cth fail meja

NAMA ROZI BINTI TAMIN

NO. KAD PENGENALAN 760828-04-5308

JAWATAN PENOLONG PENDAFTAR

GRED N41

BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN SEKSYEN JAMINAN KUALITI

PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) PEJABAT PENDAFTAR

TARIKH MEMEGANG JAWATAN 27 MAC 2006

TARIKH PENEMPATAN (Tarikh penempatan di Bahagian / Seksyen / jabatan berkenaan)

27 MAC 2006

NO. TELEFON 03-8947 2027

EMAIL [email protected]

FAKS 03-8942 6468

TARIKH DIBUKA

NO. SEMAKAN 00

TARIKH DIKEMASKINI -

*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas.

FAIL MEJA

ARAHAN

1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-

tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.

2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:

(a) Maklumat organisasi;

(b) Struktur organisasi;

(c) Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ);

(d) Struktur organisasi PTJ;

(e) Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai pegawai lain;

(f) Proses kerja (untuk setiap senarai tugas);

(g) Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas);

(h) Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan;

(i) senarai semakan (mengikut senarai tugas);

(j) Senarai jawatankuasa yang dianggotai;

(k) Senarai borang-borang yang digunakan;

(l) Norma-norma kerja;

(m) Senarai tugas dan tanggungjawab;

(n) Senarai tugas harian.

3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) .

4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:-

(a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan

(b) sekurang-kurangnya setahun sekali.

FAIL MEJA Halaman: 2

ISI KANDUNGAN

Bil Perkara Halaman

1.0 MAKLUMAT ORGANISASI

1.1 Latar belakang UPM

1.2 Punca kuasa

1.3 Objektif penubuhan UPM

1.4 Visi UPM

1.5 Misi UPM 1.6 Matlamat UPM

1.7 Piagam pelanggan UPM

5

5

6

6

6

6

7

2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM 8

3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

3.1 Latar belakang PTJ

3.2 Fungsi utama

3.3 Dasar Kualiti

3.4 Wawasan

3.5 Misi

3.6 Matlamat

3.7 Piagam Pelanggan

9

9

10

10

10

10

12

4.0 STRUKTUR ORGANISASI PTJ 4.1 Carta Organisasi PTJ

4.2 Objektif Kualiti PTJ

13

14

5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI 17

6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

18

7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) 30


Bil Perkara Halaman

8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 50

9.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN

65

10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 66

11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 68

12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN 69

13.0 NORMA-NORMA KERJA 71

14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB 74

15.0 SENARAI TUGAS HARIAN 75


1.0 MAKLUMAT ORGANISASI

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

1.1 LATAR BELAKANG

Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti

Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya

adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Malaya dan

Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu

Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan

dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan

tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama, penyelidikan dalam

bidang pertanian dan bidang yang berkaitan.

Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada

kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan

sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan

sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang

sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya

kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana

Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu

langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi

yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping

berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi

kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.

1.2 PUNCA KUASA

1.2.1 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30);

1.2.2 Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan)

1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997; dan

1.2.3 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P.U.(A) 106]

berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.


1.3 OBJEKTIF PENUBUHAN

Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang

berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti

penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah

negara maju dan memenuhi keperluan pasaran sumber manusia

tempatan dan antarabangsa serta menjadi Pusat Kecermelangan

Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa.

1.4 VISI

Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.

1.5 MISI

Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama, yang

memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan

dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia

dan penerokaan ilmu sejagat.

1.6 MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

UPM telah menetapkan lapan matlamat untuk merealisasikan

wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus, iaitu

dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap

objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan

masing-masing. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut:

Matlamat 1: Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya saing dan

berusaha untuk terus maju;

Matlamat 2: Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan

kemahiran insaniah;

Matlamat 3: Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang

terkemuka;

Matlamat 4: Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan

pendidikan dan penyelidikan pertanian;

Matlamat 5: Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat;

Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan


cemerlang;

Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan

amalan terbaik;

Matlamat 8: Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti

secara cekap dan berkesan;

Matlamat 9: Menjadikan universiti terhubung sepenuhnya dengan

berasaskan ICT; dan

Matlamat 10: Memperkasakan UPM melalui Alumni

1.7 PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI

Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan

budaya kualiti dalam pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan

profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan:

• Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam

aspek yang berkaitan dengan pengajaran, penyelidikan dan

perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik

yang diterima guna di peringkat antarabangsa;

• Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana

pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan

ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara;

• Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang

dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara

secara menyeluruh;

• Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan

serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan

kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk

membangunkan potensi diri staf dan pelajar;

• Menyediakan perkhidmatan profesional untuk meningkatkan

kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan

• Memberikan ruang dan peluang yang saksama kepada semua warganegara dengan

tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan

tinggi yang berkualiti.


2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM

3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB

3.1 LATAR BELAKANG PEJABAT PENDAFTAR

Pejabat Pendaftar telah ditubuhkan pada 1.1.1977 (selaras dengan penubuhan Universiti Pertanian Malaysia). Ianya merupakan bahagian yang bertanggungjawab dalam aspek pengurusan sumber manusia yang melibatkan hal ehwal berkaitan perjawatan dan perkhidmatan kakitangan.

Sepanjang penubuhannya, Pejabat Pendaftar telah melaksanakan fungsinya dengan berkesan melalui pendekatan prinsip tadbir urus yang terbaik. Selaras dengan perubahan trend dalam bidang pengurusan sumber manusia hari ini, yang merujuk kepada persekitaran dan budaya kerja, kehendak pelanggan dan organisasi serta kecanggihan teknologi, Pejabat Pendaftar sentiasa proaktif menerokai cabaran-cabaran dalam pengurusan sumber manusia bagi mempastikan peningkatan sistem penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan berkualiti dapat disediakan.

3.2 FUNGSI UTAMA

Tertakluk kepada Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Pejabat Pendaftar bertanggungjawab dalam aspek-aspek berikut:

a. menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia, akademik dan pentadbiran umum di Universiti;

b. bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan Pelantikan, Kuasa, Kewajipan, Saraan dan Syarat-syarat Perkhidmatan pekerja Universiti;

c. bertanggungjawab dalam perkara-perkara berkaitan pengurusan sumber manusia, akademik, keselamatan dan pentadbiran am di Universiti dan mengeluarkan arahan-arahan pentadbiran mengenainya;

d. bertanggungjawab dalam segala hal ehwal perundangan yang melibatkan Universiti dan kepentingan Universiti;

e. melakukan apa-apa fungsi lain dan mengambil apa-apa tindakan sebagaimana yang diperlukan dalam menjalankan dengan sewajarnya tugas-tugas di bawah Perlembagaan, Statut, Kaedah dan Peraturan.

3.3 DASAR KUALITI

Pejabat Pendaftar telah mewujudkan dasar kualiti selaras dengan dasar kualiti Universiti Putra Malaysia.

“Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia, perkhidmatan perundang-undangan, perkhidmatan keselamatan, perkhidmatan perubatan dan pergigian, perkhidmatan keagamaan dan kerohanian, dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi menyokong aktiviti pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional melalui penerapan budaya kerja berkualiti secara berterusan untuk memenuhi ekspektasi pelanggan selaras dengan MS ISO 9001:2008”

3.4 WAWASAN

Wawasan Pejabat Pendaftar adalah untuk menjadi entiti yang cemerlang dengan memberikan perkhidmatan sumber manusia, keselamatan, perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan wawasan UPM.

3.5 MISI

Misi Pejabat Pendaftar adalah untuk memberikan perkhidmatan sumber manusia, keselamatan, perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan pelan strategi universiti.

3.6 MATLAMAT PEJABAT PENDAFTAR

(a) Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja

dengan cemerlang;

i. Objektif 1: Menarik, melantik, membangun serta mengekalkan tenaga

kerja yang cemerlang pada semua peringkat

Strategi 1 : Mewujudkan skim perkhidmatan secara

kontrak yang lebih berdaya saing untuk

menarik individu berpengalaman luas

dalam industri;

Strategi 2 : Melantik calon yang berkualiti;

Strategi 3 : Memudahkan proses pelantikan pegawai

akademik adjung dan tenaga pakar;

Strategi 4 : Mewujudkan nisbah jawatan mengikut

skim perkhidmatan;


Strategi 5 : Mewujudkan sistem latihan pegawai

yang lebih berkesan; dan

Strategi 6 : Menggalakkan pertukaran staf secara

dua hala pada peringkat antarabangsa

(Pembangunan Staf).

ii. Objektif 2 : Mewujudkan persekitaran dan sistem kerja yang selamat,

sihat, kondusif dan ceria.

Strategi 1 : Menambahbaik persekitaran dan aspek

kebajikan kerja yang lebih terjamin;

Strategi 2 : mewujudkan penandaarasan untuk

pelbagai perkhidmatan, kemudahan dan

persekitaran kerja;

Strategi 3 : Mengadakan satu sistem yang boleh

menjamin keselamatan dan kesihatan

staf; dan

Strategi 4 : Meningkatkan program penghayatan

psikologikal untuk persekitaran kerja

yang sihat/ceria.

(b) Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan

Kualiti berteraskan amalan terbaik.

i. Objektif 2 : Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan

berteraskan integriti , keutuhan, kebertanggungjawaban

dan kecekapan

Strategi 1 : Mengamalkan akauntabiliti dan integriti

dalam pengurusan kewangan dan

pentadbiran entiti

ii. Objektif 3 : Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti

Strategi 2 : Menggunapakai soal selidik yang

diselaraskan dengan kriteria AKPM


3.7 PIAGAM PELANGGAN PEJABAT PENDAFTAR

a. Memberi layanan yang mesra, jujur, ikhlas dan bertanggungjawab;

b. Memberikan maklumat yang berkaitan dengan jelas dan tepat;

c. Memastikan persekitaran bersih, kondusif, selesa dan selamat;

d. Memberi perkhidmatan yang sentiasa cepat dan menepati masKeputusan pelantikan staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 12 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima;

e. Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik;

f. Keputusan Kursus Induksi Modul Umum dimaklumkan kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh terakhir menerima kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus Induksi;

g. Keputusan permohonan cuti belajar dimaklumkan kepada calon selewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas kelulusan diperolehi daripada PPU/KPT;

h. Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara;

i. Memastikan staf dapat disahkan dalam jawatan dalam tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yang ditetapkan;

j. Buku rawatan perubatan boleh diambil pada hari ke lapan selepas melapor diri; dan

k. Maklumbalas daripada aduan melalui surat/e-mel/faks/telefon dijawab selewat-lewatnya dalam tempoh dua puluh satu (21) hari bekerja.


4.0 STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

4.1 CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR


PENDAFTAR

JAWATANKUASA JAMINAN KUALITI

BAHAGIANPENGURUSAN SUMBER

MANUSIA

SEKSYEN JAMINAN KUALITI

SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI

(ICT)

SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN AM

SEKSYEN SARAAN, PRESTASI &

ELAUN

SEKSYEN PELANTIKAN

SEKSYEN KENAIKAN PANGKAT

SEKSYEN PENGESAHAN,CUTI &

PERSARAAN

SEKSYEN LATIHAN AKADEMIK

SEKSYEN BIMBINGAN & KERJAYA STAF

SEKSYEN PENILAIAN DALAM

PERKHIDMATAN

SEKSYEN KESELAMATAN &

KESIHATAN PEKERJAAN

SEKSYEN LATIHAN DLM

PERKHIDMATAN

SEKSYEN PERUBATAN &

PERHUBUNGAN PEKERJA

BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER

MANUSIA

BAHAGIAN PERUNDANG

-UNDANGAN UNIVERSITI

SEKSYEN GUAMAN & GUBALAN AWAM

SEKSYENPENASIHATAN & GUBALAN

KORPORAT

SEKSYENTATATERTIB STAF

BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI

BAHAGIAN PERUNDANG-UNDANGAN

PUSAT KEBUDAYAAN & KESENIAN

SEKSYENKOMPUTER DAN TEKNOLOGI

MAKLUMAT

SEKSYENKAWALAN KESELAMATAN

KAMPUS PUCHONG

SEKSYENBANTUAN

SEKSYEN KEBUDAYAAN

SEKSYEN DEWAN & PANGGUNG

PERCUBAAN

SEKSYEN TEKNIKAL

SEKSYENPENTADBIRAN DAN

KEWANGAN SEKSYEN

PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

SEKSYEN FARMASI

SEKSYENDIAGNOSTIK

SEKSYENPERGIGIAN

SEKSYENKEJURURAWATAN

SEKSYEN PERUBATAN & KECEMASAN

SEKSYEN KESIHATAN UMUM

SEKSYENPENTEDBIRAN DAN

KEWANGAN

PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI PUSAT ISLAM UNIVERSITI

SEKSYEN PENTADBIRAN & PENGURUSAN PEJABAT

SEKSYEN PENTADBIRAN DAN

KEWANGAN

SEKSYEN PENTADBIRAN &

PENGURUSAN MASJID

SEKSYEN AKTIVITI PEMBANGUNAN SAHSIAH

DAN MODAL INSAN

PERKHIDMATAN KORPORAT

SEKSYENRONDAAN

SEKSYENPENYIASATAN

SEKSYENTARFIK

SEKSYENKAWALAN AKSES

SEKSYEN PENGURUSAN DASAR

SEKSYEN PERUBATAN PEKERJAAN

SEKSYENPERUBATAN SUKAN

4.2 OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

Bil. Proses Objektif Kualiti

1. Kawalan Dokumen Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya

sekali dalam setahun

2. Audit Dalaman Memastikan jumlah NCR pada Audit Dalaman

berkurangan 20% dari tahun sebelumnya

3.Tindakan Pembetulan

Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya 21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka panjang) dari tarikh surat diedarkan.

4.Tindakan Pencegahan

Menghasilkan 30 cadangan tindakan pencegahan

5.

