SISTEM FAILDAN

DOKUMENTASI

PENGERTIAN SISTEM FAILSatu proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan semua surat, rekod mahupun maklumat.

KEPENTINGAN

1. Sistem ini perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki.

2. Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik.

3. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus atau pun

pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan.

SESEORANG PENGURUS MESTI TAHU;

(a) teknik penyimpanan fail(b) rekod- rekod pentadbiran(c) sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan(d) peralatan yang patut dibeli(e) personel yang menyelenggarakan fail

SISTEM FAIL DI SEKOLAH

Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi terdapat beberapa perbezaan :

(a) cara mengelas tajuk besar dan pecahan tajuk

(b) nombor fail untuk tajuk berbeza

(c) kulit fail dan cara penulisan fail berbeza

PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL

1. Fail berkulit nipis berwarna putih. 2. Mudah disediakan dan disimpan.3. Murah dan mudah didapati.4. Mudah diperluas dan dipakai berterusan

- Jilid 2 dan seterusnya.5. Beri tanda apabila dikeluarkan.6. Pengedaran fail secara bersistem.

DOKUMEN SOKONGAN

• Menggunakan fail kulit keras.• Menyediakan senarai kandungan.• Melebalkan nama dokumen di luar

fail.• Tidak diberi pernomboran seperti fail

putih.

CIRI- CIRI SISTEM FAIL

1. Kepadatan - menggunakan ruang yang minima 2. Assesibiliti - mudah untuk dirujuk (Kertas Minit ) 3. Ekonomi - kos yang minima 4. Keanjalan - pembesaran ruang pada masa depan 5. Lokasi - diletakkan di tempat yang mudah

diperoleh 6. Rujukan - kemudahan untuk mengesan

silang dokumen lain yang berkaitan - rekod dapat dicari dengan berbagai-

bagai tajuk 7. Retention - fail yang tidak aktif dapat dipindahkan

(Sampul Kecil Kuning) 8. Klasifikasi - mudah untuk membuat rujukan

PENGELASAN SISTEM FAIL

1. CONTOH TAJUK FAIL SEKOLAH

(a) Kurikulum(b) Kokurikulum(c) Hal Ehwal Pelajar(d) Perjawatan dan Perkhidmatan

Kakitangan(e) Kewangan dan Akaun(f) Pentadbiran Am Sekolah(g) Perhubungan Masyarakat(h) Kemudahan Fizikal(i) Asrama(j) Audit

TEKNIK MENGKELAS & MEMBERI KOD

1 Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai.

2 Fail akan disusun mengikut TAJUK BESAR (Level 1).

3. Tiap-tiap TAJUK BESAR akan dipecahkan kepada TAJUK KECIL (Level 2).

4. TAJUK KECIL akan dipecahkan kepada PERKARA(Level 3).

PENGKELASAN FAILA. KURIKULUM Contoh,01 / 01 - Pengurusan Kurikulum01 / 02 - Penilaian dan peperiksaan01 / 03 - ……………………01 / 04 - Sumber Pendidikan01 / 05 - …………………..01 / 06 - Pusat Sumber/Perpustakaan01 / 07 - ……………………01 / 08 - ……………………01 / 09 - ……………………

CONTOH:1. TAJUK BESAR : Kurikulum -

012. TAJUK KECIL : PSS -

063. PERKARA : Pengurusan dan

Pentadbiran Pusat

Sumber dan Pentadbiran - 001 Oleh itu KOD FAIL : 01/06/001

cara tulis : SKGR/01/06/001atau SKGR/01/06/001 Jld 2

Contoh Senarai Fail

Sumber Pendidikan : 01/04

01/04/001 : Pengurusan Sumber Pendidikan

01/04/002 : Bahan Bantu Belajar

Contoh Senarai Fail

Pusat Sumber Sekolah : 01/06

01/06/001 : Pengurusan dan Pentadbiran

01/06/002 : Program Galakan Membaca

01/06/003 : Projek/Aktiviti PSS

PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL 1. Sampul kecil Satu fail sementara dibuka kerana fail

asalnya tidak ditemukan.Fail ini hanya mengandungi satu tajuk sahaja .Apabila sudah digunakan, fail ini mesti ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besarFail ini tidak aktif.Sampul kecil berwarna kuning dan bercap SAMPUL KECIL

SAMPUL KECILSAMPUL KECIL

2. KERTAS MINITSetiap fail perlu ada Kertas MinitTujuannya ialah untuk merekodkan penerimaandan penghantaran keluar suratSetiap surat yang dihantar keluar atau diterimamasuk akan diberikan nombor rujukanKertas Minit diikat di sebelah kiri fail

* Surat/ kandungan masuk - dakwat MERAH* Surat/ kandungan keluar - dakwat BIRU / HITAM

Nombor turutan kandungan mesti ditulis sebelah kiri garisan dan dibulatkan.Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di sudut sebelah atas kanan

CONTOH KERTAS MINIT :

1. Tarikh surat diterima ……............. drpd ………………. Tarikh surat dikandung dalam fail…….. ……………….. Tajuk surat ……………………………………………… No. rujukan : …………………………………………… Tindakan: ………………………………

2. Surat bertarikh ……………kepada…………… …………….. Tarikh surat dihantar ……………………. Tajuk surat …………………………………………………….

11

12

3. FAIL TIMBUL

Fail yang mengandungi dua atau tiga tajuk / perkara yang hanya timbul sekali-sekala dan tidak aktif.

Perkara / tajuk yang terdapat di situ tidak boleh dimasukkan dalam mana-mana fail yang ada.

ARAHAN PENUTUPAN FAIL 1. Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau apabila difikirkan

terlalu tebal 2. Setelah fail penuh, catatkan bilangan jilid

pada nombor rujukannya,.Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2.Nombor yang sama masih digunakanHanya bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru.Mulakan dengan nombor 1.

Fail yang memerlukan tindakan segera , maka tanda-tanda bercetak seperti :

TINDAKAN SERTA-MERTA atau SEGERA

perlu disematkan pada kulit fail.

PENDOKUMENTASIAN

PENGERTIAN :Merupakan usaha untuk mengumpul, menyusun atau merakam sesuatu hasil kerja atau aktiviti

KEPENTINGAN

1. Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa sesuatu kegiatan telah dilaksanakan.

2. Penting juga sebagai satu rangsangan kepada mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan sesuatu projek

3. Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu merupakan satu cara untuk melihat kekuatan mahupun kelemahan sesuatu projek yang telah dijalankan (langkah post-mortem).

4. Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas bagi sesuatu kajian akan datang.

CONTOH PENDOKUMENTASIAN

1. Gambar foto 2. Rakaman Audio-Video 3. Koleksi kertas cadangan / kertas kerja /

laporan sesuatu kegiatan 4. Koleksi Majalah Sekolah 5. Sudut Dokumentasi PSS

BUTIRAN DOKUMENTASI

Mesti mengandungi :(I) Kertas cadangan(ii) Pelaksanaan(iii) Laporan Pelaksanaan(iv) Lampiran ( Gambar , Borang …. )

Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan(I) Sudut Dokumentasi(ii) Fail PSS(iii) Orang yang bertanggungjawab

Urutan tajuk menulis minit mesyuarat

tajuk mesyuarattarikhmasatempatkehadiran

tidak hadir turut hadirAgenda