rekod dan Hebahkan Segala Aktiviti Yang Dijalankan

Sentiasa Amal (Shitsuke)yang memerlukan disiplin diri kerana tanpanya agak

sukar untuk mengekalkan kebersihan, keselamatan dan standard kualiti

secara kekal. Sentiasa Amal (Seiketsu) juga membolehkan panduan dibentuk

untuk digunakan oleh semua orang dan akan membantu mendisiplinkan diri

dan seterusnya menjadikan satu amalan yang cemerlang.


47/71

47

9. PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S DI ILJTMCadangan piawaian tindakan pelaksanaan amalan 5S di ILJTM adalah berimej

korporat seperti berikut :

1. Persekitaran semua peringkat ruang pejabat, bengkel, makmal dan kelas

sentiasa berada pada tahap yang bersih, kemas dan selamat mengikut

piawaian yang ditetapkan.

2. Keseragaman perlabelan

Tidak keterlaluan dan memudahkan kecapaian semua maklumat

Tulisan (font) Arial dan di bold;

Saiz minimum tulisan (font) arial 18 (kesesuaian saiz mengikut

kategori pelabelan);

Saiz label : panjang x lebar minimum 1cm x 1cm;

Warna pelabelan (diperuntukan dalam garis panduan hitam

putih adalah digalakkan dan laminate bagi yang bersesuaian); dan

Material adalah bersesuaian.

3. Keseragaman warna penandaan;4. Keseragaman material; dan

5. Pastikan berimej korporat elakkan persepsi persekitaraan taska atau tadika)

9.1 Bengkel, makm al dan bilik kuliah

9.1.1 Lantai

i. Lantai tidak berminyak, tidak berdebu, tidak basah, dan bersih dari

sebarang kekotoran;

ii. Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-

sudut atau di bawah peralatan dan perabot;

iii. Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang

berpotensi mengancam keselamatan pekerja/pelajar; dan

iv. Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.


48/71

48

9.1.2 Susun Atur bengkel, makmal dan bilik kuliah

i. Semua perabot dan peralatan tersusun kemas, berkeadaaan baik

serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja/pelajar;

ii. Kreativiti menyusun ruang pejabat, bengkel, makmal dan bilik kuliah

adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih

selesa dan ceria serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan;

dan

iii. Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses

sesuatu kerja. Contohnya: peralatan tangan diletakkan berhampiran

work stationpelajar

9.1.3 Peralatan Latihan

i. Semua peralatan sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh

digunakan dengan selamat;

ii. Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak

menghalang pergerakan proses kerja;

iii. Peralatan latihan sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan

disusun supaya kelihatan kemas;

iv. Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,

berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan

jangka hayat mesin;

v. Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin

terutamanya bahan yang berbentuk cecair;

vi. Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian

yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;

vii. Pastikan setiap mesin mempunyai standard pengoperasian (StandardOperating Procedure - SOP)

viii. Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut

kesesuaian;


49/71

49

ix. Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan

isu kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih)

dan diasingkan;

x. Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaikiatau dilupuskan;

xi. Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan

mesin

9.2 Stor Rujukan:PP Bil.5 Tahun 2009 TPS)

9.2.1 Dalam stor dan simpanan barang

i. Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;

ii. Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada sampah atau barang-barang

yang tidak diperlukan;

iii. Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang

kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor;

iv. Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk DuluKeluar Dulu (MDKD/FIFO);

v. Penggunaan ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan

barang seperti bahan kimia, alat ganti dan sebagainya

vi. Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/

komponen barangan (mengikut Tatacara Pengurusan Stor);

vii. Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis;

viii. Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dansebagainya hendaklah kekal penyimpanannya serta hendaklah

dilabel supaya mudah dikenalpasti;

ix. Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang

sama;

x. Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam

bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi

hendaklah disusun dengan kemas;


50/71

50

xi. Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan

yang masih boleh digunakan;

xii. Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat

yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;xiii. Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.

xiv. Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam

stor;

xv. Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan

berfungsi (contoh: tangga dan troli);

xvi. Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada

peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan danpenyelenggaraan stor tetapi melambangkan imej korporat;

xvii. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat

yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;

9.3 Ruang Pejabat9.3.1 Lantai

i. Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang

kekotoran;

ii. Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-

sudut atau di bawah peralatan perabot dan perhiasan;

iii. Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang

berpotensi mengancam keselamatan pekerja; dan

iv. Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.

