fail me ja draft

FAIL MEJA

FAIL MEJAFail Meja ialah suatu dokumen yang menerangkan tugas dan tanggungjawab kakitangan di sesuatu jawatan. Ia mengandungi senarai tugasan, proses kerja, aliran tugasan, senarai semak serta lampiran yang berkaitan. Ia harus dimiliki oleh setiap kakitangan di sesebuah organisasi.

Tujuan penyediaan fail meja ini adalah untuk membolehkan seorang pengurus memastikan kakitangan yang di bawahnya memahami tugas dan tanggungjawab yang sepatut dilaksanakan.

Kandungan Fail Meja (FM)FM mengandungai 14 perkara utama seperti yang ditunjukkan dalam rajah di bawah:

1. CARTA ORGANISASI SEKOLAH Carta organisasi sekolah menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki di dalam sesebuah sekolah. Carta ini dijadikan sebagai rangkakerja dan panduan dalam menjalankan aktiviti-aktiviti sekolah mencapai objektif yang ditetapkan. Ia amat penting bagi menjelaskan perkara-perkara yang berikut kepada kakitangan di dalam sekolah:

a. Aktitivi-aktiviti yang dijalankan oleh sekolah

Pembahagian dan pengumpulan aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan ditunjukkan dengan pewujudan beberapa Unit. Biasanya setiap unit akan diperuntukkan untuk menjalankan aktiviti-aktiviti tertentu sahaja.

b. Rantaian Perintah (Chain of Command)

Rantaian perintah menunjukkan peringkat hierarki sesebuah sekolah. Peringkat-peringkat hierarki ini akan dapat membantu mengenalpasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan, membuat keputusan dan mengawal kerja-kerja yang ditetapkan. Dengan mengenal hierarki yang telah ditetapkan proses membuat keputusan boleh dipercepatkan.

Carta organisasi sekolah amat berguna bagi membantu pihak pengurusan membuat perancangan seperti:

a. penambahan atau pengurangan kakitangan

b. pembesaran fungsi-fungsi sekolah

c. perancangan latihan staf dan

d. saluran maklumat-maklumat pengurusan

2. CARTA ORGANISASI UNIT

Carta organisasi bahagian adalah pecahan dari carta sekolah. Di dalam FM, hanya carta bahagian yang berkaitan dengan individu sahaja yang perlu disediakan. Misalnya jika individu itu bertugas sebagai Penolong Kanan Hal Ehwal Murid, hanya carta Unit Hal Ehwal Murid sahaja yang perlu dimasukkan dalam FMnya. Kedudukan individu ini perlu ditandakan dalam carta organisasi unit berkenaan. Carta ini perlu untuk menjelaskan kepada pekerja yang bertugas di Unit tersebut mengenai:

a. Aktiviti yang dilaksanakan oleh unitnya

b. Siapa rakan-rakan sejawat yang boleh membantu mengambilalih tugasnya semasa ia berkursus, bertugas di luar pejabat atau bercuti

c. Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya ia menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas-tugas harian, dan

d. Di mana dirinya / jawatannya ditempatkan di unit berkenaan.

3. OBJEKTIF SEKOLAH Penerangan mengenai objektif sekolah adalah seperti yang dijelaskan di dalam Bahagian Kandungan MPK.

4. OBJEKTIF UNITObjektif unit adalah pecahan kepada objektif sekolah dan ia dinyatakan dalam bentuk objektif jangka pendek yang perlu dicapai oleh unit. Setiap aktiviti haruslah menyumbang ke arah pencapaian objektif sekolah pada keseluruhannya. Objektif unit hendaklah dinyatakan dengan tepat, jelas, boleh dicapai dan boleh diukur supaya pihak pengurusan boleh membuat keputusan dan penilaian kemajuan dengan berkesan berasaskan objektif-objektif yang ditetapkan. Tujuan menyediakan objektif unit adalah seperti berikut:

a. memberi tujuarah yang jelas kepada setiap unit bagi mencapai objektif sekolah

b. menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah unit supaya memenuhi objektif sekolah

c. menjadi asas bagi penilaian keberkesanan sesebuah unit bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi unit berkenaan

d. menetapkan keutamaan-keutamaan jangkapanjang unit

e. membolehkan seseorang pengurus menilai keberkesanan sesuatu rancangan supaya ia dapat diubah jika perlu, dan

