KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIABAHAGIAN AKAUNARAS 6, BLOK E7, PARCEL EPUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN Tel: 03-8883388862590 W.P. PUTRAJAYA Fax: 03-88891030

Ruj Kami : Bil ( 38 ) dim KKA 173/UP/292/8 Jld 3

Tarikh: 3 Ogos 2007

EOARAN SEPERTI 01 LAMPIRAN

Y.Bhg. Tan Sri I Dato' I Datin I Tuan I Puan,

SURAT EOARAN BAHAGIAN AKAUN BIL. 20 TAHUN 2007

LAPORAN PENYESUAIAN eSPKB

Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.

2. Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa Laporan Penyata Penyesuaian bolehdicetak melalui e-SPKB dari modul laporan bulanan secara harian mulai sekarang.

3. Oleh yang demikian, Pusat Tanggungjawab (PTJ) tidak perlu menyediakanpenyata penyesuaian secara manual dan boleh dicetak melalui e-SPKB untukdikemukakan ke Pejabat Perakaunan hanya sebulan sekali.

4. Sehubungan dengan itu, peranan PTJ bagi setiap bulan adalah seperti berikut :

4.1 Cetak laporan BV500, BV501, BV502 dan BV503 sebelum pukul 11.00malam pada 1 hb bulan berikutnya.

4.2 Semak jumlah amaun di Format A1, Format A2 dan Format A3 adalahbersamaan dengan urusniaga 'debit' atau 'kredit' di Format A.

4.3 Semak baki akhir pada ruang 'tanggungan belum selesai' dan 'Iiabilitibelum selesai' di BV 381 adalah bersamaan dengan 'jumlahtanggungan Iliabiliti belum selesai' di Format A.

4.4 Semak baki akhir pada ruang 'Baki Masih Ada' di BV 381 adalahbersamaan dengan 'Baki sebenar masih ada seperti di Akaun Vot' diFormat A.

4.5 Semak 'Baki Peruntukan' di Laporan Terperinci C231B/C232P adalahbersamaan dengan 'Saki Peruntukan di Laporan TerperinciPerbelanjaan Pejabat Perakaunan' di Format A.

4.6 Pastikan 'Baki Kiraan' dan 'Baki Sebenar' di Format A adalah sarna.Jika berbeza, PTJ perlu semak jumlah amaun di Format A 1, A2 & A3 danpembetulan secara manual boleh dibuat di ruang urusniaga 'debit' atau'kredit' (yang mana berkenaan) pada Format A, Format A1, Format A2& Format A3.

4.7 Semak dan pastikan tarikh Laporan Penyesuaian Vot, tarikh BakiPeruntukan di Laporan Perbelanjaan dan tarikh Baki Sebenar masih adadi Akaun Vot di Format A adalah sarna. Jika berbeza maklumkan kePejabat Perakaunan.

5. Tindakan PTJ terhadap perbezaan yang terdapat pada penyata penyesuaian(Format A) adalah seperti berikut :

5.1 Dengan menggunakan e-SPKB, sediakan penyelarasan rekod bagicatitan tertinggal di BV 381 dengan merujuk Format A3 sebagai contoh :

(i) Penyata Pemungut yang disediakan oleh PTJ secara manual bagiurusniaga kredit perbelanjaan ;

(ii) Bank deraf / Pemindahan Telegraf Dalam atau Luar Negeri yangdisediakan dan dihantar secara manual oleh PTJ ke PejabatPerakaunan ; atau

(iii) Waran Peruntukan / Baucar Bayaran / Baucar Jurnal yangdisediakan dan dihantar secara manual oleh PTJ ke PejabatPerakaunan.

Nota : Waran Perjalanan Udara yang disediakan secaramanual tanpa melalui e-SPKB tidak perlu disediakanpenyelarasan rekod. Bayaran akan dikemaskinikan secaraautomatik di dalam BV 381 sebaik sahaja pembayaran pukaldibuat oleh Pejabat Perakaunan.

5.2 Dengan menggunakan e-SPKB, batalkan Baucar Bayaran bagi baucaryang berstatus 6 dengan merujuk Format A 1 dan A2.

5.3 Pastikan setiap urusniaga diruang 'tanggungan' dan 'Iiabillti'diselesaikan dari masa ke semasa.

6. PTJ hendaklah memaklumkan dengan segera sebarang kesilapan data kePejabat Perakaunan supaya masalah-masalah terse but dapat di log di 'helpdesk eg-ag'.

2

7. Laporan Penyata Penyesuaian hendaklah dikemukakan setiap bulan ke PejabatPerakaunan TANPA GAGAL dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan flimsi dariPejabat Perakaunan.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

(a agian n

b.p Ketua SetiausahaKementerian Kesihatan Malaysia

s.k:

Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan)Kementerian Kesihatan Malaysia

Timbalan Ketua Setiausaha (Kewangan)Kementerian Kesihatan Malaysia

Ketua Audit Negara

Semua Ketua Seksyen/UnitSahagian Akaun

F:Nasugi/Surat Edaran Penyesuaian e-spkb

3