9.3.2 Peralatan Pejabat

i. Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh

digunakan dengan selamat;

ii. Cermin tingkap sentiasa dilap dan tidak berhabuk, manakala yang

pecah segera diganti;


51/71

51

iii. Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan

disusun supaya kelihatan kemas;

iv. Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan

isu kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih)dan diasingkan; dan

v. Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan

mengikut kesesuaian

9.3.3 Susun Atur Peralatan Pejabat

i. Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan

baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;

ii. Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya

dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat

serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan

iii. Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses

sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran

dengan work station pegawai.

9.3.4 Susunan Fail

i. Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;

ii. Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian

dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail);

9.3.5 Hiasan Dalaman

i. Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat

diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan

dan kesihatan pekerja;

ii. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari

segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi,

piagam pelanggan, dasar kualiti dsb);


52/71

52

iii. Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan

bersih serta ada penyelenggaraan berkala;

iv. Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;

v. Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup didalam kuantiti yang tidak keterlaluan;

vi. Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium

dalam ruang pejabat perlu sentiasa diselenggara dan berfungsi

dengan baik;

vii. Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan

sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan

pemandangan;viii. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan

pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

9.3.6 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan

i. Tanda nama Bahagian/Unit yang berkaitan dengan aktiviti

pentadbiran perlu dipamerkan di ruang yang sesuai supayamemudahkan urusan pekerja;

ii. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang

berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM

LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang terbabit;

9.4 Ruang kerja / Bilik Pegawai9.4.1 Lantai

i. Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang

kekotoran; dan

ii. Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas

lantai di sekitar ruang kerja.


53/71

53

9.4.2 Meja (Di atas Meja)

i. Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja dilabelkan

masuk/keluar/dalam tindakan;

ii. Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang

munasabah; dan

iii. Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak

termasuk self-ink rubber stamp).

iv. Meletakkan fail meja pegawai/pekeliling;

v. Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada satu

tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat).

Fail-fail tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada

setiap masa; dan

vi. Hiasan peribadi perlu diminimakan kepada kawasan sebesar saiz A4.

9.4.3 Meja (Di bawah/Tepi meja)

i. Bagi peralatan yang mudah dialihkan seperti bakul sampah, perlu

mempunyai parkir yang berlabel bakul sampah terletak di

bawahnya bagi memastikan ianya diletakkan kembali ke lokasi

berkenaan; dan

ii. Sediakan satu (1) ruang khas berparkir untuk meletak sepasang

kasut dan sepasang selipar (optional);

9.4.4 Laci Meja

i. Cadangan pembahagian ruang laci adalah seperti berikut:

Laci 1 dan 2 urusan rasmi dan Laci 3 urusan peribadi (dilabelkan di

penjuru atas sebelah kiri menggunakan warna hitam putih bersaiz 18

Arial).

ii. Dalam laci rasmi, hendaklah diwujudkan petak-petak alatan

mengikut kesesuaian bagi mengisi alat tulis;


54/71

54

iii. Barang-barang peribadi perlu diletakkan di dalam laci peribadi dan

disusun kemas; dan

iv. Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang

yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak bolehbercampur.

9.4.5 Dinding/partition pegawai

i. Dokumen yang perlu dipamerkan di dinding atau partition pegawai

adalah

a. Tanda Nama Penuh;

b. Jawatan;

c. Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-7); (jika berkenaan)

d. Jadual pengajaranjika berkenaan

ii. Pastikan tiada pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) di laluan

sepanjangpartition;

9.4.6 Kerusi

i. Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak

digunakan;

ii. Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas

di dalam almari atau disangkut dengan kemas di belakang kerusi;

dan

iii. Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak

bergoyang, selesa dan bersih.

9.4.7 Komputer dan pencetak

i. Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa

tidak berhabuk dan sedia untuk diguna; dan

ii. Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down)


55/71

55

iii. CPU danpedestal bergerak perlu di tempatkan di bawah meja atau di

sisi meja; dan

iv. Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan

menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cabelcasing/conduit dan ianya hendaklah dipasang secara bersesiku dan

tersorok;

9.4.8 Bilik Pegawai

i. Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah

juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;

ii. Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee

table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;

iii. Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi

kuantiti; dan

iv. Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan

teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.