Kepuasan pelanggan, analisa, pengukuran dan peningkatan

Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5)

Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5)

6.

Perolehan dan pembayaran (Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja)

Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4 kali setahun

Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi analisis penilaian prestasi pembekal

7.Perkhidmatan Teknologi Maklumat

Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja

Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas (15) hari bekerja

Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminan tempoh baikpulih

Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasi dilakukan selewat-lewatnya 4 jam

Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi aplikasi modul tertentu, manakala modul-modul lain boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 2 hari bekerja

Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran aliran serta fungsian sistem atau pemasangan peralatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam tempoh lima (5) hari bekerja

8. Latihan Staf Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun



Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut takwim tahunan

9. Pelantikan staf

Memastikan tempoh iklan dikeluarkan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas waran diterima

Pengiklanan jawatan kosong (Akademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun

Pengiklanan jawatan kosong (Bukan Akademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun

Memastikan surat tawaran dikeluarkan selewat-lewatnya dalam tempoh 12 hari bekerja selepas tarikh menerima petikan minit mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik atau arahan Pihak Berkuasa melantik

Memastikan pengisian kekosongan jawatan kerana penamatan perkhidmatan dilakukan selewat-lewatnya 75 hari bekerja dari tarikh kekosongan tersebut.

Kadar pengisian jawatan (Akademik) adalah 94% dari waran yang diterima.

Kadar pengisian jawatan (Bukan Akademik) adalah 94% dari waran yang diterima.

10.Pengesahan Dalam Jawatan

Memastikan staf dapat disahkan jawatan dalam tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yang ditetapkan

11. Persaraan Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir

sebelum bersara

12. Kenaikan Pangkat

Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 6 hari bekerja selepas waran diterima

Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 100 hari bekerja sebelum tarikh kekosongan bagi kes persaraan dan selepas mengemukakan notis bagi kes penamatan perkhidmatan

Surat pemakluman kenaikan pangkat (Bukan Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) atau arahan Pihak Berkuasa Melantik

Surat pemakluman kenaikan pangkat (Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) arahan Pihak Berkuasa Melantik

13. Kursus Induksi Kursus Induksi diadakan sekurang-kurangnya 9 kali

setahun



Seorang staf akan mengikuti Kursus Induksi selewat-lewatnya 12 bulan dari tarikh melapor diri

Maklumkan keputusan kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh akhir menerima kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus Induksi

14. Cuti belajar Pengisian kuaota Biasiswa KPT sebanyak 50%

daripada kuota biasiswa tahunan yang diberi

15. Kaunseling Staf

Memberi maklumbalas kepada Ketua PTJ bagi kes yang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas penerimaan kes

Memberi laporan Kaunseling umum bagi staf yang dirujuk kepada Ketua PTJ yang merujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas sesi terakhir

Analisis Keberkesanan perkhidmatan kaunseling pada tahap 4 (memuaskan) pada kes yang dirujuk

Menganjurkan program berbentuk pencegahan, pemulihan dan perkembangan sekurang-kurangnya 6 kali dalam setahun

16.Buku rawatan perubatan

Menyediakan buku rawatan perubatan lewat-lewatnya 4 hari bekerja selepas menerima borang permohonan buku rawatan perubatan dari Seksyen Pelantikan

17.Perhidmatan Perundang-undangan

Mengambil tindakan terhadap pelanggaran kontrak perkhidmatan dengan menghantar notis tuntutan dalam tempoh selewat-lewatnya 7 hari bekerja setelah menerima arahan yang lengkap daripada Seksyen Latihan Akademik

Mencapai 100% bayaran penyelesaian tidak tertunggak bagi kes pelanggaran kontrak perkhidmatan bagi penama yang telah bersetuju untuk membuat pembayaran secara ansuran

Melucutkan hak emolumen pegawai yang tidak hadir bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah dalam tempoh 5 hari bekerja setelah menerima laporan bertulis yang lengkap daripada PTJ

Memaklumkan keputusan dan melaksanakan hukuman yang diputuskan oleh Jawatankuasa Tatatertib yang berkenaan dalam tempoh 14 hari bekerja setelah keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Tatatertib dibuat.


5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI


SEKSYEN JAMINAN KUALITI

6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

Bil.Tugas pegawai

atasan yang ada hubungan

Tugas dan tanggungjawabKuasa yang

diberi

Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis

hubungan1. Pendaftar / Wakil

PengurusanMerancang pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2000

Mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar:

a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;

b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induik, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;

c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen.

Tiada Penyelaras Audit/ (PA)/Timbalan PA Merancang program audit

dan memastikan audit dilaksanakan mengikut perancangan.

Memastikan tindakan pembetulan/pencegahan bagi Laporan Ketidakpatuhan(NCR)/Cadangan penambahbaikan (OFI) dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan.

Ahli JKJK Induk/MSP Menyediakan laporan

mengikut agenda yang ditetapkan.

Penyelaras Latihan Staf (PLS)/Timbalan PLS Membuat analisis

keberkesanan latihan staf yang menghadiri latihan/bengkel.

Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,


Bil.Tugas pegawai



diberi


hubunganmenyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Memastikan persediaan

audit, mesyuarat, latihan dan bengkel dilaksanakan dengan lancar.

2. Pendaftar / Wakil PengurusanMeluluskan dan mengesahkan Dokumen MS ISO 9001:2008

Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 dan sistem ‘ISO INTRANET’.

Tiada Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen (TPKD) Mengurus, mengawal,

menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 di entiti masing-masing.

Ketua Seksyen/Unit Menyedia/menyemak

dokumen operasi masing-masing dan membuat permohonan pindaan dokumen kepada PKD/TPKD.

Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2000 dan sistem ‘ISO INTRANET’.


Bil.Tugas pegawai



diberi


hubunganPenolong Pegawai Teknologi Maklumat Penambahbaikan sistem

ISO INTRANET.

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Menyelenggara dokumen

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008

3. Pendaftar / Wakil PengurusanMemastikan maklumbalas pelanggan diuruskan mengikut prosedur yang ditetapkan supaya perkhidmatan dapat ditingkatkan.

Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan

Tiada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP) Mengurus, menyelaras

dan menganalisa maklumbalas pelanggan di entiti masing-masing


menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Menyemak dan

merekodkan maklumbalas.

4. Pendaftar Wakil PengurusanMemastikan kajian kepuasan pelanggan diuruskan mengikut prosedur yang ditetapkan supaya perkhidmatan dapat ditingkatkan.

Merancang, mengurus, menyelaras dan menganalisa Kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar

Tiada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP) Mengurus Kajian

kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar di entiti masing-masing

Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus dan


Bil.Tugas pegawai



diberi


hubunganmenganalisa kajian kepuasan pelanggan

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Mengedar dan

merekodkan borang kajian kepuasan pelanggan.

