TAKLIMAT PENUTUPAN AKAUN 2018

JANM PULAU PINANG

3 DISEMBER 2018

SKOP TAKLIMAT

PEROLEHAN

TERIMAAN

ASET

GAJI

ARAHAN PEMBAYARAN

PANJARPUKAL

PEROLEHAN

PEROLEHAN

KERAJAAN

ePerolehaniGFMAS

Jenis Dokumen :

P1 & P2

Jenis Dokumen :

P3- P7

Aktiviti/Tugas Tarikh Akhir

PR/CR – Menunggu

Pengesahan Pembekal

14.12.2018

FRN – Menunggu

Invois

14.12.2018

PADANAN BAYARAN

– Selesai peraku II

14.12.2018

Aktiviti/Tugas Tarikh

Akhir

PO/CO – status 80 14.12.2018

GRN– status 80 14.12.2018

Selesai peraku II

arahan bayaran

14.12.2018a) GRN PENUH

b) GRN SEPARA

PAT

PESANAN

KERAJAAN

(Hanya

untuk

igfmas)

LO bagi perolehan aset melalui eporolehan yang

tidak sempat dibuat FRN dan dibayar

Contoh :

Tindakan PTJ

• Perlu merujuk kepada UNIT PENGURUSAN ASET

bagi tindakan khas merekod aset.

Bayar di bawah AP 58 (a) menggunakan modul Invois

Tanpa PT

Tick kotak AP58

Catat no LO dan no kelulusan AP 58 (a) di perihal

bayaran.

PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN MODUL PEROLEHAN iGFMAS

Hanya dokumen P3 – P7 berstatus SELAIN 74 dan 84

Bagi dokumen yang telah berstatus 80 tetapi mempunyai proses

seterusnya (GRN, SI, VO dan AP) yang belum lengkap (belum status

80), dokumen GRN, SI, VO dan AP perlu dihapuskan/ diselesaikan

terlebih dahulu.

Proses Bawa Ke Hadapan hanya boleh dilakukan SETELAH BAJET

TAHUN BARU dimasukkan dan peralihan data induk telah

dikuncimasuk.

Dokumen yang di bawa ke hadapan yang tidak terlibat dengan prosesperalihan data induk akan kekal dengan status sedia ada.

Bagi dokumen yang di bawa ke hadapan dan terlibat dengan prosesperalihan data induk:

Nombor dokumen, tarikh dokumen dan nombor dokumen kawalanakan diberi nombor dan tarikh yang baharu mengikut tarikh prosesPAT.

Hanya dokumen berstatus 80 sahaja yang akan kekal berstatus 80.Manakala yang berstatus 00, 10, 20, 22 dan 32 akan di resetsemula ke status 00.

PTJ perlu ke tab Perolehan Pesanan Kerajaan ATAU TanggunganKontrak Kerajaan Bekalan & Perkhidmatan ATAU Kerja

Kemaskini untuk hantar semula dokumen kepada pelulus.

Kesan kepada peruntukan Tahun lama: Tanggung (-), Peruntukan (+),

• Tahun baru: Tanggung (+), Peruntukan (-)

Bagi dokumen P5 Waran Perjalanan Udara Awam Pukal, maklumatperalihan data diambil dari data akaun pukal yang berkaitan

Dokumen P6 dan P7 yang terlibat dengan ID aset atau ID aset AUC akanmengambil maklumat peralihan data induk dari data aset yang berkaitan

Bagi dokumen yang menggunakan baris caj Dana Amanah proses bawa kehadapan buat masa ini tidak dilakukan sehinggalah program semak bajetuntuk dana amanah dilaksanakan.

