isi kandungan -...
TRANSCRIPT
1
2
ISI KANDUNGAN Mukasurat
RINGKASAN EKSEKUTIF
ISI KANDUNGAN
1. Penglibatan Pihak Pengurusan
(a) Sokongan dan kelulusan pihak pengurusan
tertinggi setiap agensi terlibat. 4
2. Signifikan Pemilihan Projek
(a) Kaitan dengan fungsi utama jabatan/organisasi 5 – 6
(b) Memenuhi kehendak pelanggan dan pemegang taruh
(stakeholder) 6 – 7
(c) Sejajar dengan agenda dan matlamat nasional 7
(d) Kaitan dengan keadaan dan ekosistem semasa 7
(e) Kaedah pemilihan projek dan analisis 7 – 9
(f) Penyataan Sasaran Outcome dan Impak 9
3. Tindakan Penyelesaian
(a) Strategi Penyelesaian kreatif termasuk aplikasi
penggunaan tools 9 – 13
(b) Penghasilan dan Pengujian Prototaip 13
(c) Perakuan daripada pihak bertauliah/pihak berkuasa 13 – 14
(d) Pelaksanaan Inovasi 14 – 15
4. Keberhasilan Projek
4.1 Outcome Projek
(a) Pencapaian Outcome dan Pembuktian 15 – 16
(b) Faedah sampingan (luar jangka) 16 – 17
4.2 Impak Projek
(a) Penilaian Impak dan Pembuktian 17 – 18
(b) Faedah sampingan (luar jangka) 18 – 19
5. Potensi Pengembangan Inovasi
(a) Kebolehlaksanaan projek untuk dikomersialkan / direplikasi 19 – 20
(b) Tahap ketersediaan teknologi/ sistem/ proses 20
3
RINGKASAN EKSEKUTIF
Penyediaan, semakan dan kelulusan Kertas Siasatan merupakan antara proses-proses
yang perlu dilalui untuk setiap kes pendakwaan. Pendakwaan adalah salah satu daripada aktiviti
penguatkuasaan yang merupakan ‘taring’ kepada tindakan-tindakan punitif terhadap mana-mana
majikan yang didapati melanggar peruntukkan Akta Keselamatan Sosial Pekerja 1969 (Akta) dan
Peraturan-Peraturan di bawahnya. Pendakwaan juga telah dijadikan sebagai Sasaran Kerja
Tahunan (SKT) Pegawai Pemeriksa dimana setiap Pegawai Pemeriksa di pejabat dalam kategori
besar dan sangat besar perlu mengemukakan sebanyak 12 kes pendakwaan setahun diikuti
dengan 6 kes setahun bagi pejabat sederhana dan 3 kes untuk pejabat sangat kecil dan kecil.
Dengan mengambil kira jumlah keseluruhan Pegawai Pemeriksa mengikut kategori pejabat,
sasaran jumlah kes pendakwaan setahun adalah sebanyak 1,230 kes.
Selama ini penyediaan Kertas Siasatan adalah disediakan secara manual, menggunakan
kaedah penyediaan dokumen-dokumen pendakwaan dan ekshibit-ekshibit dengan sistem folio
mengikut pengkelasan sepertimana yang dikehendaki di dalam ‘Checklist’ yang disediakan.
Penyediaan dokumen-dokumen yang berkaitan di dalam Kertas Siasatan adalah dibuat secara
penyediaan manual satu persatu dokumen yang secara keseluruhannya berjumlah 10 jenis
dokumen kesemuanya. Pada masa yang sama, Pegawai Pemeriksa juga perlu menyediakan
ekshibit-ekshibit atau bukti-bukti dokumentari yang mesti dilampirkan di dalam Kertas Siasatan.
Hasil kajiselidik mendapati penyediaan Kertas Siasatan secara manual ini memerlukan 14 hari
untuk disempurnakan.
Kesemua Kertas Siasatan ini akan dikemukakan ke Unit Pendakwaan, Cawangan
Penguatkuasaan, Ibu Pejabat untuk disemak dan diteliti terlebih dahulu sebelum diluluskan oleh
YBhg Dato’ Seri Ketua Eksekutif. Proses semakan dan kelulusan ini apabila dicerakinkan
merupakan proses remeh yang memerlukan kepada pergerakkan berulang Kertas Siasatan seperti
gambarajah aliran berikut :
KS diterima daripada PN/PP – rekod terimaan – folio – agihan kepada penyemak [PPU(D)]
– rekod semakan – agihan kepada penyemak kedua [PU(D)] – rekod semakan – agihan
kepada KC(KK) – rekod semakan – agihan untuk kelulusan KE – rekod terimaan –
penyediaan memo – penyediaan POS Laju – Pengeposan KS ke PN/PP.
Initiatif untuk melaksanakan penyediaan Kertas Siasatan di PN/PP dengan penjanaan
dokumen secara automatik termasuk juga semakan berperingkat dan kelulusan Ketua Eksekutif di
Ibupejabat secara atas talian merupakan suatu transformasi yang menyasarkan kepada
pergerakan maya Kertas Siasatan tanpa perlu kepada agihan fail secara manual. Pembangunan
sistem bagi tujuan tersebut akan dapat meminimumkan pergerakkan fail manual, memudahkan
penyediaan dokumen-dokumen pendakwaan disamping dapat memaksimumkan output Kertas
Siasatan yang disediakan untuk kes-kes pendakwaan. Maka terlahirlah Sistem PuAS atau ‘Punitive
Automation System’ yang antara lain dibangunkan bagi mengautomasikan penyediaan Kertas
Siasatan, menjana dokumen-dokumen Kertas Siasatan secara automatik, semakan dan kelulusan
atas talian dan pergerakkan maya Kertas Siasatan.
4
1. PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN
LATAR BELAKANG KUMPULAN
Nama Kumpulan : The ProseCUTE
Nama Organisasi : Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO)
Alamat : Menara PERKESO, 281, Jalan Ampang, Kuala Lumpur.
No. Telefon : 03-42645324 / 012-6044742 / 012-6127258
No. Fax : 03-42567440
E-mail : [email protected]/
Tarikh Penubuhan : Januari 2018
Bilangan Ahli : 10 Orang
Fasilitator : Mohd Noh Bin Ishak
Ketua Kumpulan : Yuzain Bin Mohd Yusof
Ahli Kumpulan : Nor Shuhadannisah Binti Abd Shukor
Zakiah Binti Abu Bakar
Farah Natasha binti Ramli
Aimran Fikri bin Sabri
Nur Aina Binti Halili
Mohd Zaain bin Mohd Shah
Nama Projek : Punitive Automation System (PuAS)
Keterangan Projek :
Pembangunan dan pemakaian sistem PuAS adalah digunakan untuk memudahkan dan
mempercepatkan penyediaan Kertas Siasatan di PN/PP dengan penjanaan secara
automatik dokumen-dokumen dan pengemukaan serta agihan Kertas Siasatan secara atas
talian ke Unit Pendakwaan, Cawangan Penguatkuasaan, Ibu Pejabat untuk semakan dan
kelulusan yang mana kesemua proses yang terlibat adalah melalui atas talian tanpa perlu
kepada pergerakkan Kertas Siasatan secara manual. Penggunaan sistem PuAS akan
menjimatkan masa penyediaan Kertas Siasatan disamping segala bukti-bukti dokumentari
boleh dikemukakan secara atas talian. Pada masa yang sama penggunaan sistem PuAS
juga tidak memerlukan penghantaran Kertas Siasatan ke Ibu Pejabat secara pos fizikal
tetapi hanya boleh dibuat di atas talian. Ini nyata telah menjimatkan kos serahan pos dan
tanpa perlu pergerakkan fizikal Kertas Siasatan untuk semakan dan kelulusan. Pemantauan
pergerakkan Kertas Siasatan juga boleh dibuat secara atas talian tanpa perlu kepada
perekodan secara manual.