9.4.9 Pelabelan dan pemakiran (Parking Lot)

i. Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih hendaklahdisediakan parkir yang bersesuaian pada tempat ianya disimpan;

ii. Setiap parkir hendaklah dilabelkan dengan nama alatan berkenaan;

dan

iii. Pelabelan dan juga pemakiran alatan perlu terselindung (contoh:bakul sampah label dan pemakiran terletak di bawah tapak bakul

sampah dengan saiz pelabelan dan pemakiran yang seragam).

9.4.10 Bilik Pencetakan/Dokumentasi

i. Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat

lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada, sila

pastikan ia dibaiki dengan cepat;


56/71

56

ii. Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu

dilabelkan dengan nama alatan;

iii. Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh

dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiraniv. Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak

kitar semula dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai;

9.4.11 Mesin dan Peralatan

i. Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak

menghalang pergerakan proses kerja;

ii. Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,

berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan

jangka hayat mesin;

iii. Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin

terutamanya bahan yang berbentuk cecair;

iv. Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian

yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;v. Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut

kesesuaian;

vi. Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki

atau dilupuskan;

vii. Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan

mesin; dan

viii. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantikbagi menguruskan kebersihan di lokasi tersebut (nama pegawai dan

nombor telefon).

9.5 Tempat UmumRuang Umum/Kaunter/Lobi Utama merupakan ruang yang perlu

dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa


57/71

57

dikunjungi pelanggan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan

untuk menjamin keselesaan pelanggan:

9.5.1 Lobi Utama

i. Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas,

tidak berhabuk dan teratur;

ii. Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik

dan boleh digunakan dengan sempurna;

iii. Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti,

Maklumat Korporat atau berita-berita yang bersesuaian untuk

disampaikan kepada pekerja dan pelanggan serta perlu sentiasa

dikemaskini;

iv. Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripada sebarang

peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam

api;

v. Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian;

vi. Pastikan laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran

dan bau yang tidak menyenangkan; dan

vii. Penyambut tetamu hendaklah sentiasa ada bertugas di kaunter Lobi

Utama dan mengamalkan layanan mesra pelanggan.

9.5.2 Ruang Menunggu Tetamu

i. Pastikan peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur dan

boleh digunakan dengan baik;

ii. Sentiasa memastikan kawasan sekitar bersih, tidak berhabuk, kemas

dan menyenangkan tetamu;

iii. Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi,

informatif dan efektif; dan

iv. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi menguruskan kebersihan

bilik (nama pegawai dan nombor telefon).


58/71

58

9.5.3 Papan Notis / Papan Kenyataan

i. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi menguruskan kawasan ini

(nama pegawai dan nombor telefon);

ii. Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notisatau papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam

keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

iii. Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;

iv. Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti,

berimej korporat, kemas dan teratur; dan

v. Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah

digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.

9.5.4 Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan

i. Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu

masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in

board);

ii. Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada

kekotoran;

iii. Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan

dengan baik;

iv. Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan

disusun kemas ketika tidak digunakan;

v. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

vi. Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu

ada penyelenggaraan yang berkala;

vii. White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat

selesai;

viii. Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam

diletakkan di tempat yang disediakan;

ix. Pastikan terdapat bakul sampah di dalam bilik mesyuarat/bilikperbincangan


59/71

59

x. Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;

xi. Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projector, mikrofon

danpower supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.

xii. Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan; danxiii. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan di lokasi tersebut (nama pegawai dan

nombor telefon).

9.5.5 Perpustakaan/Pusat Sumber

i. Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan;

ii. Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk

diambil/dicapai/dicari (seperti rak/ tanda/label/abjad/bahan) bila

diperlukan;

iii. Meja-meja dan peralatan mesti bersih dan tidak berhabuk, dalam

keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;

iv. Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang

disediakan mencukupi, informatif dan efektif;v. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan

vi. Sistem kaunter yang berorientasikan pelanggan.

9.5.6 Surau/Bilik Solat

i. Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik

Solat;

ii. Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan berfungsi;

iii. Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling dengan jelas;

iv. Pastikan terdapat cermin muka, bakul sampah dan jam dinding;

v. Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;

vi. Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;

vii. Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa

bersih;


60/71

60

viii. Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau

digantung dengan kemas;

ix. Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam

almari/kabinet/rak yang disediakan;x. Penggunaan pewangi (air freshner) digalakkan untuk mendapatkan

suasana yang sentiasa segar;

xi. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik


nombor telefon).

