pengendalian projek-projek kecil pembangunan

25
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)09 NO. KELUARAN : 01 PENGENDALIAN PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010 MUKA SURAT : 1/25 PROSEDUR PENGENDALIAN PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN PK.PPAS(O)09 NAMA T/TANGAN TARIKH DISEDIAKAN OLEH NORAZHAN SAHLAN Pustakawan NORELMIN SAPUAN Penolong Pegawai Perpustakaan 01/02/2010 DISEMAK OLEH SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan 01/02/2010 DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/02/2010

Upload: hacong

Post on 29-Jan-2017

268 views

Category:

Documents


8 download

TRANSCRIPT

Page 1: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 1/25

PROSEDUR PENGENDALIAN PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

PK.PPAS(O)09

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

NORAZHAN SAHLAN Pustakawan NORELMIN SAPUAN Penolong Pegawai Perpustakaan

01/02/2010

DISEMAK OLEH

SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan

01/02/2010

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS

01/02/2010

Page 2: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT : 2/25

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di

dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

01/09/2011 30, 37, 54, 62 9, 10, 12, 13 Penambahan tindakan Pengarah

01/09/2011 Carta aliran

kerja D

18, 23 Penambahbaikan Pengarah

Page 3: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 3/25

KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif

2. Skop

3. Rujukan

4. Definisi

5. Singkatan

6. Tindakan dan Tanggungjawab

7. Carta Aliran Kerja

8. Rekod Kualiti

9. Lampiran

4

4

4

5

5

6 –13

14-23

24

25

Page 4: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 4/25

1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garispanduan bagi memastikan perancangan,

pelaksanaan, pemantauan dan penilaian projek-projek kecil pembangunan selaras

dengan Enakmen PPAS dan dasar-dasar kerajaan.

2. SKOP

Prosedur ini terpakai di Bahagian Perancangan dan Pembangunan bagi

pelaksanaan dan pengendalian projek pembangunan perpustakaan yang tidak

melebihi RM500,000.00.

3. RUJUKAN

3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2008

Seksyen 7.4 - Perolehan

Seksyen 7.5.1 - Kawalan bagi pelaksanaan proses-proses

Seksyen 7.5.2 - Validasi Proses Pengeluaran Bahan dan Penyediaan

Perkhidmatan Perpustakaan

Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan kemudahkesanan produk

Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan pengukuran proses

Seksyen 8.2.4 - Pemantauan dan Pengukuran Produk

Seksyen 8.3 - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

3.2 Arahan Perbendaharaan

3.3 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2002

3.4 Standard Ruang Lantai Perpustakaan Awam

3.5 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2009

Page 5: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 5/25

4. DEFINISI

4.1 Perolehan Melalui Sebutharga

Perolehan produk bahan dan kerja-kerja yang bernilai tidak melebihi

RM500,000.00.

5. SINGKATAN

PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

MJS - Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga

BGN - Bahagian Perancangan dan Pembangunan

KEW/P - Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan

KB - Ketua Bahagian

PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan

PP - Pembantu Perpustakaan

Page 6: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 6/25

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

BANGUNAN BARU

A. Penerimaan Permohonan

1. Terima permohonan / cadangan pembinaan perpustakaan baru.

2. Semak permohonan / cadangan.

3. Minta KS/ KB kaji permohonan / cadangan.

Pengarah

4. Beri maklumbalas kepada pemohon

KS/ KB

B. Perancangan

5. Bincang dengan KB projek perpustakaan berdasarkan peruntukan yang

telah disahkan.

Pengarah

6. Rancang dan sediakan cadangan projek perpustakaan.

7. Sediakan kertas cadangan projek pembangunan termasuk belanjawan.

8. Bincang dengan Pengarah dan halusi kertas cadangan

KS/ KB

9. Kaji kertas cadangan untuk kelulusan

Pengarah

Page 7: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 7/25

TINDAKAN T/JAWAB

10. Arahkan KS/ KB untuk meneliti kembali kertas cadangan projek jika

terdapat pindaan.

Pengarah

C. Melaksanakan Projek Pembangunan

11. Arahkan KS/ KB untuk menyediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos

berdasarkan peruntukan yang diluluskan.

12. Sediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos.

13. Sediakan draf sebutharga dan majukan kepada Pengarah untuk kaji dan

kelulusan.

