panduan pelaksanaan perkhidmatan perundingan … · panduan ini juga bertujuan untuk memastikan...

!

PANDUAN PELAKSANAAN

PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

(KHIDMAT NASIHAT, BIMBINGAN &

KONSULTASI)

MAKTAB KOPERASI MALAYSIA (MKM)

2017

PUSAT PENYELIDIKAN DAN KONSULTASI (CRC)

! 1

MAKTAB KOPERASI MALAYSIA SIDANG REDAKSI PENERBITAN

PANDUAN PELAKSANAAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

MAKTAB KOPERASI MALAYSIA (MKM)

PENAUNG

Prof. Madya Dr. Abdul Rahman Abdul Razak Shaik

Ketua Pengarah Maktab Koperasi Malaysia

PENASIHAT

Tn. Hj. Ramlan Kamsin

Timbalan Ketua Pengarah (Akademik)

KETUA PENGARANG

Hjh. Rahimah Abd. Samad

Pengarah Kanan Pusat Penyelidikan & Konsultasi (CRC)

SIDANG PENGARANG

Dr. Zurita Mohd Salleh

Asha’ari B. Arshad

Rafedah Juhan

Nazirah Bt Baharudin

Pegawai Pusat Penyelidikan & Konsultasi (CRC)

! 2

PRAKATA

PENGARAH KANAN PUSAT PENYELIDIKAN & KONSULTASI (CRC)

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Dengan nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha mengasihani. Syukur Alhamdulillah,

dengan limpah kurniaNya Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM telah

dapat dihasilkan.

Perkhidmatan Perundingan merupakan suatu aktiviti berbentuk khidmat nasihat, khidmat

konsultasi dan khidmat bimbingan yang diberikan oleh MKM. Perkhidmatan ini perlu

dikendalikan secara sistematik, holistik serta strategik bagi bertindak balas dengan

keperluan pelanggan utama MKM iaitu gerakan koperasi di Malaysia.

Justeru, Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM ini memberi

panduan dan membantu para pegawai perunding MKM untuk melaksanakan

Perkhidmatan Perundingan dari peringkat awal (persediaan) sehingga peringkat akhir

(penilaian dan penamatan perjanjian antara pihak perunding dengan pelanggan). Buku

panduan ini juga bertujuan untuk memastikan format laporan laporan Perkhidmatan

Perundingan yang dihasilkan adalah komprehensif, konsisten dan sistematik sebagaimana

yang telah digariskan.

Secara amnya, buku panduan ini mengandungi tiga bahagian utama iaitu Bahagian 1:

Tanggungjawab Dan Etika Sebagai Pegawai Perunding, Bahagian 2: Pelaksanaan dan

Penilaian Perkhidmatan Perundingan 3: Dokumen-Dokumen Berkaitan.

Saya percaya Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM yang diterbitkan

ini akan dapat mencapai tujuan pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan yang lebih

sistematik dan berstruktur. Walau bagaimanapun, Pusat Penyelidikan dan Konsultasi

! 3

(CRC) mengalu-alukan cadangan untuk memperbaiki lagi Panduan Pelaksanaan

Perkhidmatan Perundingan MKM ini dari semasa ke semasa.

HJH. RAHIMAH ABD. SAMAD

Pengarah Kanan

Pusat Penyelidikan dan Konsultasi (CRC), Maktab Koperasi Malaysia

KATA PENGANTAR

KETUA PENGARAH MAKTAB KOPERASI MALAYSIA (MKM)

Assalamualaikum, Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.

Alhamdulillah segala puji dan syukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan limpah

kurniaNya, buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM ini dapat

diterbitkan. Buku ini diterbitkan sebagai panduan kepada pelaksanaan Perkhidmatan

Perundingan Maktab Koperasi Malaysia (MKM).

MKM merupakan satu-satunya pusat latihan dan pendidikan koperasi serta menjadi

rujukan kepada gerakan koperasi di negara ini. Selain menganjurkan program latihan,

aktiviti Perkhidmatan Perundingan dijadikan sebagai satu usaha berterusan bagi

membangunkan modal insan yang kompeten, inovatif dan efektif. Dengan penerapan nilai

dan prinsip koperasi, adalah diharapkan MKM akan terus kompeten menjadi pusat rujukan

pendidikan, penyelidikan dan konsultasi yang mampu membantu koperasi ke arah

penambahbaikan dalam sistem pentadbiran dan pengurusan perniagaan koperasi.

Penerbitan Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM ini adalah selaras

dengan salah satu fungsi yang telah diletakkan di bawah KPI (Key Performance Index)

Maktab Koperasi Malaysia untuk menjadikan MKM lebih mantap dan efisien serta

diiktiraf sebagai penggerak dan penyumbang kepada perkembangan gerakan koperasi

khususnya di Malaysia. Saya juga berharap buku ini mampu menjadi bahan rujukan serta

panduan kepada mereka yang menceburi bidang konsultasi koperasi.

! 4

Akhir kata, tahniah dan terima kasih kepada semua pegawai Pusat Penyelidikan dan

Konsultasi (CRC) yang telah berusaha gigih dan komited dalam merealisasikan penerbitan

Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM ini.

Sekian, terima kasih.

PROF. MADYA DATO’ DR. ABDUL RAHMAN BIN ABDUL RAZAK SHAIK

Ketua Pengarah

Maktab Koperasi Malaysia

! 5

KATA PENGANTAR

TIMBALAN KETUA PENGARAH, MAKTAB KOPERASI MALAYSIA (MKM)

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Tahniah dan Syabas kepada Pusat Penyelidikan dan Konsultasi (CRC) kerana berjaya

menerbitkan Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM.

MKM sentiasa mempergiatkan aktiviti Perkhidmatan Perundingan bagi meningkatkan

mutu perkhidmatan berasaskan kepada pengetahuan dan kepakaran yang dimiliki oleh

modal insan di MKM. Perkhidmatan Perundingan yang ditawarkan perlu seiring dengan

isu semasa yang relevan kepada gerakan koperasi di Malaysia. Bagi memastikan

Perkhidmatan Perundingan dilaksanakan dengan berstruktur dan berimpak tinggi, maka

penerbitan Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM sememangnya amat

diperlukan.

