lpj advokasi-buku conference-kajian partisipasi lanjutan-website

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PROGRAM

HPEQ STUDENTS 2012

ANALISIS PEMANGKU KEPENTINGAN

1. Nama Program:

Analisis Pemangku Kepentingan

2. Nama PJ :

Muhamad Jauhar

3. Tujuan Program :

Mendapatkan gambaran posisi pemangku kepentingan dilihat dari kekuatan dan

ketertarikan melibatkan mahasiswa dalam kegiatan dan penentuan sebuah kebijakan.

4. Deskripsi Perjalanan Program dari Awal sampai dengan saat ini:

Pra Kegiatan :

a) Mencari referensi tentang stake holder mapping dari berbagai sumber.

b) Mencari referensi sebagai data sekunder dari pemangku kepentingan.

c) Menentukan daftar pemangku kepentingan.

d) Membuat pengantar pemetaan pemangku kepentingan untuk Ormawa.

e) Mengirimkan pengantar pemangku kepentingan kepada Ormawa untuk

ditindaklanjuti.

Intra Kegiatan :

a) Presentasi pengantar dari PIC tentang pemetaan pemangku kepentingan.

b) Pandangan masing-masing Ormawa terhadap pemangku kepentingan sebagai data

primer untuk pemerataan pemangku kepentingan.

c) Pemetaan pemangku kepentingan bersama oleh Ormawa.

Pasca Kegiatan :

a) Membuat referensi hasil pemetaan pemangku kepentingan.

b) Mengirimkan hasil pemetaan pemangku kepentingan kepada Ormawa.

5. Dinamika tim :

Pemetaan pemangku kepentingan disusun oleh Tim Advokasi HPEQ Student dan

Pimpinan Ormawa atau perwakilan yang hadir dalam workshop penyusunan

pemetaan pemangku kepentingan.

6. Output/capaian hingga saat ini :

Referensi dalam bentuk softfile hasil pemetaan pemangku kepentingan sebagai acuan

dalam melakukan kegiatan advokasi oleh Ormawa.

7. Follow up :

Jangka Pendek :

Sosialisasi hasil pemetaan pemangku kepentingan ke mahasiswa atau institusi

kesehatan melalui Ormawa.

Jangka Panjang :

Pemetaan kembali secara berkala hasil perkembangan dukungan dan keaktifan

pemangku kepentingan terhadap keterlibatan mahasiswa dalam kurun waktu tertentu.

8. Hambatan/Kendala :

Keterbatasan pengetahuan PIC dalam penempatan pemangku kepentingan dalam peta

kuadran pemangku kepentingan sehingga terjadi kesalahan dalam penempatan

pemangku kepentingan tetapi masalah ini sudah terselesaikan setelah konsultasi

dengan pakar atau orang yang berpengalaman dalam bidang advokasi.

TRAINING ADVOKASI

1. Nama Program:

Training Advokasi

2. Nama PJ :

Muhamad Jauhar

3. Tujuan Program :

a) Memberikan pemahaman kepada mahasiswa kesehatan tentang strategi advokasi

pendidikan tinggi kesehatan.

b) Memberikan motivasi budaya advokasi di kalangan mahasiswa kesehatan di

Indonesia.

c) Memberikan pelatihan kepada mahasiswa kesehatan teknik advokasi efektif termasuk

pemanfaatan media ICT untuk advokasi.


Pra Kegiatan :

a) Pembentukan Tim Advokasi Pusat yang merupakan perwakilan masing-masing

Ormawa dan merumuskan konsep training advokasi.

b) Menentukan materi pelatihan setiap sesi pada training advokasi.

c) Menentukan pembicara setiap sesi pada training advokasi.

d) Membuat Term of Reference untuk pembicara setiap sesi pada training advokasi.

e) Mengajukan surat permohonan pembicara kepada HPEQ melalui sekretaris

Conference.

f) Mengirimkan surat permohonan pembicara dan Term of Reference kepada pembicara.

g) Follow up kesedian dan kepastian kehadiran pembicara pada saat training advokasi.

h) Mengumpulkan Curricullum Vitae pembicara dan moderator.

i) Menentukan moderator dan PIC pembicara setiap sesi training advokasi.

Intra Kegiatan :

a) Materi training advokasi sesi 1 tentang manajemen strategi advokasi pendidikan

tinggi oleh Mas Dedi dimoderatori oleh Rara.

b) Materi training advokasi sesi 2 tentang best practice in advocacy oleh Kak Sammy

dimoderatori oleh Jojo.

c) Materi training advokasi sesi 3 tentang pemanfaatan media ICT untuk advokasi oleh

Mbak Dewi dimoderatori oleh Revi.

Pasca Kegiatan :

a) Pengarahan dari Tim Advokasi tentang maksud, tujuan, dan tindak lanjut dari training

advokasi.

b) Training advokasi diberikan kepada peserta sebagai bekal untuk pelaksanaan kegiatan

Audiensi Bersama pada hari berikutnya.

5. Dinamika tim :

Pelaksanaan training advokasi merupakan kerjasama dari Tim Advokasi Pusat yaitu PIC

Advokasi HPEQ Student dengan perwakilan masing-masing Ormawa baik itu Pimpinan

Ormawa maupun Pengurus Divisi Kajian Strategis dan Advokasi Ormawa dan Tim

Conference HPEQ Student 2012.


Terselenggaranya training advokasi mahasiswa kesehatan Indonesia sebagai bekal bagi

mahasiswa untuk pelaksanaan Audiensi Bersama dengan Asosiasi Institusi Pendidikan

dan Organisasi Profesi pada hari berikutnya.

7. Follow up :

Jangka Pendek :

Audiensi Bersama pada hari berikutnya yang merupakan aplikasi dari training advokasi.

Jangka Panjang :

Training advokasi menjadi bekal bagi mahasiswa kesehatan untuk pelaksanaan Audiensi

Berkala atau pelaksanaan audiensi berikutnya.


a) Penentuan pembicara mengalami kesulitan karena pelaksaan training advokasi

weekdays, calon pembicara mempunyai kesibukan masing-masing.

b) Materi final yang disampaikan ketika training advokasi ada perbedaan dengan

perencanaan karena pembicara yang dituju tidak dapat hadir, sehingga penentuan

materi mengikuti keahlian pembicara yang bisa hadir tetapi masih dalam konteks

advokasi.

c) Surat permohonan pembicara cukup lama prosesnya sehingga menghambat dalam

pencarian dan penentuan pembicara.

Pembuatan Panduan Teknis Advokasi (PTA)

1. Nama Program: Pembuatan Panduan Teknis Advokasi (PTA)

2. Nama PJ : Astarini

3. Tujuan Program:

a. Membuat suatu pedoman advokasi dari mahasiswa ke pemangku kebijakan

b. Memb uat suatu standar penyampaian aspirasi isu pendidikan profesi ke

asosiasi pendidikan


- Pada awalnya, PJ untuk proker ini berpindah tangan dari yang sudah expert

kepada orang yang agak awam sehingga awal kepengurusan banyak dihabiskan

untuk masa pembelajaran penganggungjawab yang baru

- Sepanjang pembuatan PTA, proses yang paling lama adalah proses pembelajaran

dan proses revisi. Saat proses pembuatan draft PTA yang pertama kali, tidak ada

terlalu banyak hambatan. Ketika PTA sudah memasuki tahap uji publik, PJ mulai

merasakan tantangan yang lebih tinggi.Hambatan saat uji publik adalah komitmen

pengumpulan uji publik dan pengolahan hasil uji publik menjadi tambahan di

PTA. Draf PTA pertama masih sangat banyak kekurangannya sehingga ketika

diadakan forum Sekjen untuk membahas PTA ada begitu banyak masukan dan

juga kritikan yang membangun. PJ PTA harus memiliki pemahaman yang baik

mengenai posisi HPEQ Student, ormawa, dan pihak pemangku kepentingan

seperti Dikti agar dapat menyampaikan argumen yang kuat apabila ada masukan

yang dirasa agak jauh dari prinsip jaringan HPEQ Student. PJ Advokasi juga

harus terbuka akan kesempatan. Forum di pertemuan sekjen yang pertama kali

membahas PTA, peserta memberikan begitu banyak masukan dan momen tersebut

saya gunakan untuk menawarkan apabila para peserta bersedia menjadi tim

kontributor. Hal ini menguntungkan dua pihak. Saya dan tim terbantu dari segi

SDM dan knowledge, pihak Ormawa pun diberi kesempatan lebih untuk

berkontribusi menulis PTA sehingga harapannya rasa memiliki PTA ini menjadi

lebih tinggi. Namun demikian, PJ Advokasi harus memiliki kontrol ketika

meminta bantuan dari tim kontributor tersebut, mengingat kebanyakan orang yang

bergabung untuk membantu tim advokasi bersifat kritis dan persevere dalam

memberikan argumen/pendapat.

