Penyampai : Azizi bin Omar GB SK Teloi Timur

SKOP PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

PENGURUSAN AM PEJABAT PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAM SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN URUSAN SURAT KERAJAAN PENGURUSAN FAIL PENYELENGGARAAN, PEMELIHaRAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM 9. PENGURUSAN KOMUNIKASI & TEKNOLOGI MAKLUMAT 10. INVENTORI DAN BEKALAN PEJABATPKPA.Bil. 5 Tahun 2007 (Kuatkuasa mulai 30 April 2007)

RUJUKAN PENGURUSAN KUALITI (DPK) IAB SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT IAB SISTEM FAIL JEMAAH NAZIR JAMINAN KUALITI PANDUAN PKPS6 MS ISO 9001:2000 -Pengurusan Rekod Kualiti PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 5 TAHUN 2007 Panduan Pengurusan Pejabat

PENGENALAN SPF Adalah sebahagian daripada sistem pengurusan maklumat (SPM) yang dikawal oleh: Akta Arkib Negara Bil. 44/1966 (AAN) Akta Rahsia Rasmi 1972 (ARR) Peruntukan Undang-Undang Bahagian A (PU.A) Arahan Perkhidmatan (AP) KJ kena kawal selia & urus fail mengikut AAN, ARR, PU.A dan AP. Kegagalan mematuhinya boleh dikenakan surcaj: PU.A (359) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (kelakuan & tatatertib) 1993 para (2.e dan 5.j) dan para 19 (b)

a. b. c.d. -

DEFINISI SISTEM FAIL Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama. Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki.

CIRI-CIRI SISTEM FAIL

Bersistem Mudah dirujuk Mudah diperolehi Selamat

KEPENTINGAN PENGURUSAN FAIL Surat/dokumen hendaklah dikandung dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan Penggunaan fail membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian & prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.

PENGELASAN FAIL1. Rahsia Besar : warna fail kuning dan berpalang ( x ) merah 2. Rahsia: warna fail merah jambu berpalang ( x ) merah 3. Sulit: warna fail hijau muda 4. Terhad: Warna fail putih 5. Terbuka : Warna fail putih 6. Sampul kecil- boleh dibawa keluar - kuning 7. Fail Timbul mengandungi maklumat yg belum diedar putih -pentadbir perlu mempunyai fail timbul

PENGELASAN FAIL

PENGELASAN FAIL

PENGELASAN FAIL

PENGELASAN FAIL

PENGELASAN FAIL

Pengkelasan Fail Sekolah(Jemaah Nazir Jaminan Kualiti)

Memberi Tajuk Fail: 1. Kurikulum; 2. Ko-kurikulum; 3. Hal Ehwal Murid; 4. Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan; 5. Kewangan dan Akaun;

Pengkelasan Fail Sekolah(Jemaah Nazir Jaminan Kualiti)

6. 7. 8. 9. 10.

Pentadbiran Am Sekolah Perhubungan Masyarakat; Kemudahan Fizikal; Asrama; Audit

Fail-fail KurikulumA. (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Kurikulum Jadual Waktu / Latihan Mengajar; Peperiksaan; Laporan Jemaah Nazir; Alat Bantu Mengajar; Pengurusan Panitia Mata Pelajaran; Pusat Sumber Sekolah/Perpustakaan

Senarai Fail PanitiaFAIL FAIL 1 FAIL 2 BUTIRAN DAN KANDUNGAN MESYUARAT PANITIA (Dalaman) SURAT MENYURAT PANITIA (Luar)

FAIL 3FAIL 4 FAIL 5 FAIL 6

MAKLUMAT GURU PANITIADOKUMEN PANITIA KOLEKSI SOALAN / BANK SOALAN POST MORTEM PEPERIKSAAN

Fail 11. Surat Panggilan Mesyuarat Panitia

2. Minit Mesyuarat Panitia

Fail 21. Surat-surat Yang Diterima Daripada Luar

2. Surat-surat Yang Dihantar Ke Luar

3. Minit Mesyuarat Panitia Daerah

Fail 31. Butir Peribadi (Lampiran 2)

