7471 pen surat_rasmi

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

MANUAL PENGURUSAN SURAT RASMI

�

ISI KANDUNGAN

Pengenalan

Penyediaan Surat Rasmi

Format Surat Rasmi

Format Surat Ketua Setiausaha

Pendaftaran Dan Pengedaran Surat

Pengurusan Surat Terperingkat

Penutup

Lampiran

2

3

4

22

24

28

28

29

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


�

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

PENGENALANKPT sebagai organisasi yang menerajui kegemilangan ilmu di Malaysia perlu sentiasa meningkatkan kualiti kerja dan perkhidmatan sejajar dengan keperluan serta ekspektasi pelanggan. Keperluan untuk berkomunikasi secara berkesan dengan agensi-agensi dan organisasi lain serta orang perseorangan sentiasa berlaku dalam merealisasikan visi dan misi KPT.

2. Surat merupakan antara saluran komunikasi yang utama dan penting di antara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain serta orang awam. Surat disediakan bagi tujuan antaranya untuk menyampai atau mendapatkan maklumat, arahan, keputusan dan idea baru. Surat yang disediakan oleh agensi kerajaan merupakan salah satu dokumen dan rekod rasmi. Surat adalah penting bagi membuktikan wujudnya penyaluran maklumat antara sesama agensi kerajaan dan dengan pihak lain. Urusan surat menyurat mempunyai tatacara yang perlu diketahui dan diamalkan oleh penjawat awam.

3. Manual Pengurusan Surat Rasmi ini diterbitkan sebagai garis panduan kepada warga KPT dalam menyediakan surat rasmi mengikut tatacara yang betul, tepat dan seragam. Inisiatif ini dapat membantu Kementerian meningkatkan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan.

4. Semua warga KPT juga perlu mematuhi pekeliling perkhidmatan dan arahan pentadbiran KPT yang berkaitan dengan pengurusan surat rasmi iaitu:

(a) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 mengenai Panduan Pengurusan Pejabat; dan

(b) Keputusan Mesyuarat Ketua Jabatan (MKJ) Bil 1/2011 bertarikh 12 Januari 2011.

Mesyuarat BERSETUJU supaya format surat yang sesuai digunapakai oleh semua Bahagian/Jabatan/Agensi.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


�

PENYEDIAAN SURAT RASMI5. Secara amnya, surat rasmi kerajaan hendaklah mengandungi elemen-elemen berikut:

(a) Alamat Pengirim / Kepala Surat (Letterhead)

(b) Nombor Rujukan;

(c) Tarikh Surat;

(d) Alamat Penerima;

(e) Permulaan Surat;

(f) Tajuk Surat;

(g) Nombor Perenggan;

(h) Pengakhiran Surat;

(i) Muka Surat; dan

(j) Lampiran.

6. Secara khususnya terdapat dua format surat rasmi yang digunapakai di KPT iaitu:

(a) Format surat Rasmi; dan

(b) Format surat Ketua Setiausaha.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


�

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

FORMAT SURAT RASMI

7. Surat rasmi disediakan apabila berhubungan dengan agensi kerajaan, swasta dan individu bagi menyampaikan maklumat, arahan, keputusan, jemputan atau memohon maklumat, pertimbangan dan kelulusan.

8. Pada asasnya, format penulisan surat rasmi KPT adalah sama dengan format surat rasmi kerajaan kecuali dengan sedikit penambahbaikan seperti berikut sebagai tambahan kepada elemen-elemen di perenggan 5:

(a) Jenis Font – Arial;

(b) Saiz Font – 14;

(c) Jarak antara barisan – Single Spacing; dan

(d) Kedudukan teks – Justified.

