isu dan masalah dalam pengurusan aset
TRANSCRIPT
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
1/46
OLEH :MUSTAINAH BINTI ALWI
JABATAN AUDIT NEGARA NEGERI KEDAH29 MEI 2013
PUSAT LATIHAN AADK SUNGAI PETANI
ISU & MASALAH DALAMPENGURUSAN ASET
AGENSI ANTIDADAH KEBANGSAAN
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
2/46
TUJUAN
Proses pembayaran, terimaan/hasil
dipungut dan diakaunkan dengan
betul
Rekod kewangan diselenggarakan
dengan sempurna
Aset dan stor dikawal sewajarnya
Sistem kawalan dalaman yang
berkesan secara berterusan
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
3/46
KAWALAN BAJET
KAWALANTERIMAAN
KAWALANPERBELANJAAN
KAWALANAKAUN
AMANAH/DEPOSIT
ELEMEN
KAWALANASET DAN STOR
KAWALANPENGURUSAN
ELEMEN PENGURUSAN KEWANGAN
3
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
4/46
KAWALAN
ASET DAN STOR
4
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
5/46
Aset dan Stor yang diperoleh untuk
kegunaan pejabat perlu direkodkan,
dikawal dan dipantau dengan sempurna
bagi mengelakkan dari berlakunya
pembaziran dan penyalahgunaan.
Semakan Audit bertujuan menilai tahap
pematuhan kepada peraturan yang
ditetapkan dalam Pekeliling/SuratPekeliling Perbendaharaan yang berkenaan
dan Tatacara Pengurusan Stor.
5
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
6/46
Analisis Audit terhadap purata peratus pematuhan setiap
elemen kawalan Pengurusan Kewangan bagi tempoh tahun2010 sehingga 2012 mendapati berlaku peningkatan peratuspematuhan bagi setiap elemen. Bagi tempoh yang samadidapati Pengurusan Aset & Stor adalah elemen paling lemahberbanding lain-lain kawalan.
79%89%
79% 81%
65% 65%
81%
91%
73%
85%
71% 70%
85%
95%
81%87% 82%
77%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
KAWALAN
PENGURUSAN
KAWALAN BAJET KAWALAN
TERIMAAN
KAWALAN
PERBELANJAAN
PENGURUSAN
WANG AMANAHDAN DEPOSIT
PENGURUSAN
ASET DAN STOR
2010
20112012
6
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
7/46
TAHAP PEMATUHAN PENGURUSAN KEWANGAN
MENGIKUT KAWALAN BAGI JABATAN NEGERI
PADA TAHUN 2012
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Pengurusan Bajet Terimaan Perbelanjaan Amanah DanDeposit
Aset Kerajaan
1 1
3
3
1 1 1
2
3
5
3
65 1
2
1
6
34
4
2
Sangat Baik Baik Memuaskan Tidak Memuaskan
Kawalan Utama
Bilang
anAuditi
7 Nota: 2 Jabatan Negeri Tidak Berkaitan Bagi Elemen Amanah Dan Deposi t
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
8/468
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
9/469
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
10/46
ASPEK UTAMA KAWALAN ASET DAN STOR
KAWALAN
UMUMPENERIMAAN
PENDAFTARAN
ASET/MEREKOD
STOK
PENGGUNAAN/
PENGELUARAN,
PENYIMPANAN
DAN
PEMERIKSAAN
PENYENGGARAAN
ASETPELUPUSAN
KEHILANGAN
DAN
HAPUSKIRA
10
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
11/46
TEGURAN
AUDIT
11
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
12/46
Mengelakkan pembaziran wang.
Menentukan kelemahan-kelemahan yang
berlaku tidak berulang.
Mengenalpasti masalah baru yang sedang
dihadapi dan mengetahui perkara-perkara yang
menyebabkannya berlaku serta memberi
cadangan agar kelemahan dapat diperbaiki.
Menyerahkan pemerhatian audit dan cadangan-
cadangan kepada pihak pengurusan.
12
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
13/46
13
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
14/46
KAWALAN UMUM
Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan tidak
mengadakan mesyuarat mengikut kekerapan yang
ditetapkan (tiga bulan sekali); tidak membincangkan
perkara yang ditetapkan; urusetia lewat/tidak
menyediakan minit mesyuarat; tindakan susulan
terhadap masalah/isu pengurusan kewangan lewat
diambil.
Pegawai Aset tidak dilantik oleh Pegawai Pengawal.
Pegawai Aset tidak berperanan sebagai Setiausaha
Mesyuarat JKPAK
14
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
15/46
PENERIMAAN ASET
DAN STOK
Pegawai penerima tidak dilantik/ bekalan
diterima oleh pegawai tidak dilantik.
