format laporan hasil inovasi tajuk inovasi : e-tempahan...
TRANSCRIPT
1
FORMAT LAPORAN HASIL INOVASI
Tajuk Inovasi : e-Tempahan
Nama Jabatan/ Agensi : Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan
1.0 PENGENALAN
1.1. LATAR BELAKANG RINGKAS PERKHIDMATAN
Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat merupakan sebuah pusat yang
bertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan teknologi maklumat
kepada jabatan-jabatan dan agensi-agensi lain di negeri Kelantan. Bahagian ini
juga bertindak sebagai “one-stop center” dalam segala urusan ICT (Informasi,
Komunikasi dan Teknologi).
1.2. LATAR BELAKANG RINGKAS ORGANISASI
Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat sebelum ini dikenali sebagai Pusat
Maklumat Negeri yang telah ditubuhkan melalui keputusan Majlis Mesyuarat
Kerajaan kali ke 13/95 yang bersidang pada 2 Ogos 1995 dan diletakkan di bawah
Pengarah Unit Perancang Ekonomi Negeri (UPEN) yang juga Timbalan Setiausaha
Kerajaan (Pembangunan).
Walau bagaimanapun setelah penstrukturan semula organisasi Pejabat
Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan melalui Surat Kelulusan Perjawatan Bil. N
120 Tahun 2007 oleh Perbendaharaan Malaysia, Bahagian Pengurusan Teknologi
Maklumat telah diletakkan di bawah Timbalan Setiausaha Kerajaan (Pengurusan)
berkuatkuasa mulai 1 Ogos 2007.
Bahagian ini diketuai oleh seorang Pengarah yang mulai diisi pada 1 Februari
2009. Di bawah Bahagian ini terdapat dua (2) unit iaitu Unit Pembangunan dan
Unit Operasi. Unit Pembangunan diketuai oleh Pegawai Teknologi Maklumat
Gred F48 dan mulai diisi pada 28 Oktober 2008 manakala Unit Operasi diketuai
oleh Pegawai Teknologi Maklumat Gred F44 dan pengisian telah dibuat pada 01
Julai 2014.
Inovasi e-Tempahan telah dihasilkan oleh Kumpulan KIK BPTM yang dikenali
sebagai Kumpulan Muhammad Al-Fateh.
2
1.3. LATAR BELAKANG RINGKAS KUMPULAN
Kumpulan Muhammad Al-Fateh ditubuhkan pada 15 Mei 2013 dan mempunyai Keahlian Seramai 9 orang yang terdiri daripada pelbagai peringkat jawatan di Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat. Matlamat utama adalah untuk memperkasakan perkhidmatan di Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat.
Muhammad Al-Fateh diambil sempena nama khalifah agung yang telah
menawan Kota Konstantinopel pada 29 Mei 1453 sebagaimana yang disebut
oleh baginda Nabi Muhammad SAW dan beliau telah berjaya membina meriam
yang boleh menembak bom seberat 300kg sejauh 1 batu.
2.0 PENERANGAN HASIL INOVASI
2.1. ABSTRAK
Pertindihan tarikh tempahan biasanya akan berlaku apabila orang yang
menerima tempahan tidak memaklumkan tempahan tersebut kepada staf yang
bertanggungjawab. ‘Mis-communication' ini pula akan menyebabkan rekod
tempahan dalam fail gagal dikemaskini. Berlaku juga situasi pihak penempah
tidak memaklumkan pembatalan.
Tempahan juga sukar dilakukan kerana pihak pelanggan tiada tempat untuk
merujuk kekosongan melainkan perlu berkomunikasi dengan pihak penyedia
perkhidmatan. Pegawai lain juga sukar untuk mendapat maklumat tempahan
kerana perlu merujuk dahulu kepada staf bertanggungjawab.
Inovasi yang diperkenalkan oleh Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat ini
dapat menyelesaikan masalah di atas.
2.2. TARIKH INOVASI DIHASILKAN
Inovasi ini dihasilkan pada awal April 2016.
2.3. TUJUAN PROJEK INOVASI
Untuk menggantikan kaedah tempahan fasiliti secara manual kepada sistem
tempahan online yang menjimatkan tenaga kerja (manpower), masa,
penggunaan kertas dan bahan percetakan serta dapat menjana laporan dan
statistik tempahan.
3
3.0 KAJIAN SEBELUM PELAKSANAAN INOVASI 3.1. INPUT PELANGGAN DIJADIKAN SUMBER INOVASI
Input pelanggan yang dilaksanakan secara brainstorming antara ahli Kumpulan
Muhammad Al-Fateh antaranya tempahan fasiliti yang tidak sistematik dijadikan
sebagai sumber inovasi.
