KEPIM

PINAN &

PENYEL

IAAN BERKES

AN

D R LE E O

I WA H

K E T U A PE N O LO N G P

E N G A R A H KA N A N

( PE R U B ATA N )

KANDUNGAN Pengenalan kepada organisasi Pengurusan Organisasi Penyeliaan dalam organisasi Kepimpinan Pengurusan perubahan (Change

Management)

ORGANISASI

ORGANISASI Perkataan Greek “ Organon” Definisi1. Unit Sosial yang diselaraskan dengan sempadan yang

boleh dikenalpasti untuk mencapai matlamat.2. Pengemblengan tenaga kerja dan pengurusan yang

saling berkaitan dalam usaha mencapai matlamat yang ditetapkan.

Organization is a deliberate arrangement of people to accomplish some specific purpose

Organisasi adalah satu sistem yang melibatkan aktiviti yang wujud di mana terdapat beberapa bahagian/ unit/ahli di dalammya di dalam satu persekitaran yang saling berkaitan antara satu sama lain untuk mencapai matlamat.

CIRI-CIRI UMUM ORGANISASI

BERTUJUAN• VISI• MISI• OBJEKTIF

BERSUMBER• MANUSIA• WANG• PERALATAN

BERSTRUKTUR

• KEDUDUKAN• TATACARA• PEMBAHAGI

AN TUGAS

6

• Sistem/cara pembahagian kerja & penyusunan kerja & digambarkan dalam bentuk carta organisasi.

• Struktur organisasi menunjukkan hubungkait di antara satu bahagian, unit atau jawatan dengan yang lain dalam organisasi.

• Struktur organisasi tidak “standard” berbeza-beza mengikut saiz dan fungsi-fungsi jabatan.

STRUKTUR ORGANISASI

7

1. Pembahagian kerja2. Hubungan ketua dengan pekerja bawahan3. Jenis kerja yang dijalankan4. Pengumpulan bahagian - bahagian kerja5. Tingkat pengurusan

PENGURUSAN ORGANISASI Pengurusan adalah pencapaian matlamat organisasi secara

efisien dan efektif melalui proses merancang , mengorganisasi, memimpin dan mengawal sumber-sumber organisasi.

MERANCANG MENGORGANISASI

MEMIMPIN MENGAWAL

MERANCANG

TENTUKAN HALATUJU

BAGAIMANA NAK CAPAI

KAEDAH YANG DIGUNAKAN

SIAPA TERLIBAT

SUMBER YANG DIPERLUKAN

PENGUKUR KEJAYAAN

MERANCANG

• Penyelia menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi

KEPENTINGAN MERANCANG• Dapat membuat persediaan dengan menggunakan sumber• Dapat mengawasi perbelanjaan• Dapat menyelaraskan kerja• Dapat menangani masalah yang dikenalpasti• Dapat mengenalpasti peluang

MENGORGANISASI

MENGORGANISASI

Penyelia menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi

MEMBENTUK STRUKTUR FORMAL

PEMBAHAGIAN TUGAS & SEMPADAN KUASA

MENYELARAS & MEMASTIKAN KESEPADUAN ARAHAN

MEMIMPIN

MEMIMPIN Penyelia cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dapat melaksanakan tugas yang diberikan dengan efektif dan efisien untuk mencapai matlamat organisasi.

KETERAMPILAN PENYELIA SEBAGAI PEMIMPIN BERKESAN

• Pemandu• Pemimpin bermotivasi• Berintegriti• Berkeyakinan diri• Bijaksana• Berpengetahuan• Kecerdasan emosi

MENGAWAL Penyelia memantau prestasi

semasa dan mengambil tindakan penambahbaikan untuk memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang dijangkakan.

MENGAWAL

MENGADAKAN PIAWAIAN

MENGUKUR PENCAPAIAN

MENDAPATKAN MAKLUMBALAS

TINDAKAN PEMBETULAN

APA YANG PERLU DIKAWAL• Pencapaian sasaran• Kebolehan dan tahap anggota• Permasalahan dan tindakan• Keperluan sepanjang operasi• Kehendak pelanggan

PENYELIAAN

DEFINISI PENYELIA• Pengurus barisan hadapan• Bertanggungjawab ke atas kerjanya dan kerja orang-orang

lain• Memberi arahan kerja

MAN-IN-

MIDDLE

KEY-MAN

PENYELIA

HUMAN RELATIO

N SPECIAL

IST

KEY-STON

E???

