fail meja edit.doc

Download Fail Meja Edit.doc

Post on 25-Sep-2015

311 views

Category:

Documents

9 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

PENDAHULUAN

FAIL MEJA ini adalah satu dokumen rujukan yang WAJIB disediakan oleh setiap individu/ jawatan di semua peringkat unit/ bahagian/ pejabat/ jabatan. Dokumen ini antara lain mengandungi carta organisasi yang menunjukkan kedudukan individu dalam setiap unit/ bahagian, objektif unit/ bahagian serta prosedur kerja yang terlibat dengan individu/ jawatan yang berkenaan. Apabila invidu/ jawatan tersebut telah jelas tentang tuju arah unit/ bahagian/ pejabat/ jabatan berkaitan dengan peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan tugasan; nescaya semua kerja mereka akan dilaksanakan dengan cekap dan sempurna serta mengelak dari kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja.

Prosedur mengadakan Fail Meja ini adalah selaras dengan Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam yang dikeluarkan pada tahun 1991, Bilangan 8 oleh Jabatan Perdana Menteri, Kerajaan Malaysia. Ia berkuatkuasa mulai dari tarikh Surat Pekeliling tersebut dikeluarkan iaitu pada 1 Julai 1991.

Sehubungan dengan itu, pihak Pusat Jaminan Kualiti UPNM telah menyelaras dan menghasilkan satu panduan umum bagi setiap individu/jawatan di setiap unit/ bahagian/ pejabat/ jabatan agar mempunyai Fail Meja yang seragam dan selaras dengan Manual Prosedur Fail Meja yang dikeluarkan oleh JPM, Malaysia.

Disediakan Oleh :Pusat Jaminan Kualiti UPNM

NAMA : ........................................................................BAHAGIAN : ..............................................................Fakulti : ...................................................................UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIATarikh : ..........................

PERAKUAN PENERIMAAN TUGAS

Saya .....................................................................(No. K/P: ................................), dari ............................................................ ..................................................... dengan ini mengesahkan telah diberi taklimat perihal tugasan dan tanggungjawab saya sebagai kakitangan dalam organisasi ini.

Saya mengaku menerima tugasan yang terkandung dalam folder ini dengan menurunkan tandatangan di bawah;

Yang benar,

Disahkan oleh,..................................

......................................................................

.....................................

...................................

.....................................

...................................

.....................................

UPNM

UPNMTarikh: ____________

Tarikh : _____________Universiti PertahananNasional Malaysia

ISI KANDUNGANBIL. TAJUK1. Visi, Misi & Objektif UPNM2. Logo, Falsafah & Moto UPNM 3. Piagam Pelanggan UPNM

4. Dasar & Objektif Kualiti UPNM 5. Struktur Organisasi UPNM6. Carta Organisasi Bahagian7. Carta Organisasi Kedudukan Pegawai8. Senarai Tugas / Kuasa dan Hubungan9. Peta Proses Kerja10. Akta dan Arahan Kerajaan11. Senarai Ahli Jawatan Kuasa12. Jadual Mesyuarat Berkala13. Contoh Borang 14. Contoh Senarai Semak

15. Norma Kerja16. Senarai Tugas HarianUniversiti PertahananNasional Malaysia

Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

Universiti Pertahanan

Nasional Malaysia

Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

FALSAFAH UPNM

Sebagai sebuah institusi nasional primier berdedikasi dalam menghasilkan pemimpin berintelektual yang menyerlah serta bersifat terpuji dan komited untuk berbakti sepenuhnya kepada negara dalam menjayakan kelangsungan kepentingan strategik negara. MOTTO UPNM

KEWAJIPAN, MARUAH, INTEGRITI (Duty, Honour, Integrity)Universiti Pertahanan

Nasional Malaysia

Universiti Pertahanan

Nasional Malaysia

PIAGAM PELANGGAN UPNMUPNM komited untuk memberi Kepuasan Pelanggan seperti berikut :MAKLUMAT PROGRAM :

Bakal pelanggan menerima maklumat tentang Pengajian Akademik dan LKU sebelum semester bermula.PEMBELAJARAN, LATIHAN DAN KHIDMAT NASIHAT :

Suasana pembelajaran dan pengajaran yang kondusif. Program Akademik memenuhi beban kredit seperti yang diluluskan oleh Senat UPNM dan LKU dilaksanakan mengikut prosedur rancangan yang disediakan dengan khidmat nasihat akademik dan ketenteraan oleh Penasihat Akademik dan Kaunselor yang berkelayakan.KESELAMATAN DAN KERAHSIAAN :Maklumat peribadi pelanggan, maklumat akademik dan latihan ketenteraan akan diuruskan dengan selamat berdasarkan kaedah Persuratan Tentera dalam Panduan Peraturan Staf Angkatan Tentera (T100). PENGANUGERAHAN DAN PERTAULIAHAN :Pelanggan Operasi yang telah memenuhi syarat lulus program akademik dan disahkan oleh Senat UPNM boleh dianugerahkan ijazah sarjana muda dalam bidang yang didaftarkan. Pelanggan yang telah dianugerahkan ijazah sarjana muda dan lulus semua latihan ketenteraan layak ditauliahkan sebagai Pegawai Muda ATM. Tarikh kuatkuasa pentauliahan ialah pada tarikh terakhir pengesahan keputusan peperiksaan akhir oleh Senat UPNM atau pengesahan keputusan mata pelajaran LKU oleh Lembaga No. 3 ATM.

