BBP 20302

KEPIMPINAN & PENYELIAAN

TAJUK :

4.0 PERANCANGAN PENYELIAAN

PENSYARAH :

DR. ALIAS BIN MASEK

NAMA :

NAMA NO. MATRIKSITI FATIMAH BINTI ABDULLAH CB130003NORFAZLIN BINTI ABD KHADIM CB130007NUR AIDA BINTI SALIM CB130008NUR AMIRA BINTI MOHAMAD CB130010NUR AZIAH BINTI MUSTAFA CB130012SYAKILA BINTI ABDUL RAHMAN CB130025

ISI KANDUNGAN

Isi Kandungan i

BAB 4 MUKA SURAT

PERANCANGAN PENYELIAAN

4.0 Perancangan Organisasi 1

4.0.1 Maksud Perancangan 1

4.0.2 Maksud Organisasi 2

4.0.3 Tujuan Perancangan 2

4.0.4 Kepentingan Perancangan 3

4.1 Fungsi Penyelia Dalam Perancangan 6

4.2 Apa dan Bagaimana Perancangan Penyelian 8

4.2.1 Membentuk Perancangan Penyelian 11

4.2.2 Tujuan Penyelian 11

4.2.3 Kepentingan Perancangan 12

4.3 Perancangan Kontigensi 13

4.3.1 Teori Kontigensi 13

4.3.2 Pelan Kontigensi 15

4.3.3 Gaya Kepimpinan Kontigensi 17

Rujukan 18

i

4.0 PERANCANGAN ORGANISASI

4.0.1 Maksud Perancangan

Berdasarkan Kamus Dewan Bahasa, ‘merancang’ ditakrifkan sebagai ‘proses merencanakan atau

mempersiapkan’. Menurut Harold Koontz dan Heiz Weihmict dalam buku mereka

‘Management’ mentakrifkan perancangan sebagai satu proses pengurusan yang melibatkan

pemilihan misi, penetapan objektif dan perangkaan pelan tindakan untuk mencapainya. Pada

masa yang sama, perancangan melibatkan proses pembuatan keputusan iaitu membuat pilihan ke

atas pelan tindakan.

Manakala James A.F Stoner dan Charles Wankel dalam buku mereka yang bertajuk yang

sama iaitu ‘Management’ mentakrifkan perancangan sebagai satu garis panduan yang dirangka

oleh pihak atasan sesebuah organisasi bagi mencapai maksud asal penubuhannya. Perancangan

juga mampu membantu pihak pengurusan organisasi menentukan arah tujuan organisasi,

memutuskan isu-isu yang berkaitan dengan persoalan mengenai persoalan (apa, bila dan

bagaimanakah) pelan perancangan akan dilaksanakan dan (siapa) yang akan melakukannya.

Stoner dan Wankel juga melontarkan pandangan bahawa ’perancangan tanpa pelaksanaan adalah

satu perbuatan yang sia-sia.’

Azman Che Omar melalui bukunya Pengurusan Di Malaysia Dari Perspektif Islam

mendefinisikan perancangan sebagai satu proses menentukan objektif yang dikehendaki oleh

pihak pengurusan atasan organisasi. Dengan adanya perancangan, pihak pengurusan atasan

sesebuah organisasi akan dapat merangka srategi-strategi tindakan yang sesuai dan terbaik

dengan mengambil kira faktor-faktor dalaman organisasi dan persekitaran luaran yang akan

mempengaruhi kehidupan sesebuah organisasi untuk mencapai objektif tersebut.

Menurut Azman Che Omar lagi, perancangan melibatkan rangkaian aktiviti yang menyeluruh

dalam mencapai pelbagai matlamat yang telah ditentukan.

1

4.0.2 Maksud Organisasi

Sesebuah organisasi dapat ditakrifkan sebagai sekumpulan manusia yang bekerjasama untuk

mencapai matlamat-matlamat yang tertentu dan dalam suasana yang tertentu. Mereka perlu

bekerjasama dan berhubung antara satu sama lain bagi menyiapkan sesuatu tugasan itu. Zainal

Ariffin Ahmad dalam bukunya “Perlakuan Organisasi (1998) teleh mendefinisikan organisasi

sebagai satu kumpulan manusia yang bekerjasama untuk mencapai matlamat umum. Sementara

Campbell et al. (1988), pula mentakrifkan organisasi sebagai sekumpulan manusia yang bekerja

untuk mencapai matlamat-matlamat tertentu dalam sesuatu suasana yang tertentu.