Aset diterima oleh pegawai yang tiada
kepakaran. Penerimaan aset yang dibuat oleh
pegawai yang tidak mempunyai kepakaran serta
pengetahuan boleh menyebabkan aset yang
diterima tidak dapat disahkan ketepatannya dari
segi spesifikasi, kualiti dan kuantiti serta
penggunaan yang sebenar.
15
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
16/46
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
17/46
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
18/46
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
19/46
PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK
Buku Pergerakan Harta Modal/Inventori
(KEW.PA-6) tidak disediakan bagi merekodkan
pergerakan. Aset gunasama yang tidak
direkodkan ke dalam Daftar KEW.PA-6 akan
menyebabkan pergerakan dan kedudukan
sebenar aset tidak dapat atau sukar untuk
dikesan pada setiap masa serta risiko
berlakunya kehilangan aset tersebut.
Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) tidak
digunakan.
19
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
20/46
PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK
Harta modal dan inventori tidak diberi nombor
siri pendaftaran dan dilabel HAK KERAJAAN
MALAYSIA.
Kenderaan Jabatan tidak dilabelkan dengan
Logo Jabatan
Aset yang tidak dilabel akan mengakibatkan
kesukaran untuk mengenal pasti dan mengesahkan
aset tersebut adalah milik Kerajaan. Selain itu, ia
juga boleh menyebabkan berlakunya
penyalahgunaan terhadap harta Kerajaan.
20
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
21/46
21
Pelabelan
Kenderaan Proton Wira Sedan (WNH 4573) tidak mempunyai logo
kenderaan atau tidak menunjukkan nama Jabatan.
Pandangan Sisi Kiri Proton
WIRA WNH 4573
Pandangan Sisi Kanan
Proton WIRA WNH 4573
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
22/46
Kad (KEW.PS-3) dan Kad (KEW.PS-4) tidak
diselenggarakan dengan lengkap dan kemas
kini.
Kad Petak (KEW.PS-4) bagi stok yang
mempunyai tarikh luput tidak menggunakan
kertas warna merah jambu.
Baki stok fizikal adalah berbeza dengan baki
di Kad Petak.
PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK
22
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
23/46
PENGGUNAAN/ PENGELUARAN,
PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
Aset/Item Stok dibeli tidak/belum digunakan.
23
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
24/46
24
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
25/46
25
Perolehan Yang Tidak Digunakan
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
26/46
26
Pembaziran : Tidak Menggunakan Input
Dengan Maksima
2 unit peti sejuk (RM1,585 setiap satu) untuk 2 tabika yang masih
belum dibuka tersimpan di stor (pembelian Jun 2008). Kedua-dua
tabika telah telah dibekal peti sejuk pada tahun 2004. Belum guna
sebab yang lama masih baik.
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
27/46
27
Aset yang tidak digunakan akanmenyebabkan :
Aset tidak dapat digunakan secara
optimum
Aset tersebut boleh menjadi usang serta
rosak
Tempoh waranti aset akan luput/ susut
Pembaziran kepada Kerajaan
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
28/46
PENGGUNAAN/ PENGELUARAN,
PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
Aset disimpan di tempat yang tidak sesuai dan
selamat. Aset yang tidak disimpan di tempat
bersesuaian akan terdedah kepada risikokehilangan atau kerosakan aset berkenaan.
28
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
29/46
PENGGUNAAN/ PENGELUARAN,
PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
Stor digunakan untuk menyimpan barang
rosak.
29
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
30/46
PENGGUNAAN/ PENGELUARAN,
PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
Pemeriksaan Aset/Pemeriksaan Stok/
Verifikasi Stor tidak dijalankan mengikut
tempoh yang ditetapkan.
Pengiraan stok tidak dilaksanakan.
Pemeriksaan Aset/Pemeriksaan Stok/
Verifikasi Stor tidak menyeluruh ke atassemua aset/item stor yang dimiliki.
30
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
31/46
KEW.PA-13 tidak disediakan bagi aset yang
memerlukan penyenggaraan berkala.
Jadual Program Penyenggaraan tidak disediakan
dan dirancang bagi semua aset dan kenderaan
Jabatan.
KEW.PA-14 tidak disediakan/diselenggara
dengan lengkap dan kemas kini. Rekodpenyenggaraan yang tidak lengkap akan
menyukarkan Jabatan menentukan sama ada
aset rosak masih ekonomik untuk dibaiki atau
untuk dilupuskan.
PENYENGGARAAN ASET
31
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
32/46
Aset rosak tidak diambil tindakan pembaikan.