Contoh penyediaan surat rasmi adalah seperti di Rajah 1.Contoh surat rasmi KPT adalah seperti di Rajah 2.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


�

Rajah 1: Contoh Penyediaan Surat Rasmi

Rajah 2: Surat Rasmi KPT

(a) Alamat KPT /Letterhead

(d) Nama dan Alamat Penerima

(e) Permulaan Surat

(g) No Perenggan

(b) No. Rujukan

(f) Tajuk Surat

(h) Tandatangan Pegawai

(c) Tarikh

(a) Alamat KPT /Letterhead

(d) Nama dan Alamat Penerima

(e) Permulaan Surat

(g) No Perenggan

(b) No. Rujukan

(f) Tajuk Surat

(h) Tandatangan Pegawai

(c) Tarikh

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


�

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

9. Penjelasan bagi setiap elemen dalam surat rasmi adalah seperti berikut:

(a) Alamat KPT / Kepala Surat (Letterhead)

Muka surat pertama hendaklah menggunakan kepala surat (Letterhead) KPT yang mengandungi nama, alamat, nombor telefon, nombor faksimili dan laman web KPT. Ini akan memudahkan penerima menjawab surat atau menghubungi KPT di samping mengesahkan bahawa surat berkenaan adalah atas urusan rasmi Kerajaan. Rajah 3 menunjukkan kepala surat yang perlu digunakan oleh warga KPT. Penyediaan surat kepada agensi luar negara perlu menggunakan kepala surat Bahasa Inggeris mengikut kesesuaian.

Rajah 3: Alamat KPT/Kepala Surat (Letterhead)

Alamat PengirimNo. Telefon, Faks dan Laman Web

(b) Nombor Rujukan

Nombor rujukan surat hendaklah dicatat pada sebelah kanan atas surat dan dikandungkan mengikut fail yang berkenaan.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


�

Rajah 4: Nombor Rujukan dan Tarikh Surat

(d) Alamat Penerima

Alamat penerima hendaklah dicatat pada sebelah kiri surat, selang sebaris selepas tarikh surat. Terdapat tiga kategori penerima surat iaitu:

i. Agensi Kerajaan;

ii. Sektor Swasta / Badan Bukan Kerajaan / Pertubuhan; dan

iii. Orang Awam / Individu.

(c) Tarikh Surat

Tarikh surat hendaklah dicatatkan pada sebelah kanan atas surat, tanpa selang selepas nombor rujukan. Ruangan tarikh perlu dikosongkan dan ianya perlu diisi oleh penandatangan surat. Rajah 4 menunjukkan contoh catatan nombor rujukan fail dan tarikh surat.

Tarikh di sebelah kanan

No. Rujukan di sebelah kanan

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


�

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

Rajah 5: Surat Kepada Agensi

Alamat penerima di dalam surat rasmi hendaklah dibuat mengikut kategori penerima seperti berikut:

i. Agensi kerajaan (Jabatan Persekutuan dan Negeri serta Pihak Berkuasa Tempatan dan Badan Berkanun) Surat kepada agensi Kerajaan boleh dibahagikan kepada tiga jenis iaitu:

(a) Surat kepada agensi – dialamatkan kepada gelaran rasmi jawatan ketua agensi. Rajah 5 menunjukkan contoh surat kepada agensi.

Surat Kepada Agensi• Gelaran Rasmi jawatan; dan• Alamat rasmi.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


�

(b) Surat khusus kepada ketua agensi – didahului dengan kata hormat, gelaran kebesaran, nama, gelaran rasmi jawatan dan alamat rasmi agensi berkenaan. Rajah 6 menunjukkan contoh surat khusus kepada ketua agensi.

(c) Surat kepada pegawai - Surat yang ditujukan kepada pegawai tertentu hendaklah dialamatkan kepada gelaran rasmi jawatan ketua agensi dan ditambah di bawah alamat dengan singkatan perkataan ‘untuk perhatian’ dan diikuti dengan nama pegawai berkenaan (u.p.: nama pegawai).

Rajah 6: Surat Khusus Kepada Ketua Agensi

Surat Khusus Kepada Ketua Agensi• Kata hormat;• Gelaran kebesaran;• Gelaran rasmi jawatan; dan• Alamat rasmi.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


�0

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

Rajah 7: Surat Kepada Pegawai

Rajah 7 menunjukkan contoh surat kepada pegawai tertentu.

Surat Kepada Pegawai• Gelaran rasmi jawatan;• Alamat rasmi; dan• Nama pegawai yang hendak dihubungi.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

ii. Sektor Swasta / Badan Bukan Kerajaan / Pertubuhan

Surat kepada Sektor Swasta, Badan Bukan Kerajaan atau Pertubuhan hendaklah dialamatkan kepada ketua organisasi berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya, diikuti dengan nama, alamat rasmi serta nama pegawai yang hendak dihubungi. Rajah 8 menunjukkan contoh surat berkenaan.