Pentadbiran atasan sesebuah organisasi akan menentukan halatuju organisasi melalui

penetapan tujuan, matlamat dan strategi untuk mencapai matlamat tersebut. Tujuan atau misi

sesebuah organisasi boleh dikatakan kewajaran kepada kewujudan organisasi tersebut. Penetapan

matlamat ini akan membantu sesebuah organisasi untuk menterjemahkan misinya kepada sasaran

prestasi yang spesifik dan supaya boleh diukur. Matlamat organisasi merujuk kepada objektif

yang ingin dicapai oleh pengurusan dalam menuju misi sesebuah organisasi. Untuk mencapai

matlamat organisasi, selalunya pengurus akan menggubal dan melaksanakan strategi.

4.0.3 Tujuan Perancangan

Dalam menguruskan sesebuah organisasi, perancangan perlu bagi membolehkan pentadbiran

atasan merangka tindakan-tindakan yang sesuai bagi merealisasikan matlamat organisasi. Selain

daripada itu perancangan dapat membantu melicinkan usaha berikut:-

i. Dapat menyusun tindakan pelaksanaan mengikut fasa-fasa sesuai dengan keutamaan.

ii. Dapat mengenalpasti sumber yang bersesuaian.

iii. Memudahkan agihan sumber mengikut keperluan dan keutamaan.

iv. Merangka pelan tindakan kecemasan atau Pelan B.

v. Memudahkan usaha merangka tindakan pembetulan sekiranya wujud masalah.

2

4.0.4 Kepentingan Perancangan

Proses perancangan mempunyai kepentingannya yang tersendiri sebagaimana huraian berikut:

a. Tumpuan & Kelenturan

Proses perancangan jika diuruskan dengan baik dapat membantu organisasi mencapai

prestasi yang lebih baik kerana:

Perancangan adalah proses yang berorientasikan hasil dan membantu

mewujudkan gerak kerja untuk  mencapai prestasi tertinggi di dalam organisasi.

Proses perancangan dapat membantu pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk

memastikan perkara yang paling utama mendapat perhatian terlebih dahulu.

Perangkaan pelan perancangan membolehkan pelbagai jenis sumber disusun dan

diagihkan ke seluruh organsasi.

Proses perancangan membolehkan organisasi mengenalpasti masalah dan

merangka cara  untuk menghadapinya.

 

b. Meningkatkan penyelarasan

Perancangan disusun dan diatur bertujuan untuk mencapai sesuatu sasaran. Malah

penetapan sasaran adalah langkah pertama, sebelum perancangan dirangka. Matlamat

yang ditetapkan mencerminkan pengisian sebenar visi dan misi organisasi. Matlamat

memudahkan semua pihak dalam organisasi memahami apakah yang ingin dicapai oleh

organisasi berkenaan. Pemahaman sebegini penting, kerana semua tindakan yang disusun

akan menjurus kepada pencapaian matlamat ini.

Matlamat ini merupakan rangka arah tuju seluruh organisasi. Matlamat ini adalah

tiang-tiang yang perlu dibina oleh seluruh warga organisasi untuk menopang bumbung

visi dan misi organisasi. Matlamat merupakan ‘masterplan’ kepada organisasi.

Perancangan merupakan ‘blue-print’ untuk merealisasikannya. Tanpa perancangan,

seluruh organisasi hilang arah panduan. Tanpa perancangan, segala arahan kerja tidak

mempunyai ‘rohnya’ yang tersendiri.

 

3

c. Pengurusan Masa

Perancangan yang diuruskan dengan baik akan dapat membantu organisasi mengurus

masanya dengan baik. Mereka  turut menggariskan beberapa  panduan dalam pengurusan

masa seperti berikut :

Tidak menguruskan perkara yang tidak penting.

Jangan terperangkap dalam rutin organisasi.

Wujudkan cara menapis panggilan telefon yang diterima

Jangan habiskan masa yang panjang dengan mereka yang tiada temujanji.

Buat senarai keutamaan untuk tugas mengikut kepentingan dan keperluan.

Laksanakan tugas mengikut apa yang dirancangkan.