9

Portal iGFMAS: Perolehan Penutupan Akhir Tahun (baharu)

Tab Baharu

Penutupan Akhir Tahun

PAT boleh dibuat bagi dokumen:

1. P3 – Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan)

2. P4 – Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan &

Perkhidmatan)

3. P5 – Waran Perjalanan Udara Awam

4. P6 – Pesanan Kerajaan (Kerja)

5. P7 – Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja)

Langkah1: Masukkan tarikh dokumen pesanan

Langkah 2: Masukkan jenis dokumen pesanan

Langkah 3: Jana proses PAT (semak table conversion kod lama > kod baru)

TAKLIMAT PENUTUPAN AKHIR TAHUN 2018 (MODUL MM)

10

Langkah 5: Semak data

Langkah 4: Pilih dokumen

Langkah 6: Simpan

Langkah 7: Hantar

Langkah 8: Pelulus Lulus atau Kuiri (Lulus semak bajet)

12

Pengguna boleh semak status dokumen Proses PAT di status dokumen

ID Proses akan dipaparkan setelah mendapat kelulusan PAT.

DEL : senarai dokumen yang dihapus/batalCFF : senarai dokumen yang di bawa ke tahun hadapanCCJ : senarai dokumen yang terlibat dengan penstrukturan

13

Jenis Perolehan

Dokumen

CatatanPO/CO/ WU/

WO/ CWGRN AP

PerolehanDengan

GRN

√ √ √ Dokumen lengkap diproses

√ √ X Tertakluk AP58(a)

√ X X1. GRN diperaku pada tahun hadapan2. PO/CO akan dibawa ke hadapan dan tidak tertakluk kepada

AP58(a)

PerolehanTanpa GRN

√ NA √ Dokumen lengkap diproses

√NA X

1. GRN tidak berkaitan2. WU/WO/CW (perkhidmatan/kerja belum dilaksanakan) akan

dibawa ke tahun hadapan dan tidak tertakluk kepadaAP58(a)

3. WU/WO/CW (perkhidmatan/kerja telah dilaksanakan padatahun sebelum) akan tertakluk kepada AP58(a)

Ringkasan Laporan Terperinci PesananKerajaan Yang Telah Lengkap

PANJAR

Panjar Wang Runcit/ Panjar Khas dalam iGFMAS

Meluluskan semua Baucar Kecil (Kew 50e) sehinggaberstatus 80.

(Tindakan : PTJ)

Menyelesaikan rekupmen terakhir melalui ArahanPembayaran Rekupmen Panjar sehingga Peraku 2.

Pastikan tiada baucar kecil (Kew.50e) dikeluarkanselepas rekupmen terakhir disediakan.

(Tindakan : PTJ & PP)

TarikhAkhir

14.12.2018 (Jumaat)

Panjar Wang Runcit /Panjar Khas dalam iGFMAS

BIL AKTIVITI / TUGAS TANGGUNG JAWAB

1. Menunaikan wang rekupmen di bank bagi membolehkantindakan Penerimaan Rekupmen dilakukan.

PTJ

2. Memastikan Penerimaan Rekupmen diluluskan (status 80).Pastikan baki Buku Wang Runcit sama dengan apungan yangdiluluskan.

PTJ

3. Memastikan semua proses panjar di PTJ diselesaikan sebelumpenutupan akaun bagi memastikan tunai di tangan adalahbersamaan dengan apungan yang diluluskan.(Rujuk Laporan Senarai Dokumen Bagi Proses Panjar YangBelum Selesai sebagai panduan untuk memastikan prosespanjar adalah lengkap dan sempurna.)

PTJ

TarikhAkhir

17.12.18 (Isnin)

PERHATIAN!!!!

• PASTIKAN CAJ LINE REKUPMEN DAN TERIMAAN REKUPMEN

MENGGUNAKAN KOD DANA G000• PASTIKAN TIADA BAUCAR KECIL (KEW.50E) DIKELUARKAN SELEPAS

REKUPMEN TERAKHIR DISEDIAKAN

• PASTIKAN BAKI BUKU WANG RUNCIT SAMA DENGAN APUNGAN YANG DILULUSKAN.