Tindakan pembaikan yang tidak diambil
terhadap aset rosak akan menyebabkan aset
menjadi usang dan tidak dapat digunakan lagiseterusnya mendatangkan kerugian kepada
Kerajaan.
PENYENGGARAAN ASET
32
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
33/46
Tindakan pelupusan tidak dilaksanakan terhadapaset yang telah rosak dan tidak boleh dibaiki.
PELUPUSAN
33
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
34/46
34
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
35/46
35
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
36/46
36
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
37/46
Tindakan pelupusan yang tidak diambil
menyebabkan nilai aset/ bekalan pejabat
akan susut, memerlukan ruang simpanan/
pejabat dan terdedah kepada risikokehilangan.
PELUPUSAN
37
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
38/46
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
39/46
Kelulusan bagi pelupusan tidak mengikutperingkat Kuasa Melulus yang ditetapkan.
Dokumen arahan daripada Jabatan tidak
disediakan sebelum pemeriksaan pelupusan
dilaksanakan.
Pelupusan dilaksanakan melebihi tempoh 3 bulan
dari tarikh kelulusan.
Pelupusan aset elektronik tidak menggunakan
kaedah e-waste.
PEP (KEW.PA-16) tidak disediakan bagi pelupusan
aset elektronik, teknikal dan mekanikal.
PELUPUSAN
39
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
40/46
Laporan Polis tidak dibuat dalam tempoh 24
jam dari tarikh kehilangan.
Laporan Awal (KEW.PA-28) tidak disediakandalam tempoh 2 hari bekerja.
Jawatankuasa Penyiasat tidak dilantik secara
bertulis oleh Pegawai Pengawal
menggunakan KEW.PA-29 dalam tempoh 2
minggu dari tarikh Laporan Awal.
KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
40
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
41/46
KESAN PENGURUSAN ASET/STOR TIDAK
MENGIKUT PERATURAN YANG DITETAPKAN
Kegagalan mematuhi undang-undang dan
peraturan boleh menyebabkan kerugian,
pengurusan aset tidak cekap, perolehan tidakekonomik, pembaziran, penyelewengan dan
kehilangan dalam pengurusan aset Kerajaan.
Perkara Ini Boleh Di Ambil Tindakan Surcaj DiBawah Seksyen 18 Akta Acara Kewangan 1957.
41
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
42/46
PUNCA KELEMAHAN
Pekeliling/Peraturan berkenaan aset dan stor
tidak difahami atau tidak dipatuhi sepenuhnya.
Perancangan latihan secara berkala berkaitan
Pengurusan Aset Dan Stor tidak dibuat bagi
meningkatkan pemahaman dan kecekapan
dalam melaksanakan tugas.
Kurangnya pemantauan penyeliaan/pengawasan
pegawai atasan terhadap pegawai dan
kakitangan yang menguruskan aset dan stor.
42
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
43/46
Pertukaran pegawai/kakitangan yang
menguruskan aset dan stor.
Mengetahui yang betul tapi sengaja tidak mahu
buat. Antara sebabnya
Tidak pernah dikenakan hukuman.
Percaya bahawa amalan yang dibuat adalahlebih baik.
Bila berlaku penyalahgunaan / penyelewengan,
tidak ada tindakan diambil.
PUNCA KELEMAHAN
43
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
44/46
Mematuhi segala peraturan/pekeliling di sampingmencari cara untuk penambahbaikan
Mengambil tindakan pembetulan (corrective) danpencegahan (preventive) untuk mengelakkan isu
berulangMewujudkan penyeliaan yang lebih rapi terhadap
kerja pegawai bawahan.
Memastikan tindakan susulan dilaksanakan
terhadap perkara yang dibangkitkan bagimeningkatkan pematuhan terhadap prosedurkewangan
Serah menyerah tugas perlu dibuat dengan
sempurna bagi mewujudkan kesinambungantugas.
SYOR
44
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
45/46
KESIMPULAN
Ketua Jabatan hendaklah memastikan
pengurusan Aset Dan Stor di PTJ diurus dengan
baik. Pengurusan Aset Dan Stor yang baik boleh
menghindarkan berlakunya amalan rasuah,pembaziran dan pemborosan.
Pengurusan Aset Dan Stor memerlukan semua
pegawai yang terlibat memberi fokus yang jelas,perhatian yang serius serta melakukan
perubahan minda dalam meningkatkan tahap
pematuhannya.
45
-
7/28/2019 ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET
46/46
TERIMA KASIH KERANAMENG IKUTI DAN
MENGH AYATI CERAM AH INI