Oleh:

Mohd. Syabri Adnan

Cathy Sudi

SISTEM FAIL &

SURAT MENYURAT

Definisi:

Proses menyimpan segala rekod & dokumen.

Satu proses klasifikasi, penyusunan, penyimpanan & pelupusan rekod supaya mudah diperolehi apabila diperlukan.

Menambah kecekapan pentadbiran & pengurusan sesebuah persatuan.

SISTEM FAIL

Ciri Sesua

tu Fail

Mudah dicari

Tidak kompleks

Sesuai dengan

keperluan organisasi

Ubahsuai mengikut kehendak

Kos & ruang yang

minimum

Selamat

Sistem Fail

abjad

perkara

angka

Tempat/kawasan

Dikenalpasti mengikut warna:Putih : Terbuka & terhad

Hijau : SULIT untuk fail individu(guru)

Merah Jambu : Rahsia(maruah negara)

Kuning : Rahsia Besar. Berpalang merah di luar kulit.

Sampul Kecil : langkah sementara jika fail sebenar tidak dapat dikesan.

JENIS-JENIS FAIL

Cara Membuka FailPernomboran FailTutup FailJangka Hayat Fail Lama

SENARAI FAIL

PANITIA DISEKOLAH

Minit mesyuarat

panitia

Fail timbul

Semakan kerja

bertulis

Program-program panitia

Bank-bank soalan

Kewangan & inventori

Maklumat/Jadual

peribadi setiap ahli

panitia

RPT

Sukatan & huraian sukatan

pelajaran

Surat-menyurat &pekeliling

Tiada buku peredaran/pergerakan fail.

Sistem tidak kekal/konsisten.

Bawa balik ke rumah.

Tiada pemantauan dokumen secara berterusan.

Dokumen tidak dimasukkan mengikut tajuk.

Bila fail buka, warna salah & becampur-aduk.

ISU DALAM SISTEM FAILING

SURAT MENYURAT

Definisi Surat

Sejenis komunikasi bertulis secara sehala bagi menyampaikan sesuatu perasaan atau maklumat daripada satu pihak kepada pihak yang lain.

Tujuan

-memberi kefahaman/pengetahuan tentang surat menyurat.-semua surat yang sampai ke pejabat adalah penting & sulit.-pengurusan surat di pejabat melalui rekod bertulis & surat menyurat adalah aspek penting.

Tatacara Surat Rasmi Kerajaan

-jelas-tulis atas kertas rasmi (nama & organisasi)-memulakan ungkapan surat menurut tujuan surat.-Ada kata hormat.-setiap wakil perlu disertakan “b/p…”

Prosedur Penulisan Surat

Alamat pengiri

m

Nama & alamat

penerimaTarikh

Panggilan hormat

Perkara

IsiPengakuan/tandatangan

Nama & jawatan pengirim

Melayani surat yang di terima

Setiap surat yg diterima memerlukan perhatian yg segera.

Memberi alasan dalam masa yg singkat.

Surat perlu diberi kpd pgawai pada hari surat diterima.

Ketua Jabatan perlu memastikan penerima menjalankan tugas.

Surat yg diterima perlu dicop tarikh terima & diminitkan jika dihantar melalui Ketua Jabatan.

Jika dihantar terus kpd penerima=tidak boleh buka.

Bahagian pendaftaran fail perlulah memasukkan surat yg diterima ke dalam fail & diedarkan kpd penerima untuk tindakan.

Jika fail tidak dijumpai=masukkan dlm smpul kecil/fail timbul pejabat.

Merekod mengikut surat pengelasan peringkat keselamatan.

KOMUNIKASI RASMI

Apa itu komunikasi??

Alat perhubungan yang penting dalam kokurikulum.

Carl Hoyland(1953)- proses seorang individu menghantar rangsangan untk ubahsuai tingkah laku lain.

David Verlo(1960)- semua tingkah laku mempunyai tujuan menarik keluar tindak balas yg khusus dr seorang individu/kumpulan individu.

Unsur-unsur penting komunikasi

Ada sumber maklumat(penyampai).Penerima maklumat.Ada maklumat/mesej.Saluran=perantara menyampaikan mesej.Kesan daripada mesej yg disampaikan.Konteks=persekitaran di mana komunikasi

itu berlaku.

Bentuk Komunikasi

Non-Verbal

IntrapersonalInterpersonal

Tujuan

Memberi arahan

beritahu makluma

t

Menggalak tindakan

Dapat maklum

balas

Tujuan motivas

i

Mewujudkan persekitaran

hiburan

Cara mewujudkan komunikasi berkesan

Merancang(menetapkan objektif)Isi kandungan yang komprehensif.Menerangkan dengan jelas.Dapat maklum balas.Masa & tempat yang sesuai.Buat catatan.Tetap pendirian.

Kemahiran asas

komunikasi

Mendengar

Mengingat Semula

Merancang/Memimpin

Menilai Berempati Menyoal

Berkomunikasi

Berinteraksi

Melayan secara verbal

Melayan secara bukan verbal

Komunikasi Melalui Media Elektronik

TelefonTelegramRadioInternet( e-mel/blog)

SEKIAN TERIMA KASIH