 

d. Memperbaiki Kawalan

Langkah-langkah dan tindakan perlaksanaan wujud hasil dari ‘outcome’

perancangan. Setiap langkah dan tindakan perlaksanaan akan melalui proses pemantauan.

Proses pemantauan ini merupakan salah satu dari mekanisme kawalan yang amat

berkesan. Tujuan pemantauan amat mudah, ia diwujudkan agar tindakan dilaksanakan

mengikut perancangan dan hasilnya tidak tersasar dari matlamat yang telah digariskan.

e. Mengekalkan kesinambungan.

Organisasi mampu bertahan jika ada usaha untuk mempertahankannya. Jadi timbul

pertanyaan di hati warga organisasi. Mempertahankan organisasi untuk apa? Persoalan

ini akan membawa warganya kepada tujuan sebenar organisasi ditubuhkan. Visi dan misi

dirangka dengan gabungan perkataan yang anggun, mencerminkan kepada semua pihak,

mengapa organiasi ditubuhkan. Matlamat dirangka bagi menggambarkan, dengan

sepenuhnya setiap satu matlamat, meneguhkan organisasi itu.

 

f. Menangani risiko.

Apa jua bidang mempunyai risiko yang tersendiri. Risiko wujud dalam pelbagai bentuk.

Risiko membentuk pelbagai halangan kepada organisasi dan warganya. Namun

kebanyakan risiko boleh diduga bentuknya dan boleh diramal sejauh mana ia

meninggalkan kesan negatif kepada organisasi. Namun ramalan dan dugaan ini tidak

4

mempunyai apa-apa makna sekiranya organisasi tidak bertindak merancang apa-apa

untuk menghadapinya.

Ada risiko yang boleh dielakkan sekadar berhati-hati dengan perkembangannya,

ada pula yang terpaksa ditangani secara berhadapan dan perlu dihapuskan dan ada risiko

yang sekadar perlu dikurangkan momentumnya sahaja. Dengan perancangan, organisasi

dan warganya dapat menangani risiko dengan berkesan. Perancangan melicinkan proses

penyelarasan

 

g. Mengoptimumkan sumber dan mengelakkan pembaziran.

Setiap organisasi mempunyai kekuatan dan sumbernya yang tersendiri. Sumber terdapat

dalam pelbagai bentuk. Ada sumber berbentuk struktur kewangan yang kukuh, ada yang

berbentuk aset dan material, ada yang mempunyai sumber tenaga kerja yang komited,

terlatih dan pakar, ada pula yang berpaksikan kepada keunikan produk keluaran, ada yang

bergantung kepada jaringan pembekal dan pasaran yang mempunyai persefahaman yang

organisasi.

h. Mewujudkan keyakinan pihak berkepentingan (pemegang taruh).

Setiap organisasi tidak dapat memisahkan dirinya dari pihak-pihak yang berkepentingan.

Pihak berkepentingan ini terdapat di dalam dan diluar organisasi. Pemilik organisasi,

pelabur, pemegang saham dan pekerja adalah pihak berkepentingan yang berada dalam

organisasi. Manakala pembekal, pembeli, institusi kewangan yang memberi pinjaman,

ejen, organisasi yang bersekutu dan orang ramai merupakan pihak luar yang mempunyai

kepentingan.

Adalah menjadi satu kebiasaan, organisasi yang jelas perancangan dan hala

tujunya lebih meyakinkan daripada organisasi yang tiada hala tujuan dan perancangan

yang jelas.

 

i. Mewujudkan persaingan yang sihat.

Organisasi yang mempunyai perancangan yang teratur, lebih tersusun dan memudahkan

urusan dengan pihak luar. Malah pihak luar dari organisasi mempunyai maklumat yang

jelas tentang pelan tindakan dan hala tuju organisasi. Maklumat yang cukup dan tepat dan

5

mengurangkan prasangka dan andaian buruk pihak luar tentang organisasi. Mereka lebih

mudah berurusan disamping dengan keyakinan dengan kewibawaan organisasi yang

teratur, akan mewujudkan persaingan yang sihat dengan organisasi.

