TATACARA PENGURUSAN ASET

KERAJAAN

(HARTA MODAL & INVENTORI)

Disampaikan oleh:

Hjh Saudah Hj Matali

KPT SKPK Papar

2

PENGENALAN

TPA adalah tatacara bagi menguruskan Harta

Modal dan inventori meliputi:-

Bab A – Penerimaan

Bab B – Pendaftaran

Bab C – Pengurusan / Penyimpanan dan

Pemeriksaan.

Bab D – Penyelenggaraan

Bab E – Pelupusan

Bab F – Kehilangan dan Hapuskira

3

DEFINISI ASET Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau

milikan atau di bawah kawalan kerajaan yang

diberi atau yang disewa beli dengan wang

kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau

hadiah atau diperolehi melalui proses

perundangan.

ASET ALIH bermaksud aset yang yang boleh

dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain

termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang

dengan bangunan.

4

Sambungan….

Harta yang mempunyai nilai dan boleh dijual atau berpindah milik.

Orang yang mempunyai kemahiran, mutu dan kegunaan yang bernilai serta boleh dimanfaatkan oleh individu / organisasi .

Proses penjagaan, mengawal, memelihara, mengendali dan menyenggara harta berbentuk fizikal yang mempunyai nilai dan diperolehi sama ada untuk digunakan terus atau kegunaan masa akan datang.

5

PRINSIP PENGURUSAN ASET Proses pengendalian harta awam bermula dari

peringkat perolehan hingga pelupusan.

Tujuan aset diperolehi ialah untuk memberi perkhidmatan/keperluan

Semua aset akan haus dan nilai akan berkurangan/susut.

Apabila kerosakan ditemui dan terlalu lewat untuk dipulihkan.

Kos berterusan bagi aset biasanya jauh melebihi dari kos asal.

6

KATEGORI ASET KERAJAAN1. TETAP:

a) Tanah – Dibawah bidang kuasa Pengarah Tanah & Galian (KPTG)

2. BANGUNAN:

Di bawah bidang kuasa Jabatan Kerja Raya (JKR)

3. ASET BERALIH:

a) Harta Modal

b) Inventori

c) Bekalan Pejabat

d) Stok Dalam Stor

7

KUMPULAN ASET

Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu:

1. HARTA MODAL

1.1. Aset alih yang harga perolehan asalnya

RM1,000.00 (satu ribu sahaja) dan ke

atas bagi setiap satu atau

1.2. Aset alih yang memerlukan

penyelenggaraan secara berjadual tanpa

mengira harga perolehan asal. (seperti

di buku panduan manual yg diterima

bersama semasa perolehan)

8

Sambungan…

2. INVENTORI

2.1. Aset alih yang harga perolehan asalnya

kurang RM1,000.00 setiap satu dan tidak

memerlukan penyelenggaraan berjadual.

2.2. Perabut, permaidani, hiasan, langsir dan

pinggan mangkok tanpa mengira

perolehan asal.

9

PENERIMAAN

“Pegawai Penerima “ialah pegawai yang

bertanggungjawab untuk menerima dan

mengesahkan terimaan aset;

Objektif: - memastikan aset yang diterima

menepati spesifikasi.

- penentuan kualiti, kuantiti sebenar

- memastikan aset diterima dalam

keadaan baik, sempurna dan selamat

untuk digunakan.

10

PENDAFTARAN

Mewujudkan rekod maklumat aset

Memudahkan pengesanan dan pemantauan

Membolehkan keadaan aset mudah diketahui

Memudahkan proses penyelenggaraan,

pelupusan dan penggantian aset.

Pendaftaran adalah dalam tempoh 2 minggu

daripada aset diterima

11

ASET YANG DIBELI

Maklumat perlu diperolehi:

- No. Pesanan Sekolah

- No. Invois / Bil

- Nota Serahan (DO)

- Dokumen kontrak (PKK/PMS)

- Kad Jaminan (warranty card)

- Manual pengguna / buku panduan

- Dokumen lain yang berkaitan

12

JENIS KEW.PA

KEW. PA-1 - Laporan Penerimaan Aset

KEW. PA-2 - Daftar Harta Modal

KEW. PA-3 - Daftar Inventori

KEW. PA-4 - Senarai Daftar Harta Modal

KEW. PA-5 - Senarai Daftar Inventori

KEW. PA-6 - Pergerakan Harta Modal & Inv.