f. merupakan mekanisma penyelarasan antara pentadbir dan staf5. SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI PEGAWAI LAINSenarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai untuk menjalankan tugas-tugasnya. Setiap pegawai perlu mempunyai satu senarai tugas. Ini adalah penting bagi memaklumkan kepada pegawai mengenai tugas, tanggungjawab, pengetahuan atau kemahiran yang diperlukan. Setiap senarai tugas perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

a. Nama Sekolah dan Unit

b. Jawatan yang Disandang

c. Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa yang diberikan kepada seseorang pegawai perlu dimaklumkan. Ini penting dijelaskan bagi membantu pegawai menyelesaikan sesuatu tugas. Hubung kerja pegawai lain dibahagikan kepad 4 cara iaitu:

a. Hubungan kerja dengan pegawai atasan

b. Hubungan kerja dengan pegawai bawahan

c. Hubungan kerja dengan rakan sejawat

d. Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi lain

Senarai tugas, kuasa dan hubungan kerja perlu dimasukkan ke dalam FM kerana:

a. dapat menjelaskan tugas dan tanggungjawab seseorang pegawai

b. memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk seseorang pegawai

c. memudahkan pegawai menguruskan tugas yang dipertanggungjawabkan

d. setiap pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan dan

e. menjelaskan hubungan di antara seseorang pegawai dengan pegawai lain sama ada di dalam sekolah / pejabat atau dengan pegawai-pegawai di sekolah / pejabat yang lain

6. PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI

Tiap-tiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui oleh pegawai-pegawai di sesebuah sekolah. Ia merupakan peraturan-peraturan sekolah yang mesti dipatuhi dalam menjalankan sesuatu aktiviti.

7. PROSES KERJA BAGI AKTIVITI-AKTIVITI YANG BERKAITAN DENGAN

PEGAWAIProses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Adalah penting bagi proses kerja disenaraikan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti. Proses kerja yang jelas dapat:

a. Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan ketika menjalankan tugas

b. Memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas

c. Membantu kerja penyeliaan

d. Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskinian diperlukan

e. Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang

f. Memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja baru

g. Ia mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang pegawai

h. Memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat

i. Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang ditetapkan

Tindakan-tindakan bagi menyediakan proses kerja adalah seperti berikut:

a. Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja

b. Sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut

c. Mula dengan perkataan perbuatan bagi menyenaraikan setiap proses

Untuk FM, senarai jawatan pegawai yang meluluskan tindakan dan senarai undang-undang dan peraturan yang berkaitan perlu disertakan dalam proses kerja.

Bagi menyediakan proses kerja, tindakan seperti berikut perlu dilaksanakan:

a. Semak senarai tugas bagi mengenalpasti jenis-jenis kerja yang memerlukan penyediaan proses kerja

b. Sediakan turutan tindakan mengenai kerja tersebut

c. Mulakan dengan perkataan perbuatan bagi menyenaraikan setiap proses

d. Senaraikan pegawai yang perlu dirujuk, dan

e. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan tugas berkenaan8. CARTA ALIRAN KERJAPenerangan Carta Aliran Kerja adalah seperti yang diterangkan dalam Bahagian Kandungan MPK. Carta Aliran Kerja bagi FM seseorang pegawai hendaklah diambil daripada carta aliran yang terdapat dalam MPK bagi aktiviti yang berkaitan dengan pegawai berkenaan. Langkah-langkah aktiviti yang melibatkan pegawai berkenaan perlu ditandakan. Dengan menandakan langkah-langkah ini, pegawai berkenaan akan dapat dimaklumkan mengenai tanggungjawab dan peranannya dalam menyelesaikan sesuatu aktiviti.

9. SENARAI SEMAK / CHECKLISTChecklist adalah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. Ia boleh berbentuk rangkaikata, soalan dan jawapan ataupun pernyataan peringatan yang perlu mengikut jenis / bidang aktiviti yang dilakukan. Seboleh-bolehnya checklist disusun mengikut tertib turutan di mana sesuai.