2. Jadual Waktu Peribadi dan Kelas

Fail 41. Pekeliling Ikhtisas bil 4/86 2. Pekeliling Panitia Yang Berkaitan 3. Carta organisasi Panitia / Jawatankuasa Panitia (Lampiran 1) 4. Rancangan Peningkatan Prestasi Pelajar / Pelan Taktikal ,Pelan Operasi dan engunjuran 5. Kumpulan Sasaran Pelajar 6. Program Untuk Pelajar Cemerlang,Sederhana dan Galus 7. Rancangan Pelajaran Tahunan 8. Kontrak dalam bentuk Carta Gantt 9. Anggaran Perbelanjaan Panitia (Lampiran 4) 10. Buku Stok a) Semakan Stok b) Pelupusan 11. Cadangan Buku Untuk PSS 12. Senarai ABM P

Fail 4..sambungan13. Rekod Penggunaan ABM 14. Senarai Buku Rujukan Guru 15. Senarai Buku Teks / Rujukan Pelajar 16. Jadual Kekerapan Latihan 17. Latihan Dalaman / Perkembangan Staf

18. Sukatan Pelajaran19. Huraian Sukatan Pelajaran 20. Buku Panduan Am KBSR / KSSR 21. Projek Inovatif dan Kreatif 22. Minit Curai (Lampiran 3) 23. Dokumentasi Aktiviti Sokongan Panitia / Koakademik 24. Headcount ( HC1 HC 6 )

Fail 51. Kertas Soalan Peperiksaan Sekolah

2. Kertas Soalan Peperiksaan Awam

3. Jadual Spesifikasi Item (JSI)

4. Bank Soalan

Fail 61. Analisis Peperiksaan (PM 1 PM 3) 2. Kekuatan dan Kelemahan Pelajar 3. Tindakan Susulan Yang Diambil 4. Senarai Kemajuan Prestasi Pelajar Setiap Kumpulan 5. Analisis Item

Fail-fail Kokurikulum(i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) Persatuan Ikhtisas; Pertubuhan Beruniform / sukarela; Kelab Sukan; Pameran; Kelas Tambahan Sukan; Hari Ucapan; Majalah Sekolah Koperasi Sekolah

Fail fail Hal Ehwal Muridi. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. Disiplin; Panduan dan Kerjaya; Kesihatan; Kemasukan Murid; Pertukaran Murid; Berhenti Sekolah; Lawatan Pinjaman Buku Teks; Biasiswa; Keselamatan;

Fail Perjawatan danPerkhidmatan Kakitangan(i) Peribadi; (ii) Surat Pekeliling; (iii) Perlantikan Jawatan

MEMBERI NOMBOR KOD FAIL 01 ASRAMA 02 HAL EHWAL MURID 03 KEMUDAHAN FIZIKAL 04 KEWANGAN & AKAUN 05 KOKURIKULUM 06 KURIKULUM 07 PENTADBIRAN AM 08 PERHUBUNGAN MASYARAKAT 09 PERJAWATAN & PERKHIDMATAN KAKITANGAN 10 - PENGAUDITAN

MEMBERI NOMBOR KOD FAILNombor fail disusun mengikut level: i. Level 1 Fail Utama : 01 ii. Level 2 Fail Perkara : 01/01 iii. Level 3 Fail Aktiviti : 01/01/01 Contoh Fail Asrama: Level I : 01 Asrama Level ii : 01 / 07 Peraturan Asrama Level iii : 01 / 07 / 001 Kebenaran Keluar Asrama

KULIT FAILArahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5:- Jabatan-Jabatan hendaklah menggunakan kulit fail seperti yang telah direka oleh Arkib Negara. 1. Kulit hadapan: 1.1 Nama Organisasi 1.2 Kod Fail 1.3 Tarikh Kandungan Pertama 1.4 Tarikh Kandungan Terakhir 1.5 Rekod Pergerakan Fail 1.6 Arahan-Arahan Penutupan Fail: a. Tarikh Tutup b. Tarikh Kajian Pertama 5 Tahun Selepas Ditutup c. Cadangan Pindaan d. Tarikh Kajian Kedua

KULIT FAIL2. Warna Kulit Fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail 3. Umumnya fail sekolah mirip kepada terhad dan terbuka- warna putih 4. Saiz yang seragam 36 cm x 24 cm muka hadapan dan 36 cm x 35 cm muka belakang (8 cm flap)

