tajuk/nama inovasi aplikasi pintar bagi...
TRANSCRIPT
TAJUK/NAMA INOVASI
APLIKASI PINTAR BAGI MENGAKSES RANCANGAN PEMAJUAN DAN
MEMUDAHKAN PENYERTAAN AWAM
NAMA KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI
JABATAN PERANCANG BANDAR DAN DESA, KEMENTERIAN KESEJAHTERAAN
BANDAR, PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
PENGENALAN
Bagi memastikan perancangan kegunaan, pembangunan dan pemeliharaan tanah yang
sempurna, JPBD Semenanjung Malaysia memainkan peranan melalui fungsi-fungsinya
di tiga (3) peringkat kerajaan iaitu persekutuan, negeri dan tempatan seperti berikut:
Peringkat Persekutuan
Memberi nasihat kepada Kerajaan Persekutuan dalam semua hal perancangan
bandar dan desa;
Bertindak sebagai urus setia kepada Majlis Perancang Fizikal Negara (MPFN)
yang ditubuhkan di bawah Akta Perancangan Bandar Dan Desa 1976 (Akta
172);
Menggalakkan sistem perancangan yang komprehensif, efektif dan efisyen
melalui undang-undang. prosedur perancangan serta kajian penyelidikan dan
pembangunan;
Menterjemahkan dasar-dasar sosial, ekonomi dan alam sekitar negara ke dalam
dimensi spatial;
Memudahcara dan memantau penyediaan dan pelaksanaan rancangan
pembangunan di semua peringkat pelaksanaan;
Mengendalikan, membantu dan menggalakkan pengumpulan, pengemaskinian
dan penerbitan statistik, buletin, monograf dan penerbitan lain yang berkaitan
perancangan bandar dan desa serta kaedahnya; dan
Menyelia dan menyelaras pangkalan data guna tanah negara.
Peringkat Negeri
Memberi nasihat kepada Kerajaan Negeri dalam semua hal-ehwal perancangan
bandar dan desa dalam menyelaras pelaksanaan Akta 172 di peringkat Negeri;
Bertindak sebagai urus setia kepada Jawatankuasa Perancang Negeri (JPN)
yang ditubuhkan di bawah Akta 172;
Memudahcara dan memantau pembangunan dalam Negeri melalui pelaksanaan
dan kawal selia rancangan-rancangan pembangunan;
Membantu dalam perancangan projek-projek khas yang dikendalikan Kerajaan
Negeri;
Menjalankan kajian penyelidikan dan pembangunan mengenai perancangan
bandar dan desa;
Mengendalikan, membantu dan menggalakkan pengumpulan, pengemaskinian
dan penerbitan statistik, buletin, monograf dan penerbitan lain yang berkaitan
dengan perancangan bandar dan desa serta kaedahnya; dan
Menyedia dan menyelaras pangkalan data guna tanah Negeri.
Peringkat Tempatan
Merancang, menyelaras dan mengawal penggunaan dan pemajuan tanah dan
bangunan dalam kawasan pihak berkuasa perancang tempatan (PBPT) ;
Memudahcara dan memantau pembangunan dalam kawasan PBPT melalui
pelaksanaan dan kawal selia rancangan-rancangan pembangunan;
Mengendalikan, membantu dan menggalakkan pengumpulan, pengemaskinian
dan penerbitan statistik, buletin, monograf dan penerbitan lain yang berkaitan
dengan perancangan bandar dan desa serta kaedahnya; dan
Melaksanakan tugas-tugas lain yang dipertanggungjawabkan oleh Pihak
Berkuasa Negeri (PBN) atau Jawatankuasa Perancang Negeri (JPN) dari masa
ke semasa
LAPORAN INOVASI
Tujuan Projek Inovasi
Rancangan Pemajuan (RP) merupakan satu dokumen yang disediakan untuk
memandu arah perancangan dan pembangunan gunatanah bagi keseluruhan kawasan
di peringkat negeri dan tempatan. Penyediaan RP ini adalah mengikut peruntukkan
Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172). RP ini terdapat dua peringkat
iaitu diperingkat negeri dikenali sebagai Rancangan Struktur (RS) dan bagi daerah pula
Rancangan Tempatan (RT).
Pembangunan gunatanah haruslah merujuk RP bagi memastikan keselarasan dan
perancangan yang lebih tersusun dan terancang. Semua pihak seperti pemaju, individu
awam, pelabur, pemilik tanah, akademik, ahli politik dan agensi Kerajaan adalah
pengguna kepada RP. Dalam hal ini, terdapat dua (2) isu utama yang berkaitan dengan
penyampaian perkhidmatan RP iaitu :-
1. Kesukaran Pengguna Untuk Merujuk Rancangan Pemajuan,
2. Kesukaran Pengguna Dalam Program Seranta Dan Penyertaan Awam.
Satu alternatif baru yang selaras dengan kemajuan teknologi iaitu melalui pembinaan
“APLIKASI TELEFON PINTAR BAGI MEMUDAHKAN PENGGUNA MENGAKSES
RANCANGAN PEMAJUAN DAN PENYERTAAN AWAM”.