JURNAL & WARAN

TARIKH AKHIR JURNAL

19 DISEMBER 2018

TARIKH AKHIR WARAN

31 DISEMBER 2018

GAJI

Bayaran Khas 2018

• SENARAIKAN – NOMBOR GAJI– NAMA PEGAWAI– KOD PUSAT PEMBAYAR– SEBAB TIDAK LAYAK

• EMAIL KEPADA– zurina.saleh@anm.gov.my– zuraida.manap@anm.gov.

my

• TARIKH AKHIR 4 DISEMBER 2018

• KUTIPAN BALIK ATAS TANGGUNGJAWAB PTJ

• RUJUK PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 3 TAHUN 2018

MAKLUMAT TAMBAHAN

• GRED JAWATAN TERTINGGI 55 DAN 56 LAYAK MENDAPAT BAYARAN KHAS

• PSH YANG MASIH BERKHIDMAT PADA 18 DISEMBER 2018 DENGAN SYARAT TEMPOH KONTRAKNYA TELAH BERKUATKUASA SEKURANG-KURANGNYA 30 HARI BERTURUT-TURUT DALAM TEMPOH 1 JAN 2018 HINGGA 18 DISEMBER 2018 SAHAJA YANG LAYAK

ARAHAN PEMBAYARAN

ARAHAN PEMBAYARAN (DENGAN PESANAN TEMPATAN /TANPA PESANAN TEMPATAN)

Tindakan Waktu Akhir Tarikh Akhir

Penyedia & Peraku 1

Arahan Pembayaran

12:00 tengah hari - 14.12.2018

- 17.12.2018 (baucar kuiri)

Semak AO 04:00 petang - 14.12.2018

- 17.12.2018 (baucar kuiri)

Peraku 11 Selepas semak AO - 14.12.2018

- 17.12.2018 (baucar kuiri)

• Pihak AO akan kuiri baucar sekiranya PTJ gagal untuk menepati tarikh dan masa yang

ditetapkan

• Semua baucar kuiri hendaklah diletakkan no baucar yang dikuiri di ruangan perihal (sekiranya

perlu menghapuskan baucar tersebut)

BAGI TUJUAN SEMAKAN :

• LAPORAN AP 103

• LAPORAN TERPERINCI ARAHAN PEMBAYARAN

• LAPORAN BAUCAR JURNAL

Kontrak tamat

31.12.2018

Kontrak

bersambung tahun

2019

Bayar AP58(a)Bayar sebelum

14 Disember 2018. Pelarasan (terlebih

atau terkurang bayar) dibuat pada

Januari 2019)

PEMBAYARAN KONTRAK

Kontrak kawalan

keselamatan tamat

31.12.2018

Bayar pada bulan Januari

2019 di bawah AP58(a)

mengikut amaun sebenar di

Invois.

Kontrak kawalan

keselamatan

tamat 31.01.2019

Bil Disember 2018 bayar

selewat-lewatnya pada 14

Disember 2018 mengikut

amaun kontrak. Terlebih

atau terkurang bayar

dibuat pelarasan dalam

invois Januari 2019.

CONTOH PEMBAYARAN KONTRAK :

PEMBAYARAN UTILITI / BIL /

METER READING

November 2018 Disember 2018

Bayar mengikut bil Bayar mengikut purata bil

4 bulan

Tempoh Bil

15.10.2018 – 14.11.2018

Bil November 2018.

Bayar ikut amaun di

bil.

Tempoh Bil

1.12.2018 – 31.12.2018

Bil Disember 2018.

Bayar ikut purata 4

bulan kerana bil

belum diterima.

Tempoh Bil

15.12.2018 – 14.01.2019

Bil Januari 2019. Tidak

tertakluk AP58(a).

CONTOH PEMBAYARAN UTILITI / BIL / METER READING

PEMBAYARAN TUNTUTAN

PERJALANAN

Tuntutan bagi tempoh

1.12.2018 – 14.12.2018

sahaja.

Tuntutan Disember

sepenuhnya

Dibayar selewatnya 14.12.2018

Catatan di perihal ‘ Tuntutan perjalanan

1 hingga 14 Disember 2018 ‘

Catat ‘Tiada lagi tuntutan selepas ini ‘ di

ruangan catatan (AP 100)

Tidak dibenarkan tuntutan perjalanan

mulai 15 hingga 31 Disember 2018

(sekiranya ada)

Pembayaran di bawah

AP 58(a)

PEMBAYARAN ELAUN LEBIH MASA

Bayar tuntutan bagi

tempoh 1.12.2018 –

14.12.2018 sahaja.