TUGAS PENYELIA• Mengawalselia sekumpulan pekerja • Memastikan aktiviti operasi berjalan dengan lancar• Menjadi wakil kepada majikan untuk menguruskan pekerja-

pekerjanya• Menjadi penghubung antara pekerja dengan pihak atasan

KEMAHIRAN YANG PERLU ADA PENYELIA

KEMAHIRAN BINA

HUBUNGANKEMAHIRAN TEKNIKAL

KEMAHIRAN MEMBUAT

KEPUTUSAN

KEMAHIRAN PENTADBIR

AN

HBGAN INTERPERSONALTERMASUK MEMBAHAGI TUGAS & MELAKUKANNYA BERSAMA ANGGOTA BAWAHAN

MEMPUNYAI PENGETAHUAN & KEMAMPUAN MELAKSANAKAN TUGAS HARIAN DGN TEKNOLOGI TERKINI

KEBOLEHAN MEMPEROLEH , MENTAFSIR SERTA MENGGUNAKAN MAKLUMAT BAGI MEMBUAT KEPUTUSAN

MEMPUNYAI KEMAHIRAN YG BAIK UTK MERANCANG,MENYUSUN , MENYELARAS DAN MENGURUSKAN PENTADBIRAN DLM ORGANISASI

PERANAN PENYELIA

PERANAN INTERPERSONAL

• Wakil (Figurehead)

• Pemimpin (Leader)

• Perantara (Liasson)

PEMBERI MAKLUMAT

• Memantau (Monitor)

• Menyebar (Diseminator)

• Jurucakap (Spokeperson)

PEMBUAT KEPUTUSAN

• Usahawan (Entrepreneur)

• Pengurus Gangguan (Disturbance handler)

• Mengagih sumber (Resource allocator)

• Perunding (Negotiator)

CIRI-CIRI PENYELIA HEBAT• Profesional• Komunikasi dengan berkesan• Mempunyai hubungan baik dengan pekerja • Adil• Bertimbangrasa dan bertolak ansur• Cekap• Jujur• Optimistik• Kreatif berfikir & merancang• Bertanggungjawab• Berfikiran jauh & berwawasan• Menjadi contoh kepada pekerja

TINDAKAN MENJADI PENYELIA HEBAT

• Permudahkan kerja • Bijak menyusun keutamaan tugas• Mengendalikan masalah pekerja• Kesilapan sebagai proses pembelajaran (learn from mistake)• Dapat mengawal perasaan marah• Memberi kesejahteraan kepada diri (Pengurusan stress)• Menyelaraskan arahan dan pengarahan• Tegas menguatkuasakan disiplin• Mempamerkan keinginan untuk mengetahui• Sering melaporkan kegiatan (kepada orang atasan)• Mempertingkatkan keyakinan diri• Mengimbangi pelbagai tuntutan & kemahuan (Work-life balance)• Sentiasa menyemak perancangan kerja• Mendengar semua pandangan• Menghindarkan karenah dan pembaziran masa

PENYELIAAN DALAM PENGURUSAN ORGANISASI

• Penyeliaan subordinat, penyelarasan & pembangunan kerjaya• Penyeliaan stimulasi individu & prestasi kumpulan• Penyeliaan Undang-undang & Peraturan Organisasi• Penyeliaan semasa bekerja• Penyeliaan perancangan & pengawalan

PENYELIAAN SUBORDINAT, PENYELARASAN & PEMBANGUNAN

KERJAYAo Kesesuaian memberi delegasi kepada subordinato Faham Peraturan Am & Pekeliling Kerajaano Terlatih sebagai Jurulatiho Pandai merangka pelan pembangunan kerjayao Tahu membuat penilaian prestasi staf

PENYELIAAN STIMULASI INDIVIDU & PRESTASI KUMPULAN

• Pandai mereka bentuk program motivasi• Tahu membangunkan program pembangunan diri• Bijak menjadi kaunselor dan pendengar yang baik• Tahu kendalikan sesi ilmu seperti seminar• Pandai menyelesaikan masalah dalam kumpulan kerja

PENYELIAAN PERATURAN & UNDANG-UNDANG ORGANISASI

• Tahu pengelasan organisasi• Kemaskinikan dokumentasi & rekod• Tahu & faham peraturan kewangan

PENYELIAAN SEMASA BEKERJA• Arif dalam mengatur rundingan (consultancy)• Faham bagaimana mengatasi masalah tekanan kerja• Tahu melaksanakan peraturan di tempat kerja• Bijak dalam menangani karenah subordinat• Memahami psikologi pekerja

PENYELIAAN PERANCANGAN & PENGAWALAN

• Mahir menetapkan matlamat jangka pendek dan jangka panjang

• Mahir menyediakan belajawan mingguan , bulanan dan tahunan.

