tajuk inovasi - s3p.mampu.gov.mys3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/404-sistem-epsh.pdf · komputer...

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti 1

TAJUK INOVASI :

PENGURUSAN MAKLUMAT MENGGUNAKAN ePSH BERASASKAN

TEKNOLOGI ATAS TALIAN UNTUK PEMANTAUAN PERLAKSANAAN

PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT DI KOLEJ KOMUNITI

Disediakan Oleh :

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

9 September 2011



1.0 MAKLUMAT JABATAN / BAHAGIAN / UNIT

Unit PSH, Jabatan Pengajian Kolej Komuniti (Unit PSH, JPKK) merupakan unit yang

ditugaskan untuk merancang, menyelaras, memantau dan melapor perlaksanaan

Pembelajaran Sepanjang Hayat (PSH) di Kolej Komuniti dan hanya diuruskan oleh dua

orang pegawai sahaja. Tugas ini juga turut dibantu sepenuhnya oleh Jabatan

Pembelajaran Sepanjang Hayat (JPSH) yang diwujudkan di semua Kolej Komuniti.

JPSH diketuai oleh seorang Ketua Jabatan dan 5 orang pensyarah PSH dan beberapa

orang penyelaras PSH yang dilantik oleh Pengarah.

2.0 LATARBELAKANG

Dalam dunia alaf ini, boleh dikatakan komputer telah menjadi suatu alat yang amat

penting dan telah meresapi semua aspek kehidupan termasuklah bidang pendidikan.

Komputer kini bukan sahaja digunakan sebagai alat bantu dalam pengajaran dan

pembelajaran di institusi-institusi, malah peranan komputer telah menular pula dalam

bidang pentadbiran dan pengurusan institusi atau organisasi.

Pada hari ini perkembangan teknologi telah mempengaruhi setiap bidang kehidupan.

Perkembangan teknologi maklumat telah membawa implikasi yang besar ke atas

kehidupan manusia termasuklah dalam bidang pendidikan. Ianya telah dapat

membantu pensyarah dan pelajar dalam proses pengajaran dan pembelajaran dengan

lebih menarik dan interaktif. Sejak sedekad yang lalu teknologi komputer telah

memainkan peranan yang besar dalam pembangunan pendidikan di negara ini. Sejak

kebelakangan ini pembangunan yang drastik di dalam teknologi mobil telah menjanjikan

satu revolusi yang baru dalam dunia pendidikan.

Komputer telah mewujudkan sistem maklumat yang amat efektif dalam membantu

memperkemaskan pengurusan sesebuah organisasi. Ini menjadikannya sebagai alat

yang amat diperlukan untuk segala urusan perniagaan, perindustrian, pendidikan, dan

pentadbiran. Boleh dikatakan semua organisasi besar ,sama ada jabatan kerajaan atau



swasta, menggunakan komputer untuk pelbagai urusan harian mereka dan ianya

merupakan industri yang paling pesat di dunia masa kini. Setiap organisasi biasanya

mempunyai satu atau lebih sistem komputer besar serta beberapa unit mikrokomputer.

Sistem komputer besar adalah untuk tugas-tugas pemprosesan data yang banyak

sementara mikrokomputer adalah untuk kegunaan kecil seperti pemprosesan

perkataan. Komputer telah menjadi sebahagian daripada kehidupan kita yang amat

diperlukan.

Hal ini kerana komputer merupakan satu alat elektronik yang boleh menyimpan

maklumat yang banyak dengan cara yang teratur serta dapat diproses dan dikeluarkan

dalam masa yang singkat. Teknologi komputer bukan sahaja dapat menjimatkan masa,

ruang dan tenaga manusia, bahkan meningkatkan kecekapan pengurusan sesebuah

organisasi. Oleh kerana itulah banyak agensi kerajaan dan swasta menggunakan

komputer untuk menyimpan rekod dan menganalisis data-data penting yang berkaitan

dengan butir-butir kakitangan serta hal-hal pentadbiran dan pengurusan.

Golongan pentadbir di sesebuah organisasi mulai sedar dan faham tentang potensi

komputer sebagai alat yang berguna dalam pentadbiran sesebuah organisasi.

Peningkatan beban tugas, pertambahan permintaan terhadap penyelesaian tugas

seperti penyediaan laporan, memo dan dalam masa yang sama mengekal dan

mengemaskinikan data statistik untuk keperluan semua peringkat pentadbiran

menyebabkan meningkatnya kepentingan penggunaan komputer dalam tugas-tugas

pentadbiran.

Oleh kerana institusi-institusi pendidikan di Malaysia telah menjadi semakin kompleks,

maka cabaran yang harus dihadapi juga turut meningkat. Institusi perlu memastikan

pengurusannya adalah cekap dalam menguruskan sumber manusianya, tepat dalam

penilaian prestasi dan berkesan dalam membuat keputusan.



3.0 KETERANGAN INOVASI

Projek inovasi yang dilaksanakan menumpukan kepada pengurusan maklumat secara

atas talian bagi memantau perlaksanaan PSH di Kolej Komuniti. Inovasi ini dapat

membantu pengurusan untuk mengurus perlaksanaan PSH di Kolej Komuniti dengan

lebih efektif, efisien dan berkesan. Di antara matlamat yang cuba dicapai melalui

inovasi ini ialah :

a) Menghasilkan sistem permohonan kursus secara atas talian

b) Menghasilkan sistem pangkalan data yang sistematik bagi pengurusan PSH

c) Menghasilkan sistem maklumat dan data peserta PSH

Sistem ini telah siap dibangunkan pada Julai 2010 dan digunakan sepenuhnya di 68

buah Kolej Komuniti seluruh negara mulai Oktober 2010. Sebanyak 3 bengkel

penggunaan sistem telah diadakan kepada semua penyelaras data PSH di Kolej

Komuniti. Memandangkan keperluan kepada sistem pelaporan dan analisa statistik

yang tepat dan pantas, pihak Jabatan telah melaksanakan percubaan penggunaan

sistem ini secara terus kepada semua Kolej dan didapati sistem ini boleh digunakan

sepenuhnya oleh pengguna. Mulai Januari 2011, sistem ini telah dipautkan kepada

laman sesawang rasmi JPKK dan komuniti yang berminat boleh memohon kursus-

kursus PSH di Kolej Komuniti secara atas talian.