Aplikasi telefon pintar ini merupakan alternatif selain daripada keperluan akta yang
perlu disediakan. Sehingga kini, terdapat tiga (3) produk aplikasi yang telah
dibangunkan dan dilaksanakan iaitu ;-
1. Aplikasi Draf Rancangan Tempatan Majlis Daerah Sabak Bernam
(Drtmdsb),
2. Aplikasi Draf Rancangan Tempatan Majlis Daerah Kuala Selangor
(Drtmdks),
3. Aplikasi Selangor 2035.
Hampir tujuh (7) juta pengguna telefon pintar di Malaysia telah membuka kepada idea
projek inovasi ini dilaksanakan dengan harapan penerimapakaiannya secara
menyeluruh diperingkat orang awam dapat dicapai. Kaedah konvensional yang sudah
tidak lagi praktikal dan merugikan dari pelbagai aspek digantikan dengan satu sistem
aplikasi pintar yang lebih user friendly dan sangat efisen. Pelaksanaan projek ini terlalu
singkat dan mudah untuk dilaksanakan dengan hanya melibatkan pembangunan sistem
aplikasi melalui laporan yang telah dimuktamadkan. Seterusnya pengguna boleh
mengakses/muaturun aplikasi di appstore dengan peruntukan masa satu (1) hingga tiga
(3) minit sahaja bergantung pada kelajuan data internet telefon pintar tersebut.
Pelaksanaan menyeluruh secara langsung akan mewujudkan masyarakat yang celik IT
dan merangsang kepekaan pengguna dalam ilmu perancangan dan keperihatinan
terhadap alam sekitar.
Selain itu, penggunaan aplikasi ini dapat merubah dari rujukan secara konvensional/
‘hard copy’ pengguna awam dan pihak-pihak berkepentingan (pelabur, pemaju, ahli
politik, badan profesional) terhadap dokumen Rancangan Pembangunan kepada akses
aplikasi telefon pintar secara ‘friendly interface’ dimana-mana dan bila-bila masa. Ia
juga dapat merubah dari pengisian borang bantahan atau pandangan dalam bentuk
‘hard copy’ dan dihantar melalui faxs atau pos kepada pengisian dan penghantaran
borang secara online dalam sub menu aplikasi telefon pintar dan mendapat
maklumbalas penerimaan secara segera dalam masa sebenar ‘real time’ serta merubah
dari liputan penyertaan dan penglibatan awam dalam kawasan yang terhad kepada
‘dunia tanpa sempadan’ iaitu liputan lebih meluas dan boleh diakses diserata dunia
tanpa had waktu;
Proses Pelaksanaan Inovasi
Seiring dengan kemudahan teknologi dan penggunaan telefon pintar yang semakin
meluas, aplikasi telefon pintar diwujudkan untuk mengembang luas dan menggalakkan
penyertaan awam di kalangan pihak terlibat. Memikirkan permasalahan yang
menyukarkan pengguna mendapat dan membuat rujukan dokumen RP semasa
program publisiti dan selepas pewartaan,masalah ini dengan menyediakan dokumen
RP ini daripada bentuk konvensional kepada bentuk satu APLIKASI PINTAR. Buat
masa ini, aplikasi ini dibangunkan dengan menggunakan platform iOS (iPhone, iPad
dan iPod).
Idea ini terhasil daripada perbincangan bersama ahli kumpulan secara brainstorming
dan melalui kaedah ini pelbagai idea dan cadangan dapat dikumpul dengan memikirkan
cara paparan aplikasi dapat dibentuk dengan mengambilkira cara penggunaan dan
paparan supaya pengguna dapat menggunakannya dengan mudah dan dalam erti kata
lain ‘user friendly interface’. 95% idea pembangunan aplikasi ini datangnya daripada
ahli kumpulan.
Paparan Aplikasi Ini Terbahagi Kepada 4 Menu Utama Iaitu :-
1. Pengenalan
2. Publisiti
3. Laporan
4. Bantahan Awam
MENU APLIKASI 1 : PENGENALAN
Menerangkan secara ringkas tentang maksud, isi kandungan, dasar-dasar
perancangan sebagai asas kepada rancangan tempatan.
FUNGSI UTAMA DRTMDSB 2025
a) Menterjemahkan dasar-dasar dan cadangan-cadangan am rancangan
struktur negeri selangor dengan pembangunan tanah.
b) Menyediakan garis panduan bagi kawasan pembangunan dengan
memperincikan dasar-dasar rancangan struktur negeri bagi kawalan
pembangunan
c) Menyediakan landasan bagi melaksanakan cadangan-cadangan mengikut
fasa.
d) Mengemukakan cadangan-cadangan perancangan yang terperinci kepada
orang awam dengan menyediakan peluang dan pemberitahuan hak individu
untuk membuat bantahan dan cadangan terhadap rancangan tersebut.
MENU APLIKASI 2: PUBLISITI AWAM
a) Penerangan tentang tatacara cara penggunaan aplikasi dan penerangan
secara ringkas peranan orang awam dalam program publisiti.
b) Pemakluman atau pemberitahuan notis akhbar mengenai dokumen RP yang
tersedia untuk diperiksa.
