PEROLE

HAN DAN

PENGURUSAN M

ESIN

STE 3

602KEMAHIR

AN MANIP

ULATI

F II

ROSEHAN B

HASHIM

DAN NORHAY

AT B

MARZUKI

OBJEKTIF

• Memahami prosedur penerimaan barang-barang dari pembekal

• Mengenalpasti prosedur penyimpanan, kawalan stok dan inventori

• Membanding beza penggunaan borang-borang dalam pengurusan harta, modal, inventori dan stok bekalan peralatan pejabat

• Analisis carta aliran pelupusan harta kerajaan

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL 5 TAHUN 2004

ARAHAN PERBENDAHARAAN 41 ADA 2 BAHAGIANPanduan Penggunaan Penjenisan Kod dan

Perbelanjaan

Kod dibahagikan kepada 4 peringkat1. Objek Am – Suatu kumpulan objek sebagai

perbelanjaan atau hasil2. Objek Sebagai – Sesuatu jenis perbelanjaan

atau hasil yang dijeniskan di bawah objek am3. Objek Kumpulan Lanjut – Suatu kumpulan

objek-objek lanjut4. Objek lanjut – Suatu jenis perbelanjaan atau

hasil yang dijeniskan di bawah suatu Objek Kumpulan Lanjut.

10000 – Emolumen yang hanya untuk jawatan tetap sahaja

29300 – Bayaran kepada pekerja kontrak, sambilan dan sepenuh masa yang tidak menyandang jawatan-jawatan tetap sahaja

21000 – Perbelanjaan Perjalanan dan Sara Hidup dihadkan untuk perbelanjaan bagi kakitangan perkhidmatan awam sahaja.(tidak termasuk pengangkutan orang awam)

13000 - Sumbangan Berkanun Untuk Kakitangan

14000 - Objek Sebagai untuk bayaran lebih masa

15000 - Faedah- kewangan yang lain

20000 - Perkhidmatan dan bekalan

22000 - Pengangkutan Barang-barang

23000 - Perhubungan dan Utiliti

24000 - Sewaan

25000 - Bahan makanan dan minuman

26000 - Bekalan Bahan Mentah dan Bahan-bahan Untuk Penyelenggaraan dan Pembaikan

27000 - Bekalan dan Bahan-bahan Lain

28000 - Penyelenggaraan dan Pembaikan Kecil Yang Dibeli

29000 - Perkhidmatan Ikhtisas dan Lain-lain Perkhidmatan Yang Dibeli

30000 – Aset

32000 – Bangunan dan Pembaikan Bangunan

33000 – Kemudahan dan Pembaikan Kemudahan

34000 – Kenderaan dan Jentera

35000 – Harta Modal – harta modal Yang lain

36000 – Binatang, Pokok dan Benih

Perolehan

Penyimpanan, Kawalan stok dan

inventori

PEROLEHAN DAN PENGURUSAN MESIN, PERALATAN DAN BAHAN

•Prosedur Perolehan•Pembelian

•Merekod penerimaan barang

•Verifikasi stok

•Pengiraan Stok•Pelupusan

•Penyenggaraan

Pengurusan

Pembelian

Kerja

• Pesanan Terus• Bekalan/Perkhidmatan• <Perbelanjaan Tahunan tidak melebihi RM 50,000.00 mana-mana syarikat dengan hargaberpatutan

• <RM 20,000.00 – pembekal berdaftardgn Pusat Khidmat Kontraktor & Kelas F• > RM 20 K - <100,000 • Perolehan secara pusingan/undian/sebutharga

Sebutharga

Kerja

• Bekalan/Perkhidmatan• <RM 50,000.00 - <200,000.

• < RM 20,000.00 – RM 200,000 Kontraktor berdaftar PKK• RM 20,000.00 – RM200,000.Kerja kecil , undian/pusinganKontraktor kelas F berdaftar PKK

Tender

Rekod Penerimaan

Barang

• Perolehan • <RM 200,000.00 pengecualian peraturan Kelulusan Kem. Kew

• KEW PA2, KEW PA2 A – Daftar Harta Modal• KEW PA 3 – Daftar Inventori • KEW PA 4 Daftar Stok Bekalan Pejabat• KEW PA 6 Daftar PergerakanHarta Modal dan Inventori

SAMBUNGAN KAEDAH MEMBUAT PEMBELIAN

AMAUN PEROLEHAN TINDAKAN

TIDAK MELEBIHI RM 500

Gunakan Panjar Wang Runcit

Kurang RM 50,000 setahun

Pembelian runcit melalui pembekal tidak berdaftar dgn Kem. Kew.

Melebihi RM 10,000 dan kurang RM 50,000

Pembelian runcit daripada pembekal yang berdaftar dgn Kem. Kew.

KAEDAH MEMBUAT PEMBELIAN

AMAUN PEROLEHAN

TINDAKAN

Pembelian RM 20,000 hingga RM 50,000 setahun

Mempelawa sebut harga sekurang-kurang drpd 5 pembekal berdaftar

Pembelian melebihi RM 50,000

Tender Terbuka

JAWATAN KUASA PEMBELIAN MELALUI PESANAN TEMPATAN

AHLI PERANAN TUGAS

Pengetua/

Guru Besar

Pengerusi • Memberi anggaran peruntukan mengikut pecahan kepala & unit

• Pecahan Kepala

• OS 21,000, 0S 27000

• OS 32,000

• Unit

• Bidang KHSR

SAMBUNGAN JAWATAN KUASA PEMBELIAN MELALUI PESANAN TEMPATAN

AHLI PERANAN TUGAS

Guru Penolong Kanan, Guru Kanan mata pelajaran atau Guru Panitia.

