4 - perancangan penyeliaan

Download 4 - PERANCANGAN PENYELIAAN

Post on 07-Feb-2016

60 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

PERANCANGAN PENYELIAAN

TRANSCRIPT

BBP 20302KEPIMPINAN & PENYELIAAN

TAJUK : 4.0 PERANCANGAN PENYELIAAN

PENSYARAH : DR. ALIAS BIN MASEK

NAMA :NAMANO. MATRIK

SITI FATIMAH BINTI ABDULLAHCB130003

NORFAZLIN BINTI ABD KHADIMCB130007

NUR AIDA BINTI SALIMCB130008

NUR AMIRA BINTI MOHAMADCB130010

NUR AZIAH BINTI MUSTAFACB130012

SYAKILA BINTI ABDUL RAHMANCB130025

2

2

ISI KANDUNGAN

Isi Kandungani

BAB 4MUKA SURAT

PERANCANGAN PENYELIAAN

4.0Perancangan Organisasi1

4.0.1Maksud Perancangan1

4.0.2Maksud Organisasi2

4.0.3Tujuan Perancangan2

4.0.4Kepentingan Perancangan3

4.1Fungsi Penyelia Dalam Perancangan6

4.2Apa dan Bagaimana Perancangan Penyelian8

4.2.1Membentuk Perancangan Penyelian11

4.2.2Tujuan Penyelian11

4.2.3Kepentingan Perancangan12

4.3Perancangan Kontigensi13

4.3.1Teori Kontigensi13

4.3.2Pelan Kontigensi15

4.3.3Gaya Kepimpinan Kontigensi17

Rujukan18

i

i

4.0 PERANCANGAN ORGANISASI

4.0.1Maksud Perancangan

Berdasarkan Kamus Dewan Bahasa, merancang ditakrifkan sebagai proses merencanakan atau mempersiapkan. Menurut Harold Koontz dan Heiz Weihmict dalam buku mereka Management mentakrifkan perancangan sebagai satuproses pengurusan yang melibatkan pemilihan misi, penetapan objektif dan perangkaan pelan tindakan untuk mencapainya. Pada masa yang sama, perancangan melibatkanproses pembuatan keputusan iaitu membuat pilihan ke atas pelan tindakan.

Manakala James A.F Stonerdan Charles Wankel dalam buku mereka yang bertajuk yang sama iaitu Management mentakrifkan perancangan sebagai satu garis panduan yang dirangka oleh pihak atasan sesebuah organisasi bagi mencapai maksud asal penubuhannya. Perancangan juga mampu membantu pihak pengurusan organisasi menentukan arah tujuan organisasi, memutuskan isu-isu yang berkaitan dengan persoalan mengenai persoalan (apa, bila dan bagaimanakah) pelan perancangan akan dilaksanakan dan (siapa) yang akan melakukannya. Stoner dan Wankel juga melontarkan pandangan bahawa perancangan tanpa pelaksanaan adalah satu perbuatan yang sia-sia.

Azman Che Omar melalui bukunya Pengurusan Di Malaysia Dari Perspektif Islam mendefinisikan perancangan sebagai satu proses menentukan objektif yang dikehendaki oleh pihak pengurusan atasan organisasi. Dengan adanya perancangan, pihak pengurusan atasan sesebuah organisasi akan dapat merangka srategi-strategi tindakan yang sesuai dan terbaik dengan mengambil kira faktor-faktor dalaman organisasi dan persekitaran luaran yang akan mempengaruhi kehidupan sesebuah organisasi untuk mencapai objektif tersebut.Menurut Azman Che Omar lagi, perancangan melibatkan rangkaian aktiviti yang menyeluruh dalam mencapai pelbagai matlamat yang telah ditentukan.