MENU APLIKASI 3: LAPORAN
a) Mengandungi salinan laporan lengkap seperti ringkasan eksekutif, draf
laporan rancangan pemajuan jilid 1, 2 dan 3 yang tersedia untuk diperiksa.
MENU APLIKASI 4: BANTAHAN AWAM
a) Penyertaan awam ditakrifkan sebagai penglibatan awam untuk membantu
pihak berkuasa tempatan mengenalpasti masalah-masalah dan peluang
masa kini dan akan datang di dalam kawasannya serta memeriksa dan
memahami kandungan rancangan pemajuan dan seterusnya
mengemukakan bantahan dan membuat representasi (cadangan dan
pandangan) seperti mana peruntukkan dalam akta perancangan bandar dan
desa 1976 (akta 172).
b) Bertindak sebagai menu tambahan dimana orang awam boleh
mengemukakan bantahan awam secara online. Menu ini hanya boleh akses
ketika dalam proses publisiti berlangsung dan tempohnya adalah terhad.
c) Disediakan borang lengkap dimana pengguna perlu memasukkan butiran
diri, maklumat bantahan dan cadangan.
Proses Sebelum Dan Selepas
Sebelum Inovasi
Inovasi yang terhasil adalah bermula daripada penilitian terhadap pencapaian piagam
pelanggan di mana salah satunya ialah “Menyelaras Penyediaan Rancangan Tempatan
(RT) dan Rancangan Kawasan Khas (RKK) serta memantau pelaksanaannya –
berdasarkan Program Rancangan Malaysia 5 Tahun”. Bagi memastikan piagam
pelanggan tersebut dicapai, langkah-langkah untuk memudahkan penyelarasan itu
dibuat berdasarkan akta dan garispanduan sedia ada. Merujuk Akta Perancangan
Bandar dan Desa 1976 (Akta 172), sistem perancangan di Semenanjung Malaysia
meliputi Rancangan Pembangunan iaitu Rancangan Fizikal Negara (RFN), Rancangan
Kawasan Khas (RKK) serta Rancangan Pemajuan yang terdiri daripada Rancangan
Struktur (RS) dan Rancangan Tempatan (RT).
Asas pembentukan bagi sistem Rancangan Pemajuan diperuntukkan di dalam
Bahagian III, Akta 172. Berdasarkan subseksyen 12(3), Akta 172, RT mengandungi
suatu peta cadangan dan penyataan bertulis berkenaan cadangan Pihak Berkuasa
Perancang Tempatan (PBPT) secara terperinci serta menepati dasar/cadangan
Rancangan Strutur Negeri. Cadangan-cadangan tersebut adalah lebih kepada
perancangan fizikal seperti gunatanah, alam sekitar, infrastruktur dan semasa peringkat
Publisiti dan Penyertaan Awam. Semasa peringkat ini, Draf RT telah siap sedia untuk
disemak oleh orang awam dan pihak berkepentingan terhadap kawasan tersebut utiliti,
lanskap, lalulintas dan lain-lain. Penyediaan RT melibatkan beberapa peringkat. Inovasi
yang dihasilkan dalam mencapai piagam pelanggan lebih difokuskan.
Draf RT tersebut merupakan dokumen yang akan menjadi bahan rujukan semasa
program publisiti dan penyertaaan awam ini berlangsung. Draf RT ini pada kebiasaanya
akan dicetak dalam kuantiti yang banyak akan dijual semasa program publisiti dan
penyertaaan awam. Walaubagaimanapun, pembelian dokumen ini tidak selari dengan
pengeluaran atas beberapa faktor. Antara sebabnya ialah harga jualan, saiz Draf RT
dan berat Draf RT.
Apabila dokumen tersebut tidak habis dijual akan mendatangkan impak lain kepada
orang awam dan Jabatan. Impak kepada orang awam ialah semasa program itu
berlangsung, perancangan yang hendak dijalankan kawasan yang terlibat tidak
mencapai matlamat kerana keupayaan orang awam untuk memiliki dokumen draf RT
tersebut.adalah terhad. Impak yang akan diterima oleh Jabatan adalah setelah program
publisiti dan penyertaaan awam tersebut tamat dan RT yang disediakan telah
dimuktamadkan. Selepas dokumen draf RT tersebut dimuktamadkan, dokumen
tersebut tidak boleh digunapakai. Ini akan berlaku lambakan dokumen dan berlakunya
pembaziran. Untuk memastikan perkara-perkara ini tidak berulang, inovasi ini dicipta
dan terbukti hasilnya boleh dibanggakan. Selain daripad mencapai piagam pelanggan,
inovasi ini mampu menjimatkan perbelanjaan penghasilan dokumen RT.
Selepas Inovasi
- Penyediaan aplikasi pintar (smartphone app) sebagai medium baru untuk
interaksi atau penglibatan mudah dengan pihak-pihak berkepentingan dan
awam;
- Kaedah pembacaan melalui ‘touch screen’, bookmark, zoom in, zoom out
membuatkan perjalanan pembacaan yang lebih menarik;
- Boleh diakses dimana-mana jua, bila-bila masa tanpa sempadan waktu dan
tempat, juga boleh dibaca secara ‘offline’ setelah dimuat turun kali pertama;
- Pemantauan pengunjung dan penyimpanan rekod secara terus dan terperinci;
- Komunikasi dua hala dengan lebih mudah apabila borang bantahan boleh
dihantar secara atas talian dan menerima respon dalam ‘real time’ tanpa ada
birokrasi atau red tape.
