tajuk inovasi : sistem infobanjir dan infobanjir...

TAJUK INOVASI :

SISTEM INFOBANJIR DAN INFOBANJIR APPS

JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT

BAHAGIAN I : RINGKASAN EKSEKUTIF

InfoBanjir merupakan sistem maklumat pengurusan bencana banjir di seluruh

Malaysia yang digabungkan dengan aplikasi androids iaitu InfoBanjir Apps. Projek ini

merupakan platform yang menghubungkan antara rakyat dan kerajaan menerusi

satu aplikasi yang boleh dimuat turun melalui Google Playstore. Projek ini

diilhamkan oleh Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Terengganu dengan

pelaksanaan projek rintis di semua daerah di Negeri Terengganu pada tahun 2014

hingga 2015. Seterusnya InfoBanjir telah diperluaskan penggunaannya ke seluruh

Malaysia pada tahun 2016 bagi meningkatkan keberkesanan dan kecekapan

pengurusan banjir negara secara menyeluruh.

Objektif projek ini adalah untuk pengumpulan dan pelaporan statistik mangsa banjir

yang berpindah bagi tujuan capaian kepada rakyat. Sistem ini selaras dengan

peranan dan tanggungjawab Jabatan Kebajikan Masyarakat seperti yang termaktub

di dalam Arahan Majlis Keselamatan Negara (MKN) No. 20 antaranya menyedia dan

menyelenggara pusat-pusat pemindahan dan pendaftaran mangsa-mangsa bencana

bagi maksud bantuan dan pemulihan.

InfoBanjir ini dibahagikan kepada 2 tahap pengguna :-

1) Pengguna Back End System

Pegawai JKM sebagai main user yang merekod statistik terkini mangsa banjir

di pusat pemindahan dan menyediakan pelaporan yang diperlukan oleh JKM,

Jawatankuasa Pengurusan Bencana Negeri/Daerah, Agensi Pengurusan

Bencana Negara (NADMA) dan stakeholder.

2) Pengguna Mobile Apps

End User terdiri daripada stakeholder, pihak-pihak yang berkepentingan

seperti agensi-agensi kerajaan, pihak media, NGO’s dan orang awam yang

boleh merujuk paparan info terkini banjir melalui menu dashboard

keseluruhan dan dashboard negeri, statistik keseluruhan, pusat pemindahan

yang dibuka, paparan pusat pemindahan terdekat, tunjuk arah pusat

pemindahan, jalan ditutup, paras air sungai, hebahan bantuan, talian

kecemasan dan senarai pendaratan helipad.

Capaian Sistem InfoBanjir boleh diakses secara web based melalui

http://infobanjir.jkm.gov.my. Manakala pengguna androids boleh memuat turun

aplikasi InfoBanjir yang ditawarkan secara percuma oleh Jabatan Kebajikan

Masyarakat di Google Play Store. Aplikasi ini sangat mesra pengguna dan

berinformasi, capaian yang cepat dari sumber yang dipercayai dan sahih. InfoBanjir

Apps telah didaftarkan dalam galeri aplikasi mudah alih kerajaan Malaysia (GAMMA)

yang dikelolakan oleh MAMPU. Sehingga kini aplikasi ini telah dimuat turun lebih

dari lima ribu pengguna dan sangat efektif semasa berlaku bencana.

Sebelum pelaksanaan Sistem InfoBanjir ini, JKM hanya menggunakan perisian excel

bagi pelaporan mangsa banjir. Antara kelemahan proses kerja konvensional ini

adalah :

1) Risiko kesilapan kemasukan data secara manual kerana proses kerja

kemasukan statistik mangsa banjir yang berulang di bilik gerakan daerah,

negeri dan Ibu Pejabat Jabatan Kebajikan Masyarakat;

2) Pelaporan 4 jam sekali kurang efisien bagi menunjukkan perubahan status

terkini jumlah mangsa banjir di pusat permindahan apabila banyak pusat

pemindahan dibuka secara serentak;

3) Isu penyelarasan data dan pelaporan mempengaruhi ketepatan dan

kesegeraan penyaluran maklumat kepada stakeholder, agensi

kerajaan/NGO’s, media dan orang awam;

4) Pengurusan pengendalian bilik gerakan memerlukan bilangan petugas yang

ramai;

