UNIT PENGURUSAN ASETJABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

PENGURUSAN ASET BERPANDUKAN PEKELILING

PERBENDAHARAANBIL. 5 TAHUN 2007 -

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

KANDUNGAN TPA

TPA

BAB A PENERIMAAN

BAB E PELUPUSAN

BAB B PENDAFTARAN

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN

& PEMERIKSAAN

BAB F KEHILANGAN/ HAPUS KIRA

BAB D PENYELENGGARAA

N

Apa yang dimaksudkan

dengan “Aset”?

Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yangdibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbanganatau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

Apa yang dimaksudkan dengan “Aset

Alih”?

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

Kategori Aset Alih

Kerajaan?

Harta Modal

Inventori

KATEGORI ASET ALIH

HARTA MODAL(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000

dan ke atas setiap satu pada masa perolehan; ATAU

(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraansecara berjadual tanpa mengira harga perolehanasal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraanseperti yang telah dinyatakan dalam manual/bukupanduan pengguna.

INVENTORI(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang

daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pingganmangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

1. Mesin Cetak (Printer) berharga RM 199.00 ? =2.Set sofa berharga RM 4,900.00 ? = 3.Alat Pemadam Api berharga RM 200.00 ? =

HARTA MODAL ATAU INVENTORI?

1. Mesin Cetak (Printer) berharga RM 199.00 ? = HARTA MODAL2.Set sofa berharga RM 4,900.00 ? = INVENTORI3.Alat Pemadam Api berharga RM 200.00 ? = HARTA MODAL

HARTA MODAL ATAU INVENTORI?

BAB A - PENERIMAANOBJEKTIF PENERIMAAN

a)Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkanb)Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; danc)Memastikan aset diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat untuk digunakan

BAB A - PENERIMAANLangkah-langkah yang perlu dipatuhi semasamenerima aset:

• Semak butiran dalam dokumen.

• Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengansyarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”.

Sekiranya terdapat kerosakan / perselisihan semasa menerima aset, sila isi Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1

Selepas diterima, berapa lama aset perlu

didaftarkan?

Dalam masa dua (2)minggu dari tarikh

pengesahan penerimaan.

BAB B - PENDAFTARANTUJUAN PENDAFTARAN

mewujudkan pangkalan data lengkap, tepat dan kemaskini memudahkan pengesanan dan pemantauan membolehkan keadaan aset diketahui memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

BORANG PENDAFTARAN ASET ALIH

Harta Modal - KEW.PA-2 (sebelum TPA dikenali sebagai Kew. 312)

Inventori - KEW.PA-3 (sebelum TPA dikenali sebagai Kew. 313)

Pelabelan Aset?

Semua aset diberi tanda pengenalan dengancara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM).

SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkanhendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW. PA-7 dalam 2 salinan.

• 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

• Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapatperubahan kuantiti, lokasi atau pegawaibertanggungjawab.

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.

(d) Perlu direkodkan.

(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan KEW. PA-9.

BAB C - PENGGUNAAN ASET KERAJAAN

Bagaimanakah Aset Alih disimpan?

- Aset perlu disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

- Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.

- Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.

Apakah tindakan yang akan diambil ke atas pegawai yang gagal mematuhi peraturan

ini?

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

Pemeriksaan Aset

Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:

(a) Fizikal(b) Rekod(c) Penempatan

BAB C - PEMERIKSAAN ASET

Tujuan pemeriksaan aset adalah untuk:

(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;(b) Memastikan setiap aset yang mempunyai

daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;

(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

• Pegawai Pengawal (KSU KPM) melantik sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa.

• Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

• Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada Ketua Jabatan.

PEGAWAI PEMERIKSA ASET

Apa tugas Pegawai

Pemeriksa Aset?

• Menjalankan pemeriksaan aset alih sekurang-kurangnya sekali setahun.

• Mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada Ketua Jabatan

• Ketua Jabatan juga akan melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

Kew. PA-10LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODALKementerian/Jabatan : Hospital Mesra Bukit Padang

Bahagian : Unit PengurusanBil

No. SiriPendaftaran

Jenis Harta Modal

Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal

CatatanMengik

ut Rekod

Sebenar

Lengkap Kemaskini

Ya

Tidak Ya Tidak

1. JKNSabah/149901/H/07/01

Komputer Riba Dell N520

Unit Pengurusan

UnitPengurusan

Sedang digunakan

2. JKNSabah/149901/H/07/02

Set PC HP Pavillion DC 345

Unit Pengurusan

Unit Pengurusan

Sedang digunakan

Tandatangan: Tandatangan :

Nama Pegawai Pemeriksa 1: Blasius Moningot Nama Pegawai Pemeriksa 2: Maria Sakayan

