konsep sistem fail (1)

INTAN Kampus Wilayah UtaraSg.Petani, Kedah

KONSEP KONSEP

SISTEM FAILSISTEM FAIL


DEFINISI ISTILAHDEFINISI ISTILAH

• Sistem fail adalah sekumpulan Sistem fail adalah sekumpulan bahagian atau komponen yang bahagian atau komponen yang bertindak bersama untuk bertindak bersama untuk mencapai sesuatu matlamat.mencapai sesuatu matlamat.

• Fail adalah satu folder atau bekas Fail adalah satu folder atau bekas yang berdaftar atau tidak di yang berdaftar atau tidak di mana surat-surat disusun dengan mana surat-surat disusun dengan cermat.cermat.


MEMFAIL/FILINGMEMFAIL/FILING

• Proses menyisih dan Proses menyisih dan menyusun rekod supaya cepat menyusun rekod supaya cepat diperolehi semula apabila diperolehi semula apabila dikehendaki.dikehendaki.

• The process of arranging and The process of arranging and sorting records so that they sorting records so that they may be retrieved rapidly when, may be retrieved rapidly when, needed.needed.


SISTEM FAILSISTEM FAIL

• Terdapat bahagian/komponen tertentu Terdapat bahagian/komponen tertentu

dalam sistem fail yang bergerak atau dalam sistem fail yang bergerak atau

mengendalikan dokumen/fail/rekod.mengendalikan dokumen/fail/rekod.

• Dalam sistem fail terdapat aktiviti Dalam sistem fail terdapat aktiviti

mengelas, mengindeks, menyusun dan mengelas, mengindeks, menyusun dan

menyimpan dokumen mengikut kaedah menyimpan dokumen mengikut kaedah

tertentu supaya mudah dikesan tertentu supaya mudah dikesan

kemudian kelak.kemudian kelak.


MATLAMAT SISTEM MATLAMAT SISTEM FAILFAIL

• Memberi fail yang betul.Memberi fail yang betul.• Tepat kepada orang yang Tepat kepada orang yang

memerlukan.memerlukan.• Tepat pada masa yang ditetapkan.Tepat pada masa yang ditetapkan.• Kos yang terendah.Kos yang terendah.• Menyampaikan maklumat apabila Menyampaikan maklumat apabila

diperlukan oleh pelanggan.diperlukan oleh pelanggan.


JENIS-JENIS SISTEM FAILJENIS-JENIS SISTEM FAIL

•Sistem Terpusat (Centralized)Sistem Terpusat (Centralized)

•Sistem Tidak Terpusat Sistem Tidak Terpusat (Decentralized)(Decentralized)

•Sistem Separa Terpusat Sistem Separa Terpusat (Semi-Centralized)(Semi-Centralized)


SISTEM FAIL TERPUSATSISTEM FAIL TERPUSAT

• Kebaikan.Kebaikan.– Mengurangkan pertindihan.Mengurangkan pertindihan.– Khidmat yang lebih baik – terlatih dan Khidmat yang lebih baik – terlatih dan

pengalaman.pengalaman.– Kaedah seragam.Kaedah seragam.– Jimat masa – semua di satu tempat.Jimat masa – semua di satu tempat.– Keseluruhan cerita di satu fail/tempat.Keseluruhan cerita di satu fail/tempat.– Lebih ekonomi, jimat alat dan ruang.Lebih ekonomi, jimat alat dan ruang.– Keselamatan dan kawalan.Keselamatan dan kawalan.


• Kelemahan.Kelemahan.

– Lokasi pengguna jauh – kelewatan.Lokasi pengguna jauh – kelewatan.

– Bahagian/cawangan/unit mempunyai Bahagian/cawangan/unit mempunyai

keperluan yang berbeza.keperluan yang berbeza.

– Jumlah kakitangan registri mungkin Jumlah kakitangan registri mungkin

ramai.ramai.


SISTEM FAIL TIDAK TERPUSATSISTEM FAIL TIDAK TERPUSAT

• Kelemahan.Kelemahan.– Pertindihan rekod.Pertindihan rekod.– Personnel tidak mahir.Personnel tidak mahir.– Fail tidak lengkap cerita/maklumat.Fail tidak lengkap cerita/maklumat.– Kaedah tak seragam.Kaedah tak seragam.– Perkhidmatan kurang baik – sambilan.Perkhidmatan kurang baik – sambilan.– Tak ekonomi – alat kelengkapan, ruangTak ekonomi – alat kelengkapan, ruang– Jurang komunikasi antara. Jurang komunikasi antara.

cawangan/bahagian.cawangan/bahagian.


SISTEM FAIL SEPARA SISTEM FAIL SEPARA TERPUSATTERPUSAT

• Pilihan terbaik antara terpusat Pilihan terbaik antara terpusat dengan tidak terpusat.dengan tidak terpusat.