4.1 FUNGSI PENYELIA DALAM PERANCANGAN

Penyelia adalah pengurus dalam hubungan secara langsung dengan pekerja. Penyelia telah

mendapat fungsi yang banyak untuk melaksanakan sesuatu tugas tertentu. Tujuan disebalik

pelaksanaan fungsi – fungsi adalah untuk membawa kestabilan dan kekukuhan dalam organisasi

yang boleh dijamin melalui peningkatan keuntungan yang merupakan hasil akhir dari

produktiviti yang lebih tinggi. Oleh itu, penyelia haruslah melaksanakan fungsi – fungsi

berikut :-

a. Perancangan

Perkara pertama seorang penyelia baru perlu belajar adalah bagaimana untuk merancang.

Ini termasuk merancang tugas – tugas peribadi, beban kerja pekerja, melatih dan

membangunkan kakitanganndan bagi melaksanakan matlamat korporat. Sebagai

penyelia, mereka berfungsi untuk menetapkan matlamat dan objektif dan mengubahnya

dengan perancangan tertentu. Bagi seorang penyelia, hasil perancangan termasuk jadual

operasi, spesifikasi kualiti, anggaran perbelanjaan, jadual waktu dan tarikh akhir. Proses

perancangan juga menetapkan dasar, prosedur operasi standard, peraturan – peraturan,

dan kaedah – kaedah.

b. Mengelola

Penyelia juga mempunyai tanggungjawab untuk membahagikan tenaga kerja dengan

sewajarnya mengikut tugas yang perlu dilaksanakan. Setiap kerja dijelaskan mengikut

objektif sesebuah organisasi. Penyelia juga perlu mengumpul aktiviti tertentu dalam satu

kumpulan tertentu dan memilih mekanisma yang sesuai atau memilih anggota yang

sesuai. Walaubagaimanapun, penyelia perlu memantau keberkesanan dan membuat

penyelarasan jika perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut.

6

c. Menyelaras

Penyelia berhak menentukan pekerja yang diletakkan mengikut kepakaran dalam bidang

masing – masing serta memberikan latihan dan perkembangan staf dengan melaksanakan

program organisasi orientasi untuk mewujudkan persekitaran yang produktif.

d. Mengetuai

Penyelia ditugaskan untuk memimpin pekerja. Pekerja perlulah melakukan kerja

mengikut apa yang telah ditetapkan. Aktiviti mengarah merangkumi komunikasi,

membuat keputusan, penyelesaian masalah, motivasi, kepimpinan dan penugasan.

e. Mengawal/memantau

Penyelia hendaklah melakukan pemantauan terhadap pekerja di mana amalan ini untuk

memastikan pekerjaan yang dilakukan mengikut masa yang telah ditetapkan. Terdapat

banyak cara untuk mengukur kemajuan termasuk kontrak prestasi atau penilaian,

pemantauan hasil kualitatif dan kuantitatif, maklum balas pelanggan dan alat – alat

pengurusan projek atau program. Membinbing pekerja secara tetap adalah bahagian

penting dalam pemantauan prestasi, sambil membina kepercayaan dan mengembangkan

kompentasi sepanjang tempoh prestasi.

f. Sumber

Sumber adalah istilah yang digunakan untuk mengenalpasti apa yang perlu dilakukan

untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan. Ini termasuklah bajet, keperluan

kakitangan dan rangkaian sokongan seperti internet dan Jabatan Sumber Manusia. Hal ini

penting bagi penyelia untuk mengetahui apa sumber yang ada dan bagaimana untuk

mengaksesnya. Ia adalah disyorkan bahawa penyelia membangunkan pangkalan data

sumber yang boleh diakses secara peribadi dan untuk situasi pekerja.

g. Laporan

Penyelia telah mendapat peranan penting untuk melaporkan tentang kos, kualiti dan apa –

apa keluaran yang boleh bertanggungjawab untuk meningkatkan produktiviti. Faktor –

7

faktor seperti kos, output, prestasi, kualiti, dan lain – lain boleh dilaporkan terus kepada

pihak pengurusan.

