4.proses perencanaan

Download 4.proses perencanaan

If you can't read please download the document

Post on 30-Jun-2015

5.434 views

Category:

Science

1 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Materi Dasar Dasar Managemen Universitas Brawijaya Malang

TRANSCRIPT

  • 1. PROSES PERENCANAAN Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si Email : pudjipurwanti@gmail.com 1. PENDAHULUAN - Pengantar - Tujuan 2. Pengertian perencanaan 3. Empat tahap dasar perencanaan 4. Alasan Perlunya Perencanaan 5. Rencana strategik 5.1.Proses perencanaan strategic 5.2.Kebaikan rencana strategic 5.3.Kelemahan rencana strategik 6. Rencana operasional 6.1. Rencana sekali pakai 6.2.Rencana tetap 7. Hambatan perencanaan efektif 8. Kriteria penilaian efektivitas rencana 1. PENDAHULUAN 1.1 Pengantar Perencanaan terjadi disemua tipe kegiatan. Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perbedaan pelaksanaan adalah hasil tipe dan tingkat perencanaan yang berbeda pula. Perencanaan dalam organisasi adalah esensial, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih dibanding fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi-fungsi pengorganisasian, pengaranan dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan keputusan - keputusan perencanaan. 1.2 Tujuan Mendefinisikan dan menjelaskan tujuan dari pendahuluan tersebut. Mendefinisikan proses perencanaan dan pengertian perencanaan. Mendeskripsikan empat tahap dasar perencanaan. Menjelaskan alas an dari perlunya perencanaan. Mendeskripsikan dan menjelaskan pentingnya tiga tahap dari rencana strategic. Menjelaskan perbedaan antara rencana sekali pakai (single-use-plan) dan rencana tetap (standing plan). Mendeskripsikan hambatan perencanaan yang efektif. Mendeskripsikan dan menjelaskan criteria penilaian efektivitas rencana. 4 SELF-PROPAGATINGENTREPRENEURIALEDUCATIONDEVELOPMENT (SPEED) SUB MODUL

2. Proses Perencanaan 2012Brawijaya University 2. Pengertian Perencanaan Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan adalah suatu jenis pembuatan keputusan untuk masa depan yang spesifik yang dikehendaki oleh manajer bagi organisasi mereka. Kebutuhan akan perencanaan ada disemua tingkatan dan pada kenyataannya meningkat dimana tingkatan tersebut mempunyai dampak potensial terbesar terhadap sukses organisasi atau tingkatan manajemen atas. Manajer puncak biasanya mencurahkan sebagian besar waktu perencanaan mereka untuk rencana-rencana jangka panjang dan strategi-strategi organisasi. Manajer pada tingkatan bawah merencanakan terutama bagi kelompok kerjanya dan untuk jangka pendek. Perencanaan bukan peristiwa tunggal, dengan awal dan akhir yang jelas. Perencanaan adalah proses berkesinambungan yang mencerminkan dan menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi di lingkungan sekitar setiap organisasi. 3. Empat Tahap Dasar Perencanaan Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap berikut ini: Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya sumberdayanya secara tidak efektif. Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumberdaya sumberdaya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistic yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi. Tahap 3 : Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor- faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi diwaktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan. Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada. Page 2 of 9 Tahap 1 Menetapkan Tujuan Tahap 2 Merumuskan Keadaan Sekarang Tahap 3 Mengidentif ikasikan Kemudahan dan Hambatan Tahap 4 Mengembang kan serangkaian Kegiatan N U T U A J 3. Proses Perencanaan 2012Brawijaya University Gambar 1. Empat Tahap Dasar Perencanaan 4. Alasan Perlunya Perencanaan Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai 1) protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan, dan 2) positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi. Manfaat Perencanaan. Perencanaan mempunyai banyak manfaat. Sebagai contoh, perencanaan 1) membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan- perubahan lingkungan;2) membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah- masalah utama;3) memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas;4) membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat;5) memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi;6) memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi;7) membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami;8) meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan9) menghemat waktu usaha dan dana. Kelemahan Perencanaan. Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan. Beberapa diantaranya adalah bahwa 1) pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata; 2) perencanaan cenderung menunda kegiatan;3) perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi;4) kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi; dan 5) ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten. 5. Rencana strategik Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi;penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategic yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut; dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan. Secara lebih ringkas perencanaan strategic merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi. Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategic. Pertama, perencanaan strategic memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya harus diambil. Kedua, pemahaman terhadap perencanaan strategic akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya. Ketiga, perencanaan strategic sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manajer dan organisasi. Perencanaan strategic tidak hanya merupakan kegiatan perencanaan suatu organisasi; tetapi perencanaan strategic lebih merupakan salah satu peranan manajemen yang paling kritis. Sedangkan perencanaan yang dilakukan pada tingkatan bawah disebut perencanaan operational (operational planning), yang memusatkan perhatiannya pada operasi-operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas. 5.1. Proses perencanaan Strategik Secara ringkas langkah-langkah proses penyusunan perencanaan strategic dapat diuraikan sebagai berikut: Langkah 1: Penentuan misi dan tujuan, yang mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi, falsafah maksud, dan tujuan organisasi. Perumusan misi dan Page 3 of 9 4. Proses Perencanaan 2012Brawijaya University tujuan merupakan tanggung jawab kunci bagi manajer puncak. Perumusan ini dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dibawakan manajer. Nilai-nilai ini dapat mencakup masalah-masalah social dan etika, atau masalah-masalah umum seperti luas perusahaan, macam produk atau jasa yang akan diproduksi atau cara pengoperasian perusahaan. Langkah 2: pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan. Langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasikan tujuan-tujuan dan strategi-strategi yang ada sekarang (existing). Suatu profil perusahaan adalah hasil analisa internal perusahaan untuk mengidentifikasikan tujuan dan strategi sekarang, serta memerinci kuantitas dan kualitas sumberdaya- sumberdaya perusahaan yang tersedia. Profil perusahaan menunjukkan kesuksesan perusahaan diwaktu yang lalu dan kemampuannya untuk mendukung pelaksanaan kegiatan sebagai implementasi strategi dalam pencapaian tujuan diwaktu yang akan datang. Langkah 3: Analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasi cara-cara dalam mana perubahan-perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, social/budaya, dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi. Disamping itu perusahaan perlu mengidentifikasikan lingkungan lebih khusus, yang terdiri dari para penyedia, pasar organisasi, para pesaing, pasar tenaga kerja, dan lembaga-lembagakeuangan, dimana kekuatan-kekuatan ini akan mempengaruhi secara langsung operasi perusahaan. Langkah 4: Analisa internal perusahaan-kekuatan dan kelemahan organisasi. Analisa ini dilakukan dengan memperbandingkan profil perusahaan dan lingkungan ekternal. Gambar 2. Analisa internal perusahaan Langkah 5 : Identifikasi kesempatan dan ancaman strategic. Identifikasi tujuan dan strategi, analisa lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan organisasi Page 4 of 9 Identifikasi faktor-faktor internal strategik Evaluasi faktor-faktor strategic perusahaan tersebut Kekuatan dan kelemahan perusahaan, sebagai dasar perusahaan strategi. Pemasaran Keuangan Produksi/operasi Personalia Organisasi Ditentukan atas dasar: Pencapaian/prestasi Periode-p