Rajah 8: Surat Kepada Sektor Swasta / Badan Bukan Kerajaan / Pertubuhan

Surat Kepada Sektor Swasta /Badan Bukan Kerajaan / Pertubuhan

iii. Orang Awam / Individu

Surat kepada orang awam atau individu juga hendaklah dialamatkan kepada nama dan alamat individu berkenaan. Bagi individu yang mempunyai gelaran kebesaran, kata hormat dan gelaran hendaklah dinyatakan pada namanya.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


��

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

Rajah 9: Surat Dengan Senarai Edaran

Surat dengan senarai edaran• Kedudukan perkataan ‘SEPERTI EDARAN’ adalah selang sebaris selepas tarikh; dan• Senarai edaran yang mengandungi alamat rasmi penerima perlu disertakan diakhir surat.

(d) Bagi surat yang mempunyai bilangan penerimanya lebih dari satu pihak, senarai edaran perlu digunakan. Rajah 9 menunjukkan contoh surat dengan senarai edaran. Jika senarai edaran adalah panjang, hanya muka surat yang berkenaan penerima tersebut sahaja yang perlu dihantar.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

(e) Permulaan / Pembuka Kata Surat

Surat yang ditujukan kepada jabatan / agensi kerajaan hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ seperti yang ditunjukkan di Rajah 10 (a), manakala surat kepada orang awam hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ atau ‘Puan’. Surat yang khusus kepada Ketua Jabatan / Agensi yang mempunyai gelaran kebesaran hendaklah didahului dengan kata hormat dan gelaran kebesarannya seperti ‘YBhg. Tan Sri / Datuk / Dato’. Begitu juga bagi surat kepada orang awam yang mempunyai gelaran kebesaran. Rajah 10 (b) menunjukkan contoh permulaan surat kepada penerima dengan gelaran kebesaran.

Rajah 10 (a) : Permulaan Surat Kepada Agensi Kerajaan

Surat Kepada Jabatan / Agensi Kerajaan• Permulaan surat dimulai dengan “Tuan”

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


��

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

Rajah 10 (b) : Permulaan Surat Kepada Penerima Dengan Gelaran Kebesaran

Surat Kepada Penerima Yang MempunyaiGelaran Kebesaran• Kata hormat; dan• Gelaran Kebesaran

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

Rajah 11: Tajuk Surat

(f) Tajuk Surat

Surat perlu diberikan tajuk (atau perkara) yang dapat menggambarkan kandungan surat berkenaan. Setiap surat hendaklah dihadkan kepada satu tajuk (atau perkara) sahaja. Bagi surat jawapan, tajuk yang sama hendaklah digunakan. Rajah 11 menunjukkan contoh tajuk surat.

Tajuk Surat• Tajuk dalam huruf besar; dan• Huruf perlu BOLD

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


��

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

(g) Nombor Perenggan

Semua perenggan dalam surat, kecuali perenggan pertama, hendaklah dinomborkan secara berturutan. Rajah 12 menunjukkan contoh nombor perenggan.

Rajah 12: Nombor Perenggan

Penomboran Perenggan• Baris pertama tidak perlu dinomborkan;• Penomboran perenggan bermula dengan perenggan kedua dan yang seterusnya; dan• Selepas nombor perenggan, perlu di ‘tab’ sekali.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

(h) Pengakhiran Surat

Setiap surat hendaklah diakhiri dengan “Sekian, terima kasih”, “MENERAJU KEGEMILANGAN ILMU”, “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” dan diikuti dengan “Saya yang menurut perintah” di sudut kiri sebelah bawah surat sebelum ruangan tandatangan pegawai yang berkenaan. Nama pegawai hendaklah menggunakan huruf besar di sudut kiri surat di bawah tandatangannya dan diikuti dengan singkatan bagi pihak (b.p.) Ketua Setiausaha.

Semua surat perlu disertai dengan nombor telefon, faksimili dan alamat emel bagi memudahkan penerima menghubungi untuk rujukan. Rajah 13 menunjukkan contoh pengakhiran surat.