Bidang Inovasi : Pengurusan
Kategori Inovasi : Perkhidmatan
Tarikh Siap Projek : Mac 2018
1(a). Sokongan dan kelulusan pihak pengurusan tertinggi
Penetapan SKT oleh Cawangan Kualiti, Bahagian Transformasi setiap
Bahagian/Cawangan perlu mengemukakan 2 projek inovasi setiap tahun.
Konvensyen KIK PERKESO yang dianjurkan pada setiap tahun.
Penubuhan Kumpulan : 1.9.2017
Kelulusan Pengurusan tertinggi : 1.9.2017
Pencapaian Kumpulan
:
5
2. SIGNIFIKASI PEMILIHAN PROJEK 2(a). Kaitan dengan fungsi utama jabatan / organisasi
Projek PuAS yang dihasilkan bertujuan untuk melancarkan proses penyediaan Kertas Siasatan dan seterusnya bagi melicinkan proses pendakwaan secara digital dan atas talian bagi kesalahan gagal hadir saman jabatan untuk memastikan pemeriksaan dan siasatan terhadap majikan dapat disempurnakan selari dengan VISI, MISI dan OBJEKTIF PERKESO iaitu:
VISI : Peneraju Keselamatan Sosial yang unggul dinamik dan cemerlang
menjelang tahun 2020
MISI : Memberi perlindungan keselamatan sosial kepada pekerja dan
tanggungan mereka menerusi skim-skim keselamatan sosial serta
meningatkan kesedaran keselamatan dan kesihatan pekerjaan demi
meningkatkan kesejahteraan sosial pekerja
OBJEKTIF : Menyediakan perlindungan keselamatan sosial kepada semua pekerja dan
tanggungjawab mereka menerusi skim-skim keselamatan sosial
berasaskan konsep masyarakat penyayang.
Hubungan elemen dan rasional projek
BIL ELEMEN
(VISI, MISI & OBJEKTIF)
RASIONAL
1. Peneraju Keselamatan Sosial yang
dinamik, unggul dan cemerlang
Memastikan pematuhan ke atas Akta
Keselamatan Sosial Pekerja 1969.
2. Memberi perlindungan keselamatan
sosial kepada pekerja
Melancarkan proses penyediaan Kertas
Siasatan bagi kesalahan gagal hadir
Saman Jabatan untuk tujuan siasatan dan
pemeriksaan supaya keselamatan sosial
pekerja terjamin.
3. Menyediakan perlindungan
keselamatan sosial kepada semua
pekerja
Memastikan hak pekerja untuk dilindungi di
bawah keselamatan sosial.
2(b). Memenuhi kehendak pelanggan dan pemegang taruh (stakeholder)
i. Majikan
Pematuhan berterusan majikan terhadap Akta dan Peraturan. Pengeluaran Saman Jabatan adalah bertujuan untuk memastikan proses pemeriksaan dan
siasatan terhadap majikan dapat dilaksanakan dengan cepat dan tepat. Ini bagi memastikan
pematuhan berterusan majikan terhadap peruntukkan Akta dan Peraturan dan boleh
dianggap sebagai kaedah pemantauan berterusan agar majikan sentiasa peka dan prihatin
terhadap isu-isu keselamatan sosial pekerja yang berkaitan.
Kegagalan majikan untuk hadir selepas Saman Jabatan dikeluarkan memberikan kesan
terhadap aktiviti pemeriksaan dan siasatan yang sedang dilaksanakan. Penyempurnaan
siasatan perlu dilaksanakan dengan kadar segera bukan sahaja bagi memastikan
pematuhan berterusan majikan tetapi juga bagi memastikan pekerja sentiasa dilindungi.
6
ii. Pekerja
Perlindungan berterusan pekerja
Matlamat untuk mengeluarkan Saman Jabatan adalah untuk mempercepatkan dan
melicinkan proses pemeriksaan dan siasatan yang hakikatnya adalah untuk memastikan
majikan mematuhi Akta dan Peraturan dan secara langsung memastikan pekerja sentiasa
dilindungi dan kepentingan pekerja dalam aspek keselamatan sosial sentiasa dijaga.
Daripada jumlah Kertas Siasatan terhadap majikan yang gagal hadir Saman Jabatan
tersebut ianya melibatkan keperluan majikan untuk mengemukakan Borang 8A / slip
bayaran caruman bagi mengesahkan bahawa kesemua majikan-majikan yang terlibat
tersebut telahpun membayar caruman pekerja-pekerja. Pengesahan bayaran caruman ini
secara langsung akan menjadikan kesemua pekerja yang terlibat telah mendapat
perlindungan skim keselamatan sosial.
iii. Pegawai Pemeriksa
Memudahkan proses penyediaan Kertas Siasatan di Pejabat Negeri dan Pejabat
PERKESO dan proses semakan and kelulusan di Unit Pendakwaan, Cawangan
Penguatkuasaan, Ibu Pejabat.
Pemakaian sistem PuAS akan memudahkan penyediaan Kertas Siasatan apabila
keperluan dokumen-dokumen wajip akan dijana secara automatik dan terus daripada
sistem berbanding dengan penyediaan manual setiap satu dokumen pendakwaan di dalam
Kertas Siasatan.
Pada masa yang sama pengagihan Kertas Siasatan daripada Pejabat Negeri dan Pejabat
PERKESO ke Unit Pendakwaan, Cawangan Penguatkuasaan, Ibu Pejabat dijalankan
secara atas talian tanpa perlu kepada agihan manual yang memerlukan kepada tambahan
proses kerja dan penggunaan tenaga kerja atas kerja-kerja yang remeh.
2(c) Sejajar dengan agenda dan matlamat nasional
National Policy IR 4.0
Antara sasaran National Policy IR 4.0 ialah memperkukuhkan innovasi dan Kemampuan
Negara. Projek PuAS telah menginovasikan cara-cara penyediaan kertas siasatan bagi
memudahkan proses pendakwaan dan memastikan proses kerja yang berkaitan
didigitalkan.
Agenda Transformasi Nasional (GTP)
7
Projek PuAS yang dibangunkan adalah dan amat berkait rapat dengan Agenda
Transformasi Nasional (GTP) di bawah Teras 2 – Meningkatkan Kesejahteraan Rakyat di
bawah Rancangan Malaysia Kesebelas 2016 – 2020.
Dengan memastikan majikan mematuhi Akta dengan cara melancarkan proses-proses
penyediaan Kertas Siasatan dan pendakwaan untuk memastikan hak keselamatan sosial
pekerja sentiasa terjamin dan dilindungi.
.
Rancangan Malaysia Kesebelas 2016 – 2020
Selain itu,pembangunan sistem PuAS juga mempunyai kaitan dengan agenda nasional di
bawah Teras 2 – Meningkatkan Kesejahteraan Rakyat, Rancangan Malaysia Kesebelas
2016 – 2020. Dengan memastikan majikan sentiasa mematuhi Akta maka hak dan
kepentingan pekerja sentiasa dilindungi
Pelan Strategik Kementerian Sumber Manusia
Pematuhan majikan dengan memastikan pekerja sentiasa dilindungi melalui aktiviti
pemeriksaan dan siasatan dengan menggunakan pendekatan Saman Jabatan adalah
bertepatan dengan Teras 6 – Menyediakan Jaringan Keselamatan Sosial, Pelan Strategik
Kementerian Sumber Manusia.
2(d) Kaitan dengan keadaan & ekosistem semasa
Isu Keselamatan Sosial Pekerja
Perlindungan keselamatan sosial pekerja adalah agenda utama dalam “10 Challenges of
Social Security in the Asia Pacific” semasa ISSA Regional Social Security Forum for Asia
and the Pacific yang telah berlangsung di Kuala Lumpur pada 2 – 4 Oktober 2018. Tema
forum serantau ISSA pada kali ini adalah “Excellence In Social Security: Enhancing
Protection For Tomorrow’s Society”. Forum serantau ini melibatkan 165 negara ahli ISSA.