- Setelah draf PTA dibuat bersama dengan para perwakilan pertemuan Sekjen,

forum sudah menyetujui bahwa konten yang dibuat bersama merupakan draf yang

sudah final. Draf tersebut dikirimkan ke Ormawa sebagai bentuk berita/informasi

bahwa PTA telah selesai dibuat dan tinggal menunggu kesepakatan para Sekjen

dalam bentuk penandatanganan lembar kesepakatan.

- Pada saat Vicon Harmoni Pendidikan, para Sekjen atau perwakilan Sekjen

menandatangani lembar kesepakatan PTA sebagai simbol peluncuran PTA untuk

digunakan mahasiswa kesehatan.

- Pada konferensi tahun ini (2012), PTA diaplikasikan dalam bentuk

training/pelatihan dan dibuat dalam adisi PTA-book.

5. Dinamika tim:

- Tidak terlalu banyak dinamika tim pada saat pembuatan buku PTA, hanya saja PJ

PTA dituntut untuk bisa fleksibel dan idealis di saat yang bersamaan. Setelah

melewati masa tersebut, ke depannya tidak ada terlalu banyak hambatan berarti.

6. Output/capaian hingga saat ini:

PTA telah berhasil diterbitkan (launched). Pelatihan advokasi yang merujuk pada

PTA juga sudah berhasil diselesaikan.

7. Follow up:

- Optimalisasi bantuan dari Ormawa atau tim advokasi ormawa

- Pengembangan PTA dari waktu ke waktu, jika diperlukan dan disetujui oleh pihak

(ormawa) yang terlibat dalam pembuatan dan sebagai pengguna dari PTA itu

sendiri

8. Hambatan/Kendala: sudah termasuk di penjelasan sebelumnya.

AUDIENSI BERSAMA 1

1. Nama Program:

Audiensi Bersama

2. Nama PJ :

Muhamad Jauhar

3. Tujuan Program :

Menyampaikan hasil aspirasi mahasiswa berupa isu pendidikan tinggi kesehatan kepada

pemangku kepentingan yaitu asosisasi institusi pendidikan dan organisasi profesi bidang

kesehatan.


Pra Kegiatan :

a) Membentuk Tim Advokasi Pusat yaitu perwakilan Ormawa dan PIC Advokasi HPEQ

Student.

b) Menyusun konsep audiensi bersama.

c) Menentukan pemangku kepentingan masing-masing profesi kesehatan yaitu asosiasi

institusi pendidikan dan organisasi profesi bidang kesehatan.

d) Membuat Term of Reference untuk pemangku kepentingan.

e) Menentukan isu pendidikan tinggi kesehatan oleh Ormawa.

f) Mengadakan kajian isu yang akan disampaikan internal Ormawa.

g) Membuat dan mengirim surat undangan kepada pemangku kepentingan.

h) Follow up kesediaan dan kepastian kehadiran pemangku kepentingan.

i) Membuat bahan presentasi hasil kajian internal Ormawa yang akan disampaikan

kepada pemangku kepentingan.

Intra Kegiatan :

Audiensi bersama dilaksanakan secara paralel per profesi (7 ruangan/profesi) dipimpin

oleh PIC masing-masing profesi yaitu perwakilan Ormawa yang tergabung dalam Tim

Advokasi Pusat. Kedokteran (ISMKI, CIMSA, dan AMSA), Kedokteran Gigi (PSMKGI),

Farmasi (ISMAFARSI), Keperawatan (ILMIKI dan HIMADIKA), Kesehatan Masyarakat

(ISMKMI), Gizi (ILMAGI), dan Kebidanan (IKAMABI).

Pasca Kegiatan :

a) Evaluasi kegiatan audiensi bersama oleh internal Tim Advokasi Pusat.

b) Pengumpulan slide presentasi, notulensi, dan dokumentasi dari masing-masing profesi

ke PIC Advokasi HPEQ Student.

c) Penyusunan lembar evaluasi audiensi bersama untuk peserta dan PIC advokasi

profesi.

d) Penyebaran lembar evaluasi audiensi bersama kepada peserta.

5. Dinamika tim :

Pelaksanaan audiensi bersama oleh Tim Advokasi Pusat yang terdiri dari PIC Advokasi

HPEQ Student dan perwakilan Ormawa baik Pimpinan Ormawa maupun Pengurus Divisi

Kajian Strategis dan Advokasi masing-masing Ormawa.


a) Terlaksananya kegiatan audiensi bersama isu pendidikan tinggi 7 profesi kesehatan

yaitu kedokteran, kedokteran gigi, farmasi, keperawatan, kesehatan masyarakat, gizi,

dan kebidanan.

b) Terjalinnya silaturahmi antara pemangku kepentingan (asosiasi institusi pendidikan

kesehatan dan organisasi profesi kesehatan) dengan mahasiswa kesehatan Indonesia.

c) Tersampaikannya hasil kajian internal Ormawa terkait isu pendidikan tinggi

kesehatan masing-masing profesi kepada pemangku kepentingan.

7. Follow up :

Jangka Pendek :

a) Ormawa mengirimkan hasil notulensi dan kesepakatan (jika ada), dokumentasi, dan

slide presentasi (jika ada) audiensi bersama kepada PIC Advokasi.

b) Ormawa menyusun rencana strategis atau follow up isu pendidikan tinggi kesehatan

yang diangkat masing-masing profesi.

Jangka Panjang :

Ormawa melaksanakan audiensi lanjutan untuk menindaklanjuti hasil diskusi atau

kesepakatan terkait isu pendidikan kesehatan yang diangkat baik secara mandiri maupun

bersama.


a) Tidak semua pemangku kepentingan yang hadir adalah pimpinan dari asosiasi

institusi pendidikan dan organisasi profesi kesehatan.

b) Surat undangan untuk pemangku kepentingan yang sangat mepet dengan hari

pelaksanaan kegiatan sehingga menyulitkan pemangku kepentingan untuk

menentukan siapa yang hadir jika pimpinan sedang ada kesibukan lain.

c) Hanya beberapa Ormawa yang komitmen untuk bekerja sama dalam hal pengumpulan

hasil audiensi bersama padahal hal ini sudah tertulis di PTA bahwa Ormawa dihimbau

untuk memberikan hasil audiensi bersama kepada PIC Advokasi HPEQ Student

ketika via jalur kerja sama.

d) Penyebaran lembar evaluasi audiensi bersama untuk peserta belum maksimal karena

sebagai syarat Ormawa bisa menyebarkan lembar evaluasi ke peserta setelah Ormawa

mengirimkan berkas hasil audiensi bersama kepada PIC Advokasi HPEQ Student.