5) Kelewatan pelaporan kepada stakeholder

Dengan pelaksanaan Sistem InfoBanjir dan InfoBanjir Apps, isu kekangan sebelum

ini dapat diatasi iaitu :-

http://infobanjir.jkm.gov.my/

1) Tiada proses kerja kemasukan statistik mangsa banjir yang berulang di

peringkat daerah, negeri dan Ibu Pejabat Jabatan Kebajikan Masyarakat;

2) Pelaporan dapat dijana secara real time;

3) Data dapat diselaras di semua peringkat dengan pantas, tepat dan sahih;

4) Penjimatan kos pengurusan bencana di semua peringkat seperti tuntutan

perjalanan, elaun lebih masa, utiliti dan paperless government;

5) Membantu stakeholder merangka pelan tindakan pengurusan bencana;

6) Merakyatkan penggunaan teknologi ICT merentasi sempadan melalui mobile

apps;

7) Meningkatkan kesedaran masyarakat mengenai info bencana negara.

Projek InfoBanjir ini wajar dianugerahkan Anugerah Inovasi Teknologi Maklumat

(AIICT) berdasarkan komitmen dan proaktif kerajaan menjadikan sistem ini sebagai

sumber rasmi dalam menyampaikan maklumat bencana banjir kepada semua

lapisan masyarakat. Ini terbukti apabila pihak media sering mempromosi dan

membuat hebahan mengenai sistem InfoBanjir.

Outcome pelaksanaan sistem InfoBanjir dan InfoBanjir Apps terbukti mendokong

Agenda Nasional di bawah Rancangan Malaysia Ke-11, Bab 9 - Mentransformasi

perkhidmatan awam untuk produktiviti. Persekitaran ICT masa kini dapat

meningkatkan produktiviti dan mempercepatkan proses kerja. Sistem ini memberi

impak tinggi kepada rakyat dengan penggunaan sistem secara komprehensif kerana

kerajaan menyediakan ruang dan peluang kepada rakyat mendapat perkhidmatan

daripada kepelbagaian saluran perkhidmatan. Projek ini juga merupakan inisiatif

kerajaan menerusi kreativiti dan inovasi untuk merakyatkan penggunaan teknologi

ICT yang terkini iaitu mobile apps.

Projek ini juga sangat bertepatan dengan Pelan Strategik ICT Sektor Awam 2016-

2020 di bawah Teras 1: Perkhidmatan Digital Bersepadu, Strategi 1: Pemerkasaan

Perkhidmatan Digital Kerajaan. Ia juga telah diiktiraf di peringkat negeri dengan

memenangi Anugerah Kualiti Teknologi Maklumat Jabatan Negeri Terengganu 2015

(Kategori Persekutuan) serta memenangi tempat kedua dan ketiga bagi dua tahun

berturut-turut (2014 & 2015) dalam Anugerah Inovasi JKM.

Selaras dengan langkah untuk mengoptimumkan perbelanjaan kerajaan melalui

penjimatan kos belanja mengurus di semua peringkat dengan penjimatan tuntutan

elaun perjalanan dan elaun lebih masa kakitangan bertugas yang dianggarkan

sebanyak RM10,000.00 sehari. Ke arah go green dan kelestarian alam sekitar

menerusi konsep paperless government dapat direalisasikan dengan penjimatan

kertas sebanyak 6,480 keping kertas sehari. Meminimumkan komunikasi melalui

telefon kerana sistem ini melaporkan data secara real time melalui apps yang

disediakan.

Ke arah kesejahteraan kepada masyarakat yang terlibat sebagai mangsa banjir,

sistem ini memanfaatkan kerjasama strategik JKM dengan agensi kerajaan, badan

berkanun, swasta dan badan-badan sukarela dalam menyedia dan menyelaras

Pelan Tindakan Bantuan dan Pemulihan Bencana Negara.

BAHAGIAN II : LAPORAN PENUH

KRITERIA I: KREATIVITI DAN INOVASI

a) Unik dan diluar kotak

i. Kebolehcapaian sistem

InfoBanjir Apps adalah berasaskan sistem operasi android yang

membolehkan rakyat mengakses perkhidmatan dengan mudah

menggunakan pelbagai peranti dan saluran. Pemilihan sistem operasi

android ini adalah bertepatan dengan aliran semasa.