Komitmen tinggi yang ditunjukkan oleh semua warga Kolej Komuniti telah membantu

kejayaan dan kelancaran sistem ePSH ini. Sebarang penambahbaikan dibuat dari

semasa ke semasa berdasarkan maklumbalas yang diterima dan boleh dilaksanakan

dengan pengubahsuaian mengikut keperluan tanpa melibatkan kos yang tinggi (direka

dan diselenggara oleh pensyarah Kolej Komuniti yang dilantik, tidak ada menggunakan

tenaga pakar luar atau syarikat).



4.0 KEDUDUKAN SEBELUM INOVASI

Di antara tugas utama Unit PSH, JPKK adalah memantau perlaksanaan PSH setiap

hari dan menyediakan laporan perlaksanaan PSH setiap minggu kepada Ketua

Setiausaha KPT (KSU KPT) dan Jabatan. Unit PSH, JPKK juga perlu sentiasa

mempunyai capaian kepada maklumat perlaksanaan memandangkan ada permintaan

dari jabatan serta agensi lain seperti pejabat Menteri Pengajian Tinggi, EPU dan MOF

berhubung statistik perlaksanaan PSH di Kolej Komuniti.

Selain dari itu, Unit PSH, JPKK dan JPSH juga saban hari menerima panggilan telefon

atau surat permohonan untuk mendaftar sebagai peserta kursus pendek. Sebelum

inovasi ini dilaksanakan, sistem pengurusan maklumat dan pangkalan data yang

digunakan menyukarkan Unit PSH dan JPSH dalam mengemaskini data dan maklumat

peserta dan maklumat kursus pendek. Pengurusan dan penyimpanan maklumat

secara manual menyebabkan maklumat permohonan tidak teratur dan adakalanya

berlaku keciciran.

Selain itu, penyelaras juga mengalami masalah dalam mengesan semula dan

mengenalpasti maklumat peserta kursus. Maklumat yang tidak tersusun dan sukar

dicapai menyebabkan analisa peserta dan pelaporan yang tidak sempurna dan tepat.

Oleh itu, tugas pengurusan institusi mestilah dilakukan dengan bantuan komputer

supaya pengurusan dan pentadbiran institusi akan menjadi lebih cekap dan berkesan.

Tugas Unit PSH, JPKK bukan sekadar mengurus tetapi juga turut menyediakan kertas-

kertas dasar dan kertas kerja berkaitan perlaksanaan PSH. Selain daripada itu, tugas

pensyarah PSH di Kolej juga bukan sekadar berlegar kepada tugas-tugas pengajaran

dan pembelajaran malah ianya juga melibatkan tugas pentadbiran institusi tersebut.

Pentadbiran yang cekap dan bersistematik di Jabatan dan di Kolej akan dapat

melicinkan perjalanan organisasi sesebuah Jabatan dan institusi dan seterusnya dapat

meningkatkan pencapaian akademik dan sahsiah pemohon atau peserta kursus.

Sebelum sistem ini dibina, pelaporan PSH di semua Kolej Komuniti dan juga di JPKK

adalah secara manual dengan perisian aplikasi MS Excel sahaja. Peserta juga



memohon secara manual sama ada secara mengisi borang permohonan atau walk-in.

Oleh itu terdapat pelbagai masalah yang timbul iaitu:

i. Maklumat yang tidak mencukupi dan kurang tepat

ii. Maklumat yang tidak seragam antara kolej terutamanya apabila berlaku

perubahan pegawai

iii. Masalah untuk mencapai semula maklumat yang disimpan

iv. Mengambil masa yang lama untuk mengumpul dan memproses data

v. Tidak cukup masa untuk menganalisis data dan membuat perancangan

vi. Sukar untuk membuat interferens dan integrasi antara maklumat

vii. Tidak dapat menyebarkan maklumat dalam masa yang ditetapkan dan dalam

format yang sebenar

viii. Keciciran data yang dihantar dan permohonan peserta

ix. Analisa peserta dan pelaporan yang kurang sempurna dan tidak tepat.

Satu aplikasi sistem maklumat PSH telah direka bentuk berdasarkan kepada tinjauan

kepada ciri-ciri yang sesuai untuk kegunaan pensyarah-pensyarah Kolej Komuniti

terutama JPSH dan juga Unit PSH, JPKK. Aplikasi yang akan dihasilkan juga dinilai

untuk memastikan ia telah mencapai matlamatnya dalam menjalankan fungsi-fungsi

yang dikehendaki.

Kewujudan satu aplikasi sistem maklumat PSH diharapkan dapat membantu para

pensyarah Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat menyediakan maklumat kursus

jangka pendek dengan pantas dan berkesan. Ia juga dijangka dapat mengubah sikap

dan amalan para staf Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat dalam proses

penyediaan rekod atau laporan kursus jangka pendek. Selain itu, pemantauan

perlaksanaan PSH di Kolej Komuniti oleh Unit PSH, JPKK juga lebih mudah, pantas

dan menjimatkan masa kerana maklumat boleh dicapai dihujung jari.

