MS 1/19

Tajuk Projek : Sistem Pengurusan Projek Khas 2.0 (Sistem e-Khas 2.0)

Jabatan/Agensi : Unit Penyelarasan dan Pelaksanaan (ICU JPM)

1.0 PENGENALAN PROJEK

Antara perkhidmatan teras utama ICU JPM adalah mengurus peruntukan

serta melaksana dan memantau Program/Projek Khas YAB Perdana

Menteri. Sektor Penyelarasan Projek Khas telah diberikan kepercayaan

untuk memikul tanggungjawab perkhidmatan teras ini. Selain itu, Sektor

Penyelarasan Projek Khas bertanggungjawab untuk menyelaras, memantau,

menilai pelaksanaan projek dibawah program Projek Penyelenggaraan

Infrastruktur Awam (PIA) dan Projek Infrastruktur Asas (PIAS).

Pada tahun 2013, penyelarasan dan pemantauan program/projek di bawah

Peruntukan Khas YAB Perdana Menteri adalah dengan menggunakan

tiga(3) sistem iaitu Sistem Pengesanan Projek Khas (Sistem e-Sistrek),

Sistem Permohonan Peruntukan Khas YB Menteri, YB Timbalan Menteri,

YB Senator, Kawasan Parlimen, Kawasan Dewan Undangan Negeri

(Sistem E-Khas) dan Sistem Perakauanan Out-Right Grant (Sistem e-

Spotwin) manakala bagi projek PIA/PIAS adalah dengan menggunakan

Sistem Pendaftaran Projek Terbuka (Sistem e-SPPT).

Sektor Penyelarasan Projek Khas telah menggunakan sepenuhnya

kemudahan Information And Communications Technology (ICT) yang ada

sejak tahun 2006 lagi dengan membangunkan sistem yang berkenaan dan

telah melalui beberapa siri penaiktarafan dan penambahbaikan. Versi terkini

bagi Sistem e-Sistrek 2.0 adalah pada tahun 2010 yang mana ianya

MS 2/19

merupakan hasil daripada projek KIK yang dijalankan pada tahun tersebut

manakala versi terkini bagi Sistem e-SPPT dan Sistem e-Spotwin adalah

pada tahun 2011 yang mana sistem lama yang berasaskan stand alone telah

dinaiktaraf kepada sistem yang berasaskan web base.

Melalui inovasi yang dilakukan dari semasa ke semasa, proses kerja bagi

kedua-dua jenis program/projek telah bertambah baik dan memberi

kemudahan kepada pengguna sistem tersebut yang terdiri daripada

kakitangan di Sektor Penyelarasan Projek Khas di ibupejabat dan Sektor

Khas di Jabatan Pembangunan Negeri/Pejabat Pembangunan Negeri

(JPP/PPN) di seluruh negeri. Ini secara tidak langsung telah meningkatkan

lagi kualiti pelaksanaan projek, prestasi perbelanjaan dan juga kepuasan

pelanggan.

Walaubagaimanapun, dengan pertambahan jumlah peruntukan dan bilangan

projek daripada tahun ke tahun, cabaran kepada pengguna sistem juga turut

meningkat. Ditambah lagi, peningkatan jumlah pelaporan yang perlu

disediakan sebagai maklumat asas kepada YAB Perdana Menteri dan YAB

Timbalan Perdana Menteri semasa program lawatan turun padang

(walkabout), Mesyuarat Jemaah Menteri dan untuk pelbagai jenis acara

utama Kerajaan yang lain.

Di samping itu, prestasi pelaksanaan projek-projek berkenaan turut

dibincangkan/dilaporkan di pelbagai platform seperti Mesyuarat Majlis

Tindakan Persekutuan Negeri (MTPNg), Jawatankuasa Tindakan

Pembangunan Kementerian, Mesyuarat Pengarah-Pengarah SDO ICU JPM,

Mesyuarat Pengurusan Tinggi ICU JPM dan lain-lain.