Checklist berfungsi sebagai pelan tindakan di dalam melaksanakan sesuatu aktiviti. Kepentingannya amat ketara sekali terutama bagi aktiviti-aktiviti seperti memproses permohonan semakan keselamatan, semakan kualiti, perancangan dan kawalan pelaksanaan projek-projek pembangunan, persediaan sebelum mengadakan mesyuarat, persidangan dan seminar, pemilihan serta pengambilan pekerja, latihan dan perancangan kemajuan kerjaya. Checklist perlu disediakan kerana ia:

a. Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan sesuatu aktiviti harian

b. Mengelakkan berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dan pertindihan kerja

c. Menjadi asas kepada kawalan keselamatan dan pengekalan kualiti

d. Menjadi alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam usaha menentukan tahap pencapaian kerja, mengesan kelewatan dan memudahkan mengambil tindakan awal jika terdapat masalah

e. Menjadi semakan terhadap perkara-perkara penting yang perlu diberi perhatian sebelum diteliti atau diluluskan seperti penyediaan kertas cadangan yang berkaitan dengan pemprosesan pengurusan kelulusan

f. Menjadi alat mengawal dan menyelaras tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai-bagai unit, dan

g. Mewujudkan disiplin dalam melaksanakan tugas

10. SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAIKonsep borang adalah seperti penerangan konsep borang dalam bahagian kandungan MPK. Senarai borang-borang dalam FM adalah bertujuan membantu pegawai berkenaan mengetahui borang-borang yang berkaitan dengan tugasnya.

11. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKANSenarai undang-undang dan peraturan yang perlu ada dalam FM adalah petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai. Hanya arahan-arahan yang masih digunakan sahaja yang perlu dikandungkan dalam FM. Senarai undang-undang dan peraturan adalah perlu kerana ia:

a. menjadi rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti itu dilaksanakan dengan sah

b. menjimatkan masa mengesan semula arahan-arahan yang diperlukan, yang biasanya tersimpan di pelbagi unit dalam sesebuah sekolah

c. memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan

Cara menyediakan senarai undang-undang dan peraturan ini adalah seperti berikut:

a. Kumpulkan semua perundangan dan peraturan yang ada kaitan langsung dengan tugas jawatan berkenaan. Undang-undang dan peraturan tersebut adalah seperti Pekeliling Am, Pekeliling Perbendaharaan, Perintah Am, Akta-akta tertentu, Peraturan Pejabat, Arahan dan lain-lain.

b. Sediakan senarai undang-undang dan peraturan tersebut dengan mencatitkan bilangan, tahun dikeluarkan, tarikh serta tajuk ringkas sesuatu arahan tersebut

c. Kandungkan petikan daripada perundangan dan peraturan tersebut yang mana mempunyai kaitan dengan jawatan-jawatan berkenaan.

12. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Senarai jawatankuasa yang perlu ada dalam FM adalah semua jawatankuasa yang dianggotai pegawai berkenaan. Jawatankuasa itu hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan.

Tujuan menyenaraikan jawatankuasa-jawatankuasa ini ialah supaya pegawai berkenaan mengetahui jawatankuasa-jawatankuasa yang dianggotainya dan membolehkannya membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa-jawatankuasa tersebut. Senarai ini juga membolehkan pegawai baru yang mengambilalih tugas mengetahui jawatankuasa-jawatankuasa yang perlu dianggotainya.

Di dalam senarai tersebut perlu dicatitkan nama, kekerapan mesyuarat dan jenis keanggotaan sama ada pengerusi, setiausaha, ahli tetap, ahli turut hadir, ahli jemputan dan lain-lain.

13. NORMA KERJANorma kerja ialah jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Norma kerja ini boleh menjadi panduan kepada pekerja dalam melaksanakan tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya. Ia juga menjadi asas mengukur pencapaian produktiviti sesuatu kerja. Melalui pembaikan dalam persekitaran kerja, sama ada penggunaan teknologi baru, latihan staf dan lain-lain motivasi bekerja, norma kerja boleh diuabhsuai supaya selaras dengan usaha-usaha pembaikan yang telah dijalankan. Norma kerja membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurangkan pembaziran dan kesilapan bekerja.