Impak Inovasi Terhadap Kumpulan Sasar / Perkhidmatan / Jabatan / Agensi /
Negara
Rancangan Pemajuan merupakan dokumen pernyataan bertulis dan juga pelan
gunatanah pada masa tahun yang diunjurkan. Semua cadangan pembangunan
berkaitan perlulah merujuk rancangan pemajuan ini untuk memastikan perancangan
yang sistematik dan menyeluruh, selaras dengan sub sekyen 18., Akta Perancangan
Bandar dan Desa 1976 (Akta 172). Antara pengguna rancangan pemajuan adalah di
kalangan pelabur, orang awam, pelajar/ penyelidik, pemaju/ perunding dan pemilik
tanah.
Di samping itu, terdapat juga pengguna rancangan pemajuan yang biasa iaitu agensi-
agensi teknikal Persekutuan dan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan, Pejabat Tanah
dan badan-badan berkanun. Justeru, penyediaan aplikasi 'telefon pintar' ini adalah
disasar kepada golongan yang disebut di atas. Pengguna atau kumpulan sasar ini
adalah ramai dan dari pelbagai golongan. Sebagai contoh, bagi aplikasi 'drtmdks' di
kawasan Majlis Daerah Kuala Selangor, penggun awam yang dijangka adalah seramai
209,600 orang, manakal bagi 'drtmdsb' di kawasan Majlis Daerah Sabak Bernam
adalah seramai 105,800 orang. Pembangunan aplikasi ini dapat membantu
memudahkan rancangan pemajuan diakses daripada liputan penduduk yang ramai.
Bagi skop liputan dalam aplikasi telefon pintar ini pula, boleh dibahagikan kepada dua
(2) liputan utama iaitu 1. Memuatkan Rancangan Pemajuan, bahan pameran, notis
akhbar, ringkasan eksekutif dan apa jua bahan berkaitan yang boleh ditambah dari
masa ke semasa, manakala 2. Borang bantahan/ pandangan secara atas talian hanya
melibatkan semasa tempoh program publisiti berlangsung sahaja. Kedua-dua skop
liputan ini adalah perkara utama yang diperlukan oleh kumpulan sasaran.
Rajah: Kumpulan sasar atau pengguna dominan Rancangan Pemajuan
Impak kepada pelanggan (liputan penerimaan perkhidmatan)
Memberi ruang dan peluang pilihan menggunakan ‘aplikasi (app)’ yang selaras
dengan ‘tren’ atau perkembangan teknologi sekarang yang memudahkan
pelanggan dalam kehidupan harian, dalam hal ini adalah akses kepada
rancangan pembangunan dengan mengurangkan kos belian, logistik, masa yang
terhad dan keupayaan bergerak. Kawasan liputan ‘tanpa sempadan’ memberi
kemudahan kepada pelanggan tanpa ada had kawasan atau halangan dan
karenah birokrasi yang tidak diperlukan dalam dunia bergerak pantas.
Impak inovasi dan kreatif kepada Kementerian dan stakeholders
Di peringkat Kementerian, aplikasi telefon pintar ini telah merubah satu bentuk
pemikiran baru dalam mempelbagaikan pilihan interaksi pelanggan yang
melibatkan rancangan pembangunan. Di samping, menggalakkan penyertaan
awam dengan liputan perkhidmatan yang luas seterusnya dapat membantu
dalam perancangan gunatanah bagi sesebuah rancangan pembangunan yang
hendak disediakan. Ia selaras dengan piagam pelanggan Kementerian iaitu
merancang dan memastikan projek-projek pembangunan dilaksanakan
berdasarkan objektif dan outcome projek serta mematuhi piawaian yang telah
ditetapkan.
Promosi mengenai hasil inovasi
Promosi bagi aplikasi telefon pintar ini telah diadakan secara meluas di peringkat
Kementerian mahupun Jabatan dengan menyediakan Manual Pengguna
Aplikasi, risalah, paparan atau ‘link’ aplikasi di laman sesawang jabatan,
hebahan ketika sessi ‘road show’ taklimat Pengarah JPBD Selangor selama 3
hari kepada semua ADUN, Ahli-ahli Majlis PBT Selangor, Agensi teknikal, NGO
dan orang awam. Di samping, mengadakan majlis perasmian publisiti DRT
MDSB 2025 dan DRT MDKS 2025 dengan melancarkan aplikasi telefon pintar.
Aplikasi ini juga turut digalakkan penggunaannya di kaunter-kaunter utama
jabatan yang terlibat serta ketika Hari Bertemu Pelanggan di peringkat Jabatan
dan Kerajaan Negeri Selangor.
