LAMPIRAN C

SISTEM PeTRASISTEM PERMOHONAN KEBENARAN KE LUAR NEGARA

PERMISSION TO TRAVEL ABROAD SYSTEM (PeTRA)

1. Pengenalan

1.1 Sistem Permohonan Kebenaran Ke Luar Negara dibangunkan bertujuan untuk memberi kemudahan kepada penjawat awam di bawah Pentadbiran Kerajaan Negeri Perak membuat dan menyemak status permohonan kebenaran ke luar negara secara atas talian.

1.2 Sistem ini juga dibangunkan bagi memudahkan penjanaan laporan dan statistik permohonan kebenaran ke luar negara oleh Unit Perkhidmatan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) untuk pemantauan pihak pengurusan atasan dan pihak lain yang terlibat.

2. Tujuan Inovasi

2.1 Bahagian Pengurusan Sumber Manusia menyelaras permohonan kebenaran keluar negeri oleh semua penjawat awam di Negeri Perak. Borang permohonan lengkap perlu sampai ke pentadbiran ini sekurang-kurangnya dua (2) minggu sebelum pegawai keluar negeri. Borang permohonan tersebut seterusnya akan dimajukan kepada pegawai yang akan memperaku dan melulus. Data permohonan yang telah diluluskan ini kemudiannya akan direkod ke dalam Sistem Permohonan Kebenaran Keluar Negeri sedia ada di pentadbiran ini. Sistem tersebut telah dibangunkan oleh pembekal luar pada tahun 2008.

2.2 Namun begitu, sistem sedia ada tersebut gagal menjana laporan dengan data yang tepat. Selain daripada itu, antaramukanya juga agak kurang mesra pengguna. Akibatnya pentadbiran ini masih perlu mengumpul data secara manual di dalam Microsoft Excel dan menjana laporan secara manual.

PeTRA, SUK Perak

2.3 Seterusnya pentadbiran ini bersetuju membangunkan semula sebuah sistem untuk menggantikan sistem sedia ada khususnya untuk memudahkan pengurusan penjanaan statistik permohonan kebenaran keluar negeri.

3. Proses Pelaksanaan Sistem PeTRA

3.1 Sistem PeTRA dibangunkan secara in-house oleh Bahagian Pengurusan Maklumat.

4. Kumpulan Sasar

4.1 Kumpulan sasar Sistem PeTRA adalah terdiri daripada penjawat awam Jabatan Negeri Perak, urus setia dan pegawai sokongan, pegawai perakuan dan pegawai pelulus.

5. Penggunaan dan Aliran Sistem PeTRA

5.1 Sistem PeTRA boleh diakses menggunakan talian internet, bermaksud pengguna tidak terikat dengan talian dalam pejabat.

5.2 Secara amnya permohonan kebenaran ke luar Negara melalui sistem PeTRA akan melalui peringkat seperti berikut (di mana berkenaan):

i) Peringkat Pemohon;ii) Peringkat Ketua Jabatan;iii) Peringkat Urus Setia BPSM;iv) Peringkat Setiausaha Bahagian (BPSM) / Ketua Penolong

Setiausaha Kerajaan (PO) (BPSM);v) Peringkat Timbalan Setiausaha Kerajaan (Pengurusan);vi) Peringkat YB Setiausaha Kerajaan Negeri Perak.

5.3 Aliran kuasa memperaku dan meluluskan kebenaran ke luar Negara sedia ada masih dikekalkan :

Gred Pegawai SUB (BPSM) TSUK (M) YB SUKBawah Gred 40 Kelulusan - -Gred 41 – 44 Perakuan Kelulusan -Gred 48 ke atasKetua Jabatan

Semak Perakuan Kelulusan

2 / 10

PeTRA, SUK Perak

5.4 Setiap pemohon yang menggunakan Sistem PeTRA perlu berdaftar sekali ke dalam sistem untuk mewujudkan ID pengguna dan katalaluan.

5.5 Bagi pengguna yang mempunyai peranan memperaku atau melulus seperti Ketua Jabatan, Setiausaha Bahagian (PSM) akan diberikan peranan tersebut oleh urus setia BPSM setelah berdaftar ke dalam sistem.

6. Contoh Cetakan Skrin Sistem ( Print Screen ) PeTRA

Seperti di Lampiran Print Screen.

7. Impak Inovasi Terhadap Kumpulan Sasar

7.1 Elemen Inovatif/Kreativiti

Permohonan kebenaran ke luar Negara bagi tujuan persendirian mahupun rasmi dilakukan secara manual melalui borang permohonan yang dihantar kepada urus setia iaitu Bahagian Pengurusan Sumber Manusia diubah kepada bentuk atas talian yang dapat mengurangkan penggunaan masa dan kertas semasa proses kelulusan.

