e-Efisyen

(Electronic Filtering System For Enforcement)

CAWANGAN PENGUATKUASAAN, PERKESO |

AGENSI DI BAWAH KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

1

Pengenalan

Electronic Filtering System For Enforcement (E-Efisyen) dibangunkan menggunakan perisian Visual Basic,

Crystal Report dan Microsoft SQL Server bertujuan menyelesaikan masalah utama bagi semakan caruman

pekerja,pengiraan caruman dan penyediaan penyata tunggakan/kekurangan caruman di bawah prinsip

Sekali Layak Terus Layak (SLTL). Sebelum pembangunan E-Efisyen, aktiviti pemeriksaan ke atas prinsip SLTL

hanya berdasarkan kepada makluman yang diterima melalui aduan dan tuntutan faedah. Proses

penyediaan penyata tunggakan/kekurangan caruman disediakan secara manual yang melibatkan

pengiraan dan kemasukan data bulan dan jumlah caruman secara satu persatu. Kaedah ini menyukarkan

dan melambatkan proses semakan, pengiraan caruman dan penyediaan penyata tunggakan/kekurangan

caruman. Ini mengakibatkan ketirisan data, tiada pemantauan secara khusus dan proses pengemaskinian

data pekerja tidak tepat yang akan menjejaskan kepada proses tuntutan faedah orang berinsurans.

Dengan terlaksananya projek ini, proses semakan, pengiraan caruman dan penyediaan penyata

tunggakan/kekurangan caruman lebih sistematik, efisyen dan tepat. Proses ini bermula dengan

mengedarkan surat kepada majikan yang mempunyai lebih 50 orang pekerja untuk mengemukakan

senarai nama pekerja yang bergaji lebih RM 3000 sebulan dan tidak mencarum dengan PERKESO. Senarai

nama yang diterima daripada majikan kemudiannya akan ditapis menggunakan Sistem E-Efisyen. Melalui

E-Efisyen, semakan dan kiraan caruman serta Penyata Tunggakan/Kekurangan Caruman akan disediakan

dan dijanakan secara automatik. Penyata tunggakan caruman akan diemel atau dipos kepada majikan

untuk semakan majikan bagi tujuan membuat bayaran tunggakan/kekurangan caruman.

Projek ini memenuhi perkhidmatan teras PERKESO melalui Visi selaku Peneraju keselamatan sosial yang

dinamik, unggul dan cemerlang serta Misi dalam memberi perlindungan keselamatan sosial kepada orang

berinsurans dan tanggungan mereka menerusi skim-skim keselamatan sosial serta meningkatkan

kesedaran keselamatan dan kesihatan pekerjaan demi meningkatkan kesejahteraan sosial orang

berinsurans. Secara langsung projek ini telah dapat melindungi tambahan sebanyak 7,632 orang

2

berinsurans serta tanggungannya dan mengenalpasti 2, 090 majikan yang terlibat dengan tunggakan

caruman di bawah Prinsip SLTL.

Di samping itu, projek memenuhi prinsip NBOS iaitu kos operasi yang rendah dapat dikurangkan sebanyak

34.4%. Semenjak pelaksanaan projek pada 2014 dan sehingga September 2016, sejumlah RM

17,799,951.40 telah berjaya dikutip dan sehingga bulan Februari 2017, jumlah ini telah meningkat kepada

RM 21,925,940.30. Masa proses pemeriksaan telah berjaya dijimatkan daripada 22 jam kepada 25 minit

38 saat iaitu sebanyak 98.1% manakala bilangan kakitangan telah berjaya dikurangkan daripada 18 orang

kepada 7 orang iaitu sebanyak 61.1%.

ELEMEN INOVASI

Projek ini juga menggunakan pendekatan NBOS iaitu dengan memaksimumkan penggunaan

sumber sedia ada di dalam organisasi. Contohnya, sistem dibangunkan secara inhouse. Selari

dengan prinsip kos rendah, impak tinggi dan pelaksanaan pantas.