Harapan saya, inti pati buku ini dapat dijadikan sumber rujukan pegawai perunding MKM

untuk melaksanakan Perkhidmatan Perundingan yang berkualiti dan memberi impak

dalam mempertingkatkan usaha demi memartabatkan gerakan koperasi di Malaysia. Ia

juga seharusnya memudahkan pegawai perunding menghasilkan satu laporan

Perkhidmatan Perundingan berdasarkan format dan standard yang telah ditetapkan. Hasil

laporan ini nanti dapatlah dijadikan sebagai asas rujukan dan panduan untuk pegawai

perunding yang melaksanakan perkhidmatan yang sama.

Justeru, diharapkan Perkhidmatan Perundingan yang dilaksanakan mampu menyediakan

tenaga pakar dan para ilmuwan MKM yang sentiasa menjadi pusat rujukan yang unggul

dalam pengurusan dan pentadbiran koperasi di Malaysia. Selamat Maju Jaya, wassalam.

TN. HJ. RAMLAN BIN KAMSIN

Timbalan Ketua Pengarah Akademik

Maktab Koperasi Malaysia

! 6

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Prakata i

Kata Pengantar Ketua Pengarah MKM

Kata Pengantar Timbalan Ketua Pengarah MKM

Isi Kandungan

Pendahuluan 1

Objektif 1

BAHAGIAN 1: TANGGUNGJAWAB & ETIKA

PELAKSANAAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

1.1 Pengenalan

1.2 Pentakrifan

1.3 Polisi Perundingan

1.4

1.5

1.6

1.7

Tujuan Perkhidmatan Perundingan

Jenis Perkhidmatan Perundingan

Tanggungjawab Pegawai Perunding

Bidang Perkhidmatan Perundingan

! 7

B A H A G I A N 2 : P E L A K S A N A A N & P E N I L A I A N

PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

2.1 Pendekatan

2.2 Kaedah Pelaksanaan Khidmat Nasihat

2.3 Kaedah Pelaksanaan Khidmat Konsultasi

2.4

2.5

2.6

2.7

Kaedah Pelaksanaan Khidmat Bimbingan

Menerima Permintaan Daripada Pelanggan

Penyediaan Kertas Cadangan Perkhidmatan Perundingan

Surat Perjanjian Bagi Perkhidmatan Perundingan

! 8

1. PENDAHULUAN

1.1 PENGENALAN

Maktab Koperasi Malaysia (MKM) berperanan mengendalikan program latihan kepada

gerakan koperasi. Selain menganjurkan program latihan dan menjalankan penyelidikan

mengenai isu-isu semasa yang relevan kepada gerakan koperasi di Malaysia, MKM juga

berperanan untuk memberi Perkhidmatan Perundingan (khidmat nasihat, bimbingan dan

konsultasi) bagi membantu koperasi ke arah penambahbaikan dalam sistem pentadbiran

dan pengurusan serta prestasi perniagaan koperasi. Perkhidmatan Perundingan merupakan

salah satu fungsi yang telah diletakkan di bawah KPI (Key Performance Index) Maktab

Koperasi Malaysia serta Kementerian Perdagangan Dalam Negeri Koperasi dan

Kepenggunaan (KPDNKK) yang perlu diberi perhatian yang sewajarnya oleh semua

pihak. Sehubungan itu, Pusat Penyelidikan dan Konsultasi (CRC) bertanggungjawab

untuk memberi Perkhidmatan Perundingan berdasarkan kepada visi dan misi yang telah

ditetapkan iaitu:-

a. Visi

Menjadi perunding yang kompeten dan ‘reliable’ dalam membangunkan koperasi ke

arah yang berdaya saing.

b. Misi

Membantu koperasi melaksanakan penambahbaikan dalam aspek pentadbiran,

pengurusan, kewangan, teknologi maklumat dan perniagaan koperasi serta

BAHAGIAN 3: DOKUMEN-DOKUMEN BERKAITAN

1. Carta Alir Proses Perkhidmatan Perundingan

2. Carta Alir Penyediaan Kertas Cadangan Perkhidmatan Perundingan

3. Dokumen-Dokumen Berkaitan

! 9

penghasilan nilai ekonomi kepada satu tahap yang lebih tinggi melalui pendekatan

program perundingan yang praktikal dan berimpak.

Bagi memastikan visi dan misi yang telah ditetapkan tercapai, CRC mengambil inisiatif

untuk menghasilkan buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan Maktab

Koperasi Malaysia (MKM) 2017. Buku ini hendaklah menjadi panduan kepada pegawai

perunding untuk melaksanakan Perkhidmatan Perundingan secara sistematik dan

berstruktur. Sepanjang perundingan dilaksanakan elemen keseragaman serta standard

proses pelaksanaan dan laporan hendaklah dipatuhi. Buku panduan ini juga berupaya

untuk menyediakan panduan yang praktikal kepada pegawai perunding untuk merancang,

melaksana dan menilai sesuatu tugasan perundingan.

Buku panduan ini mengandungi tiga bahagian utama iaitu Tanggungjawab dan Etika

Sebagai Pegawai Perunding, Pelaksanaan dan Penilaian Perkhidmatan Perundingan serta

Dokumen-Dokumen yang Berkaitan.

1.2 GARIS PANDUAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Aktiviti perundingan ini melibatkan perkhidmatan kepakaran, kemahiran dan pengalaman

individu atau organisasi melalui kaedah merentasi unit / pusat / zon / sektor, agensi

kerajaan dan bukan kerajaan.

OBJEKTIF

Buku ini bertujuan memberi panduan dan membantu pegawai perunding untuk

melaksanakan Perkhidmatan Perundingan dari peringkat awal (persediaan) sehingga

peringkat akhir (penilaian dan penamatan perjanjian antara pihak perunding dengan

pelanggan). Buku panduan ini juga bertujuan untuk memastikan format laporan

Perkhidmatan Perundingan yang dihasilkan adalah komprehensif, konsisten dan sistematik

seperti yang digariskan oleh MKM.