Masalah yang timbul adalah apabila setiap laporan yang dikehendaki

mempunyai pelbagai format dan gabungan maklumat diantara Projek Khas

dan PIA/PIAS. Keadaan ini memberi kesulitan kepada para pegawai dan

MS 3/19

kakitangan di Sektor Penyelarasan Projek Khas yang bertanggjungjawab ke

atas pelaporan berkenaan. Penyediaan laporan-laporan ini menyebabkan

pegawai dan kakitangan terlibat terpaksa bekerja lebih masa dan

mengabaikan tugas-tugas hakiki yang lain. Keadaan menjadi lebih sukar

apabila pegawai yang berkenaan bercuti, mempunyai tugas lain atau

bermesyuarat.

Sehubungan dengan itu, Pengurusan Atasan Sektor Penyelarasan Projek

Khas telah mencadangkan penggabungan sistem-sistem yang digunakan

oleh Sektor Penyelarasan Projek Khas menjadi satu sistem sahaja supaya

kesukaran yang timbul dapat diatasi. Cadangan ini telah dimasukkan dalam

Pelan Strategik ICU JPM 2013-2015. Selaras dengan keputusan dan

perancangan ini, satu sistem baru telah dibangunkan iaitu Sistem e-Khas

2.0.

Sistem ini fasa pembangunannya bermula pada tahun 2013 dan telah siap

untuk digunakan secara rasminya pada 12 Okbtober 2014. Dengan adanya

sistem baru ini kakitangan Sektor Penyelarasan Projek Khas telah berjaya

mempercepatkan pencapaian maklumat dan mewujudkan One-stop Centre

untuk pengumpulan dan penggabungan semua maklumat yang ada dalam

Sistem e-Khas, Sistem e-Sistrek, Sistem e-Spotwin dan Sistem e-Sppt.

Seterusnya mengurangkan beban kerja di Ibu Pejabat dan JPP/PPN serta

laporan dapat disediakan dengan lebih cepat dan tepat lagi.

MS 4/19

2.0 LAPORAN INOVASI

2.1 Tujuan

Tujuan/Objektif Sistem e-Khas 2.0 dibangunkan adalah seperti berikut:

i. Mempercepatkan pencapaian maklumat;

ii. Keselamatan data dipertingkatkan;

iii. Mengelak data yang dimasukkan secara berulang kali (double

entry data) kerana sistem yang berlainan;

iv. Mewujudkan perkongsian maklumat diantara Sistem e-Khas

Sistem e-Sistrek 2.0, Sistem e-Spotwin dan Sistem e-Sppt;

v. Mewujudkan One-stop Centre untuk pengumpulan dan

penggabungan semua maklumat projek yang diuruskan oleh

Sektor Penyelarasan Projek KHas di Ibu Pejabat dan Seksyen Khas

di JPP/PPN seluruh negeri;

vi. Menyediakan kemudahan untuk memantau dan menganalisa

prestasi pencapaian Projek Khas/PIA/PIAS secara

menyeluruh;dan

vii. Mengurangkan beban kerja di Sektor Penyelarasan Projek KHas di

Ibu Pejabat dan Seksyen Khas di JPP/PPN seluruh negeri;

2.2 Proses Pelaksanaan Inovasi

Cetusan idea adalah daripada cadangan Pengurusan Atasan Sektor

Penyelarasan Projek Khas yang kemudiannya dibincangkan secara lebih

mendalam semasa retreat Penyediaan Pelan Strategik ICU 2013-2015.

Selepas itu satu pasukan KIK Sektor Penyelarasan Projek telah diberi

tanggungjawab untuk memperhalusi untuk pelaksanaannya. Sistem baru

ini perlu agar ICU JPM dapat menyediakan kemudahan pengemaskinian

kemajuan program/projek Khas dan projek PIA/PIAS yang lebih efisyen

sebagai inisiatif untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan organisasi.

MS 5/19

Sepanjang tempoh 2013-2014 dalam usaha membangunkan Sistem e-Khas

2.0. Maklumbalas pembangunan sistem telah melibatkan hampir 96%

pelanggan ICU JPM yang terdiri daripada pihak YB Menteri, YB Timbalan

Menteri, YB Senator dan YB Wakil Rakyat yang berkenaan serta 100%

pengguna dari Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri (PPPN)/ Jabatan

Pembangunan Persekutuan Negeri (JPPN). Sesi maklumbalas ini melalui

pelbagai medium seperti mesyuarat, workcamp, emel, telefon dan

sebagainya.