5. PendaftarMemastikan sistem pengurusan rekod Pejabat Pendaftar dilaksanakan dengan sistematik

Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod Pejabat Pendaftar

Tiada Penolong Pegawai TadbirMembantu mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod Pejabat Pendaftar

Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)Menyelenggara dan memelihara fail dan rekod

Pembantu Am PejabatMembantu menyelenggara dan memelihara fail dan rekod

Pekerja AwamMembantu menyelenggara dan memelihara fail dan rekod

6. Pendaftar/Wakil Pengurusan/Ketua PTJ/Timbalan Wakil PengurusanMemastikan semua tindakan yang diambil bagi tindakan pembetulan, tindakan pencegahan dan

Mengumpul, menyelaras dan mengambil tindakan susulan bagi laporan tindakan pembetulan, tindakan pencegahan, dan ketidakpatuhan produk/perkhidmatan

Tiada Timbalan Wakil PengurusanMelaporkan status tindakan pembetulan, pencegahan dan ketidakpatuhan di entiti masing-masing

Ketua Seksyen/Unit Merekodkan tindakan

yang dibuat dan FAIL MEJA Halaman: 21

Bil.Tugas pegawai



diberi


hubunganketidakpatuhan produk/perkhidmatan adalah berkesan dan tidak berulang.

menyerahkan kepada WP atau TWP masing-masing.

Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengumpul,

menyelaras dan mengambil tindakan susulan bagi laporan tindakan pembetulan, tindakan pencegahan, dan ketidakpatuhan produk/perkhidmatan, tindakan pencegahan dan tindakan ke atas ketidakpatuhan produk/perkhidmatan.

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Menyedia dan

merekodkan borang-borang yang telah lengkap kedalam fail-fail yang berkaitan.

7. Naib CanselorMempengerusi mesyuarat PIN, JKP dan PPMKB dan mengesahkan laporan untuk dihantar ke KPTM

PendaftarMemastikan pelaksanaan pelaporan

Mengumpul/menyediakan, menyelaras dan memantau pengurusan pelaporan (*PIN, JKP, dan PPMKB) ke Kementerian Pengajian Tinggi

* PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP), PPMKB: Pasukan Petugas bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi

Tiada Pegawai Pelapor di PTJ Menyediakan laporan dan

mengambil tindakan di setiap PTJ masing-masing melalui Sistem Pelaporan Integrasi UPM (SPIN).

Ketua Bahagian/Seksyen Pejabat Pendaftar Menyediakan laporan aktiviti


Bil.Tugas pegawai



diberi


hubunganPIN, JKP dan PPMKB di UPM berjalan lancar.

berkaitan.

Penolong Pegawai Tadbir Membantu

mengumpul/menyediakan, menyelaras dan memantau pengurusan pelaporan (*PIN, JKP, dan PPMKB) ke Kementerian Pengajian Tinggi.

8. Naib CanselorMemantau kemajuan UPM ke arah AKPM 2010 dan menerima laporan pelaksanaan.

PendaftarMempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa AKPM dan memastikan pelaksanaan aktiviti mengikut kriteria AKPM.

Mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM)

Tiada Ketua Pemilik Kriteria AKPM Mengumpul, melapor dan

melaksanakan aktiviti berdasarkan kriteria AKPM.

Ketua Bahagian/Seksyen Pejabat Pendaftar Mengumpul, melapor dan

melaksanakan aktiviti berdasarkan kriteria AKPM.


memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).


Bil.Tugas pegawai



diberi


hubungan9. Naib Canselor

Mengesahkan dan meluluskan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM yang dibangunkan untuk dilaksanakan

PendaftarMemantau pembangunan PIO UPM supaya selaras dengan Pelan Integriti Nasional dan PIO Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia

Membangunkan dan memantau pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM

Tiada Ketua PTJ UPM Memastikan pelaksanaan dan

memantau aktiviti/program selaras dengan PIO.

Pegawai Pelapor di PTJ Melaporkan pelaksanaan PIO

di PTJ pada setiap suku tahun.

Penolong Pegawai Tadbir Membantu membangunkan

dan memantau pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM.

Pembantu Am Pejabat Mengedarkan PIO yang telah

diluluskan oleh Jawatankuasa ke semua PTJ UPM

10. PendaftarMemastikan semua staf UPM mempunyai Fail Meja

Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM

Tiada Ketua PTJ/Wakil Pengurusan Memantau pelaksanaan fail

meja staf PTJ .

Pegawai Pelaksana Fail Meja di PTJ Memantau dan membantu

dalam penyediaan fail meja setiap staf di PTJ masing-masing.

Penolong Pegawai Tadbir Membantu memantau ke


Bil.Tugas pegawai



diberi


hubunganatas pengwujudkan dan pelaksanaan fail meja di UPM

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Membantu mengemaskini

rekod dan status penyediaan / kemaskini fail meja staf UPM

11. PendaftarMemastikan semua staf Pejabat Pendaftar mempunyai Fail Meja

Mengurus, melaksana dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar

Tiada Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar Memantau pelaksanaan fail

meja staf bahagian .

Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar Memantau dan membantu

dalam penyediaan fail meja setiap staf di PTJ masing-masing

Membuat analisis status penyediaan fail meja dan menghantar kepada urus setia


melaksana dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Membantu mengemaskini

rekod dan status penyediaan / kemaskini fail


Bil.Tugas pegawai



diberi


hubunganmeja staf Pejabat Pendaftar

12. PendaftarMemastikan pelaksanaan dan pematuhan ke atas piagam pelanggan dan objektif kualiti dilaksanakan dengan berkesan

Mengumpul, mengemaskini dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan objektif kualiti

Tiada Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar Memantau pelaksanaan dan

memastikan tindakan pembetulan dan penambahbikan dilaksanakan

Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar Memantau pelaksanaan dan

menyediakan laporan secara berkala

Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengumpul,

mengemaskini dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan objektif kualiti

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Mengemaskini data-data

pengukuran piagam pelanggan dan objektif kualiti dan memaklumkan mengenai sebarang pindaan/semakan.

13. PendaftarMengesahkan senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar

Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar

Tiada Ketua Bahagian/Ketua Seksyen Menyemak dan

menyerahkan senarai tugas yang terkini untuk direkodkan.


Bil.Tugas pegawai



diberi


hubungan

Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengemaskini

dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Mendapatkan senarai

tugas yang terkini daripada Ketua Bahagian/Ketua Seksyen.


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

Bil. Proses KerjaPegawai yang

Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-

undang Peraturan1. Sediakan jadual perancangan aktiviti setiap awal tahun Pendaftar/Wakil

Pengurusan

2. Buat permohonan bajet kepada Seksyen Pentadbiran dan Kewangan berdasarkan keperluan dan aktiviti yang disenaraikan pada tahun berkenaan.

Ketua Seksyen Pentadbiran dan

Kewangan

3. Laksanakan aktiviti mengikut perancangan

4. Kemaskini jadual perancangan pada pertengahan tahun dan menyenaraikan semula aktiviti berdasarkan keperluan semasa.

5. Sediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk dibentangkan pada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk/Mesyuarat Semakan Pengurusan.