AUDIENSI BERSAMA 2

1. Nama Program: Audiensi Bersama

2. Nama PJ : Astarini dan Jauhar

3. Tujuan Program: (ga punya softcopy TOR nya :”)


- Proker Audiensi Bersama awalnya merupakan proker yang bernama Audiensi

Berkala dengan deskripsi kegiatan yang berbeda pula. Audiensi Berkala memiliki

waktu kerja yang lebih panjang dan (setelah ditilik kembali) lebih banyak

memakan waktu dan tenaga. Akhirnya setelah dievaluasi, Audiensi Berkala

disepakati untuk diubah menjadi Audiensi Bersama yang dilakukan pada hari dan

waktu yang bersamaan untuk ketujuh program studi yang tergabung dalam

jaringan HPEQ Student.

- Pada awalnya, rangkaian training advokasi (travo) dan Audiensi Bersama (AB)

dilaksanakan dengan jarak waktu tertentu, tidak berbarengan dalam satu rangkaian

acara. Akan tetapi, untuk efisiensi waktu akhirnya kedua proker tersebut

dilaksanakan bersamaan pada saat konferensi. Karena kekurangan SDM untuk

mewujudkan training advokasi dan Audiensi Bersama, tim advokasi HPEQ

Student menawarkan kesempatan pada Ormawa untuk berkontribusi lebih dengan

mengirimkan SDM nya sebagai tim bantuan yang selanjutnya dikenal sebagai tim

advokasi Ormawa.

- Persiapan hari-H banyak di-handle oleh Jauhar.

- Pada hari-H, travo dan ABberjalan lancar tanpa terlalu banyak hambatan.

5. Dinamika tim:

- Pada pelaksanaannya, tidak terlalu banyak hambatan untuk koordinasi. Akan

tetapi, setelah anggota tim bertambah dari tim advokasi Ormawa, koordinasi mulai

berdinamika. Ke depannya, perlu banyak pertimbangan dan persiapan yang lebih

matang terutama dalam hal komunikasi. Selebihnya, tidak ada hambatan yang

terlalu berarti.


PTA telah berhasil diterbitkan (launched). Pelatihan advokasi yang merujuk pada

PTA juga sudah berhasil diselesaikan.

7. Follow up:

- Kesepakatan alur koordinasi antara tim advokasi HPEQ Student dan tim advokasi

Ormawa dengna jalur komunikasi yang jelas

- Optimalisasi bantuan dari Ormawa atau tim advokasi ormawa untuk konsep dan

pelaksanaan proker advo ke depan

Hambatan/Kendala: sudah termasuk di penjelasan sebelumnya

Penyusunan Buku Hasil Konferensi Mahasiswa 2nd HPEQ

International Conference

1. Nama Program:

Penyusunan Buku Hasil Konferensi Mahasiswa 2nd HPEQ International Conference

2. Nama PJ :

Ayusa

3. Tujuan Program:

Tersusun dan terbitnya buku hasil Konferensi Mahasiswa 2nd HPEQ International

Conference


Proses perjalanan program ini tidak seperti yang diharapkan, pengumpulan artikel dari

beberapa penulis bervariasi, ditengah kesibukan tim penulis, proses editingpun

berjalan lancar, demikian juga proses layouting, hingga pada agustus kemarin draft

buku sudah siap. Hanya saja karena pada buku ini dibutuhkan kata penantar dari

manajemen proyek, maka buku ini di tunda dulu finalisasinya, menunggu kata

pengantar dr manajemen proyek. Hanya saja sampai saat ini beum ada, sehingga

sampai sekarangpun buku ini belum rampung penyusunannya.

5. Dinamika tim:

pergerakan tim membutuhkan follow up intens.


terselesaikannya draft akhir buku.

7. Follow up:

Perencanaan untuk nasib buku ini apakah jadi dilanjut atau tidak.

Follow up pihak proyek terkait kata pegantar.

8. Hambatan/Kendala:

Multi amanah tim

Kesibukan manajemen proyek hpeq.

Workshop Online Pelatihan Penulisan dan Publikasi Ilmiah

1. Nama Program:Workshop Online Pelatihan Penulisan dan Publikasi Ilmiah

2. Nama PJ : Kiki –Enggar

3. Tujuan Program:- Memberikan pengetahuan kepada mahasiswa kesehatan mengenai

penulisan danpublikasi ilmiah, meliputi:

a. kaidah penulisan artikel penelitian

b. teknik publikasi

- Pengenalan kepada mahasiswa kedokteran mengenai teknologi

media komunikasiterbaru, yakni video conference

- Uji coba mekanisme workshop online dengan media video

conference sebagaipendahuluan untuk persiapan Konferensi HPEQ

2012, yang akan berbasis TIK


o Video conference merupakan sesuatu yang baru bagi kami (Kiki dan Enggar)

selaku PiC, proses pembuatan proker ini membutuhkan pencerdasan via webinar

yang diselenggarakan organisasi HIFA, dan pematangan konsep teknisnya

dibantu oleh Mas Herul selaku tim ICT Dikti

o Pencerdasan pun dilakukan melalui OLM dan ToT kepada PJ Ormawa (9

Ormawa menyatakan siap bergabung melaksanakan Vicon ini), acara tersebut

meningkatkan rasa kebersamaan dan semangat antaranggota pelaksanan Vicon

o Pelaksanaan Vicon berlangsung dengan penundaan sebanyak 2 kali dari rencana,

dikarenakan beberapa hal, misalnya belum cukupnya publikasi, belum siapnya

pembicara, dan belum fixnya TOR. Hal ini cukup menimbulkan kericuhan di

grup fb panitia Vicon, beberapa ada yang menuntut surat permohonan maaf resmi

dari HPEQ Student kepada dekan setempat atas penundaan ini. Namun, hal ini

bisa terselesaikan dengan baik.

o Prof. Saleha selaku pembicara tiba-tiba berhalangan untuk memberikan materi,

untunglah atas rekomendasi Pak Widyo, Prof. Wasmen bersedia menggantikan

Prof. Saleha untuk menyampaikan materi tersebut

o Moderator untuk workshop online, tentu berbeda dengan workshop temu

langsung, pada awalnya direkomendasikan nama seorang doktor dari fakultas

teknik UGM untuk menjadi moderator, namun atas berbagai pertimbangan,

terutama untuk menyegarkan suasana, maka dipilihlah moderator yang masih

muda, yaitu Kak Laurentya Olga

o Demi kesiapan koneksi, tes koneksi dilakukan berkali-kali, dan yang paling

panjang adalah H-1 acara, yaitu tanggal 20 Juli 2012. Tes koneksi dilakukan

sepanjang hari, dengan PiC Dini dan Anggie, serta Mas Alwi dan Mas Dodi dari

tim ICT HPEQ.

5. Dinamika tim:

a. Tim yang terbentuk antara Enggar dan Kiki berlangsung dengan baik dan

sangat kompak. Enggar sebelumnya sulit dihubungi, karena menggunakan

handphone tanpa fasilitas chat, namun setelah berganti smartphone,

komunikasi berjalan dengan sangat lancar

b. OLM antara PiC – tim ICT – PJ Institusi – PJ Ormawa berlangsung dengan

sangat intens, dibuat pula grup FB panitia Vicon, database kepanitiaan vicon,

grup whatsapp tim vicon, dan lain-lain

c. Adanya teman-teman dari HPEQ Student yang bersedia membantu

pelaksanaan kegiatan sangat berperan dalam kesuksesan kegiatan ini. Mereka

adalah Dini, Anggie, Eel, Kak Saski, Kak Sam, Mbak Lafi, dan Kak Mawar.