Sistem ini telah dibangunkan secara dalaman (in-house) yang dibangunkan

oleh kakitangan daripada Bahagian Khas dan NADI. Untuk membangunkan

sistem ini secara teratur dan berkesan, pembangunan sistem telah

dipecahkan kepada dua (2) kumpulan iaitu pembangun sistem dan juga

penganalisa data. Bagi kumpulan pembangunan sistem terdiri daripada dua

(2) orang kakitangan daripada Bahagian Pojek Khas iaitu seorang Pegawai

Teknologi Maklumat (PTM) – En. Mohd Shahrum Nizam Yusoff dan

seorang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (PPTM) – Qiu Fahiden

Jernus. Daripada Bahagian NADI pula pembangun sistem adalah seramai

empat (4) orang kakitangan iaitu dua (2) orang Pegawai Teknologi

Maklumat (PTM) – Pn. Nur Muniirah Shaaya dan Abdullah Muhammad

serta dua (2) orang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (PPTM) - Noor

Asfarizan Arshad dan Nurul Shazwani Jismi. Manakala bagi kumpulan

penganalisa data terdiri daripa seorang kakitangan daripada Bahagian Pojek

Khas iaitu Pegawai Teknologi Maklumat (PTM) – Pn. Nor Idayu

Kamarudin dan dua (2) orang kakitangan daripada NADI iaitu Pegawai

Teknologi Maklumat (PTM) – Pn. Rusnita Isnin@Hamdan dan seorang

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (PPTM) - Suriyana Mohamed.

MS 6/19

2.3 Proses Sebelum dan Selepas

Bil. Perkara Aktiviti Sebelum Selepas

1. Database Permohonan, kelulusan,

pengemaskinian,

pemantauan projek

Database yang

berlainan

Menggunakan database

yang sama

(tiada keciciran

pengemaskinian)

2. Kronologi

Merekodkan segala kerja

yang dilakukan oleh

pengguna

Kronologi sistem

secara berasingan

Kronologi disatukan

menjadikan sejarah

daripada permohonan

sehingga projek siap

dapat disimpan di satu

tempat

3. Login

Login Sistem e-Khas, e-

Sistrek, Sistem e-Spotwin,

dan Sistem e-Sppt

Perlu login sistem

secara berasingan

menggunakan id

dan katalaluan

setiap sistem.

Single Sign On

4. Laporan Laporan berdasarkan sistem

masing-masing secara

berasingan.

Semua laporan

adalah untuk sistem

berkenaan sahaja

Laporan semasa

dikekalkan/

ditambahbaik dan

wujud laporan

keseluruhan yang

menggabungkan semua

maklumat projek.

MS 7/19

2.4 IMPAK INOVASI

2.4.1 Elemen Inovatif/Kreatif

BIL FAEDAH

1. Mengurangkan beban kerja kakitangan Sektor Penyelarasan Projek

Khas di Ibu Pejabat.

2. Mengurangkan kesilapan kemasukkan maklumat.

3. Mengelak double entry data / data berulang.

4. Mempercepatkan pencapaian maklumat.

5. Keselamatan data dipertingkatkan.

6. Mewujudkan one-stop center bagi pengumpulan maklumat dan

penggabungan semua maklumat Projek Khas dan PIA/PIAS

7. Mempercepatkan proses pemantauan dan pelaporan Projek Khas dan

PIA/PIAS

8. Mewujudkan perkongsian maklumat di antara semua sistem.

Sistem e-Khas 2.0 merupakan sistem yang mesra pengguna kerana ia

dibangunkan dalam persekitaran web based. Paparan maklumat dalam

sistem ini sangat menarik, padat dengan menu-menu yang teratur

mengikut keperluan dan rutin jalan kerja pengguna.Sistem ini dilengkapi

dengan fungsi bantuan iaitu Manual Pengguna, dokumen-dokumen yang

diperlukan oleh pengguna serta maklumat pegawai yang boleh dihubungi

jika menghadapi masalah menggunakan sistem ini. Sistem ini juga

menyediakan kaedah pelaporan yang menarik dan mudah difahami.