Sistem InfoBanjir adalah mesra pengguna dan mesra OKU. Pengguna

boleh mengakses sistem menggunakan pelbagai peranti kerana susun

atur laman web adalah menggunakan proportion-based grids dan

bercirikan web responsive.

ii. Real time data

Penyaluran maklumat secara serta-merta, sahih dan telus dapat

dilakukan dari lapangan tanpa sebarang karenah birokrasi.

iii. Integrasi pelbagai teknologi

Pengintegrasian dengan pelbagai aplikasi navigasi Global Positioning

System (GPS) yang ditawarkan di google play seperti Google Maps,

Waze dan lain-lain bergantung kepada perisian yang dipasang pada

peranti pengguna.

iv. Sumber rujukan rasmi

Inisiatif Sistem InfoBanjir dan InfoBanjir Apps merupakan perkongsian

maklumat yang julung kali diwujudkan melibatkan agensi kerajaan,

badan berkanun, swasta, badan-badan sukarela dan rakyat.

b) Teknologi terkini

InfoBanjir Apps menggunakan teknologi terkini iaitu android nouget versi 7.1

yang lebih pintar dan inovatif berbanding dengan pendahulunya. Beberapa

features yang diperbaharui dalam sistem operasi ini seperti notifikasi dan

smart widget, selain ia lebih cepat dan ringan.

c) Penyelesaian Masalah

i. Mengesan kesilapan kemasukan data di Pusat Pemindahan dengan

penggunaan konsep audit trail.

ii. Penyaluran maklumat secara cepat dan tepat memenuhi ekspektasi

stakeholder

iii. Mempertingkatkan kecekapan sistem penyampaian maklumat rasmi

Jabatan yang menjadi sumber rujukan oleh semua pihak.

iv. Mengatasi masalah kekurangan petugas di bilik gerakan daerah dan

negeri

v. Memberi gambaran keadaan banjir semasa (bilangan pembukaan

pusat pemindahan) kepada orang awam, agensi kerajaan, media,

badan bukan kerajaan dan agensi-agensi yang berkaitan pengurusan

banjir.

d) Nilai ciptaan /value creation

i) Meningkatkan reputasi dan kepercayaan stakeholder, agensi kerajaan,

rakyat, NGO’s dan media terhadap sistem penyampaian perkhidmatan

jabatan melalui ketepatan, kesahihan dan maklumat terkini. Di samping itu,

dapat mempertingkatkan kesiapsiagaan semua agensi pengurusan

bencana.

ii) Statistik mangsa dapat menentukan jenis/anggaran bantuan, bilangan

petugas, sukarelawan dan kaunselor mengikut kategori mangsa

(OKU/Kanak-Kanak/Warga Emas) serta menentukan tahap bencana

negara dan keperluan bantuan negara luar.

iii) mengenalpasti kesesuaian pusat pemindahan- kapasiti / keselamatan

iv) Mengoptimumkan perbelanjaan jabatan melalui kemudahan kalkulator stok

keperluan banjir.

v) Melonjakkan prestasi melalui perekayasaan proses.

KRITERIA 2: KEBERKESANAN

a) Mudah dicapai

Web based system – Back End System disediakan untuk kegunaan

kakitangan JKM menerusi akses internet di alamat

http://infobanjir.jkm.gov.my

Mobile Apps - Pengguna awam boleh memuat turun aplikasi yang disediakan

di Google Play Store dengan carian InfoBanjir oleh Jabatan Kebajikan

Masyarakat. Statistik yang diperolehi dari Google Play Store menunjukkan

dari bulan Oktober 2016 hingga Mac 2017, sejumlah 420,696 orang telah

melayari sistem ini dan kekerapan penggunaan lebih 4,000 pengguna telah

menggunakan sistem ini pada musim banjir bulan Disember 2016 hingga

Januari 2017 untuk mendapatkan maklumat berkenaan pusat-pusat

pemindahan.

Kemudahcapaian InfoBanjir Apps ini ditunjukkan melalui penarafan

bintang daripada pengguna aplikasi iaitu 4.5 bintang dan majoriti

pengguna berpuas hati dengan informasi yang bermanfaat dan pantas.

Rujuk LAMPIRAN1

b) Faedah

i. Penjimatan Masa

Meningkatkan kecekapan dengan mengurangkan aliran proses kerja di

peringkat pusat pemindahan, daerah, negeri dan Ibu Pejabat menjadi

lebih ringkas dan cekap daripada empat peringkat kepada dua

peringkat. Penjimatan masa dapat dilakukan daripada 2 jam kepada 5

minit kerana maklumat dapat diakses secara real time.