Rajah 13: Pengakhiran Surat

Pengakhiran Surat• Ayat Pengakhiran;• Tandatangan / Tandatangan bagi pihak (b.p.); dan• No. Telefon, faksimili dan emel pengirim.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


��

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

(i) Muka Surat dan Lampiran

Bagi surat yang mengandungi lebih daripada satu muka surat, muka surat seterusnya hendaklah diberi nombor yang berturutan. Lampiran yang disertakan kepada surat hendaklah dilabelkan di bahagian atas sebelah kanan, misalnya Lampiran 1 atau Lampiran A dan mestilah selaras dengan label yang dirujuk di dalam surat. Rajah 14 menunjukkan contoh penomboran muka surat dan Rajah 15 menunjukkan contoh lampiran surat.

Rajah 14: Penomboran Muka Surat

Muka Surat• Muka surat pertama tidak dinomborkan• Nombor bermula dari muka surat kedua

2

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

Rajah 15: Lampiran Surat

Tajuk LampiranTajuk lampiran dalam surat mestiselaras dengan tajuk di lampiran

LampiranMuka surat pertama lampiran perlu dilabelkan

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


�0

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

10. Muka surat yang terakhir perlu dipastikan supaya tidak mengandungi tandatangan sahaja. Sekurang-kurangnya satu ayat atau baris daripada perenggan yang terakhir perlu ada sebagai hubungkait antara tandatangan dan kandungan surat. Ini adalah untuk memastikan tandatangan yang diperolehi adalah untuk tujuan surat berkenaan sahaja dan bukannya untuk tujuan lain. Ini adalah mustahak kerana tandatangan adalah satu bentuk kelulusan dan langkah ini dapat mengelakkan penyalahgunaan dan penyelewengan dalam urusan surat menyurat. Rajah 16 menunjukkan cara menghubungkait tandatangan surat dengan kandungannya.

Rajah 16: Menghubungkait Tandatangan Dengan Kandungan Surat

Muka Surat Terakhir• Kandungan surat; dan• Ruang tandatangan.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

11. Surat hendaklah disediakan dalam tiga (3) salinan. Salinan asal dihantar kepada penerima, salinan kedua dikandungkan dalam fail yang berkenaan dan salinan ketiga dikandungkan dalam fail timbul (float file). Sekiranya surat perlu diedarkan kepada penerima dalam senarai salinan kepada (s.k), salinan tambahan perlu dibuat. Butiran s.k. ini boleh disediakan selepas ruangan tandatangan surat. Rajah 17 menunjukkan contoh penggunaan s.k.

Rajah 17: Penggunaan Salinan Kepada (s.k)

Salinan Kepada (s.k)• Perlu menggunakan singkatan s.k.; dan• Digunakan selepas ruang tandatangan atau di muka surat yang baru.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


��

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

12. Semasa menyediakan surat, pegawai hendaklah memperakukan kepada pegawai pengelas untuk menentukan taraf keselamatan surat sama ada terbuka atau terperingkat. Kod peringkat keselamatan hendaklah dicatatkan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan fail bagi surat berkenaan.

FORMAT SURAT KETUA SETIAUSAHA13. Format surat Ketua Setiausaha KPT adalah sedikit berbeza pada elemen-eleman berikut:

(a) Menggunakan kepala surat Ketua Setiausaha;

(b) Ruang kosong sebanyak 5 baris (spacing ke bawah) di antara barisan terakhir alamat dan tajuk surat;

(c) Ruangan permulaan surat perlu dibiarkan kosong kerana ia akan ditulis tangan oleh Ketua Setiausaha;

(d) Ruang kosong sebanyak 2 baris (spacing ke bawah) diantara “Sekian, terima kasih” dan “MENERAJU KEGEMILANGAN ILMU” dan diantara “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” dan “Saya yang menurut perintah”;

(e) Ruang kosong sebanyak 5 baris (spacing ke bawah) diantara “Saya yang menurut perintah” dan “(NAMA KETUA SETIAUSAHA)”; dan

(f) Sekiranya surat dialamatkan / disalinkan kepada penerima tanpa nama (hanya gelaran jawatan dan alamat), poskod dan daerah perlulah menggunakan huruf besar kesemuanya dan bold (rujuk Lampiran C). Rajah 18 menunjukkan elemen (a) hingga (f).