Selaras dengan Visi Perkeso selaku peneraju keselamatan sosial yang dinamik, unggul dan

cemerlang serta Misi Perkeso dalam memberi perlindungan keselamatan sosial kepada orang

berinsurans dan tanggungan mereka menerusi skim-skim keselamatan sosial serta meningkatkan

kesedaran keselamatan dan kesihatan pekerjaan demi meningkatkan kesejahteraan sosial orang

berinsurans.

Projek ini juga turut menyumbang kepada pencapaian Key Performance Indicator (KPI), Pelan

Strategik Perkeso 2016-2020 di bawah Teras 3 iaitu Memperkukuh Kemampuan Dana dan Tadbir

Urus.

Selaras dengan konsep Perkeso Prihatin, projek ini telah memperluaskan liputan faedah kepada

orang berinsurans serta tanggungannya di mana sebanyak 7, 632 pekerja yang layak mencarum

telah dikesan serta 2,090 majikan yang terlibat dengan tunggakan caruman di bawah Prinsip SLTL.

3

Projek ini merupakan kali pertama di PERKESO secara khususnya dan negara amnya. Tiada

pendekatan yang spesifik untuk menangani masalah ini sebelum projek dijalankan. Kaedah manual

dilakukan untuk membuat semakan dan proses pengiraan mengambil masa yang lama, berasaskan

kepada kajiselidik yang telah dijalankan mendapati tempoh masa yang diambil adalah selama 22

jam. Dengan adanya sistem ini, ianya dapat mengelakkan kesilapan pengiraan pada penyata

tunggakan/kekurangan caruman pekerja. Sebelum ini, sebarang tunggakan yang melibatkan

Prinsip SLTL hanya dapat dikesan melalui aduan, aktiviti pemeriksaan atau tuntutan faedah.

Selain itu, projek ini menyumbang ke arah peningkatan penyampaian perkhidmatan kerajaan

melalui Pelan Strategik PERKESO 2016-2020, Teras 6 (Menyediakan Jaringan Keselamatan Sosial)

Kementerian Sumber Manusia, Teras 2 (Meningkatkan Kesejahteraan Rakyat) Rancangan Malaysia

Ke11, dan memenuhi kehendak Fasa 3 (Meningkatkan Taraf Hidup Rakyat) di bawah Growth

Transformation Programme.

ELEMEN KEBERKESANAN

Melalui projek ini, peningkatan produktiviti dapat dilihat dari sudut:

Penjimatan Kos Operasi sebanyak 34.4%. Sebelum projek dijalankan, kajian telah dibuat bagi

aktiviti pemeriksaan ke Pejabat POS Malaysia dan mendapati pengurangan kos dapat dikurangkan

darimada RM 23.20 kepada RM 15.20.

Pelaksanaan projek bejaya mengurangkan tempoh masa bagi penyediaan Penyata

Tunggakan/Kekurangan Caruman (PKS (F) 47) bagi caruman di bawah Prinsip Sekali Layak Terus

Layak sehingga 98.1%

Penjimatan sumber manusia Sebanyak 61.1% melibatkan pengurangan anggota daripada 18 orang

kepada 7 orang. Oleh itu, lebihan anggota akan diberi tugasan lain yang berkaitan dengan aktiviti

pemeriksaan seperti pengesanan majikan.

4

Peningkatan output hasil kerja sebanyak RM17, 799, 951.40 yang telah (diperakui oleh Akauntan

PERKESO pada 9 September 2016) dan kutipan telah bertambah kepada RM 21, 925, 940.30

daripada tunggakan caruman khusus kepada Prinsip Sekali Layak Terus Layak bagi tahun 2014,

2015, 2016 dan 2017.

Sistem ini mudah dicapai setelah dipasang ke dalam computer pengguna, dan boleh digunakan

secara multi user.

Sistem ini dapat meningkatkan pencapaian dan prestasi agensi melalui peningkatan dana

tunggakan caruman pekerja, sebanyak RM 17, 799, 951.40 sepanjang tempoh 2014 sehingga 2016.

Mempercepatkan proses tuntutan faedah yang berkaitan dengan tunggakan caruman di bawah

Prinsip Sekali Layak Terus Layak.