Bagi mewujudkan norma kerja, langkah-langkah berikut boleh diikuti:

a. dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan dari sumber-sumber yang boleh digunakan, sekiranya ada, dan sesuaikan dengan kebolehan / keupayaan penyandang jawatan tersebut, peralatan dan mesin-mesin di pejabat

b. jika belum ada norma kerja diwujudkan dari sumber-sumber lain, jalankan kajian pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan.

14. SENARAI TUGAS HARIAN

Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Senarai ini sebaik-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk. Senarai tugas harian memudahkan pegawai merancang kerja atau mengambil tindakan-tindakan penting lebih awal. Dengan itu dapat mengalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan.

Senarai tugas harian boleh disediakan sama ada di sebelah petang selepas waktu pejabat ataupun sewaktu mula bekerja di sebelah pagi. Tandakan mana-mana tindakan yang telah selesai dan catitkan alasan bagi tindakan yang memerlukan tindakan susulan atau tertangguh.

Penggunaan senarai tugas harian boleh diselaraskan dengan keperluan seseorang pegawai, iaitu boleh disediakan secara mingguan atau bulanan. Ada juga jenis jawatan yang hanya sesuai menggunakan checklist sebagai panduan dalam perancangan kerja mereka. Dengan itu, senarai tugas harian tidak akan digunakan.

15. PENYEDIAAN FM

Penyediaan FM memerlukan perancangan yang teratur dan teliti. Penglibatan pengurusan atasan amat diperlukan dalam penyediaan FM. Bagi memudah dan melicinkan penyediaan FM, ketua jabatan perlu melantik seorang pegawai kanan sebagai penyelaras dan pasukan petugas perlu diwujudkan bagi penyediaan FM.

Bagi menyediakan kandungan FM, langkah-langkah berikut perlu dilaksanakan:

a. Sertakan objektif sekolah yang telah disediakan bagi MPK

b. Sediakan objektif unit sekolah

c. Tandakan kedudukan unit di dalam carta organisasi sekolah yang disediakan bagi MPK

d. Sediakan carta organisasi unit dan tandakan kedudukan pegawai di dalam unit

e. Senaraikan tugas, tanggungjawab, kuasa dan hubungan kerja pegawai berkenaan

f. Senaraikan semua peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama (senarai aktiviti adalah seperti yang disediakan bagi MPK)

g. Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah tiap-tiap tugas dan tanggungjawab

h. Senaraikan semua pegawai berkenaan yang memberi kelulusan

i. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan

j. Sediakan carta aliran kerja bagi tiap-tiap tugas

k. Sediakan checklist / senarai semak bagi tiap-tiap tugas

l. Rekodkan norma kerja yang ada

m. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai pegawai

n. Sediakan format senarai tugas harian, dan

o. Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja

FM perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan dalam sekolah. Peraturan, prosidur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi berikutan dari perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti dengan yang baru. Ini akan menjamin supaya manual ini sentiasa kemaskini dan digunakan oleh setiap pegawai di sekolah.

16. PENUTUPPanduan ini telah menggariskan kepentingan menyediakan FM serta perkara-perkara yang perlu dikandungkan ke dalam FM. Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua pegawai dan staf sesebuah sekolah. Adalah diharapkan dengan panduan ini, penyediaan FM dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan.

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN - Penolong Kanan

Bil.TugasTanggungjawabKuasa Yang DiberiTugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan

1.Menyampaikan arahan dan bahan dari PPD / JPN tentang Sukatan Pelajaran1.1 Memastikan sukatan pelajaran terbaru diperolehi.

1.2 Menyampaikan arahan mendapatkan sukatan pelajaran kepada ketua panitia subjekArahan:

1. Kementerian

2. JPN

3. PPD

4. Guru Besar1.1 Ketua Panitia matapelajaran

1.2 Guru matapelajaran

2.Memastikan rancangan P&P dalam jangka waktu yang ditetapkan.2.1 Memastikan rancangan pengajaran dibuat.

2.2 Memastikan rancangan siap dan dilaksanakan semasa pengajaran.Guru Besar2.1 Ketua Panitia matapelajaran


3.Memastikan pemilihan penilaian buku rujukan guru dan murid tahap 2 dilaksanakan.3.1 Memastikan pemilihan dan penilaian buku rujukan dan buku kerja murid tahap 2 dilaksanakan.

