topik4_perolehan dan pengurusan aset

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 46

Kod Kursus : RBT 3117

Pengurusan dan Pentadbiran Aset Alih Kerajaan

Mata Pelajaran KHSR

Topik 4

Pengurusan dan Pentadbiran Aset Alih Kerajaan Mata Pelajaran KHSR


4. Pengenalan

Sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan perlu menjamin

perolehan, penyenggaraan dan pengawalan aset kerajaan yang baik dan sempurna.

Setiap kementerian/jabatan kerajaan mempunyai stor yang berbeza dari segi saiz

dan jenis barang yang disimpan. Bilangan stor kerajaan dibawah Kementerian

Pelajaran pula adalah yang paling banyak dan dengan nilai yang paling besar. Jadi

kepentingan pengurusan stor di KPM merupakan perkara yang tidak boleh

dipandang ringan.

4.1. PROSEDUR PEROLEHAN

Melalui prosedur perolehan membolehkan sesebuah organisasi dapat berfungsi

dengan sempurna melalui perancangan yang teliti dari aspek berikut:

(i) Pesanan kuantiti yang mencukupi; dan

(ii) Anggaran seberapa tepat yang boleh dilakukan sebelum membuat

pesanan.

4.1.1 Penerimaan Barang-barang

Pegawai stor atau pegawai yang menerima barang-barang dari pembekal perlu

memastikan barang-barang yang diterima mempunyai kuantiti yang betul dan

mengikut spesifikasi, bermutu dan berkeadaan baik. Pegawai stor yang

menerima barangan daripada pembekal perlu melakukan langkah-langkah

penerimaan berikut:

(i) Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois.

(ii) Semak dan hitung kuantiti yang diterima.

(iii) Memberi akuan terima hanya setelah dipastikan semua barang yang

diterima adalah mengikut spesifikasi, dalam keadaan baik dan cukup

kuantitinya.

(iv) Lapor kepada pegawai atasan dengan serta-merta sekiranya ada barang-

barang yang rosak dan kurang bermutu.


(v) Catat dalam baucer penerimaan bagi barang-barang yang dikembalikan

kepada pembekal.

(vi) Rekod dalam kad kawalan stok/kad petak/lejar/daftar stok bekalan

pejabat dengan secepat mungkin.

4.1.2 Pembelian

Patuhi had nilai perolehan, kuasa dan tanggungjawab Lembaga Perolehan dan

Jawatankuasa Sebut Harga (Surat Pek. Perb. Bil.2/99).

(a) Pembelian Terus

(i) Bekalan / Perkhidmatan

< RM10,000 mana-mana pembekal.

RM10,000 - RM50,000 pembekal bumiputra yang berdaftar.

(b) Sebutharga

(i) Bekalan / Perkhidmatan

RM50,000 - < RM100,000.

(c) Tender

(i) Perolehan >RM200,000.

(ii) Pengecualian peraturan perlu mendapat kelulusan Kementerian

Kewangan terlebih dahulu.


4.2. PENYIMPANAN, KAWALAN STOK DAN INVENTORI

4.2.1 Merekod Penerimaan Barang-barang

Untuk tujuan pengurusan harta modal, inventori dan bekalan pejabat, empat

borang baru telah diperkenalkan mengikut Pekeliling Perbendaharaan

Bil.02/1991 yang berkuatkuasa mulai 01hb. Mei 1991. Borang-borang tersebut

ialah:

KEW PA1 - Borang Laopran Penerimaan Aset Alih Kerajaan

KEW PA2 - Daftar Harta Modal;

KEW PA3 - Daftar Inventori;

KEW PA4 - Senarai daftar harta modal (tahunan)

KEW PA5 - Senarai Daftar Inventori (tahunan)

KEW PA6 - Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (peminjaman)

KEW PA7 - Senarai Aset Alih kerajaan.

KEW PA8 - Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori (tahunan)

Kad Petak - Daftar Stok Bekalan Pejabat;

(a) Daftar Harta Modal (KEW PA2)

Daftar harta modal boleh diklasifikasikan sebagai:

(i) Harta Modal ialah barang-barang takluak yang bernilai RM 1000.00 atau

lebih setiap satu pada masa perolehan.

(ii) Daftar Harta Modal mengandungi dua bahagian.

(iii) Untuk memudahkan pengrekodan segala pembelian dan penyenggaraan

didalam ruang yang disediakan dan memudahkan penyusunan rekod mengikut

abjad. Dengan sistem ini memudahkan kerja-kerja pengawalan dan penyenggaraan.

(v) Borang KEW PA2 merupakan sambungan daripada Borang KEW PA2

(vi) Butir-butir dalam rekod ini dibahagikan kepada dua bahagian, iaitu:


KEW PA2 (Bahagian A) KEW PA2 (Bahagian B)

Kategori.

Jenis.

Jenama dan Model.

Jenis dan No Enjin.

No. Casis/Siri Pembuat.

No. Siri Pendaftaran.

Kos dan Tarikh

Beli/Terima.

No. Pesanan Kerajaan.

Pembekal.

No. Rujukan Fail.

Aksesori.

Tandatangan.