h. Memperkenalkan Kaedah Kerja Baru

Penyelia perlu sedar tentang persekitaran pasaran dan persaingan ini. Oleh itu, ia boleh

melakukan pembaharuan teknik pengeluaran. Penyelia boleh menukar pekerja ke dalam

jadual kerja yang lain sekiranya diperlukan. Penyelia juga boleh mencuba yang terbaik

untuk mengubah dan memperbaiki kepada alam sekitar fizikal di sekitar para pekerja. Hal

ini akan mengakibatkan:-

Produktiviti yang lebih tinggi

Semangat tinggi pekerja

Keadaan yang memuaskan

Meningkatkan hubungan manusia

Keuntungan yang lebih tinggi

Kestabilan tinggi

i. Menguatkuasa Disiplin

Penyelia boleh melakukan banyak langkah untuk mengekalkan disiplin dengan mengatur

pemeriksaan dan langkah – langkah, kekerasan di perintah dan arahan, menjaga akaun

berkenaan dengan tertib am kilang, melaksanakan denda dan hukuman bagi para pekerja

tidak berdisiplin. Semua langkah – langkah di atas akan membantu dalam meningkatkan

disiplin keseluruhan tempat kilang.

4.2 APA DAN BAGAIMAN PERANCANGAN PENYELIAAN

Merujuk kepada beberapa buah buku pengurusan, takrif perancangan mempunyai skop yang

lebih luas. Umpamanya Harold Koontz dan Heiz Weihmict dalam buku mereka ‘Management’

mentakrifkan perancangan sebagai satu proses pengurusan yang melibatkan pemilihan misi,

penetapan objektif dan perangkaan pelan tindakan untuk mencapainya. Pada masa yang sama,

8

perancangan melibatkan proses pembuatan keputusan iaitu membuat pilihan ke atas pelan

tindakan.

Perancangan melibatkan matlamat, menerangkan strategi-strategi dan membangunkan

pelan-pelan untuk menyelaraskan aktiviti kerja. Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti

organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara

yang perlu dipersoalkan adalah seperti berikut:

i. Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh

sesebuah organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi dan prestasi yang

diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan keuntungan lain-lain.

ii. Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas,

organisasi perlu mencari jalan atau strategi untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti

yang diharapkan.

iii. Melaksanakan: Pihak pengurusan harus mengatur program atau projek mengikut strategi

yang berasaskan matlamat organisasi.

Menurut La Grave et al. (1994), proses perancangan terdiri daripada tiga elemen:

i. Objektif: Matlamat yang diharapkan dapat dicapai perlu cukup terperinci dan

menggunakan istilah yang tepat bagi membolehkan orang lain mengenalpasti samada

objektif itu sudah tercapai.

ii. Tindakan: Aktiviti yang khusus perlu bagi memenuhi keperluan objektif.

iii. Sumber: Mengenalpasti apa dan siapa yang diperlukan bagi mencapai objektif dan

petunjuk jangka masa.

Perancangan melibatkan dua aspek amalan yang mesti dikenalpasti oleh pengurus dari awal lagi:

i. Analisis: Fikirkan perkara melalui perhitungan dan refleksi individu.

ii. Sosial: Motivasi dan mendapatkan sumbangan dan komitmen daripada rakan sekerja.

9

Penyeliaan adalah fungsi pengurusan yang penting ke arah penambahbaikan dan

mengawal tugas dalam sesuatu organisasi. Dengan erti kata yang luas, penyeliaan bererti segala

kegiatan yang berkaitan dengan usaha untuk memastikan segala tugas dalam satu satu organisasi

berjalan dengan lancar dan menepati objektifnya.

Penyeliaan adalah satu seni (kemahiran) untuk menyiapkan sesuatu menerusi orang

lain. Pengurus mencapai matlamatnya dengan mengatur anggotanya melakukan tugas, bukan

dengan melakukan semua tugas sendirian. Penyeliaan adalah satu proses yang dinamik dan

berterusan yang melibatkan:

Merancang

Mengorganisasi

Mengawal

Mengarah

Mengelolakan

Mohd Salleh Lebar (2000) pula menjelaskan bahawa penyeliaan dalam konteks

pendidikan ialah berkaitan dengan aktiviti pengajaran dan pembelajaran. Ia menjadi tugas

pentadbir kerana penyeliaan adalah sebahagian dimensi pentadbiran sekolah. Sementara itu,

Edgar Stones (1984) menjelaskan bahawa penyeliaan memerlukan pandangan mata (eyesight)

yang tajam untuk melihat apa yang berlaku di dalam bilik darjah, wawasan (insight) untuk

memahami kesignifikan apa yang berlaku, pengalaman lalu (hindsight) untuk melihat apa yang

sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku dan penglihatan kedua untuk mengetahui bagaimana

mendapatkan apa yang sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku di masa akan datang.