3.2 Memastikan buku-buku tersebut bermanfaat.Guru Besar3.1 Ketua Panitia matapelajaran


4.Memastikan buku bantu mengajar dimanfaatkan sepenuhnya dalam P&P4.1 Memastikan BBM digunakan sepenuhnya dalam P&PGuru Besar4.1 Ketua Panitia matapelajaran


5.Menyampaikan kepada ketua panitia matapelajaran pekeliling format baru peperiksaan5.1 Memastikan pekeliling format baru peperiksaan diperolehi dan diagihkan kepada guru-guru subjek berkenaan.1. Kementerian

2. JPN

3. PPD

4. Guru Besar5.1 Panitia matapelajaran


6.Menyediakan jadual pemantauan dan pencerapan guru dan buku latihan muridBertanggungjawab:6.1 Memastikan pencerapan guru dan buku latihan murid dilaksanakan mengikut jadual.

6.2 Memastikan laporan pencerapan dan pemantauan disediakan.Guru Besar6.1 Semua Penolong Kanan

6.2 Ketua Panitia semua matapelajaran

6.3 Guru Cemerlang

dll

Senarai Tugas

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRANAktiviti: Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

Peraturan-Peraturan Pentadbiran:

a. Pengesahan jawatan di dalam Perkhidmatan Awam mengambil masa di antara 1 3 tahun dari tarikh mula berkhidmat. Keadaan ini boleh berlaku sekiranya seseorang staf telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatannya.

b. Semua urusan mengesahkan seseorang pegawai dalam jawatannya hendaklah disertai dengan surat perakuan dari Ketua Jabatan.

c. Seseorang pegawai yang tidak disahkan selepas tempoh percubaannya tidak layak dinaikkan gaji tahunannya sehingga beliau disahkan dalam jawatannya.

d. Pada amnya, lanjutan tempoh percubaan seseorang pegawai diperlukan dalam keadaan di mana pegawai tidak lulus semua peperiksaan yang disyaratkan dalam tempoh percubaannya.

e. Permohonan lanjutan tempoh percubaan hendaklah dibuat kepada pihak berkuasa yang melantik melalui Ketua Perkhidmatan dengan sokongan Ketua Jabatan; dan

f. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk mengemukakan perakuan kepada pihak berkuasa lantikan melalui Ketua Perkhidmatan tentang perlanjutan tempoh percubaan tiga (3) bulan sebelum tamat tempoh percubaan pegawai itu.

PROSES KERJA Guru Penolong Kanan HEMDokumenTajukMuka Surat

Manual Prosedur Kerja8.3 Pengurusan Hal Ehwal MuridTarikh Disediakan :

Aktiviti8.3.1Proses Pertukaran Murid Dalam / Luar Negeri

JAWATANPROSES KERJA

Guru Besar1. Menerima permohonan pertukaran yang sah dari ibu bapa / penjaga murid.

2. Mengarahkan GPK HEM menguruskan proses perpindahan murid berkenaan.

GPK HEM3. Meminta guru kelas menguruskan pertukaran murid.

4. Mengarahkan murid membawa bersama buku. pinjaman dan memaklumkan kepada sekolah barunya.

5. Memaklumkan kepada guru kelas untuk mengemaskinikan Buku Rekod Kedatangan Murid.

Guru Kelas6. Memberi borang berkaitan untuk diisi dan menyerahkan kepada PT.

Pembantu Tadbir7. Menaip borang pertukaran, Borang Permohonan Pertukaran Pusat Peperiksaan jika berkaitan.

Guru Besar8. Menandatangani borang permohonan.

Pembantu Tadbir9. Memberi satu salinan borang permohonan kepada penjaga.

10. Mengurus dan merekodkan kiriman.

11. Memfailkan sesalinan.

SENARAI SEMAK

Penolong Kanan Kokurikulum

DokumenTajukMuka Surat

Fail MejaPengurusan KokurikulumTarikh Disediakan :

AktivitiPengurusan Dokumen Aktiviti

BilAktivitiTindakanCatatan

1.Menyediakan Kertas KerjaPK Kokurikulum

2.Membuat anggaran perbelanjaanPK Kokurikulum

3.Melantik jawatankuasaPK Kokurikulum

4.Membuat pemantauanGuru Besar

5.Membuat keputusan melulus atau tidak meluluskanGuru Besar

6.Menyediakan laporan dan dokumentasiS/u Kokurikulum

7.Memfailkan rekodPK Kokurikulum

SENARAI UNDANG-UNDANG PEKELILING

Ia merupakan petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai.