7.2 Elemen Keberkesanan

a) Permohonan atas talian dapat memastikan piagam pelanggan untuk memproses permohonan kebenaran dilaksanakan dalam tempoh tujuh (7) hari atau kurang;

b) Permohonan secara atas talian dapat mengurangkan kelemahan dari segi penghantaran dan penerimaan surat, penyediaan minit bebas serta dokumentasi lain; dan

c) Dapat mengatasi isu penerimaan permohonan yang kurang daripada 14 hari daripada tarikh perjalanan, khususnya akibat menerima arahan dalam tempoh yang singkat.

3 / 10

PeTRA, SUK Perak

7.3 Elemen Signifikan

a) Sistem memberi impak penjimatan dari segi masa mendapatkan kelulusan daripada satu (1) minggu kepada 3 hari.

b) Kos pembelian kertas dan dakwat pencetak juga dapat dikurangkan. Sebagai contoh, pembelian 24 rim kertas A4 setahun bernilai anggaran RM240 bagi tujuan dokumentasi keluusan dapat dikurangkan.

c) Sistem memberi akses empowerment kepada pengguna untuk memantau sendiri peringkat permohonan melalui sistem berbanding kaedah manual, sama ada masih dalam tindakan atau telah selesai.

d) Sistem dapat menyelesaikan masalah yang kadangkala berlaku sebelum ini seperti borang permohonan tidak diterima, hilang atau lambat sampai kepada urus setia mahupun surat keputusan tidak diterima atau lambat sampai kepada pemohon..

7.4 Elemen Relevan

Kini terdapat pelbagai sistem perkhidmatan swasta dan kerajaan disediakan secara atas talian seperti perbankan internet malahan taksiran cukai secara atas talian. Fungsi sistem yang membolehkan seorang pegawai dan kakitangan untuk membuat permohonan secara atas talian dan secara langsung tanpa terikat dengan keperluan surat menyurat rasmi amat relevan dengan teknologi semasa.

8. PENUTUP

Disediakan oleh:

Nama : NURULHUDA BINTI MOHD AKOBUNIT KHIDMATBAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Tel. : 05-2095332Emel : huda_akob@perak.gov.my

4 / 10

PeTRA, SUK Perak

LAMPIRAN PRINT SCREEN

CETAKAN SKRIN SISTEM PETRA

A. PAPARAN MASUK SISTEM PETRA

Gambar 1: Muka Login Sistem.

B. PAPARAN PENGGUNA / PEMOHON KEBENARAN KE LUAR NEGARA

Gambar 2: Dashboard Pengguna menunjukkan senarai permohonan tahun semasa dan maklumat lawatan terdahulu

5 / 10

PeTRA, SUK Perak

Gambar 3: Pengguna perlu membaca syarat permohonan ke luar Negara sebelum memohon

Gambar 4: Pengguna perlu memasukkan butiran lawatan seperti tarikh, lokasi dan tujuan samada rasmi atau persendirian

6 / 10

PeTRA, SUK Perak

Gambar 5: Pengguna juga perlu memasukkan maklumat pendapatan bulanan. Sekiranya permohonan kurang daripada 2 minggu sebelum tarikh ke luar Negara, pengguna perlu memasukkan justifikasi

kelewatan.

Gambar 6: Pengguna perlu memasukkan butiran cuti yang dipohon. Kelulusan cuti perlu dilakukan secara berasingan seperti memohon melalui HRMIS.

7 / 10

PeTRA, SUK Perak

Gambar 7: Sistem boleh membantu pengguna mencetak borang permohonan perlindungan insurans yang disediakan oleh Kerajaan. Namun pengguna perlu mengurus sendiri penghantaran borang secara

manual.

Gambar 8: Sistem boleh menyenaraikan permohonan ke luar Negara mengikut tahun semasa atau terdahulu.

8 / 10

PeTRA, SUK Perak

Gambar 9: Pengguna juga boleh mencetak surat kelulusan ke luar negara

C. PAPARAN KETUA JABATAN

Gambar 10: Ketua Jabatan perlu memperakui permohonan pengguna sebelum dimajukan ke urus setia BPSM

9 / 10

PeTRA, SUK Perak

D. PAPARAN YB SUK PERAK

Gambar 11: Paparan dashboard YB SUK Perak. Paparan menunjukkan senarai pemohon ke luar Negara untuk pertimbangan kelulusan YB SUK Perak.

Gambar 12: YB SUK Perak boleh mempertimbangkan untuk melulus atau tidak meluluskan setiap permohonan serta perlu memasukkan catatan berkaitan.

10 / 10