Rujuk LAMPIRAN2

ii. Penjimatan Kos pengurusan

http://infobanjir.jkm.gov.my/

iii. Penjimatan tenaga kerja

iv. Meningkatkan kecekapan perkhidmatan yang dinamik, cekap, cepat,

berkesan serta telus.

v. Memudah cara perkongsian maklumat dan mobilisasi sosial.

c) Keberkesanan Projek

1) Pelaksanaan telah dapat mencapai 100% KPI yang ditetapkan iaitu

perluasan ke seluruh Malaysia pada tahun 2016.

2) Meningkatkan keyakinan pihak luar seperti NADMA dan agensi-agensi

lain terhadap kesahihan statistik mangsa banjir dan maklumat pusat

pemindahan kerana JKM telah menjadi rujukan utama bagi

memperolehi statistik ketika bencana banjir.

3) Meningkatkan keyakinan pihak media dan orang awam terhadap

keberkesanan penggunaan sistem dalam penyaluran maklumat dan

statistik.

4) Membantu pegawai kebajikan di peringkat daerah membuat anggaran

keperluan stok banjir menggunakan features kalkulator stok supaya

tidak berlaku kekurangan/pembaziran stok banjir.

5) Kemudahan kemasukan data secara offline ketika tiada capaian

internet.

d) Kajian kepuasan pelanggan

Hasil kajian kepuasan pelanggan yang dibuat mendapati:

1) Selepas penggunaan Sistem, maklumat bencana dapat diketahui dengan

lebih cepat, tepat dan efisien.

2) Selepas penggunaan Sistem, keperluan stakeholder telah dapat dipenuhi,

mudah dicapai dan ketepatan maklumat.

Rujuk LAMPIRAN3

KRITERIA 3 : KEMAMPANAN

a) Ciri-ciri menarik

a. Paparan grafik Peta di muka depan yang memaparkan infographic

berkenaan dengan jumlah pusat pemindahan yang dibuka melalui

kategori warna yang telah diklafikasi iaitu Biru (Normal), Kuning (berjaga-

jaga) dan Merah (Merbahaya)

b. Pengunaan ikon-ikon yang mudah difahami bagi menunjukkan statistik

mangsa banjir mengikut negeri, daerah dan pusat pemindahan

c. Dashboard keseluruhan, dashboard negeri dan statistik keseluruhan

membangkitkan sense of urgency masyarakat bersiapsiaga menghadapi

banjir di bawah konsep pengurusan bencana tanggungjawab bersama

d. Notifikasi daripada sistem dan mobile apps yang dipaparkan secara pop-

up memberi maklumat terkini kepada pengguna

b) Nilai tambah dan mekanisma kawalan

1) Menyediakan kooordinat pusat pemindahan yang diintegrasikan dengan

navigasi GPS

2) Diintegrasi dengan mobile apps berasaskan android yang membolehkan

semua pengguna mudah memuat turun ke dalam peranti

3) Had capaian Sistem InfoBanjir dikawal dengan :-

Authentication - Menyediakan pengesahan ke atas capaian data iaitu penggunaan Password untuk kebenaran akses.

Authorization - Kawalan bagi memastikan pentadbir yang sah sahaja boleh memasuki sistem dengan klasifikasi peranan yang berbeza. Akses pengguna normal di peringkat daerah , Pengguna Admin negeri di peringkat negeri, Pengguna Super Admin di peringkat Ibu pejabat dan Pengguna Laporan diberi kepada agensi-agensi yang berkepentingan.

c) Sistem dokumentasi lengkap

1) Manual pengguna telah disediakan bagi kegunaan pengguna dalam

Sistem InfoBanjir dan pautan manual pengguna dapat diakses melalui

http://infobanjir.jkm.gov.my/Manual_Pengguna_INFOBANJIR_2.0.pdf.

2) Sistem dokumentasi teknikal juga disediakan bertujuan sebagai rujukan

dan digunakan untuk menambah baik Sistem InfoBanjir pada masa akan

datang. Dokumen ini boleh diakses secara dalaman melalui aplikasi cJKM.

d) Projek yang stabil

Kestabilan Sistem InfoBanjir ini dapat diukur seperti berikut :-

Response Time

Masa capaian sistem InfoBanjir adalah pada tahap yang ideal

berdasarkan kepada ujian yang dijalankan dengan menggunakan tools

“Site Speed Checker”. Hasil pengujian ini menunjukkan akses dan

response time mengambil masa 0.88s.

Pengujian yang dibuat menggunakan Uptime Robot mendapati no downtime recorded yang dicatatkan dalam tempoh 24 jam.

e) Projek dibangunkan secara Joint Application Development (JAD)

InfoBanjir merupakan sistem yang dibangunkan secara Joint Application

Development (JAD). Beberapa sesi JAD telah diadakan bersama pembekal

bagi memberi perkongsian ilmu dalam pembangunan sistem.

