bahagian pengurusan maklumat -...

MANUAL PENGGUNA

BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT JABATAN PERANGKAAN MALAYSIA

MANUAL PENGGUNA

LANGKAH-LANGKAH SEMAKAN STATUS KATA

LALUAN DAN PENUKARAN KATA LALUAN AKAUN

DOMAIN/E-MEL JABATAN

Bahagian Pengurusan Maklumat Jabatan Perangkaan Malaysia Jabatan Perdana Menteri

MANUAL PENGGUNA

2

KANDUNGAN

1. PENDAHULUAN ....................................................................................................... 3

2. KEPERLUAN PERISIAN DAN PERKAKASAN ........................................................ 3

2.1 Operating System ........................................................................................... 3

2.2 Alat bantu ........................................................................................................ 3

3. SEMAKAN CAPAIAN YANG DIGUNAKAN .............................................................. 4

4. TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL SELEPAS 1 MAC 2014 .................................. 5

4.1 CAPAIAN 1 ..................................................................................................... 6

4.2 CAPAIAN 2 ..................................................................................................... 8

4.3 CAPAIAN 3 ................................................................................................... 10

5. NOTIFIKASI KATA LALUAN AKAN TAMAT TEMPOH .......................................... 10

6. LANGKAH-LANGKAH PENUKARAN KATA LALUAN ............................................ 11

7. MENGGUNA PAKAI KATA LALUAN BARU ........................................................... 14

7.1 CAPAIAN 1 ................................................................................................... 14

7.2 CAPAIAN 2 ................................................................................................... 16

7.3 CAPAIAN 3 ................................................................................................... 17

8. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN ......................................................................... 19

9. HELPDESK ............................................................................................................ 19

MANUAL PENGGUNA

3

1. PENDAHULUAN

Manual ini disediakan sebagai panduan kepada semua pengguna e-mel Jabatan

untuk melakukan sendiri semakan kata laluan sudah tamat tempoh atau tidak, dan

menukar kata laluan sekiranya telah tamat tempoh atau akan tamat tempoh.

Penukaran kata laluan ini adalah selaras dengan Dasar Keselamatan ICT (DKICT)

Jabatan, Seksyen 07 Dasar Kawalan Capaian yang mengkehendaki semua

pengguna menukar kata laluan akaun e-mel masing-masing setiap tempoh 90 hari.

2. KEPERLUAN PELAKSANAAN

2.1 Operating System

Sekurang-kurangnya Microsoft Windows XP Professional

2.2 Alat bantu

i) Komputer masing-masing yang mempunyai sambungan rangkaian;

ii) Perisian pelayar Internet seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet

Explorer dll;

iii) Perisian MS Office Outlook sekurang-kurang versi 2003.

2.3 Prosedur yang terlibat:

i) Semakan jenis capaian Outlook yang sedang digunakan (Exchange atau

POP/SMTP);

ii) Semakan status kata laluan semasa (telah tamat tempoh atau belum);

(Langkah ini hanya perlu dibuat sekali sahaja iaitu kali pertama

pengguna mengakses e-mel selepas penguatkuasaan dilakukan);

iii) Kaedah menukar kata laluan

(Langkah yang akan digunakan untuk menukar kata laluan sebelum

tamat tempoh 90 hari);

iv) Mengguna pakai kata laluan baru.

(Langkah yang perlu dilakukan setiap kali sesudah menukar kata

laluan).

MANUAL PENGGUNA

4

3. SEMAKAN CAPAIAN YANG DIGUNAKAN

Terlebih dahulu, pengguna perlu menyemak apakah jenis capaian yang digunakan

oleh aplikasi MS Office Outlook pada komputer masing-masing. Jenis capaian yang

digunakan menentukan bagaimana kata laluan digunakan.

Terdapat dua (2) jenis capaian aplikasi MS Office Outlook yang digunakan di

Jabatan Perangkaan Malaysia iaitu

i) Exchange; dan

ii) POP/SMTP

Untuk menyemak jenis capaian Outlook yang digunakan pada komputer masing-

masing adalah seperti berikut:

a) Bagi komputer yang menggunakan MS Office Outlook 2007 atau versi yang

lebih terkini) :

i) Klik Start Menu > Control Panel

ii) Set View by: kepada Small Icons (bagi Windows 7); atau

Set Switch to Classic View (bagi Windows XP)

iii) Buka Mail > klik Show Profiles...

iv) Klik pada profil yang digunakan > Klik Properties > Klik E-mail

Accounts...

v) Semak pada tab E-mail, apakah jenis capaian yang digunakan bagi

alamat e-mel yang dipaparkan. Dalam contoh gambar di bawah, jenis

capaian yang digunakan adalah Exchange.

