dce2401 penyeliaan personel bab 1-2 - pjj upm

8/7/2019 DCE2401 Penyeliaan Personel Bab 1-2 - PJJ UPM

1/20

PENYELIAAN PERSONELDCE 2401 / DCE 3303

PUSAT PENDIDIKAN JARAK JAUH

TAPAK INTELEK,INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL

UNIT 1 & UNIT 2


2/20

KANDUNGAN KURSUSUNIT TAJUK TARIKH

1 KONSEP PENYELIAAN PERSONELMINGGU PERTAMA

PERTEMUAN2 FUNGSI PENYELIA PERSONEL

3 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASIMINGGU KEDUA

PERTEMUAN

4 KEPERLUAN DAN MOTIVASI PEKERJA

PERSEDIAAN MID-TERMMINGGU KETIGA

PERTEMUAN

5 KEPEMIMPINAN DANSTAIL PENGURUSANMINGGU KEEMPAT

PERTEMUAN6 LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

7 PENGURUSAN KONFLIK DAN TEKANANMINGGU KELIMA

PERTEMUAN8 PENILAIAN PRESTASI KERJA

PERSEDIAAN AKHIR

MINGGU KEENAM

PERTEMUAN


3/20

SIAPAKAH ANDA DI DALAM ORGANISASI ?


4/20

UNIT 1------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

KONSEP PENYELIAAN

PERSONEL


5/20

PENGENALAN

ORGANISASI

Tujuan utk penuhi kehendak : sosial, perniagaan, perundangan, politik dsb

Didorong oleh VMO

Dipastikan ada pembahagian tugas, kecekapan, kuasa dan penggembelingan sumber

Hidup : baru ditubuhkan, alami pertumbuhan, tuju kematangan, dll Dikenali melalui identiti , imej & reputasi tersendiri, bentuk nilai & budaya ikut

keperluan, serta ada kekuatan/kelemahaan

7 elemen penting : sistem, stail, struktur, staf, kewangan, kemahiran, wawasan danstrategi(Rosli,UTP)