KRITERIA 4: SIGNIFIKAN

a) Projek yang dapat menunjukkan keberhasilan yang signifikan

- Menjadi sumber rujukan rasmi dan utama kepada agensi-agensi yang

terlibat dalam pengurusan bencana dalam pengumpulan statistik.

- Meningkatkan saluran maklumat yang pantas dan mengurangkan

karenah birokrasi dalam penyaluran maklumat kepada agensi kerajaan,

media dan pengguna.

- Merakyatkan perkhidmatan dengan membantu orang awam menghadapi

bencana banjir melalui aplikasi yang dibangunkan.

b) Penjimatan kos/sumber

i. Belanja mengurus dan tenaga kerja

a) Menjimatkan kos tuntutan perjalanan dan elaun lebih masa

kakitangan bertugas.

b) Kerja penyelarasan data di peringkat daerah, negeri dan Ibu

Pejabat hanya melibatkan seorang petugas dan tiada lagi

pengendalian dokumentasi bercetak. Rujuk LAMPIRAN4

ii. Kos operasi

Menjimatkan kos operasi seperti penggunaan kertas (paperless) dan

toner, penggunaan telefon serta mesin faks kerana semua urusan

secara atas talian, pemantauan dan laporan dapat dihasilkan terus

melalui sistem. Rujuk LAMPIRAN5

c) Kesan atau impak yang tinggi kepada kerajaan dan Rakyat/kumpulan

sasar

- Impak kepada kerajaan

Membantu meningkatkan produktiviti dan mengukuhkan kecekapan

penyampaian perkhidmatan kepada agensi-agensi kerajaan dalam

mengurus, menganalisa, memantau dan merancang pengurusan

bencana terutama di pusat pemindahan.

Memberi impak yang tinggi dari aspek keberkesanan dan

penjimatan kos kepada kerajaan, agensi-agensi lain dan rakyat

Pemudahcara urusan dengan pelanggan

- Impak kepada rakyat / kumpulan sasar

Meningkatkan keyakinan rakyat yang tinggi kepada perkhidmatan

yang disediakan oleh kerajaan

Membantu dan memudahkan orang ramai untuk mengakses serta

mendapatkan maklumat pusat pemindahan dengan cepat dan

pantas dengan hanya mengakses kepada aplikasi ini.

Memudahkan pihak NGO atau pihak berkaitan untuk menyalurkan

bantuan dan keperluan yang diperlukan oleh mangsa dengan cepat

di pusat pemindahan.

Memudahkan pengguna OKU penglihatan menggunakan sistem ini

kerana aplikasi android sistem ini boleh digunakan (compatible)

dengan perisian talkback.

Membantu kumpulan sasar iaitu mangsa banjir di kawasan yang

berisiko supaya bersiapsiaga berpindah apabila diarahkan untuk

keselamatan dan kebajikan keluarga.

KRITERIA 5 : RELEVAN

a) Ageda Nasional

i. Rancangan Malaysia Ke-11

RMK 11 Bab 9 : Mentransformasi perkhidmatan awam untuk produktiviti

Bidang Fokus A : Mempertingkatkan penyampaian perkhidmatan dengan

mengutamakan rakyat

Strategi A2 : Menambahbaik proses penyampaian bagi meningkatkan

kepantasan bertindak

ii. Pelaksanaan Pelan Strategik ICT Sektor Awam 2016 – 2020

Teras Strategik 1 (Perkhidmatan Digital Bersepadu)

- Menyebar luas perkhidmatan digital yang berkualiti dan

menyeluruh.

- Menyediakan perkhidmatan digital yang inklusif dan mesrarakyat

Teras Strategik 2 (Kerajaan berpacukan data)

- Mengurus dan merealisasikan nilai data secara cekap dan holistic

- Mengukuh perkongsian data merentasi agensi sektor awam

iii. Pelaksanaan Pelan Strategik KPWKM

a) Teras Strategik 8 :