Objektif khusus:

! 10

1. Menetapkan prosedur dan peraturan dalam pelaksanaan khidmatn perundingan di

MKM

2. Menjadi dokumen rujukan dalam pengurusan dan pemantauan semua

Perkhidmatan Perundingan di MKM selaras dengan visi dan misi yang telah

ditetapkan.

3. Untuk memberi panduan format laporan Perkhidmatan Perundingan yang seragam

4. Menggalakkan pegawai latihan MKM melibakan diri dalam Perkhidmatan

Perundinganberpandukan prosedur yang jelas.

! 11

BAHAGIAN 1

TANGGUNGJAWAB & ETIKA PELAKSANAAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

1. PENGENALAN

Bahagian ini menjelaskan pentakrifan elemen berkaitan dengan aktiviti perundingan.

Bahagian ini juga menggariskan tugas dan tanggungjawab pegawai perunding,

profesionalisme dan etika dalam perundingan yang harus dipatuhi.

2. PENTAKRIFAN

i. Perkhidmatan Perundingan

Perkhidmatan Perundingan ertinya aktiviti berbentuk khidmat nasihat, khidmat

konsultasi dan kidmat bimbingan yang diberikan oleh MKM kepada pelanggan

yang terdiri daripada organisasi koperasi atau bukan koperasi. Hasil perundingan

adalah berbentuk analisis, laporan dan kertas kerja. Keberkesanan khidmat

bimbingan dinilai berdasarkan kepada pencapaian objektif koperasi.

ii. Khidmat Nasihat

Khidmat Nasihat ertinya khidmat berupa pemberian nasihat (panduan, maklumat,

dsb) untuk menangani masalah/isu yang dikenal pasti oleh koperasi dan boleh

diselesaikan secara segera. Khidmat nasihat boleh dilaksanakan melalui

pertemuan, telefon, e-mail dan lain-lain.

iii. Khidmat Konsultasi

Khidmat konsultasi ertinya perkhidmatan yang diberikan kepada koperasi

berdasarkan kepada bidang kepakaran yang spesifik seperti pengurusan dan

pentadbiran koperasi, pengurusan teknologi maklumat, pengurusan kewangan dan

! 12

akaun, pengurusan perniagaan koperasi dan pelan perancangan strategik. Tempoh

perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan adalah antara 4 bulan – 1 tahun.

iv. Khidmat Bimbingan

Khidmat bimbingan ertinya memberi panduan dan tunjuk ajar yang teratur

berdasarkan kepada kepakaran yang dimiliki oleh kumpulan perunding dalam

menangani masalah/isu yang memerlukan perancangan strategik serta penyelesaian

berperingkat dan berkala. Khidmat bimbingan hendaklah berorientasikan

perancangan, pelaksanaan dan penilaian. Kaedah yang diaplikasi adalah merentasi

fungsian MKM serta agensi kerajaan dan bukan kerajaan, pakar industri dan

akademik. Laporan terperinci hendaklah disediakan oleh pegawai perunding

secara berkala. Jangkamasa khidmat bimbingan yang diberikan adalah antara satu

hingga dua tahun. Penilaian keberkesanan khidmat bimbingan perlu dinilai

berdasarkan kepada prestasi koperasi yang terdiri dari aspek kewangan dan bukan

kewangan (maksimum adalah 3 tahun).

v. Projek Perundingan

Projek perundingan ertinya satu perkhidmatan yang berdaftar dengan unit

perundingan-CRC dan satu kod projek akan diberikan sebagai rujukan khusus.

vi. Unit Perundingan-CRC

Unit perundingan-CRC ertinya satu unit yang bertindak sebagai penyelaras bagi

aktiviti Perkhidmatan Perundinganyang dilaksana oleh perunding MKM dan luar

(dilantik secara formal) kepada pelanggan. Unit ini juga bertanggungjawab

melaksana tugas sebagai perunding dalam sesuatu projek perundingan.

vii. Ketua Unit Perunding

Ketua unit perunding ertinya individu yang diberi tanggungjawab menyelaras dan

mengawal selia Perkhidmatan Perundingandi MKM

! 13

viii. Pengarah / Pengarah Kanan CRC

Pengarah / pengarah kanan CRC ertinya individu yang diberi tanggungjawab

menasihati, memantau, mengawal selia dan memantau aktiviti perundingan di

MKM.

ix. Pegawai Perunding

Pegawai Perunding ertinya Pegawai Latihan MKM atau individu luar (lantikan

secara formal) yang diberi kepercayaan untuk membantu organisasi (koperasi atau

bukan koperasi) meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sesebuah organisasi

melalui kaedah analisis yang komprehensif, sistematik dan berstruktur serta

pembangunan dimensi pengukuran prestasi yang realistik, praktikal dan signifikan

(Burtonshaw-Gunn, 2010).

Pegawai Latihan MKM yang dilantik sebagai pegawai perunding dianggap

kompeten iaitu berpengetahuan dalam sesuatu bidang secara komprehensif,

berkemahiran iaitu berfikiran secara konseptual, analitikal dan kritikal serta

berpengalaman dalam penyelesaian masalah (problem-solving). Pegawai perunding

juga merupakan seorang individu yang sentiasa berusaha menambah nilai dalam

proses atau aktiviti perundingan yang dilaksanakan. Rangka kerja Perkhidmatan

Perundingan yang dibangunkan sering berdasarkan kepada standard yang telah

ditetapkan dengan mengambil kira elemen profesional, disiplin dan etika.

x. Ketua Perunding/ Projek

Ketua perunding ertinya pegawai latihan MKM yang dilantik dari kalangan

perunding untuk mengetuai serta bertanggungjawab sepenuhnya ke atas kejayaan

Projek Perundingan

xi. Pelanggan

Bermakna koperasi atau organisasi bukan koperasi yang terdiri daripada agensi

kerajaan dan badan berkanun, agensi swasta dan pertubuhan bukan kerajaan

(NGO), memohon Perkhidmatan Perundingan daripada MKM

! 14

xii. Perjanjian projek

Ia bermakna satu bentuk dokumen bertulis yang ditandatangani oleh MKM dan

pelanggan bagi sesuatu projek perundingan

xiii. Yuran profesional

Yuran profesional ertinya yuran yang diterima oleh perunding MKM hasil daripada

kerja perundingan yang dijalankan

3. POLISI PERUNDINGAN

Polisi Perkhidmatan Perundingan MKM merangkumi perkara-perkara berikut.