Isu Pematuhan dan Penguatkuasaan Keselamatan Sosial
Pemakaian dan penggunaan ‘Information Technology’ dalam melaksanakan aktiviti
penguatkuasaan telah mendapat perhatian International Labour Organization (ILO) dengan
menyasarkan 3 agensi utama di bawah Kementerian Sumber Manusia iaitu PERKESO,
Jabatan Tenaga Kerja dan Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan. ILO telah
berkongsi pengalaman dan pendekatan terbaik negara-negara lain yang merupakan ahli
ILO. Bengkel International Labour Organization (ILO) "Strengthening Malaysia's Labour
Inspection System Strategic Compliance Planning and the use of Information Technology"
ini telah dijalankan di 23 – 25 Oktober 2018 di JW Marriot, Kuala Lumpur.
2(e). Kaedah pemilihan projek dan analisis
SUMBER MASALAH DAN ANALISIS
Pembangunan Sistem PuAS adalah berdasarkan kepada analisa terhadap beberapa
masalah berbangkit yang terbit daripada sumber-sumber berikut iaitu:
i. Resolusi Forum Pemantapan Aktiviti Pemeriksaan Pegawai Pemeriksa
Penguatkuasaan 2016;
ii. Konvensyen Penguatkuasaan 2018;
8
iii. Laporan Aduan Bagi Tahun 2017;
iv. Jawatankuasa Penetapan Sasaran Kerja Tahunan Pegawai Pemeriksa
Penguatkuasaan Tahun 2018;
v. Laporan Naziran sehingga November 2017;
vi. Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Pengurusan Prestasi PERKESO Bil 4/2017
Bagi tujuan penghasilan projek, kaedah ‘fusion’ antara prinsip-prinsip ‘Kaizen’, Design
Thinking dan Blue Ocean Strategy telah digunapakai bagi memastikan kaedah-kaedah
pemilihan projek sehingga kepada pembangunan sistem PuAS.
Emphatise (Design Thinking)
Melalui penelitian dan analisa sumber-sumber punca masalah dengan menggunakan
kaedah ‘Brainstorming’ kumpulan telah menyenaraikan masalah-masalah yang paling
mungkin mengikut untuk dijadikan sebagai tahuk projek. Masalah-masalah yang paling
mungkin disenaraikan seperti berikut:
AKTIVITI
PENGUATKUASAAN
BIL PUNCA MASALAH
Kutipan tunggakan /
kekurangan caruman
(TC/KC) dan Faedah
Caruman Lewat Bayar
(FCLB)
1 Penyediaan Penyata Tunggakan Caruman [PKS(F)47]
yang remeh dan memakan masa.
2 Pengesanan majikan yang tidak mencarum.
3 Ketepatan dan akauntibiliti data yang dijana dalam
Penyata FCLB.
Pemeriksaan
4 Penyediaan Jadual Pemeriksaan secara manual
5 Carian fail untuk aktiviti pemeriksaan dilakukan secara
manual di dalam bilik fail dengan menggunakan pelbagai
kaedah pembahagian fail.
6 Penyediaan Laporan Pemeriksaan secara manual.
7 Pemantauan menyeluruh fail pemeriksaan.
Pengesanan majikan
baru tidak berdaftar
8 Kaedah pengesanan konvensional pintu ke pintu yang
memakan masa
9 Tiada data/maklumat tepat berkaitan majikan yang tidak
berdaftar.
Kompaun 10 Kuasa pengeluaran notis kompaun.
Pendakwaan
11 Siasatan kertas pendakwaan yang tidak lengkap.
12 Penyediaan kertas siasatan secara manual.
13 Kurang pengalaman mengendalikan kes pendakwaan
Bagi mendapatkan satu punca masalah utama untuk dijadikan asas projek, kumpulan telah
mengenalpasti kaedah yang telah, sedang dan akan dilaksanakan bagi menyelesaikan
punca-punca masalah yang wujud daripada aktiviti-aktiviti penguatkuasaan. Kaedah-
kaedah penyelesaian bagi punca-punca masalah yang telah dikenalpasti adalah seperti
berikut:
BIL PUNCA MASALAH KAEDAH PENYELESAIAN
1 Penyediaan Penyata Tunggakan
Caruman [PKS(F)47] yang remeh
dan memakan masa.
E-Capai
9
2 Pengesanan majikan yang tidak
mencarum.
E-Efisyen, E-Efisyen 2.
3 Ketepatan dan akauntibiliti data yang
dijana dalam Penyata FCLB.
ASSIST.
4 Penyediaan Jadual Pemeriksaan
secara manual
Self Assessment Inspection (SaINT)
5 Carian fail untuk aktiviti pemeriksaan
dilakukan secara manual di dalam
bilik fail dengan menggunakan
pelbagai kaedah pembahagian fail.
Self Assessment Inspection (SaINT)
6 Penyediaan Laporan Pemeriksaan
secara manual.
Self Assessment Inspection (SaINT)
7 Pemantauan menyeluruh fail
pemeriksaan.
Self Assessment Inspection (SaINT)
8 Kaedah pengesanan konvensional
majikan yang tidak berdaftar pintu ke
pintu yang memakan masa.
I.D.E.A.L
9 Tiada data dan maklumat tepat
berkaitan majikan yang tidak
berdaftar.
Nforce Refuge.
10 Kuasa pengeluaran notis kompaun. Kuasa di bawah seksyen 95 AKSP 1969.
11 Proses penyediaan dan kelulusan
Kertas siasatan secara manual.
TIADA PENYELESAIAN.
12 Siasatan kertas pendakwaan yang
tidak lengkap.
Mengendalikan taklimat dan kursus
pendakwaan ke atas pegawai
pemeriksan.
13 Kurang pengalaman mengendalikan
kes pendakwaan.
Mengendalikan taklimat dan kursus
pendakwaan ke atas pegawai
pemeriksan.
Kumpulan telah mendapati hanya punca masalah nombor 11 iaitu “Proses Penyediaan dan
kelulusan Kertas Siasatan secara manual” masih tidak mempunyai apa-apa kaedah
penyelesaian yang spesifik dan masih dibelenggu dengan cara kerja konvensional dan
manual.
2(f). Penyataan sasaran outcome dan impak
1. Sasaran projek adalah berdasarkan kepada penetapan KPI Pegawai Pemeriksa
Tahun 2018 yang telah menetapkan sasaran fail pendakwaan yang perlu dikemukakan oleh
Pegawai Pemeriksa secara keseluruhannya berjumlah sebanyak 1300 kes setahun.
2. Pembangunan sistem PuAS juga telah dijadikan sebagai Initiatif Transformasi
PERKESO 2018 yang mana Jawatankuasa Transformasi telah menetapkan sasaran
tempoh penyediaan Kertas Siasatan sehingga kelulusan selama 2 hari dan tahap
pencapaian 80% bagi setiap bulan perlaksanaan sistem PuAS.
3. TINDAKAN PENYELESAIAN
10
3(a) Strategi penyelesaian kreatif termasuk aplikasi penggunaan tools.
Bagi tujuan pembangunan projek PuAS dengan penggunaan aplikasi yang lebih
komprehensif, carta perbatuan telah dijadikan sebagai panduan perancangan dan
pelaksanaan setiap aktiviti yang dijadualkan seperti di dalam Jadual 1.