KS/ KB

14. Kaji draf sebutharga untuk kelulusan

15. Arahkan KB untuk meneliti kembali draf sebutharga jika terdapat pindaan

Pengarah

16. Terima kelulusan daripada Pengarah

17. Arahkan PPP untuk menyediakan dokumen tawaran sebutharga.

KB

Page 8: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 8/25

TINDAKAN T/JAWAB

18. Sediakan dokumen tawaran sebutharga.

19. Kemukakan dokumen tawaran sebutharga kepada KB untuk semakan.

PPP

20. Semak dokumen tawaran sebutharga.

21. Arahkan PPP keluarkan surat tawaran sebutharga kepada pembekal.

KB

22. Keluarkan surat tawaran sebutharga berserta spesifikasi kerja kepada

pembekal. (Rujuk Lampiran 1)

PPP

23. Terima sebutharga yang dihantar oleh pembekal.

24. Buka tawaran sebutharga selepas tarikh tutup.

25. Masukkan maklumat sebutharga ke dalam Borang Jadual Buka

Sebutharga untuk dibawa ke MJS (Rujuk Lampiran 2)

PPP/ PP

Page 9: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT : 9/25

TINDAKAN T/JAWAB

26. Terima keputusan MJS.

27. Arahkan PPP menyediakan surat tawaran kepada pembekal yang berjaya

KB

28. Sediakan surat tawaran kepada pembekal untuk tandatangan KB

PPP

29. Keluarkan surat tawaran kepada pembekal yang berjaya. (Rujuk Lampiran

3)

KB

D. Pemantauan dan Penilaian Projek Pembangunan

30. Pantau pelaksanaan projek mengikut keperluan dan kemajuan kerja.

31. Sediakan laporan kemajuan projek

PPP

32. Buat pemeriksaan apabila projek siap

33. Sediakan senarai semak kerja yang tidak lengkap dan tidak memenuhi

spesifikasi (Rujuk Lampiran 4)

KB

Page 10: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT : 10/25

TINDAKAN T/JAWAB

34. Sediakan borang kerja siap dan penyerahan bangunan untuk diisi oleh

pembekal. (Rujuk Lampiran 5)

35. Terima penyerahan bangunan oleh pembekal.

36. Arahkan PPP menyediakan surat penyerahan bangunan.

KB

37. Kemukakan surat penyerahan bangunan kepada KEW/P dan salinan

kepada PSM PPAS. (Rujuk lampiran 6)

PPP

BANGUNAN SEDIA ADA

A. Penerimaan Permohonan

38. Terima permohonan / cadangan pembinaan perpustakaan baru.

39. Semak permohonan / cadangan.

40. Minta KB kaji permohonan / cadangan.

Pengarah

41. Beri maklumbalas kepada pemohon

KB

Page 11: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 11/25

TINDAKAN T/JAWAB

B. Perancangan

42. Bincang dengan KB projek perpustakaan dan merancang peruntukan

mengikut keperluan.

Pengarah

43. Rancang dan sediakan cadangan projek perpustakaan.

44. Sediakan kertas cadangan projek pembangunan termasuk belanjawan.

45. Bincang dengan Pengarah dan halusi kertas cadangan

KB

46. Kaji kertas cadangan untuk kelulusan

47. Arahkan KB untuk meneliti kembali kertas cadangan projek jika terdapat

pindaan.

Pengarah

C. Melaksanakan Projek Pembangunan

48. Arahkan KB untuk menyediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos

berdasarkan keperluan yang diluluskan.

49. Sediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos.

50. Mohon peruntukan daripada kerajaan Negeri.

KB

Page 12: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT : 12/25

TINDAKAN T/JAWAB

51. Terima maklumbalas daripada kerajaan Negeri.

52. Jika peruntukan diluluskan / disediakan , rujuk tindakan 13-28

KB

53. Failkan dokumen jika peruntukan tidak diluluskan / disediakan

PPP / PP

D. Pemantauan dan Penilaian Projek Pembangunan

54. Pantau pelaksanaan projek mengikut keperluan dan kemajuan kerja.

55. Sediakan laporan kemajuan projek

PPP

56. Buat pemeriksaan apabila projek siap

57. Sediakan senarai semak kerja yang tidak lengkap dan tidak memenuhi

spesifikasi (Rujuk Lampiran 4)

58. Pastikan tindakan diambil oleh pembekal terhadap kerja-kerja yang tidak

memenuhi spesifikasi dilakukan dengan sempurna.

KB

Page 13: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT : 13/25

TINDAKAN T/JAWAB

59. Sediakan borang kerja siap dan penyerahan bangunan untuk diisi oleh

pembekal. (Rujuk Lampiran 5)

60. Terima penyerahan bangunan oleh pembekal.

61. Arahkan PPP menyediakan surat penyerahan bangunan.

KB

62. Kemukakan surat penyerahan bangunan kepada KEW/P dan salinan

kepada PSM PPAS. (Rujuk lampiran 6)

PPP

Page 14: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 14/25

7. CARTA ALIRAN KERJA BANGUNAN BARU

A. Penerimaan Permohonan

TINDAKAN T/JAWAB

Pengarah - Terima permohonan / cadangan

- Semak permohonan / cadangan

- Kaji permohonan / cadangan

KS/ KB - Beri maklumbalas kepada pemohon

MULA

TAMAT

Page 15: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 15/25

B. Perancangan

TINDAKAN T/JAWAB

Pengarah - Bincang dengan KB projek perpustakaan

KS/ KB - Rancang dan sediakan kertas cadangan projek untuk kelulusan Pengarah

Ya

- Diluluskan?