Oleh itu, perancangan penyeliaan adalah strategi dalam mengatur aktiviti pihak-pihak tertentu

dalam organisasi supaya perjalanan organisasi tersebut berjalan lancar tanpa sebarang masalah.

Pihak perancang dapat mengawal keadaan malah dapat memudahkan kerja sendiri juga kerja-

kerja orang bawahan yang terlibat. Mereka yang terlibat juga akan bekerja dengan lebih efisyen

dan produktif.

10

4.2.1 Membentuk Perancangan Penyeliaan

a. Mengatur (Organizing)

Aktiviti yang perlu untuk capai matlamat organisasi.

Mengatur aktiviti yang akan dijalankan.

Tugaskan aktiviti yang harus dilakukan dalam kumpulan kepada individu dengan

autoriti untuk menguruskannya.

b. Membentuk struktur

Menunjukkan kedudukan kerja orang yang bertanggungjawab.

Merekabentuk carta organisasi.

c. Menetapkan kerja

Menggunakan prinsip persamaan tugas.

Seorang individu untuk satu tugas dan ketua akan menyelia orang bawahan.

d. Menetapkan spesifikasi

Menetapkan tahap keberhasilan.

4.2.2 Tujuan Penyeliaan

Penyeliaan haruslah membawa perubahan positif atau pembangunan diri dan professional serta

pembaharuan diri pada individu untuk meningkatkan mutu pekerjaannya. Ia tidak seharusnya

merupakan satu kerja untuk memenuhi kehendak pihak atasan atau kehendak atau arahan luar.

Aspek pembangunan diri dan professional (self-renewal) meliputi:

sense of purpose (komitmen, motivasi dan hala tuju)

persepsi guru mengenai murid

pengetahuan mengenai kandungan mata pelajaran

penguasaan teknik dan kemahiran mengajar

11

4.2.3 Kepentingan Perancangan

a. Menyediakan hala tuju/menentukan matlamat/fokus

Organisasi perlu membuat analisis peluang, cabaran, ancaman, kekuatan,

kelemahan untuk menentukan matlamat. Membantu pengurus menentukan

matlamat, kumpulan kerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh bagi

mencapai matlamat. Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber

dengan lebih efektif dan efisien. Membantu mengenalpasti operasi yang

diperlukan serta bagaimana ia mempengaruhi organisasi. Contoh: Perancangan 5

tahun – menyatakan visi, misi, objektif, rancangan operasi, keperluan kewangan,

keperluan sumber manusia bagi mencapai matlamat organisasi.

b. Menyelaras sumber

Mengenalpasti, mengagih dan menggunakan sumber secara cekap dan berkesan

antara jabatan/unit perniagaan – kurangkan pembaziran; mengadakan sumber

berganda.

c. Ukuran prestasi /pencapaian

Dalam rancangan ada matlamat/objektif yang ingin dicapai. Objektif/matlamat ini

akan menjadi garis penamat. Perancangan membolehkan penetapan tanda aras

yang hendak dicapai. Tanda aras adalah satu proses mencari ciri-ciri produk,

perkhidmatan atau proses yang terbaik berbanding pesaing sebagai satu standard

atau piawai untuk meningkatkan prestasi organisasi.

d. Tindakan pembaikan

Hasil sebenar yang dicapai akan dibanding dengan gol. Kekurangan akan

ditambah baik.

12

e. Panduan membuat keputusan

Dalam rancangan ada garis panduan tentang apa matlamat dan bagaimana

mencapainya. Dan garispanduan ini akan menjadi panduan kepada membuat

keputusan khususnya berkaitan pengagihan sumber.

f. Memahami persekitaran perniagaan membentuk strategi perniagaan

Pengurus dapat mengenalpasti peluang dan masalah/ancaman yang dihadapi oleh

perniagaan pada masa sekarang dan masa depan Penyesuaian boleh dilakukan

dengan segera - memastikan operasi organisasi berjalan lancar – menjimatkan

kos, mengurangkan pembaziran dan risiko.

g. Sebagai alat kawalan

Supaya penyelewengan/kesilapan dapat dielakkan Dengan perancangan satu

sistem kawalan dapat diwujudkan. Pengurus dapat memastikan pencapaian

organisasi selaras dengan perancangan. Tindakan pembetulan dapat dilakukan

dari semasa ke semasa. 