STAF

perlu diurus dan diselia dengan cekap & berkesan utk hasilkansesuatu yg terbaik

boleh jadi aset @ tanggungan dlm organisasi


6/20

TEORI2BERKAITAN

TEORI PENULIS ASAS TEORI PRINSIP/GARIS PANDUAN

FUNGSIAN Gulick & UrwickPembahagian kerja di mana stp

staf mpy peranan masing2Kecekapan maks datang daripengkhususan dan susunan

k/tgn mengikut hirarki

MEMBUAT

KEPUTUSAN

Griffiths, Tannebaum

& Basil

Keperluan pihak pentadbiran @

pengurusan buat keputusan

bkesan

Struktur & fungsi organisasi

ditentukan oleh kedudukan &

kewibawaan organisasi

bergantung kpd mutu keputusan

PROSES

SOSIAL

Homans, Scott,

Getzels, Guba &

Thelen

Organisasi sebagi satu sistem

sosial

Peranan & personaliti,

tanggapan dan hubungan ant

k/tgn, konflik formal @ tidak

PROSES

PERCANTUMAN

Bakke, Arsyris &

Simon

Konflik keperluan ant individu &

organisasi

Kepuasan individu & organisasi

& proses sosialisasi serta

personalisasi

HUBUNGAN

MANUSIA

Taylor, maslow,

Lewin, White &

Hensey

Kepuasan kerja & komunikasi

Penggembelingan sumber

manusia & keperluan pekerja utk

kepuasan

X McGregor AuthoritarianismaArahan & kawalan, buat andaian

bhw manusia malas bekerja


7/20

TEORI2BERKAITAN

TEORI PENULIS ASAS TEORI PRINSIP/GARIS PANDUAN

Y McGregor Dorongan

Berbeza teori X, manusia bknmalas ttp tiada matlamat yg jelas

@ rangsangan, perlukan

bimbingan

Z UrwickPekerja sebagai pengeluar &

pengguna

Beri tumpuan kpd kepimpinan,

morole pekerja

SISTEMBeckett, Nadler,

Likert & SimonEntiti yg kolektif

Pergantungan ant subsistem,

kecekapan & keberkesanan

sistem

PENGURUSAN

DGN OBJEKTIF

Drucker, Wilkstrom,

Levinson & Hensey

Ada VMO

Perancangan yg bersepadu

melibatkan keseluruhan k/tgn &

prinsip demokrasi


8/20

HUBUNGAN ANT PENTADBIRAN, PENGURUSAN,PENYELIAAN & KEPEMIMPINAN

PENTADBIRAN

PENGURUSAN

Kolektif; terangkan individu di peringkat pengurusan atasan yg mempunyaitanggungjawab keseluruhan bg sesebuah organisasi

Proses bekerja dgn dan melalui orang lain utk mcapai objektif organisasi di

dalam persekitaran yg sentiasa berubah dan asas proses ini adalah

penggunaan sumber yg trbatas secara cekap dan berkesan (Kreitner,2000)

Proses menyempurnakan sesuatu tugas dgn cekap & berkesan melalui

individu lain (De Genzo, 2008)

Cara yg cekap dan berkesan utk capai matlamat organisasi melalui proses

perancangan, pengorganisasian, kepemimpinan & pengawalan sumber2

organisasi (Daft, 2007)

Seni melakukan perkara-perkara tertentu melalui individu lain (Mary Parket Follet,1933)

Proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal daya usaha anggota2 organisasi &

menggunakan sumber2 organisasi dgn cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat organisasi yg

ditetapkan


9/20

HUBUNGAN ANT PENTADBIRAN, PENGURUSAN,PENYELIAAN & KEPEMIMPINAN

PENYELIAAN

KEPEMIMPINAN

Proses memastikan stp yang dirancang tercapai bersama & melalui org liandgn membimbing & mdorong usaha mereka ke arah objektif yg sama (Haiman &Hilgert, 1982)

Proses memberi inspirasi, mempengaruhi & membimbing org lain utk terlibat

@ turut serta dlm usaha yang sama (Kreitner, 2000)

Kemampuan seseorg utk mempengaruhi pendapat, sikap & perlakuan org

lain (Haiman & Hilgert, 1982)

PERSAMAAN

Mempunyai elemen

berorientasikan proses

libatkan hubungan ant individu

libatkan hasil yg sepakat

PERBEZAAN

Dari segi fokus

Penyeliaan - tugas

Pengurusan - matlamat

Kepemimpinan - proses


10/20

PEMERHATIAN/PANDANGAN

PANDANGAN PENERANGAN

Penerapan BudayaKualiti Dalam

Pekerjaan

Terdapat 3 kump individu yg mberi impak kpd kualiti output1. Memastikan sesuatu perkara itu berlaku

2. Memerhatikan apa shj yg berlaku

3. Merasa hairan tentang sesuatu yg berlaku

Sebagai penyelia, penekanan diberikan kpd pembentukan & pembangunan kump yg

pertama spy sentiasa mencipta ke arah penyelesaian

Asas Kualiti Terdapat 4 unsur yg boleh dijadikan asas kualiti yg menekankan :1. Mesra pelanggan

2. Mempunyai komitmen & kepemimpinan yg tinggi

3. Beri penekanan kpd aspek kemajuan personal & profesional berterusan

4. Menumpukan kpd kerja berpasukan

Faktor Pengaruh

Kualiti

Kualiti personel dipengaruhi oleh faktor :

1. Kualiti pengurusan/penyeliaan2. Keberkesanan organisasi

3. Matlamat organisasi

4. Struktur organisasi

5. Sistem ganjaran

6. Hubungan antara anggota

7. Penglibatan /penyertaan staf dalam aktiviti

Faktor sampingan :