Semua berbagi peran, sehingga kegiatan berlangsung dengan lancar.


a. Kegiatan telah selesai dilakukan, diikuti oleh 700an mahasiswa di 18

Pustekkom se Indonesia.

b. Sertifikat panitia sudah dibuat dan ditandatangani, sebagian telah diberikan

kepada yang bersangkutan.

c. Honorarium pustekkom telah diberikan.

7. Follow up:

a. Membuat SOP pelaksanaan Vicon/seminar online

b. Membuat daftar kebutuhan penyelenggaraan Vicon, dan dimasukkan ke dalam

SOP

c. Memperjelas koordinasi dengan panitia lokal dan pihak ICT HPEQ

d. Membuat HPEQ Student sebagai badan resmi yang memiliki kop surat yang

diakui legalitasnya, sehingga surat undangan dan publikas pendahuluan dapat

dilakukan, sebelum surat resmi dari Dikti keluar

e. Mengantisipasi ketidakstabilan koneksi dengan optimalisasi video streaming

maupun pelaporan via sosmed

f. Menggencarkan publikasi minimal 2 minggu sebelum kegiatan

g. Meminta PJ Lokal Pustekkom berkoordinasi dengan Dekan/wakil Dekan

kemahasiswaan dan bidang kemahasiswaan prodik masing-masing, agar

koordinasi dan publikasi institusi lebih merata

h. Pembuatan pre dan post test via online, agar peserta streaming dapat dinilai

juga kualitasnya

i. Melakukan vicon selanjutnya, dengan mengambil tema-tema nyang –cukup

general dan urgent


a. Surat dan TOR kegiatan keluar mepet, sehingga publikasi terbatas

b. Hari pertama puasa, kinerja beberapa pustekkom terkendala

c. Kordinasi dengan pihak ICT HPEQ kurang lancar

d. Panitia lokal belum bekerja maksimal

e. Publikasi mepet, fokus pada beberapa hal teknis

f. Keterbatasan pustekkom yang dapat mengikuti vicon

g. Koneksi yang kurang stabil sewaktu-waktu

KOMPETISI

1. Nama Program:Kompetisi

2. Nama PJ :

Candrika Dini Khairani

Elia Nur Ayunin

3. Tujuan Program:

a. Menjaring ide segar dan menumbuhkan kebiasaan menyalurkan pendapat

mahasiswa

b. Publikasi kegiatan HPEQ Student melalui sarana kompetisi

c. Meningkatkan kolaborasi interprofesi antar mahasiswa kesehatan di Indonesia


Pada tanggal 10 September 2012, telah diumumkan 20 (dua puluh) nama

pemenang kompetisi Essay HPEQ Student 2012 berdasarkan penilaian tim juri yang

terdiri dari : dr. Rahmat Sarwo Bekti dan dr. Nani Cahyani, Sp KO. Kompetisi Essay

HPEQ Student 2012 dibuka tanggal 1 Mei 2012 Dan ditutup tanggal 31 Mei 2012.

Total jumlah essay yang masuk adalah sebanyak 234 buah dan seluruhnya dikirimkan

kepada tiga orang juri untuk dilakukan proses penilaian selama 3 bulan mulai tanggal

10 Juni 2012 hingga 10 September 2012. Namun karena adanya kendala dalam proses

penjurian, hingga akhir masa penjurian, hanya nilai dari dua orang juri, yaitu dr

Rahmat Sarwo Bekti dan dr. Nani Cahyani, SpKO, yang masuk ke panitia.

Penilaian dilakukan dengan mengirimkan via pos hasil cetak kompilasi karya

peserta yang telah dinomori untuk mempermudah penilaian. Penentuan pemenang

kompetisi dilakukan dengan mengakumulasikan hasil penilaian kedua juri yang

masuk ke panitia, dengan total skor maksimal 200. Setelah itu, diambil 20 karya

terbaik yang berhak mendapatkan undangan dan akomodasi untuk hadir pada HPEQ

3nd Confrence. Karya-karya tersebut juga akan dipublikasikan di media sosialis

HPEQ Student, berupa website, Facebook, dan Twitter. Daftar pemenang kompetisi

essay HPEQ Student 2012 terlampir.

5. Dinamika tim:

Tim kompetisi terdiri dari Elia dan Candrika.Komunikasi internal di dalam tim bagus

dan tidak ada masalah.


Terlaksananya kompetisi essay HPEQ Student 2012

Terpilihnya 20 pemenang untuk essay terbaik untuk mengikuti Konferensi

HPEQ 2012

7. Follow up:

-


Kompetisi yang awalnya terdiri dari 4 jenis kompetisi harus dipotong menjadi

hanya satu kompetisi yaitu ‘Kompetisi Essay HPEQ Student 2012’.

Kesulitan dalam berkomunikasi antar PJ selama bulan Juli-September

sehingga pengumuman pemenang sedikit terlambat.

Kesulitan menghubungi salah satu juri menyebabkan penilaian sedikit

tertunda.

NEWSLETTER

1. Nama Program: Newsletter

2. Nama PJ :

CandrikaDiniKhairani

3. Tujuan Program:

Membuat media sosialisasi dari program kerja HPEQ Student dalam bentuk

newsletter

Menjaring kontributor kontributor dari mahasiswa kesehatan.

Melatih mahasiswa untuk menumbuhkan kebiasaan menulis dan menyalurkan

pendapat.

Publikasi newsletter ke mahasiswa kesehatan di seluruh Indonesia.


Padaawalnya program ini bertujuanuntukmembuat newsletter untuk HPEQ Student.

Namun seiring dengan waktu, program kerja ini berubah menjadi tim penulis HPEQ

Student. Untuk melatih kemampuan menulis tim pada tanggal 23 Juni 2012, telah

dilaksanakan program pelatihan untuk membuat artikel berita.

Kegiatan kegatan HPEQ Student yang perlu dipublikasikan kepada masyarakat

kemudian dikirim ke tim newsletter RnD HPEQ project. Artikel artikel di antaranya

yang telah terbit di newsletter adalah Harmoni Pendidikan, Pelatihan BIMKES,

VICON Pelatihan Penulisan Publikasi Ilmiah dan laporan kegiatan All Together

Better Health (ATBH VI)

5. Dinamika tim:


Terpublishnya kegiatan kegiatan HPEQ Student di 2 Newsletter RnD HPEQ

Project

7. Follow up:

Mengupdate dropbox dengan artikel artikel terbaru tentang HPEQ Student

Berkoordinasi dengan media social dan website untuk melaporkan hasil acara

HPEQ Student

Menyimpan dokumentasi acara HPEQ Student


Kesulitan dalam membagi tugas untuk menulis artikel laporan mengenai kegiatan

HPEQ Student, karena tim penulis tidak ada yang mengikuti kegiatan sehingga harus

mendelegasikan penulisan artikel ke non tim penulis. Kesibukan anggota HPEQ

Student untuk membuat artikel laporan kegiatan. Kurangnya koordinasi dengan media

social dan website untuk mempublish artikel.