4.3 PERANCANGAN KONTIGENSI

Kontigensi adalah peristiwa atau perkara yang berlaku di luar jangkaan.

4.3.1 Teori Kontigensi

a. Teori Kontigensi Fiedler (1967)

Teori Kontigensi Fiedler sering disebut sebagai teori situasi kerana teori ini

mengemukakan kepimpinan yang bergantung pada situasi. Ia melihat bahawa kumpulan

berkesan bergantung pada keserasian antara gaya pemimpin yang berinteraksi dengan

subordinatnya sehingga situasi menjadi berpengaruh terhadap pemimpin. Model

13

kepimpinan kontigensi mengfokuskan kepada perhatian yang lebih meluas, iaitu pada

aspek-aspek yang berkaitan antara keadaan atau perubahan situasi dengan watak atau

tingkah laku dan kriteria prestasi pemimpin (Hoy and Miskel 1987).

Model kepimpinan Fiedler (1967) disebut sebagai model kontigensi kerana model

tersebut dianggap bahawa sumbangan pemimpin terhadap keberkesanan prestasi

kumpulan yang bergantung, pada cara atau gaya kepimpinan dan kesesuaian situasi yang

dihadapinya. Menurut Fiedler, terdapat tiga faktor utama yang mempengaruhi kesesuaian

situasi dan keberkesanan pemimpin.

Faktor tersebut adalah :

i. Hubungan antara pemimpin dan anggota :

Sejauh mana pemimpin itu dipercayai dan disukai oleh anggotanya, dan

kemahuan untuk mengikuti segala arahan yang diberikan oleh pemimpin tersebut.

Sebagai contoh, pengurus mewujudkan hubungan yang baik dengan pekerja

bawahan supaya kumpulan yang terlibat dapat bekerjasama, mematuhi dan taat

setia.

ii. Struktur tugas :

Tugas-tugas dalam organisasi ditakrifkan secara jelas dan dilengkapi dengan

arahan yang terperinci dan prosedur yang betul. Ia juga merupakan senarai tugas

yang akan dilaksanakan oleh pejkerja. Contohnya. Pengurus mengadakan

mesyuarat pada pekerja bawahan untuk memberi senarai tugas. Senarai tugas itu

haruslah jelas dan mudah difahami supaya pekerja dapat meningkatkan kualiti

kerja dan daya pengeluaran.

iii. Posisi kuasa :

Kekuatan dan kekuasaan yang dimiliki oleh pemimpin setanding dengan

kedudukannya yang telah ditetapkan dalam organisasi. Pemimpin berhak

memberi hukuman kepada pekerja, memberi ganjaran, penghargaan dan

penurunan pangkat.

14

b. Teori Path-Goal

Teori ini telah diasaskan oleh Robert J. House (1971) dan dikembangkan oleh T.R

Mitchell (1974). Pada asalnya teori ini dibentuk untuk memnyokong Teori Kontigensi

Fiedler (1967). Ia merupakan salah satu teori kepimpinan yang sangat terkenal dant telah

diguna pakai secara meluas.

Teori ini bermaksud bahawa kepimpinan yang baik adalh dengan memberi

panduan yang jelas tentang apakah matlamat yang hendak dicapai serta cara yang jelas

bagaimana untuk mencapai matlamat tersebut.

4.3.2 Pelan Kontigensi

Pelan kontigensi ini disediakan bagi menyokong pelan taktikal dan pelan operasi yang kritikal.

Pelan ini juga membolehkan pelan taktikal dan pelan operasi menjadi lebih fleksibel kerana ia

boleh menghalang atau mengurangkan perkara-perkara yang boleh menggangu kelancaran

pelaksanaan pelan tersebut. Halangan-halangan ini merupakan penyebab-penyebab yang

dijangka berdasarkan kajian dan pemerhatian yang dibuat atau daripada pengalaman masa lalu.