3.2. INPUT PELANGGAN DIJADIKAN KAEDAH PENYELESAIAN
Maklumbalas Tempahan Bilik Mesyuarat / Makmal ICT Bagi Bulan Oktober,
November dan Disember 2015 berdasarkan soalselidik daripada jabatan/agensi
kerajaan negeri adalah sebagai input pelanggan untuk dijadikan kaedah
penyelesaian.
3.3. PENGLIBATAN PELANGGAN DALAM CETUSAN IDEA INOVASI
Cetusan idea bagi menghasilkan inovasi ini ialah Mesyuarat Kakitangan
Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat Bil. 1/2016 yang telah diadakan pada
26 Rabiul Awal 1437H bersamaan 06 Januari 2016.
3.4. KAJIAN SEBELUM PELAKSANAAN INOVASI (SURVEY, PEMANTAUAN, KAJI
SELIDIK, KEPUASAN PELANGGAN)
Berdasarkan kepada kajiselidik ke atas ahli kumpulan dan berdasarkan
analisa pemilihan masalah (penentuan aspek keupayaan dan kritikal),
analisis data matrik (penentuan aspek kritikal dan keupayaan) dan analisis
kaedah (penentuan keparahan, kesegeraan dan pengembangan) masalah
yang diberi keutamaan untuk diselesaikan ialah tempahan fasiliti yang tidak
sistematik sebagaimana maklumat berikut:
4
PENYIMPANAN GAMBAR-GAMBAR RASMI YANG TIDAK SISTEMATIK
Rushdan
PENYAMPAIAN MAKLUMAT MELALUI WEBTV TIADA SAMBUTAN DAN KURANG MENARIK
KURANG PENGGUNAAN APLIKASI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI
Hafeezi
Rusdi
BANTUAN PENYELENGGARAAN TEKNIKAL DI JABATAN / AGENSI TIDAK DITERIMA DENGAN JELAS
JABATAN / AGENSI TIDAK MENGGUNAKAN EMEL RASMI DENGAN SEPENUHNYA
Noor Azri
Fazuan
KESUKARAN MENGESAN FAIL-FAIL DAN MENGAMBIL MASA YANG LAMA SERTA TIDAK DIREKOD
TEMPAHAN FASILITI TIDAK SISTEMATIK
Syed
Salina
PENGISIAN BERITA-BERITA DI WEBTV KERAJAAN NEGERI AMAT KURANG
KURANG PENGGUNAAN LIVE STREAMING / SIARAN LANGSUNG WEBTV KERAJAAN NEGERI DI KALANGAN
JABATAN / AGENSI
Fahimie
Redwan
Melalui kaedah Brainstorming, hasilnya seperti berikut :
PENYENARAIAN MASALAH
34
ANALISA MEMILIH MASALAH
35
5
SOAL SELIDIK AHLI KUMPULAN –
ANALISIS PEMILIHAN MASALAH
36
BIL MASALAH KEUPAYAAN KRITIKAL
A PENYIMPANAN GAMBAR-GAMBAR RASMI YANG TIDAK SISTEMATIK 5 3
BPENYAMPAIAN MAKLUMAT MELALUI WEBTV TIADA SAMBUTAN DAN KURANG MENARIK
4 3
CBANTUAN PENYELENGGARAAN TEKNIKAL DI JABATAN / AGENSI TIDAK DITERIMA DENGAN JELAS
6 4
DKESUKARAN MENGESAN FAIL-FAIL DAN MENGAMBIL MASA YANG LAMA SERTA TIDAK DIREKOD
4 6
E PENGISIAN BERITA-BERITA DI WEBTV KERAJAAN NEGERI AMAT KURANG 7 6
F KURANG PENNGGUNAAN APLIKASI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI 8 6
GJABATAN / AGENSI TIDAK MENGGUNAKAN EMEL RASMI DENGAN SEPENUHNYA
4 8
H TEMPAHAN FASILITI TIDAK SISTEMATIK 8 9
IKURANG PENGGUNAAN LIVE STREAMING / SIARAN LANGSUNG WEBTV KERAJAAN NEGERI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI 6 6
SKALA KEUPAYAAN 1-3 : Tidak upaya4-6 : Kurang Upaya7-10 : Upaya
SKALA KRITIKAL 1-3 : Tidak kritikal4-6 : Kurang kritikal7-10 : Kritikal
ANALISA MEMILIH MASALAH
37
6
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
B
KRITIKAL
KEUPAYAAN
A
D E
G
F
H
x
y
EPENGISIAN BERITA-BERITA DI WEBTV KERAJAAN NEGERI AMAT KURANG
