SOALAN LAZIM UNIT PERUNDINGAN

Situasi 1: Perakuan II tidak berjaya dilakukan dengan ralat “Dokumen ini TIDAK berjaya ditandatangani secara digital”

Penyelesaian : Sila update iProxy bagi iVest yang berkaitan. iProxy boleh dimuat turun di http://egag.anm.gov.my. tatacara instalasi iProxy juga boleh didapati di alamat yang sama.

Situasi 2: Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan dikuiri disebabkan oleh objek silap.

Penyelesaian :

Sekiranya situasi di atas berlaku, sila batalkan Baucar Bayaran tersebut sehingga kepada Nota Minta dan bayaran yang baru hendaklah dibuat menggunakan Modul Invois Tanpa Pesanan Tempatan dengan mancatatkan nombor Pesanan Tempatan yang telah dibatalkan di Senarai Semak.

Situasi 3: Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan dikuiri disebabkan oleh perihal tidak tepat

Penyelesaian : Sekiranya situasi di atas berlaku, sila batalkan Baucar Bayaran tersebut dan baucar baru yang menggantikan baucar yang dikuiri menggunakan Modul Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan.

Situasi 4: Penyata Pemungut tidak dapat disimpan dengan ralat “Jumlah Subsidiari Tidak Sama dengan Jumlah Penyata Pemungut”

Penyelesaian :

Sekiranya situasi di atas berlaku sila semak samada kod yang digunakan memerlukan susidiari atau tidak. Sekiranya ya, ruangan subsidiari hendaklah diisi dengan nombor kad pengenalan individu tersebut dan nombor gaji diletakkan tanda XXXXX (bil digit no. gaji).

Situasi 5: ID Pengguna Tidak Sah

Penyelesaian:

PTJ dinasihatkan agar :

i) Memperbaharui kad pintar dan hantarkan permohonan ke Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).

ii) Sekiranya kad pintar yang dipohon telah diterima, PTJ disyorkan agar

menghantarkan borang JANM01 yang telah lengkap diisi, catatkan tarikh luput kad pintar yang terbaru dan hantarkan ke Unit Perunding Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri Johor bagi proses mengemaskini tarikh luput kad tersebut.

Atau

PTJ perlu double klik pada ikon ‘ivest gate’, klik pada ‘view certificate’, klik

‘authentication certificate’ dan pilih ‘detail’. Semak item ‘unique identifier’ ( no. kad pengenalan). Pastikan no. kad pengenalan adalah betul. Sekiranya maklumat tidak tepat, sila hubungi pengeluar kad pintar (MAMPU).

Situasi 6: Had Kuasa Berbelanja (HKBL) Pegawai Tidak Dikemaskini

Penyelesaian:

Had Kuasa Berbelanja (HKBL) adalah di bawah kawalan Ketua Jabatan. Oleh itu, Ketua Jabatan dinasihatkan agar dapat membuat penurunan kuasa menandatangani baucar kepada pegawai-pegawai yang akan memperakui baucar. Sehubungan dengan itu, PTJ hendaklah :

i) Mengemaskini Kad Kew 290 dan disahkan oleh Ketua Jabatan / Pegawai Pengawal (Hantarkan dua (2) salinan ke Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri Johor)

ii) Ketua Jabatan mengemaskini had capaian pegawai di dalam sistem eSPKB

berdasarkan Kad Kew 290.

Situasi 7: Waran Peruntukan Tidak Dapat Disimpan Ke dalam Sistem eSPKB

Penyelesaian:

Pihak PTJ perlulah memastikan sama ada kod program/aktiviti atau kod objek yang dikunci masuk telah wujud atau pun tidak dengan membuat semakan di modul Pertanyaan -> Maklumat Baki Terkini. Sekiranya kod tersebut tiada, waran perlulah dikunci masuk di modul Waran Peruntukan Asal.

Situasi 8: Baucar Bayaran Kontrak dikuiri disebabkan penggunaan kod SODO yang salah.

Penyelesaian :

1) Sila buat pembetulan di Modul Perubahan Kontrak. (Ikuti langkah seperti di

bawah)

2) Sila buat semula proses tanggungan kontrak yang baru dengan menggunakan kod SODO yang betul di Modul Tanggungan Kontrak.

Situasi 9:

No. Kad Pengenalan tiada dalam data. Sila hubungi Pentadbir Sistem anda.

Penyelesaian:

Sila pastikan borang JANM01 telah dihantar ke JANM N. Johor dan dikemaskini. Tindakan yang perlu di ambil :-

a) Sekiranya telah dihantar, semak nama / no. kad pengenalan pengguna, kemungkinan kesilapan semasa kunci masuk no. kad pengenalan dalam Penyelenggaraan Pengguna. Atau

b) Pengguna tersebut adalah untuk penggunaan sistem ePerolehan

Situasi 10: Nombor baucar tidak tertera pada carian menggunakan kad Perakuan II

Penyelesaian : Sila pastikan peringkat tindakan diubah sebelum carian baucar dilakukan untuk perakuan II

Situasi 11: Baucar dikuiri kerana maklumat penerima tidak lengkap.

