TAJUK/NAMAINOVASI

SUKSELSmartAppointment(SSA)

NAMAKEMENTERIAN/JABATAN/AGENSIPejabatSetiausahaKerajaanNegeriSelangor/BahagianTeknologiMaklumat

PENGENALANLatarbelakangringkasperkhidmatan

PermohonantemujanjiYBSetiausahaKerajaanNegeriSelangor(SUK)oleh pegawai-pegawai di Jabatan Kerajaan, agensi luar dan orangawam diterimamelalui kaedah panggilan telefon, emel / surat dansecarawalk-indirekodkansecaramanual.Purataaktivitiyangdirekoddi dalam Jadual Harian Rasmi adalah sebanyak 71 pertemuan bagisetiapbulan.Pengurusandanperekodan temujanji secaramanual ini tidak dapatmemenuhi keperluan pihak Pengurusan Tertinggi berikutan rekodpermohonanyangtidaksistematik,capaiankepadakalendarOutlookyangterhad,prosespenetapantemujanjimengambilmasayanglamadanseterusnyamelewatkanpemaklumanstatuspermohonankepadapemohon. Proses pengurusan temujanji sedia ada ini mengundangkepadakeciciranmaklumatdanketidakpuasankepadapemohon.

LAPORANINOVASITujuanProjekInovasi Membangunkan sistem bersepadu yang dapat menguruskan

permohonan temujanji Pegawai Tertinggi SUK secara berpusat,mudah, cepat dan dapat diuruskan dengan lancar dan sistematikdiperlukanbagimengatasiisudalampengurusantemujanjisediaada.

RasionalPemilihanTajuk

i. SelarasdenganTeraske-4,PelanStrategikPejabatSetiausahaKerajaanNegeriSelangor2013-2017:MemperkasakanSistemPenyampaianPerkhidmatanAwamBagiMemberikanPerkhidmatanTerbaik,BTMmendukungmatlamatinidenganmembangunkanSUKSELSmartAppointment.

ii. SelarasdengancadanganYBSetiausahaKerajaanNegeriSelangordidalamMesyuaratPengurusanPegawai-PegawaiKananPejabatSetiausahaKerajaanNegeriSelangor(MPPPKPSUKS)Bil.3/2016untukmenyediakansistempermohonantemujanjidenganYBSetiausahaKerajaanNegeriSelangordibuatsecaraatastalian.

ProsesPelaksanaanInovasi

DilaksanakansecaraKnowledgeTransfer

Prosessebelumdanselepas

Sebelumprojek:i. Rekodpermohonanyangtidaksistematikii. CapaiankepadakalendarOutlookyangterhadiii. Prosespenetapantemujanjimengambilmasayanglama

iv. Kelewatanpemaklumanstatuspermohonankepadapemohon

v. Keciciranmaklumatvi. Ketidakpuasanpemohonterhadapprosessediaada

SelepasProjek:i. Meringkaskanproseskerjaii. Mempercepatkantempohmasadalampengurusan

temujanjikepada12minitsahaja.iii. Kemudahanbagipemohonmenyemakdanmenerima

maklumbalas

ElemenPenurunankuasa(jikaada)

Tiada

IMPAKINOVASITERHADAPKUMPULANSASAR/PERKHIDMATAN/JABATAN/AGENSI/NEGARA

ElemenInovatif/kreatif

SSAyangdihasilkanmempunyaiciri-ciriberikut:i. Web-BasedSystem

- SUKSELSmartAppointmentmerupakansistemtemujanjiyangmembolehkanpermohonandibuatsecaraatastaliandanbolehdicapaidimana-manasahajaolehorangluar

ii. Web-Responsive- Paparansistemyangmembenarkanhalamanweb

desktopdapatdisesuaikandengansaizskrinperantipenggunayangmelihatnya

iii. Tepat- Penggunaansynchronizationpadakalendarsistemdan

kalendarOutlookyangmembenarkannyaberoperasipadamasayangsama

iv. CalendarAvailability- SistemyangmemberikanpaparanjadualkalendarKetua

Jabatandanmembolehkanpemohonmembuatsemakankekosonganjadual

v. Pantas- Pemaklumanmaklumbalasstatusterkiniyanglebihcepat

menggunakanmediumemel

ElemenKeberkesanan i. PenjimatanMasaPengurusanTemujanji- Penjimatanmasapengurusanyangketarasebanyak95%

(daripada4jam30minitkepada12minit)

ii. PenguranganProsesKerja- Proseskerjadapatdikurangkankepada5dari6-9proses

kerjaasal

iii. PenglibatanPemegangTaruh- Pelaksanaanprojekmelibatkanpenyertaanpemegang

taruh/pelangganmelebihi50%

iv. PenguranganPenggunaanTelefon- Penggunaantelefondapatdikurangkankepada69%

v. PenguranganPenggunaanKertas- Penggunaankertasberkurangansebanyak66%

vi. PengurusanPermohonanTemujanjiBerpusat- Maklumatpermohonantemujanjiyangtidaklengkap

berkurangankepada85%

vii. KeberkesananPengurusanTemujanji- Kepuasanpelangganterhadappelaksanaanpengurusan

SSAdirekodkansebanyak95%berpuashatidanbersetuju.

ElemenSignifikan i. MenyokongGreenTechnology

- PenggunaanSUKSELSmartAppointmentbertujuanmengurangipenggunaankertassecarasignifikan.Denganpenguranganpencetakansebanyak66%ianyadapatmenerapkandanmenyokongGreenTechnology.

ii. KesesakanTempatLetakKenderaanDapatDikurangkan- Kehadiranpegawaisecarawalk-inbagimembuat

permohonanberkurangansebanyak64%danseterusnyadapatmengurangkankesesakantempatletakkenderaandiPejabatSUK.

iii. KesesakanTalianDiPejabatDapatDikurangkan- Kesesakantalianberkurangdenganpengurangan

panggilanuntuksemakankekosongandanmaklumbalassebanyak69%.

iv. PenguranganKosMengurusDanKosUtiliti- Kosutilitibagimembuatpanggilantelefonmaklumbalas

dankospembeliankertasdapatdikurangkan

berdasarkanpenguranganpanggilandanpenjimatanpenggunaankertas.

ElemenRelevan i. PejabatSetiausahaKerajaanNegeriSelangor

- MemperkasaimejdanmemperkukuhtadbirurusPentadbiranPejabatSetiausahaKerajaanNegeriSelangor

ii. Masyarakat- KeyakinanmasyarakatkepadapentadbiranKerajaan

Negeridapatdipertingkatkandenganpenguranganjurangkepimpinanantarakeduapihak

iii. PenjawatAwam- Meningkatkanproduktivitidankecekapankerjapenjawat

awamkhususnyakakitanganPejabatSUKdalammelaksanakantugasanharian

Gambar-gambarberkaitan

Implikasikewangan(jikaada)

RM10,000

PENUTUP PembangunanSUKSELSmartAppointmentsecaraatastalianinidapatmeringkaskanproseskerja,mempercepatkan tempoh masa dalam pengurusan temujanji disamping memberi kemudahanuntuk pemohonmenyemak danmenerimamaklumbalas secara terus. Secara tidak langsung iadapat meningkatkan keberkesanan penyampaian Perhidmatan Awam Negeri Selangor dalammemperkukuhtadbirurusNegeriSelangorkearahpembangunanSmartSelangoryangpeduli.

Disediakanoleh:NamaPegawai/UnitTerlibat:NorliyatiBintiRohman/UnitPembangunanAplikasi2Telefon :03-55447554Emel :Norliyati@selangor.gov.my