Kajian Partisipasi Lanjutan

1. Nama Program: Kajian Partisipasi Lanjutan

2. Nama PJ : Redho Meisudi

3. Tujuan Program: Mempublikasikan hasil kajian partisipasi dalam bentuk artikel

ilmiah melalui berkala ilmiah


Pada rapat tanggal 17-18 maret 2012 telah disusun program kerja kajian partisipasi

lanjutan. Pada tanggal 19 april 2012 telah dilakukan pengolahan data dengan

melakukan perbaikan pada kode universitas karena tertulis acak. Hal ini telah dibantu

oleh Rianto mahasiswa farmasi Universitas Brawijaya. Namun, penulis masih

kesulitan dalam melakukan pengolahan data. Pada rapat tanggal 26-27 mei 2012,

penulis berdiskusi dengan kak ita dan beliau siap membantu untuk mempermudah

pengolahan data dan berkala ilmiah yang dituju adalah Majalah Kedokteran Indonesia

(nasional) dan Education for Health (internasional). Pada rapat itu juga dibuat langkah

kerja, dimana deadline ditetapkan pada bulan agustus 2012. Selanjutnya kak ita

membantu dengan melakukan pengolahan data melalui program SPSS tetapi masih

banyak kekurangan karena sulitnya dilakukan scoring sehingga tidak banyak data

yang dibandingkan. Pada bulan juni dilakukan pelatihan penulisan tetapi penulis tidak

diundang sehingga tidak ikut serta. Sehingga, penulis hanya membuat draft artikel

ilmiah sesuai dengan kemampuan penulis dan olahan data dari kak Ita. Pada rapat

tanggal 11-12 agustus 2012 penulis melakukan rapat dengan para ahli seperti dr.

Bekti, dr. Gandhes, dr. Dony dan kak Fay. Berdasarkan hasil diskusi, diperlukan

strategi dimana naskah publikasi diubah menjadi bentuk short report atau really good

stuff serta berkala ilmiah yang dituju sebaiknya berupa medical teacher. Setelah

berdiskusi dengan beberapa pihak seperti kak fay, mbak april dan kak sam, maka

sebaiknya dimasukkan saja semua data dalam bentuk buku, selain itu adanya

pertimbangan bahwa abstrak penelitian ini telah dikirimkan juga oleh dr. Bekti ke

AMEE 2012. Penulis bersama kak Ita bersama-sama bertugas untuk membuat buku

Apa Kata Mahasiswa dimana merupakan gabungan hasil kajian IPE dan partisipasi.

Pada rapat tanggal 15-16 september, penulis tidak datang karena mengikuti kongres

FAPA di Bali. Selama proses ini, penulis sangat sedikit terlibat tetapi mendapat

dukungan penuh dari kak Ita, kak Fay, kak Henry dan kak Yoshi. Selama proses ini,

penulis hanya memberikan masukan dan bantuan informasi terkait data penelitian.

Selain itu, penulis juga menghubungi dr. Bekti untuk mendapatkan masukan terkait

buku. Buku ini dilaunching pada 20 oktober 2012 namun penulis tidak diundang

dengan alasan karena telah dua kali tidak ikut rapat. Pada tanggal 7 november 2012

penulis berdiskusi dengan dr. Bekti terkait kelanjutan kajian ini. Karena penulis

bersama kak fay bertanggungjawab pada sesi akreditasi maka penulis mendapat

inspirasi akan pentingnya budaya mutu. Berdasarkan hasil diskusi dengan dr. Bekti

dan kak fay, serta hasil FGD di konferensi, penulis mendapatkan kesimpulan bahwa

diperlukan adanya pengembangan penelitian melalui triangulasi dengan dosen sebagai

bentuk justifikasi terhadap hasil survey mahasiswa dimana survey ini berupa survey

online menggunakan jasa survey monkey. Selain itu diperlukan pula data kualitatif

melalui FGD. Sejalan dengan itu, diperlukan pula karakter building terkait budaya

mutu dan capacity building terkait akreditasi. Dimana, hasil penelitian ini akan dibuat

menjadi artikel ilmiah dan dilakukan sintesis partisipasi mahasiswa dalam akreditasi

yang selanjutnya akan diadvokasikan kepada para pemangku kepentingan.

5. Dinamika tim:

Saya cukup banyak terlibat dengan kak fay, kak ita, kak henry dan kak yoshi. Saya

kurang proaktif dan memiliki sense of belonging yang rendah. Tetapi mereka

berempat banyak mem-back up pelaksanaan program ini selama 1 tahun.


Telah dihasilkan draft artikel kajian partisipasi, abstrak amee 2012 dan buku apa kata

mahasiswa.

7. Follow up:

Belum ada


Kurangnya pemahaman saya terhadap hal ini

WEBSITE

1. Nama Program : Pembuatan Halaman Web (Website)

2. Nama PJ : Pony Purnamasari H

3. Tujuan Program : Dibentuknya sebuah website dinamis untuk diseminasi

informasi mengenai penataan pendidikan ilmu kesehatan, dan sebagai forum

komunikasi masyarakat dengan para pengambil kebijakan serta terbuka bagi

mahasiswa ilmu kesehatan sebagai forum pertukaran informasi kesehatan.


Objektif 1. Dibentuknya sarana pengembangan kapasitas mahasiswa dalam bidang pendidikan ilmu kesehatan

Key Activities Expected Outcome Indicators Time

1.1 Halaman web Dibentuknya halaman web

untuk diseminasi informasi

mengenai penataan

pendidikan ilmu kesehatan,

dan sebagai forum

komunikasi masyarakat

dengan para pengambil

kebijakan serta terbuka bagi

mahasiswa ilmu kesehatan

sebagai forum pertukaran

informasi kesehatan dan

pendidikan ilmu kesehatan,

wadah inisiasi riset bersama,

dan lain-lain

Proses:

Webmaster Recruitment April 2012

Perancangan fiturhalaman

webdan rencana updating

Mei 2012

Penentuan nama Domain Juni2012

Pembelian Domain Juni 2012

Penentuan kapasitas hosting dan

pembelian hosting

Juni 2012

Pembuatan dan designinghalaman

web

Juni 2012

Penentuan administrator Juni 2012

Pengumpulan data untuk konten Juli 2012

Pengisian Konten Agustus 2012

Membuat aliansi website dengan

organisasi mahasiswa maupun

dikti

Sebtember 2012

Hasil:

Terbentuknya halaman web September 2012

Launching dan Publikasi halaman

web

Oktober 2012

5. Dinamika tim:

Pembuatan halaman web ini membutuhkan supporting tenaga dan keahlian dari

beberapa pihak, diantara lain: webmaster untuk pembangunan konstruksi website,

designer untuk pembuatan design website, video maker untuk pembuatan video

pengenalan website dan video HPEQ Profile. Dinamika yang dirasakan berupa

koordinasi antar webmaster dan sulitnya menciptakan atau mengimplementasikan

design ke dalam bentuk coding website seperti saat ini, sehingga membutuhkan waktu

yang lebih lama dari timeline yang telah ditetapkan sebelumnya.


a. Telah terbentuk halaman web

b. Terbentuknya Forum dan Panduan Penggunaan Forum

c. Terpublikasikannya produk-produk HPEQ Student hingga saat ini

d. Video profile HPEQ Student

e. Video pengenalan website

f. Meminta tautan link ke ormawa baik melalui surat elektronik maupun

perwakilan ormawa

7. Follow up:

a. Pengaktifan penggunaan forum dari dan oleh mahasiswa kesehatan Indonesia

b. Updating content secara berkala

Project STATUS

1. Berita acara Workshop Tentative

2. Publikasi Project Tentative

3. Essay / Article Sharing @ 2 Minggu

4. Forum Issue @ bulan


Minimnya contributor artikel atau content website

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

3rd HPEQ Conference 2012

Student Session

Jakarta, 7-8 November 2012

Auditorium Gedung D Dikti Lantai 2 Jakarta

Jakarta

November 2012

A. Pendahuluan

I. Latar belakang

Health Professional Education Quality (HPEQ) Project atau Proyek HPEQ

merupakan suatu proyek di Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian

Pendidikan Nasional Republik Indonesia yang didanai oleh Bank Dunia (World Bank)

dan bertujuan untuk menghasilkan kebijakan pemerintah dalam meningkatkan kualitas

pendidikan inggi kesehatan di Indonesia. Target utama Proyek HPEQ adalah penguatan

sistem akreditasi dan uji kompetensi dalam sistem pendidikan tinggi kesehatan serta

peningkatan kapasitas dan kualitas institusi pendidikan dokter melalui program hibah

kompetisi peningkatan kualitas pendidikan dokter. Proyek HPEQ diharapkan mampu

memberikan kontribusi dalam dunia pendidikan tinggi kesehatan agar menghasilkan

lulusan terbaik untuk profesi kesehatan di Indonesia.