9.5.7 Pantri

i. Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;

ii. Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur

setelah digunakan;

iii. Kerusi hendaklah dinomborkan mengikut bilangan;

iv. Kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu

dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional);v. Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki

selepas digunakan;

vi. Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;

vii. Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;

viii. Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;

ix. Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas

daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bauyang tidak menyenangkan;

x. Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau

yang tidak menyenangkan;

xi. Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan;

xii. Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual

tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang

berkaitan; dan


61/71

61

xiii. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan di lokasi berkenaan (nama pegawai

dan nombor telefon).

9.5.8 Dewan Makan

i. Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;

ii. Peralatan/kemudahan yang disediakan kepada pelanggan sentiasa

bersih dan tidak berhabuk;

iii. Peralatan yang disediakan mencukupi dan dalam keadaan sempurna

serta boleh digunakan dengan selamat;

iv. Penyediaan makanan kepada pelanggan bersih, kemas, teratur serta

memenuhi kriteria dari Kementerian Kesihatan Malaysia dan

menitikberatkan ciri-ciri keselamatan dan kesihatan;

v. Jagaan/kawalan persekitaran (lantai, meja, kerusi, pinggan, cawan

gelas, sajian dan sebagainya) yang bersih, tidak berdebu dan

memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan;

vi. Kaunter sentiasa yang bersih dan selesa untuk pelanggan;vii. Sinki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, tiada sisa

makanan dan sabun disediakan;

viii. Maklumat-maklumat yang ingin disampaikan kepada pekerja /

pelanggan boleh diletakkan di Papan Kenyataan di tempat yang

sesuai;

ix. Peniaga dan pelanggan dilarang merokok di sekitar kafeteria; dan

x. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakanmencukupi, informatif dan efektif

9.5.9 Dewan Serbaguna dan Auditorium

i. Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran

serta sampah;


62/71

62

ii. Peralatan/kemudahan adalah sesuai dan boleh digunakan dengan

selamat;

iii. Kemudahan seperti kerusi penonton sentiasa bersih dan memuaskan

keadaanya;iv. Lampu di dalam auditorium berfungsi dengan baik;

v. Penggunaan kawasan operasi dan peralatan/kemudahan yang

memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan;

vi. Persekitaran bersih, kemas, teratur, tidak berhabuk dan sentiasa

dalam terkawal; dan

vii. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan

mencukupi, informatif dan efektif.

9.5.10 Laluan Utama/ Laluan Awam

i. Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang

laluan;

ii. Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika

ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidakmenghalang laluan;

iii. Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/umum hendaklah

disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;

iv. Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan

v. Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa

diselenggara dan dikemaskini maklumatnya

9.5.11 Tandas/Tandas OKU

i. Setiap pintu tandas (cubical), sinki dan paip air hendaklah ditanda

dengan nombor bilangannya;

ii. Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;

iii. Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles

dan pintu utama;


63/71

63

iv. Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang;

v. Semua lampu berfungsi dengan baik;

vi. Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan

penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih;vii. Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan

selamat;

viii. Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing

system berfungsi dengan sempurna;

ix. Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan

sempurna;

x. Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsidengan sempurna;

xi. Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;

xii. Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan tidak berlaku floor

trap yang tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik;

xiii. Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan

sentiasa ada sabun;

xiv. Tisu sentiasa ada di dalam tandas;

xv. Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas;

xvi. Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan

di dalam bilik air;

xvii. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik


nombor telefon).