PERKARA / BULAN PELAKSANAAN
SEP OKT NOV DIS JAN FEB MAC APRIL MEI JUN JUL
Kenalpasti masalah
Verifikasi dan validasi punca masalah
Analisa masalah & Pengumpulan Data
Cadangan penyelesaian
Ujicuba & Pelancaran
Penyeragaman
Penambahbaikan
Pemantauan
PETUNJUK: Perancangan Pelaksanaan
Carta Perbatuan Pembangunan Projek PuAS - Jadual 1
Melalui 2 kaedah kajiselidik yang dijalankan terhadap 169 orang Pegawai Pemeriksa
semasa OPS Kesan Kebangsaan pada 1.8.2018 dan 21 orang Pegawai Pemeriksa dan
Pegawai Kerani Penguatkuasaan di Pejabat PERKESO Negeri Sembilan pada 19.9.2018
beberapa isu dan masalah yang berhubung kait dengan aktiviti penguatkuasaan
terutamanya yang berkaitan proses pendakwaan telah dikenalpasti.
BIL PUNCA MASALAH
UTAMA
FAKTOR PUNCA MASALAH
UTAMA
(%)
AS IS
(%)
TO BE
1 Penyediaan dokumen-
dokumen Kertas Siasatan
secara manual.
Penyediaan dokumen-dokumen yang
dilampirkan di dalam Kertas Siasatan
adalah disediakan secara manual.
87% 0%
2 Kos pengeposan Kertas
Siasatan.
Penghantaran Kertas Siasatan untuk
semakan dan kelulusan Ibu Pejabat
dan penghantaran semula ke PN/PP
secara POS Laju.
100% 0%
3 Birokrasi lapisan
semakan.
Lapisan semakan yang perlu dilalui
sebelum Kertas Siasatan tersebut
diluluskan.
100% 43%
4 Tempoh penyediaan
Kertas Siasatan.
Tempoh penyediaan Kertas Siasatan
di PN/PP memerlukan masa yang
lama 8 hingga 15 hari.
90% 10%
5 Proses kerja. dan
perekodan pergerakkan
fail.
Proses kerja yang remeh dan
berulang-ulang serta perekodan
secara manual.
79% 21%
11
Seterusnya dengan menggunakan peratusan hasil kaji-selidik, kumpulan telah
mengaplikasikan kaedah As Is – To Be Strategy Canvas di bawah Blue Ocean Strategy
untuk mendapatkan Cadangan Penyelesaian bagi punca-punca masalah utama seperti
merujuk kepada Jadual di bawah :
Rajah As-Is Strategy Canvas Bagi Proses penyediaan dan kelulusan Kertas siasatan
secara manual.
Rajah As-Is To-Be Strategy Canvas Bagi Proses penyediaan dan kelulusan Kertas siasatan
secara manual.
10087
10090
79
5 20
20
40
60
80
100
120
Per
atu
san
%
Faktor Punca Masalah Utama
As Is Strategy Canvas
10087
10090
79
5 20 0
43
1021
95 98 100 100 100
0
20
40
60
80
100
120
Ko
s p
en
gep
osa
n K
erta
sSi
asat
an.
Pen
yed
iaan
Ker
tas
Sias
atan
sec
ara
man
ual
Bir
okr
asi l
apis
anse
mak
an.
Tem
po
h p
enye
dia
anK
erta
s Si
asat
an.
Pro
ses
kerj
a. d
anp
ere
kod
an p
erge
rakk
anfa
il.
Pem
anta
uan
kese
luru
han
pro
ses
kes
pe
nd
akw
aan
.
Kep
erlu
an s
tati
stik
kes
pe
nd
akw
aan
yan
g ce
pat
dan
tep
at.
Sist
em P
enye
dia
anK
erta
s Si
asat
an
Sem
akan
Ker
tas
Sias
atan
Ata
s ta
lian
Pem
anta
uan
Dan
Per
eko
dan
Se
cara
Dig
ital
Per
atu
san
%
Faktor Punca Masalah UtamaAs Is - To Be Strategy Canvas
As Is To Be
ELIMINAT REDUCE RAISE CREATE
6 Pemantauan keseluruhan
proses kes pendakwaan.
Pemantauan berpusat terhadap
proses kes pendakwaan. 5% 95%
7 Keperluan statistik kes
pendakwaan yang cepat
dan tepat.
Status dan statistik terkini kes-kes
pendakwaan sehingga penyelesaian. 2% 98%
12
Kumpulan kemudiannya telah menggunakan kaedah ERRC Grid (Blue Ocean Strategy) –
Eliminate – Reduce – Raise – Create sebagai kaedah atau tools untuk mendapatkan
cadangan penyelesaian terbaik bagi kesemua faktor masalah utama. Hasil daripada kaedah
ERRC elemen Create menjurus kepada pembangunan sistem bersepadu bagi kaedah
penyediaan Kertas Siasatan secara penjanaan automati, semakan Kertas Siasatan secara
atas talian dan pemantauan serta perekodan secara digital dan real time akan berupaya
untuk menyelesaikan punca-punca masalah utama yang lain sekaligus.
(ERRC) Grid / Eliminate – Reduce -Raise – Create
ELIMINATES
• Penyediaan dokumen-dokumen
Kertas Siasatan secara manual.
• Kos pengeposan Kertas Siasatan.
RAISE
• Pemantauan keseluruhan proses kes
pendakwaan.
• Keperluan statistik kes pendakwaan yang
cepat dan tepat.
REDUCE
• Birokrasi lapisan semakan.
• Tempoh penyediaan Kertas
Siasatan.
• Proses kerja. dan perekodan
pergerakkan fail.
CREATE
• Sistem Penyediaan Kertas Siasatan
• Semakan Kertas Siasatan Atas talian
• Pemantauan Dan Perekodan Secara
Digital
Pelaksanaan tindakan penyelesaian
Percambahan dalam menjana idea kreatif adalah berdasarkan kepada proses ‘IDEATE’
dengan mengaplikasikan 3 langkah utama iaitu Percambahan Fikiran, Penandaarasan dan
Pemilihan idea kreatif. Justifikasi 3 langkah itu adalah seperti Jadual di bawah:
IDEATE (Design Thinking)
BIL PUNCA MASALAH UTAMA CADANGAN PENYELESAIAN
1 Penyediaan dokumen-dokumen
Kertas Siasatan secara manual.
Penjanaan dokumen-dokumen Kertas Siasatan
melalui sistem serta ‘scanning’ ekshibit-ekshibit
untuk lampiran.
2 Kos pengeposan Kertas Siasatan. Agihan dan pergerakkan Kertas Siasatan atas
talian.
3 Birokrasi lapisan semakan. Agihan terus Kertas Siasatan atas talian tanpa
perlu menggunakan pegawai perekod dan
ulangan semakan.
4 Tempoh penyediaan Kertas
Siasatan.
Melaksanakan sistem pemantauan dengan
kaedah ‘aging’ dan penjanaan dokumen serta
semakan atas talian.
5 Proses kerja. dan perekodan
pergerakkan fail.
Pengurangan proses kerja melalui pemakaian
sistem dan perekodan berpusat pergerakkan
Kertas Siasatan.
6 Pemantauan keseluruhan proses
kes pendakwaan.
Pemantauan berpusat terhadap proses kes
pendakwaan melalui pemakaian sistem.
13
7 cadangan utama yang dikemukakan oleh ahli kumpulan berdasarkan kaedah
‘brainstorming’ dan pertimbangan cadangan yang diambil-kira daripada sumber punca
masalah seperti Forum Pemantapan Aktiviti Penguatkuasaan 2017, Konvensyen
Penguatkuasaan 2018, laporan Naziran dan lain-lain juga berdasarkan kepada punca
masalah utama bagi menghasilkan sistem PuAS ini iaitu:
IDEATE (PERCAMBAHAN IDEA UTAMA MELALUI PENANDAARASAN)
BIL CADANGAN
PENYELESAIAN
PENANDAARASAN
SAMPEL
HURAIAN
CADANGAN PENYELESAIAN – Membangunkan Sistem berpusat bagi penyediaan Kertas
Siasatan, semakan Kertas Siasatan atas talian dan pemantauan serta perekodan secara
digital.