FKURANG PENGGUNAAN APLIKASI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI
H TEMPAHAN FASILITI TIDAK SISTEMATIK
C
IKURANG PENGGUNAAN LIVE STREAMING / SIARAN LANGSUNG WEBTV KERAJAAN NEGERI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI
I
ANALISIS DATA MATRIK
38
BILKEBERATAN (X 5) (X 3) (X 1) JUMLAH
MARKAHSENARAI PENDEK MASALAH KEPARAHAN KESEGERAAN PENGEMBANGAN
EPENGISIAN BERITA-BERITA DI WEBTV KERAJAAN NEGERI AMAT KURANG
3 X 5 2 X 3 1 X 1 22
FKURANG PENGGUNAAN APLIKASI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI
3 X 5 3 X 3 4 X 1 23
HTEMPAHAN FASILITI TIDAK SISTEMATIK
4 X 5 4 X 3 4 X 1
I
KURANG PENGGUNAAN LIVE STREAMING / SIARAN LANGSUNG WEBTV KERAJAAN NEGERI DI KALANGAN JABATAN / AGENSI
3 X 5 3 X 3 1 X 1 21
ELEMEN 1 2 3 4 5
KEPARAHAN & KESEGERAAN
SANGAT SEDIKIT SEDIKIT SEDERHANA BANYAKSANGAT BANYAK
HALACARA PERTUMBUHAN
MENURUN BERTERUSAN
MENURUN SEDERHANA
STABILBERTAMBAH SEDERHANA
BERTAMBAH BANYAK
36
ANALISIS KAEDAH
39
7
3.5. MAKLUMBALAS PELANGGAN PERINGKAT AWAL (SAMPEL MEDIA SOCIAL YANG
DIGUNAKAN UNTUK MAKLUMBALAS:- EMAIL, TWITER, FACEBOOK)
Berdasarkan soalselidik yang dilaksanakan kepada jabatan/agensi kerajaan
terpilih maklumbalas yang diperolehi ialah sebagaimana berikut:
RAJAH I : MAKLUMBALAS TEMPAHAN BILIK MESYUARAT / MAKMAL ICT
OLEH JABATAN/AGENSI KERAJAAN NEGERI BAGI BULAN OKTOBER 2015
8
RAJAH II: MAKLUMBALAS TEMPAHAN BILIK MESYUARAT / MAKMAL ICT
OLEH JABATAN/AGENSI KERAJAAN NEGERI BAGI BULAN NOVEMBER 2015
RAJAH III: MAKLUMBALAS TEMPAHAN BILIK MESYUARAT / MAKMAL ICT
OLEH JABATAN/AGENSI KERAJAAN NEGERI BAGI BULAN DISEMBER 2015
9
3.6. TINDAKAN YANG DIAMBIL DENGAN MAKLUMBALAS YANG DITERIMA
(MESYUARAT, PELAPORAN)
Berdasarkan kepada maklumbalas yang diterima beberapa mesyuarat telah
diadakan bagi membincang dan membuat keputusan berhubung dengan inovasi
yang dicadangkan sebagaimana berikut:
(a) Mesyuarat Kakitangan Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat Bil. 1/2016
yang telah diadakan pada 26 Rabiul Awal 1437H bersamaan 06 Januari 2016.
(b) Minit Mesyuarat Kumpulan Inovatif dan Kreatif Bahagian Pengurusan
Teknologi Maklumat 1/2016 Pejabat Setiausaha Kerajaan Kelantan pada 31
Januari 2016.
(c) Minit Mesyuarat Kumpulan Inovatif dan Kreatif Bahagian Pengurusan
Teknologi Maklumat 2/2016 Pejabat Setiausaha Kerajaan Kelantan pada 24
Februari 2016.
(d) Minit Mesyuarat Pengurusan BPTM Bil. 2/2016 pada 25 Jamadil Akhir1437H
bersamaan 03 April 2016.
10
(e) Minit Mesyuarat Kumpulan Inovatif dan Kreatif Bahagian Pengurusan
Teknologi Maklumat 3/2016 Pejabat Setiausaha Kerajaan Kelantan pada 17
April 2016.
4.0 PENETAPAN KUMPULAN SASARAN DAN INDIKATOR SASARAN 4.1. KUMPULAN SASARAN YANG TERLIBAT SECARA LANGSUNG DENGAN SAMPEL
INOVASI
Pegawai dan kakitangan yang terlibat untuk mengendalikan tempahan di
Bahagian/jabatan/agensi kerajaan Negeri yang mempunyai keperluan untuk
menggunakan Makmal ICT BPTM dan Bilik Mesyurat BPTM.