Memperkasakan keupayaan dan kapasiti warga KPWKM bagi

meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian

perkhidmatan Kementerian

iv. Pelan Strategik JKM

Teras Strategik 3 : Merakyatkan penyampaian perkhidmatan

Langkah Strategik 21 : Pengurusan Bencana

Meningkatkan peranan dan kesedaran komuniti dan mewujudkan

kerjasama padu dalam pengurusan bencana

Teras strategi 4 : Merangkum dan Sepunya

Langkah Strategik 25 : Pengukuhan kerjasama dan pembangunan

komuniti

b) Seamless dan kolaborasi strategik

Kolaborasi strategik dengan agensi lain/rakyat/kumpulan sasar diwujudkan

dengan penggunaan InfoBanjir di mana JKM adalah jabatan yang

bertanggungjawab berkongsi maklumat. Perkongsian maklumat ini dapat

membantu dalam penyaluran bantuan dan sukarelawan kepada mangsa

bencana, juga sebagai penunjuk arah kepada mangsa banjir ke pusat

pemindahan terdekat. Talian kecemasan yang disediakan boleh

menghubungkan secara terus di antara rakyat dan agensi kerajaan yang

terdekat dengan mangsa. Statistik mangsa banjir dan pusat dibuka yang

dipaparkan membantu stakeholder merangka pelan tindakan semasa berlaku

banjir. Pihak media mendapat maklumat yang tepat di hujung jari. Bantuan yang

pantas dan sistematik oleh NGO’s dapat disalurkan dengan kemudahan

hebahan bantuan dan helipad.

c) Persekitaran semasa

Kemudahcapaian rakyat kepada perkhidmatan kerajaan melalui akses satu

aplikasi yang disediakan secara percuma dan cepat seperti status keadaan

banjir semasa, statistik mangsa banjir, bilangan dan lokasi pusat pemindahan

Agensi Pengurusan Bencana Negara, Angkatan Pertahanan Awam Malaysia,

BOMBA, Polis, Jabatan Kesihatan, Media, NGO,s juga boleh menggunakan

aplikasi ini kerana maklumat seperti helipad dan hebahan bantuan disediakan

bagi memudahkan penyaluran bantuan dan sumbangan dengan segera dan

bersistematik.

KRITERIA 6 : KUALITI DAN PENGIKTIRAFAN

a) Tadbir urus yang mantap

Projek InfoBanjir ini dipantau oleh tadbir urus Jawatankuasa Pemandu ICT JKM

secara berkala. Ahli jawatankuasa adalah seperti di bawah :

Pengerusi : Ketua Pengarah Kebajikan Masyarakat (KPKM) atau pegawai yang

diturunkan kuasa

Ahli-Ahli :

1) Timbalan Ketua Pengarah

2) Pengarah-Pengarah Bahagian

3) Ahli-Ahli jemputan yang berkaitan

Urusetia : Bahagian Pengurusan Maklumat

b) Pengiktirafan

Pengiktirafan yang diperolehi seperti di bawah :

1. Tempat kedua bagi Anugerah Inovasi Teknologi Maklumat (AIICT) Tahun

2014 peringkat Jabatan Kebajikan Masyarakat

2. Tempat ketiga bagi Anugerah Inovasi Teknologi Maklumat (AIICT) Tahun


3. Anugerah Kualiti Teknologi Maklumat Jabatan Negeri Terengganu Tahun

2015 (Ketegori Persekutuan) anjuran Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri

Terengganu

Rujuk LAMPIRAN6

KRITERIA 7 : POTENSI PELUASAN

a) Potensi projek/ perancangan masa hadapan/ penambahbaikan/ outcome

Bagi memastikan aplikasi ini terus menjadi relevan sebagai sumber rujukan,

pelbagai strategi masa hadapan telah dan sedang diatur oleh Jabatan Kebajikan

Masyarakat. Sistem aplikasi ini akan dibuat penambahbaikan berterusan bagi

meningkatkan kualiti perkhidmatan, penggunaan, keberkesanannya dan impak

kepada sistem ICT itu sendiri. Strategi ini dibahagikan kepada pelaksanaan

jangka masa pendek dan panjang.

Perancangan Jangka Masa Pendek :

Perancangan perluasan pengurusan kepada semua jenis bencana dan

tidak tertumpu kepada bencana banjir sahaja.

Penambahbaikan sistem dengan penambahan maklumat fasiliti

bantuan bencana berserta lokasi (GPS) seperti Depoh, Stor Negeri,

Stor Daerah dan Pangkalan Hadapan JKM.

Perancangan Jangka Masa Panjang :

Mengintegrasi Sistem InfoBanjir dengan Sistem ep21 untuk menu

pendaftaran, carian dan semakan mangsa bencana di pusat pemindahan

Perancangan utk menaiktaraf sistem dan pelan alternatif sistem

mengalami down time

Memperluaskan penggunaan sistem kepada semua jenis ‘smart phone’

Menambah pilihan dwi bahasa bagi memberi ruang kepada semua pihak

untuk mendapatkan maklumat tanpa had.