Penyelesaian : Sila pastikan maklumat seperti nombor telefon, nombor fax dan alamat emel pembekal atau maklumat individu dilengkapkan di Modul Penyelenggaran – Bukan DCS

Situasi 12: Baucar Bayaran ePerolehan dikuiri kerana PERIHAL tidak mematuhi Surat Arahan

JANM Negeri Johor atau No. Akaun Bank yang tidak tepat.

a) Perihal/No. Akaun Bank

i. Batal Baucar Bayaran

ii. Batal Daftar Bayaran

iii. Proses semula Daftar Bayaran dengan menggunakan PT eP yang sama dan

masukan/ubah perihal dan No. akaun (yang mana berkaitan).

BATAL

iv. Lakukan proses perakuan I & II.

v. Proses Baucar Bayaran. Potongan CDC hendaklah dibuat secara manual [di

ruangan tindakan t/k hendaklah bertanda (-)] dan seterusnya dibuat perakuan

I&II.

Situasi 13: Baucar Bayaran ePerolehan dikuiri kerana kesilapan terhadap Kod Objek

i. Batal Baucar Bayaran (proses pembatalan seperti di atas)

ii. Batal Daftar Bayaran (proses pembatalan seperti di atas)

iii. Batal PT di eSPKB dan PT di eP (proses pembatalan di eP dilakukan oleh CDC)

iv. Proses semula Baucar Bayaran yang dikuiri dengan menggunakan Modul Baucar

Bayaran Dengan Invois Tanpa Pesanan Tempatan.

v. Masukan Potongan CDC secara manual [di ruangan tindakan t/k hendaklah

bertanda (-)]

vi. No. PT eP hendaklah di ruangan catatan Senarai Semak.

vii. Seterusnya buat Perakuan I & II.

Situasi 14: Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan (Pelarasan Kredit)

1. Pelarasan Kredit berlaku apabila jumlah di invois kurang berbanding jumlah tanggunggan

di Pesanan Tempatan. (Amaun/bekalan&perkhidmatan dibekalkan kurang daripada

permintaan)

2. Proses Pelarasan Kredit

i. Sediakan Baucar Bayaran menggunakan Pesanan Tempatan yang sama.

ii. Kunci masuk amaun berdasarkan amaun diinvois sebenar.

iii. Tandakan butang pelarasan kredit.

iv. Masukkan jumlah invois sebenar di ruangan “charging line” dan tekan butang

simpan.

v. Seterusnya lakukan proses perakuan.

vi. Semak Laporan BV381- pastikan jumlah pelarasan kredit dikreditkan semula ke vot.

Situasi 15: Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan (Beberapa Invois)

1. Sekiranya Pesanan Tempatan (PT) melibatkan beberapa invois, invois pertama yang dikunci masuk/didaftarkan perlu dibuat perakuan I terlebih dahulu.(Di peringkat ini nombor baucar tidak akan dijana dan tidak melibatkan proses tanda tangan digital (iSign). Selepas invois atau bil terakhir bagi PT yang tersebut didaftarkan (tanggungan diselesaikan), perakuan I adalah di peringkat iSign dan dan hanya satu nombor baucar bayaran akan dijana bagi kesemua inbois yang tersebut.

2. Proses Penyediaan Baucar Dengan Pesanan Tempatan (Beberapa Invois)

i. Sediakan Baucar Bayaran menggunakan Pesanan Tempatan yang sama.

ii. Kunci masuk no. invois dan jumlah invois yang pertama.

iii. Klik butang beberapa invois

iv. Masukkan jumlah invois sebenar di ruangan “charging line” dan tekan butang

simpan.

v. Seterusnya lakukan proses peraku I.

vi. Ulang proses (i – v) sehingga jumlah invois bersamaan dengan jumlah di PT

(tanggungan diselesaikan).

vii. Selepas invois atau bil terakhir bagi PT yang tersebut didaftarkan (tanggungan diselesaikan), seterusnya lakukan Perakuan I dan iSign. Hanya satu nombor baucar bayaran akan dijana bagi kesemua inbois yang terlibat. Perakuan II hanya boleh dilakukan selepas nombor baucar tersebut dijana.

Situasi 16: Nota Minta tidak boleh disimpan dengan ralat “Data tidak boleh disimpan kerana nombor siri semasa tidak wujud”.

Penyelesaian : Sila tambah no. siri semasa bagi Nota minta di dalam modul Penyelenggaraan.

Situasi 17: Pelarasan Kredit di Baucar Bayaran ePerolehan

Penyelesaian :

Sekiranya PTJ terlupa hendak membuat pelarasan kredit semasa Padanan Bayaran, ianya masih boleh dibuat dengan menghapuskan Baucar Bayaran dan membatalkan Daftar Bayaran. Sila proses semula Daftar Bayaran dengan menggunakan Pesanan Tempatan eP yang sama. Ubah amaun kepada amaun selepas pelarasan kredit. Klik butang “kt” di ruangan Pelarasan. Cohtoh : Amaun Invois RM 1,200.00 Amaun Nota Kredit RM 200.00 Amaun Selepas Pelarasan Kredit RM 1,000.00