Sistem Maklumat ePSH dapat membantu pegawai data dan rekod mengemaskini dan

menyelenggara maklumat peserta dan kursus dengan lebih efisyen dan efektif. Sistem

ini juga sebagai pemudahcara iaitu membolehkan pemohonan kursus pendek daripada

pemohon secara online. Sistem ini juga menyediakan statistik untuk pelaporan bulan



dan tahunan kolej. Dengan menggunakan sistem baru ini, pencapaian data mudah

dilakukan. Ini adalah kerana data/maklumat mengenai peserta kursus pendek telah

disimpan ke dalam satu fail pangkalan data.

Oleh itu, pengguna hanya perlu mengikut arahan yang disediakan oleh sistem ini untuk

mendapatkannya. Reka bentuk sistem pangkalan data yang dicipta ini tidak rumit

sebaliknya ianya lebih mudah untuk digunakan dengan menggunakan akses internet

untuk merekodkan data-data yang hendak dimasukkan dan ianya juga mudah

digunakan oleh sesiapa sahaja. Pengguna sistem ini hanya perlu mengikut arahan yang

telah dimasukkan seperti penambahan data rekod, penghapusan data rekod,

penyimpanan data rekod dan mencetak data rekod laporan. Dengan wujudnya sistem

ini staf khususnya tidak akan merasa jemu berbanding dengan kaedah lama yang

dilakukan.

Di dalam sistem ini, ia telah membangunkan aplikasi yang mempunyai beberapa ciri

multimedia yang dapat menarik minat staf untuk melakukan tugas dengan baik dan

sempurna. Aplikasi yang dibangunkan ini selalunya mempunyai ciri user friendly atau

ramah pengguna. Ini dapat membantu Unit PSH, JPKK dan JPSH menggunakannya

dengan mudah dan senang difahami. Selain itu, ia menyediakan interaksi yang baik

kepada pengguna sistem ini. Oleh itu, pembangunan sistem ini amat menitikberatkan

kemudahan yang sewajarnya supaya ia dapat digunakan oleh semua staf Kolej

Komuniti seluruh Malaysia.

4.0 KEPENTINGAN INOVASI

Projek inovasi ini penting kerana :

a. Ia berguna kepada institusi dalam usaha merangka pelaksanaan penggunaan

komputer dalam pengurusan secara teratur.

b. Ia berguna dalam membuat perancangan kesesuaian program sistem maklumat

pengurusan yang diperlukan.



c. Penggunaan sistem maklumat dalam pengurusan pembelajaran sepanjang hayat

meningkatkan keberkesanan dan kecekapan pentadbiran.

5.0 SKOP PROJEK

Projek yang dibangunkan ini diberi nama Sistem Maklumat Elekronik Pembelajaran

Sepanjang Hayat (ePSH). Sistem ini meliputi beberapa bahagian yang penting.

i. Keselamatan Sistem

Sistem yang dibangunkan ini mementingkan ciri-ciri keselamatan. Hanya pengguna

yang sah katalaluannya dibenarkan masuk ke dalam sistem ini. Katalaluan untuk

masuk ke dalam sistem ini akan disimpan dalam pangakal data dan ia boleh

ditukar dari masa ke semasa. Tugas ini boleh dilakukan oleh seorang pentadbir

sistem atau staf yang bertangungjawab ke atas penyelenggaraan sistem ini.

Sistem ini membahagikan pengguna kepada empat kategori pengguna iaitu

Penyelaras PSH JPKK, Pentadbir Sistem Kolej, dan Penyelaras PSH Kolej

mempunyai kuasa yang lebih jika dibandingkan dengan Pensyarah sebagai

pengguna biasa di mana mereka bukan sahaja dapat melakukan aktiviti-aktiviti

seperti penyelaras kursus tetapi mereka juga dapat melihat aktiviti-aktiviti yang telah

dilakukan oleh pengguna sistem yang lain, katalaluan sistem untuk setiap pengguna

dan mencapai sistem pengguna lain jika perlu.

ii. Keselamatan Rekod

Sebelum seseorang pengguna membuat perubahan atau menambah rekod dalam

sistem ini, rekod tersebut akan disimpan dalam pangkalan data yang telah

diwujudkan dalam satu pelayan yang berfungsi sebagai domain dalam persekitaran

komputer yang dirangkaikan. Untuk membuat perubahan atau menambah sesuatu

dalam rekod berkenaan, katalaluan akan diminta oleh sistem bagi memastikan



mereka yang diberi kebenaran sahaja masuk ke dalam pangkalan data berkenaan

dan membuat penambahan serta sebarang perubahan.

Terdapat dua kategori pengguna yang dibenarkan untuk masuk ke dalam pangkalan

data berkenaan iaitu; Pentadbir Sistem dan Penyelaras Jabatan Pembelajaran

Sepanjang Hayat. Kedua-duanya akan diberikan tahap capaian ke atas pangkalan

data yang berbeza mengikut peranan dan pangkat mereka.

iii. Pencarian Kandungan Rekod

Sistem ini menyediakan kemudahan pencarian isi kandungan rekod dalam

pangkalan data sahaja. Terdapat satu jenis pencarian yang disediakan iaitu

pencarian pemohon atau peserta kursus sahaja. Pencarian jenis ini boleh

melakukan pencarian ke atas semua rekod dalam pangkalan data.

iv. Sistem Bank Data

Bahagian ini membolehkan maklumat mengenai pengguna dan maklumat rekod

disimpan dalam pangkalan data. Fungsi ini membolehkan Pentadbir Sistem dan

Penyelaras Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat mencapai, mencipta dan

menghapuskan rekod dalam pangkalan data.

v. Sasaran Pengguna

Sasaran pengguna sistem ini ialah pihak pengurusan di Jabatan Pembelajaran

Sepanjang Hayat dan juga pensyarah-pensyarah kursus pendek di Kolej Komuniti

seluruh Malaysia. Ini selaras dengan perkembangan teknologi dan infrastruktur yang

dibangunkan menerusi projek celik IT komputer di sebilangan institusi. Jika

kemudahan ini tidak digunakan sepenuhnya, ia akan membawa kepada pembaziran

sumber.