Pelaporan yang dijana melalui sistem ini boleh dijana kepada bentuk

Portable Document Format (PDF) untuk cetakan atau simpanan,

MS 8/19

Microsoft Excell untuk pengeditan atau simpanan dan web page untuk

dipapar dan dicetak secara terus.

Contoh Paparan Sistem e-Khas 2.0

Login page Sistem e-Khas 2.0

Paparan Utama Sistem e-Khas 2.0

MS 9/19

Sistem e-Khas 2.0 ini menggunakan perisian dan perkakasan sokongan sistem yang

telah tersedia dan tidak memerlukan kos tambahan. Perkakasan yang digunakan

untuk membangunkan e-Khas 2.0 adalah seperti berikut:

1) 2 unit Pelayan (Server). Iaitu satu pelayan untuk applikasi dan satu lagi

untuk storan data;dan

2) 9 laptop yang digunakan oleh pembangun sistem daripada Bahagian Nadi

dan juga Bahagian Projek Khas.

Sistem e-Khas 2.0 telah dibangunkan menggunakan Perisian Sumber Terbuka

(OSS) selaras dengan Pelan Induk OSS Sektor Awam yang dikeluarkan oleh

pihak MAMPU. Di antara kelebihan OSS ialah dapat mengurangkan kos

keseluruhan pemilikan dan meningkatkan kebebasan memilih penggunaan

perisian. Berikut merupakan perisian yang digunakan untuk pembangunan Sistem

e-Khas 2.0:

Aplikasi Server : Windows

Web Server : IIS

Development Tools: Macromedia Dreamweaver

Pangkalan Data : MySQL

Bahasa Pengaturcaraan : PHP

Arkitektur Sistem e-Khas 2.0 dibangunkan berkonsepkan 3-Tier yang

merangkumi pangkalan data Sistem e-Khas 2.0, server aplikasi dan Web Browser

sebagai front end.

MS 10/19

Maklumat projek-projek Khas YAB Perdana Menteri dan PIA/PIAS diambil

daripada Sistem e-Khas 2.0 apabila ia diperlukan oleh pegawai pemantau. Setelah

ia wujud di dalam Sistem e-Khas 2.0. Pegawai Pemantau boleh mengakses Sistem

e-Khas 2.0 secara remote updating dan updating onsite. Segala operasi yang

dilakukan oleh pegawai pemantau akan diproses dan dimuatkan ke dalam server

aplikasi secara on-line. Sistem e-Khas 2.0 juga boleh dicapai menggunakan tablet

PC melalui WIFI yang dibenarkan.

Pada masa ini penggunaan web base menjadi keperluan dan kemudahan asas

kepada pengguna. Oleh kerana itu Sistem e-Khas 2.0 dibangunkan berasaskan

web base untuk membolehkan maklumat dicapai dengan lebih mudah di mana-

mana lokasi pada bila-bila masa menggunakan talian EG*Net. Ia perlu

menggunakan talian EG*Net kerana keselamatan dan kebocoran maklumat projek

perlu dijaga kerana ini adalah maklumat sulit. Selain EG*Net, capaian Sistem e-

Khas 2.0 juga boleh dibuat secara VPN jika tiada capaian EG*Net di lokasi

mereka .

MS 11/19

2.4.2 Elemen Signifikan

Penjimatan Masa

Penjimatan masa dilihat berdasarkan kepada perbandingan masa yang

diambil sebelum uji cuba dan selepas uji cuba 2 dilakukan bagi purata

masa untuk lapan ratus (800) senarai projek.

Bil Aktiviti Sebelum Selepas Penjimatan

Masa

1. Pendaftaran projek 800 projek x 10

minit

= 8,000 minit

800 projek x 1

minit

= 800 minit

=7,200 minit

2. Menyemak semula

mengemaskini dan

menyeragamkan

maklumat projek

800 projek x 15

minit

= 12,000 minit

800 projek x 1

minit

= 800 minit

=11,200 minit

3. Mendapatkan data

dan menghasilkan

laporan

800 projek x 10

minit

= 8,000 minit

800 projek x 1

minit

=800 minit

=7,200 minit

JUMLAH 28,000 minit 2,400 minit 25,600 minit

Penjimatan Kos

Pengurangan kos operasi dapat dilihat berdasarkan kepada perbandingan

kos operasi bahagian sebelum uji cuba dan selepas uji cuba untuk tempoh

masa sebulan. Bagi tujuan perbandingan, kategori kos dibahagikan seperti

berikut :

28,000

2,400

-

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

SEBELUM SELEPAS

JIMAT

91.4%

MINIT

MS 12/19

i. Kos elaun lebih masa;

ii. Kos pembayaran elaun Pegawai Khidmat Singkat (PKS);

iii. Kos urus setia; dan

iv. Kos pembangunan sistem.