Penggunaan pelan ini juga akan dapat menyelesaikan masalah kepada isu yang serius

atau kritikal yang boleh memberi kesan negatif kepada pencapaian objektif aktiviti atau program

yang sedang dijalankan. Pelan ini seduai diguankan untuk semua peringkat sama ada di peringkat

perancangan strategik, pelan taktikal atau pelan operasi.

a. Contoh Pelan kontigensi di dalam sekolah :

Isu strategi : Ramai pelajar tingkatan 3 ponteng pada bulan Julai sehingga September

setiap tahun mengikut daripada analisis kehadiran yang dilaksanakan. Ia

menggangu proses pengajaran dan pembelajaran.

Strategi : Guru bertemu dengan waris pelajar untuk membantu menyelesaikan

masalah ponteng.

15

Pelan Operasi Asal Pelan Kontigensi

Jemput waris ke sekolah untuk

berbincang mengenai masalah

ponteng anak mereka.

Guna guru anak tempatan untuk

melawat ke rumah pelajar.

Mengguna imam masjid /

penghulu setiap kampung untuk

berbincang tentang masalah

ponteng.

Pengetua terus pergi ke rumah

pelajar yang ponteng / bertemu

dengan waris secara hati ke hati

supaya bawa pelajar ke sekolah.

b. Contoh pelan kontingensi yang dilakukan oleh pihak firma adalah seperti berikut:-

i. Andainya pihak pesaing mengundur diri dari pasaran, apakah tindakan kita untuk

mengatasi kekosongan dalam pasaran?

ii. Jika objektif jualan tidak tercapai, apakah tindakan firma untuk menjaga dari

penurunan keuntungan?

iii. Jika permintaan barangan mengatasi pengeluaran, apakah tindakan firma untuk

memenuhi peningkatan permintaan?

iv. Jika sesuatu bencana berlaku seperti kerosakan komputer, banjir, mogok, apakah

tindakan firma?

v. Jika teknologi baru telah membuat produk kita usang, apakah tindakan yang perlu

kita ambil?

16

4.3.3 Gaya Kepimpinan Kontingensi

i. Gaya kepimpinan kontigensi merujuk kepada gaya kepimpinan yang disesuaikan

mengikut keadaan atau situasi dengan melihat kepada elemen-elemen persekitaran.

ii. Mengikut teori kontigensi, semua gaya kepimpinan adalah sesuai dan berkesan, walau

bagaimanapun keberkesanan gaya kepimpinan yang digunakan bergantung pada keadaan

tertentu.

iii. Kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi bergantung pada gaya kepimpinan yang

diamalkan, kualiti pengikut dan keadaan persekitaran.

iv. Contohnya : pengurus menggunakan gaya kepimpinan autokratik apabila organisasi

mengalami krisis yang perlu diperbetulkan dengan segera, dan pada masa yang lain

menggunakan gaya kepimpinan demokratik apabila komitmen yang berterusan daripada

pekerja diperlukan dan apabila pekerja mampu meberikan cadangan yang kemas untuk

menambah baik operasi perniagaan.

17

RUJUKAN

i. The Supervisor’s Safari. (2009). The Five Functions of Supervising (atas talian).

http://thesupervisorssafari.com/2009/10/the-five-functions-of-supervising/

ii. Management Study Guide (MSG). Functions of a Supervisor. (atas talian).

http://www.managementstudyguide.com/functions_of_supervisor.htm

iii. AZAIZA. (2011). Penyeliaan Pengajaran Berkesan. (atas talian).

http://azaiza.blogspot.com/2011/04/penyeliaan-pengajaran-berkesan.html

iv. Scribd. Fatin Hafizah Mohamad Sukri. Organisasi dan Pengurusan. (atas talian).

https://www.scribd.com/doc/7479462/Organisasi-Dan-Pengurusan

v. Hj. Mohammad Fauzi. Bahagian 5-Kepentingan Perancangan. (2014). (atas talian).

https://uniprof.wordpress.com/2014/01/03/bahagian-5-kepentingan-perancangan/

vi. Fasya Sani. Kajian : Gaya Kepimpinan Kontigensi di Jabatan Pengairan dan Saliran.

http://duniaituinda.blogspot.com/2013/09/kajian-gaya-kepimpinan-kontigensi-di.html

vii. Slideshare. Smklunas2011. (2011). Slot 3 Perancangan Strategik 19 Feb 2011. (atas

talian). http://www.slideshare.net/smklunas2011/slot-3-perancangan-strategik-19-feb-

2011

18