4.0.2Maksud Organisasi

Sesebuah organisasi dapat ditakrifkan sebagai sekumpulan manusia yang bekerjasama untuk mencapai matlamat-matlamat yang tertentu dan dalam suasana yang tertentu. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu sama lain bagi menyiapkan sesuatu tugasan itu. Zainal Ariffin Ahmad dalam bukunya Perlakuan Organisasi (1998) teleh mendefinisikan organisasi sebagai satu kumpulan manusia yang bekerjasama untuk mencapai matlamat umum. Sementara Campbell et al. (1988), pula mentakrifkan organisasi sebagai sekumpulan manusia yang bekerja untuk mencapai matlamat-matlamat tertentu dalam sesuatu suasana yang tertentu.

Pentadbiran atasan sesebuah organisasi akan menentukan halatuju organisasi melalui penetapan tujuan, matlamat dan strategi untuk mencapai matlamat tersebut. Tujuan atau misi sesebuah organisasi boleh dikatakan kewajaran kepada kewujudan organisasi tersebut. Penetapan matlamat ini akan membantu sesebuah organisasi untuk menterjemahkan misinya kepada sasaran prestasi yang spesifik dan supaya boleh diukur. Matlamat organisasi merujuk kepada objektif yang ingin dicapai oleh pengurusan dalam menuju misi sesebuah organisasi. Untuk mencapai matlamat organisasi, selalunya pengurus akan menggubal dan melaksanakan strategi.

4.0.3Tujuan Perancangan

Dalam menguruskan sesebuah organisasi, perancangan perlu bagi membolehkan pentadbiran atasan merangka tindakan-tindakan yang sesuai bagi merealisasikan matlamat organisasi. Selain daripada itu perancangan dapat membantu melicinkan usaha berikut:-i. Dapat menyusun tindakan pelaksanaan mengikut fasa-fasa sesuai dengan keutamaan.ii. Dapat mengenalpasti sumber yang bersesuaian.iii. Memudahkan agihan sumber mengikut keperluan dan keutamaan.iv. Merangka pelan tindakan kecemasan atau Pelan B.v. Memudahkan usaha merangka tindakan pembetulan sekiranya wujud masalah.

4.0.4Kepentingan Perancangan

Proses perancangan mempunyai kepentingannya yang tersendiri sebagaimana huraian berikut:

a. Tumpuan & KelenturanProses perancangan jika diuruskan dengan baik dapat membantu organisasi mencapai prestasi yang lebih baik kerana: Perancangan adalah proses yang berorientasikan hasil dan membantu mewujudkan gerak kerja untuk mencapai prestasi tertinggi di dalam organisasi. Proses perancangan dapat membantu pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk memastikan perkara yang paling utama mendapat perhatian terlebih dahulu. Perangkaan pelan perancangan membolehkan pelbagai jenis sumber disusun dan diagihkan ke seluruh organsasi. Proses perancangan membolehkan organisasi mengenalpasti masalah dan merangka cara untuk menghadapinya.b. Meningkatkan penyelarasanPerancangan disusun dan diatur bertujuan untuk mencapai sesuatu sasaran. Malah penetapan sasaran adalah langkah pertama, sebelum perancangan dirangka. Matlamat yang ditetapkan mencerminkan pengisian sebenar visi dan misi organisasi. Matlamat memudahkan semua pihak dalam organisasi memahami apakah yang ingin dicapai oleh organisasi berkenaan. Pemahaman sebegini penting, kerana semua tindakan yang disusun akan menjurus kepada pencapaian matlamat ini.Matlamat ini merupakan rangka arah tuju seluruh organisasi. Matlamat ini adalah tiang-tiang yang perlu dibina oleh seluruh warga organisasi untuk menopang bumbung visi dan misi organisasi. Matlamat merupakan masterplan kepada organisasi. Perancangan merupakan blue-print untuk merealisasikannya. Tanpa perancangan, seluruh organisasi hilang arah panduan. Tanpa perancangan, segala arahan kerja tidak mempunyai rohnya yang tersendiri.