Perlu ditekankan di sini bahawa sistem ini lebih sesuai digunakan untuk menyimpan

rekod-rekod pemohon atau peserta kursus yang mana maklumat pemohon atau



peserta kursus tersebut boleh digunakan untuk pelbagai bentuk penggunaannya

dengan sistem pencarian rekod yang pantas dan lebih sempurna.

6.0 KELEBIHAN INOVASI

Inovasi yang dilaksanakan memberi impak kepada pengguna yang terlibat seperti

berikut :

a) Peserta Kursus

i. Menjimatkan masa dan kos

Bakal peserta PSH tidak perlu datang ke kolej untuk mengisi borang

permohonan dan mengepos / menghantar borang. Borang boleh diisi

secara online dan system ini juga mesra pengguna

b) Kolej Komuniti


Tidak perlu meneliti borang permohonan satu persatu untuk tujuan

pemilihan peserta dan pendaftaran di mana sistem membolehkan proses

pemilihan lebih pantas secara automatik

Analisa data lebih cepat dan mudah dilakukan menerusi sistem yang telah

diprogramkan. Pengguna boleh mengintegrasikan maklumat dengan

mudah sebagaimana yang dikehendaki oleh stakeholder

Data yang dianalisa juga boleh terus dicapai oleh pihak JPKK tanpa perlu

menunggu masa yang lama. Masa untuk mengepos dan menfaks laporan

ke JPKK tidak perlu dilakukan lagi.

Penggunaan kertas dapat dijimatkan seterusnya mewujudkan

persekitaran paperless – mendokong konsep bumi hijau (green earth)

Penjimatan ke atas bil utility di mana bil telefon dan bil faksmili dapat

dijimatkan – sebelum ada sistem ePSH, pegawai Unit PSH JPKK kerap

menelefon ke kolej untuk mendapatkan laporan manakala kolej pula



menghantar laporan secara hardcopy dan softcopy dalam jumlah helaian

yang banyak, 5-10 helaian setiap bulan

ii. Meningkatkan produktiviti

Data yang diberikan lebih tepat dan mudah dicapai pada bila-bila masa

berbanding semasa analisa data manual menggunakan perisian MS Excel

Masa pensyarah kolej komuniti untuk membuat analisa dapat dijimatkan

dan pensyarah dapat menumpukan kepada kerja-kerja pengajaran dan

pembelajaran (PnP) – tidak terbeban dengan tugas pengurusan dan

perkeranian

c) Jabatan Pengajian Kolej Komuniti


Tidak perlu meneliti laporan dari kolej untuk menganalisa data.

Memandangkan laporan PSH kolej komuniti memerlukan data yang detail

seperti profil jantina, umur, kelayakan akademik, pendapatan dan

sebagainya, penganalisaan data secara manual memerlukan masa yang

banyak. Sistem ePSH telah membantu menjimatkan masa untuk kerja-

kerja penganalisaan sebanyak 90%.

Penggunaan kertas dapat dijimatkan (2 rim setiap bulan) seterusnya

mewujudkan persekitaran paperless – mendokong konsep bumi hijau

(green earth)

Penjimatan ke atas bil utility di mana bil telefon dan bil faksmili dapat

dijimatkan – sebelum ada sistem ePSH, pegawai Unit PSH JPKK kerap

menelefon ke kolej untuk mendapatkan laporan manakala kolej pula

menghantar laporan secara hardcopy dan softcopy dalam jumlah helaian

yang banyak, 5-10 helaian setiap bulan

ii. Meningkatkan produktiviti

Data yang diberikan lebih tepat dan mudah dicapai pada bila-bila masa

berbanding semasa analisa data manual menggunakan perisian MS Excel



dan pegawai dapat menumpukan pada tugas-tugas yang lain dan fokus

kepada perancangan dan pelaksanaan program PSH

Data juga sentiasa dikemaskini oleh kolej dan JPKK dapat mencapai data

terkini setiap masa

Selain itu, JPKK dapat membekalkan maklumat dengan segera

berdasarkan format yang diberikan oleh pihak berkenaan (stakeholder)

kerana data dapat diintegrasi dengan mudah, pantas dan tepat.

7.0 CIRI-CIRI SISTEM ePSH

7.1 Sistem Pangkalan Data (Database)

Menggunakan konsep Sistem Pangkalan Data yang mana ia merupakan suatu sistem

yang mempunyai tiga komponen utama iaitu :

Pangkalan Data

Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS)

Aplikasi

Pangkalan Data

Pangkalan Data ditakrifkan sebagai gabungan fail-fail yang berkaitan dengan

meminimumkan pangkalan data. Ia akan ditempatkan pada suatu tempat tertentu di

dalam Unit Pemprosesan Utama (CPU) atau server. Ia boleh dikongsi penggunaannya

lebih daripada seorang pengguna dengan cara menggunakan komputer peribadi yang

dirangkaikan melalui networking atau CPU utama yang dikategorikan kepada semua

terminal.