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

Rajah 18: Format Surat Ketua Setiausaha

(a) Kepala Surat Ketua Setiausaha

(b) No. Rujukan di sebelah kiri

(c) Tarikh di sebelah kiri

(e) Permulaan surat di tulis tangan oleh YBhg. Ketua Setiausaha

(d) Ruang kosong sebanyak 5 baris di antara barisan terakhir alamat terakhir alamat dan tajuk surat











KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


��

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

14. Semua format surat untuk ditandatangani oleh Ketua Setiausaha adalah seperti di Lampiran A hingga Lampiran H.

PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT15. Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan. Di KPT, pegawai yang bertanggungjawab adalah kerani surat di setiap Bahagian/Unit/Jabatan/Agensi. Prosedur pendaftaran surat di KPT adalah seperti di Rajah 19.

(f) Ruang kosong sebanyak 2 baris

(g) Ruang kosong sebanyak 5 baris di antara pengakhiran surat dan NAMA KETUA PENGARAH

Sambungan Rajah 18

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

16. Agihan surat mengikut penerima adalah seperti berikut:

(a) Surat yang ditujukan khusus kepada Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua Setiausaha perlu diserahkan kepada Pembantu Tadbir (tanpa dibuka); dan

(b) Surat yang dialamatkan kepada Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua Setiausaha dan untuk perhatian pegawai KPT perlu diserahkan kepada pegawai yang bertanggungjawab.

17. Sebelum sesuatu surat diedarkan untuk diambil tindakan oleh Ketua Setiausaha, Timbalan Ketua Setiausaha, Pengarah atau pegawai lain, surat tersebut hendaklah dimasukkan segera ke dalam fail yang berkenaan.

18. Semua surat yang diterima hendaklah diambil tindakan segera. Sekiranya surat itu memerlukan jawapan segera ia hendaklah dibalas dalam masa 3 hari. Sekiranya jawapan segera tidak dapat diberikan, penulis surat itu hendaklah dimaklumkan melalui surat akuan terima yang menyatakan bahawa jawapan yang lengkap akan disusuli dalam satu jangka masa yang dinyatakan.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


��

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

Rajah 19: Prosedur Menerima Dan Mendaftar Surat

AKTOR AKTIVITI

Penghantaran

Surat

Pembantu Tadbir

(Kaunter Surat

BKP)

Pembantu Tadbir

di Pejabat KSU/

TKSU

Pembantu Am

Pejabat (PAP)

SUB / Pegawai Penerima

Hantar surat

Terima & kenalpastipenerima

Surat KSU / TKSU/ *Rahsia

Cop, daftar & agihan surat kpd PengarahBahagian / pegawaipenerima

Terima, daftar & serahkan kepada KSU / TKSU

Terima & cop tarikh penerimaan

Terima & minitkan untuk

tindakan

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

19. Pembantu Tadbir atau pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan hendaklah memastikan semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap dengan tarikh, nombor rujukan fail, alamat yang betul dan tepat, lampiran (jika ada) dan telah ditandatangan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Setiap surat keluar hendaklah didaftarkan mengikut prosedur yang ditetapkan.

20. Penghantaran surat rasmi yang bukan rahsia boleh dibuat melalui mesin faksimili. Walaupun surat telah dihantar melalui mesin faksimili, surat asal hendaklah disusuli segera. Peraturan penerimaan dan penghantaran surat melalui mesin faksimili dan emel hendaklah dipatuhi. Selain itu penghantaran surat juga boleh dibuat melalui emel.

21. Surat rasmi kepada Pejabat YAB Perdana Menteri, Pejabat Ketua Setiausaha Negara, Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam serta Ketua Setiausaha Kementerian hendaklah ditandatangani oleh Ketua Setiausaha atau pegawai yang diturunkan kuasa sahaja.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


��

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT22. Pengurusan surat terperingkat termasuk yang diterima dan yang dihantar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses, menyimpan dan menghantar mengikut Arahan Keselamatan dan peraturan yang berkaitan. Bagi surat terperingkat, penghantaran melalui mesin faksimili adalah dilarang. Namun, jika keadaan memaksa, penghantar surat hendaklah menghubungi dan memastikan penerima surat berada di mesin faksimili sebelum menghantar surat berkenaan.