Antara tahap kepuasan pelanggan (orang berinsurans dan tanggunannya serta majikan) yang telah

dicapai sepanjang projek ini dijalankan:

- Dapat menjamin kualiti hidup penerima faedah PERKESO

- Kelangsungan kehidupan orang tanggungan

- Tahap pemahaman majikan terhadap Akta Keselamatan Sosial Pekerja 1969

Di samping itu, bagi tahap kepuasan hati pelanggan (yang terdiri daripada pegawai pemeriksa)

Sebanyak 67.9 % Pegawai pemeriksa memaklumkan bahawa projek SLTL sangat membantu dan

32.1 % membantu dalam aktiviti pemeriksaan hasil daripada kajiselidik melalui aplikasi WhatsApp

yang melibatkan seramai 103 koresponden.

5

ELEMEN KEMAMPANAN

Proses tapisan dengan pengkalan data PERKESO dapat dibuat dengan cepat dalam tempoh kurang

dari 2 saat walaupun melibat data yang banyak dimana sebelum ini memerlukan tempoh yang

lama dengan cara kerja manual.

Tempoh proses muat naik data ke dalam sistem - kurang daripada 2 saat.

Proses menjana penyata tunggakan/kekurangan caruman mengambil masa kurang dari 2 saat.

Mempunyai akses capaian yang berbeza mengikut peringkat capaian pengguna selaras dengan

Dasar Keselamatan ICT PERKESO, pengguna yang terdiri daripada anggota PERKESO perlu

memasukkan kata pengguna dan kata laluan untuk masuk ke sistem.

Manual pengguna disediakan bagi memudahkan pengguna untuk memberi panduan kepada

pengguna cara-cara menggunakan sistem e-Efisyen.

Tindak balas keseluruhan proses mengambil masa selama 10 saat.

Backup hanya perlu dilakukan oleh pengguna sendiri ke atas sumber data dalam bentuk text file.

Sehubungan itu, penjimatan ruang pengkalan data lebih efektif dan sistem lebih stabil kerana

penggunaan ruang pengkalan data yang minima, selaras dengan Dasar Keselamatan ICT PERKESO.

Projek ini dibangunkan secara dalaman (in house) iaitu oleh anggota Cawangan Teknologi

Maklumat.

Pengguna dapat menggunakan sistem dengan mudah kerana mematuhi Standard Operating

Procedure (SOP).

Satu mekanisma kawalan telah diwujudkan iaitu sistem Nforce Data Centre yang bertujuan untuk

merekod dan memantau hasil dan maklumbalas berkaitan projek. Ini merupakan satu nilai tambah

kepada kemampanan perjalanan projek.

6

ELEMEN SIGNIFIKAN

Projek ini telah menunjukkan keberhasilan yang signifikan melalui kutipan tunggakan caruman dan

meningkatkan dana PERKESO.

Projek ini telah memperluaskan liputan faedah kepada orang berinsurans serta tanggungannya di

mana sebanyak 7,632 pekerja yang layak mencarum telah dikesan serta 2,090 majikan yang

terlibat dengan tunggakan caruman di bawah Prinsip Sekali Layak Terus Layak.

Melalui projek ini, beberapa orang berinsurans dan tanggungannya telah mendapat manfaat di

mana sebelum projek ini mereka tidak menerima apa-apa faedah daripada PERKESO kerana

majikan telah tersalah faham mengenai prinsip Sekali Layak Terus Layak.

Sebarang penambahbaikan dan penyelenggaran kepada sistem tidak melibatkan sebarang kos

kerana sistem ini dibangunkan secara inhouse.

Antara tahap kepuasan pelanggan (orang berinsurans dan tanggungannya serta majikan) yang

telah dicapai sepanjang projek ini dijalankan:

i) Dapat menjamin kualiti hidup penerima faedah PERKESO serta kelangsungan

kehidupan Orang Tanggungan.

ii) Tahap pemahaman majikan terhadap Akta Keselamatan Sosial Pekerja 1969, di mana

soal selidik telah dikemukakan kepada majikan dan hasil daripada maklumbalas

mendapati 63% majikan tidak mencarum walaupun mengetahui mengenai prinsip

Sekali Layak Terus Layak.