9.6 Keselamatan dan Kebersihan9.6.1 Keselamatan persekitaran

i. Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan

yang tidak diperlukan;

ii. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup

dan tidak dihalang;


64/71

64

iii. Pendawaian tambahan tidak dilakukan tanpa kebenaran;

iv. Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali

pantri;

v. Tiada pasu bunga (bunga hidup/hiasan) di laluan sepanjangpartition;vi. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas;

vii. Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi;

viii. Peralatan-peralatan rosak dilapor dan diselenggarakan dengan

segera;

ix. Prosedur dan latihan pengungsian/pengosongan bangunan (fire-drill)

hendaklah dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan; dan

x. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

9.6.2 Keselamatan dan Kebersihan bengkel, makmal dan bilik kuliah

i. Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:

Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba;

Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan

Digantung pada bracketyang dipasang di dinding dan berparkir;ii. Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: sistem water sprinkler dan

hose reel) berfungsi dengan baik dan pemeriksaan/penyelenggaraan

dilakukan secara berkala;

iii. Pencahayaan yang mencukupi;

iv. Sistem hawa dingin berfungsi dengan baik;

v. Emergency Lightdalam keadaan berfungsi;

vi. Pest controlhendaklah dilaksanakan secara berjadual;vii. Tanda amaran seperti Dilarang Merokok dan Mudah Terbakar

dipamerkan dengan jelas;

viii. Peralatan mudah alih seperti tangga, troli dan sebagainya hendaklah

diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir;

ix. Pastikan lampu dan plug elektrik berfungsi dan dilabelkan mengikut

kesesuaian;


65/71

65

x. Tanda-tanda keselamatan seperti tanda EXIT, PINTU RINTANGAN

API tidak boleh diubah atau ditampal dengan apa-apa perkara yang

melindunginya; dan

xi. Pendawaian elektrik, telefon dan rangkaian komputer sentiasa dalamkeadaan baik, sempurna, teratur, tidak berserabut dan selamat.

10. PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S

Aktiviti sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal sepatutnya menunjukkan

peningkatan kemajuan dalam pergerakkan 5S. Oleh itu, penilaian perlu dibuat

bagi memastikan setiap bahagian dalam sesebuah organisasi mengetahui

kekuatan yang ada dan membuat penambahbaikan secara berterusan.

Audit dalaman 5S merupakan kaedah yang terbaik untuk membuat penilaian

kendiri 5S. Audit ini perlu dijadualkan secara berkala secara bulanan atau

mingguan dan ianya boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang dikenalpasti

supaya mewujudkan persaingan yang sihat dalam organisasi.

10.1 Tujuan auditAudit dalaman 5S diadakan bertujuan untuk :

i. Mendapatkan maklumat berkenaan status pelaksanaan amalan 5S

berbanding dengan keperluan sebenar;

ii. Mendapatkan maklumat berkenaan kekuatan dan kelemahan amalan

5S untuk bahagian yang diaudit;

iii. Hasil daripada audit Amalan 5S akan digunakan sebagai asas untuk

cadangan penambahbaikkan serta pindaan terhadap sistem

pengurusan kualiti institut;

iv. Digunakan sebagai faktor motivasi untuk melaksanakan

penambahbaikan secara berterusan (KAIZEN) serta meningkat dan

menggalakkan aktiviti-aktiviti kreativiti dan inovasi;


66/71

66

v. Sebagai medium komunikasi bagi menyampaikan keperluan-

keperluan Amalan 5S kepada semua di tempat kerja;

vi. Memastikan aktiviti 5S dijalankan secara berterusan untuk

memupuk kesedaran dan menjadikannya sebagai satu budaya ditempat kerja.

10.2 Tatacara Audit Dalaman10.2.1 Lantikan Juruaudit

Juruaudit dilantik oleh Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S Institut dan

menggangotai Jawatankuasa Kecil Audit Amalan 5S Institut. Jawatankuasa ini

bertanggungjawab untuk :

i. Merancang dan mengendalikan audit dalaman 5S sebanyak 2 kali

setahun;

ii. Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan tindakan

pembetulan diambil dengan memberi cadangan penambahbaikan;

iii. Lakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu;iv. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa pemandu

amalan 5S peringkat institut;

v. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan

pelaksanaan audit;

vi. Memastikan aktiviti 5S dijalankan secara sistematik dan berterusan.

10.2.2 Latihan audit amalan 5S

Tujuan latihan adalah untuk menyebarkan kaedah amalan 5S dan melatih

kumpulan juruaudit melaksanakan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan

dalam proses pengauditan.


67/71

67

10.2.3 Senarai semak / kriteria audit

Senarai semak perlu disediakan mengikut keperluan zon pelaksanaan auditseperti bengkel, bilik kuliah, makmal, bilik pengajar, ruang pejabat dan tempat-

tempat umum.

Senarai semak perlu didokumenkan sebagai borang audit yang digunakan semasa

proses pengauditan oleh semua juruaudit.