i. Hala Tuju MKM

Semua Perkhidmatan PerundinganMKM hendaklah selari dengan visi dan

misi yang telah ditetapkan iaitu ”Menjadi pusat rujukan dan peneraju

pembangunan modal insan yang unggul”

ii. Sekretariat

Unit perundingan-CRC bertanggungjawab mengawal, menyelia dan

menyelaras Perkhidmatan Perundingan MKM

iii. Kepakaran

Perunding akan memberikan Perkhidmatan Perundingan dalam bidang

kepakarannya sahaja

iv. Perlantikan

Perlantikan ketua projek dan ahli kumpulan perunding akan dibuat secara

rasmi berdasarkan kepada bidang kepakaran

v. Perjanjian projek

! 15

Semua projek Perkhidmatan Perundinganyang melibatkan Perkhidmatan

Perundingan MKM perlu mempunyai dokumen perjanjian atau persetujuan

bagi menjaga kepentingan MKM dan pelanggan. Pusat dasar

bertanggungjawab meneliti dan meluluskan isi kandungan dokumen

perjanjian.

vi. Pendaftaran Jururunding

Unit perundingan-CRC sahaja yang dibenarkan untuk mengeluarkan kod

projek kepada kumpulan perunding bagi sesuatu projek perundingan.

vii. Matlamat

Garis panduan Perkhidmatan Perundingan MKM mempunyai matlamat

menjana pendapatan dari Perkhidmatan Perundinganseklai gus mencapai visi

MKM untuk ”Menjadi pusat rujukan dan peneraju pembangunan modal insan

yang unggul”

4. TUJUAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

i. Perkhidmatan perundingan merupakan sebahagian bidang tugas pegawai

latihan dan dinilai dalam prestasi tahunan.

i.Meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan pengalaman pegawai latihan serta

koperasi dalam menganalisis dan menyelesaikan masalah

ii.Membantu koperasi atau organisasi bukan koperasi mencapai objektif yang telah

ditetapkan

iii.Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan dan pentadbiran

koperasi yang berlandaskan kepada jati diri koperasi

iv.Menyelesaikan isu yang berkaitan aspek teknikal dan ”behavioural”

v.Mengenal pasti peluang dan strategi yang bersesuaian

vi.Menentukan amalan terbaik yang harus diadaptasi dan dipraktikkan oleh koperasi

vii.Membantu koperasi dan organisasi bukan koperasi dalam proses melaksanakan

perubahan

viii.Menjana pendapatan tambahan MKM

! 16

5. JENIS PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

5.1. Dua Aspek Perkhidmatan Perundingan

i. Aspek Teknikal

Perkhidmatan Perundingan yang berdasarkan kepada pengetahuan yang

dimiliki oleh pegawai perunding dan masalah yang dihadapi oleh organisasi

khususnya koperasi sama ada berkaitan dengan struktur, sistem, proses,

sumber, akta koperasi, manual prosedur kerja, aturan, dan model

perniagaan yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi

prestasi perniagaan sesebuah organisasi khususnya koperasi.

ii. Aspek Behavioural

Ia merangkumi hubungan interpersonal dalam sesebuah organisasi iaitu

koperasi atau bukan koperasi, persekitaran kerja dan perniagaan serta

kedudukan pasaran semasa. Dari aspek ini, pegawai perunding akan

memberi Perkhidmatan Perundingan dalam bentuk perancangan dan

pengurusan pembangunan organisasi, sumber manusia dan pelan tindakan

perubahan.

5.2. Kategori Asas Perkhidmatan Perundingan

i. Expert Consulting

Pelanggan iaitu koperasi atau organisasi bukan koperasi mendapatkan

perkhidmatan kepakaran yang dimiliki oleh seseorang pegawai perunding

yang dianggap kompeten melalui pemindahan masalah yang telah dikenal

pasti oleh pelanggan kepada perunding tersebut.

(Burtonshaw-Gunn, 2010)

ii. Process Consulting

Pelanggan iaitu koperasi atau organisasi bukan koperasi memerlukan

pegawai perunding yang dilantik untuk membantu dalam proses mengenal

! 17

pasti masalah yang di hadapi (proses diagnosis) secara tepat dan proses

diagnosis ini dapat membantu pelanggan memahami sesuatu masalah

dengan jelas dan pembangunan pelan tindakan dapat dilaksanakan dengan

lebih berkesan dan relevan.


iii. Collaborative Consulting

Pelanggan iaitu koperasi atau organisasi bukan koperasi menyerahkan

autoriti kepada pegawai perunding untuk membuat diagnosis dan

mencadangkan penyelesaian ke atas sesuatu masalah yang dihadapi oleh

pelanggan.


6. TANGGUNGJAWAB SEBAGAI PEGAWAI PERUNDING

Pegawai Perunding

• Mengenalpasti keperluan pelanggan iaitu khidmat nasihat, bimbingan atau

khidmat konsultasi

• Mewujudkan hubungan yang positif dan profesional antara pegawai

perunding dengan pelanggan

• Membuat perancangan strategik ke atas Perkhidmatan Perundingan yang di

perlukan oleh pelanggan

• Membentuk pasukan perunding berdasarkan kepada bidang kepakaran

yang relevan

• Membuat preliminary dan full diagnosis

• Mengenalpasti data yang diperlukan untuk di analisis (primary / secondary

data)

• Menentukan objektif Perkhidmatan Perundingan yang praktikal dan

signifikan

! 18

• Menyediakan laporan cadangan Perkhidmatan Perundingan berdasarkan

skop dan isu/masalah yang telah di kenal pasti

• Mengenal pasti kaedah pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan yang

praktikal dan relevan

• Menetapkan tempoh Perkhidmatan Perundingan yang akan dilaksanakan

• Menghadiri dan membentangkan laporan dalam Mesyuarat Pemantauan

Perkhidmatan Perundingan (MPKP) yang ditetapkan.