Kelebihan Sistem Pangkalan Data:

i. Kurang Pengulangan Data

Apabila menggunakan Sistem Pangkalan Data, data-data tidak akan diulang. Data

yang hanya diulang ialah data kunci seperti kod kursus atau kod kolej. Data-data

lain seperti nama, alamat dan kad pengenalan tidak akan diulang. Contohnya,

carian data.

ii. Kurang Ralat Kemas Kini Data

Dengan penggunaan Sistem Pangkalan Data sebegini, sebarang perubahan

seperti pertukaran alamat akan dirujuk oleh semua bahagian. Ini berbeza dengan

penggunaan sistem manual di mana sebarang perubahan seperti pertukaran

alamat baru hanya diberitahu kepada bahagian pendaftaran dan bukan kepada

semua bahagian. Ini menyebabkan bahagian-bahagian lain masih menggunakan

alamat yang lama.

iii. Perkongsian Data

Data-data dapat dikongsi oleh banyak bahagian yang tidak terbatas jaraknya.

Contohnya, bagi bank-bank yang mempunyai banyak cawangan, data-data akan

disimpan di komputer pusat dan di kongsi pada setiap cawangan. Para penyimpan

boleh memasukkan atau mengeluarkan wang di cawangan yang berbeza.

iv. Meningkatkan Keselamatan Data

Keselamatan data-data dapat dijaga kerana ia dikumpul dan dicetak pada suatu

tempat yang berasingan. Ini akan menjamin bahawa tiada berlaku kerosakan atau

usaha-usaha untuk mensabotaj data-data berkenaan.



v. Mengurangkan Kos

Penjimatan kos dapat dilakukan dari segi kos penyimpanan data, kurangnya

pengulangan data akan menyebabkan kurang ruang penyimpanan data, dan kos

pembikinan atur cara serta semua bahagian boleh berkongsi menggunakan satu

atur cara yang sama di mana atur cara-atur cara yang sama dapat digabungkan

dan akan mengurangkan penggunaan pengatur cara.

vi. Menggalakkan Pembangunan Atur cara

Dengan menggunakan fail biasa atur cara di bahagian tersebut sahaja dapat

digunakan tetapi dengan menggunakan Sistem Pangkalan Data, pengaturcaraan

dapat dibuat tanpa had.

Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS)

Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) adalah perisian yang mengadakan

kemudahan untuk operasi pangkalan data seperti mencipta fail pangkalan data,

memasukkan data, pengubahsuaian data, pengoperan data dan lain-lain.

Contoh DBMS yang terdapat pada masa kini ialah MSSQL, MySQL, Oracle, Dbase,

Foxbox, Foxpro, Lotus Smartsuite, Microsoft Acces dan sebagainya.

DBMS yang dipilih untuk sistem ini ialah Microsoft SQL. Pemilihan DBMS ini

bersesuaian dengan jenis-jenis sistem yang telah dibangunkan sebelum ini.

Pemilihan DBMS (Microsoft SQL) ini mempunyai beberapa kelebihan seperti:

i. Mempunyai Medan

Perisian Microsoft SQL ini mempunyai medan-medan yang membolehkan

maklumat disimpan dan dipaparkan. Ini bersesuaian dengan sistem yang

dibangunkan kerana banyak maklumat atau data yang perlu dimasukkan.



ii. Mudah digunakan

Perisian Microsoft SQL mudah digunakan kerana menu serta arahan-arahan yang

terdapat di dalamnya banyak mempunyai persamaan dengan perisian lain seperti

produk Microsoft.

iii. Mudah untuk Dicapai

Maklumat yang telah ditaip mengikut medan-medan yang tertentu, akan mudah

untuk dicapai semula dan untuk disemak jika berlaku kesalahan atau ralat.

iv. Menjimatkan

Melalui pemilihan DBMS ini (Microsoft SQL), ianya dapat menjimatkan masa untuk

pengatur cara dalam menjalankan aktiviti-aktiviti seperti menyimpan maklumat

yang akan disimpan dan dimasukkan ke dalam sistem yang akan dibangunkan.

v. Reka Bentuknya Tidak Rumit dan Mudah

Reka bentuk sistem pangkalan data tidak rumit, sebaliknya ianya lebih mudah

dengan menggunakan Microsoft SQL, kerana ianya dapat membantu menyimpan

data di dalam medan-medan yang tertentu dan mudah untuk di capai dan

disemak.

vi. Mudah Mengawal Silap/ralat

Penggunaan Microsoft SQL di dalam sistem ini membolehkan pengatur cara

mengawal silap jika maklumat yang dimasukkan ke dalam medan tidak betul. Oleh

itu, pembetulan mudah dibuat kerana ianya dapat disemak pada masa yang sama.

vii. Mempunyai Kemudahan Tools

Perisian Microsoft SQL ini memberi kemudahan kepada pereka bentuk pangkalan

data untuk mereka bentuk pangkalan data dengan lebih tersusun serta mudah.

Perisian ini memudahkan para pereka bentuk pangkalan data untuk menyiapkan



sistem sesuatu pangkalan data kerana ia menyediakan tools seperti seperti views,

stored procedures, SQL query analyser dan sebagainya.

Aplikasi

Aplikasi pula adalah atur cara yang dibina oleh pengaturcara untuk para pengguna

sesuatu Sistem Pangkalan Data melakukan operasi terhadap pangkalan data

berkenaan. Aplikasi ini biasanya digunakan oleh Bank (mesin ATM), Telekom Malaysia

Berhad (sistem akaun pembayaran) dan Syarikat Penerbangan Malaysia (tempahan

tiket, jadual penerbangan).

Aplikasi yang dipilih untuk membangunkan sistem ini ialah Adobe Dreamweaver.

Pemilihan aplikasi ini bersesuaian dengan jenis-jenis sistem yang telah dibangunkan

sebelum ini.