MANUAL PENGGUNA

5

b) Bagi komputer yang menggunakan MS Office Outlook 2003 :



Set Switch to Classic View (bagi Windows XP)


iv) Klik pada profil yang digunakan > Klik Properties > Klik E-mail

Accounts...

v) Semak pada akaun yang dipaparkan di bawah kolum Name. Dalam

contoh gambar di bawah, jenis capaian adalah POP/SMTP.

Setelah membuat semakan bagi mengenal pasti jenis capaian yang digunakan

(Exchange atau POP/SMTP), ia akan menentukan kaedah yang akan digunakan

untuk semakan dan menukar kata laluan dalam para 4 dan seterusnya

mengguna pakai kata laluan baru dalam para 7.

4. TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL SELEPAS 1 MAC 2014

Mulai 1 Mac 2014 iaitu selepas penguatkuasaan polisi kata laluan dibuat, pengguna

e-mel perlu menyemak sendiri sama ada kata laluan e-mel masing-masing telah

tamat tempoh atau belum.

Semakan ini hanya perlu dibuat sekali sahaja iaitu kali pertama pengguna

mengakses e-mel selepas penguatkuasaan dilakukan. Setelah semakan ini

dilakukan, pada masa akan datang pengguna tidak lagi perlu melakukan perkara 4.

MANUAL PENGGUNA

6

Ini kerana e-mel notifikasi akan dihantar kepada pengguna yang mana kata

laluannya hampir tamat tempoh.

Kaedah semakan terbahagi kepada 3 jenis, bergantung kepada lokasi dan jenis

capaian yang digunakan dalam aplikasi MS Office Outlook. Kaedah semakan yang

digunakan adalah berdasarkan Jadual Jenis Capaian di bawah.

Jenis Capaian

Lokasi

EXCHANGE POP / SMTP

Ibu Pejabat Putrajaya /

MINLON / ILSM Capaian 1 Capaian 3

JP Negeri / Pejabat

Operasi Capaian 2 Capaian 3

Jadual Jenis Capaian.

4.1 CAPAIAN 1

Kaedah ini adalah bagi pengguna e-mel yang berada di Ibu Pejabat Putrajaya,

Minlon dan ILSM sahaja (PC join domain) dan menggunakan setting MS

Exchange Server Settings.

i) PC dihidupkan;

ii) Login Windows seperti biasa;

iii) Jika login Windows berjaya sehingga memaparkan desktop - bermakna

kata laluan belum tamat tempoh. Capaian e-mel boleh digunakan seperti

biasa;

MANUAL PENGGUNA

7

iv) Jika login Windows memaparkan mesej seperti di bawah, tekan OK untuk

menukar kata laluan dengan segera;

Windows 7 Windows XP

v) Tukar kata laluan dalam ruangan yang disediakan;

Kata laluan yang baru PERLU memenuhi syarat berikut:

Tidak kurang daripada 12 aksara

Tidak mengulangi kata laluan lama/sebelum ini.

Tidak menggunakan username sebagai kata laluan.


vi) Tekan bagi Windows 7; atau

tekan OK bagi Windows XP untuk teruskan penukaran kata laluan;

vii) Penukaran yang berjaya akan dipaparkan mesej berikut;


MANUAL PENGGUNA

8

viii) Tekan OK.

Login Windows telah berjaya menggunakan kata laluan baru. Capaian e-mel

menggunakan MS Outlook akan terus login kepada server e-mel menggunakan

credential baru semasa login Windows menggunakan kata laluan baru.

Penggunaan kata laluan baru ditunjukkan dalam para 7.1 CAPAIAN 1.

4.2 CAPAIAN 2

Kaedah ini adalah bagi pengguna e-mel yang berada di JP Negeri dan

Pejabat Operasi yang menggunakan MS Exchange Server Settings.

i) PC dihidupkan;

ii) Login Windows seperti biasa;

iii) Buka aplikasi pelayar Internet seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox dll;

iv) Taip URL Webmail - https://mail.stats.gov.my;

v) Login menggunakan ID masing-masing;

vi) Jika login melalui webmail berjaya dan memaparkan interface webmail -

bermakna kata laluan yang digunakan belum tamat tempoh;

vii) Jika webmail memaparkan mesej di bawah, bermakna kata laluan telah

tamat tempoh dan perlu ditukar dengan segera;

https://mail.stats.gov.my/

MANUAL PENGGUNA

9

viii) Masukkan maklumat dalam ruangan disediakan dan tekan Submit ;

Kata laluan yang baru PERLU memenuhi syarat berikut:




MANUAL PENGGUNA

10

ix) Penukaran yang berjaya akan memaparkan mesej berikut, tutup pelayar

Internet.