ADUAN PELANGGAN :

Aduan pelanggan yang tidak tertakluk kepada pihak ketiga akan diselesaikan tidak melebihi tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh sah aduan diterima.

Universiti Pertahanan

Nasional Malaysia

DASAR KUALITI UPNMPengurusan Atasan UPNM menggubal Dasar Kualiti seperti berikut:

Beriltizam membawa UPNM ke arah kecemerlangan dalam bidang pertahanan dan keselamatan bagi memenuhi kehendak pelanggan Pengurusan Atasan UPNM hendaklah mempastikan Dasar Kualiti adalah sentiasa:

a. Bersesuaian dengan hala tuju Pengurusan UPNM.

b. Difahami dan dihayati oleh warga kerja UPNM.

c. Dibincangkan dan dikaji semula MKSP untuk memastikan kepuasan pelanggan tercapai secara berterusan.

d. Melaksanakan penambahbaikan bagi meningkatkan keberkesanan SPK secara berterusan sejajar dengan keperluan semasa SPK bagi MS ISO 9001.

Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

OBJEKTIF KUALITI UPNM1. ADUAN PELANGGAN - Memastikan 80% aduan dan cadangan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh 14 hari bekerja.2. AKADEMIK

i. Memastikan minimum 20% graduan mencapai Ijazah Kelas Dua Tinggi pada setiap tahun.

ii. Memastikan minimum 20% pelajar yang sedang mengikuti pengajian mencapai PNGK 3.0.

3. LKU - Memastikan minimum 95% pelajar Pegawai Kadet lulus LKU

4. LATIHAN - Memastikan 80% kakitangan UPNM menjalani sekurang-kurangnya 56 jam (7 hari) latihan kompetensi setahun bagi mewujudkan budaya kerja 1UPNM

5. PEROLEHAN Memastikan Pesanan Tempatan (LO)/Indent dapat dikeluarkan dalam tempoh 7 hari bekerja selepas menerima permohonan pembelian yang lengkapUniversiti Pertahanan

Nasional Malaysia

Universiti Pertahanan

Nasional Malaysia

Universiti PertahananNasional Malaysia

Universiti Pertahanan

Nasional Malaysia

Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

SENARAI TUGAS / KUASA & HUBUNGAN

1. NAMA : ....................................................................2. NAMA JAWATAN : ....................................................3. BERTANGGUNGJAWAB KEPADA : .............................4. BIDANG TUGAS :

BILNAMABIDANG

1

2

3

4

5

6

7

8

Universiti Pertahanan

Nasional Malaysia

Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

AKTA DAN ARAHAN KERAJAAN1. Akta Universiti dan Kolej, 1971; [Akta173]

2. Akta Rahsia Rasmi, 1972; [Akta 234]

3. Perintah Am (Bab A G)

4. Arahan Keselamatan,1948

5. Arahan Perkhidmatan

6. Arahan Perbendaharaan

7. PKPA 1991 (Bil. 1/91 Bil. 11/91)

8. PKPA 1992 (Bil. 1/92 Bil. 4/92)

9. PKPA 1993 (Bil. 1/93 Bil. 3/93)10. PKPA Bil. 3/2000 my MIS

11. PKPA Bil. 2/2002 Penggunaan ISO di agensi Kerajaan

12. PKPA Bil. 2/2005 KPI13. PKPA Bil. 8/1991 Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

Universiti PertahananNasional MalaysiaSENARAI AHLI JAWATAN KUASABILJAWATAN KUASA YANG DIANGGOTAI

Universiti PertahananNasional Malaysia

Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

MESYUARAT JADUAL BERKALABIL

JENIS MESYUARATMASA

Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

CONTOH BORANG YANG DIGUNAKANBILNAMA BORANG

Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

CONTOH SENARAI SEMAK1. PERANCANGAN PENGAJARAN KULIAH :

Mendapatkan Sukatan Pelajaran

Menentukan Buku Kuliah dan Rujukan

Menyediakan Skim Kerja Mata Pelajaran Tahap 1 & 2 (L1/L2)

Menyediakan Nota Pengajaran

Menyediakan Ujian & Kuiz

Menentukan alatan pengajaran dalam keadaan baik

2. PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR :

Menentukan bab-bab subjek dalam kuliah

Memutuskan format soalan peperiksaan

Jumlah markah semua soalan bersamaan dengan jumlah besar kertas soalan

Menyediakan skima pemarkahan untuk setiap soalan

Semakan soalan dan format dalam mesyuarat

Membuat pembetulan yang berkenaan

Memastikan kertas jawapan bersesuaian

Universiti Pertahanan

Nasional Malaysia

SENARAI SEMAK / CHECK LIST

PENGENDALIAN LATIHAN INDUSTRI (LI) BAGI PENYELIA AKADEMIK

Mendapat surat lantikan penyelia

Menghadiri taklimat LI

Memperoleh senarai nama PLJR dan tempat LI

PLJR melapor di industri

Menetapkan tarikh lawatan dengan PLJR dan