AJK Mengadakan perbincangan dgn guru KBSM/KHSR tentang perancangan pembelian berdasarkan stok semasa utk diserahkan kepada pengerusi utk membuat keputusan

PROSES PEROLEHAN/PEMBELIAN MELALUI SEBUT HARGA

Menyediakan spesifikasi alat dan bahan

Mendapatkan sebut harga (quotation)

Jawatankuasa sebut harga memilih pembekal

Membuat Pesanan

Menerima bahan/alatan dan nota hantaran

Menenerima invois dan menandatangani Sekiranya

berpuashati dgn barangan yang dihantar

Merekod ke dlm stok/Inventori/Kad-kad stok

Invois dicop dgn mencatatkan nombor muka surat dan nombor buku stok

Menyerahkan Invois kpd Kerani Kewangan

PENDAFTARAN ASET

A. KAD HARTA MODAL (KEW. PA 2 & KEW PA-2A) DAN KEW. PA-4

B. DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-3) DAN KEW. PA-5)

TATA CARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) BAGI MENGURUSKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI MELIPUTI:

BAB A : Penerimaan

BAB B : Pendaftaran

BAB C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

BAB D : Penyelenggaraan

BAB E : Pelupusan

BAB F : Kehilangan dan Hapus kira

ASET Bermaksud harta benda

kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan kerajaan yang dibeli dengan wang kerajaan, yang diterima melalui peroses perundangan

ASET ALIH

Bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat kesatu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan

KUMPULAN ASET ALIH

Terbahagi 2 kumpulan iaitu:

1. HARTA MODAL – aset alih yang perolehan asalnya RM 1000.00 dan keatas setiap satu dan memerlukan penyelenggaraan secara berjadual

2. INVENTORI – aset alih yang harga asalnya kurang RM 1000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan

Daftar Harta modal

• KEW. PA-2

•KEW. PA-2A (BAHAGIAN B)

•KEW. PA-4

•KEW. PA-6

•KEW. PA-7

•KEW. PA-8

Daftar Inventori

• KEW. PA-3

•KEW. PA-5

•KEW. PA-6

•KEW. PA-7

•KEW. PA-8

KEW PA4

Daftar Stok Bekalan Pejabat

• Semua barang seperti alat tulis, serta alat kelengkapan pejabat yang rendah nilainya dan tidak ekonomik• Daftar dalam bentuk buku• Butir yang direkodkan:a.Jenisb.Unit Pengukuranc.Bilangand.No. Pesanan

KEW PA6

Daftar Pergerakan Harta Modal & Inventori

• Bertujuan merekod pergerakan sebarang harta modal atau inventori

•Butir yang perlu direkodkan ialah: a. Jenis b. Jenama c. No. Siri pembuat d. No. Siri pendaftaran e. Bilangan

PENGELUARAN BARANGSISTEM MDKD/FIFO• Ketua Jabatan mengeluarkan surat hendaklah

dicatat dalam Kad Petak dan Kad Stok dengan kadar segera supaya baki sentiasa dikemaskini

• Pemohon hendaklah menunjukkan borang permintaan dan pastikan borang permohonan dikembalikan

• Baucer pengeluaran Barang (Kew 300A1) digunakan bagi semua pesanan barang

• Peminjaman sementara didaftarkan dalam daftar pinjaman (KEW 300B)

VERIFIKASI STOKTUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOK• Lawatan mengejut berasaskan kpd verifikasi

stko fiskal yang disediakan

• Mengira stok dan mencacat baki fiskal dihadapan penyelenggara stor

• Ditandatangani jika angka-angka didapati sama

• Laporan pemeriksaan ( KEW.PA17)

OBJEKTIF VERIFIKASI STOK• Mengesahkan ketetapan rekod bagi

menentukan jumlah stok fizikal barang adalah sama dengan baki yang tercatat dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

• Mengenalpasti segala kekurangan dan kelebihan dan kelebihan dalam pengurusan stok

• Mengenal stok yang tidak boleh diguna, rosak,dan usang serta mengesyorkan tindakan wajar ke atas stok tersebut

• Mengesan kemungkinan berlaku penipuan, kehilangan dan kecurian

• Menentukan aktiviti pengurusan stor berjalan lancar dan teratur

PENKELASAN BARANG-BARANG

Tidak menarik – verifikasi tiap-tiap 2 tahun sekali

Menarik – verifikasi setiap tahun

Sangat Menarik – tidak kurang dari 2 kali setahun

Pelupusan Barang

a) “ PENGIRAAN STOK”

Tanggungjawab penjaga stor

Rancangan pusingan pengiraan stok

Lebihan dan Kekurangan

Lebihan dan kekurangan

Barang tidak melebihi RM 100 bagi setiap satu dan tidak melebihi RM5000

o Pengetua lantik 2 orang Pegawai Pemeriksa

o Borang Kew 300

o Barang tidak melebihi RM 10,000 bagi setiap satu atau RM 300,000 keseluruhan

o Barang RM 10,000 bagi setiap satu atau tidak melebihi RM 300,000 keseluruhan

Prosedur Pelupusan

Syarat pelupusan1.RM 100 bagi setiap barang dan RM 5,000 - Peg. Pengawal JPTeknikal dan JPN

2.<RM 10,000 setiap barang dan RM 300,000 - Peg. Pengawal KPM dan KSU

3.>RM 10,000 setiap barang dan RM 300,000 - Perbendaharaan Malaysia

Cara pelupusan barang

• Jualan lelong

• Jualan melalui tender

• Secara tukar beli

• Pindahan

SEKIANTERIMA KASIH

Tutor :Rosehan b. Hashim

Lecturer:Norhayat B Marzuki

Learning Centre :Universiti Putra Malaysia

Semester Year :Semester 01 2011/12