Aplikasi 5S dalam pengurusan fail

-Mengapa perlu ada sistem fail?

-Faedah sistem fail

embemb

Mengapa perlu ada sistem Mengapa perlu ada sistem failfail

Proses pengkelasan, penyusunan, Proses pengkelasan, penyusunan, penyimpanan, pengawalan fail secara penyimpanan, pengawalan fail secara sistematik untuk tujuan memudahkan sistematik untuk tujuan memudahkan pengesanan apabila diperlukan.pengesanan apabila diperlukan.

embemb

Faedah Sistem Fail Yang Faedah Sistem Fail Yang BaikBaik

Sistem fail yang baik akan membolehkan Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan pengeluaran fail dengan pengesanan dan pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran fail segera, segera. Dengan pengeluaran fail segera, sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan cepat serta tindakan dapat diambil dengan cepat serta tindakan dapat diambil dengan segera. segera. Keadaan ini dapat meningkatkan Keadaan ini dapat meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan kepuasan kepada pelanggan (luar dan dalam).kepada pelanggan (luar dan dalam).

embemb

Pengurusan FailPengurusan Fail

Buka failBuka fail

Tutup failTutup fail

Susunan fail Susunan fail

Pegerakan failPegerakan fail

embemb

Buka failBuka fail

Rujuk kategori/kod dalam buku/manual Rujuk kategori/kod dalam buku/manual kod fail organisasikod fail organisasi

Labelkan mengikut kategori/kod pada fail Labelkan mengikut kategori/kod pada fail dimuka hadapan dan ditulang faildimuka hadapan dan ditulang fail

Labelkan juga menggunakan nombor yang Labelkan juga menggunakan nombor yang lebih kecillebih kecil

embemb

Contoh fail yang dibukaContoh fail yang dibuka

embemb

Nombor rujukan fail dan perkara dilabelkan di muka hadapan dan tulang fail

A.L4.1

Nombor dan abjad digunakan untuk menentukan tempat fail disimpan

embemb

Contoh fail yang dibukaContoh fail yang dibuka

Nombor/bilangan kandungan dilekatkan sedikit terkeluar daripada surat/dokumen

Contoh fail yang dibukaContoh fail yang dibuka

embemb

Nombor rujukan fail dan perkara dilabelkan di muka hadapan dan tulang fail

Nombor dan abjad digunakan untuk menentukan tempat fail disimpan

embemb

Tutup failTutup fail

Tutup fail apabila ia mencapai 100 Tutup fail apabila ia mencapai 100 kandungan atau setebal 2.5cm (mana-kandungan atau setebal 2.5cm (mana-mana terdahulu)mana terdahulu)

Fail yang ditutup perlulah dipalang Fail yang ditutup perlulah dipalang menggunakan dakwat merah dan ditulis menggunakan dakwat merah dan ditulis ‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’

Fail yang telah ditutup bolehlah disimpan Fail yang telah ditutup bolehlah disimpan di rak fail lain.di rak fail lain.

Contoh fail yang ditutupContoh fail yang ditutup

embemb

Susunan FailSusunan Fail

Teknik 1: Nombor/AbjadTeknik 1: Nombor/Abjad

Teknik 2: Visual – warnaTeknik 2: Visual – warna

- corak- corak

embemb

Rak dinomborkan untuk memudahkan/mencepat

kan carian fail

Contoh susunan fail di rak

embemb

Keterangan mengenai fail diletakkan ditepi rak

Contoh susunan fail dalam almari

embemb

Fail dilabelkan menggunakan warna yang berbeza untuk pelbagai kategori/unit dalam satu-satu jabatan

Keterangan mengenai warna

fail diletakkan diluar almari