4.2. KUMPULAN YANG TIDAK TERLIBAT SECARA LANGSUNG NAMUN TERKESAN
DARI HASIL INOVASI (RIPPLE EFFECT)
Kakitangan yang tidak diberi tanggungjawab untuk mengendalikan tempahan
Makmal ICT BPTM dan Bilik Mesyuarat BPTM tetapi terpaksa mengambil
tempahan semasa ketiadaan kakitangan yang bertanggungjawab. Dengan
terhasilnya inovasi ini keadaan yang seperti ini inshaAllah tidak akan berlaku
lagi.
4.3. PENETAPAN INDIKATOR YANG INGIN DICAPAI :- TIDAK TERHAD SEBAGAIMANA
BERIKUT (KUALITI, KEBERKESANAN, PRODUKTIVITI, KEPUASAN PELANGGAN,
KEPUASAN PEKERJA, KESAN SOSIAL, KESAN PERSEKITARAN, PENINGKATAN
KEPERCAYAAN, KESAN INOVASI)
(a) Produktiviti – Dapat meningkatkan produktiviti jabatan/agensi kerajaan
Negeri Kelantan.
(b) Kualiti –Dapat meningkatkan kualiti tahap perkhidmatan tempahan makmal
ICT dan Bilik Mesyuarat BPTM.
(c) Kepuasan Pekerja – Pekerja dapat merancang tempahan dengan lancar dan
sistematik kerana mempunyai maklumat tempahan yang telah disediakan di
dalam sistem.
(d) Penjimatan Masa – Tempoh masa untuk menyemak tempahan dapat
disingkatkan.
11
(e) Penjimatan Kos – Dapat mengurangkan kos bayaran bil telefon kerana
menggunakan talian internet yang sedia ada.
(f) Kesan Persekitaran – Ianya dapat mengurangkan kertas dan ini ke arah Go
Green.
5.0 PROSES PELAKSANAAN INOVASI (INHOUSE ATAU OUTSOURCE)
5.1. PENGENALPASTIAN PERMASALAHAN
Permasalahan yang dikenalpasti ialah seperti berikut:
(a) Maklumat Tempahan Tidak Lengkap (b) Tiada Rekod Dalam Fail (c) Pegawai Sukar Dihubungi (d) Maklumat Fasiliti Tempahan (e) Permohonan Lambat Proses (f) Tempoh Kelulusan Permohonan (g) Pertindihan Tarikh Tempahan (h) Tidak Sistematik
5.2. PENJANAAN IDEA/PENYELESAIAN PERMASALAHAN (KAEDAH IDEA-IDEA
INOVASI DICETUSKAN OLEH AGENSI)
(a) Bagi masalah maklumat tempahan tidak lengkap, penyelesaiannya ialah
mewujudkan pangkalan data bersistematik di mana pembangunan
sistem boleh dilakukan oleh kumpulan kerana ahli mempunyai
pengetahuan dalam bidang pengaturcaraan komputer. Sistem mudah
difahami oleh pengguna dan ianya melibatkan kos yang minima dengan
pengunaan perisian sumber terbuka.
(b) Bagi masalah tiada rekod dalam fail, penyelesaiannya rekod perlu
dikemaskinikan melalui pangkalan data kerana ianya mudah
diselenggara dan rekabentuk yang lebih menarik.
(c) Bagi masalah pegawai yang sukar dihubungi, penyelesaiannya ialah
melantik pegawai yang bertanggungjawab kerana ianya memudahkan
pengguna dan pihak pentadbir untuk berurusan, menjimatkan masa
pengguna dan maklumat mudah diperolehi.
12
(d) Bagi masalah maklumat fasiliti tempahan, penyelesaiannya ialah
menyediakan maklumat yang interaktif di mana permohonan lebih cepat,
menjimatkan masa, sistem permohonan lebih cekap dan tepat dan
mempercepatkan carian maklumat tempahan.
(e) Bagi masalah Permohonan Lambat diproses, penyelesaiannya ialah
dengan menetapkan tempoh kelulusan dengan itu akan
Mempercepatkan Tempoh Tempahan, Memudahkan Urusan Kelulusan
dan Memudahkan Analisa Permohonan Tempahan.
(f) Bagi masalah Tempoh Kelulusan Permohonan penyelesaiannya ialah
Menambahbaik Prosedur Kerja supaya Pemantauan Secara Berpusat
Dan Menyuluruh dapat dilaksanakan, Maklumat Mudah Diperolehi,
Penjimatan Sumber Tenaga Manusia, Data Dan Maklumat Tersimpan
Selamat.