- Terima kertas cadangan yang diluluskan

MULA

TAMAT

Tidak

Page 16: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 16/25

C. Melaksanakan Projek Pembangunan

TINDAKAN T/JAWAB

KS/ KB - Sediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos

- Mohon kelulusan draf sebutharga

Ya

- Diluluskan?

PPP - Sediakan dokumen tawaran sebutharga

- Keluarkan surat tawaran sebutharga dan spesifikasi kerja kepada pembekal

PPP/ PP - Terima sebutharga yang dihantar

- Buka tawaran sebutharga

- Sediakan Borang Jadual Buka Sebutharga untuk MJS

MULA

A

Tidak

Page 17: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 17/25

C. Melaksanakan Projek Pembangunan (sambungan)

TINDAKAN T/JAWAB

KB - Terima keputusan MJS

- Surat tawaran kepada pembekal yang berjaya

A

TAMAT

Page 18: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT : 18/25

D. Pemantauan dan Penilaian Projek Pembangunan

TINDAKAN T/JAWAB

PPP - Pantau pelaksanaan projek

- Sediakan Laporan Kemajuan Projek

KB - Buat pemeriksaan fizikal

Ya

- Tidak lengkap dan tidak memenuhi spesifikasi

- Terima penyerahan bangunan oleh pembekal

PPP - Penyerahan bangunan kepada KEW/P

MULA

Tidak

TAMAT

Page 19: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 19/25

BANGUNAN SEDIA ADA

A. Penerimaan Permohonan

TINDAKAN T/JAWAB

Pengarah - Terima permohonan / cadangan

- Semak permohonan / cadangan

- Kaji permohonan / cadangan

KB - Beri maklumbalas kepada pemohon

MULA

TAMAT

Page 20: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 20/25

B. Perancangan

TINDAKAN T/JAWAB

Pengarah - Bincang dengan KB projek perpustakaan

KB - Rancang dan sediakan kertas cadangan projek untuk kelulusan Pengarah

Ya

- Diluluskan?

- Terima kertas cadangan yang diluluskan

MULA

Tidak

TAMAT

Page 21: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 21/25

C. Melaksanakan Projek Pembangunan

TINDAKAN T/JAWAB

KB - Sediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos berdasarkan keperluan

- Mohon peruntukan daripada Kerajaan Negeri

Ya

- Diluluskan?

PPP - Sediakan dokumen tawaran sebutharga

- Keluarkan surat tawaran sebutharga dan spesifikasi kerja kepada pembekal

PPP/ PP - Terima sebutharga yang dihantar

- Buka tawaran sebutharga

- Sediakan Borang Jadual Buka Sebutharga untuk MJS

MULA

A

Tidak Fail

Page 22: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 22/25

C. Melaksanakan Projek Pembangunan (sambungan)

TINDAKAN T/JAWAB

KB - Terima keputusan MJS

- Surat tawaran kepada pembekal yang berjaya

A

TAMAT

Page 23: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT : 23/25

D. Pemantauan dan Penilaian Projek Pembangunan

TINDAKAN T/JAWAB

PPP - Pantau pelaksanaan projek

- Sediakan Laporan Kemajuan Projek

KB - Buat pemeriksaan fizikal

Ya

- Tidak lengkap dan tidak memenuhi spesifikasi

- Terima penyerahan bangunan oleh pembekal

PPP - Penyerahan bangunan kepada KEW/P

MULA

Tidak

TAMAT

Page 24: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 24/25

8. REKOD KUALITI

Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

8.1 8.2

Fail Projek Pembangunan (No. Fail – PA 3.12 / 4) Fail Sebutharga (No. Fail – PA 3.12 / 19)

BGN

BGN

5 tahun

5 tahun

Page 25: pengendalian projek-projek kecil pembangunan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)09

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN

PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 25/25

9. LAMPIRAN

Bil. Jenis Lampiran Lampiran

9.1

9.2

9.3

9.4

9.5

9.6

Contoh Surat Tawaran Sebutharga

Contoh Borang Jadual Buka Sebutharga

Contoh Surat Tawaran Kerja

Contoh Borang Laporan Kerosakan

Contoh Borang Perakuan Serahan Kerja Siap

Contoh Borang Penyerahan Bangunan

Lampiran 1

Lampiran 2

Lampiran 3

Lampiran 4

Lampiran 5

Lampiran 6