Keseluruhan tuntutan

bulan Disember 2018

Catatan di perihal

‘Tuntutan Elaun

Lebih Masa 1 hingga

14 Disember 2018 ‘

Bayar tuntutan bagi

tempoh 15.12.2018 –

31.12.2018 sahaja.

Pembayaran di bawah AP 58 (a)

Catatan di perihal ‘Tuntutan

Elaun Lebih Masa 15 hingga 31

Disember 2018. No Baucar

(tuntutan 1 hingga 14 Disember

2018)‘

Catat ‘Tidak melebihi 1/3 gaji’ di

ruangan catatan. (SPP Bil

21/1977)

Catat ‘Melebihi 1/3 gaji dengan

kelulusan Ketua Jabatan’

(sekiranya melebihi 1/3 gaji)

Pembayaran di

bawah AP 58(a)

PUKAL

Waran Perjalanan Udara

Awam (WPUA)

Tarikh akhir : 14.12.2018

- Waran perjalanan udara manual

- Mohon kelulusan JANM PP (Unit Prngurusan Dana)

- Bayar Invois Tanpa PT (Tarikh akhir : 17.12.2018)

* Sekiranya bayaran invois tanpa PT tidak dapat dibuat peraku II pada

17.12.2018, pembayaran adalah tertakluk pada AP58(a).

Keperluan 15 hingga 31.12.2018

PEKERJA SAMBILAN BERGAJI HARI

• Tempohbekerja 1 –14 Disember2018 dibayarpada 14 Disember2018.

• Tempohbekerja 15 –31 Disemberdibayar di bawahAP58(a).

• 2 kali pembayaran

• Tempoh 1 – 31 Disember 2018 dibayarsepenuhnyamenggunakancek.

• Cek hanya bolehdiambil di JANMPP mulai 2 Januari 2019.

• Sebarangkutipan balikadalahtanggungjawabPTJ

• Tempohbekerja 1 –31 Disember2018 dibayarsepenuhnyadi bawahAP58(a).

PEKERJA KONTRAK

Semak kontrak

Jika konsep gaji bulanan

sama seperti pekerja

tetap bayar penuh

pada 14 Disember 2018.

Jika konsep seperti PSH,

bayar ikut kaedah PSH.

TERIMAAN

HASIL 2018

TUNAI

SELAIN TUNAI

(CEK/WANG POS

DAN LAIN-LAIN)

Penyata Pemungut diperaku II

dan dihantar ke bank sebelum

jam 11pg pada

31.12.2018

Penyata Pemungut diperaku II

dan dihantar ke bank sebelum

jam 3 ptg pada

24.12.2018 Tiada terimaan selain tunai

mulai 24.12.2018 selepas jam 3

ptg

HASIL 2019

Terimaan tunai selepas jam 11 pg pada 31.12.2018 (resit disediakan spt

biasa melalui igfmas)

Kutipan 2018 yang tidak sempat

dibankkan pada tahun 2018

Dibankkan pada

2 Januari 2019..

Dibankkandalam Bank

iGFMAS.

Sedia PenyataPemungut (tahun

2018) dalam tempohCIT selesai hingga

Peraku 2

TEMPOH CIT 1 HINGGA 4 JANUARI 2019

HANYA resit tunaiyang disediakan pada31.12.2018 selepas jam

11 pagi TANPAmenyediakan Penyata

Pemungut.

Resit disediakanpada 2019 dengan

resit AKB (jikatidak disediakanpd tahun 2018)

INVOIS/NOTA DEBIT/NOTA KREDIT AKB

RESIT AKB

PENYATA PEMUNGUT 2019

Kod Penjenisan Terimaan 2018 – bawa ke hadapan

untuk kegunaan tahun 2019.

Mulai 1 Januari hingga 7 Januari

2019

KOD PENJENISAN TERIMAAN

If you can't fly, then RUN. If you can't run, then WALK. If you can't walk, then CRAWL.But whatever you do,

YOU HAVE TO KEEP MOVING.