(Pekeliling Perkhidmatan, Arahan Perbendaharaan dan lain-lain)

BILUNDANG-UNDANG /PEKELILING

1 Semua Pekeliling Ikhtisas

2 Perintah Am

3 Semua Pekeliling Perbendaharaan

4 Semua Pekeliling Kewangan

5 Surat Pekeliling Profesional Kementerian Pelajaran

6 Ordinan Pelajaran 1957

7 Surat-Surat arahan dari Kementerian Pelajaran

8 Surat-Surat arahan dari Jabatan Pelajaran Negeri

9 Surat-Surat arhan dari Pejabat Pelajaran Daerah

10 Lain-lain arahan yang berkaitan

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan.

Nama Pegawai :

Jawatan :

BilNama JawatankuasaKekerapan Mesyuarat SetahunJenis Keanggotaan

(Jawatan)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

NORMA KERJA

Ia merupakan jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.

BilJenis KerjaMasa Yang Diambil

(minit / hari)Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu

1Menulis Rancangan Pengajaran60 minit1 hari

2Memastikan kebersihan kelas3 minit1 hari

3Menyemak kehadiran murid2 minit1 hari

4Mengajar mengikut perancangan350 minit5 hari

5dll

6

7

8

9

SENARAI TUGAS HARIAN FAIL MEJA

Nama Pegawai :

Jawatan

:

Tarikh

:

BilButir-Butir TugasCatatan

1

2

3

(Tandatangan)

Penolong Kanan HEM

1. Pembangunan Diri Murid

1.1 Disiplin

1.1.1 Menentukan penerapan amalan-amalan dan nilai-nilai murni.1.1.2 Memastikan peraturan-peraturan sekolah dikuatkuasakan.1.1.3 Menjadi guru penasihat Lembaga Disiplin Sekolah.1.1.4 Mengambil tindakan yang sesuai terhadap kes-kes murid dan laporan murid.1.1.5 Menyelaras dan menyediakan rekod disiplin pelajar dan laporan murid.1.1.6 Mewujudkan hubungan dua hala di antara sekolah dengan ibu bapa / penjaga.

1.2 Program Perlindungan Murid

1.2.1 Merancang dan menyelaras program mencegah penyalah dan prgram lain di peringkat sekolah.1.2.2 Memastikan langkah-langkah keselamatan murid semasa berada di sekolah dilaksanakan.

1.3 Kesihatan

1.3.1 Mengurus kemudahan murid. 1.3.2 Memastikan program-program kesihatan murid dijalankan dengan sempurna. 1.3.3 Menyelaras penyeliaan kantin sekolah. 1.3.4 Menyelaras aktiviti kesihatan murid.

1.4 Pembangunan Organisasi

1.4.1 Mewujudkan hubungan dua hala di antara sekolah dengan ibu bapa / penjaga.1.4.2 Mengadakan kursus / latihan untuk personel.

1.5 Pembangunan Kendiri

1.5.1 Mempertingkatkan budaya membaca dan budaya ilmu.1.5.2 Menjalankan kajian bagi kecemerlangan pengurusan sekolah (R & D). 1.5.3 Melibatkan diri secara aktif dalam persatuan yang berkaitan dengan profesion keguruan.Objektif