Penempatan/Pindahan.

Pemeriksaan Harta

Modal.

Tarikh Servis/Pembaikan.

Butir-butir Servis/Pembaikan

No. Pesanan Kerajaan

Tempat

Pembelian/Servis/Pembaikan.

Kos.

Tandatangan.


Pelupusan.

(b) Daftar Inventori (KEW PA3)

(i) Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang dari RM 1000.00 setiap

satu pada masa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-barang seperti perabot,

permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah termasuk di dalam kategori

inventori tanpa kira kos.

(ii) Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan penempatan

inventori. Rekod ini disusun mengikut jenis inventori dan abjad.

(iii) Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan borang ini.

Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti:

Bilangan

Butiran

Catatan

Jenis

Kategori

Kos Seunit

Kuantiti

Lokasi

No. Pesanan Kerajaan (L/O)

No. Siri Pendaftaran

Pelupusan

Tandatangan

Tarikh Beli


(c) Daftar Stok Bekalan Pejabat ( Kad Petak kew PS4 )

(i) Bekalan pejabat ialah semua barang luak, termasuk alatulis serta kelengkapan

pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan

penempatannya secara satu persatu.

(ii) Daftar Stok Bekalan Pejabat diperkenalkan untuk merekodkan segala perolehan

bekalan pejabat-pejabat. Daftar ini adalah dalam bentuk kad.

(iii) Butir-butir direkodkan di dalam daftar ini adalah seperti berikut:

Baki

Bilangan

Diterima

Daripada/Dikeluarkan

Kepada

Jenis

Kuantiti Terimaan

No. Pesanan

Penerima

Tarikh

Unit Pengukuran

(d) Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW 6)

(i) Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekod

pergerakan sebarang harta modal atau inventori. Pergerakan yang dimaksudkan

adalah pindahan melalui pinjaman atau penempatan sementara.

(ii) Daftar Pergerakan Harta Modal adalah dalam bentuk buku.

(iii) Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah

seperti:


Bilangan

Catatan

Jenama

Jenis

Nama Peminjam

No Siri Pembuat

No Siri Pendaftaran

Pegawai Pengeluar

Tandatangan Peminjam

Tarikh dikeluarkan

Tarikh Jangka

Dipulangkan

4.2.2 Nombor Siri Pendaftaran

Semua alat kekal/mesin yang dibekalkan perlu diberi Nombor Kad dan

direkodkan dalam kad yang berkenaan. Setiap kod yang diberi mestilah ringkas

dan mampu memberikan maklumat penting supaya ianya dapat dikesan dengan

mudah, cepat dan tepat.

Sebelum kita mencatatkan Nombor Kod pada alat/mesin, terlebih dahulu kita

mestilah membuat susunatur blok bangunan yang sedia ada begitu juga dengan

bahagian bilik yang dikenalpasti untuk diletakkan peralatan tersebut. Selepas itu

kita harus menentukan kod bagi setiap bangunan mahupun setiap bilik yang

ada. Harus diingat kod yang dicatat hendaklah ringkas dan berlainan bagi setiap

blok dan bilik.

Contoh 1

Kod Pada Bangunan

A

B T1 T2

C

01 02 03 04


Petunjuk:

A, B, C dan D Blok Bangunan

01, 02, 03, 04, 05 Bilik

T1 & T2 Bangunan Bertingkat

Contoh 2

Kod Asas Dalam Nombor Siri Pendaftaran Untuk Kegunaan Daftar Harta

Modal/Inventori

IPGKRM/A01/PA2-10/2013/01

atau

IPGKRM/A01/PA3-10/2013/01

Keterangan Kod:

IPGKRM - Nama ringkas bagi setiap institusi atau sekolah. Contoh di atas adalah

bagi IPGK Raja Melewar.

A01 - Nombor bilik, bengkel, pejabat, stor atau sebagainya tempat

alat/mesin ditempatkan

PA2 - Alat/mesin didaftarkan dalam Kad Harta Modal PA2/Kad Inventori KEW PA3

10 - Muka surat dimana alat/mesin dicatat dalam Kad Harta Modal/Kad Inventori

2013 - Tahun Pembelian

01 - Bilangan alat/mesin tersebut. Jika hanya terdapat satu sahaja alat/mesin

maka bilangan yang perlu dicatatkan ialah 01. Jika lebih, catatkan 01 pada

alat/mesin pertama, 02 pada alat atau mesin kedua dan seterusnya.


Contoh 3

Kod Asas Dalam Nombor Siri Pendaftaran Untuk Kegunaan Daftar Harta

Modal/Inventori bagi institusi yang besar dan banyak menerima peralatan yang

sama jenis.

IPGKRM/A01(A) /PA2-10/2013/01

Keterangan Kod:

IPKRM - Nama ringkas bagi setiap institusi atau sekolah. Contoh di atas adalah

bagi IPGK RAJA MELEWAR

A01 - Nombor bilik, bengkel, pejabat, stor atau sebagainya tempat alat/mesin

ditempatkan.

A - Kedudukan alat/mesin di dalam almari atau kabinet bilik tertentu.