LAMPIRAN 1


e) Mudah dicapai

Memasukan Maklumat dalam

BorangStatistik/Komputer


Borang Statistik/Komputer

10 minit

5 minit

PKMD

SEBELUM MASA SELEPAS

Terima Maklumat

Mencatat pada Papan

Kenyataan

Membuat pengiraan secara

manual


Borang Statistik/Komputer

Email,cetak dan faks kepada

agensi yang berkaitan

TerimaMaklumat

MencatatpadaPapanKey

ataan

Membuatpengiraanseca

ramenual

JKMM

TerimaMaklumat

MencatatpadaPapanKey

ataan

Membuatpengiraanseca

ramenual

Terima/Masukkan

Maklumat (PKMD)

Menjana maklumat dalam

sistem (JKMN/Ibu Pejabat)

5 minit

5 minit

10minit

5 minit

JKMN

Terima Maklumat

Mencatat pada Papan

Kenyataan


manual



IBU PEJABATJKMM

Terima Maklumat

Mencatat pada Papan

Kenyataan


manual



5 minit

5 minit

15 minit

5 minit

30 minit

10 minit

5 minit

5 minit

30 minit

JUMLAH = 2 1/2 JAM

JUMLAH = 10 MINIT

LAMPIRAN 2

PROSES KERJA PENGUMPULAN STATISTIK MANGSA BANJIR


b) Faedah

LAMPIRAN 3


d) Kajian Kepuasan Pelanggan

KAJIAN KEPUASAN PENGGUNA Sistem InfoBanjir

Objektif Kajian: Kajian yang dijalankan oleh Bahagian Kebajikan Produktif,Jabatan Kebajikan Masyarakat Malaysia ini adalah bagi mendapat maklumbalas mengenai sistem InfoBanjir Objektif utama kajian ini adalah untuk mengkaji tahap kepuasan pengguna dan mengenalpasti ruang penambahbaikkan yang boleh dilaksanakan pada sistem ini.Kajian Tuan / Puan mengambil bahagian dalam maklumbalas ini amat dihargai dan didahulukan dengan ucapan terima kasih.

Arahan : Sila tandakan ( / ) antara ruangan pilihan dari 1-5 yang menunjukkan tahap persetujuaan anda terhadap pernyataan berikut : 1 = Sangat Tidak Setuju 2 = Tidak Setuju 3 = Tidak Pasti 4 = Setuju 5 = sangat Setuju

BIL KENYATAAN 1 2 3 4 5

1 Pencarian lokasi pusat pemindahan banjir dengan menggunakan Sistem InfoBanjir amat menjimatkan masa ,kos dan tenaga kerja

2 Penggunaan Sistem InfoBanjir amat membantu saya bagi mendapatkan maklumat banjir dengan pantas, tepat dan sahih

3 Kecekapan pengurusan bencana dapat ditingkatkan dengan menggunakan Sistem InfoBanjir

4 Penggunaan Sistem InfoBanjir sebagai sumber rasmi yang memudahkan pengguna bagi mendapatkan maklumat terperinci berkaitan banjir

5 Pengunaan “Gajet” terkini seperti telefon pintar, dalam pelaksanaan Sistem InfoBanjir amat sesuai bagi pencarian pantas untuk pengurusan banjir pada masa kini

6 Penggunaan Sistem InfoBanjir dapat mengurangkan kadar kesilapan maklumat bencana

7 Sistem InfoBanjir dapat meningkatkan kualiti penyaluran maklumat kepada stakeholder,agensi kerajaan / NGO’s, media dan orang awam

8 Penggunaan Sistem InfoBanjir mudah dicapai dan difahami oleh semua lapisan pengguna

9 Sistem InfoBanjir “Mesra Pengguna”

10 Saya amat berpuas hati terhadap aplikasi dan penggunaan Sistem InfoBanjir dalam pengurusan bencana

LAMPIRAN 4



(i) Belanja mengurus dan tenaga kerja

SUMBER TENAGA KERJA ( BILIK GERAKAN BENCANA)

SEBELUM SELEPAS

TEMPAT JUMLAH PETUGAS

TEMPAT JUMLAH PETUGAS

PKMD 2 ORANG PKMD 1 ORANG

JKMN 4 ORANG JKMN 1 ORANG

JKMM 4 ORANG JKMM 1 ORANG

Merujuk kepada jadul bertugas bilik gerakan, penjimatan tenaga kerja dapat

dikurangkan kepada lebih 50% selepas penggunaan InfoBanjir. Dengan

pengurangan ini, ia juga memberi penjimatan dari segi tuntutan elaun lebih masa.