Jabatan / Pejabat

Senarai Tugas Harian

Objektif

Bahagian / Unit

Carta Organisasi

Jabatan / Pejabat/Unit

Norma Kerja

Senarai Borang-borang yang digunakan

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

FAIL MEJA

Senarai Tugas / Kuasa dan Hubungan

Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

Senarai Undang-Undang / Peraturan

Peraturan-peraturan Pentadbiran

Proses Kerja

Senarai Semak / Checklist

Carta Aliran Kerja

Carta Organisasi Sekolah

Sila rujuk Lampiran 1

Carta Organisasi Unit


Contoh Senarai Tugas


Contoh Peraturan


Contoh Proses Kerja


Contoh Carta Aliran Kerja


Contoh Checklist


Cth Undang-undang


Contoh Senarai J/K yang dianggotai


Contoh Norma Kerja


Contoh Format Senarai Tugas Harian

Sila rujuk Lampiran 11 & 12

o

Lampiran 1

Penolong Kanan

Penolong Kanan HEM

Penolong Kanan Kokurikulum

Penyelia Petang

GURU BESAR

PIBG

CARTA ORGANISASI SEKOLAH

Panitia

Kurikulum

Pentadbiran

Bahasa Inggeris

Matematik

Bahasa Malaysia

Sains

Pend. Islam

P. Moral

P. Seni

P. Muzik

Pemulihan

BBM

Kemahiran Hidup

Kajian Tempatan

Peperiksaan & Penilaian

Kelas Tambahan

Pusat Sumber

Bilik APD

Perpustakaan

Jadual Waktu

Jadual Ganti

SPBT

Pengurusan

Staff Pejabat

Perkembangan Staf

Pendaftaran / Rekod

Kebersihan & Keceriaan

Keselamatan

Projek Khas

Bimbingan & Kaunseling

Kurikulum

Sukan Tahunan

Permainan

P.Jasmani

RMT & Program Susu Sekolah

Kewangan

Disiplin & Pengawas

Inventori

Kebajikan

Kesihatan

Bangunan & Selenggaraan

Maklumat Guru

Prasekolah

Bekalan

Guru

Statistik /

Data

Pentadbiran

Penyeliaan

Perancangan /Pembangunan

Sekolah

Pencegahan Dadah

Badan Uniform

Kelab & Persatuan

Bola sepak

Bola Jaring

Sepak takraw

Hoki

Badminton

Lawatan

MSS

Projek Khas

Pengakap

PBSM

Tunas Puteri

Puteri Islam

B. Malaysia

B. Inggeris

Matematik

Sains

Pen. Islam

Kebudayaan

KoKurikulum

Hal Ehwal Murid

Projek Khas

Projek Khas

Kantin

CARTA ORGANISASI UNIT

Lampiran 2

Guru Besar

Pengurusan P&P

Pengurusan PSS

Pengurusan Pemulihan

Pengurusan Kurikulm

Penolong Kanan

Pengurusan PPSMI

Pengurusan Kecemerlangan Akademik

Pengurusan Jadual Waktu

Pengurusan Panitia

Pengurusan Prasekolah

Pengurusan Data EMIS

Pengurusan Kecemerlangan Akademik

Pengurusan Prestasi Guru & K/Tangan

Pengurusan Peperiksaan

Pengurusan Perkembangan Staf

Pengurusan Pendidikan Khas

Pengurusan Pencerapan & Pemantauan

Lampiran 3

Lampiran 4

Lampiran 5

Lampiran 6

Carta Aliran Kerja

Pembantu Tadbir Perkhidmatan

TIDAK

Dalam tempoh percubaan?

Dalam tempoh percubaan?

Simpan fail & BP

Nota

YA

TIDAK

YA

TIDAK

YA

TIDAK

Semak daftar perkhidmatan dan dapatkan fail peribadi dan Buku Perkhidmatan (BP)

Syarat-syarat pengesahan telah dipenuhi?

YA

YA

TIDAK

Rujuk untuk perakuan Ketua Jabatan

Diperakukan?

Sediakan Kenyataan Perkhidmatan (KP), Kenyataan Lulus Peperiksaan & Perakuan Pengesahan Dalam Jawatan & hantar ke SPA

Rekodkan pengesahan dalam jawatan dalam BP & beri surat asal kepada pegawai

Sediakan 8 salinan Kew 8 & edarkan

Rujuk BP & fail peribadi kepada Ketua Jabatan untuk lanjutan tempoh percubaan

Lanjutan disokong?

Sediakan KP, Kenyataan Peperiksaan, surat sokongan dari Ketua Jabatan & hantar ke SPA

Rekod perlanjutan & syarat-syarat ke dalam BP & beri surat asal kepada pegawai

Sedia 8 salinan Kew 8 & edarkan

Proses kerja yang melibatkan Pembantu Tadbir Perkhidmatan

Uruskan tindakan tamat perkhidmatan

Lampiran 7

Lampiran 8

Lampiran 9

Lampiran 10

Lampiran 11

Lampiran 12

Contoh Senarai Tugas

fail me ja draft

Documents