Selepas ini, kata laluan lama tidak lagi sah digunakan. Penggunaan kata

laluan baru boleh dirujuk dalam para 7.2 CAPAIAN 2.

4.3 CAPAIAN 3

Kaedah ini adalah bagi SEMUA pengguna e-mel yang masih menggunakan

setting POP/SMTP.

Sila rujuk perkara 4.2 CAPAIAN 2. Kaedah yang digunakan adalah sama.

Untuk mengguna pakai kata laluan baru yang telah disetkan, sila rujuk para 7.3

CAPAIAN 3.

5. NOTIFIKASI KATA LALUAN AKAN TAMAT TEMPOH

Setelah semakan dilakukan pada kali pertama selepas penguatkuasaan polisi kata

laluan, pengguna tidak lagi perlu melakukan semakan. Pada masa akan datang

emel notifikasi dihantar kepada pengguna sekiranya kata laluan hampir tamat.

E-mel notifikasi yang dihantar adalah seperti di bawah:

MANUAL PENGGUNA

11

Sekiranya pengguna mula menerima e-mel notifikasi tersebut, kata laluan

hendaklah ditukar sebelum ia tamat tempoh pada tarikh yang dinyatakan. Untuk

menukar kata laluan sila ikuti langkah-langkah dalam para 6.

Selepas penukaran kata laluan dibuat, sila ikut para 7 untuk mengguna pakai kata

laluan baru berdasarkan jenis capaian yang digunakan.

6. LANGKAH-LANGKAH PENUKARAN KATA LALUAN

Terdapat beberapa kaedah bagi penukaran kata laluan yang boleh digunakan.

Namun dalam manual ini, kaedah yang diberikan ini boleh diguna pakai oleh semua

pengguna sama ada di Ibu Pejabat, JP Negeri mahupun Pejabat Operasi (PO) tidak

kira apa jua kaedah capaian e-mel yang digunakan.

Kaedah yang digunakan adalah menggunakan laman Webmail. Langkah-langkah

untuk menukar kata laluan menggunakan kaedah ini adalah seperti berikut:

i. Buka pelayar Internet (cth: Mozilla Firefox);

ii. Taip URL - https://mail.stats.gov.my

iii. Masukkan username dan password > Klik Sign in;

MANUAL PENGGUNA

12

iv. Klik Options > Change Your Password...;

v. Masukkan kata laluan semasa dan kata laluan baru kemudian klik

Save. Kata laluan yang baru PERLU memenuhi syarat berikut;




MANUAL PENGGUNA

13

NOTA:

Polisi Complexity (gabungan antara perkataan, nombor dan simbol)

bagi kata laluan tidak ditetapkan tetapi digalakkan bagi meningkatkan

tahap keselamatan kata laluan yang digunakan.

vi. Penukaran yang berjaya akan menerima mesej berikut;

vii. Kemudian webmail akan sign out secara automatik ;

viii. Uji kata laluan baru dengan sign in semula menggunakan kata laluan

yang telah ditukar.

Setelah selesai, kata laluan baru mestilah digunakan untuk membuat capaian

kepada e-mel Jabatan masing-masing. Kata laluan lama sudah tidak sah untuk

digunakan.

MANUAL PENGGUNA

14

7. MENGGUNA PAKAI KATA LALUAN BARU

Setelah menukar kata laluan pada webmail, kata laluan lama sudah tidak sah untuk

digunakan. Kata laluan baru yang telah ditukar hendaklah digunakan dan

pengemaskinian kata laluan dalam MS Outlook pada komputer perlu dilaksanakan.

Kaedah penggunaan kata laluan baru terbahagi kepada tiga (3) jenis bergantung

kepada lokasi dan jenis capaian yang telah disemak melalui para 3 di atas.

Pecahan penggunaan berdasarkan jenis capaian adalah seperti berikut:

Jenis Capaian

Lokasi

EXCHANGE POP / SMTP

Ibu Pejabat Putrajaya /

MINLON / ILSM Capaian 1 Capaian 3

JP Negeri / pejabat

operasi Capaian 2 Capaian 3

7.1 CAPAIAN 1

Kaedah ini akan digunakan oleh pengguna di Ibu Pejabat Putrajaya, Wisma

Minlon dan Institut Latihan Statistik Malaysia (ILSM) yang menggunakan

capaian aplikasi MS Office Outlook jenis Exchange.