(g) Bagi masalah Pertindihan Tarikh Tempahan, penyelesaiannya ialah
dengan membangunkan Sistem dengan itu ianya akan Mengurangkan
Kerja Secara Manual, Proses Pemantauan Lebih Efisyen, Maklumat
Mudah Diperolehi, Penjimatan Sumber Tenaga Manusia dan Maklumat
tersimpan akan lebih selamat.
(h) Bagi masalah Tidak Sistematik penyelesaiannya ialah hendaklah
mengikut prosedur yang ditetapkan dengan itu Urusan Tempahan dapat
dipercepatkan, Maklumat Tempahan akan Lebih Tepat dan Terkini, Masa
Permohonan dapat dikurangkan dan sistem tidak akan tergendala.
5.3. CADANGAN INOVASI BERSAMA DARI WARGA AGENSI (BOTTOM-UP)
Cetusan idea bagi menghasilkan inovasi ini ialah melalui Mesyuarat Kakitangan
Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat Bil. 1/2016 yang telah diadakan pada
26 Rabiul Awal 1437H bersamaan 06 Januari 2016.
5.4. MAKLUMBALAS PELANGGAN PERINGKAT PERTENGAHAN (PENAMBAHBAIKAN)
Pembangunan aplikasi siap dibangunkan pada awal April 2016. Sistem ini diuji
oleh beberapa agensi yang terpilih pada peringkat pertengahan. Maklumbalas
pelanggan yang diperolehi ialah berlaku pertindihan waktu dan masa.
13
Pembangunan Aplikasi :
• Pembangunan aplikasi siap dibangunkan pada awal april 2016.
• Sistem ini diuji oleh beberapa agensi yang terpilih.
Keputusan :
• Di dapati sistem masih lagi berlaku pertindihan tarikh permohonan.
UJI CUBA 1
97
Berlaku pertindihan waktu dan masa
98
14
BIL SEBAB 2016
JUMLAH5 APRIL 11 APRIL
1 Maklumat tempahan tidak lengkap 4 9 13
2 Tiada rekod dalam fail 3 3 6
3 Pegawai sukar dihubungi 3 3 6
4 Maklumat fasiliti tempahan 2 3 5
5 Permohonan lambat proses 1 4 5
6 Tempoh kelulusan permohonan 3 2 5
7 Pertindihan tarikh tempahan 1 3 4
8 Tidak sistematik 1 3 4
LEMBARAN SEMAK UJI CUBA 1
99
Bil SebabKekerapan
(Bil)
Kekerapan Kumulatif
(Bil)
Peratusan (%)
Jumlah
1 Pertindihan tarikh tempahan 13 13 27 27
2 Tidak sistematik 6 19 12 39
3 Maklumat fasiliti tempahan 6 25 12 51
4 Permohonan lambat proses 5 30 11 62
5 Tempoh kelulusan permohonan 5 35 11 73
6 Pegawai sukar dihubungi 5 40 11 84
7 Tiada rekod dalam fail 4 44 8 92
8 Maklumat tempahan tidak lengkap 4 48 8 100
RAJAH PARETO 2
100
15
13
6 65 5 5
4 4
27%
39%
51%
62%
73%
84%
92%
0.0%
10.0%
20.0%
30.0%
40.0%
50.0%
60.0%
70.0%
80.0%
90.0%
100.0%
0
6
12
18
24
30
36
42
48
Pertindihan tarikh tempahan
Tidak sistematik Maklumat fasiliti tempahan
Permohonan lambat proses
Tempoh kelulusan permohonan
Pegawai sukar dihubungi
Tiada rekod dalam fail
Maklumat tempahan tidak lengkap
PARETO UJICUBA 1
101
110 110 105 102 99 81 65 3516%
32%
47%
61%
75%86%
95%
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
0
101
202
303
404
505
606
707
Pertindihan
tarikh tempahan
Tidak sistematik Maklumat fasiliti
tempahan
Permohonan
lambat proses
Tempoh
kelulusan
permohonan
Pegawai sukar
dihubungi
Tiada rekod
dalam fail
Maklumat
tempahan tidak
lengkap
PARETO SEBELUM PROJEK
PERBANDINGAN RAJAH PARETOPENCAPAIAN SASARAN
13
6 6 5 5 5 4 427%
39%51%
62%73%
84%92%
0.0%10.0%20.0%30.0%40.0%50.0%60.0%70.0%80.0%90.0%100.0%
06
12182430364248
Pertindihan
tarikh tempahan
Tidak sistematik Maklumat fasiliti
tempahan
Permohonan
lambat proses
Tempoh
kelulusan
permohonan
Pegawai sukar
dihubungi
Tiada rekod
dalam fail
Maklumat
tempahan tidak
lengkap
PARETO UJICUBA 1
707-48
707= 100% = 93%
102
16
Tindakan Selepas Ujicuba 1
Sistem akan ditambah baik selepas uji cuba 1 kerana terdapat beberapa pertindihan data.