1. Iklim organisasi2. Komunikasi

3. Ketrampilan kumpulan kerja

4. Kerjasama anggota

5. Motivasi dalaman

6. Keprihatinan thdp pekerja


11/20


PANDANGAN PENERANGAN

Membentuk BudayaKecemerlangan

Harus dipupuk & disemai serta dikekalkn bagi memastikan organisasi mberikansumbangan berkualiti

Antara budaya yg dpt dibentuk: budaya keilmuan, kecemerlangan, inovasi & kreativiti,

kesungguhan & semangat, memberi khidmat & mbentuk kelainan/keunikan

Membentuk Pasukan

Kerja BerprestasiTinggi

Diperlukan utk memastikan organisasi cemerlang, dgn melakukan bbrp perkara :

Dapatkan sokongan & komitmen pengurusan atasan Tentukan keperluan pasukan ke tahap prestasi tinggi

Libatkan semua staf di semua peringkat

Buat pelaburan utk pembelajaran

Ukur & pantau prestasi kerja

Dapatkan sokongan utk prestasi tinggi

Anjakan Paradigma Kaedah tradisional : keputusan melalui arahan

bentuk pengikut setia

pastikan staf ikut polisi & peraturan

uruskan staf satu persatu

bentuk kekuatan dlm unit sendiri

laksana arahan dr atas ke bawah

bantu staf jika diarah

Kaedah progresif : misi & visi unit & organisasi

btk penggerak & libatkan semua staf

btk pasukan berinteraksi

berkomunikasi dgn baik

btk kekuatan dlm unit

btk inisiatif/idea & inovasi baru

kukuhkan interpersonel


12/20

SOALAN PERBINCANGAN UNIT 1

1. PERJELASKAN PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA

PENGURUSAN, PENYELIAAN, PENTABIRAN DAN

KEPEMIMPINAN ?

2. KENALPASTI ORGANISASI ANDA DENGAN MENGAMBIL

DUA @ LEBIH TEORI YANG TERANGKAN SEBELUM INI.

JELASKAN MENGAPA TEORI TERSEBUT DIAMBIL.


13/20

UNIT 2------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

FUNGSI PENYELIA

PERSONEL


14/20

PENGENALANmenurut Taylor & Fayol, terdapat 5 fungsi utama pengurusan :

1. buat ramalan & perancangan (meneliti masa depan & btk rangka tindakan)

2. menyusun (btk struktur, bahan & sumber manusia yg terlibat dlm aktivitiorganisasi)

3. mengarah (myenggara aktiviti di kalangan personel)

4. menyelaras (mgumpul, myatu & mwujudkan harmoni dlm aktiviti)

5. Mengawal (buat keputusan terhadap tindakan yg perlu diambil apabila wujudmasalah)

menurut John Dawson (1952), 3 aspek dalam fungsi penyeliaan :

1. pentabdiran (mgalak & mgekalkan piawaian kerja yg baik, myelaras amalandasar pentadbiran & pastikn perjalanan pengurusan yg cekap)

2. pendidikan (mbangunkn pendidikan staf agar dpt mrealisasikn potensi)

3. sokongan (memastikn hubungan kerja yg harmoni & mbudayakan semangatsetiakawan @ esprit de corps)


15/20

FUNGSI PENYELIABerdasarkan Hawkin & Shohet (1989)

beri ruang secara bterusan dgn menekankan kandungan & proses kerja (pendidikan berterusan)

bentuk pengetahuan & kemahiran dlm kerja melalui proses pendidikan berterusan

terima maklumat & perspektif lain berhubung dgn kerja seseorg (perlu pendidikan & sokongan)

terima maklumbalas drp segi kandungan & proses (perlu kandungan & sokongan)

pastikan staf dilayan sebagai individu dgn diberikan sokongan

pastikan staf tidak dibiarkan bersendirian hadapi permasalahan & cabaran yg sukar