Kebanyakan komputer pengguna di tiga lokasi ini akan join domain Active

Directory STATS dan pengguna akan login Windows PC menggunakan ID

domain masing-masing iaitu sama dengan ID e-mel Jabatan.

Langkah-langkah untuk mengguna pakai kata laluan baru adalah seperti

berikut:

i) Restart komputer

ii) Login semula Windows PC menggunakan kata laluan baru.

iii) Buka aplikasi MS Office Outlook.

iv) MS Office Outlook akan connect kepada server secara automatik

menggunakan credential yang digunakan oleh pengguna semasa login

MANUAL PENGGUNA

15

Windows PC sebentar tadi. Pengguna tidak perlu menaip semula kata

laluan untuk mengakses e-mel.

v) Sekiranya MS Office Outlook terputus hubungan dengan server, Outlook

akan popup window meminta pengguna memasukkan username dan

password. Format username hendaklah sentiasa menggunakan

STATS\<username>. Gantikan <username> dengan id masing-masing.

Contoh : STATS\testuser

MANUAL PENGGUNA

16

7.2 CAPAIAN 2

Kaedah Capaian 2 akan digunakan oleh pengguna di JP Negeri dan

Pejabat Operasi yang menggunakan capaian aplikasi Office Outlook jenis

Exchange.

Komputer pengguna adalah stand-alone, tidak join domain.

Langkah-langkah untuk mengemaskini kata laluan baru adalah seperti

berikut:

i) Buka aplikasi MS Office Outlook;

ii) Tunggu sedikit masa untuk aplikasi Office Outlook initiate connection

dengan server;

iii) Outlook akan memaparkan popup window meminta pengguna

memasukkan username dan password. Format username hendaklah

sentiasa menggunakan STATS\<username>.

Contoh : STATS\testuser

iv) Sekiranya MS Office Outlook terputus hubungan dengan server,

Outlook akan popup window meminta pengguna menaip username dan

password. Apabila diminta pengguna hendaklah mengikutinya supaya

capaian sentiasa ada.

MANUAL PENGGUNA

17

7.3 CAPAIAN 3

Kaedah Capaian 3 akan digunakan bagi pengguna di SEMUA LOKASI

selain yang dinyatakan di atas yang menggunakan capaian aplikasi Office

Outlook jenis POP/SMTP.

Langkah-langkah untuk mengemaskini kata laluan baru adalah seperti

berikut:



Set Switch to Classic View (Windows XP);


iv) Klik untuk memilih profil yang digunakan > Klik Properties > Klik E-mail

Accounts...

v) Bagi versi MS Office 2007 atau terkini, klik akaun di bawah Name >

Klik Change...

MANUAL PENGGUNA

18

vi) Masukkan kata laluan baru pada ruangan Password:

vii) Klik Next > Finish untuk keluar;

viii) Bagi aplikasi MS Office Outlook 2003, ulang langkah i. - iv. seperti di

atas;

ix) Pilih View or change existing e-mail accounts > klik Next;

x) Klik akaun di bawah Name > Klik Change

xi) Masukkan kata laluan baru pada ruangan Password:

xii) Klik Next > Finish untuk keluar;

xiii) Tutup Control Panel.

MANUAL PENGGUNA

Februari 2014

19

8. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Pengguna e-mel Jabatan yang masih menggunakan capaian e-mel Outlook

jenis POP3 dinasihatkan supaya menukar kepada jenis Exchange pada masa

akan datang. Terdapat beberapa kelebihan menggunakan jenis Exchange

berbanding menggunakan capaian POP / SMTP seperti paparan addressbook

Jabatan dan sharing calendar. Mohon berhubung dengan JTK untuk penukaran

setting tersebut.

9. HELPDESK

Sebarang pertanyaan dan bantuan teknikal berkenaan perkara di dalam manual ini,

sila berhubung dengan Pentadbir E-mel Jabatan atau Meja Bantuan Teknikal seperti

berikut:

i. Cik Azlinda Mat Sanin

Pegawai Teknologi Maklumat

No. Tel : 03-8885 7872

E-mel : [email protected]

ii. Encik Mohd Kasim Samad

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

No. Tel : 03-8885 7869

E-mel : [email protected]

iii. Encik Razman Hashim

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

No. Tel : 03-8885 7867

E-mel :[email protected]

iv. Meja Bantuan Teknikal BPM

Bilik Baik Pulih

No. Tel : 03-8885 7623

v. Encik Hidzir Idzani dan Mohd Hafidzzuddin (MINLON)

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (S)

No. Tel : 03-9847 9226

vi. Juruteknik Komputer ILSM dan JP Negeri

bahagian pengurusan maklumat -...

Documents