Ruj: i. Akta Arkib Negara Bil 44 / 1966 para 8(1), 10 (1) dan 12 (2) ii. PKPA Bil. 11 / 1991

KANDUNGAN FAIL KERTAS MINIT TALI FAIL TAJUK FAIL NOMBOR FAIL KAD PENGEDAR/DOKET DOKUMEN

CARA MEMBUKA FAIL Namakan Fail- HEPS; Nomborkan bersistem SKTT 60/001/01; Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk; Kertas minit di sebelah kiri kulit - rujukan; Dokumen pertama sebelah kanan - sistem; Masukkan dalam lubang yg ditebuk - selamat; Masukkan dalam benang - selamat

PS

(AM 435 Pin. 1 / 80)

SKTT.60/001/1

PERKARA

HAL EHWAL PEMBANGUNAN SEKOLAH

CONTOH TAJUK FAIL & NOMBOR FAIL

CARA MEMBUKA FAIL

CONTOH KERTAS MINIT FAIL(Am 6)

Kertas Minit No.

Helai No.

(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210 mm x 297 mm)

CONTOH SURAT / DOKUMEN UNTUK KANDUNGAN FAIL

TEBUKAN TEPIKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA BHG. KEWANGAN, ARAS 6, 7 & 8, BLOK E12, KOMPLEKS KERAJAAN PARCEL E, PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN, 62604 PUTRAJAYA

20

NOMBOR DOKUMEN

Rujukan: KP.1589/2/B/JLD.2(53) Tarikh : 26 JUN 2007

Pegawai Pelajaran Pejabat pelajaran Daerah Baling Sik 09100 Baling, Kedah Darul AmanTuan,

Pohon Kelulusan Untuk Pelupusan Barang-Barang Yang Tiada Dalam SimpananAdalah dengan hormatnya saya merujuk kepada surat tuan bil. PPSB.60/001/22 Jld.2 (58) bertarikh 21 Jun 2007 mengenai perkara di atas.

Contoh cop terima dan tanda tangan ringkas

SEKOLAH KEBANGSAAN TELOI TIMUR

Diterima pada

28.7.2007

Rujukan fail sekolahTandatangan penerima Untuk perhatian

SKTT.60/001/1

Guru Besar

DAFTAR SURAT MASUKBIL TARIKH TERIMA KOD TAJUK SURAT RUJUKAN SURAT TARIKH SURAT AGENSI PENGHANTAR RUJUKAN FAIL SEK. CTT

1

30.6.07

PS

Kelulusan Pelup usan

KP.1589/2/B/Jld.2 (53)

26.6.07

KPM

SKTT.60/002/78

Catatan Kertas Minit Surat Masuk

20

26/6/2010 3/7/2010 Surat bertarikh diterima pada .. Kementerian Pelajaran Malaysia daripada Pohon Kelulusan Untuk Pelupusan Barang-Barang Yang perkara ..

dikandung

Tiada Dalam Simpanan 3/7/2010 pada ..

PKPB; sila uruskan PPD 3/7

TEBUKAN TEPI

NOMBOR DOKUMEN

18

PEJABAT PELAJARAN DAERAH BALING SIK 09100 BALING, KEDAH DARUL AMAN TEL: 04-4704344 FAKS: 04-4703319

KEDAH GEMILANG Rujukan: PPSB.60/002/78(18) Tarikh : 26 JULAI 2007Semua Pengetua dan Guru Besar Sekolah-Sekolah Daerah Baling Sik Tuan,

Pelupusan Barang-Barang KecilDengan hormatnya perkara di atas dirujuk. 2. Adalah dimaklumkan bahawa permohonan bagi pelupusan barang-barang Kecil sekolah hendaklah dibuat dalam Borang KEW.PA-17.

DAFTAR SURAT KELUARBIL RUJUKAN SURAT KOD TAJUK SURAT TARIKH SURAT PENERIMA SURAT TARIKH DIHANTAR BAYARAN POS CTT

1

PPSB. 60/002/ 78

PS

Pelupusan Bara ng Kecil

26.7.07

SekolahSekolah Daerah Baling Sik

29.7.07

30 SEN

Catatan Kertas Minit Surat Keluar26/7/2007 Surat bertarikh .. Pengetua dan Guru Besar dihantar kepada pada 29/7/2007 .. Pelupusan Barang-Barang Kecil Perkara ..