103
Penambahbaikan :
• Penambahbaikan aplikasi ( e-Tempahan ) pada jun 2016.
• Diuji semula kepada Agensi yang terpilih.
Keputusan :
• Tiada berlaku pertindihan tarikh.
UJI CUBA 2
104
17
CONTOH DATA
HASIL UJI CUBA 2
105
BIL SEBAB
2016
JUMLAH2 JUN 13 JUN
1 Maklumat tempahan tidak lengkap 2 1 3
2 Tiada rekod dalam fail 1 1 2
3 Pegawai sukar dihubungi 1 0 1
4 Maklumat fasiliti tempahan 0 0 0
5 Permohonan lambat proses 0 0 0
6 Tempoh kelulusan permohonan 0 0 0
7 Pertindihan tarikh tempahan 0 0 0
8 Tidak sistematik 0 0 0
LEMBARAN SEMAK UJI CUBA 2
106
18
Bil SebabKekerapan
(Bil)
Kekerapan Kumulatif
(Bil)
Peratusan (%)
Jumlah
1 Pertindihan tarikh tempahan 3 3 50 50
2 Tidak sistematik 2 5 33 83
3 Maklumat tempahan tidak lengkap 1 6 17 100
4 Tiada rekod dalam fail 0 6 0 100
5 Permohonan lambat proses 0 6 0 100
6 Tempoh kelulusan permohonan 0 6 0 100
7 Maklumat fasiliti tempahan 0 6 0 100
8 Pegawai sukar dihubungi 0 6 0 100
RAJAH PARETO 3
107
108
3
2
1
50%
83%
100%
0.0%
10.0%
20.0%
30.0%
40.0%
50.0%
60.0%
70.0%
80.0%
90.0%
100.0%
0
1
2
3
4
5
6
Maklumat Tarikh Tempahan Makluman pembatalan tempahan kepada jabatan / agensi
Maklumat rekod tempahan terkini
PARETO UJICUBA 2
19
PERBANDINGAN RAJAH PARETO PENCAPAIAN SASARAN
13
6 6 5 5 5 4 427%
39%51%
62%73%
84%92%
0.0%10.0%20.0%30.0%40.0%50.0%60.0%70.0%80.0%90.0%100.0%
06
12182430364248
Pertindihan
tarikh tempahan
Tidak sistematik Maklumat fasiliti
tempahan
Permohonan
lambat proses
Tempoh
kelulusan
permohonan
Pegawai sukar
dihubungi
Tiada rekod
dalam fail
Maklumat
tempahan tidak
lengkap
PARETO UJICUBA 1
48-6
48= 100% = 87%
3
2
1
50%
83%
100%
0.0%10.0%20.0%30.0%40.0%50.0%60.0%70.0%80.0%90.0%100.0%
0
1
2
3
4
5
6
Maklumat Tarikh Tempahan Makluman pembatalan tempahan kepada jabatan /
agensi
Maklumat rekod tempahan terkini
PARETO UJICUBA 2
109
PERBANDINGAN RAJAH PARETO SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK
13
6 6 5 5 5 4 427%
39%51%
62%73%
84%92%
0.0%
10.0%
20.0%
30.0%
40.0%
50.0%
60.0%
70.0%
80.0%
90.0%
100.0%
06
12182430364248
Pertindihan tarikh
tempahan
Tidak sistematik Maklumat fasiliti
tempahan
Permohonan lambat
proses
Tempoh kelulusan
permohonan
Pegawai sukar dihubungi Tiada rekod dalam fail Maklumat tempahan
tidak lengkap
PARETO UJICUBA 1
110 110 105 102 99 81 65 3516%
32%47%
61%75%
86%95%
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
0101202303404505606707
Pertindihan tarikh tempahan
Tidak sistematik Maklumat fasiliti tempahan
Permohonan lambat proses
Tempoh kelulusan
permohonan
Pegawai sukar dihubungi
Tiada rekod dalam fail
Maklumat tempahan tidak
lengkap
PARETO SEBELUM PROJEK
707-6
707= 100% = 99%
3
2
1
50%
83%
100%
0.0%10.0%20.0%30.0%40.0%50.0%60.0%70.0%80.0%90.0%100.0%
0
1
2
3
4
5
6
Maklumat Tarikh Tempahan Makluman pembatalan tempahan kepada jabatan /
agensi
Maklumat rekod tempahan terkini
PARETO UJICUBA 2
110
20
5.5. TINDAKAN YANG DIAMBIL DENGAN MAKLUMBALAS YANG DITERIMA
(MESYUARAT, PELAPORAN)
Berdasarkan kepada maklumbalas yang diterima, penambahbaikan aplikasi ( e-
Tempahan ) telah dilaksanakan pada bulan Jun 2016. Kemudiannya diuji semula
kepada Agensi yang terpilih didapati keputusannya ialah tiada berlaku
pertindihan tarikh.