6. Pastikan semua aktiviti utama seksyen dilaksanakan iaitu :

(a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;

(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;

(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen

(a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM




undang Peraturan1. Sediakan jadual perancangan program audit dalaman Induk

entiti Pejabat Pendaftar, audit dalaman Pejabat Pendaftar dan Audit oleh pihak SIRIM pada setiap tahun

Wakil Pengurusan/Penyelaras

Audit

2. Aturkan mesyuarat bagi jawatankuasa Audit Dalaman Pejabat Pendaftar.

Penyelaras Audit

3. Pastikan jadual audit dalaman/SIRIM yang telah disahkan diedarkan kepada auditi/PTJ (entiti Pejabat Pendaftar mengikut tempoh yang ditetapkan

4. Maklumkan kepada auditi/staf bagi program audit yang akan dijalankan.

5. Sediakan dokumen dan keperluan program audit diselaras dan tersedia.

6. Pastikan pelaksanaan program audit dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan dengan lancar dan kemas

7. Kumpul semua penemuan audit daripada Ketua Juruaudit Dalam/SIRIM untuk diambil tindakan yang bersesuaian

8. Pantau tindakan pembetulan dan pencegahan yang perlu diambil oleh auditi/pegawai yang bertanggungjawab.

9. Maklumkan kepada juruaudit mengenai tarikh penutupan ketidakpatuhan (NCR) yang telah diberi kepada auditi

10. Hantar laporan lengkap tindakan pembetulan bagi NCR kepada pihak SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan

Pendaftar/Wakil Pengurusan




undang Peraturan11. Pastikan persijilan MS ISO 9001:2008 diterima dari pihak

SIRIM selepas proses audit dijalankan.

12. Kemaskini rekod-rekod audit.

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Audit Dalaman, UPM/PEND/P003)

(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan



undang Peraturan1. Sediakan perancangan tahunan bagi mesyuarat-mesyuarat

SPK.Pendaftar/Wakil

Pengurusan

2. Pastikan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk mesyuarat disediakan dan lengkap.

3. Keluarkan minit mesyuarat dalam tempoh yang telah ditetapkan

4. Memastikan rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara.

(* Proses terperinci bagi MSP, sila rujuk Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan, UPM/PEND/P007)


(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen



undang Peraturan1. Sediakan perancangan bagi latihan/bengkel/kursus yang

hendak diadakan bagi keperluan SPKPendaftar/Wakil

Pengurusan

2. Maklumkan peserta yang terlibat selewat-lewatnya 7 hari bekerja sebelum latihan/bengkel/kursus diadakan.

3. Pastikan semua peserta mengisi borang penilaian keberkesanan latihan diakhir program

4. Majukan borang penilaian keberkesanan latihan yang telah diisi diserahkan kepada PTJ/ketua seksyen untuk penilaian peserta dan tindakan selanjutnya.

5. Memastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara

(* Proses terperinci bagi Latihan Staf, sila rujuk Prosedur Latihan Staf, UPM/PEND/P010)



7.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’



undang Peraturan1. Sediakan tempat simpanan yang selamat untuk dokumen

dan cop Sistem Kualiti Pejabat Pendaftar (contohnya seperti cop ‘Dokumen Terkawal’). Tempat simpanan ini adalah di Pusat Dokumen dan Rekod.

Pendaftar

2. Kenalpasti dokumen dan senaraikan dalam senarai utama dokumen terkawal.

3. Kawal dan selenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti sebagaimana dalam Prosedur Kawalan Dokumen (UPM/PEND/P001).


Standard MS ISO 9001:2008

4. Memuatnaik softcopy fail dokumen terkawal ke dalam sistem ISO INTRANET.

5. Jika ada perubahan, selenggara struktur Menu dan Sub-menu yg terkandung dlm sistem ISO INTRANET mengunakan perisian macromedia.

Pen. Peg. Teknologi Maklumat

6. Melakukan proses back-up fail dokumen SPK ke dalam server melalui aplikasi winSCP3 pada setiap minggu.

7. Buat pemantauan secara berkala bagi penggunaan dokumentasi SPK termasuk pada sistem ISO INTRANET.

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kawalan Dokumen, UPM/PEND/P001)



7.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN



undang Peraturan1. Terima dan Kenalpasti Maklumbalas

(a) Terima maklumbalas pelanggan melalui saluran seperti Sistem Maklumbalas Pelanggan (e-Aduan), Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP), emel, atau telefon

(b) Kenalpasti maklumbalas pelanggan yang diterima sama ada aduan, cadangan, pertanyaan dan penghargaan:i. Bagi maklumbalas kepada Pejabat Pendaftar,

lampir atau catatkan maklumbalas yang diterima melalui e-aduan, emel atau telefon pada Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP).

ii. Bagi maklumbalas kepada PTJ lain di UPM, serahkan maklumbalas kepada PTJ berkenaan melalui surat dan maklumkan kepada pengadu melalui emel (jika ada).

2. Rekodkan Aduan

(a) Beri bilangan aduan yang berturutan berdasarkan kod aduan yang ditetapkan (Rujuk Prosedur Maklumbalas Pelanggan, UPM/PEND/P018)

(b) Rekodkan aduan dalam Borang Log Penerimaan Aduan (PEND/BL01/ADUAN).

3. Salurkan Kepada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP)/Pegawai yang bertanggungjawab (PYB).

4. Sahkan Tindakan dan Maklumkan Kepada Pengadu




undang Peraturan

i. Sahkan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan oleh PYB berdasarkan pemerhatian atau bukti pelaksanaan yang dilampirkan.

ii. Maklumkan kepada pengadu dan rekodkan pengesahan dan tarikh makluman kepada pengadu pada Bahagian D dalam Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP).

5. Kemaskini maklumat tindakan aduan pada Log Penerimaan Aduan (PEND/BL01/ADUAN)

6. Jika maklumbalas yang diterima adalah Cadangan dan pertanyaan, serahkan kepada PYB berdasarkan cadangan atau pertanyaan yang dinyatakan pada Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP) yang diterima.

7. Jika maklumbalas adalah Penghargaan, keluarkan surat kepada staf yang berkenaan.

8. Sedia atau kemaskini status maklumbalas ke dalam Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan (PEND/SU01/ SU-MP).

9. Buat analisis maklumbalas Pelanggan Pejabat Pendaftar untuk dibentangkan pada mesyuarat MSP/JKJK Induk/JKP

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan, UPM/PEND/P018)



7.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR



undang Peraturan1. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman

Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan sekali setahun.

2. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan luar Pejabat Pendaftar melalui 2 cara iaitu

(a) Edaran borang kepada pelanggan yang berurusan terus di kaunter perkhidmatan.

(b) Edaran Borang kepada PTJ di UPM

3. Terima dan kumpul borang daripada pelanggan Pejabat Pendaftar dan rekodkan dalam Log Rekod Penyerahan/Penerimaan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan (PEND/BL01/KKP).

4. Buat pengukuran dan analisis ke atas borang kajiselidik yang diterima dengan merujuk Prosedur Analisis Data (UPM/PEND/P009).