Pada tahun 2010, Proyek HPEQ bekerjasama dengan Asosiasi Pendidikan Dokter

se-Asia Tenggara (SEARAME) telah sukses menyelenggarakan “The First HPEQ

International Conference” pada tanggal 20-22 November 2010 di Jakarta. Konferensi

Internasional HPEQ yang pertama ini dihadiri oleh 850 orang peserta yang terdiri dari

akademisi bidang kesehatan, pengambil kebijakan, para ahli dan pemerhati dalam

pendidikan bidang kesehatan, dan pihak-pihak terkait, baik pemerintahan maupun

organisasi-organisasi non pemerintahan yang tertarik dalam dunia pendidikan

kesehatan di Indonesia dan negara-negara Asia Tenggara untuk saling berbagi

pengalaman dan pelatihan. Salah satu pencapaian dalam konferensi ini adalah lahirnya

deklarasi mahasiswa dari tujuh profesi kesehatan. Bulan Desember 2011 yang lalu,

tepatnya tanggal 3-5 Desember 2011, Proyek HPEQ berkolaborasi dengan tujuh

asosiasi institusi pendidikan tinggi profesi kesehatan, tujuh organisasi profesi

kesehatan, serta organisasi mahasiswa pendidikan profesi kesehatan dari kedokteran,

kedokteran gigi, keperawatan, kebidanan, gizi, farmasi, dan kesehatan masyarakat,

menyelenggarakan konferensi internasional HPEQ yang kedua, yaitu “The 2nd HPEQ

International Conference” di Nusa Dua, Bali, dengan tema “Promoting Health Through

Interprofessional Education”. Konferensi yang dihadiri oleh 1273 orang peserta ini

bertujuan untuk menyediakan forum bagi para praktisi kesehatan untuk saling berbagi

pelatihan, pengalaman, kendala, dan pencapaian terbaik dalam mewujudkan pendidikan

interprofesi kesehatan di masa depan. Melalui forum ini pula, diharapkan para ahli

pendidikan dan praktisi kesehatan Indonesia dapat mengembangkan konsep dan teori

lebih baik berdasarkan kearifan dan adat istiadat lokal. Beberapa pencapaian dalam

konferensi ini adalah penjaringan pendapat mahasiswa kesehatan melalui small working

group (SWG), training advokasi dari pembicara luar negeri, peluncuran buku panduan

‘Mahasiswa Kesehatan Harus Tahu!’, sosialisasi kajian partisipasi mahasiswa dalam

sistem pendidikan tinggi kesehatan, serta sosialisasi kajian persepsi dan kesiapan

implementasi interprofessional education.

Di tahun 2012 ini, Proyek HPEQ bekerja sama dengan tujuh asosiasi institusi

pendidikan tinggi profesi kesehatan, tujuh organisasi profesi kesehatan, serta

organisasi mahasiswa pendidikan profesi kesehatan dari kedokteran, kedokteran gigi,

keperawatan, kebidanan, gizi, farmasi, dan kesehatan masyarakat yang diwakili oleh

Center for Indonesian Medical Students' Activities (CIMSA), Asian Medical Students’

Association (AMSA), Ikatan Senat Mahasiswa Kedokteran Indonesia (ISMKI), Ikatan

Lembaga Mahasiswa Ilmu Keperawatan Indonesia (ILMIKI), Himpunan Mahasiswa

Diploma III Keperawatan (HIMADIKA), Persatuan Senat Mahasiswa Kedokteran Gigi

Indonesia (PSMKGI), Ikatan Mahasiswa Kebidanan (IMABI), Ikatan Senat Mahasiswa

Farmasi Seluruh Indonesia (ISMAFARSI), Ikatan Senat Mahasiswa Kesehatan

Masyarakat Indonesia (ISMKMI), dan Ikatan Lembaga Mahasiswa Gizi Indonesia

(ILMAGI), kembali menyelenggarakan konferensi tahunan yang dinamakan “The 3rd

HPEQ Conference 2012” dengan tema “Penguatan peran mahasiswa dalam

peningkatan kualitas sistem pendidikan tinggi kesehatan melalui pemanfaatan ICT”.

Sejalan dengan tema konferensi yang diangkat oleh pihak Dikti sebagai penyelenggara

pusat, yaitu “Mengangkat Budaya Akademik melalui Penggunakan TIK dalam rangka

Mengintegrasikan Sistem Pendidikan dan Pelayanan Kesehatan”, maka konferensi

tahun ini bertujuan untuk memperkuat keterlibatan mahasiswa dalam penataan sistem

pendidikan ilmu kesehatan, termasuk pengambilan keputusan, guna meningkatkan

kualitas sistem pendidikan tinggi kesehatan, memberikan pemahaman kepada

mahasiswa mengenai akreditasi terkait dengan peran dan posisi mahasiswa di

dalamnya, serta training advokasi yang dapat meningkatkan kemampuan mahasiswa

dalam melakukan advokasi tentang isu-isu pendidikan tinggi kesehatan melalui

pemanfaatan ICT, yaitu melalui media-media sosial yang tersedia.

II. Tujuan kegiatan

Adapun tujuan diadakannya kegiatan ini adalah:

1. Memaparkan tentang pentingnya keterlibatan mahasiswa dalam penataan sistem

pendidikan ilmu kesehatan

2. Memaparkan tentang penguatan peran mahasiswa dalam peningkatan kualitas sistem

pendidikan tinggi kesehatan melalui pemanfaatan ICT

3. Memaparkan tentang perbandingan sistem akreditasi perguruan tinggi di dalam dan

luar negeri, serta posisi dan peran mahasiswa dalam akreditasi

4. Memaparkan tentang manajemen advokasi pendidikan tinggi kesehatan dan peran

media sosial dalam proses advokasi isu-isu pendidikan tinggi kesehatan

5. Menjalin hubungan baik antara mahasiswa kesehatan, organisasi mahasiswa

kesehatan, dan pemangku kepentingan

6. Sosialisasi hasil kajian Interprofessional Education dan partisipasi mahasiswa dalam

sistem pendidikan kesehatan, Panduan Teknis Advokasi (PTA) Pendidikan Tinggi

Kesehatan kepada pemangku kepentingan

7. Merumuskan upaya-upaya konkret dalam penjaminan mutu pendidikan masing-

masing profesi kesehatan, yaitu antara organisasi mahasiswa kesehatan dan

pemangku kepentingan.

B. Kegiatan

I. Nama kegiatan

Nama kegiatan yang diselenggarakan adalah “3rd Health Professional Education

Quality 2012 – Student Session” atau disingkat menjadi “3rd HPEQ Conference 2012

– Student Session”.

II. Tempat kegiatan

Kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 – Student Session ini diselenggarakan di

Auditorium Gedung D Dikti Lantai 2 Jakarta.

III. Waktu kegiatan

Pelaksanaan kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 – Student Session diadakan

pada hari Rabu dan Kamis, 7-8 November 2012.

IV. Penyelenggara kegiatan

Penyelenggara dari kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 – Student Session ini

adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi selaku pelaksana HPEQ Project bekerja

sama dengan HPEQ Student.