Jawatan: Pen. Peg. Perubatan U32 Jawatan: Pen. Peg. Tadbir (Rekod) N27

Tarikh Pemeriksaan; 9 Jun 2009 Tarikh Pemeriksaan: 9 Jun 2009

Kew. PA-11LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Tandatangan: Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1: Blasius Moningot Nama Pegawai Pemeriksa 2: Maria Sakayan

Jawatan: Pen. Peg. Perubatan U32 Jawatan: Pen. Peg Tadbir (Rekod) N27Tarikh Pemeriksaan: 9 Jun 2009 Tarikh Pemeriksaan: 9 Jun 2009

Bil

Jenis Inventori

Daftar Lokasi Kuantiti KeadaanInventori

Catatan

Lengkap Kemaskini Mengikut Rekod

Sebenar Mengikut Rekod

Sebenar

Ya Tidak Ya Tidak

1. Kerusi Mesyuarat

Bilik Mesyuarat Utama

Bilik Mesyuarat Utama

40 38 Digunakan

2 di Kaunter Unit Pengurusan

Kementerian/Jabatan : Hospital Mesra Bukit Padang

Bahagian : Unit Pengurusan

Penyelenggaraan Aset

JENIS PENYELENGGARAN

(a)Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untukmemeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponenatau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan.

(b)Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

BAB D - PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu diambil:

(a) Menyedia senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan Kew. PA-13.

(b) Merancang penyelenggaraan(c) Melaksanakan program penyelenggaraan(d) Merekod penyelenggaraan Kew. PA-14(e) Menilai program penyelenggaraan(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh

pihak swasta.

Pelupusan Aset?

Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. Pelupusan juga boleh dibuatke atas aset alih yang boleh digunakan danmasih berkeadaan baik.

BAB E - PELUPUSAN

Mengapa perlu membuat pelupusan

aset?

•Tidak Ekonomi Dibaiki (TEB)•Usang•Rosak / tidak boleh guna•Luput tempoh•Kurang keupayaan•Tiada alat ganti•Tiada lagi khidmat pembekal•Disyor selepas pemeriksaan•Tidak diperlukan Jabatan•Perubahan teknologi•Melebihi keperluan

KUASA MELULUS PELUPUSAN1. PERBENDAHARAAN- nilai perolehan asal satu aset melebihi RM 50,000 atau jumlah

keseluruhannya melebihi RM 500,000 ; dan- semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal

seperti berikut : a) Hadiah; b) Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri; c) Tukar Beli (trade-in); d) Tukar barang (barter-trade); dan e) kaedah pelupusan lain yang tidak dinyatakan dalam TPA

2. KEMENTERIAN/JABATAN- nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM 50,000 atau

jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM 500,000

Tatacara Pelupusan Aset

Alih?

• Kenalpasti aset alih yang hendak dilupuskan • Dapatkan PEP (KEW.PA-16) jika perlu

- PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, Elektrikal dan Elektronik dan perkakasan komputer.

- Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai worksyop sendiri atau khidmat pakar khusus dalam peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP

- PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian / Jabatan

- setiap PEP hendaklah disahkan oleh 2 orang pegawai yang berpengalaman sekurang-kurangnya 3 tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan

- nilai semasa aset di PEP hanya sah untuk tempoh 1 tahun sahaja. Sekiranya melebihi tempoh tersebut, Kementerian / Jabatan perlu mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP

• Sediakan maklumat aset yang hendak dilupuskan di dalam borang KEW.PA-17

• Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih yang terdiri daripada :- sekurang-kurangnya 2 orang pegawai )seorang

Pengerusi dan seorang ahli) yang tidak terlibat secara

langsung dalam pengendalian aset berkenaan- pegawai mempunyai kemahiran memeriksa aset, jika

perlu;- Pegawai kumpulan Pengurusan dan Profesional dan

kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf; dan- pegawai dari kementerian/jabatan lain boleh dilantik

jika perlu

Tugas Lembaga Pemeriksa

Pelupusan Aset Alih?

(a)Menyedia dan mengemukakan Jadual Pelupusan kepadaUrus Setia Pelupusan Jabatan.

(b)Memeriksa aset yang akan dilupus dan rekod dalam tempoh 1 bulan.

(c) Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatanyang hendak dilupuskan dikeluarkan.

(d)Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17.

(e)Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai.

(f) Menandatangani Kew. PA-17 dan kemukakan ke Urusetia

• Urusetia pelupusan menentukan Kuasa Melulus dan mengemukakan bagi kelulusan pelupusan aset

• Setelah mendapat kelulusan, pelupusan dilaksanakan mengikut syor kaedah pelupusan yang diluluskan oleh Kuasa Melulus

• Sediakan Sijil Pelupusan (KEW.PA-19) dan kemaskini rekod pendaftaran aset alih

Berapa lamakah aset perlu

dilupuskan selepas mendapat kelulusan?

- Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan mengikut kaedah yang diluluskan.

- Mesti lupus mengikut syor kaedah pelupusan.

Kaedah pelupusan

Aset Alih

(a) Jualan secara : - Tender - Sebut harga - Lelong

(b) Jualan Sisa

(c) Tukar Barang (Barter Trade)

(d) Tukar Beli (Trade in)

(e) Tukar Ganti (Cannibalize)

KAEDAH PELUPUSAN

(g)Pindahan

(h)Hadiah

(i) Musnah secara: - Ditanam - Dibakar - Dibuang - Ditenggelam

(j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai

Apakah yang perlu dilakukan semasa melupuskan aset

alih?

Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan

JPJ dimaklumkan mengenai pelupusankenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepadapembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa

Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

GAMBAR-GAMBAR

PELUPUSAN

Pelupusan secara jualan kontrak pusat sisa besi

Pelupusan secara ketuk dan tanam

Pelupusan secara tenggelamkan di laut

Kehilangan Aset Alih?

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

BAB F –KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

Hapus Kira?

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

BAB F –KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

KUASA MELULUS HAPUS KIRA1. PERBENDAHARAAN- nilai perolehan asal satu aset melebihi RM 50,000 atau jumlah

keseluruhannya melebihi RM 500,000 - Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti berikut

tanpa mengira nilai perolehan asal :-

Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video,

komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA), LCD projector, pemain CD/DVD dan

smartphone- melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam

tanpa mengira nilai perolehan asal

KUASA MELULUS HAPUS KIRA

2. PEGAWAI PENGAWAL- nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM 50,000 atau

jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM 500,000 dan tidak

melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan

- Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira

hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau

kecuaian tidak melibatkan pegawai awam

Sekiranya berlaku kehilangan, apakah

yang perlu dilakukan?

• Melaporkan kehilangan aset kepada Ketua Jabatan dengan segera dan lapor kepada pihak Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

• Ketua Jabatan perlu menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 dalam tempoh 2 hari dan kemukakan bersama laporan polis kepada:

(i) Pegawai Pengawal

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan dan salinan

kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan

Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan

Ketua Audit Negara.

• Pegawai Pengawal hendaklah melantik Jawatankuasa Penyiasat menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani

• Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada :- pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu

dan bukan daripada bahagian/unit yang sama- pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai

yang terlibat- sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai

lebih kanan sebagai Pengerusi

Tanggungjawab Jawatankuasa

Penyiasat

1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan 2. Memeriksa sendiri tempat kejadian.

3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir (KEW.PA-30) dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan

7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan.

• Laporan Akhir (KEW.PA-30) dikemukakan kepada Pegawai Pengawal berserta dokumen sokongan seperti salinan KEW.PA-2/KEW.PA-3, salinan KEW.PA-6, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan lain untuk kelulusan hapus kira

• Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk :-- Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang

hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-

duanya sekali, atau- Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang

hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan- Menandatangani sendiri syor dan ulasan

Setelah kelulusan Hapus Kira

diterima, apa yang perlu dilakukan?

• Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori

• Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset (KEW.PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan

• Syor surcaj/tatatertib hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira

• Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira

Adakah kita mahu disurcaj atas kecuaian menjaga keselamatan

aset sehingga menyebabkan kehilangan?

Tindakan surcaj dikenakan terhadap mereka yang gagal

memungut hasil / membuat bayaran yang tidak teratur

. Surcaj juga patut diambil terhadap Ketua Setiausaha /

Jabatan / Bahagian yang gagal mengambil tindakan

terhadap pegawai bawahan yang gagal melaksanakan

tanggungjawab mereka.

ARAHAN PERBENDAHARAAN, AP 167.2“ Pegawai awam adalah bertanggungjawab

sendiri termasuk bertanggungjawab membayar

balik jika berlaku kerugian berhubung dengan

bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diterima di

bawah kawalannya atau simpanannya ”

SEKIAN &

TERIMA KASIH

SEBARANG PERTANYAAN, SILA SEBARANG PERTANYAAN, SILA HUBUNGIHUBUNGI:

UNIT PENGURUSAN ASETUNIT PENGURUSAN ASETSEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN DAN SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN DAN

PEMBANGUNANPEMBANGUNANJABATAN PELAJARAN NEGERI SABAHJABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH

• FRANCIS LANGKAB : 088-318194/088513506

• JOHN F. ISIDORE : 088-513-492• MAHMUD JAMIL : 088-513-492• NORAFIDAH : 088- 513492• DG. SARIPAH : 088-513492

KAMI SEDIA MEMBANTUKAMI SEDIA MEMBANTU