• Mengenalpasti pakar rujuk yang berpengetahuan, berkemahiran dan

berpengalaman dalam bidang tertentu seperti pegawai SKM, ANGKASA,

KPDNKK, pengamal dalam sesuatu industri dan lain-lain.

• Mengadakan sesi perbincangan secara berkala dengan pelanggan

(mengikut Carta Gantt yang ditetapkan)

• Mengenal pasti perbelanjaan yang berkaitan dengan aktiviti perundingan

• Memastikan Perkhidmatan Perundingan dilaksanakan mengikut tempoh

yang dipersetujui antara pasukan perunding dengan pihak pelanggan

• Mematuhi semua aspek pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan

merangkumi proses diagnosis peringkat awal, pelaksanaan dan penamatan.

• Membuat penilaian prestasi koperasi yang diberi khidmat konsultasi secara

berkala dan penamatan perjanjian

• Menyerahkan laporan secara berkala kepada Pusat Penyelidikan dan

Konsultasi (CRC) untuk tujuan dokumentasi

7. BIDANG PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Antara bidang fokus Perkhidmatan Perundingan adalah seperti berikut:-

a. Pengurusan dan Pentadbiran Koperasi

b. Pengurusan Akaun dan Kewangan

c. Pengurusan Teknologi Maklumat

d. Pengurusan dan Pembangunan Perniagaan

e. Perancangan Strategik

! 19

BAHAGIAN 2

PELAKSANAAN DAN PENILAIAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

1. PENDEKATAN

1.1. Khidmat Nasihat

Fokus khidmat nasihat MKM adalah kepada semua koperasi yang memerlukan

maklumat atau input yang relevan dengan konteks koperasi. Isu dan pemasalahan

koperasi boleh ditangani dalam masa dan dalam kadar segera. Pelaksanaan

khidmat nasihat boleh dilaksanakan melalui email, telefon dan media-media lain

yang bersesuaian, selain daripada pertemuan-pertemuan dengan pihak yang

bertanggungjawab dalam koperasi.

Garis Panduan Khidmat Nasihat

MKM bersedia memberi Khidmat Nasihat kepada koperasi agar mampu untuk

menjadi salah satu sektor terpenting dalam Keluaran Dalam Negara Kasar

(KDNK) pada masa hadapan. Oleh itu, koperasi yang berminat mendapatkan

Khidmat Nasihat ini boleh menghubungi pegawai perunding MKM melalui

pelbagai cara yang disediakan termasuk melalui telefon, faks, emel dan

sebagainya.

Konsultan akan menyediakan beberapa cadangan jenis Khidmat Nasihat yang akan

diberikan dan akan membuat laporan lengkap mengenai laporan isu atau masalah

dan alternatif kaedah penyelesaian yang berkaitan dengan isu atau masalah

tersebut.

1.2. Khidmat Bimbingan / Konsultasi

! 21

Khidmat Bimbingan / Konsultasi yang diberikan oleh MKM kepada gerakan

koperasi mempunyai kaedah yang sama dengan firma-firma konsultan yang lain.

Perkhidmatan yang diberikan adalah merupakan nasihat dan ‘assistance’ berkaitan

dengan strategi, struktur, pengurusan dan operasi untuk membantu ke arah

pencapaian matlamat jangka panjang. ‘Assistance’ yang diberikan akan

merangkumi cadangan-cadangan dengan beberapa penentuan pilihan. Proses

implimentasi pilihan-pilihan tersebut dipertanggungjawabkan kepada koperasi

yang mendapat khidmat konsultasi. Khidmat Konsultasi memberi fokus kepada

lima bidang utama iaitu pengurusan dan pentadbiran koperasi, perakaunan dan

kewangan, teknologi maklumat dan komunikasi, perniagaan koperasi serta

perancangan strategik. Di samping itu, khidmat konsultasi juga memberi fokus

kepada lima bidang keberhasilan utama yang telah ditetapkan di dalam Dasar

Koperasi Negara (DKN).

Garis Panduan Khidmat Bimbingan / Konsultasi

Sebagai panduan kepada kumpulan konsultan, di bawah ini adalah garis panduan

yang wajar diketahui :

a) Pegawai perunding adalah pembantu, manakala koperasi adalah pemilik

masalah.

b) Pegawai perunding dinasihatkan mengambil ’projek’ hanya jika ada peluang

untuk memenuhi ekspektasi pelanggan.

c) Tugas pegawai perunding adalah tugas profesional, oleh itu elemen

kerahsiaan akan menjadi tunjang dan etika konsultan.

Disamping itu, pasukan perunding mempunyai tanggungjawab untuk :-

a) Menyediakan maklumat kepada pelanggan

b) Mencari ruang pemasalahan dan cuba menyelesaikannya

c) Mengenalpasti masalah

d) Memberi pertimbangan berasaskan diagnosis yang dibuat

e) Membantu dengan melaksanakan tindakan-tindakan perlu

! 22

f) Membina persetujuan dan komitmen bersama dalam menyelesaikan masalah

g) Mempermudahkan proses pembelajaran pelanggan

h) Mengekalkan penambahbaikan organisasi secara efektif.

1.3. Prosedur Pemohonan serta tindakan pegawai perunding

Koperasi yang memohon untuk mendapatkan Perkhidmatan Perundingan haruslah

mengisi borang yang telah disediakan. Pegawai Perunding perlu memastikan

bahawa kesemua borang dilengkapkan sebelum Perkhidmatan Perundingan secara

formal diberi kepada koperasi.

2. KAEDAH PELAKSANAAN KHIDMAT NASIHAT

Rangka kerja Khidmat Nasihat dan penjelasan terperinci berkaitan aktiviti setiap

fasa adalah seperti dibawah.