18

PT: sila pos ke sekolah. T. Kasih PPDPB 29/7

FAIL TIMBUL (FLOAT FILE)

Fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai penyelia, atau pegawai-pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil. Sekiranya pengedaran maklumat di jabatan dan agensi menggunakan Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT),fail timbul tidak perlu diwujudkan.

SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN & REKOD ELEKTRONIK Jabatan dan agensi digalakkan membangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod di jabatan masingmasing. Sistem pengurusan maklumat dan rekod elektronik memboleh kan penyimpanan dan capaian maklumat dan rekod secara maya (virtual)

PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI DAN REKOD ELEKTRONIK

Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara semasa membangunkan sistem aplikasi berkomputer bagi memastikan rekod elektronik yang diwujudkan, disenggara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban.

PENUTUPAN FAIL 100 dokumen sehelai; atau tebal fail 4 cm Di atas kulit fail di catat DITUTUP Buka fail baru: SKTT/60/001/01/ tambah JLD.II Fail lama ikat dengan tali putih; Letak belakang fail baru

Jangka Hayat Fail Lama Lima tahun kajian keperluan ( simpan, pindah, musnah); Selepas 5 tahun tulis surat kepada Arkib Negara; Jika tiada jawapan simpan selamat ditempat khas untuk rujukan.(Akta Arkib Negara Malaysia 2003 [Akta 629] -Peraturan Pelupusan Rekod Awam

REKOD KUALITIBIL JENIS REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI LAMPIRAN

12 3

Senarai fail yg tidak aktif ditutup sele pas 5 tahunSenarai yg hendak dilupus Rekod Kewangan

5 Tahun5 Tahun 10 Tahun

SetorSetor Pejabat Pentad biran Unit berkenaan -sda-

4 5

Daftar Penerimaan Surat Daftar Penghantaran Surat

5 Tahun 5 Tahun

67

Buku DespatchDaftar Fail

5 Tahun5 Tahun

- sda -sda-

Isu-isu Tiada rekod peredaran/pergerakan fail; Sistem tidak tekal; Fail berpindah bersama guru; Bawa balik ke rumah; Tiada pemantauan dokumen secara berterusan; Dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk.

RumusanSetiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan rekod yang baik. Sekolah/Jabatan yang berkualiti adalah sekolah/Jabatan yang dapat menampilkan imej pengurusan yang bermutu tinggi melalui pendokumen tasian maklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah satu kriteria kualiti yang mesti bersistem, mudah dirujuk, mudah diperolehi dan selamat.

PENYIMPANAN FAIL Fail terbuka perlu disimpan di bilik rekod dengan menggunakan rak yang sesuai Fail perlu disusun seturut nombor rujukan fail Setiap rak kenalah dilabelkan untuk memudahkan pengesanan fail Fail terperingkat hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang/rak bergerak yang berkunci/bilik kebal (Arahan Keselamatan) Rujukan: Akta Arkib Negara Akta Rahsia Rasmi Kerajaan

PERGERAKAN FAIL1. Surat untuk tindakan hendaklah diedarkan bersama-sama failnya: i. masukkan surat ke dalam fail berkenaan ii. rekod pada minit surat masuk iii. Rekod pada borang tindakan kerja nama pegawai & tarikh berdasarkan kertas minit iv. Mengedarkan fail kepada pegawai yg bertanggungjawab v. menerima balik fail daripada pegawai berkenaan vi. Mencatatkan pada kertas minit jika ada surat yg keluar untuk mengurus surat yg masuk (seperti surat jawapan) vii. Mengembalikan ke tempat simpanan fail 2. Fail yg mempunyai pengelasan keselamatan hendaklah guna beg berkunci (kunci dipegang oleh pegawai yg berkaitan) 3. Jika sesuatu urusan tidak dapat dilaksanakan serta merta, wujud keadaan fail disimpan oleh pegawai sebelum dapat diambil tindakan. Sediakan daftar SDP / KIV dan diperiksa setiap hari Rujukan: Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 11 - 14

CONTOH CATATAN PERGERAKAN FAILTARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR

Dihantar kepadaGB GPK1 PT

Tarikh dihantar13/4/2007 14/4/2007 17/4/2007 18/4/2007

Dihantar kepada

Tarikh dihantar

s