Bil Perkara Sebelum Selepas Penjimatan

Kos

1 Kos elaun lebih

masa (OT)

Jumlah jam lebih

masa bagi mendaftar,

memproses,

mengemaskini,

menyeragam,

mencetak dan

menghasilkan laporan

dan maklumat secara

manual.

=34 pembantu tadbir

(PT) x 35 jam = 1190

jam

Purata Kos OT/jam

bagi seorang

kakitangan: RM6.00

Kos OT

=1190 x RM6.00

=RM7,140.00

Tiada OT dicatatkan

bagi tempoh 1 bulan

Uji Cuba 2

dilakukan.

=RM7,140.00

2 Kos

pembayaran

elaun pegawai

khidmat singkat

(PKS)

Jumlah jam lebih

masa bagi mendaftar,

memproses,

mengemaskini,

menyeragam,

mencetak dan

menghasilkan laporan

dan maklumat secara

manual.

= 14 PKS x (5 jam

sehari x

5 hari )

= 350 jam

Purata Kos elaun

PKS/jam bagi seorang

kakitangan :

RM11.00

Kos Bayaran Elaun

PKS

=350 x RM11.00

=RM 3,850.00

Perkhidmatan PKS

tidak diperlukan. =RM 3,850.00

MS 13/19

Bil Perkara Sebelum Selepas Penjimatan

Kos

3 Kos urusetia

(elekrik, kertas,

toner, alat tulis,

telefon,

faksmili)

Purata kos bagi

memproses dan

menghasilkan laporan

secara manual

= RM55.00

= (34 PT + 14 PKS +

28 Pegawai ) x

RM55.00

= RM4,180.00

Purata kos bagi

memproses dan

menghasilkan

laporan melalui

sistem

= RM1.50

= (34 PT + 14 PKS

+ 28 Pegawai) x

RM1.50

= RM114.00

RM4,180.00 –

RM114.00

= RM4,066.00

4 Kos

pembangunan

sistem

Purata kos

pembangunan sistem

jika menggunakan

vendor luar :

RM250,000.00

Sistem dibangunkan

secara in-house.

RM0.00

RM250,000.00

JUMLAH RM265,170.00 RM114.00 RM265,056.00

-

50,000.00

100,000.00

150,000.00

200,000.00

250,000.00

300,000.00

SEBELUM SELEPAS

RM 265,170.00

RM 114.00

KOS (RM)

JIMAT

99.96%

MS 14/19

2.4.3 Elemen Keberkesanan

Peningkatan Prestasi Perkhidmatan Agensi

Melalui pelaksanaan projek ini, kumpulan telah berjaya meningkatkan

hasil kerja dengan mengambil kira 5 faktor berikut :

(i) Bilangan projek yang dapat didaftarkan. Satu projek dapat

didaftarkan dalam masa kurang 1 minit;

(ii) Bilangan projek yang dapat dipantau. Kesemua 800 projek dapat

dipantau dengan mudah;

(iii)Bilangan projek yang dapat dikemaskini.Kesemua 800 projek dapat

dikemaskini dengan mudah;

(iv) Kepantasan menyediakan laporan.Laporan dapat disediakan dalam

masa kurang 1 minit; dan

(v) Bilangan kesilapan perkeranian yang dilakukan telah daripada 35%

dikurangkan sehingga 1%

35

1

-

5

10

15

20

25

30

35

40

SEBELUM SELEPAS

PENGURANGAN

KESILAPAN 34%

Peratus (%)