peruntukkan ruang utk meneroka & mluahkan tekanan melalui sistem pentadbiran yg mantap

rancang & guna sumber peribadi & profesional dgn lebih baik melalui sistem pentadbiran

proaktif melalui sistem pentadbiran yg mantap

Kualiti kerja yg baik melalui pentadbiran & sokongan


16/20

DELEGASI AUTORITI

merupakan satu perkara yg perlu diambil perhatian

perlu serah kuasa kpd staf di tahap bawahnya agar tugas dalam batas-batastertentu dpt berjalan

autoriti : kuasa utk mgarah org lain secara legal atau hak

beberapa komponen yg diberi perhatian :

Membahagikan tugas kpd k/tgn bawahan Benarkan autoriti buat komitmen, gunakan sumber & ambil tindakan yg perlu Mendefinasikan batasan autoriti Pastikan keseragaman arahan Bentuk obligasi (tanggungjawab & akauntabliti)

Dibuat secara berpusat (sentralisasi)

terbatas dimana polisi & program utamaditentukan oleh pihak atasan @ nyahpusat (desentralisasi) meluas autoriti ygdiberikan.


17/20

PEMERHATIAN/PANDANGAN Perancangan fungsi penting dlm penyeliaan krn ianya merupakan asas fungsi pengurusan

4 aspek perancangan yg perlu difahami :matlamat & objektif, kepentingan, ruang lingkup &

kecekapan

Perancangan merupakan aktiviti yg dpt mngimbangi ketidakpastian & perubahan yg seringberlaku serta mjadikan objektif organisasi diberikan tumpuan

7 jenis perancangan yg perlu difahami oleh pengurus(Koontz et al, 1980)1. Misi @ tujuan :perlu jelas, maka organisasi dpt beroperasi mgikut apa yg dirancang

2. Objektif :natijah yg dpt dicapai oleh organisasi, dibuat dgn teliti & bersepadu

3. Strategi :rangka tindakan utk capai objektif, panduan utk menangani cabaran2

4. Polisi :pernyataan @ persefahaman yd dijadikan panduan utk idea & tindakan dlmmbuat sesuatu keputusan

5. Prosedur/tatacara @ peraturan :kaedah pengendalian sesuatu aktiviti, panduanterperinci secara tertib bg sesuatu tindakan yg diambil utk hasilkan sesuatu yg tepat

6. Program :gabungan matlamat, polisi, prosedur, peraturan, tugasan, langkah2 ygdiambil, sumber yg terlibat & elemen lain yg diperlukan utk laksanakan tindakan ygdirancang

7. Belanjawan :pernyataan hasil yg diharapkn dlm btk numerikal (duit, jam bekerja dll)


18/20


8 langkah dlm merancang aktiviti utk capai misi & objektif organisasi

(Koontz et al, 1980)

1. Mengenalpasti peluang2(kenalpasti kekuatan/kelemahan)

2. Membentuk objektif (menyatakan hasil yg akan dicapai)

3. Membentuk premis (btk andaian2/ramalan)

4. Menentukan tindakan alternatif (mempunyai pilihan spy dpt diteruskan)

5. Menilai tindakan alternatif (memastikan tindakan yg diambil tercapaimatlamat)

6. Memilih tindakan (bbrp tindakan akan dipilih)

7. Membentuk perancangan sokongan (bagi menyokong/menguatkan perancangan)8. Membentuk belanjawan (perlu bermakna drp segi kewangan)


19/20

SOALAN PERBINCANGAN UNIT 2

BAGAIMANA UNTUK MEMASTIKAN BAHAWA SESEORANG

PENYELIA AKAN BERFUNGSI DGN BAIK DALAM TUGAS

PENYELIAANNYA ?


20/20

TERIMA KASIH

EN MOHAMMAD HADIL BERAHEM012-6770276

dce2401 penyeliaan personel bab 1-2 - pjj upm

Documents