• Mahir menyelesaikan masalah• Arif dalam menyediakan carta kawalan operasi• Bijaksana dalam penyeliaan dan pemantauan

KEPIMPINAN

30

“Leadership is the art of getting someone else to do something you want done because he wants to do it”

“You do not lead by hitting people over the head — that's assault, not leadership”

Dwight Eisenhower

“Leadership is action, not position”

Donald McGannon

APA ITU KEPIMPINAN (WHAT IS LEADERSHIP?)

“One measure of leadership is the calibre of people who choose to follow you”

Dennis Peer

Peranan seorang pemimpin8

Peranan pemimpin1. Menentukan matlamat (The Goal Setter )2. Jurucakap (The Spoke Person)3. Kompas (Halatuju + Moral) (Destination

compass + Moral Compass)

4. Penyelesai masaalah (The Problem Solver)5. Pengagih sumber (The Distributor of

Resources)6. Pemberi maklumbalas (The Feedback

Provider)7. Pemberi motivasi (The Motivator)8. Melatih pemimpin pengganti (The Future

Leaders Cultivator)

1. Menentukan matlamat (The Goal Setter)• Menentukan matlamat

organisasi untuk satu tempoh masa yang ditetapkan.

• Pemimpin mestilah mampu memberikan arah atau halatuju yang jelas ke atas visi, misi dan objektif organisasi.

• Tujuan untuk membolehkan semua warga organisasi mempunyai panduan asas untuk menumpukan fokus ke atas aktiviti-aktiviti yang menyumbang kepada pencapaian visi, misi dan objektif organisasi.

2. Jurucakap kumpulan (The Spoke Person)• Pemimpin merupakan

jurucakap utama untuk kumpulannya.

• Komunikasi bukan sahaja mengenai organisasi itu sendiri sahaja , malah harus mengkomunikasikan hubungan organisasi tersebut dengan organisasi lain dalam persekitaran yang lebih luas.

3. Kompas (The Compass)

• Pemimpin seumpama kompas kepada organisasi – memberi pengarahan kepada organisasi untuk berkembang ke arah destinasi yang telah ditetapkan.

• Pemimpin berfungsi sebagai kompas moral/etika- sebagai penandaaras untuk apa yang ditakrifkan sebagai baik kepada organisasi.

4. Penyelesai Masaalah ( The Problem Solver )• Pemimpin dilihat sebagai seorang

yang bijaksana dan berpengalaman.

• Maka , pemimpin merupakan seorang yang boleh diharapkan oleh warga organisasi bila menghadapi masaalah.

• Penyelesaian masalah merupakan fungsi utama seorang pemimpin.

5. Pengagih sumber (The Distributor of Resources)• Sumber organisasi adalah

terhad dan sentiasa tidak mencukupi.

• Peranan pemimpin haruslah mengagihkan sumber yang terhad itu dengan bijak.

• Agihan sumber yang tidak cekap akan menghalang organisasi daripada mencapai potensi maksimanya.

6. Pemberi maklumbalas (The Feedback Provider)• Manusia mempunyai sifat

ingin tahu terutamanya pandangan pemimpin ke atas diri mereka dan prestasi kerja mereka.

• Adalah penting untuk memberi maklumbalas yang membina terutamanya berkaitan dengan kemajuan kerja atau kerja-kerja yang telah diselesaikan oleh anggota bawahannya.

7. Pemberi motivasi (The Motivator)• Pemimpin haruslah

boleh memberi harapan kepada pekerja dan memberi motivasi untuk bekerja keras untuk mencapai matlamat .

• Pemimpin mampu memberi motivasi dan inspirasi supaya meneruskan perjuangan tanpa berputus asa.

A leader who will give them a pat at the back and a “Good Job!” praise if they had done a good job

“Well done! “

“You have done a good job!”