Kadar bayaran minima tuntutan elaun lebih masa bagi Penolong Pegawai

Pembangunan Masyarakat (Gred S29)

CONTOH 1: Gaji seorang kakitangan ialah RM1,770.95 sebulan.

GAJI TAHUNAN ------------------------ = Kadar satu jam 313 HARI x 8 JAM

Kadar lebih masa sejam ialah:

RM1770.95 x 12 bulan ------------------------ = RM 8.48 Satu jam 313 HARI x 8JAM Bayaran satu syif bagi 1 kakitangan:

RM 8.48 x 8 jam = RM 67.84

Anggaran penjimatan bayaran minima kadar elaun lebih masa bagi kakitangan yang

bertugas di Jabatan Kebajikan Masyarakat pada kejadian banjir 2016.

BIL NEGERI JUMLAH DAERAH

JUMLAH PETUGAS SEBELUM InfoBanjir

JUMLAH PETUGAS SELEPAS InfoBanjir

1 KELANTAN 8 20 9

2 TERENGGANU 5 14 6

3 PAHANG 9 22 10

4 PERAK 6 16 7

5 JOHOR 8 16 9

6 SABAH 3 10 4

7 SARAWAK 3 10 4

JUMLAH 42 108 49

Jumlah petugas yang dikurangkan :

108 Orang - 49 Orang = 59 Orang

Kadar bayaran elaun lebih masa yang DIJIMATKAN adalah :

Kadar 1 syif - RM 67.84 x 59 Orang = RM 4,002.56

Kadar 1 Hari - RM 67.84 x 59 Orang x 2 syif = RM 8,005.12

Rumusan:

Penjimatan kepada kerajaan adalah sebanyak RM 8,005.12/hari dan pengiraan ini

adalah berdasarkan kepada kos bayaran elaun lebih masa yang paling minimum

(tidak mengambil kira cuti umum, hari minggu, syif malam).

LAMPIRAN 5



(ii) Kos operasi

PENGUNAAN KERTAS

SEBELUM SELEPAS

MASA JUMLAH KERTAS MASA JUMLAH KERTAS

2 JAM 10 HELAI 2 JAM 0 HELAI

1 HARI 120 HELAI 1 HARI 0 HELAI

1 MINGGU 840 HELAI 1 MINGGU 0 HELAI

Jadual 1 : Penggunaan kertas dalam pengurusan bencana untuk satu daerah

TAHUN NEGERI DAERAH PENGGUNAAN KERTAS

2014 7 47 90,720 HELAI

2015 0 0 0 HELAI

2016 7 42 82,320 HELAI

Jadual 2 : Statistik pengunaan kertas bagi tahun 2014 - 2016 di Jabatan

Kebajikan Masyarakat bagi tempoh 2 minggu

Jumlah Kos penggunaan kertas tahun 2016 bagi tempoh 2 minggu untuk satu

rim kertas yang berharga RM10.00

JUMLAH HELAI ------------------------ = JUMLAH RIM

500 82320 HELAI ------------------------ = 164.64 RIM

500 Harga 1 Rim kertas A4 = RM10.00

Harga bagi kos penggunaan kertas bagi 2 minggu:

165 RIM x RM10.00 = RM 1,650.00

RUMUSAN : Berlaku penjimatan kepada kerajaan sebanyak RM 1,650.00 dan pengiraan ini

adalah berdasarkan kepada tempoh 2 minggu kejadian bencana banjir.

LAMPIRAN 6

KRITERIA 4: KUALITI DAN PENGIKTIRAFAN

b) Pengiktirafan

1. Tempat kedua bagi Anugerah Inovasi Teknologi Maklumat (AIICT) Tahun


LAMPIRAN 6


b) Pengiktirafan

2. Tempat ketiga bagi Anugerah Inovasi Teknologi Maklumat (AIICT) Tahun


LAMPIRAN 6


b) Pengiktirafan

3. Anugerah Kualiti Teknologi Maklumat Jabatan Negeri Terengganu Tahun

2015 (Ketegori Persekutuan) anjuran Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri

Terengganu

tajuk inovasi : sistem infobanjir dan infobanjir...

Documents