Elemen Inovatif/Kreativiti
i. Pembangunan aplikasi secara ‘stand alone’.
ii. Tujuan aplikasi khusus dan fokus untuk akses rancangan pemajuan
iii. Boleh diakses pada bila-bila masa dan dimana jua.
iv. Borang bantahan boleh dihantar secara online.
v. Penyediaan aplikasi ini khusus untuk rancangan pemajuan tanpa dicampur
adukkan dengan pembacaan yang lain.
vi. Selain bahan bacaan, pengguna boleh menyemak pelan gunatanah yang
dicadangkan di dalam aplikasi tersebut.
vii. Pengguna boleh merujuk semula muka surat laporan yang dikehendaki
dengan menggunakan ikon ‘tagging’ yang disediakan di dalam aplikasi
tersebut.
viii. Dengan adanya aplikasi ini, maklumat perancangan dapat dikongsi dengan
mudah antaranya seperti jabatan kerajaan, agensi-agensi teknikal, NGO,
pelabur, pemaju, pemilik tanah, penyelidik, pelajar dan sebagainya.
Elemen Keberkesanan
Sistem penyampaian maklumat kepada orang awam secara umumnya dan
kumpulan sasaran khasnya semakin bertambah baik dengan adanya pencapaian
inovasi yang berterusan. Penyampaian maklumat perancangan dalam bentuk
aplikasi pintar sememangnya satu projek inovasi memberi hasil/manfaat yang
ketara kepada pengguna dan mencapai tahap kepuasan maksimum kumpulan
sasaran. Cetusan idea ini merupakan pendekatan baru “dunia tanpa sempadan”
dalam mewujudkan satu perkongsian pintar dikalangan pengguna.
Elemen Signifikan
Penjimatan kos penjualan dan percetakkan
Kos percetakan dua laporan rancangan pemajuan (Rancangan Tempatan
Majlis Daerah Kuala Selangor dan Rancangan Tempatan Majlis Daerah Sabak
Bernam) mencecah RM74,818.50. Selepas inovasi tiada lagi kos percetakan dan
hanya melibatkan kos pembangunan aplikasi berjumlah RM 12,000.00 sahaja.
Penjimatan RM 62,818.50 bagi pengeluaran dua laporan rancangan pemajuan
merupakan kejayaan yang boleh dibanggakan. Manakala kos jualan yang
dahulunya sebelum inovasi pengguna dikenakan bayaran RM 50.00 untuk setiap
satu laporan rancangan pemajuan tapi kini selepas inovasi pengguna tidak
dikenakan sebarang bayaran hanya perlu muaturun ‘drtmdks & drtmdsb’ di laman
aplikasi pintar.Sekiranya pemakaian aplikasi ini diseragamkan di seluruh Pihak
JABATAN PERANCANGA
N BANDAR
Orang Awam
Pemilik Tanah
Pemaju
Agensi Kerajaan Pelabur
Ahli Akademik
Perunding Perancang
Bandar
Berkuasa Tempatan di Malaysia, faedah bersih kos penerbitan rancangan
pemajuan akan dapat dijimatkan sebanyak RM 7.81 juta.
Penjimatan kos logistic
Pengguna yang datang dari seluruh negeri Selangor memerlukan kos perjalanan
untuk mendapatkan dokumen yang hanya terdapat di JPBD Negeri Selangor
yang terletak di pusat bandar Shah Alam, tapi kini pengguna boleh memuaturun
aplikasi dimana-mana sahaja.
Penjimatan ruang penyimpanan
Jabatan memerlukan ruang/setor yang mampu menyimpan laporan-laporan
dengan jumlah yang banyak berbanding aplikasi yang tidak memerlukan ruang
penyimpanan. Begitu juga tiada keperluan ruang untuk pameran dokumen selepas
inovasi aplikasi pintar ini.
Penjimatan masa
Tempoh pembelian laporan dan penyerahan borang bantahan hanya terhad pada
waktu bekerja sahaja. Aplikasi ini tidak memerlukan pengguna meluangkan
banyak masa ke pejabat untuk mendapatkan laporan, pengguna boleh muaturun
di mana-mana sahaja.
Pengurangan berat fizikal dokumen rancangan pemajuan
Purata berat laporan hampir 20 kilogram setiap satu, manakala tiada sebarang
berat pada aplikasi pintar ini.
Kelestarian maklumat
Kelestarian maklumat perancangan masih lagi mengekalkan kualiti dan kaedah
penyampaian yang berkesan kepada pengguna, tambahan lagi aplikasi pintar ini
ditambahbaik dari aspek penyampaian paparan teknikal pelan untuk dirujuk
dengan lebih mudah, tepat dan jelas.
Peningkatan Produktiviti/Kepuasan
Soalselidik terhadap 50 orang pelanggan sebelum dan selepas projek mendapati
peningkatan sebanyak 72% pelanggan berpuas hati dengan aplikasi pintar
‘drtmdks’ dan ‘drtmdsb’ ini. Majoriti pengguna gembira dengan perkembangan
dalam sistem penyampaian maklumat perancangan yang lebih ‘user friendly’.
Perkhidmatan mesra pelanggan
Pihak kumpulan juga telah mendapat maklumbalas melalui sub-menu aplikasi
dengan penyediaan pemberiaan bintang yang menunjukkan tahap kepuasan
penggunaan aplikasi dan ulasan secara terus oleh pelanggan. Berdasarkan
ulasan yang dikemukakan, aplikasi ini telah mendapat purata 5 bintang penuh
dengan ulasan kepuasan yang positif.