MS 15/19

2.4.4 Elemen Relevan

Faedah Kepada Kumpulan Sasaran

Kajian terhadap kepuasan hati pelanggan terhadap hasil pelaksanaan

projek ini melalui soal selidik ke atas pegawai/kakitangan Seksyen Projek

Khas dan hasil maklumbalas adalah seperti berikut:

BIL PERKARA SEBELUM SELEPAS PENINGKATAN

(%)

1 Peningkatan

Kepuasan Hati

Pelanggan (%)

50.0 % 98.0% 48.0%

Selaras dengan Moto Organisasi:

1. Meningkatkan

bilangan pemantauan

projek yang dipantau

rapi

2.Memenuhi aspirasi stakesholder

dan kumpulan sasar Organisasi

3.Meningkatkan imej Jabatan dan Kerajaan

kerana projek dipantau dengan rapi melalui

sistem dan dipastikan dilaksanakan dengan

cepat

MS 16/19

Sistem e-Khas 2.0 juga telah memantapkan perancangan dan pelaksanaan

projek pembangunan di seluruh negara dengan mekanisme pemantauan

penyelesaian masalah projek pembangunan negara yang terperinci dan

komprehensif. Ia telah merangsang pertumbuhan ekonomi negara dengan

pelaksanaan pembangunan mengikut jadual yang ditetapkan dan

perbelanjaan dapat dilaksanakan dengan berkesan serta menepati golongan

sasar.

Sistem e-Khas 2.0 telah memberi kesan yang memberangsangkan kepada

perekodan, pelaporan pemantauan, penyelesaian permasalahan projek

yang telah diumumkan semasa lawatan tinjauan mesra (walkabout) di

mana ia diguna pakai oleh Mesyuarat Pengurusan setiap dua (2) minggu

dan mesyuarat yang berkaitan dan diangkat untuk makluman YAB

Perdana Menteri, YAB Timbalan Perdana Menteri dan Ketua Setiausaha

Negara sebulan sekali.

Disamping itu, sistem ini juga telah meningkatkan kepakaran dalaman

dikalangan pegawai ICU JPM melalui pembelajaran dan pengalaman

secara terus semasa dalam proses pembangunan sistem yang dilakukan

secara dalaman. Ini menunjukkan kakitangan Kerajaan juga berupaya

untuk membangunkan sistem yang boleh digunapakai dengan amat

berkesan sekali tanpa bergantung kepada pihak luar.

2.5 Pengiktirafan

Sistem e-Khas 2.0 telah memperolehi pengiktirafan dan penghargaan daripada

Timbalan Ketua Ketua Pengarah, Sekyen Penyelarasan Projek Khas dan berjaya

mendapat tempat untuk dipertandingkan dalam projek KIK ICU JPM Tahun 2014.

MS 17/19

2.6 Gambar-gambar berkaitan

MS 18/19

MS 19/19

3.0 PENUTUP

Sistem e-Khas 2.0 boleh dikormesialkan dengan mewujudkan mobile application pada

masa akan datang. Ini kerana penggunaan mobile apps telah menjadi satu fenomena dan

trend kepada pengguna ICT sekarang ini. Dengan adanya kemudahan ini pengguna dapat

mencapai dan mengemas kini maklumat dengan lebih mudah pada bila-bila masa dan di

mana-mana jua. Dari sudut kandungan pemantauan projek yang dilaksanakan, ia boleh

dikomersialkan ke semua sektor Kerajaan merujuk kepada projek yang berkaitan dengan

Agensi berkenaan. Sistem e-Khas 2.0 merupakan satu kaedah pemantauan projek yang

berkesan dengan penggunaan teknologi semasa. Ia merupakan hasil kejayaan ICU JPM

dalam memastikan semua maklumat projek dapat dikutip dan dikemaskini segera dalam

meningkatkan penyampaian perkhidmatan dan kualiti maklumat yang disampaikan

kepada pelanggan utama kami iaitu YAB Perdana Menteri dan juga YAB Timbalan

Perdana Menteri disamping meningkatkan tahap kompetensi, kepakaran dan ilmu

teknikal kepada kakitangan ICU JPM

Disediakan oleh : Mohd Shahrum Nizam bin Yusoff

Telefon : 03-8872 3983

Emel : shahrum@icu.gov.my

Tarikh : 14 September 2015