7.2 Rekabentuk Sistem

Sistem Maklumat Pembelajaran Sepanjang Hayat (ePSH) merupakan aplikasi komputer

yang dibangunkan khas untuk memudahkan pengendalian maklumat di peringkat

Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat (PSH). Contohnya, Sistem Maklumat ePSH ini

dapat memudahkan pihak pengurusan untuk menyemak dan memproses maklumat

pemohon dan peserta kursus jangka pendek. Sistem Maklumat Pembelajaran

Sepanjang Hayat ini boleh menyediakan senarai pemohon dan peserta kursus jangka

pendek, membuat sijil penyertaan, menyediakan laporan bulanan dan sebagainya.

Dengan adanya sistem maklumat ini, segala kerja-kerja rutin dapat diselenggarakan

dengan lebih cepat dan menghasilkan output yang lebih berkualiti.



Reka bentuk Aplikasi Sistem ePSH

Beberapa komponen sistem maklumat utama bagi satu aplikasi yang menjalankan

sistem maklumat Pembelajaran Sepanjang Hayat telah disediakan. Komponen-

komponen tersebut ialah:

a. Permohonan Kursus Jangka Pendek Secara Dalam Talian (Online),

b. Pentadbir Sistem Login Pengguna Sistem (ePSH) Peringkat Jabatan atau Kolej ,

c. Pengurusan Kursus Jangka Pendek Peringkat Jabatan atau Kolej

a. Sistem Bank Data Utama

Sistem Bank Data Utama perlu disediakan terlebih dahulu kerana koleksi besar

data-data dapat dikendalikan dengan lebih cekap dan pantas. Bank Data yang

disediakan juga harus mampu menyimpan satu koleksi besar data-data dari

pelbagai jenis sama ada yang berbentuk teks, nombor, tarikh mahupun data

jenis gambar. Data-data yang disimpan dalam Bank Data juga perlu

diklasifikasikan supaya tugas mencari dan memilih data-data dapat dijalankan

dengan mudah. Bagi aplikasi yang dihasilkan, klasifikasi data disediakan dengan

dua prosedur iaitu kategori pemohon dan kursus. Mengikut kategori pemohon,

data dibahagikan kepada jenis kursus. Bagi mengklasifikasikan data mengikut

kursus, kod klaster digunakan.

Rajah 7.2 (a) Data Utama



b. Permohonan Kursus Jangka Pendek Secara Dalam Talian (Online)

Di dalam modul ini terdapat empat sub modul yang melibatkan pemprosesan

data peserta kursus pendek. Pengguna boleh membuat semakan senarai kursus

pendek, status permohonan peserta, membuat penilaian semakan kursus yang

telah didaftar dan dihadiri seterusnya kemaskini maklumat peserta. Semua

permohonan kursus akan diterima melalui permohonan online sahaja. Sebarang

perubahan berkaitan dengan pemilihan kursus boleh dibuat melalui online

dengan memasukkan katalaluan menggunakan nombor kad pengenalan. Borang

tersebut boleh diedit dan dicetak kemudiannya. Sekiranya ingin menamatkan

talian perkhidmatan ePSH, pengguna boleh klik pada menu Keluar.

Rajah 7.2 (b) Menu Permohonan Kursus Jangka Pendek Secara Online



Rajah 7.2 (c) Borang Permohonan Kursus Jangka Pendek Secara Online

c. Pentadbir Sistem Login Pengguna Sistem (ePSH) Peringkat Jabatan atau

Kolej

Fungsi utama sistem ini dikendalikan oleh Pentadbir Sistem. Dengan sistem ini

Pentadbir Sistem boleh mencari dan memilih pengguna yang memenuhi kriteria

tertentu dengan menggunakan klasifikasi data yang disediakan. Data-data dari

institusi, jabatan, serta unit yang berlainan boleh dicari dengan pantas dengan

sistem ini..

Terdapat 5 tahap pengguna yang berlainan mengikut Tahap Pengguna

(Security Level) iaitu Tahap 8 untuk JPPKK yang berfungsi untuk melihat

keseluruhan perjalanan ePSH di seluruh Kolej Komuniti. Bagi Tahap 9 adalah



untuk Pentadbir Sistem iaitu KJPSH sahaja. Ia berfungsi untuk key in edit, delete

maklumat dalam semua sistem ePSH yang dikendalikan setiap kolej masing-

masing. Tahap 1 adalah untuk penggunaan Administrator iaitu terdiri daripada

KJPSH dan salah seorang pegawai yang dilantik oleh KJPSH. Tahap 1 adalah

untuk melihat keseluruhan Sistem ePSH yang dikendalikan di kolej masing-

masing termasuk key-in, edit dan delete. Tahap 2 adalah user untuk Penyelaras

unit Pembelajaran Sepanjang Hayat yang berfungsi untuk key-in, edit dan delete

berkaitan dengan kluster-kluster tertentu sahaja. Tahap 3 adalah untuk

pengguna iaitu Pengajar dan fasilitator kursus pendek. Ia membolehkan

pengguna untuk mendaftar peserta sahaja.