! 23

Fasa 1

Fasa 2

Fasa 3

Permohonan Khidmat Nasihat

(Borang CRC/1)

Preliminary Diagnosis

(Borang CRC/7B)

Cadangan alternatif kepada isu/masalah

(Borang CRC/7B)

Rajah 2.1 : Rangka Kerja Khidmat Nasihat

Fasa 1: i. Proses permohonan Khidmat Nasihat

➢ Pemohon perlu membuat permohonan dengan mengisi Borang Unit

Perundingan-CRC/1 (Borang Permohonan Perkhidmatan

Perundingan)

Fasa 2: ii. Preliminary Diagnosis

➢ Perbincangan awal antara pegawai perunding dan pemohon

➢ Mengenalpasti isu/ permasalahan

➢ Mengenalpasti masalah secara keseluruhan

➢ Mengenalpasti masalah utama

! 24

Penyediaan dan Penyerahan Laporan Khidmat Nasihat

(Borang CRC/7B)

➢ Mengenalpasti dan memadankan kaedah penyelesaian (tentukan perlu

membuat lawatan ke koperasi atau tidak atau penyelesaian masalah

melalui telefon sahaja)

iii. Cadangan alternatif kepada permasalahan

➢ Menjelaskan masalah sebenar

➢ Pegawai Perunding menerangkan cadangan alternatif / garis panduan

penyelesaian terhadap isu/permasalahan

➢ Implementasi Aktiviti Khidmat Nasihat

Fasa 3: iv. Penyediaan / penyerahan laporan khidmat nasihat

➢ Pegawai Perunding yang terlibat hendaklah menyediakan laporan bagi

setiap sesi khidmat nasihat menggunakan Borang Unit Perundingan-

CRC/7B (Borang Laporan Khidmat Nasihat)

➢ Laporan hendaklah diserahkan kepada unit konsultasi selewat-

lewatnya 1 minggu dari tarikh khidmat nasihat diberikan dengan

menggunakan borang yang disediakan.

3. KAEDAH PELAKSANAAN KHIDMAT KONSULTASI

Rangka kerja khidmat konsultasi dan penjelasan terperinci berkaitan aktiviti setiap

fasa adalah seperti dibawah.

! 25

Rajah 2.1 : Rangka Kerja Khidmat Konsultasi

Fasa 1: i. Proses permohonan Khidmat Konsultasi



Perundingan)

Fasa 2: ii. Preliminary Diagnosis

! 26

Fasa 1

Fasa 2

Fasa 3

Permohonan khidmat konsultasi

(Borang CRC/1)

Preliminary Diagnosis

(Borang CRC/2)

Cadangan dan tindakan kepada isu

(Borang CRC/3-CRC/6)

Penyediaan dan Penyerahan Laporan Khidmat Konsultasi / Blue print

(Borang CRC/7A & CRC/8)





➢ Dapatan diagnosis dinyatakan di dalam Borang Unit Perundingan-

CRC/2 (Laporan Peringkat Diagnosing oleh Pegawai Perunding)

iii. Cadangan dan tindakan kepada isu

➢ Menjelaskan masalah sebenar

➢ Konsultan menerangkan cadangan alternatif / garis panduan

penyelesaian terhadap isu/permasalahan

➢ Menyediakan kertas cadangan pelaksanaan khidmat konsultasi

menggunakan Borang Unit Perundingan-CRC/3 (Borang Kertas

Cadangan Perkhidmatan Perundingan).

➢ Cadangan pelaksanaan didaftarkan kepada Pusat CRC menggunakan

Borang Unit Perundingan-CRC/4.

➢ Terima persetujuan Perkhidmatan Perundingan daripada pemohon

beserta bayaran Yuran Komitmen Khidmat Konsultasi menggunakan

Borang Unit Perundingan-CRC- 5 dan CRC-6

➢ Implementasi program khidmat konsultasi secara berkala dalam

tempoh 4 bulan hingga 1 tahun.

Fasa 3: iv. Penyediaan / penyerahan laporan khidmat konsultasi

➢ Pegawai Perunding yang terlibat hendaklah menyediakan laporan bagi

setiap sesi khidmat konsultasi menggunakan Borang Unit

Perundingan-CRC/7A (Borang Laporan Projek)

➢ Laporan hendaklah diserahkan kepada unit konsultasi selewat-

lewatnya 1 minggu dari tarikh khimat konsultasi diberikan dengan

menggunakan borang yang disediakan.

! 27

➢ Khidmat konsultasi yang telah tamat dilaksanakan perlu dimaklumkan

kepada unit konsultasi menggunakan Borang Unit Perundingan-

CRC/8 (Borang Tutup kod Projek Perkhidmatan Perundingan)

4. KAEDAH PELAKSANAAN KHIDMAT BIMBINGAN

Rangka kerja khidmat bimbingan dan penjelasan terperinci berkaitan aktiviti bagi

setiapa fasa adalah seperti di bawah.

A. Model Fasa Proses Pelaksanaan Khidmat Bimbingan

Gambarajah 2: Model dan Proses Khidmat Bimbingan Secara Am Sumber: Kubr (2001)

! 28

“Entry”

Diagnosis

Pelan Tindakan

Pelaksanaan

Penamatan

• Proses permohonan • Hubungi pelanggan • “Preliminary” diagnosis masalah • Perancangan • Cadangan kepada pelanggan • Persetujuan perundingan

• Analisis masalah • Penemuan fakta • Analisis fakta & sintesis • Maklum balas kepada pelanggan

• Membangunkan penyelesaian • Menilai alternatif • Laporan cadangan kepada

pelanggan • Perancangan pelaksanaan

• Membantu pelaksanaan • Melaras cadangan

• Laporan berkala • Rancang susulan • Penilaian prestasi • Laporan akhir • Penamatan khidmat bimbingan

Fasa 1

Fasa 2

Fasa 3

Fasa 1: i. Proses Permohonan Khidmat Bimbingan



Perundingan)

ii. Preliminary Diagnosis





ii. Diagnosis dan analisis

➢ Isu atau pemasalahan yang berkaitan dengan pemohon secara

keseluruhan dikenalpasti melalui perbincangan antara pegawai

perunding dengan pemohon.