1 Membangunkan Sistem
berpusat bagi penyediaan
Kertas Siasatan, semakan
Kertas Siasatan atas talian
dan pemantauan serta
perekodan secara digital.
e-filing (MAMPU) Sistem pemfailan kes
pendakwaan atas talian di
Mahkamah. Serahan
dokumen melalui ‘scanning’
dan di muat-naik. Dokumen
Mahkamah akan dijana di
dalam sistem .
IDEATE (PEMILIHAN IDEA KREATIF)
Cadangan Membangunkan Sistem berpusat bagi penyediaan Kertas Siasatan, semakan
Kertas Siasatan atas talian dan pemantauan serta perekodan secara digital telah dipilih
dimana ciri-ciri praktikal sistem yang hendak dibangunkan ini adalah seperti berikut:
CADANGAN
PENYELESAIAN
BIL CIRI-CIRI PRAKTIKAL
Membangunkan Sistem
berpusat bagi penyediaan
Kertas Siasatan, semakan
Kertas Siasatan atas talian
dan pemantauan serta
perekodan secara digital.
1. Langsung tidak melibatkan kos memandangkan sistem
dibangunkan oleh anggota Cawangan Penguatkuasaan.
2. Dokumen-dokumen Mahkamah boleh dijana dengan
menggunakan data field yang sama.
3. Ekshibit boleh discan dan di muat-naik ke dalam sistem.
4. Pergerakkan Kertas Siasatan adalah melalui sistem
tanpa perlu kepada agihan manual.
5. Sistem berupaya untuk merekod setiap pergerakkan
Kertas Siasatan.
6. Pemantauan berpusat bagi memudahkan penyediaan
laporan dan statistik secara “real time”.
3(b) Penghasilan dan pengujian prototaip
i. Penghasilan Sistem PuAS
7 Keperluan statistik kes
pendakwaan yang cepat dan tepat.
Status dan statistik terkini kes-kes pendakwaan
secara ‘real time’ sehingga penyelesaian melalui
sistem.
14
Cawangan Penguatkuasaan Ibu Pejabat PERKESO telah mengambil inisiatif untuk
membangunkan satu sistem yang dapat membantu Pegawai Pemeriksa dalam
menyediakan kertas siasatan bagi proses pendakwaan dengan cara mengautomasikan
proses penyediaan kertas siasatan dengan penjanaan automatik dokumen-dokumen yang
berkaitan dan menggunakan talian internet sebagai medium penghantaran Kertas Siasatan
untuk semakan dan kelulusan. Aplikasi tersebut dibangunkan mengikut ciri-ciri keselamatan
ICT PERKESO dan mengikut langkah-langkah dan sasaran masa pembangunan sistem
seperti di dalam Jadual Carta Perbatuan Pembangunan Sistem di bawah.
PERKARA / BULAN PELAKSANAAN DIS JAN FEB MAC APR MEI
Kajian
Perancangan
Merekabentuk dan Mengenalpasti Keperluan
Membangunkan sistem
Ujicuba
Penambahbaikan
Penyelenggaraan
PETUNJUK: Perancangan Pelaksanaan
Carta Perbatuan Pembangunan Sistem PuAS
ii. Pengujian Prototaip
Pengujian Prototaip berkaitan kelancaran system PuAS telah berlangsung di PERKESO
Kuala Lumpur pada 15 Februari 2018 yang telah melibatkan unit penguatkuasaan PPN
Kuala Lumpur. Hasil pengujian prototaip telah membuktikan bahawa penjanaan dokumen-
dokumen di dalam Kertas Siasatan telah berjaya dijana dengan sempurna. Kertas Siasatan
telah dikemukakan secara atas talian ke penyemak Kertas Siasatan di Unit Pendakwaan,
Cawangan Penguatkuasaan, Ibupejabat.
3(c) Perakuan daripada pihak bertauliah/pihak berkuasa
Perlaksanaan sistem PuAS telah diberi perakuan oleh Jawatankuasa Khas IT, Bahagian
Teknologi Maklumat semasa pembentangan projek di hadapan Jawatankuasa Khas IT
pada 16.8.2018 dan satu Laporan Pembentangan telah dikeluarkan oleh Jawatankuasa
Khas IT.
3(d) Pelaksanaan Inovasi
Sistem PuAS telah siap dibangunkan dan mula dilaksanakan pada bulan Mac 2018 semasa
Konvensyen Penguatkuasaan 2018. Penyeragaman penggunaan Sistem PuAS telah
dilaksanakan pada 20.8.2018 dimana arahan telah dikeluarkan kepada semua 56 pejabat
PERKESO untuk menggunapakai Sistem PuAS untuk kesalahan gagal hadir Saman
Jabatan. Latihan penggunaan Sistem PuAS juga telah dilaksanakan secara bersasar yang
mana tumpuan telah diberikan terhadap mana-mana pejabat PERKESO yang masih tidak
menggunakan sistem PuAS. Lawatan ke pejabat PERKESO Dungun, Terengganu pada
22.7.2018, pejabat PERKESO Kuching, Sarawak pada 6.7.2018, pejabat PERKESO
15
Temerloh, Pahang pada 4.9.2018, pejabat PERKESO Seremban, Negeri Sembilan pada
19.9.2018. Disamping latihan secara skype pejabat PERKESO Alor Setar, Kedah.
KEBERHASILAN PROJEK 4. OUTCOME DAN IMPAK
4.1 OUTCOME PROJEK
4.1(a) Pencapaian Outcome dan Pembuktiaan i. KPI Pegawai Pemeriksa Dibawah KPI M4 : Tindakan Punitif Terhadap Majikan-Majikan Yang Ingkar sehingga Oktober 2018, sebanyak 804 kertas siasatan telah dikemukakan ke Ibu Pejabat bagi kesalahan mengikut jadual dibawah. Kesalahan gagal hadir Saman Jabatan setakat ini menyumbang sebanyak 27.8% daripada jumlah keseluruhan fail pendakwaan. Seterusnya bagi fasa 2 sistem PuAS akan menambah sebanyak 600 majikan-majikan yang akan diambil tindakan punitif atas kesalahan FCLB. Sistem PuAS akan meyumbang sebanyak 54.8% kepada KPI M4 tindakan punitif terhadap majikan-majikan yang ingkar. ii. Transformasi Initiatif Jawatan Kuasa Khas Transformasi telah menetapkan sasaran bagi sistem PuAS dimana proses keseluruhan semakan kertas siasatan hanya perlu mengambil masa selama 2 hari dan perlu dikekalkan sebanyak 80% Berikut adalah pencapaian system Puas untuk Initiatif Transformasi.
iii. Penjimatan Kos POS Penjimatan Kos Operasi pengeposan kertas siasatan telah disasarkan penjimatan sebanyak 100% dimana penghantaran hanya akan mengunakan internet dan tidak lagi menggunakan khidmat POS LAJU. Penjimatan kos POS setakat ini bagi tahuan 2018 adalah sebanyak RM1818.00 yang melibatkan 224 Kertas Siasatan yang diterima di seluruh Malaysia.
iv. Penjimatan Proses Kerja Dan Penjimatan Tenaga Kerja Sebelum perlaksanaan sistem PuAS sebanyak 28 proses kerja yang perlu dilalui tetapi selepas perlaksanaan sistem PuAS, hasilnya hanya melibatkan sebanyak 9 proses kerja. Terdapat penjimatan sebanyak 67% daripada proses kerja yang lama. Selain daripada itu itu, penjimatan proses kerja juga mengakibatkan reaksi
JUN JULAI OGOS SEPTEMBER
Peratusan Capaian 82 84 84 83
Bilangan Kes 111 127 127 159
Bilangan Kes Berjaya 91 107 107 133
82 84 84 83111
127 127159
91107 107
133
0
50
100
150
200
Pencapaian Sasaran Initiatif Transformasi
Peratusan Capaian Bilangan Kes Bilangan Kes Berjaya
16
berangkai penjimatan tenaga kerja daripada 11 orang pegawai yang terlibat kepada 6 orang dimana terdapat penjimatan sebanyak 46%.