V. Bentuk kegiatan

Adapun bentuk dari kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 – Student Session ini

antara lain:

1. Kuliah pakar

2. Diskusi

3. Small working group (SWG)

4. Main conference

VI. Target luaran kegiatan

1. Meningkatkan pemahaman mahasiswa mengenai pentingnya keterlibatan mahasiswa

dalam penataan sistem pendidikan ilmu kesehatan

2. Meningkatkan dukungan terhadap penguatan peran mahasiswa dalam peningkatan

kualitas sistem pendidikan tinggi kesehatan melalui pemanfaatan ICT

3. Meningkatkan pemahaman mahasiswa tentang sistem akreditasi di dalam dan luar

negeri, posisi dan perannya dalam akreditasi, serta menumbuhkan kesadaran

mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam akreditasi perguruan tinggi kesehatan

4. Meningkatkan pemahaman mahasiswa tentang manajemen advokasi pendidikan

tinggi dan memotivasi mahasiswa untuk melakukan advokasi isu-isu pendidikan

tinggi kesehatan dengan memanfaatkan peran media-media sosial yang ada

5. Terjalinnya hubungan baik antara mahasiswa kesehatan, organisasi mahasiswa

kesehatan, dan pemangku kepentingan

6. Tersampaikannya hasil kajian Interprofessional Education dan partisipasi

mahasiswa dalam sistem pendidikan kesehatan kepada pemangku kepentingan, serta

didapatkannya rekomendasi atau masukan dan kesepakatan bersama pemangku

kepentingan terkait hasil kajian

7. Pemangku kepentingan mengetahui adanya Panduan Teknis Advokasi (PTA)

Pendidikan Tinggi Kesehatan sebagai hasil kesepakatan mahasiswa kesehatan

8. Terbentuknya rumusan upaya-upaya konkret dan kesepakatan bersama dalam

penjaminan mutu pendidikan masing-masing profesi kesehatan, yaitu antara

organisasi mahasiswa kesehatan dan pemangku kepentingan.

VII. Peserta kegiatan

Peserta yang mengikuti 3rd HPEQ Conference 2012 – Student Session ini terdiri

dari pemenang kompetisi essay yang diadakan oleh HPEQ Student dan delegasi dari

masing-masing ormawa yang tergabung di dalam HPEQ Student, yaitu Center for

Indonesian Medical Students' Activities (CIMSA), Asian Medical Students’ Association

(AMSA), Ikatan Senat Mahasiswa Kedokteran Indonesia (ISMKI), Ikatan Lembaga

Mahasiswa Ilmu Keperawatan Indonesia (ILMIKI), Himpunan Mahasiswa Diploma III

Keperawatan (HIMADIKA), Persatuan Senat Mahasiswa Kedokteran Gigi Indonesia

(PSMKGI), Ikatan Mahasiswa Kebidanan (IMABI), Ikatan Senat Mahasiswa Farmasi

Seluruh Indonesia (ISMAFARSI), Ikatan Senat Mahasiswa Kesehatan Masyarakat

Indonesia (ISMKMI), dan Ikatan Lembaga Mahasiswa Gizi Indonesia (ILMAGI).

C. Susunan kepanitiaan

SUSUNAN KEPANITIAAN

3rd HPEQ Conference 2012 – Student Session

Koordinator HPEQ Student : dr. Samuel Josafat Olam

Ko-Koordinator HPEQ Student : Saskia Piscesa

Koordinator utama conference : Anggie Hardiyanti

Divisi Acara

Koordinator : Ayu Solehati Agustina

Anggota :

1. Zulva Fuadah

2. Wimzy Prabhata

Divisi ICT

Koordinator : Enggar Sari Kesuma Wardhani

Anggota :

1. Dira Gemiani

Divisi LO Pembicara

Koordinator : Kiki Saputri

Anggota :

1. Dina Fauziah

2. Andi Utomo

Divisi Publikasi dan Dokumentasi (Pubdok)

Koordinator : Pony Purnamasari

Anggota :

1. Abdul Aziz

2. Candrika Dini Khairiani

Divisi Kesekretariatan (KSK)

Koordinator : Elia Nur ‘Ayunin

Anggota :

1. Diana Pratiwi

Seksi Perlengkapan dan Dekorasi

Koordinator : Prasetyo Aji Nugroho

Anggota :

1. Nadia Safitri

2. Moses Wingky Sangidu

3. Masrur Huda

D. Susunan Acara

Selasa, 6 November 2012

Waktu Kegiatan Pengisi/Pembicara

15.00-21.00Kedatangan peserta dan registrasi peserta

Kesekretariatan

Rabu, 7 November 2012


05.30-06.30 Breakfast Panitia

06.30-07.30 Perjalanan peserta dari hotel menuju tempat acara

PJ Transportasi

07.30-08.00 Pengisian daftar hadir peserta dan Kesekretariatan

registrasi peserta yang baru tiba08.00-08.15 Pembukaan dan pengenalan HPEQ

StudentMC

08.15-08.40 Pembukaan conference dan keynote speech dari Kasubdit Kemahasiswaan Proyek HPEQ

MCWidyo Winarso

08.40-08.55 Opening Remarks: Follow Up on The 2nd HPEQ International Conference 2011: A Brief Report

dr. Samuel Josafat Olam

08.55-09.00 Ice breaking (Safe Time)

Sesi Advokasi

09.00-09.10 Pembukaan MC

09.10-10.10 Sesi I: Manajemen Advokasi Pendidikan Tinggi

Dedi Supratman, SKM

Moderator: Muhamad

Jauhar

10.10-10.25 Coffee break Panitia

10.25-12.15 Sesi II: Best Practice in Advocacy dan presentasi ATBH

dr. Samuel Josafat Olam

12.15-13.15 ISHOMA -

13.15-14.25 Sesi III : Optimalisasi Media Sebagai Sarana Propaganda Advokasi dan presentasi proyek HPEQ di FK UI: Program Pertukaran Mahasiswa untuk Peningkatan Kesehatan Ibu dan Bayi

Dewi Widya NingrumShela Putri SundawaNovita G LimanJelita Artha Purba

14.25-14.40 Kesimpulan dan penutup MC

14.40-15.40 Perjalanan peserta kembali dari Dikti ke hotel

PJ Transportasi

15.40-16.10 Sholat Panitia

Sesi Akreditasi

16.10-16.30 Pemaparan terkait esai (akreditasi oleh 3 mahasiswa)

MCModerator: Redho Meisudi

16.30-17.30 Pemaparan akreditasi dalam dan luar negeri serta peran mahasiswa dalam proses akreditasi

dr. Rachmad Sarwo Bekti

17.30-17.50 Tanya jawab materi sesi sebelumnya Moderator: Redho Meisudi

17.50-18.10 Pemaparan Penugasan SWG Aplikasi Peran Mahasiswa dalam Akreditasi

Moderator: Redho Meisudi

18.10-20.30 ISHOMA dan Pengerjaan Tugas SWG

Moderator

20.30-22.00 Pleno SWG PJ Acara

22.00-22.15 Briefing kegiatan hari ke-2 PJ Acara

Kamis, 8 November 2012


05.30-06.30 Breakfast Panitia

06.30-07.30 Perjalanan peserta dari hotel ke tempat acara

PJ Transportasi

07.30-08.30 Persiapan main conference Panitia

08.30-09.00 Registrasi Panitia

09.00-12.00 Main Conference Panitia Pusat

12.00-13.30 ISHOMA Panitia

13.30-15.00 Audiensi Bersama Ormawa, AIP, dan OP

15.00-17.00 Closing ceremony PJ Acara

E. Deskripsi perjalanan program dari awal sampai dengan saat ini

Di awal perjalanan program “3rd HPEQ Conference 2012” ini, langkah awal yang

diambil oleh tim konseptor acara adalah menentukan koordinator utama conference, PJ