5. Sediakan laporan kajian kepuasan pelanggan.




undang Peraturan6. Jika tidak memenuhi kepuasan pelanggan, laksanakan

tindakan pembetulan atau tindakan pencegahan dengan Merujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PEND/P005) atau Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PEND/P006).

7. Rekod dan failkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang Kajian Kepuasan Pelanggan luaran pejabat pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02).

8. Bentangkan laporan Kajian Kepuasan Pelanggan di Mesyuarat Semakan Pengurusan/Jawatankuasa Jaminan Kualiti Induk Pejabat Pendaftar.

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kajian Kepuasan Pelanggan, UPM/PEND/P008)



7.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR



undang Peraturan

(a) Peminjaman Fail dan Rekod

1. Bangunkan/sediakan garis panduan dan dokumentasi bagi proses peminjaman fail dan rekod.

2. Maklumkan kepada semua staf mengenai garis panduan dan proses yang telah dikuatkuasakan.

3. Pantau proses peminjaman secara berkala dengan mengadakan semakan/audit terhadap rekod peminjaman fail dan rekod.

4. Beri surat peringatan kepada staf yang mematuhi garis panduan peminjaman yang telah ditetapkan.

(b) Penyelenggaraan / Pemerliharaan Fail dan Rekod

1. Sediakan tempat penyimpanan fail dan rekod yang sesuai dan mencukupi dari aspek keluasan, tempat susun fail dan rekod, suhu, peralatan dan lain-lain yang diperlukan dari semasa ke semasa bersesuaian dengan aktiviti di Bilik Fail dan Bilik Arkib.

Pendaftar

2. Pelihara fail dan rekod dari musuh-musuh rekod secara faktor fizikal, biologikal, kimiawi dan manusia.




undang Peraturan3. Baikpulih kerosakan/kemusnahan tempat

penyimpanan/rekod dengan segera supaya rekod-rekod terpelihara dengan baik.

Penolong Pendaftar, Seksyen Pentadbiran &

Kewangan

(c) Pelupusan Rekod

1. Dapatkan maklumat mengenai prosedur/tatacara pelupusan dari pihak Arkib Negara termasuk jadual pemisahan rekod.

Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

2. Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod-rekod yang telah diasingkan.

Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

3. Buat dan semak penyenaraian rekod-rekod yang hendak dilupuskan.

Pendaftar Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

4. Mohon kelulusan untuk pelupusan rekod-rekod dari Arkib Negara.

Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

5. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah dan tatacara yang dibenarkan oleh pihak Arkib Negara.


6. Dapatkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Negara.




7.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN



undang Peraturan1. Terima maklumat untuk tindakan pembetulan dan

pencegahan.

2. Rekod Laporan ke dalam Borang Laporan Tindakan Pencegahan (PEND/BR01/LTC) atau Borang Laporan Tindakan Pembetulan (PEND/BR01/LTB).

3. Tentukan punca masalah (bagi tindakan pembetulan) dan bentuk tindakan pencegahan untuk dilaksanakan.

4. Laksanakan Tindakan Pencegahan atau pembetulan berdasarkan jenis tindakan dan tempoh yang telah ditetapkan.


5. Lengkapkan laporan status tindakan pencegahan pada Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan (PEND/SU01/SU-LTC) atau Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan (PEND/SU01/SU-LTB).

6. Semak keberkesanan tindakan pencegahan pada mesyuarat JKJK (PTJ).

7. Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalam MSP atau Mesyuarat JKJK Induk dengan merujuk kepada Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan (UPM/PEND/P007) jika berkenaan.

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan, prosedur Tindakan Pencegahan, dan Prosedur Kawalan ke atas Produk dan Perkhidmatan)



7.7 MENGUMPUL/MENYEDIAKAN, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI



undang Peraturan1. Daftar atau kemaskini maklumat Pegawai Pelapor dalam

Sistem Pelaporan Integrasi (SPIN) UPM.

2. Keluarkan surat makluman kepada Pegawai Pelaksana di PTJ bagi penyediaan laporan pada setiap suku tahun.

3. Semak status penghantaran laporan dari Pusat Tanggungjawab melalui SPIN.

4. Semak dan saring laporan yang diterima dari PTJ melalui SPIN.

5. Buat analisis status penghantaran dan maklumkan kepada PTJ.

6. Cetak laporan untuk dibawa kelulusan dan pengesahan mesyuarat.

7. Buat pindaan pada laporan hasil daripada mesyuarat ( jika ada).

Pendaftar

8. Cetak dan hantar laporan ke kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPT).



7.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI



undang Peraturan1. Kenalpasti piagam pelanggan dan objektif kualiti Pejabat

Pendaftar yang telah dibangunkan.

2. Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan dan objektif kualiti melalui edaran surat/memo/poster

3. Buat analisis pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti setiap 6 bulan dan tahunan

4. Sediakan template laporan piagam pelanggan dan objektif kualiti dan edarkan kepada pengawal yang berkenaan untuk penyediaan laporan

5. Terima data-data /laporan pencapaian objektif kualiti/piagam pelanggan.

6. Buat semakan terhadap kecukupan laporan yang telah dihantar oleh pegawai.

7. Buat pemantauan terhadap tindakan pembetulan bagi pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti yang tidak mencapai sasaran.

8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang dalam mesyuarat




undang Peraturan9. Laksanakan pemantuan berterusan terdapat proses

perkhidmatan di Pejabat Pendaftar adalah mengikut prosedur dan garis panduan yang telah ditetapkan

10. Terima dan semak justifikasi cadangan atau pindaan piagam pelanggan/objektif kualiti.

11. Buat pindaan yang telah diluluskan didalam dokumen, prosedur atau poster.

12. Maklumkan kepada semua staf terhadap sebarang pindaan yang telah dilakukan kepada staf supaya tindakan yang sepatutnya dapat diambil dan dilaksanakan

13. Pastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara dengan baik.



7.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)



undang Peraturan1. Dapatkan maklumat dan panduan/garispanduan berkaitan

dengan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).

2. Sediakan maklumat berkenaan kriteria-kriteria AKPM.

3. Rancang pelaksanaan mesyuarat bulanan bagi jawatankuasa AKPM UPM.

Pendaftar

4. Berhubung dengan pihak MAMPU berkaitan dengan hal-hal AKPM

5. Maklum dan serah semua kriteria-kriteria AKPM kepada pemilik kriteria bagi memastikan tindakan pelaksanaan, pengumpulan dokumen sokongan disediakan.

6. Kemaskini maklumat dari jawatankuasa AKPM dan pegawai yang bertanggungjawab menyediakan laporan-laporan kriteria AKPM

7. Buat semakan terhadap laporan yang diterima daripada pegawai-pegawai yang bertanggungjawab

8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang dalam mesyuarat



7.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM



undang Peraturan1. Dapatkan dan kumpul nama-nama pegawai pelaksana fail

meja dari semua PTJ di UPM.

