BORANG DAFTAR INOVASI KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

BAHAGIAN/ JABATAN : JABATAN TENAGA KERJA SARAWAK

BIL. TAJUK INOVASI KETERANGAN INOVASI (maksimum 500 patah perkataan)

IMPAK INOVASI KEPADA RAKYAT

1. Sistem Aplikasi Pemantauan Penggajian Pekerja Bukan Pemastautin. (Non-Resident Employee Monitoring System – NREA)

Sistem ini dibangunkan bagi memudahkan JTK Sarawak memantau pematuhan Seksyen 119A Ordinan Buruh (Sarawak Bab 76). Seksyen 119A Ordinan Buruh (Sarawak Bab 76) menghendaki majikan yang menggajikan pekerja bukan pemastautin supaya melaporkan maklumat pekerja berkenaan menggunakan Borang JTKSWK 119A dalam tempoh 14 hari dari tarikh penggajiannya. Fungsi sistem : 1) Boleh berinteraksi dengan Sistem Pengurusan Pekerja Luar Negeri (SPPLNS) yang sedia ada. 2) Menyediakan Borang 119A yang lengkap dengan maklumat asas majikan dan pekerja yang bakal digaji berdasarkan lesen penggajian yang dikeluarkan.

1) Sebelum ini, majikan perlu mengisi maklumat asas dan pekerja yang digaji menggunakan Borang JTKSWK 119A. Ini menyebabkan majikan seringkali melaporkan maklumat pekerja daripada beberapa lesen penggajian yang diperolehi. Keadaan ini menyebabkan proses semakan menjadi rumit kerana pegawai perlu menyemak maklumat penggajian daripada beberapa fail yang berbeza. Hasil daripada inisiatif ini majikan akan memperolehi Borang JTKSWK 119A yang telah dicetak dan berpandukan lesen penggajian yang telah dikeluarkan. Keadaan ini memberi kelebihan kepada majikan untuk melaporkan maklumat yang tepat dalam tempoh masa yang telah ditetapkan.

BIL. TAJUK INOVASI KETERANGAN INOVASI (maksimum 500 patah perkataan)

IMPAK INOVASI KEPADA RAKYAT

3) Menyediakan mekanisme pemantauan secara preventif untuk majikan melalui aplikasi sistem komputer. 4) Menyediakan mekanisme semakan automatik untuk meneliti setiap maklumat pekerja yang dikemukakan oleh majikan. 5) Menyediakan mekanisme auto detection bagi setiap pelanggaran undang –undang yang terlibat. 6) Memudahkan penyediaan dokumen seperti surat peringatan dan surat teguran kepada majikan menerusi dokumen janaan komputer dan berasaskan mekanisme pemantauan dan penguatkuasaan yang telah ditetapkan. 7) Memudahkan penyediaan Laporan Bulanan Pejabat dan Laporan Business Plan Jabatan.

2) Para majikan lebih peka dengan kehendak undang-undang di bawah Seksyen 119A Ordinan Buruh (Sarawak Bab 76).

PENGENALAN

Latar belakang ringkas perkhidmatan. Kumpulan sasar bagi inovasi ini adalah Pegawai dan Staf disetiap PTK di Sarawak, majikan yang menggaji pekerja

bukan pemastautin dan para pekerja bukan pemastautin yang bekerja di Sarawak.

Inovasi ini masih diperingkat percubaan oleh PTK Kuching bermula Ogos 2013 bagi memastikan kelancaran dan

keberkesanannya sebelum ianya dapat diperluaskan ke seluruh PTK di Sarawak.

LAPORAN INOVASI

Tujuan Projek Inovasi

i. Memudahkan setiap PTK membuat pemantauan dan menguatkuasakan undang-undang berkaitan penggajian

pekerja bukan pemastautin di Sarawak.

ii. Mempermudahkan pengisian Borang JTKSWK 119A oleh majikan selaras dengan konsep “Merakyatkan

Perkhidmatan Awam”.

iii. Mengurangkan beban tugas pegawai dan staf yang terlibat dalam pengurusan pekerja bukan pemastautin di

setiap PTK.

iv. Memudahkan penyediaan Laporan Bulanan Pejabat dan Laporan Business Plan Jabatan berkaitan penggajian

pekerja bukan pemastautin secara janaan komputer (computer generated) dan pada masa nyata.

Proses Pelaksanaan Inovasi

Pembangunan aplikasi ini melibatkan sumber dalaman PTK (in-house) sepenuhnya.

Proses sebelum dan selepas

SEBELUM SISTEM NREA SELEPAS SISTEM NREA

Majikan perlu mengisi maklumat asas dan pekerja yang digaji menggunakan Borang JTKSWK 119A kosong secara manual.

Tiada kaedah sistematik dalam memantau penghantaran Borang JTKSWK 119A oleh majikan dalam tempoh 14 hari dari tarikh penggajiannya.

Surat Peringatan kepada majikan yang melanggar Seksyen 119A perlu ditaip oleh Pegawai setiap kali peringatan dikeluarkan.

Pegawai menyemak maklumat yang dikemukakan oleh majikan samada lengkap atau tidak secara manual. Surat Teguran perlu ditaip oleh Pegawai setiap kali ianya dikeluarkan.

Majikan memperolehi Borang JTKSWK 119A yang telah dicetak dengan maklumat asas dan pekerja berpandukan lesen penggajian yang telah dikeluarkan.