Acara, dan PJ ICT, menentukan divisi-divisi yang dibutuhkan beserta PJnya masing-

masing, membahas konsep acara conference yang meliputi penentuan tema yang akan

diusung pada conference tahun 2012 ini, metode pelaksanaan, dan susunan acara, serta

membahas mengenai pembagian kuota peserta conference untuk masing-masing ormawa

(organisasi mahasiswa) yang tergabung di dalam HPEQ Student. Setelah konsep acara

conference disepakati dan susunan kepanitiaan juga sudah terbentuk, maka seluruh panitia

mulai menjalankan tugasnya masing-masing sesuai dengan arahan dan saling

berkoordinasi antar divisi untuk mempersiapkan segala kebutuhan conference dengan

mengacu kepada deadline yang sudah ditentukan untuk per divisinya. Di samping itu, tim

conference juga berkoordinasi dengan panitia pusat untuk persiapan conference ini. Pada

awalnya, kerja tim conference berjalan cukup baik dan lancar, namun di pertengahan

sampai beberapa hari menjelang hari H conference, mulai bermunculan beberapa masalah

yang harus dihadapi oleh tim. Masalah yang dihadapi oleh tim tersebut antara lain

perubahan nama-nama delegasi ormawa yang akan dikirim sebagai peserta conference,

perubahan konsep acara, pembicara conference yang belum pasti, pengiriman undangan

conference untuk peserta yang terlambat, dan kurang jelasnya arahan-arahan dari panitia

pusat untuk panitia student mengenai pelaksanaan hari H conference. Akan tetapi, dengan

kerja sama tim yang baik dan kuat, pada akhirnya semua masalah tersebut dapat

diselesaikan sebelum conference dimulai. Pada saat pelaksanaan conference, tim juga

sempat menghadapi beberapa masalah, seperti kurangnya persiapan tempat conference dan

terjadinya kemunduran waktu pelaksanaan acara di hari pertama conference dari yang

sudah dijadwalkan. Namun, secara keseluruhan, kegiatan conference ini berjalan dengan

baik dan apresiasi peserta terhadap conference ini pun juga sangat baik.

F. Dinamika tim

Dinamika yang terjadi di dalam tim cukup bervariasi dari awal terbentuknya

kepanitiaan conference sampai pada pelaksanaan hari H conference. Di awal, seluruh

anggota tim conference menunjukkan antusiasme yang tinggi dalam mempersiapkan 3rd

HPEQ Conference 2012. Namun, di dalam perjalanannya kinerja beberapa anggota tim

sempat menurun yang mungkin dikarenakan fokus mereka terpecah untuk fokus pada

akademik di institusi masing-masing dan mengurus persiapan conference, tetapi hal

tersebut masih bisa diatasi oleh anggota tim conference. Meskipun sempat mengalami

penurunan dalam periode persiapan conference, pada saat hari pelaksanaan conference,

seluruh anggota tim kembali menunjukkan semangat mereka untuk menyukseskan

kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 dengan menjalankan tugasnya masing-masing sesuai

yang telah diinstruksikan.

G. Hambatan/kendala

Adapun hambatan/kendala yang dihadapi selama persiapan dan pelaksanaan 3rd

HPEQ Conference 2012 berasal dari internal dan eksternal tim conference, antara lain

sebagai berikut.

Hambatan/kendala internal

1. Banyaknya panitia tim conference yang berdomisili di luar Jakarta

2. Kurangnya komunikasi dan koordinasi antar tim conference student

3. Kurangnya inisiatif dan respect antara panitia yang satu dengan yang lain

Hambatan/kendala eksternal

1. Kurang terjalinnya komunikasi yang baik antara panitia conference untuk student

session dengan panitia pusat Dikti

Komunikasi menjadi salah satu hal yang sangat penting untuk diperhatikan dalam

mempersiapkan suatu acara. Kurangnya komunikasi yang terjalin dengan baik

antara tim conference dari student dengan panitia pusat Dikti mengakibatkan

persiapan untuk conference pun menjadi kurang matang dan banyak terjadi

kesalahpahaman di antara kedua belah pihak.

2. Perubahan jadwal conference yang berulang kali

Pelaksanaan 3rd HPEQ Conference 2012 yang sebelumnya dijadwalkan akan

diselenggarakan di pada weekend di minggu pertama bulan November 2012,

ternyata mengalami beberapa kali perubahan yang sempat membuat bingung

panitia. Sampai pada akhirnya diputuskanlah bahwa pelaksanaannya jatuh pada

tanggal 7-8 November 2012 yang ternyata itu adalah weekday dan hal ini jelas

menjadi pokok permasalahan karena tanggal tersebut berada di minggu-minggu

ujian beberapa mahasiswa yang tergabung ke dalam kepanitiaan conference

sehingga ada beberapa panitia yang tidak dapat hadir pada hari H conference

terkait dengan masalah perizinan akademik di institusinya. Di samping itu, hal ini

juga cukup menyulitkan panitia untuk mencari pembicara yang dapat

memberikan materi di conference sesuai dengan apa yang telah dikonsepkan oleh

panitia karena banyak pembicara yang tidak dapat hadir oleh karena mereka

masih ada pekerjaan yang harus dikerjakan (weekday).

3. Pembatalan meeting untuk konsolidasi panitia conference student

4. Lamanya proses pengeluaran surat untuk pembicara

5. Terlalu banyaknya perubahan-perubahan dari panitia pusat yang tidak

dikomunikasikan dengan baik kepada tim conference student.

H. Output/capaian program

Berdasarkan testimoni yang diberikan oleh peserta conference, acara 3rd HPEQ

Conference 2012 ini berjalan dengan baik dan apresiasi peserta terhadap pelaksanaan

kegiatan ini pun juga sangat tinggi. Apa yang menjadi tujuan-tujuan di dalam conference

ini pun juga tercapai, seperti peserta mendapatkan pengetahuan tentang gambaran sistem

akreditasi di dalam dan luar negeri, serta suasana IPE yang lebih terasa di antar peserta

conference.

I. Evaluasi program

Pada dasarnya, kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 ini berjalan dengan baik. Akan

tetapi, tim juga menghadapi beberapa hambatan/kendala yang dihadapi, baik dalam hal

persiapan maupun pelaksanaan conference. Dalam hal persiapan conference, komunikasi

dan koordinasi internal panitia student masih kurang berjalan dengan baik sehingga

persiapan conference menjadi kurang dapat dipersiapkan dengan matang. Pada saat

pelaksanaan hari H conference, juga terjadi beberapa kendala seperti kemunduran waktu

pelaksanaan poin-poin acara conference, pelaksanaan jobdesc panitia yang tidak sesuai

dengan apa yang sudah tertuang pada matriks, miskomunikasi dengan panitia pusat untuk

kebutuhan conference.

J. Solusi

Solusi untuk kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 ini yang terpenting adalah

peningkatan komunikasi dan koordinasi yang baik antara internal panitia student dengan

panitia pusat

K. Follow up

Sejauh ini, follow up yang dilakukan hanya sebatas menampung pendapat dan saran

mengenai pelaksanaan 3rd HPEQ Conference 2012 lewat form evaluasi yang diisi oleh

seluruh panitia conference student.

L. Penutup

Demikian laporan pertanggung jawaban kegiatan ini kami buat. Semoga dengan apa

yang telah terlaksana dapat menjadi bahan kajian dan bermanfaat bagi pelaksanaan

conference ataupun acara-acara selanjutnya. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima

kasih.

NOTE:

1. Ditinjau kembali perwakilan-perwakilan yang kemarin menjadi CP apabila ingin dijadikan representative ormawa

2. Sesi paling menarik: SWG IPE dan Audiensi bersama

3. Sesi paling tidak disukai: sambutan dan media

4. Tema conference: kurikulum dan ipe

5. Conference: mulai dikonsep untuk conference 2013 partner

6. Evaluasi substansi dan teknis

lpj advokasi-buku conference-kajian partisipasi lanjutan-website

Documents