4.1(b) Outcome Faedah Sampingan Luar Jangka i. Pencapaian KPI Pegawai Pemeriksa kesan terhadap Kenaikan Gaji
Tahunan Dan Bonus serta kenaikan pangkat. Penggunaan sistem PuAS akan memastikan KPI pendakwaan Pegawai Pemeriksa akan dapat dicapai pada tahap 100% dan cemerlang. Kecemerlangan pencapaian KPI Pegawai Pemeriksa secara langsung akan menyumbang kepada kenaikan gaji tahunan serta tahap pemberian bonus perkhidmatan dan bonus prestasi Pegawai Pemeriksa. Pada tahun 2017 seramai 6 orang Pegawai Pemeriksa yang cemerlang secara keseluruhan telah diberikan inisiatif untuk mengikuti kursus pematuhan, pemeriksaan dan penguatkuasaan di Turin, Italy. Pada masa yang sama Pegawai Pemeriksa yang terbukti cemerlang juga telah dihantar untuk mengikuti kursus-kursus, forum-forum anjuran ISSA dan ASSA di luar negara seperti di India, Thailand dan Vietnam. ii. Perkongsian Sistem PuAS di peringkat kebangsaan dan antarabangsa
melalui projek-projek Initiatif Transformasi. Pembangunan sistem PuAS telah mendapat pengiktirafan antarabangsa apabila Ketua Cawangan Penguatkuasaan telah diberikan penghormatan untuk berkongsi satu pentas bersama penceramah antarabangsa dan membentangkan satu kertas kerja dengan tema “Strenghtening Compliance And Combating Fraud” bertajuk “Enforcement Transformation Initiative” kepada delegasi-delegasi antarabangsa yang terdiri daripada 320 intitusi daripada 160 negara ahli ISSA semasa ISSA Regional Social Security Forum for Asia and the Pacific “Excellence in social security: Enhancing protection for tomorrow’s society” di Kuala Lumpur, Malaysia, 2−4 October 2018. Ketua Cawangan Penguatkuasaan juga telah dijemput untuk pembentangan berkaitan Forum ISSA di Madrid, Sepanyol pada 13-15 November 2018 berkaitan “Strengthening Compliance And Combating Fraud” dengan tajuk “Enforcement Transformation Initiative”.
Sistem PuAS juga telah diberikan ruang untuk dipersembahkan dan dibentangkan ketika Bengkel “Strengthening Malaysia’s Labor Inspection System S trategic Compliance Planning and the use of Information technology” ILO yang melibatkan agensi-agensi di bawah Kementerian Sumber Manusia seperti Jabatan Tenaga
PROSES KERJA TENAGA KERJA
SEBELUM 28 11
SELEPAS 9 6
28
1196
05
1015202530
JUM
LAH
PENJIMATAN
Pencapaian Sasaran Penjimatan Proses Kerja Dan Tenaga Kerja
SEBELUM SELEPAS
67% 46%
17
Kerja dan Jabatan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan pada 23-25 Oktober 2018 di JW Marriot, Kuala Lumpur. iii. Pelupusan kerja-kerja pengkeranian yang melibatkan serahan POS
Kertas Siasatan. Memandangkan serahan dan pengemukaan Kertas Siasatan sebelum adalah melalui POS Laju maka pemakaian sistem PuAS yang berpaksikan serahan atas talian telah menghapuskan kerja-kerja pengkeranian yang berkaitan seperti penyediaan Kertas Siasatan untuk pengeposan, penyediaan slip POS Laju, serahan dan kutipan POS Laju. Dengan ketiadaan kerja-kerja pengkeranian ini maka pegawai kerani boleh memberikan tumpuan kepada kerja-kerja lain yang lebih efektif, berdaya-saing dan efisyen seperti pemantauan sistem PuAS, menganalisa penyediaan pelaporan, maklum-balas dan respon yang lebih cepat, tepat dan efisyen terhadap keperluan statistik dan Ketua Jabatan.
iv. Penyusunan semula “re-deployment” anggota Cawangan
Penguatkuasaan. Penjimatan proses kerja sebanyak 67% dan penjimatan tenaga manusia sebanyak 46% telah memberikan impak luar jangka terhadap fungsi dan proses kerja di Cawangan Penguatkuasaan, bilamana Cawangan Penguatkuasaan telah mewujudkan satu unit khas yang baru iaitu Unit Pengurusan Sistem Dan Transformasi yang bertanggungjawap untuk memantau keseluruhan sistem-sistem yang sedia ada termasuk sistem PuAS dan bagi menjana dan melaksanakan idea-idea transformasi Cawangan Penguatkuasaan.
4.2. Impak Projek
4.2(a). Impak dan pembuktiaan
i. Pematuhan terhadap peruntukkan Akta. Sejumlah 148 kes majikan gagal patuh Saman Jabatan yang di proses dari sistem ini telah berada di Makamah samada sedang dalam status perbicaraan dan sebutan kes ini. Ini secara tidak langsung telah memberikan satu imej dan kenyataankepada umum bahawa PERKESO sangat serius dalam memastikan pematuhan terhadap peruntukan Akta.
ii. Penyediaan laporan dan statistik dengan cepat, tepat dan efisyen.
Oleh kerana pemakaian sistem PuAS adalah dilaksanakan sepenuhnya melalui atas talian maka penyediaan laporan dan statistik sudah semestinya akan menjadi lebih cepat dan tepat. Walaupun buat masa ini hanya kesalahan gagal hadir Saman Jabatan sahaja yang mengalami proses perubahan ke dalam talian namun PuAs juga menyediakan platform pelaporan dan pemantauan kes-kes pendakwaan kesalahan-kesalahan yang lain yang juga perlu dilaporkan melalui sistem PuAS. Pelaporan semua kesalahan dan pembukaan Kertas Siasatan sehingga kepada proses pendakwaan di Mahkamah dan seterusnya perekodan keputusan Mahkamah adalah amat penting bagi tujuan statistik laporan untuk kegunaan laporan KPI Cawangan pada setiap tahun.
iii. Pelaporan secara digital atas talian.
Penyediaan laporan dan statistik kesemuanya boleh dilakukan secara ‘real time’ tanpa perlu meminta laporan daripada 56 pejabat PN/PP secara berasingan.
iv. Pemantauan yang lebih efektif dan efisyen Pemantauan ke atas 56 pejabat PN/PP terhadap kesemua Kertas Siasatan dan kes-kes pendakwaan secara keseluruhan proses adalah sesuatu yang amat mencabar sebelum ini. Namun dengan pemakaian sistem PuAS pemantauan dapat dilaksanakan secara atas talian dengan lebih efektif dan efisyen. Pemantauan terus
18
daripada Unit Pendakwaan, Cawangan Penguatkuasaan, Ibu Pejabat membolehkan kes-kes sebutan dan bicara dapat dipantau dengan lebih baik secara langsung dapat meningkatkan kualiti pendakwaan di Mahkamah. Ini amat penting memandangkan kes-kes bicara akan dihadiri oleh Pegawai Undang-Undang daripada Unit Pendakwaan, Cawangan Penguatkuasaan, Ibu Pejabat. Malahan segala persediaan perbicraan kes termasuk penyediaan ekshibit dan keterangan-keterangan saksi dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisyen tanpa perlu menunggu fail pendakwaan secara fizikal.