c. Pengurusan MasaPerancangan yang diuruskan dengan baik akan dapat membantu organisasi mengurus masanya dengan baik. Mereka turut menggariskan beberapa panduan dalam pengurusan masa seperti berikut : Tidak menguruskan perkara yang tidak penting. Jangan terperangkap dalam rutin organisasi. Wujudkan cara menapis panggilan telefon yang diterima Jangan habiskan masa yang panjang dengan mereka yang tiada temujanji. Buat senarai keutamaan untuk tugas mengikut kepentingan dan keperluan. Laksanakan tugas mengikut apa yang dirancangkan.d. Memperbaiki KawalanLangkah-langkah dan tindakan perlaksanaan wujud hasil dari outcome perancangan.Setiap langkah dan tindakan perlaksanaan akan melalui proses pemantauan. Proses pemantauan ini merupakan salah satu dari mekanisme kawalan yang amat berkesan. Tujuan pemantauan amat mudah, ia diwujudkan agar tindakan dilaksanakan mengikut perancangan dan hasilnya tidak tersasar dari matlamat yang telah digariskan.

e. Mengekalkan kesinambungan.Organisasi mampu bertahan jika ada usaha untuk mempertahankannya. Jadi timbul pertanyaan di hati warga organisasi. Mempertahankan organisasi untuk apa? Persoalan ini akan membawa warganya kepada tujuan sebenar organisasi ditubuhkan. Visi dan misi dirangka dengan gabungan perkataan yang anggun, mencerminkan kepada semua pihak, mengapa organiasi ditubuhkan. Matlamat dirangka bagi menggambarkan, dengan sepenuhnya setiap satu matlamat, meneguhkan organisasi itu.f. Menangani risiko.Apa jua bidang mempunyai risiko yang tersendiri. Risiko wujud dalam pelbagai bentuk. Risiko membentuk pelbagai halangan kepada organisasi dan warganya. Namun kebanyakan risiko boleh diduga bentuknya dan boleh diramal sejauh mana ia meninggalkan kesan negatif kepada organisasi. Namun ramalan dan dugaan ini tidak mempunyai apa-apa makna sekiranya organisasi tidak bertindak merancang apa-apa untuk menghadapinya.Ada risiko yang boleh dielakkan sekadar berhati-hati dengan perkembangannya, ada pula yang terpaksa ditangani secara berhadapan dan perlu dihapuskan dan ada risiko yang sekadar perlu dikurangkan momentumnya sahaja.Dengan perancangan, organisasi dan warganya dapat menangani risiko dengan berkesan. Perancangan melicinkan proses penyelarasang. Mengoptimumkan sumber dan mengelakkan pembaziran.Setiap organisasi mempunyai kekuatan dan sumbernya yang tersendiri. Sumber terdapat dalam pelbagai bentuk. Ada sumber berbentuk struktur kewangan yang kukuh, ada yang berbentuk aset dan material, ada yang mempunyai sumber tenaga kerja yang komited, terlatih dan pakar, ada pula yang berpaksikan kepada keunikan produk keluaran, ada yang bergantung kepada jaringan pembekal dan pasaran yang mempunyai persefahaman yang organisasi.

h. Mewujudkan keyakinan pihak berkepentingan (pemegang taruh).Setiap organisasi tidak dapat memisahkan dirinya dari pihak-pihak yang berkepentingan. Pihak berkepentingan ini terdapat di dalam dan diluar organisasi. Pemilik organisasi, pelabur, pemegang saham dan pekerja adalah pihak berkepentingan yang berada dalam organisasi. Manakala pembekal, pembeli, institusi kewangan yang memberi pinjaman, ejen, organisasi yang bersekutu dan orang ramai merupakan pihak luar yang mempunyai kepentingan.Adalah menjadi satu kebiasaan, organisasi yang jelas perancangan dan hala tujunya lebih meyakinkan daripada organisasi yang tiada hala tujuan dan perancangan yang jelas.i. Mewujudkan persaingan yang sihat.Organisasi yang mempunyai perancangan yang teratur, lebih tersusun dan memudahkan urusan