Rajah 7.2 (d) Paparan laman utama bagi pengurusan login



d. Pengurusan Kursus Jangka Pendek Peringkat Jabatan atau Kolej Komuniti

Dalam pengendalian kursus jangka pendek memerlukan kepantasan dalam

penyediaan laporan yang dilaksanakan. Dengan itu, sistem ini berfungsi

menyediakan laporan pelaksanaan secara pantas dan teratur serta dapat

menganalisia rekod kursus jangka pendek yang telah dilaksanakan. Paparan ini

berfungsi untuk menyediakan laporan pelaksanaan kursus jangka pendek yang

bersistematik serta kemas. Data yang digunakan atau dikemas kini dalam

penyediaan maklumat dalam sistem ini akan dihubungkan terus dengan Sistem

Bank Data Utama. Laporan boleh dihasilkan dengan mencetak terus data-data

yang telah dipilih oleh Pentadbir Sistem ke dalam borang yang berasingan

Rajah 7.2 (e) Menu Utama ePSH Pengurusan Kursus Jangka Pendek

Ciri-ciri yang terdapat paparan pengguna ePSH ialah

a. Peserta

i. Daftar Peserta

ii. Senarai Peserta

iii. Penilaian Kursus

b. Kursus

i. Senarai



ii. Tambah

iii. Tambah dari Direktori

c. Pengajar

i. Senarai pengajar

ii. Tambah pengajar

d. Kolibrasi

i. SenaraiTambah

e. Prestasi

i. PemohonTeraktif

f. Statistik

i. Kolej

ii. Permohonan

iii. Pendaftaran

iv. Laporan

Modul laporan ialah bahagian di mana semua kesimpulan data mengikut kursus,

taraf pendidikan, umur dan pekerjaan pada setiap peserta akan di pamerkan.

Selain itu statistik ini juga akan mempamerkan laporan perlaksanaan kursus

pendek mengikut profil dan kluster kursus. Berikut merupakan paparan bagi

statistik:

Rajah 7.2 (f) Menu Laporan ePSH Statistik



Rajah 7.2 (g) Paparan statistik pendaftaran mengikut kursus

Rajah 7.2 (h) Paparan statistik pendaftaran mengikut umur

Rajah 7.2 (i) Paparan statistik pendaftaran mengikut Taraf Pendidikan



Rajah 7.2 (j) Paparan Laporan perlaksanaan kursus pendek (ikut profil)

Rajah 7.2 (k) Paparan Laporan perlaksanaan kursus pendek (ikut klaster)

8.0 KELEBIHAN DAN KETERBATASAN SISTEM

Sistem pangkalan data merupakan sekumpulan maklumat yang dikumpulkan menjadi

lebih tersusun mengikut bahagian-bahagian tertentu untuk memudahkan capaian oleh

satu atau lebih daripada satu atur cara. Pangkalan berkonsepkan bahawa semua lemah

yang ada perlu mempunyai kaitan antara satu sama lain dan mana-mana data ialah

lebih baik dengan menggunakan Sistem Pangkalan Data Berkomputer berbanding

menggunakan operasi manual adalah penyimpanan data dengan menggunakan fail-fail

biasa terutamanya bagi proses penyimpanan maklumat yang berulang. Kepentingannya

dirasakan kini kerana telah banyak organisasi menggunakan kaedah seperti ini. Ia amat

berguna dan akan memudahkan para pekerja menjalankan urusan mereka.



Segala maklumat yang tersusun ini dikenali sebagai sistem Pengurusan Pangkalan

Data (Database Management System). Ia menjadi suatu kemudahan kepada para

pengguna untuk mencipta fail, menyimpan, menyisih, mencapai dan mengemas kini

setiap data dalam fail-fail berkenaan. Ia juga memudahkan para pengguna mencipta

dan menggunakan pangkalan data.

Kelebihan Sistem Maklumat Pembelajaran Sepanjang Hayat (ePSH)

Sistem yang dibangunkan ini dapat membantu pihak Jabatan Pembelajaran Sepanjang

Hayat dan pensyarah dalam menjalankan tugas pengurusan dan kerja masing-masing.

Ini adalah kerana, sistem baru yang dibangunkan ini adalah menggunakan sistem

komputer sepenuhnya. Di antara kelebihannya :-

i. Mudah dicapai

Dengan menggunakan sistem baru ini, pencapaian data mudah dilakukan. Ini

adalah kerana data/maklumat mengenai peserta kursus pendek telah disimpan

ke dalam satu fail pangkalan data. Oleh itu, pengguna hanya perlu mengikut

arahan yang disediakan oleh sistem ini untuk mendapatkannya.

ii. Bentuknya tidak rumit dan mudah digunakan

Reka bentuk sistem pangkalan data yang dicipta ini tidak rumit sebaliknya ianya

lebih mudah untuk digunakan dengan menggunakan akses internet untuk

merekodkan data-data yang hendak dimasukkan dan ianya juga mudah

digunakan oleh sesiapa sahaja. Pengguna sistem ini hanya perlu mengikut

arahan yang telah dimasukkan seperti penambahan data rekod, penghapusan

data rekod, penyimpanan data rekod dan mencetak data rekod laporan.

iii. Menjimatkan masa

Dengan menggunakan sistem yang dibangunkan ini, ia menjimatkan masa

pengguna akhir seperti Jabatan Pengajian Kolej Komuniti, dan pensyarah untuk



merekodkan dan mendapatkan maklumat peserta kursus pendek tanpa perlu

mencari dan membuka fail dalam almari.

iv. Tidak merasa jemu dan bosan

Dengan wujudnya sistem ini staf khususnya tidak akan merasa jemu berbanding

dengan kaedah lama yang dilakukan. Di dalam sistem ini, ia telah

membangunkan aplikasi yang mempunyai beberapa ciri multimedia yang dapat

menarik minat staf untuk melakukan tugas dengan baik dan sempurna. Aplikasi

yang dibangunkan ini selalunya mempunyai ciri user friendly atau ramah

pengguna. Ini dapat membantu pensyarah menggunakannya dengan mudah dan

senang difahami. Selain itu, ia menyediakan interaksi yang baik kepada

pengguna sistem ini.

Oleh itu, pembangunan sistem ini amat menitikberatkan kemudahan yang

sewajarnya supaya ia dapat digunakan oleh semua staf Kolej Komuniti seluruh

Malaysia. Kelebihan-kelebihan yang terdapat dalam sistem ini sedikit sebanyak

dapat menyelesaikan segala masalah pengurusan peserta kursus pendek dalam

kolej komuniti berkenaan.