PENUTUP23. Semoga dengan adanya Manual Pengurusan Surat Rasmi KPT ini, warga KPT akan dapat mengoptimumkan masa, meningkatkan lagi kualiti kerja dan memupuk budaya ketepatan. Pada masa yang sama, imej KPT sebagai organisasi 5 bintang dapat dimantapkan dan diteruskan ke masa hadapan. Kerjasama dan perhatian semua warga KPT ke atas perkara ini amatlah dihargai.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

LAMPIRAN ISI KANDUNGAN LAMPIRAN

Lampiran A Surat KSU dengan nama penerima dan s.k.

Lampiran B Surat KSU dengan nama penerima dan tanpa s.k.

Lampiran C Surat KSU tanpa nama penerima dengan s.k.

Lampiran D Surat KSU tanpa nama penerima dan tanpa s.k.

Lampiran ESurat KSU dua (2) muka surat dengan nama penerimadan s.k.

danLampiran F

Surat KSU dua (2) muka surat dengan nama penerimatanpa s.k.

Lampiran GSurat KSU dua (2) muka surat tanpa nama penerimadengan s.k.

Lampiran HSurat KSU dua (2) muka surat tanpa nama penerima dantanpa s.k.

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


�0

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

Lampiran A

Surat KSU dengan nama penerima dan s.k.

Rujukan Kami : KPT (KSU) 07/Tarikh : Januari 2011

YBhg. Dato’ Mohamad Zabidi bin ZainalKetua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYA

Ruang kosongsebanyak 5 baris

TAJUK

Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.

2. Kandungan (Arial 14, single line spacing, justified)

3. Kandungan

Sekian, terima kasih.Ruang kosongsebanyak 2 baris

“MENERAJU KEGEMILANGAN ILMU”

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”Ruang kosongsebanyak 2 baris

Saya yang menurut perintah,

Ruang kosongsebanyak 5 baris

(DATUK AB. RAHIM MD. NOOR)

s.k.

YBhg. Tan Sri Mohd Sidek HassanKetua Setiausaha NegaraPejabat Ketua Setiausaha NegaraAras 4, Blok TimurBangunan Perdana PutraPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYA

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

Lampiran BSurat KSU dengan nama penerima dan tanpa s.k.


YBhg. Dato’ Mohamad Zabidi bin ZainalKetua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYA

TAJUK



3. Kandungan

Sekian, terima kasih.


“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”



KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


��

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

Lampiran CSurat KSU tanpa nama penerima dengan s.k.


Ketua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYA poskod dan daerah perlu bold

untuk penerima tanpa nama

TAJUK



3. Kandungan






s.k.


KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

Lampiran DSurat KSU tanpa nama penerima dan tanpa s.k.


Ketua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYA

TAJUK



3. Kandungan






KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


��

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

Lampiran E

Surat KSU dua (2) muka surat dengan nama penerima dan s.k.


YBhg. Dato’ Mohamad Zabidi ZainalKetua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYA

TAJUK


2. Kandungan

3. Kandungan

4. Kandungan

5. Kandungan






s.k.


KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

Lampiran F

Surat KSU dua (2) muka surat dengan nama penerima dan tanpa s.k.


YBhg. Dato’ Mohamad Zabidi ZainalKetua PengarahUnit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia (MAMPU)Aras 6, Blok B2Kompleks Jabatan Perdana MenteriPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62502 PUTRAJAYA

TAJUK


2. Kandungan

3. Kandungan

4. Kandungan

5. Kandungan






KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


��

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

Lampiran G

Surat KSU dua (2) muka surat tanpa nama penerima dengan s.k.



TAJUK


2. Kandungan

3. Kandungan

4. Kandungan

5. Kandungan






s.k.


KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

Lampiran H

Surat KSU dua (2) muka surat tanpa nama penerima dan tanpa s.k.



TAJUK


2. Kandungan

3. Kandungan

4. Kandungan

5. Kandungan






KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


��

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

Catatan

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

IKE

MEN

TERI

AN P

ENGA

JIAN

TIN

GGI


��

Catatan

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I

KEM

ENTE

RIAN

PEN

GAJI

AN T

INGG

I


�0

Catatan

7471 pen surat_rasmi

Documents