Sejauh mana ianya memenuhi objektif inisiatif ini diambil
Projek ini memenuhi objektif yang besar kepada masyarakat mahupun kerajaan.
Di pihak kerajaan terutamanya, penjimatan yang besar dapat dilakukan
terutamanya apabila pihak Jabatan tidak lagi perlu menyediakan peruntukan yang
besar khusus untuk tujuan percetakan. Setiap kajian rancangan pemajuan, pihak
Jabatan memperuntukkan 15 sehingga 20 peratus daripada peruntukan
keseluruhan projek. Contohnya projek Rancangan Tempatan Majlis Daerah Sabak
Bernam di peringkat Draf Laporan Cadangan Pemajuan sahaja, pihak Kerajaan
memperuntukkan kira-kira RM 25,000 (25 unit laporan) tidak termasuk peruntukan
percetakan akhir yang memerlukan penyediaan laporan kira-kira 200 unit bagi
tujuan edaran kepada agensi teknikal serta jualan kepada pengguna.
Di Semenanjung Malaysia, terdapat 93 rancangan pemajuan yang perlu disemak
semula setiap 5 tahun. Anggaran peruntukan yang diperlukan bagi setiap
rancangan pemajuan ialah RM 90,000 bersamaan RM 8,370,000.00 bagi
kesemua rancangan pemajuan tersebut. Sekiranya setiap rancangan pemajuan
disediakan secara aplikasi pintar yang memerlukan belanja hanya RM 6,000 bagi
setiap projek rancangan pemajuan, pihak Kerajaan akan berjimat sehingga RM
7,812,000.00 iaitu kira-kira penjimatan 93 peratus peruntukan percetakan.
Selain itu, di pihak masyarakat yang meliputi pemilik tanah, pemaju dan ketua-
ketua masyarakat (wakil-wakil rakyat) penjimatan yang menyeluruh dapat
diberikan memandangkan mereka tidak lagi perlu membayar sejumlah wang
(serendah-rendah RM50 sehingga boleh mencapai RM1000) untuk mendapatkan
dokumen rancangan pemajuan ini bagi melaksanakan semakan perancangan atau
semakan dokumen rancangan pemajuan ketika Program Publisiti dan Hebahan
Awam. Orang ramai juga tidak lagi perlu hadir ke pejabat untuk merujuk dokumen
rancangan pemajuan ini sekaligus menjimatkan masa dan kos logistik (minyak dan
tol) pengguna.
Produk ini berpotensi untuk dijadikan penanda aras kepada Kementerian/Jabatan/
Agensi yang turut menyediakan dokumen secara berkala sebagaimana rancangan
pemajuan yang disediakan setiap 5 tahun atau ketika diarahkan oleh pihak
berkuasa negeri serta melibatkan penglibatan orang awam. Ia juga menggalakkan
penyertaan orang awam dalam penyediaan rancangan pemajuan dan
menyebarluas peranan orang awam dalam perancangan. Melaluinya,
pembangunan bagi satu-satu kawasan dapat dilaksanakan dengan lebih
komprehensif apabila rujukan terhadap dokumen penting ini dapat dilakukan
secara mobile sekaligus meningkatkan rujukan awam terhadap dokumen ini yang
merupakan rujukan utama dalam menentukan halatuju pembangunan sesuatu
kawasan baik dari sudut pembangunan fizikal termasuk penyediaan kemudahan
masyarakat, pembangunan ekonomi, pembangunan sosial serta pemuliharaan
alam sekitar.
Elemen Relevan
Terdapat beberapa impak positif yang telah diperolehi daripada penggunaan
applikasi pintar ini. Antaranya :-
i. Peringkat Negara
• Menyokong dasar transformasi penyampaian perkhidmatan berkesan.
• Government Transformation Programmes (GTP)
• Mindset Global
• Minda Kelas Pertama
• Menetapi Wawasan 2020
ii. Peringkat Negeri
• Perkhidmatan yang terbaik dapat diberikan selaras dengan tuntutan
pelanggan dan dasar kualiti.
• Menggalakkkan Penggunaan IT
• Mengutamakan rakyat
iii. Peringkat Jabatan
• Memudahkan penyertaan awam dalam penyediaan Rancangan
Pembangunan.
• Penyertaan awam dapat diperluaskan secara holistik dan menyeluruh.
• Mengurangkan tempoh masa penyertaan awam dan karenah birokrasi.
• Interaksi secara terus dengan pelanggan – Medium applikasi pemudah
hubungan.
Selain itu, projek aplikasi telefon pintar ini dalam konteks keseluruhan dan fokus
dalam rancangan pemajuan, dapat dibahagikan kepada 6 perkara iaitu:
1. Seiring dengan perkembangan teknologi dan 'dunia tanpa sempadan'
Perkembangan teknologi dalam membantu memudahkan kerja harian
semakin meingkat setiap tahun. Penggunaan telefon pintar / 'smartphone'
merupakan peranti perantara yang semakin popular di kalangan
penduduk dunia. Dengan perkembangan dan kemudahan aplikasi telefon
pintar telah meringankan tugas harian sehingga 80%. Di Malaysia,
merujuk sumber Ericsson ConsumerLab 2012 merekodkan dalam
penggunaan aplikasi telefon pintar, sebanyak 54% dari pengguna telefon
pintar di Malaysia menggunakan bagi aplikasi telefon pintar.