KEW. PA-7 - Senarai Aset di Lokasi

KEW. PA-8 - Laporan Tahunan Harta Modal

dan Inventori

KEW. PA-9 - Laporan Kerosakan

KEW. PA-10 - Laporan Pemeriksaan Harta Modal

13

Samb…

KEW. PA-11 - Laporan Pemeriksaan Inventori

KEW. PA-12 - Sijil Tahunan Pemeriksaan HM

& I. ke KPTJ

KEW. PA-13 - Senarai Aset - Penyelenggaraan

KEW. PA-14 - Daftar Penyelenggaraan H. Modal

KEW. PA-15 - Perlantikan Ahli Lembaga

Pemeriksa

KEW. PA-16 - Perakuan Pelupusan (PEP)

KEW. PA-17 - Perakuan Lembaga Pemeriksa

KEW. PA-18 - Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset

14

Samb..

KEW. PA -19 - Sijil Pelupusan aset

KEW. PA -20 - Laporan Tahunan Pelupusan

KEW. PA -21 - Tender Pelupusan Aset

KEW. PA -22 - Penyertaan Tender

KEW. PA -23 - Borang Jadual Tender

KEW. PA -24 - Kenyataan/Iklan Sebutharga

KEW. PA -25 - Borang Tawaran Sebutharga

KEW. PA -26 - Jadual Sebutharga yang diterima

KEW .PA -27 - Kenyataan Lelong

KEW. PA -28 - Laporan Awal Kehilangan Aset

15

Samb..

KEW. PA -29 - Perlantikan J/K Penyiasat

KEW. PA- 30 - Laporan Akhir J/K Penyiasat

KEW. PA -31 - Sijil Hapuskira

KEW. PA -32 - Laporan Tindakan

Tatatertib/Surcaj

16

DOKUMEN PENDAFTARAN

- KEW. P2-2 – Daftar Harta Modal

- KEW. PA-3 – Daftar Inventori

- KEW. PA-4 – Senarai Daftar Harta Modal

- KEW. PA-5 – Senarai Daftar Inventori

- - Daftar aset hendaklah sentiasa dikemaskini

apabila berlaku :-

- penambahan/penggantian/penaiktarafan aset

- Pemeriksaan aset, Pelupusan dan hapuskira

17

PELABELAN ASET

Semua aset handaklah diberi tanda pengenalan

dengan cara melabel/mengecat dengan

‘HAK KERAJAAN MALAYSIA ’ (HKM)

Pelabelan hendaklah dibuat dengan jelas dan

mudah dilihat. (guna dakwat kekal )

18

Sambungan… Setiap aset hendaklah ditanda dengan

NOMBOR SIRI Pendaftaran mengikut turutan

terimaan aset:

i. Kod Kementerian/Jabatan/Sekolah: KPM 153

(kod berasakan sistem fail Unit Pemodenan

Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

(MAMPU)

ii. Kod kumpulan aset ialah :

Harta Modal = H

Inventori = I

iii. No. siri diwujudkan secara berurutan.

19

No. Siri (Harta Modal)

Contoh:

pembelian alat penghawa dingin – 1 unit dalam

tahun kewangan 2010:

KPM/XBA4226-153/H/2010/1

(kod sekolah) kod KPM (harta modal)

(thn.beli) bil.aset

no siri hendaklah berturutan mengikut bilangan

aset yang dibeli / dibekalkan / sumbangan

20

NO. SIRI (Inventori)

Perabot/kelengkapan:

- KPM/XBA4226-153/I/2010/1-20

contoh beli meja murid 20 buah

- KPM/XBA4226-153/I/2010/21-40

contoh beli kerusi murid 20 buah

21

FAIL DAFTAR ASET Penyimpanan:

KEW.PA-2 dan KEW-PA-3 (Asal) hendaklah

disimpan dalam fail kulit keras (Ring Fail) dan

disimpan ditempat selamat, labelkan dan

asingkan mengikut kad daftar.

Buku KEW.PA-6 (Pergerakan aset) tujuan

peminjaman /penempatan sementara hendaklah

diwujudkan dan disimpan oleh pegawai/PT yang

menjalankan tugas pengurusan aset.

Salinan daftar aset hendaklah disimpan

mengikut lokasi.

22

SENARAI ASET DI LOKASI

Senaraikan aset mengikut lokasi dalam

KEW.PA-7 dalam 2 salinan:

i. 1 salinan disimpan oleh PT yang

mengurus aset

ii. 1 salinan diletakkan mengikut lokasi

iii. KEW.PA-7 hendaklah sentiasa

dikemaskini jika ada perubahan aset;

kuantiti,lokasi

23

LAPORAN Laporan tahunan Harta Modal dan Inventori

disediakan dalam KEW.PA-8 dan kemukakan ke

JPN / PPD sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

Laporan suku tahun (setiap 3 bulan )

- Jan hingga Mac

- April hingga Jun

- Julai hingga September

- Oktober hinga Disember

Hantar ke JPN / PPD menngikut tarikh tersebut.