Di samping itu, bagi tahap kepuasan hati pelanggan (yang terdiri daripada pegawai pemeriksa)

Sebanyak 67.9 % Pegawai pemeriksa memaklumkan bahawa projek SLTL sangat membantu dan

32.1 % membantu dalam aktiviti pemeriksaan hasil daripada kajiselidik melalui aplikasi WhatsApp

yang melibatkan seramai 103 koresponden.

Pengguna melahirkan rasa keyakinan terhadap produk yang dibangunkan dan motivasi kerja

semakin meningkat sekaligus peningkatkan prokudtiviti dan semakin berdaya saing.

7

ELEMEN RELEVAN

Selaras dengan Pelan Strategik PERKESO 2016-2020 di bawah Teras 3, Memperkukuh

Kemampanan Dana dan tadbir Urus, di bawah Strategi Memperkasa Aktiviti Pemeriksaan dan

Penguatkuasaan yang mempunyai 2 outcome iaitu:

i) Perlindungan keselamatan sosial pekerja terjamin; dan

ii) Kesedaran keselamatan sosial stakeholder meningkat

Ianya juga turut menyumbang kepada Teras 6 Pelan Strategik Kementerian Sumber Manusia,iaitu

Menyediakan Jaringan Keselamatan Sosial.

Di bawah Rancangan Malaysia ke 11, Teras 2 Meningkatkan Kesejahteraan Rakyat ianya telah

secara langsung menyokong Pelan Strategik Kementerian Sumber Manusia.

Secara keseluruhannya di peringkat kebangsaan ianya telah memenuhi Fasa 3 Goverment

Transformation Programmme (GTP), Meningkatkan Taraf Hidup Rakyat.

Sistem ini telah mengambil kira keperluan organisasi di semua peringkat seperti yang terkandung

dalam Dasar Keselamatan ICT PERKESO.

Selain itu, PERKESO juga terlibat dengan Operasi Bersepadu bersama Kementerian Sumber

Manusia serta agensi-agensi di bawahnya.

Kolaborasi Strategik

PERKESO juga telah diberi peluang untuk mengadakan kolaborasi strategik dengan BPJS

Ketenagakerjaan, Indonesia dalam mengenalpasti hala tuju aktiviti penguatkuasaan.Antara aktiviti

perkongsian maklumat yang telah dijalankan adalah seperti berikut:-

1. Program Pengembangan Kompetensi Pengawasan dan Pemeriksaan 2015, BPJS

Ketenagakerjaan Indonesia - 5-7 Februari 2015

8

2. Sesi Perkongsian Maklumat Bersama Delegasi Brunei (Tabung Amanah Pekerja) - 10-12 Ogos

2015

3. Lawatan Deligasi BPJS Ketenagakerjaan Indonesia Berkaitan Aktiviti Pemeriksaan - 21 Disember

2016

4. Penglibatan Deligasi BPJS Ketenagakerjaan Indonesia Dalam Program OPS Kesan PERKESO

Peringkat Kebangsaan 2017 - 10 April 2017

ELEMEN KUALITI

Projek ini telah disediakan mengikut Standard Operating Procedure iaitu SOP: Q-F304

(Pemeriksaan di Bawah Prinsip Sekali Layak Terus Layak).

Projek ini dipantau melalui:

1. Mesyuarat Kajian Semula Perkhidmatan PERKESO (MKSPP) yang dipengerusikan oleh

Timbalan Ketua Eksekutif (Operasi) dan diadakan mengikut sukuan tahunan yang bertujuan

untuk memantau keberkesanan projek SLTL di 51 pejabat PERKESO.

2. Jawatankuasa Pengurusan(JKP) yang dipengerusikan oleh Ketua Eksekutif dan diadakan

secara bulanan yang bertujuan untuk memantau aktiviti di setiap bahagian.

9

10

11

12

13

PENCAPAIAN PROJEK

NAIB JUARA

ANUGERAH KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK) TERBAIK PERKESO 2014

14

JUARA

ANUGERAH KIK PERINGKAT KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA 2015

(KATEGORI PENGURUSAN)

15

PENERIMA

ANUGERAH KETUA SETIAUSAHA NEGARA 2016 DI MAJLIS PERSADA INOVASI PERKHIDMATAN AWAM 2016