6.0 KAJIAN SELEPAS PELAKSANAAN
6.1. Maklumbalas pelanggan selepas pelaksanaan (Sampel media social yang
digunakan untuk maklumbalas:- email, twiter, facebook)
6.1.1. Maklumbalas yang diterima melalui e-mel.
21
6.1.2. Maklumbalas yang diterima melaui Facebook.
22
6.2. Tindakan yang diambil dengan maklumbalas yang diterima
Penambahbaikan telah pun dilaksanakan ke atas cadangan kedua-dua cadangan
yang dikemukakan melalui e-mail dan Facebook supaya e-Tempahan
diperluaskan untuk tempahan Dewan Teratai, Bilik Gerakan Negeri dan Bilik
Mesyuarat Utama.
6.3. Pencapaian Indikator yang telah ditetapkan
(a) Produktiviti – Dapat meningkatkan produktiviti jabatan/agensi kerajaan
Negeri Kelantan. Dengan adanya sistem ini, pencapaian indikator ialah
sebagaimana berikut:
PERKARA SEBELUM SELEPAS
Keperluan Penggantian
Perlu Penggantian Semasa Ketiadaan Kakitangan yang bertanggungjawab
Tidak Perlu Penggantian Pegawai Yang
Bertanggungjawab Sila rujuk Carta Alir Kerja
Sebelum dan Selepas Inovasi.
Kecekapan Dalam Membuat Keputusan
Untuk memberi kelulusan perlu melihat buku tempahan di pejabat.
Tidak perlu melihat buku tempahan di pejabat
Sila rujuk Carta Alir Kerja Sebelum dan Selepas
Inovasi.
23
24
25
(b) Penjimatan Masa – Pengguna tidak perlu membuat panggilan telefon untuk
membuat tempahan. Perkara ini dapat menjimatkan masa sebagaimana
berikut:
PERKARA SEBELUM SELEPAS
UNTUK MENELEFON PIC BILIK TEMPAHAN
Lebih 10 Minit = 1 Responden 6 -10 Minit = 6 Responden 2 - 5 minit = 5 Responden 1 minit = 1 responden
Tidak Berkaitan Sila rujuk kepada maklumbalas
tempahan Bilik Sebelum dan Selepas Inovasi.
26
(c) Kepuasan Pekerja – Pekerja dapat merancang tempahan dengan lancar dan
sistematik kerana mempunyai maklumat tempahan yang telah disediakan di
dalam sistem dan dapat disemak dalam masa yang singkat.
PERKARA SEBELUM SELEPAS
UNTUK MENYEMAK STATUS BILIK
Lebih 10 Minit = 1 Responden 6 -10 Minit = 6 Responden 2 - 5 minit = 5 Responden 1 minit = 1 responden
Lebih 5 Minit = 3 Responden 1 - 5 Minit = 3 Responden Kurang 1 minit = 7 Responden
(d) Kualiti – Dapat meningkatkan kualiti tahap perkhidmatan tempahan makmal
ICT dan Bilik Mesyuarat BPTM. Dengan adanya sistem ini, proses maklum
balas dapat diberikan dengan cepat.
PERKARA SEBELUM SELEPAS
UNTUK MEMBERI MAKLUM BALAS JAWAPAN
Lebih 10 Minit = 1 Responden 6 -10 Minit = 7 Responden 2 - 5 minit = 4 Responden 1 minit = 1 responden
Lebih 5 Minit = 1 Responden 1 - 5 Minit = 5 Responden Kurang 1 minit = 7 Responden
(e) Penjimatan Kos – Dapat mengurangkan kos bayaran bil telefon kerana
menggunakan talian internet yang sedia ada.