4.2(b) Impak Faedah Sampingan Luar Jangka
i. Sumbangan kepada KPI Bahagian Teknologi Maklumat. Projek PuAS telah menyumbang secara langsung kepada KPI Bahagian Teknologi Maklumat dimana projek PuAS telah telah mengautomasikan 29 proses kerja, Bahagian Teknologi Maklumat juga telah mengesahkan bahawa sistem PuAS ini sudah tersedia dan boleh diguna pakai. ii. Memastikan hak dan kepentingan pekerja sentiasa dijaga. Untuk memastikan hak-hak pekerja untuk dicarumkan dan diberikan perlindungan keselamatan sosial pekerja sentiasa dijaga, 81% Saman Jabatan yang dikeluarkan adalah pemeriksaan dan siasatan yang berkaitan dengan kepentingan pekerja samada yang berkaitan dengan pembuktian bayaran caruman, Borang 8A dan Borang 8B, surat tawaran kerja, rekod gaji, slip gaji dan lain-lain.
iii. Meningkatkan kualiti penyediaan sebutan dan perbicaraan kes
pendakwaan di Mahkamah. Keperluan-keperluan pembuktian melalui bukti-bukti dokumentari dan keterangan-keterangan saksi-saksi semuanya dapat diakses oleh Pegawai Pendakwa dan Pegawai Undang-Undang melalui sistem PuAS yang kesemuanya secara atas talian. Ini dapat memudahkan Pegwai Pendakwa dan Pegawai Undang-Undang untuk membuat penyelidikan dan penelitian kes sebelum perbicaraan dan sebutan kes di Mahkamah. Pegawai Pendakwa dan Pegawai Undang-Undang dapat menjalankan kes dengan lebih teratur dan professional.
Hasil kaji selidik terhadap Pegawai Undang-Undang yang mengendalikan perbicaraan kes pendakwaan di Mahkamah mendapati bahawa semakan terhadap pembuktian dokumentari dan keterangan saksi-saki yang dibuat secara atas talian melalui sistem PuAS telah memudahkan dan berjaya mempercepatkan penelitian dan penyelidikan kes pendakwaan sebanyak 90% daripada 2 hari kepada hanya 10 minit sahaja.
iv. Ketersediaan pegawai perkeso sebelum ketibaan Assist Phase B –
Penguatkuasaan. Semenjak sekian lama aktiviti penguatkuasaan keseluruhannya dibuat secara manual tanpa ada apa-apa sistem sokongan. Pemakaian sistem PuAS secara tidak langsung akan menyediakan Pegawai Pemeriksa secara mental dan fizikal untuk perlahan-lahan berubah cara bekerja kepada sokongan teknologi maklumat.
PEKERJACOP
SYARIKATBORANG 3
RESITKOMPAUN
SALINANSSM
BORANG1A
Series1 81 14 0.7 0.2 4 0.4
81
140.7 0.2 4 0.4
0
50
100
Per
atu
san
%
Isu Kaitan Saman Jabatan
19
v. Peningkatan dan kemampanan dana.
81% daripada Saman Jabatan yang dikeluarkan adalah menjurus kepada siasatan dan pemeriksaan terhadap tanggungjawap dan kewajipan majikan terhadap keperluan pematuhan ke atas pembayaran caruman pekerja. Ini secara langsung akan menyumbang kepada peningkatan dan kemampanan dana PERKESO.
vi. Penjimatan Kos Pembangunan Sistem Sistem PuAs telah dibangunkan oleh anggota dalaman Cawangan Penguatkuasaan sendiri tanpa perlu melantik vendor atau pihak ketiga untuk pembangunan sistem. Ini dapat menjimatkan kos pembangunan sistem.
4.2(c). Nilai Tambah
i. Fasa 2 – Kesinambungan Pembangunan Sistem PuAS Pembangunan sistem PuAS bukan sahaja tertumpu kepada kesalahan gagal hadir saman jabatan tetapi struktur dan platform sistem PuAS dibangunkan turut mengambil kira perkembangan dan pemakaiannya terhadap kesalahan-kesalahan lain. Fasa kedua sistem PuAS akan memperkenalkan proses penyediaan Kertas Siasatan terhadap kesalahan gagal membayar Faedah Caruman Lewat Bayar (FCLB) yang telahpun berada di tahap akhir pembangunan dan dijangka akan boleh beroperasi pada bulan Disember 2018. Fasa kedua ini memberikan tumpuan kepada tuntutan terhadap FCLB yang telah diremitkan oleh Jawatankuasa FCLB tetapi masih belum dibuat apa-apa bayaran oleh majikan. Setakat ini kumpulan telah mengenalpasti 600 kes tuntutan remit FCLB yang tersedia untuk dibuka Kertas Siasatan bagi kesalahan gagal membayar FCLB.
ii. Intergrasi Sistem Bersepadu Enforcement Intergration System Sistem PuAS akan disepadukan bersama-sama dengan sistem-sistem lain yang telah dibangunkan oleh Cawangan Penguatkuasaan dengan mewujudkan satu portal bersepadu untuk kesemua aktiviti-aktiviti penguatkuasaan yang telah digunapakai seperti e-capai, e-pemeriksaan, sistem data berpusat I.D.E.A.L dan lain-lain.
5. POTENSI PENGEMBANGAN INOVASI
5(a). Kebolehlaksanaan projek untuk dikomersialkan / direplikasi
i. Replikasi Dalaman Jabatan Memo bertarikh 20 Mac 2018 berkaitan dengan Arahan Pelaksanaan Sistem PUAS ( Kaedah dan Tatacara) dikeluarkan bagi pelaksanaan di seluruh Pejabat PERKESO dan makluman melalui Portal Dalaman PERKESO (Promis).
ii. Penanda aras potensi pengembangan projek dengan agensi luar Lawatan daripada Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (JKKP) yang telah mengadakan lawatan tanda aras inovasi ke PERKESO pada 5 September 2018.
iii. Replikasi Peringkat Antarabangsa Pembentangan Kertas Kerja berkaitan “Enforcement Transformation Initiative” oleh Ketua Cawangan Penguatkuasaan di ISSA Regional Forum for Asia and The Pacific yang turut memperkenalkan sistem PuAS kepada delegasi-delegasi antarabangsa yang melibatkan 320 institusi daripada 160 negara ahli ISSA.
20
Ketua Cawangan Penguatkuasaan juga telah dijemput untuk pembentangan berkaitan Forum ISSA di Madrid, Sepanyol pada 13-15 November 2018 berkaitan “Strengthening Compliance And Combating Fraud” dengan tajuk “Enforcement Transformation Initiative”.
iv. Pengiktirafan Peringkat Antarabangsa Pemakaian sistem PuAS telahpun diiktiraf dengan mendapat anugerah “Good Practice Award 2018” yang telah dikurniakan oleh International Social Security Association (ISSA) kepada PERKESO.
v. Perkongsian Bengkel International Labour Organization (ILO) Pemakaian sistem PuAS juga telah dikongsi dan diperkenalkan di bengkel “Strengthening Malaysia’s Labor Inspection System Strategic Compliance Planning and the use of Information technology” ILO yang melibatkan agensi-agensi utama di bawah Kementerian Sumber Manusia iaitu Jabatan Tenaga Kerja (JTK) dan Jabatan Keselamatan dan Kesihatan (JKKP) dan telah mendapat kredit dan pujian wakil ILO ke atas pendekatan inovasi PERKESO untuk meningkatkan pematuhan majikan terhadap Akta.