➢ Pegawai perunding akan mengenalpasti pendekatan/teknik yang sesuai

untuk menganalis data numerik dan maklumat, membuat kesimpulan

pemasalahan sebenar yang disokong oleh data yang berkaitan.

Diperingkat ini juga, teknik ‘Brainstorming’ di kalangan konsultan dan

pelanggan boleh diaplikasi.

➢ Borang Unit Perundingan-CRC/2 (Laporan Peringkat Diagnosing

oleh Pegawai Perunding) perlu dilengkapkan bagi melaporkan

penemuan isu/masalah utama yang dikenalpasti.

! 29

Fasa 2: iii. Cadangan Pelan Tindakan & Pelaksanaan

➢ Menyediakan kertas cadangan pelaksanaan khidmat bimbingan

menggunakan Borang Unit Perundingan-CRC/3 (Borang Kertas

Cadangan Perkhidmatan Perundingan).

➢ Cadangan pelaksanaan didaftarkan kepada Unit Konsultasi

menggunakan Borang Unit Perundingan-CRC/4.

➢ Terima persetujuan Perkhidmatan Perundingan daripada pemohon

beserta bayaran Yuran Komitmen Khidmat Konsultasi menggunakan

Borang Unit Perundingan-CRC- 5 dan CRC-6

iv. Pelaksanaan Program Khidmat Bimbingan

➢ Dalam tempoh satu tahun, pasukan perunding hendaklah menjalankan

khidmat bimbingan sekurang-kurangnya tiga kali (Berdasarkan kepada

persetujuan dan keperluan).Menjelaskan pemasalahan sebenar koperasi

secara telus tanpa berselindung

➢ Pasukan perunding menerangkan cadangan atau garis panduan

penyelesaian terhadap isu/masalah koperasi secara terperinci

➢ Mendapatkan komitmen koperasi ke atas cadangan yang diberikan

➢ Lawatan susukan ke koperasi oleh pasukan perunding (kekerapan

bergantung kepada kes yang telah dikenal pasti)

➢ Mengendalikan kursus/bengkel/konsultasi bagi tujuan pengumpulan

input, pembangunan blue print atau sistem.

➢ Membangunkan “blue print” atau sistem berdasarkan isu atau masalah

utama yang telah dikenal pasti

➢ Menilai progres projek / sistem atau strategi serta pelan tindakan yang

telah dibangunkan

➢ Mengenalpasti penambahbaikan yang perlu dilakukan

! 30

➢ Laporan berkala perlu dibuat oleh pihak konsultan dan diserahkan

kepada unit konsultasi (setiap sesi program khidmat bimbingan)

selewat-lewatnya 1 minggu dari tarikh khidmat bimbingan diberikan.

➢ Laporan berkala menggunakan Borang Unit Perundingan-CRC- 7A

(Borang Laporan Projek).

Fasa 3: v. Penilaian Prestasi Koperasi & Penamatan

➢ Penilaian pencapaian koperasi dilaksanakan dalam tempoh 3 tahun

➢ Menilai pencapaian atau prestasi koperasi berdasarkan kepada aspek

kewangan dan bukan kewangan

➢ Menilai pencapai projek atau pelan tindakan berdasarkan KPI yang

telah ditetapkan.

➢ Mengeluarkan Surat Penamatan Khidmat Konsultasi kepada pelanggan

setelah tempoh perjanjian tamat menggunakan Borang Unit

Perundingan-CRC/8 (Borang Tutup kod Projek Perkhidmatan

Perundingan).

2.5 MENERIMA PERMINTAAN DARIPADA PELANGGAN

i. MKM menerima Perkhidmatan Perundingan melalui saluran-saluran berikut:

a. Unit perundingan-CRC

b. Pusat / zon / sektor

c. Pegawai Latihan MKM

ii. Permintaan projek Perkhidmatan Perundingan perlu dinilai oleh pengarah pusat / zon/ sektor dan didaftarkan di bawah unit perundingan-CRC

iii. Pengarah pusat / zon /sektor perlu mengenal pasti ketua kumpulan bagi sesuatu projek perundingan berdasarkan kepada bidang kepakaran dan keupayaan.

iv. Pengarah pusat / zon / sektor perlu menubuhkan kumpulan perunding untuk menyedia, dan menyusul kepada tindakan seperti perbincangan dan penyediaan kertas cadangan.

! 31

v. Adalah disarankan supaya pihak unit perundingan-CRC dibawa berunding pada peringkat awal perbincangan, terutamanya dalam penyediaan dan pembentangan kertas kerja.

vi.Perkhidmatan Perundingan terutamanya khidmat bimbingan perlu dilaksanakan secara bersepadu atau kerjasama atau kolaborasi (merentasi pusat/zon/sektor) dan perlu mendapatkan pandangan dari pakar rujuk yang dilantik secara rasmi.

2.6 PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Penyediaan kertas kerja adalah berkaitan dengan Perkhidmatan Perundingan– bimbingan di mana kertas kerja tersebut merangkumi perkara-perkara berikut:

i. Pengenalan

ii. Isu/permasalahan

iii. Objektif

iv. Kaedah / Metodologi

v. Tempoh / Bajet

2.7 SURAT PERJANJIAN BAGI PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Sebelum sesuatu kerja perundingan, pihak pelanggan mestilah menyediakan surat tawaran rasmi kepada MKM untuk menjalankan Perkhidmatan Perundingan atau mengisi borang permohonan Perkhidmatan Perundingan MKM. Perkhidmatan Perundingan bagi konsultasi dan bimbingan hanya boleh dilaksanakan setelah MKM menerima surat tawaran atau borang tersebut. Salinan surat tawaran atau borang tersebut perlu diserahkan kepada unit perundingan-CRC untuk kelulusan pengarah / pengarah kanan CRC.