Menyediakan mekanisma auto detection bagi pelanggaran Seksyen 119A Ordinan Buruh (Sarawak Bab

76) kerana sistem amaran ke atas majikan yang lewat mengemukakan Borang JTKSWK 119A dibuat secara automatik.

Surat Peringatan kepada majikan boleh dijana

secara automatik melalui sistem ini. Pegawai hanya

perlu menyemak butiran dan menandatangani surat

peringatan tersebut.

Membantu proses semakan. Maklumat yang

tidak lengkap akan dikembalikan semula kepada

majikan untuk tindakan selanjutnya. Surat Teguran

boleh dijana secara automatik melalui sistem ini.

Laporan Bulanan Pejabat dan Laporan Business Plan disediakan secara manual.

Membantu penyediaan laporan-laporan secara

janaan komputer.

Elemen penurunan kuasa (jika ada)

Impak inovasi terhadap kumpulan sasar / perkhidmatan / jabatan / agensi / Negara:

Elemen Inovatif / Kreativiti Inovasi yang dibangunkan ini bukanlah satu mekanisma punitif untuk majikan tetapi ianya lebih menjurus

kepada membantu (facilitate) entiti yang terlibat. Proses analisa dan pembangunan aplikasi ini juga mengambil kira faktor empathy bagi entiti yang terlibat. Asas pertimbangan ini amatlah penting bagi menangkis anggapan atau tohmahan negatif kepada PTK seperti faultfinder.

Penciptaan sistem ini juga dapat menambah baik sistem pemantauan aktiviti penggajian pekerja bukan

pemastautin secara lebih sistematik.

Mengurangkan kesilapan dalam pengisian borang, penyediaan surat-menyurat dan laporan bulan.

Menjimatkan masa majikan, Pegawai dan Staf Jabatan di dalam menguruskan aktiviti ini berbanding sistem manual.

Elemen Keberkesanan Aplikasi yang dibangunkan ini telah mengambil kira prinsip-pinsip Merakyatkan Perkhidmatan Awam yang

diperkenalkan oleh Ybhg. Tan Sri Dr. Ali Hamsa, Ketua Setiausaha Negara. Aplikasi ini juga

membantu pihak majikan untuk mematuhi undang –undang yang dikuatkuasakan oleh JTK Sarawak. Ini

juga selaras dengan visi dan nilai yang ditekankan oleh PEMUDAH.

Jumlah masa yang dapat dijimatkan dapat digunakan oleh para Pegawai dan Staf untuk menumpukan

perhatian kepada aktiviti teras Jabatan. Ini kerana rantaian proses yang panjang melalui proses manual

telah dimudahkan melalui aplikasi ini. Ianya membantu pegawai mengurangkan beban kerja mereka

seharian. Semua proses yang kompleks dan berulang telah diselesaikan menerusi aplikasi ini.

Secara tidak langsung produktiviti pejabat juga meningkat kerana jumlah masa yang dijimatkan dapat

digunakan oleh pegawai untuk meingkatkan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan dan aktiviti utama

jabatan. Jika dibandingkan dengan sistem manual, masalah-masalah berkemungkinan berlaku. Melalui

sistem baru segala proses analisa dan pelaporan telah diambilalih oleh sistem komputer tanpa ada prejudis.

Elemen Signifikan

Mesra pelanggan – Memudahkan pengisian borang JTKSWK 119A oleh majikan dan membantu

mengelakkan perlanggaran undang-undang melalui sistem peringatan yang dapat dijana secara automatik.

Penjimatan kos - Pengurangan penggunaan bahan cetak seperti kertas dan toner merupakan salah satu

manfaat daripada inovasi ini. Ia mampu menyumbang kepada penjimatan perbelanjaan Kerajaan.

Penjimatan masa – Menjimatkan masa pengisian borang oleh majikan, menjimatkan masa penyediaan

surat-menyurat serta laporan-laporan bulanan serta menjimatkan masa pemantauan ke atas penggajian

pekerja bukan pemastatutin.

Pelaksanaan aplikasi ini seharusnya dijadikan pemangkin kepada perkembangan penggunaan teknologi

maklumat masa kini. Keberkesanaan sistem automasi seperti ini akan dapat membantu dalam

perkhidmatan awam menyediakan mekanisme perkhidmatan yang lebih baik dan bermutu kepada orang

ramai walaupun menghadapi cabaran kekurangan Pegawai.

Elemen Relevan

Sumbangan kepada agensi organisasi / nasional

Meningkatkan imej Jabatan sebagai salah sebuah agensi penguatkuasa yang cekap dan telus dalam

memastikan keharmonian industri di Malaysia amnya dan di Sarawak khususnya.

Terdapat 1 kes pendakwaan bagi kesalahan di bawah Seksyen 119A telah dilaksanakan ke atas majikan

hasil daripada pemantauan melalui sistem NREA ini.

Gambar-gambar berkaitan :

Rajah 1 : Maklumat asas majikan yang telah dicetak

Rajah 2) Maklumat Pekerja yang telah dicetak untuk diberikan kepada majikan

Rajah 3 : Contoh skrin dan surat peringatan:

Rajah 4 : Sistem pemantauan secara automatik

Rajah 5 : Penyedian laporan-laporan bulanan

Disediakan oleh: Nama Pegawai / Unit Terlibat : Puan Fadzilah binti Hassan / Encik Mohammad Tajuddin bin Abd. Rashid Bahagian Penyelidikan & Maklumat, JTK Sarawak No. Tel. : 082-242261 / 082-414062 Emel : fadzilah@mohr.gov.my / tajuddin@mohr.gov.my