Penggunaan ini adalah berkaitan media sosial, perbankan, kerja pejabat,
fotografi, video dan audio. Seiring dengan itu, projek aplikasi telefon pintar
yang dilaksanakan untuk mengakses rancangan pemajuan ini adalah
bertepatan dengan keperluan pengguna pada masa sekarang dan
meningkatkan perkhidmatan awam. Perkhidmatan awam tidak harus
berada di tahap konvensional lagi, perlulah anjakan paradigma untuk
menyesuaikan dengan keperluan dan peredaran zaman.
2. Menyokong ke arah mesra pengguna dan alam sekitar
Dengan tersedianya projek 'aplikasi telefon pintar' bagi memudahkan
mengakses rancangan pemajuan ini, secara tidak langsung telah
menyokong ke arah 'go green' atau 'paperless'. Berdasarkan rekod dan
analisis awal yang dijalankan pasukan projek, projek ini telah mendapat
menjimatkan kos percetakan sehingga RM62,818.50, dalam masa yang
sama dapat menggurangkan penggunaan kertas. Impak secara tidak
langsung dari itu adalah menyokong galakkan 'low carbon concepts',
mengurangkan kesan rumah hijau, menangani 'global warming' dan
sebagai pendidikan awal kepada masyarakat mengenai pentingnya
memelihara alam sekitar melalui sumbangan ini.
3. Merakyatkan dan meningkatkan perkhidmatan awam
Perkhidmatan awam sering kali dikaitkan dengan cara konvensional yang
melibatkan kesukaran pengguna dan melibatkan kos, waktu yang terhad,
birokrasi, maklumbalas yang memerlukan masa lama dan proses yang
agak panjang. Bergerak ke arah baru, projek aplikasi telefon pintar bagi
mengakses rancangan pemajuan ini adalah sebahagian usaha awal untuk
meningkatkan perkhidmatan awam yang lebih berkesan seiring
perkembangan teknologi. Secara tidak langsung, pengguna juga boleh
berinteraksi secara dua hala tanpa melibatkan kos yang tinggi, waktu
dikawal sendiri, dimana juga dan maklumbalas dalam waktu sebenar 'real
time'. Sebagai contoh, selepas sahaja seseorang itu mengisi borang
bantahan/ pandangan dalam menu aplikasi yang ditetapkan, pengguna
tersebut akan mendapat secara terus dalam waktu sebenar maklumbalas
yang menyatakan bantahan/ pandangan mereka akan diproses. Secara
tidak langsung, keyakinan pengguna kepada perkhidmatan awam lebih
tinggi. Aplikasi ini juga telah mendapat 5 bintang dari pengguna dan
memberi komen yang positif. (Rujuk rajah......)
4. Mentransformasi perkhidmatan awam agar lebih efektif dan tepat
dalam perkhidmatan awam
Projek aplikasi pintar ini juga adalah menyokong kepada mentransformasi
Kerajaan agar menjadi lebih efektif dalam penyampaian perkhdimatan dan
bertanggungjawab atas keberhasilan yang menjadi keutamaan rakyat
yang dicapai melalui enam (6) Bidang Keberhasilan Utama Negara
(NKRA).
5. Memberi alternatif medium mudah untuk pengguna
Projek aplikasi pintar ini merupakan alternatif atau pilihan untuk pengguna
yang memiliki telefon pintar atau peranti 'tablets'. Bagi mereka yang tidak
memilikinya, cara konvensional seperti ruang pameran, memuat turun
melalui laman sesawang jabatan turut disediakan. Namun demikian, ini
merupakan pendidikan awal kepada pengguna untuk memastikan
perlaksanaan mudah dan seiring dengan perkembangan dan peredaran
zaman.
6. Mempunyai ciri keselamatan yang baik dan pemantauan mudah atas
talian
Dalam penyediaan aplikasi telefon pintar ini, aspek keselamatan turut
diambil kira, iaitu keselamatan dari pihak urusetia yang dilantik / 'admin'
dan keselamatan dokumen rancangan pemajuan itu sendiri. Dari aspek
keselamatan di pihak urusetia, hanya urusetia yang dilantik sahaja yang
mempunyai 'password' untuk mengubah, mengemaskini dan meninjau
data pengguna, ini bagi memastikan pengubahan aplikasi tidak sewenang
wenangnya yang akan melibatkan integriti seseorang. Di samping itu, bagi
dokumen rancangan pemajuan di dalam aplikasi telefon pintar ini adalah
secara kekal, pengguna hanya boleh membaca dan menjalakan fungsi
menu-menu yang telah ditetapkan tanpa boleh mengubah kandungan
laporan rancangan pemajuan tersebut. Secara tidak langsung,
keselamatan dan integriti laporan ini dikawal dan dijamin melalui
pengurusan yang sistematik.