2. Sediakan template format fail meja senarai semak dan carta analisis dan edarkan kepada semua pegawai pelaksana melalui email dan buletin.

3. Beri taklimat pengurusan dan penyediaan fail meja kepada pegawai pelaksana PTJ.

Pendaftar

4. Terima laporan status penyediaan fail meja dari semua pegawai pelaksana PTJ

5. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja mengikut PTJ/UPM.

6. Laporkan status penyediaan fail meja staf UPM pada mesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan Universiti



7.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR



undang Peraturan1. Sediakan template format fail meja, senarai semak dan

carta analisis dan edarkan/email kepada semua ketua bahagian/seksyen untuk tindakan pelaksanaan.

2. Beri taklimat pengurusan dan pengendalian fail meja kepada ketua bahagian/seskyen.

3. Terima laporan pelaksanaan daripada semua ketua bahagian/seksyen.

Pendaftar

4. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja mengikut Bahagian/Seksyen.

5. Laporkan status penyediaan fail meja staf Pejabat Pendaftar pada mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar.



7.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.



undang Peraturan

1.Kenalpasti dan kumpul maklumat dan bahan-bahan untuk membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM

2. Sediakan draf PIO

3.

Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikan keperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dan Pelan Integriti Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM) sebelum diserah kepada Jawatankuasa PIN UPM

4.Serahkan draf yang lengkap kepada jawatankuasa PIN UPM untuk semakan dan kelulusan

Naib Canselor, Pendaftar

5.Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan oleh jawatankuasa PIN UPM untuk dimaklumkan kepada semua staf UPM

Pendaftar

6.Beri taklimat dan penerangan mengenai PIO yang telah dibangunkan dan diluluskan untuk digunapakai kepada staf UPM

Pendaftar

7.Edarkan PIO kepada staf UPM untuk makluman, rujukan dan tindakan

8.Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN UPM pada setiap suku tahun



7.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR



undang Peraturan1. Lakukan pemantauan pada perubahan staf dan struktur

organisasi

2. Dapatkan maklumat staf/fungsi dari bahagian/seksyen yang berkaitan

Ketua Bahagian/Ketua Seksyen

3. Lakukan kemaskini pada carta organisasi Pendaftar, Ketua Bahagian

4. Maklumkan kepada ketua bahagian/seksyen bagi penyediaan dan pengemaskinian senarai tugas dan fail meja

5. Dapatkan pengesahan Pendaftar bagi semua perubahan/kemaskini pada carta organisasi atau senarai tugas mempunyai tarikh kuatkuasa

Pendaftar

6. Edarkan carta organisasi dan senarai tugas kepada staf/ketua bahagian/seksyen untuk rujukan dan simpanan

7. Memastikan semua rekod-rekod senarai tugas diselenggara dan dipelihara dengan baik


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


a. Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;




b. Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;




c. Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen



8.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’



8.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN



8.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR



8.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.



8.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN



8.7 MENGUMPUL/MENYEDIA, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI



8.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI



8.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)



8.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM



8.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR



8.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.



8.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR


9.0SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN

BIL No. Dokumen Tajuk Dokumen

1. -Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007)

2. - Quality Management Systems – Requirements (ISO 9001:2008, IDT)

3. - Risalah Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia

4. - Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)

5. - Akta Arkib Negara 2003

6. - Guidelines on Complaints Handling (MS 1432: 1998)


10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)

10.1 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ISO INTRANET

Bil PerkaraTandaka

n (√ )Catatan

1.Terima Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD)

2. Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan

3. Pindaan pada dokumen

4.Pindaan pada Senarai Utama Dokumen Terkawal.

5.Dapatkan tandatangan Wakil Pengurusan dan Pendaftar pada muka hadapan dokumen

6.Muatnaik dokumen pada Sistem ISO INTRANET

7. Cetakan

8.Pengedaran dan penarikan dokumen (Log Pengedaran dan Penarikan Dokumen)

9. Rincih dokumen

10.Semakan dan Pengesahan Pegawai Kawalan Dokumen (PKD)


8.2 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.

Bil PerkaraTandaka

n (√ )Catatan

1. Senarai rekod untuk dilupuskan

2. Borang (4) Arkib Negara

3.Majukan borang permohonan pelupusan ke Arkib Negara

4. Surat kebenaran pelupusan

5. Pindah rekod ke Arkib Negara (jika ada)

6.Pelupusan rekod mengikut kaedah yang dibenarkan

7.Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Negara


11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Bil Jawatankuasa Keanggotaan

1.Jawatankuasa Anugerah Kualiti Perdana Menteri Universiti Putra Malaysia

Setiausaha / Urus setia

2.Jawatankuasa Kerja Pelan Integriti Nasional (PIN) Universiti Putra Malaysia

Setiausaha

3.Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk Pejabat Pendaftar

Setiausaha

4.Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Bahagian Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Setiausaha

5.Jawatankuasa Dokumentasi Pejabat Pendaftar

Pengerusi / Pegawai kawalan Dokumen

6.Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan (JKP) Pejabat Pendaftar

Penyelaras kepuasan Pelanggan

7.Jawatankuasa Audit Dalaman Pejabat Pendaftar

Setiausaha

8.Jawatankuasa Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Pejabat Pendaftar

Ketua

9.Jawatankuasa Laporan Tahunan Universiti Putra Malaysia

Ahli / Sidang pengarang

10.Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN) Universiti Putra malaysia

Urus setia

11.

Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP) dan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi (PPMKB) Universiti Putra Malaysia

Urus Setia

12.Jawatankuasa Pemandu Sistem eFAIL RFID Universiti Putra Malaysia

Ahli

13.Jawatankuasa Kerja Sistem eFAIL RFID Universiti Putra Malaysia

Pengurus Projek


12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen

1. PEND/BR01/MP Borang Maklumbalas Pelanggan

2. PEND/BR01/AD 01 Perancangan Audit Dalaman Tahunan

3. PEND/BR01/AD 02 Borang Jadual Audit Dalaman

4. PEND/BR01/AD 04Senarai Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman

5. PEND/BR01/AD 05 Borang Nota Audit Dalaman

6. PEND/BR01/AD 06 Borang Ketidakpatuhan

7. PEND/BR01/AD 07 Borang Ringkasan AD

8. PEND/BR01/AD 08 Borang Cadangan Penambahbaikan

9. PEND/BR01/CPDBorang Cadangan Pindaan/ Tambahan Dokumen (CPD)

10. PEND/BR01/BPD Borang Permohonan Dokumen

11. PEND/BR01/LTC Borang Laporan Tindakan Pencegahan

12. PEND/BR01/LTB Borang Laporan Tindakan Pembetulan

13. PEND/BR01/KAJIAN 01Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar

14. PEND/BR01/KAJIAN 02Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar

15.PEND/BR01/ PINJAM-REKOD

Borang Pinjaman Rekod

16. PEND/BR01/BILIK Borang Kebenaran Penggunaan Bilik Fail

17. PEND/BL01/LOG Log Pengedaran Dan Penarikan Balik Dokumen

18. PEND/BL01/ADUAN Log Penerimaan Aduan

19. PEND/BL01/PDR Log Pinjaman Dokumen dan Rekod

20. PEND/SE01/TERKAWAL Senarai Edaran Dokumen Terkawal

21.PEND/SE01/TERKAWAL (PTJ)

Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PTJ)


Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen

22.PEND/SU01/DOKUMEN 01

Senarai Utama Dokumen Terkawal (Manual Kualiti dan Prosedur)


Senarai Utama Dokumen Terkawal (Borang/Log/Senarai Semakan/Garis Panduan/Senarai Utama/Senarai Edaran)


Senarai Utama Dokumen Terkawal (Dokumen Rujukan)

25. PEND/SU01/SUPP Senarai Utama Pengukuran Prestasi Objektif kualiti

26. -Senarai Utama Juruaudit Dalaman Pejabat Pendaftar

27. PEND/SU01/SU-LTC Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan

28. PEND/SU01/SU-LTB Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan

29. PEND/SU01/SU-MP Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan


13.0 NORMA-NORMA KERJA

Bil. Kerja / Aktiviti / ProjekPetunjuk Prestasi(Kuantiti / Kualiti /

Masa / Kos)

1. Mewujudkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dengan berteraskan penambahbaikan berterusan.

(a) Melaksanakan SPK di semua entiti Pejabat Pendaftar.

i. Melaksanakan Mesyuarat Semakan Pengurusan sekali setahun.

KuantitiSekali

ii. Melaksanakan tindakan pembetulan pada Laporan ketidakpatuhan (NCR) audit SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan.

Masa3 bulan

iii. Pemantauan bagi tindakan ke atas Cadangan Penambahbaikan (OFI) audit SIRIM.

Masa4 bulan

iv. Melaksanakan audit dalaman Induk sekurang-kurangnya sekali setahun.

KuantitiSekali

v. Melaksanakan kajian kepuasan pelanggan Pejabat Pendaftar sekali dalam tempoh setahun.

KuantitiSekali

vi. Memberi akuan penerimaan maklumbalas kepada pengadu.

Masa3 hari bekerja

(b) Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen SPK

i. Melaksanakan semakan semula dokumen SPK dalam tempoh setahun

KuantitiSekali

ii. Mengedar dan mengemaskini dokumen SPK dan sistem ISO Intranet setiap kali perubahan dokumen selewat-lewatnya pada hari tarikh kuatkuasa.

Masa1 hari



Masa / Kos)

2. Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan berteraskan integriti, keutuhan, kebertanggungjawaban dan kecekapan.

(a) Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan pentadbiran

i. Memastikan Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN), Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP), Jawatankuasa Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi (PPMKB) dan Laporan Kajian Semula Sistem dan Prosedur Serta Undang-undang Peraturan bermesyuarat

Kuantiti4 kali setahun

ii. Melaporkan usaha-usaha penambahbaikan berkaitan pengurangan karenah birokrasi untuk memudahkan sesuatu urusan kepada pelanggan


iii. Membuat penilaian keberkesanan usaha-usaha penambahbaikan (Outcome keberkesanan hendaklah jelas dan telah melaksanakan survei terhadap keberkesanan penambahbaikan yang telah dilaksanakan)


(b) Menguruskan laporan-laporan di peringkat universiti untuk dihantar ke Kementerian Pengajian Tinggi (KPT)

i. Menghantar laporan ke KPT setiap 3 bulan sekali mengikut tempoh yang ditetapkan

Masa3 bulan sekali

3. Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti.

(a) Memenuhi dan memantapkan kriteria yang diperlukan dalam Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM)

i. Mendapatkan dan mengemaskini data berkaitan kriteria yang diperlukan daripada entiti terbabit

MasaSetiap kali mesyuarat

ii. Memastikan dokumen Fail Meja semua staf Pejabat Pendaftar disediakan(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A1.3.c)

Kuantiti100% staf Pejabat

Pendaftar

MasaNovember 2009



Masa / Kos)

iii. Laporan pemantauan keatas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf di semua Pusat Tanggungjawab UPM(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A1.3.c)

MasaSetiap bulan

iv. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO)(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A3.5)

Kuantiti1 PIO

MasaDisember 2009

4. Memantapkan sistem pengurusan fail dan rekod

(a) Mengurus, menyelenggara, memelihara dan melupus fail dan rekod

i. Merekodkan dokumen yang diterima ke dalam fail (Secara berpusat)

MasaDalam tempoh sehari / 10 hari

bekerjaii. Memelihara fail dan rekod dengan

sempurnaKualiti

Tiada fail rosak

iii. Mematuhi Garis Panduan Peminjaman Fail dan penggunaan Bilik Fail

KuantitiTiada kes kehilangan

fail

iv. Memindahkan fail dan rekod di Bilik Fail yang telah tamat tempoh simpanan ke Bilik Arkib Pejabat pendaftar

Masa2 bulan selepas tamat

tempoh simpanan

v. Membuat pelupusan fail dan rekod setelah tamat tempoh simpanan arkib

KuantitiSekali dalam tempoh

setahun


14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

Nama Pusat Tanggungjawab (PTJ)

: Pejabat Pendaftar

Nama Pegawai dan No. Kad Pengenalan

: Rozi binti Tamin (760828-04-5308)

No. Staf : A03200

Jawatan dan Ged : Penolong Pendaftar (N41)

Bahagian/Seksyen/Jabatan : Seksyen Jaminan Kualiti

Pegawai Penilai Pertama : Pendaftar

Pegawai Penilai Kedua : -

Senarai Tugas dan Tanggungjawab:

1. Mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar (merangkumi semua entiti Pejabat Pendaftar);

2. Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008, dan sistem ‘ISO INTRANET’ ;

3. Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pejabat

Pendaftar;

4. Merancang, mengurus, menyelaras dan menganalisa kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar;

5. Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod di Bilik Fail dan Arkib Pejabat Pendaftar.

6. Mengumpul, menyelaras, dan mengambil tindakan susulan bagi laporan berikut:a. tindakan pembetulan;b. tindakan pencegahan;c. kawalan ketidakpatuhan produk.

7. Mengumpul/menyedia, menyelaras, dan memantau pengurusan pelaporan PIN, JKP, dan PPMKB ke Kementerian Pengajian Tinggi;

(*PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan, PPMKB: Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi)

8. Mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM);

9. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM dan memantau pelaksanaanya;

10.Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM;


11.Mengurus, melaksana, dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar;

12.Mengumpul, mengemaskini, dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar.

13.Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar.

14.Kawalan dan Pemeliharaan Rekod/Fail bagi setiap aktiviti yang dibawah tanggungjawab Pegawai.

15.Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.

Tarikh Kuatkuasa : 01 Ogos 2009

Tandatangan dan cop Ketua PTJ/Bahagian

:

15.0 SENARAI TUGAS HARIAN


NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

Bil Tugas Catatan

Nota : sebagaimana tercatat dalam buku harian rasmi atau mana-mana log tugas harian


cth fail meja

Documents