“The Organisation is very lucky to

have a worker like you!”

8. The Cultivator of Future Leaders

• Pemimpin yang bagus mampu untuk membentuk bakal pemimpin yang lebih bagus daripada dirinya sendiri.

• Melalui kepimpinan melalui teladan , mengajar , perkongsian pengalaman , coaching dan mentoring dan teknik-teknik lain

CHANGE MANAGEMENT

DEFINISI PERUBAHAN• Hasil daripada pengubahsuaian kelakuan yang lepas untuk

menyesuaikkanya dengan situasi baru – Jaafar Muhammad (1999)

• Perubahan sebagai proses transformasi yang berlaku kepada organisasi samada terancang atau tidak – Stoner (1989)

• It is not the strongest species that survive, nor the most intelligent. It is the one most adaptable to change – Charles Darwin (1809-1882)

FAKTOR PERUBAHANDALAMAN LUARAN

Perubahan kepada Visi & Misi Organisasi

Stakeholder’s expectation

Teknologi & peralatan Kemajuan teknologiSikap pekerja Pembangunan modal insan

Ekonomi NegaraUndang-undang

HALANGAN UNTUK BERUBAHINDIVIDU ORGANISASI PEMIMPIN

Ego Masa tidak sesuai Tidak berminatTiada kefahaman Tiada strategi untuk

menangani perubahan

Tidak bersungguh

Lemah kemahuan Tewas kepada ancaman

Tidak fokus

Zon selesa Ancaman pengkasian kuasa

Tidak bersedia untuk menerima

kritikanKabur dgn kebaikan

yang bakal diperolehi

Kekurangan kepercayaan

Tiada sokongan dari pekerja

Bimbang terjejasnya ganjaran

Kekurangan sumber

Bimbang ganjaran dilupakan

Masalah komunikasi

Tiada keyakinan Hubungan antara pekerja

Bimbang kejayaan dilupakan

PROSES PERUBAHAN

FASA 1

•MENGENALPASTI KEPERLUAN UTK BERUBAH

•MENJELASKAN VISI

FASA 2

•MEMBUAT PERANCANGAN UTK BERUBAH

•GAP ANALISI & FAKTOR HALANGAN

•MENJELASKAN PERANAN & SUMBANGAN

•PELAN PEMBANGUNAN

FASA 3

•MELAKSANAKAN PERUBAHAN

•MENILAI & MENYEDIAKAN PELAN KONTINGENSI JIKA PERLU

FASA 4

•MENILAI & MERANCANG UTK PENAMBAHBAIKAN ATAU TAMBAH NILAI

•MEMBUAT PERANCANGAN JANGKA PANJANG

EMOSI SUBORDINAT DALAM MENGHADAPI PERUBAHAN

PENAFIAN PENOLAKAN

EKSPLORASI KOMITMEN

PERUBAHAN

PENAFIAN• Menyangkal /menahan diri dari berubah; membuat kerja

seperti amalan biasa tanpa memikirkan untuk berubah• Tindakan :1. Bersemuka dan memberi penjelasan2. Beritahu tentang perubahan yang akan berlaku3. Beri penjelasan ekspektasi pelanggan4. Beri cadangan perkara yang perlu dilakukan untuk

menyesuaikan diri dengan perubahan

PENOLAKAN• Wujud perasaan marah atau sedih , prestasi kerja merosot &

mempunyai sikap yang sangat negatif terhadap perubahan• Tindakan :1. Mendengar dengan teliti (listen)2. Terima dan fahami perasaan (aknowledge)3. Tunjukkan empati4. Jangan menyangkal perasaan5. Beri galakan & sokongan

EKSPLORASI• Subordinat amat bersedia & mempunyai idea untuk

membuat perubahan tetapi tiada keseragaman• Tindakan :1. Tumpukan kepada perkara yang diutamakan2. Beri latihan yang diperlukan3. Pantau projek yang dilaksanakan4. Tentukan matlamat jangka pendek5. Adakan sesi percambahan fikiran dan perancangan

KOMITMEN• Subordinat telah memberikan sepenuh komitmen dan

bekerja secara berkumpulan dalam perubahan• Tindakan :1. Tentukan matlamat jangka panjang2. Beri tumpuan untuk membina pasukan3. Wujudkan penyata misi4. Mengiktiraf mereka yang berjaya berubah5. Lihat ke hadapan (Look Ahead)