Batasan Sistem Maklumat Pembelajaran Sepanjang Hayat (ePSH)

Sistem Maklumat ini mempunyai beberapa batasan seperti berikut:

i. Data-data yang disimpan dalam Bank Item adalah berasaskan kepada teks,

nombor, tarikh mahupun data jenis gambar/imej yang terhad mengikut 'Field Size'.

Oleh itu, sebarang data yang melebihi had tidak akan diterima.

ii. Untuk mengakses sistem ini hanya sesuai menggunakan pelayar Internet Explorer.

Sekiranya diakses menggunakan pelayar selain pelayar Internet Explorer, terdapat

listbox dalam sistem ini tidak akan berfungsi dengan sepenuhnya.



9.0 KESIMPULAN

Sistem ini memberikan impak yang tinggi kepada perkhidmatan awam kerana mesra

komuniti. Imej organisasi juga dapat ditingkatkan kerana data yang cepat, mudah dan

tepat dapat meningkatkan kecekapan organisasi dalam pengurusan.

Jimat masa – analisa data dapat dibuat dalam masa setengah hari

berbanding 5 hari sebelum ini.

Jimat kos – penggunaan kertas berkurang di mana sebanyak 2 rim

diperuntukkan untuk menyalin laporan yang dihantar oleh kolej melalui

faks atau emel setiap bulan

Tingkatkan produktiviti – pengurusan maklumat dan pelaporan lebih cepat

dan tepat kerana sistem dibina secara real time iaitu boleh dicapai bila-

bila masa dan juga boleh dicapai secara mobile melalui telefon bimbit.

Mudah digunakan dan tidak membebankan pengguna dalam

menggunakan sistem ePSH

Pihak pengurusan memberikan komitmen yang tinggi dalam menyediakan sumber

kewangan dan sumber manusia bagi membangunkan sistem. Namun begitu peralatan

dan insentif bersesuaian perlu diwujudkan bagi memastikan penyelenggaraan dan

pengurusan sistem lebih lancar. Selain dari itu, pengurusan perlu menyediakan bajet

khas untuk tujuan latihan kepada pegawai yangmenggunakan sistem atau

menyelenggara sistem di masa akan datang bagi memastikan sebarang

pengubahsuaian dan penambahbaikan dapat dilaksanakan dengan lebih baik. Gambar

– gambar yang diletakkan pada lampiran 1 berikut menunjukkan keadaan

pengurusan maklumat dan data perlaksanaan PSH di JPKK dan Kolej Komuniti

sebelum dan selepas inovasi diadakan.

Keseluruhannya pihak JPKK setuju bahawa sistem ini telah membantu 100% kerja-

kerja pelaporan dan penganalisaan data PSH dan merasakan inovasi ini telah berjaya

dalam meningkatkan produktiviti, kecekapan dan ketepatan kerja pelaporan

perlaksanaan PSH di Kolej Komuniti.



LAMPIRAN 1



Gambar 1 – Sebelum Inovasi

Laporan-laporan disimpan di dalam fail tegak dan memerlukan jumlah fail yang banyak




Pegawai sedang menganalisa laporan-laporan yang diterima secara manual dan

memasukkan data analisa ke dalam perisian MS Excel




Pegawai terpaksa meneliti setiap laporan yang dihantar daripada Kolej satu persatu dan

ini mungkin menghasilkan ralat manusia semasa penelitian. Disamping itu pihak kolej

juga menggunakan kertas yang banyak bagi menghantar laporan perlaksanaan setiap

bulan ke JPKK. Meja pegawai juga nampak berselerak dan tidak menunjukkan imej

yang baik (peningkatan penggunaan kertas)




Pemohon kursus datang ke kolej secara walk-in dan proses pendaftran adalah secara

manual. Ramai kakitangan diperlukan untuk menyelaras proses pendaftaran PSH di

Kolej secara manual. Proses menjadi lambat dan memakan masa




Pegawai di JPKK sedang sibuk membuat panggilan untuk follow-up kolej-kolej yang

lewat menghantar laporan. Masa pegawai banyak dihabiskan dengan menelefon dan

menganalisa data secara manual yang mana ia tidak begitu produktif (peningkatan bil

utiliti)



Gambar 1 – Selepas Inovasi

Meja pegawai nampak lebih kemas. Laporan dan dapat dicapai terus daripada sistem.

Kerja-kerja menganalisa lebih mudah keranan telah diprogramkan terus ke dalam

sistem dan hanya dengan klik butang tertentu laporan yang dikehendaki terus

dipaparkan di skrin




Sistem ePSH memudahkan pengguna tidak kira di mana jua berada, di pejabat, di luar

atau di rumah untuk mengakses sistem. Laporan yang dikehendaki boleh dicapai di

hujung jari dan perkhidmatan yang cekap, efisien dan tepat dapat diberikan (penjimatan

kos kertas dan bil telefon / faksmili)




Sistem ePSH juga membolehkan pengguna mencapai data secara mobile menerusi

telefon bimbit yang mempunyai akses kepada internet atau 3G




Proses pendaftaran dan permohonan kursus menjadi lebih mudah kerana borang boleh

diakses secara atas talian. Sistem ini mesra pengguna dan pengguna dimaklumkan

bahawa permohonan mereka telah diterima dan akan diproses secara atas talian juga.

Bagi pemohon yang datang secara walk-in, beberapa komputer riba disediakan untuk

tujuan permohonan kursus di JPSH semua Kolej Komuniti

tajuk inovasi - s3p.mampu.gov.mys3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/404-sistem-epsh.pdf · komputer...

Documents