PA2 - Alat/mesin didaftarkan dalam Kad Harta Modal KEW PA2/ Kad Inventori

KEW PA3.

10 - Muka surat dimana alat/mesin dicatat dalam Kad Harta Modal/Kad Inventori.

2013 - Tahun Pembelian

01 - Bilangan alat/mesin tersebut. Jika hanya terdapat satu sahaja alat/mesin

maka bilangan yang perlu dicatatkan ialah 01. Jika lebih, catatkan 01 pada

alat/mesin pertama, 02 pada alat atau mesin kedua dan seterusnya.

4.2.3 Pengiraan Stok

Setiap stok yang masuk dan keluar haruslah dicatat dan dikira dengan

betul. Tanggungjawab pengurusan stor bukan sahaja terletak di atas bahu

Ketua Jabatan/Bahagian dan Pengetua/Guru Besar tetapi juga guru mata pelajaran

tersebut . Pegawai-pegawai yang diberi kuasa perlu bagi menjamin barang-barang

stor sentiasa berada dalam keadaan baik dan selamat.

Semua stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok yang formal yang

dijalankan terus menerus sepanjang tahun dan rancangan tersebut hendaklah


menentukan bahawa barang-barang itu diperiksa secara fisikal sekurang-kurangnya

sekali dalam setahun.

Pegawai Stor yang menjalankan pusingan pengiraan stok hendaklah

menyenaraikan barang-barang yang telah dikira. Tarikh barang-barang itu dikira dan

hasil pengiraan tersebut hendaklah dicatatkan dalam senarai itu.

4.2.4 Pelupusan Barang-barang

Tindakan pelupusan haruslah diambil bagi barang-barang kerajaan yang

didapati :

rosak

tidak berekonomik dibaiki.

usang

luput tempoh penggunaan

Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum

Tiada alat ganti

Ddisyor selepas pemeriksaan aset

Tidak lagi diperlukan oleh jabatan

Perubahan teknologi

Melebihi keperluan

Permohonan pelupusan hendaklah dikemukakan sekurang-kurangnya sekali

setahun dan tidak lewat daripada 31hb. Januari, tahun berkenaan. Sekiranya

terdapat banyak barang yang perlu dilupuskan, maka permohonan pelupusan

boleh dibuat dari masa ke semasa.

(a) Syarat Pelupusan

Tindakan yang perlu diambil adalah berdasarkan nilai asal barang-barang

yang hendak dilupus itu, iaitu:


(i) Bagi barang-barang bernilai tidak melebihi RM50,000.00 bagi setiap

satu barang atau RM500,000.00 keseluruhan, Kuasa meluluskan

Pelupusan adalah dibawah Pegawai Pengawal Kementerian Pelajaran Malaysia/

Jabatan Pelajaran Negeri

(iii) Bagi barang-barang bernilai melebihi RM50,000.00 bagi setiap barang

atau RM500,000.00 keseluruhan, Kuasa meluluskan Pelupusan adalah

terletak dibawah bidang Kuasa Perbendaharaan Malaysia.

(b) Prosedur Pelupusan

Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Pemeriksa yang tiada kaitan

dengan pembelian dan pengurusan barang-barang tersebut (lantikan KEW

PA15).

Membuat perakuan pelupusan aset dalam borang KEW PA16.

membuat laporan lembaga pemeriksa dalam borang KEW PA17

Proses pelupusan dijalankan, dapatkan sijik penyaksian Pemusnahan Aset KEW

PA18

Seterusnya memperolehi sijil pelupusan aset KEW PA19 bagi semua pelpusan

yang telah dilaksanakan.

Sediakan laporan tahunan Pelupusan Aset KEW PA20 dan kemukakan ke

Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

(c) Cara Pelupusan Barang-barang

Lembaga Pemeriksa atau Pemverifikasi Stok boleh mengesyorkan supaya

barang-barang atau harta benda Kerajaan yang tidak boleh digunakan atau

lebihan dengan cara berikut:


(a) Jualan secara:

(i) Jualan lelong;

(ii) Jualan melalui tender;

(iii) Sebut harga

(b) Tukar beli (trade in)

(c) Hadiah

(d) Musnah secara :

(i) ditanam

(ii)Dibakar

(iii)Dibuang

(iv) Ditenggelam

4.3. Penyenggaraan

Penyelenggaraan aset kerajaan bertujuan :

Memastikan aset berfungsi dengan lancar berterusan dan selamat

Memelihara dan memanjangkan jangka hayat

Meningkatkan keupayaan

Mengurangkan kerosakan

Menjimatkan perbelajaan kerajaan

Menjamin keselamatan pengguna

Memelihara imej kerajaan


4.3.1. Jenis Penyelenggaraan

Dua jenis penyelenggaraan seperti berikut:

(a) Penyelenggaraan pencegahan

(b) Penyelenggaraan Pemulihan

4.3.2. Manual penyelenggaraan

Menyediakan senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan mengikut KEW

PA13

Merancang penyelenggaraan

Melaksanakan program penyelenggaraan

Merekod penyelenggaraan (KEW PA 14)

Menilai penyelenggaraan

topik4_perolehan dan pengurusan aset

Documents