5(b). Tahap Ketersediaan Teknologi / Sistem / Proses.
i. Jawatankuasa Khas IT PERKESO pada 16 Ogos 2018 telah melaporkan bahawa Sistem PUAS telah tersedia untuk dilaksanakan setelah melihat kepada pembentangan sistem PuAS.
ii. Memo bertarikh 20 Mac 2018 berkaitan dengan Arahan Pelaksanaan Sistem PUAS (Kaedah dan Tatacara) dikeluarkan bagi pelaksanaan di 56 Pejabat PERKESO di seluruh negeri dan makluman melalui Portal Dalaman PERKESO (Promis).
iii. Pelaksanaan Sistem PuAS (Kaedah dan Tatacara) 2018 telahpun disediakan bagi membolehkan pengguna membuat rujukan terhadap proses dan pemakaian sistem PuAS.
21
LAMPIRAN
Memo Penubuhan Kumpulan
Ahli Kumpulan
22
Sesi Uji Cuba di PERKESO KUALA LUMPUR
23
Antara Muka Sistem PuAS
24
25
Manual Penggunaan PuAS
26
Memo arahan Penggunaan PuAS
27
Sesi Latihan Melalui Skype Bersama KC(KK)
28
29
Sesi Latihan DI PERKESO Temerloh
30
Mesyuarat Ahli Kumpulan
31
STATISTIK
JUMLAH KES PENDAKWAAN MENGIKUT KESALAHAN (2018)
JENIS KESALAHAN JAN FEB MAC APR MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT NOV DIS JUMLAH
GAGAL MENCARUM 2 1 1 3 12 12 11 4 15 3 64
FCLB 2 6 3 7 16 16 16 35 35 10 146
SAMAN JABATAN 23 17 28 31 19 28 20 23 33 2 224
LEWAT DAFTAR PERUSAHAAN 3 1 1 1 5 2 11 24
GAGAL DAFTAR PERUSAHAAN 11 9 13 4 2 6 4 20 37 33 139
GAGAL ATAU LEWAT DAFTAR PEKERJA 7 3 2 6 5 6 29
MAKLUMAT PALSU 3 1 1 5
MENGHALANG PEGAWAI PEMERIKSA DARI MENJALANKAN TUGAS
GAGAL MENYEDIAKAN REKOD PEKERJA
LEWAT MELAPORKAN KEMALANGAN 1 9 3 10 11 28 26 55 6 20 169
GAGAL MEMBAYAR BALIK FHUS 3 3
LEWAT KEMUKAKAN BORANG 1A 1 1
JUMLAH: 40 45 56 58 64 91 85 146 145 74 804
PENJIMATAN KOS PENGEPOSAN
Fail Kelulusan KE
Jumlah Fail Semenanjung Sabah Sarawak Jumlah
2017 305 13 46 364
2018 200 0 22 222 (Sehingga Sept)
KOS POS LAJU (RM) 8 10 9
2017 (RM) 2440 130 414 2984
2018 (RM) 1600 0 198 1798 (Sehingga Sept)
32
PROSES KERJA PENYEDIAAN, SEMAKAN DAN KELULUSAN KERTAS SIASATAN (SEBELUM PuAS)
Bil Jawatan Proses Masa
Majikan Majikan tidak mematuhi Saman Jabatan
1 Kerani Penyerahan kepada kerani 1hari
2 Pegawai Penyerahan kepada pegawai 1hari
3 Ketua Unit Penguatkuasaan
Pengesyoran Untuk Pendakwaan 1-3hari(2hari)
4 Pegawai Pengesyoran kepada kerana untuk penyediaan kertas siasatan 1hari
5 Kerani Penyediaan Kertas Siasatan 14hari
6
Pengarah/
Tandatangan Pengarah/Pengurus untuk dokumen Kertas Siasatan 1hari Pengurus
7 Peneriman Aduan (Kerani)
Tandatangan Peneriman Aduan untuk dokumen Kertas Siasatan 1hari
8 Pegawai Siasatan Tandatangan Pegawai Siasatan untuk dokumen Kertas Siasatan 1hari
9 Kerani Menyediakan memo ke Cawangan Penguatkuasaan, Ibu Pejabat 30minit
10 Pengarah/Pengurus Menandatangani memo Cawangan Penguatkuasaan, Ibu Pejabat 1hari
11 Pembantu Operasi Pos Kertas Siasatan ke Cawangan Penguatkuasaan, Ibu Pejabat 1hari
12 Bahagian Khidmat Pengurusan
Penyerahan Kertas Siasatan ke Cawangan Penguatkuasaan, Ibu Pejabat 1hari
HQ
13 Kerani 2&3 Folio Fail
1 Hari 14 Kerani 2&3 rekod dalam buku daftar
15 Kerani 1 rekod statistik ppn/ppp
16 Kerani 2&3 Agih fail ke pegawai penyemak
17 PPU(D) 1,2,3 Semakan PPU(D) 4 Hari
18 Kerani 2&3 rekod pergerakan fail hantar ke TKC(KK) 1 Hari
19 TKC(KK) Minit dari TKC (KK) 2 Hari
20 Kerani 2&3 rekod pergerakan fail hantar ke KC(KK) 1 Hari
21 KC(KK) Minit dari KC(KK) 1 Hari
22 Kerani 2&3 rekod pergerakan fail hantar ke Ketua Eksekutif 1 Hari
23 DSKE Minit dan Kelulusan Ketua Eksekutif 1 Hari
24 Kerani 2&3 rekod pergerakan fail hantar ke KC(KK) 30 min
25 KC(KK) Surat kebenaran dakwa oleh KC(KK) 1 hari
26 Kerani 2&3 Rekod Kelulusan Ketua Eksekutif
1 Hari 27 Kerani 2&3 hantar semula ke PPN/PPP untuk sebutan kes
28 Kerani 2&3 Rekod Penghantaran
KESELURUHAN MASA YANG DI AMBIL 42 hari 1jam 30 minit
33
PROSES KERJA PENYEDIAAN, SEMAKAN DAN KELULUSAN KERTAS SIASATAN (SELEPAS PuAS)
PuAS Bil Jawatan Proses Masa
Majikan Majikan tidak mematuhi Saman Jabatan
1 KUP Pengesyoran Untuk Pendakwaan 1 Hari
2 pegawai/Kerani Sedia bahan bukti kertas siasatan 3 Hari
3 pegawai/Kerani Sedia Kertas siasatan dalam sistem 10 Min
4 PPU(D) Semakan Kertas Siasatan 10 Min
5 TKC(KK) Minit/Semakan dari TKC (KK) 10 Min
6 KC(KK) Minit dari KC(KK) 10 Min
7 DSKE
Minit dan Kelulusan Ketua Eksekutif 10 Min
8 pegawai/Kerani Cetak Semua kertas siasatan dari PuAS 10 Min
9 Pegawai Sebut KES Mahkamah
34
KPI BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT MENGAUTOMASIKAN PROSES KERJA ( SUMBANGAN PUAS)
BIL NAMA PROSES/MODUL NAMA AKTIVITI PROSES KERJA SUB PROSES
KERJA
Proses kerja sebelum
diautomasi
Proses kerja selepas
diautomasi
Manual Automasi
1 Pendaftaran majikan
Carian maklumat majikan - Nama Majikan - alamat majikan
Carian mengikut kod majikan
- / 2
Maklumat kesalahan melalui dropdown
/ 12
Maklumat pegawai melalui dropdown
/ 1
Janaan kertas pendakwaan - Fakta kes -Pertuduhan - Saman -Pengaduan -Afidavit - Diari - Izin dakwa - Keterangan ringkas - laporan siasatan - Minit pendakwaan
/ 10
Single input data
sebelum ini data yang sama input banyak kali untu lain-lain kertas
/ 1
Hantar ke HQ untuk semakan secara online
/ 1
Kelulusan DSKE secara online
/ 1
Proses transaksi kes secara online
/ 1
JUMLAH PROSES KERJA: 7 29
35