Bagi aspek pemantauan pula, jika dilihat cara konvensional, semua data
pengguna yang mendapatkan rancangan pemajuan dan menghantar
borang bantahan ini dilakukan secara manual dengan merekod
menggunakan borang dan jadual. Perkara ini melambatkan proses
pemantauan dan kadang kala terdapat data yang hilang atau terlupa
untuk direkod. Untuk aplikasi ini, pemantauan pengguna dan data
kemasukkan boleh dikawal dan dilihat melalui aplikasi pihak ketiga yang
disediakan, dalam hal ini aplikasi pemantau adalah melalui aplikasi
'formstack' dan 'annie'. Sebagai contoh, melalui data 'annie' bagi aplikasi
'drtmdks' sebanyak 60 pengguna telah memuat turun dan pecahannya
mengikut negara, Malaysia seramai 50 pengguna, China seramai 5
pengguna, United States seramai 4 pengguna dan United Kingdom
seramai 1 pengguna.
Implikasi kewangan
Di pihak kerajaan terutamanya, penjimatan yang besar dapat dilakukan terutamanya
apabila pihak Jabatan tidak lagi perlu menyediakan peruntukan yang besar khusus
untuk tujuan percetakan. Setiap kajian rancangan pemajuan, pihak Jabatan
memperuntukkan 15 sehingga 20 peratus daripada peruntukan keseluruhan projek.
Contohnya projek Rancangan Tempatan Majlis Daerah Sabak Bernam di peringkat Draf
Laporan Cadangan Pemajuan sahaja, pihak Kerajaan memperuntukkan kira-kira RM
25,000 (25 unit laporan) tidak termasuk peruntukan percetakan akhir yang memerlukan
penyediaan laporan kira-kira 200 unit bagi tujuan edaran kepada agensi teknikal serta
jualan kepada pengguna.
Di Semenanjung Malaysia, terdapat 93 rancangan pemajuan yang perlu disemak
semula setiap 5 tahun. Anggaran peruntukan yang diperlukan bagi setiap rancangan
pemajuan ialah RM 90,000 bersamaan RM 8,370,000.00 bagi kesemua rancangan
pemajuan tersebut. Sekiranya setiap rancangan pemajuan disediakan secara aplikasi
pintar yang memerlukan belanja hanya RM 6,000 bagi setiap projek rancangan
pemajuan, pihak Kerajaan akan berjimat sehingga RM 7,812,000.00 iaitu kira-kira
penjimatan 93 peratus peruntukan percetakan.
Pengiktirafan
Peringkat Penerimaan Anugerah:
1. JOHAN Kumpulan Inovatif dan Kreatif JPBD SM, 2014;
2. JOHAN Kumpulan Inovatif dan Kreatif di Peringkat Kementerian
Kesejahteraaan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan, 2014;
3. ANUGERAH YAB MENTERI Kementerian Kesejahteraaan Bandar,
Perumahan dan Kerajaan Tempatan, 2014;
4. NAIB JOHAN, Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif Perkhidmatan
Awam Peringkat Negeri Selangor, 2014;
5. SPECIAL MENTION AWARD Kategori Innovative Planning Award daripada
Pertubuhan Perancang Malaysia, 2014;
6. ANUGERAH KETUA PENGARAH MAMPU, Konvensyen Kumpulan Inovatif
dan Kreatif Sektor Awam di peringkat Kebangsaan, Johor Bahru, 2014;
7. ANUGERAH EMAS Mini Konvensyen Malaysia Productivity Corporation
(MPC) Wilayah Sabah, 2015;
8. ANUGERAH KHAS THE MOST PROMISING INNOVATIVE AND
CREATIVE CIRCLE yang diperolehi melalui Mini Konvensyen Malaysia
Productivity Corporation (MPC) Wilayah Sabah, 2015;
9. ANUGERAH EMAS dalam Pertandingan Regional Convention Team
Excellence Malaysia Productivity Corporation (MPC) Wilayah Sabah dan
Sarawak 2015; dan
10. ANUGERAH KHAS INOVASI Y.Bhg. Datin Paduka Dr. Ketua Pengarah
Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia, sempena
Hari Inovasi Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia
2015.
PENUTUP
Secara keseluruhannya, penyediaan projek ‘aplikasi telefon pintar’ ini adalah seiring
dengan perkembangan teknologi dan menjadi keperluan bagi setiap individu. Aplikasi
telefon pintar ini telah merubah lanskap penyampaian perkhidmatan awam terutama
dalam mengakses Rancangan Pemajuan dan memudahkan penyertaan awam. Idea
aplikasi ini juga mudah untuk dilaksanakan di jabatan-jabatan lain dan dapat
disesuaikan dengan kehendak dan fungsi jabatan berkenaan. Penyampaian
perkhidmatan tidak lagi dibayangi dengan kesusahan kepayahan, birokrasi dan
pendekatan lapuk dan konvensional. Aplikasi telefon pintar ini memberi anjakan
paradigma dan meningkatkan kebolehpercayaan pihak-pihak berkepentingan dalam
menggalakkan penyertaan awam dalam proses penyediaan Rancangan Pemajuan.
Disediakan oleh :
Nama Pegawai/Unit Terlibat : EN. MOHD AZWAN BIN MOHD ALI
Tel. : 03-55116666
Emel : [email protected]