! 32

BAHAGIAN 3

3.1 CARTA ALIR PROSES PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

A. Carta Alir Ringkasan Proses Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan

PROSES TANGGUNGJAWAB DOKUMEN RUJUKAN/ BORANG

Unit Perundingan-CRC / Pusat/ Zon/

SektorCRC/1


Sektor

CRC/2


Sektor

! 33

B. Proses Kerja Ringkasan Proses Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan

Pasukan Perunding Unit Perundingan-

CRC Pengarah Kanan CRC

CRC/3

Pasukan Perunding

Pasukan Perunding

Pasukan Perunding

Pasukan Perunding

CRC/4

CRC/5

CRC/6

Borang kehadiran CRC/7A / CRC/7B

Pasukan Perunding CRC/8

Bil. Proses Kerja

Perincian tugas Pegawai yang bertanggungjaw

ab

Dokumen Rujukan/Borang

! 34

1. Terima Permohonan Khidmat Perundingan

Menerima permohonan daripada pelanggan untuk mendapatkan Perkhidmatan Perundingan melalui surat /e-mail/ panggilan telefon .

Pemohon perlu mengisi borang permohonan dengan lengkap

Unit Perundingan-CRC / Pusat/ Zon/Sektor

Borang Unit Perundingan-CRC/1/17

! 35

2 Diagnosis dan Analisis Isu/ Masalah

Dapatkan maklumat lanjut mengenai bidang perkhidmatan yang diperlukan (preliminary diagnosis) sama ada khidmat nasihat/ bimbingan/konsultasi

Jika khidmat nasihat, terus ke proses pelaksanaan iaitu cadangkan penyelesaian kepada masalah/isu secara segera.

Jika khidmat konsultasi/ bimbingan, kertas cadangan perlu disediakan.

Kenal pasti masalah/isu dengan lebih terperinci dan jelas.

Unit Perundingan-CRC / Pusat/ Zon/Sektor


! 36

3. Sedia Kertas Cadangan & Bentuk Pasukan Perunding

Kertas cadangan perlu disediakan untuk pelan tindakan yang lebih jelas.

Kenal pasti pegawai/ zon/pusat/sektor yang bersesuaian sebagai pasukan perunding

Pasukan Perunding

Unit Perundingan-

CRC Pengarah Kanan CRC


4. Daftar Pelaksanaan Aktiviti Perkhidmatan Perundingan untuk kelulusan Pengarah/Pengarah Kanan CRC

Permintaan projek Perkhidmatan Perundingan perlu dinilai oleh pengarah pusat / zon/ sektor dan didaftarkan di bawah unit konsultasi

Pasukan Perunding


5. Cadang skop bidang khidmat perundingan kepada pemohon

Cadangkan bidang Perkhidmatan Perundingan yang sesuai kepada pemohon

Serah Borang cadangan kepada pemohon untuk mendapat persetujuan.

Kepilkan Borang cadangan bersekali dengan Borang CRC-6 untuk dilengkapkan oleh pemohon

Pasukan Perunding


! 37

6. Terima Persetujuan & Yuran Komitmen dari pemohon

Terima semula Borang CRC-6 daripada pemohon untuk mengesahkan persetujuan menerima skop bidang Perkhidmatan Perundingan yang telah dicadangkan.

Terima bayaran Yuran Komitmen perkhidmatan perundingan daripada pemohon.

Pasukan Perunding


! 38

3.2 CARTA ALIR PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN PERKHIDMATAN

PERUNDINGAN

7. Laksana Aktiviti Perkhidmatan Perundingan & sedia laporan

Pasukan Perunding yang terlibat hendaklah menyediakan laporan bagi setiap sesi khidmat perundingan dilaksanakan.

Borang terlibat: 1. CRC/7A -Khidmat nasihat 2. CRC/7B – Khidmat Konsultasi & Khidmat Bimbingan.

Laporan hendaklah diserahkan kepada unit konsultasi selewat-lewatnya 1 minggu dari tarikh khidmat rundingan diberikan

Pasukan Perunding

Borang Unit Perundingan-CRC/7A/17

atau

Borang Unit Perundingan-CRC/7B/17

Borang Kehadiran

8. Tamat Khidmat Perundingan

Sedia dan serah surat penamatan khidmat bimbingan / konsultasi dan sijil kepada pelanggan.

Pasukan Perunding


! 39

Carta Alir Penyediaan Kertas Cadangan Perkhidmatan Perundingan

3.3 DOKUMEN-DOKUMEN BERKAITAN

! 40

Diagnosis dan Analisis Isu/Masalah pelanggan (CRC/2)

Daftar Pelaksanaan Aktiviti Perkhidmatan Perundingan kepada Pengarah/Pengarah Kanan CRC (CRC/4)

Penyediaan Kertas Cadangan

(CRC/3)

Pelanggan setuju

Tidak

Ya

Aktiviti Perkhidmatan Perundingan

(CRC/7B)

Kemuka Cadangan Bidang Perkhidmatan Perundingan kepada

Pelanggan (CRC/5)

Kenal pasti Pusat/ Zon/ Sektor terlibat & Pembentukan Pasukan Perunding

Permohonan Khidmat Perundingan secara bertulis / borang dari pelanggan (CRC/1)

1. Borang Unit Perundingan-CRC/1/17: Borang Permohonan Perkhidmatan Perundingan

2. Borang Unit Perundingan-CRC/2/17: Borang Diagnosis Perkhidmatan Perundingan

3. Borang Unit Perundingan-CRC/3/17: Borang Kertas Cadangan Perkhidmatan Perundingan

4. Borang Unit Perundingan-CRC/4/17 : Borang Pendaftaran Menjalankan Kerja Perundingan

5. Borang Unit Perundingan-CRC/5/17: Borang Bidang Cadangan Perkhidmatan Perundingan

6. Borang Unit Perundingan-CRC/6/17: Borang Maklumbalas Persetujuan Perkhidmatan

7. Borang Unit Perundingan-CRC/7A/17: Laporan Khidmat Nasihat

8. Borang Unit Perundingan-CRC/7B/17: Borang Laporan Projek

9. Borang Unit Perundingan-CRC/8/17: Borang Tutup Kod Projek Perkhidmatan Perundingan

! 41

panduan pelaksanaan perkhidmatan perundingan … · panduan ini juga bertujuan untuk memastikan...

Documents