24

PENJELASAN CARA PENGISIAN1. Laporan Penerimaan : KEW.PA-1

2. Daftar Harta Modal : KEW.PA-2

3. Daftar Inventori : KEW.PA-3

4. Senarai Daftar Harta Modal : KEW.PA-4

5. Senarai Daftar Inventori : KEW.PA-5

6. Daftar Pergerakan Harta Modal & Inventori :

KEW.PA-6

7. Senarai Aset Alih Kerajaan Di Lokasi:

KEW.PA-7

8. Laporan Tahunan Harta modal & Inventori:

KEW.PA-8

25

ADUAN KEROSAKAN

Jika berlaku kerosakan aset, Kew.PA-9 hendaklah diisi dan kemukakan kepada Ketua Jabatan untuk kelulusan.

Pemeriksaan akan dilakukan ke atas:- fizikal, rekod dan penempatan aset

Tujuan pemeriksaan adalah untuk :

memastikan keadaan dan prestasinya

memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap dan memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tecatat dalam daftar.

26

Pegawai Yang Dilantik

Ketua Jabatan hendaklah mencadangkan /

mencalonkan ke KPM untuk dilantik Pegawai

Pegawai berikut :-

i. 1 orang Pegawai Aset (Kump. Profesional)

ii. 2 orang Pegawai Pemeriksa Aset (Kump.

Profesional & Kump. Sokongan 1)

iii. 2 orang Pegawai Pelupusan (Kump.

Profesional & Kump. Sokongan 1)

27

PEKELILING

PP Bil. 5/2007 – Tatacara Pengurusan Aset Alih

Kerajaan (TPA)

Tujuan:

Pekeliling perbendaharaan ini bertujuan untuk

memperkemas dan memantapkan peraturan

Pengurusan Aset alih Kerajaan

Tarikh kuatkuasa mulai 2 Mac, 2007.

28

PELAKSANAAN (TPA)

- Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 dari borang lama KEW.312 dan KEW.313 kepada borang baru dengan secepat mungkin tidak melebihi enam (6) bulan mulai dari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan.

- Semua aset yang dimiliki sebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan di dalam senarai daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) yang baru.

29

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH

KERAJAAN (TPA)

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI

PENGAWAL:

a. Mewujudkan Unit Pengurusan Aset.

b. Melantik:

i) Pegawai Aset di peringkat Jabatan/Sekolah

ii) Pegawai yang menjalankan pemeriksaan

ke atas aset

iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan

pelupusan aset

30

Sambungan…iv. Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes

kehilangan aset.

v. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

vi. Mengemukakan laporan tahunan ke JPN / PPD sebelum 15 Mac, tahun berikutnya:-

- Laporan Harta Modal dan Inventori

- Laporan Pemeriksaan Harta Modal &

Inventori

- Laporan Pelupusan Aset alih Kerajaan

- Laporan Tindakan surcaj / tatatertib (jika

ada)

31

J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIH

KERAJAAN DI JABATAN / SEKOLAH

1. Keanggotaan JKPAK di Jabatan / Sekolah :-

Pengerusi : Pengarah / Pengetua / Guru Besar

Setiausaha: Pegawai Aset Jabatan / Sekolah

(GPK 1 / Kump. Prof.)

Ahli-Ahli : Semua Ketua Bahagian/K. Panitia/K. Unit/Audit Dalam/PT Aset & Stor/ dan Pegawai-Pegawai lain yang sesuai.

32

Mesyuarat JKPAK

2. Agenda mesyuarat JKPAK adalah seperti:-

- kedudukan semasa aset alih Jabatan / Sekolah

- Laporan hasil pemeriksaan aset alih kerajaan

- Laporan Tindakan Pelupusan

- Laporan Tindakan surcaj / tatatertib

- Masalah-masalah berkaitan pengurusan aset alih

3. Bidang tugas JKPAK adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih kerajaan.

33

Sambungan….

4. Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan

sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 3

bulan dan hasil mesyuarat hendaklah

dilaporkan kepada Pengarah ( Unit

Kewangan ) dan PPD

34

TERIMA KASIH

Selamat Maju Jaya

Boleh hubungui sayaTel: 088-750513 (o)013-8666585 (hp)