10.2.4 Proses audit

Proses audit perlu dirancang dan dijadualkan mengikut kesesuaian masa.

Perancangan audit perlu dimaklumkan kepada semua zon.

10.2.5 Analisa keputusan audit

Keputusan audit perlu dianalisa dan dibentangkan kepada Jawatankuasa

Pemandu Amalan 5S. Keputusan audit juga boleh dipaparkan pada sudut 5S di

setiap zon untuk makluman warga organisasi berhubung dengan prestasi

pelaksanaan amalan 5S di zon masing-masing.

Keputusan audit ini secara tidak langsung akan mewujudkan persaingan yang

sihat di antara zon dan menimbulkan rasa bangga pada kumpulan yang terbabit.

Penilaian dan persaingan ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang boleh

ditawarkan secara bulanan pada setiap kumpulan yang berjaya dalam pelbagai

kategori contohnya susun atur bengkel terbaik.


68/71

68

11. PENUTUPAmalan 5S amat mudah difahami oleh individu kerana ianya hanya memerlukan

pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen yang tinggi daripada

warga sesebuah organisasi yang menlaksanakannya. Amalan ini boleh

dilaksanakan di semua organisasi tanpa mengira jenis perkhidmatan yang

diberikan.

Selain daripada dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan

selamat, amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan

dapat meningkatkan rasa tanggungjawab serta sayang kepada organisasi.

Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan semua

warga organisasi menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S. Ianya

perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan prestasi penyampaian

perkhidmatan organisasi yang cemerlang.

Secara keseluruhan, kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan persekitaran

berkualiti akan menjadikan ILJTM sebagai sebuah organisasi yang bukan hanya

mampu melahirkan tenaga mahir yang berdaya saing tetapi juga mempunyai

persekitaran tempat kerja yang bersih, tersusun dan bersistematik serta selamat.

Amalan 5S juga akan membentuk budaya dan sikap yang positif di kalangan

pelajar ILJTM. Graduan yang dikeluarkan oleh ILJTM tidak hanya mempunyai

kemahiran dan pengetahuan yang tinggi tetapi juga dilengkapi dengan sahsiah

dan disiplin yang baik kesan daripada budaya yang diserapkan dalam

melaksanakan aktiviti 5S. Situasi ini akan meletakkan graduan ILJTM sebagai

pilihan utama oleh pihak indutri kerana mempunyai pakej yang lengkap iaitu

berkemahiran, berpengetahuan dan mempunyai personaliti yang cemerlang.


69/71

69

Melalui Amalan 5S, warga ILJTM akan membina disiplin dan etika kerja yang

baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang lebih tinggi, hasil kerja berkualiti,

memupuk semangat berpasukan dan semangat tolong-menolong yang tinggi.

Persekitaran kerja yang selesa dan selamat membantu melancarkan lagi prosespengajaran dan pembelajaran dimana keadaan ini juga akan menyumbang kepada

penghasilan pelajar yang berkualiti.


70/71

69

Lampiran A

CARTA KEMAJUAN 5S

SEBELUMAMALAN

BAIK

AMALAN

BURUK

CADANGAN

PENAMBAHBAIKANPERKEMBANGAN KEMAJUAN CATATAN

TARIKH : TARIKH : TARIKH : TARIKH : TARIKH :

PROGRES (%): PROGRES (%): PROGRES (%): PROGRES (%):





S01-02 Pindaan: 1 Tarikh Kuatkuasa: Dec 2011


71/71

Lampiran B

Senarai Semak Kandungan Fail Induk/ Pelaksana / Zon / Jkuasa Promosi, Auditdan Latihan

Kandungan FailIn P

aa

Lh

t

Pomo Zn

Pengenalan

Carta Organisasi

Polisi, Visi, Misi dan Objektif

Logo 5S

Senarai Zon / Sub-zon

Pelan Lantai Zon

Carta Perbatuan

Surat lantikan JK Kecil

Minit Mesyuarat

Piawaian Tindakan Pelaksanaan Amalan 5S

Kriteria Audit dalaman

Aktiviti Unit Promosi

Aktiviti Unit Latihan

Aktiviti Unit Audit

Impak Pelaksanaan.

manual 5s di bengkel

Documents