ANGGARAN KOS PANGGILAN TELEFON SEBELUM INOVASI BERDASARKAN
HASIL KAJIAN
Berdasarkan hasil kajian:
6-10 minit dan 10 minit keatas = 7 orang responden.
2 - 5 minit = 5 orang responden.
1 minit = 1 orang respoonden.
10 minit x 7 orang responden = 70 minit
5 minit x 5 orang responden = 25 minit
1 minit x 1 orang responden= 1 minit
Jumlah = 96 minit
Dengan anggaran kos panggilan perminit ialah RM 0.20
Kos = RM 0.20 x 96 minit
= RM 19.20
27
PERKARA SEBELUM SELEPAS PENJIMATAN
KOS BIL TELEFON RM19.20 RM0.00 RM 19.20
PENJIMATAN KOS BERDASARKAN MAKLUMBALAS KAJIAN RM19.20
(f) Kesan Persekitaran – Ianya dapat mengurangkan kertas dan ini ke arah
pelaksanaan Go Green kerana semua permohonan dan kelulusan adalah
secara dalam talian. Ianya dapat mengurangkan kos perolehan kertas dan kos
untuk mencetak.
PERKARA SEBELUM SELEPAS PENJIMATAN
KOS KERTAS A4 (1 RIM SEBULAN)
RM 12 0 RM 12
KOS MENCETAK RM 15 0 RM 15
PENJIMATAN KOS ( 1 BULAN) RM27
6.4. Sejauh mana inovasi telah memberi faedah kepada kumpulan sasaran (Survey,
Pemantauan, kaji selidik, Kepuasan pelanggan)
(a) Dapat membantu memudahkan urusan tempahan fasiliti untuk kursus,
taklimat, bengkel dan mesyuarat dengan lebih efisyen – Semua responden
telah bersetuju sebagaimana printscreen responses kajian Impak e-
Tempahan.
28
(b) Dapat memenuhi kehendak pelanggan yang inginkan perkhidmatan yang
disediakan agensi kerajaan lebih mesra pengguna, sistematik, cepat dan pantas
sebagaimana pandangan dikemukakan oleh responden.
29
(c) Sistem e-Tempahan dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi
oleh pelanggan seperti maklumat tempahan yang tidak lengkap, tiada rekod
dalam fail, pegawai sukar dihubungi, maklumat fasiliti yang tidak
memuaskan, permohonan lambat diproses, tempoh kelulusan yang
mengambil masa dan pertindihan tarikh tempahan. Daripada hasil kajian
didapati 83.3 % telah menyatakan persetujuan.
30
(d) Sistem e-Tempahan ini dapat memberikan nilai kepada wang (Value for
Money). Daripada hasil kajian didapati 66.7 % telah menyatakan persetujuan.
7.0 IMPAK INOVASI TERHADAP KUMPULAN SASAR 7.1. Elemen Inovasi/ Kreatif
Ianya dapat menghasilkan sistem baru yang dapat menambahbaik penyampaian
perkhidmatan kepada rakyat.
7.2. Elemen keberkesanan
Faedah yang nyata diperolehi ianya dapat menyenangkan urusan tempahan,
menjimatkan tenaga kerja (manpower), menjimatkan masa, mengurangkan kos
(bayaran talian telefon), mengurangkan penggunaan kertas dan bahan
percetakan serta dapat menjana laporan dan statistik tempahan.
7.3. Elemen signifikan
31
Ianya sangat signifikan seiring dengan kemajuan teknologi maklumat dan
komunikasi.
7.4. Elemen Relevan
Inovasi ini adalah sangat relevan dengan keadaan jabatan/agensi kerajaan kerana makmal ICT dan Bilik Mesyuarat adalah sentiasa digunakan secara aktif oleh Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri Kelantan seperti Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Jabatan Kerja Raya Negeri Kelantan, Jabatan Perhutanan Negeri Kelantan dan lain-lain lagi untuk mengadakan kursus-kursus ICT.
8.0 PENGIKTIRAFAN YANG DITERIMA
Tempat Kedua Anugerah Inovasi ICT Perkhidmatan Awam Negeri Kelantan.
9.0 GAMBAR-GAMBAR BERKAITAN
10.0 IMPLIKASI KEWANGAN (JIKA ADA) Kos yang terlibat untuk pembangunan aplikasi ialah sebanyak RM 9,980.00.
11.0 PENUTUP Diharapkan agar sistem ini dapat ditambahbaik dan diperluaskan untuk kegunaan
bahagian-bahagian lain dan jabatan/agensi kerajaan negeri bagi menawarkan tempahan
Makmal ICT, Dewan, Bilik Mesyuarat dan lain-lain lagi.