• Masalah utama – pertindihan Masalah utama – pertindihan dan keperluan ruang.dan keperluan ruang.

• Kos tinggi untuk buat salinan Kos tinggi untuk buat salinan dan simpanan.dan simpanan.


AKTIVITI DALAM SISTEM AKTIVITI DALAM SISTEM FAILFAIL

•Pengelasan.Pengelasan.

•Mengindeks.Mengindeks.

•Menyusun Dan Menyusun Dan

Menyimpan.Menyimpan.

•Mengesan.Mengesan.


PENGELASANPENGELASAN

Definisi Pengelasan.Definisi Pengelasan.• Pengumpulan dan penyusunan dokumen atau fail yang Pengumpulan dan penyusunan dokumen atau fail yang

berkaitan di bawah tajuk yang merangkumi semuanya.berkaitan di bawah tajuk yang merangkumi semuanya.• Pengelasan perkara – kumpulan perkara (subjek) yang Pengelasan perkara – kumpulan perkara (subjek) yang

berkaitanberkaitan

Pengelasan – JenisPengelasan – Jenis• Abjad (apphabetical system)Abjad (apphabetical system)• Nombor (numerical system)Nombor (numerical system)• Nombor – abjab (alpha-numerical system)Nombor – abjab (alpha-numerical system)

Tiga jenis alat pengelasan.Tiga jenis alat pengelasan.


SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL SYSTEM)SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL SYSTEM)

• Fail mengikut tajuk/nama.Fail mengikut tajuk/nama.• Fail surat menyurat.Fail surat menyurat.• Maklumat atau fail umum.Maklumat atau fail umum.

KebaikanKebaikan• Mudah difahami.Mudah difahami.• Senang kumpulkan kertas ikut nama dll.Senang kumpulkan kertas ikut nama dll.• Tidak perlu indeks (direct access)Tidak perlu indeks (direct access)• Peruntukan khas bagi kertas pelbagai.Peruntukan khas bagi kertas pelbagai.

KelemahanKelemahan• Sistem yang besar lambat dapat rekod.Sistem yang besar lambat dapat rekod.• Sesak bagi nama-nama yang biasa.Sesak bagi nama-nama yang biasa.• Terfail tajuk berbeza.Terfail tajuk berbeza.• Susah menjangka keperluan ruang.Susah menjangka keperluan ruang.


SISTEM NOMBOR SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM)(NUMERICAL SYSTEM)

•Nombor bersiri.Nombor bersiri.

•Nombor blok.Nombor blok.

•Nombor kod.Nombor kod.

•Nombor perpuluhan (decimal).Nombor perpuluhan (decimal).


SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM)SYSTEM)

KebaikanKebaikan• Lebih tepat dan mudah.Lebih tepat dan mudah.• Nombor fail boleh jadi rujukan.Nombor fail boleh jadi rujukan.• Pengembangan tak terhad.Pengembangan tak terhad.• Indeks senarai lengkap boleh guna untuk lain.Indeks senarai lengkap boleh guna untuk lain.

KelemahanKelemahan• Lebih masa untuk merujuk indeks.Lebih masa untuk merujuk indeks.• Fail untuk kertas pelbagai susah untuk disusun.Fail untuk kertas pelbagai susah untuk disusun.• Kos indeks dan ruang.Kos indeks dan ruang.• Angka terbalik menyebabkan salah fail.Angka terbalik menyebabkan salah fail.


MENGINDEKS (INDEXING)MENGINDEKS (INDEXING)

• Faedah IndeksFaedah Indeks– Mudah mengesan fail perkara.Mudah mengesan fail perkara.– Kawalan pergerakan fail.Kawalan pergerakan fail.– Kawalan pewujudan fail.Kawalan pewujudan fail.– Kawalan penomboran.Kawalan penomboran.– Kawalan pembukaan jilid/kulit Kawalan pembukaan jilid/kulit

baru dan penutupan fail.baru dan penutupan fail.


MENGINDEKS (INDEXING)MENGINDEKS (INDEXING)

• Aktiviti menyediakan petunjuk.Aktiviti menyediakan petunjuk.• Proses pemilihan perkataan yang sesuai untuk Proses pemilihan perkataan yang sesuai untuk

dijadikan rujukan bagi mendapatkan fail atau dijadikan rujukan bagi mendapatkan fail atau dokumen.dokumen.

• Menyusun perkataan-perkataan yang telah dipilih Menyusun perkataan-perkataan yang telah dipilih mengikut abjab samada dalam kad (manual) atau mengikut abjab samada dalam kad (manual) atau komputer (elektronik).komputer (elektronik).

Jenis IndeksJenis Indeks• Kod indeks.Kod indeks.• Buku daftar abjab (manual)Buku daftar abjab (manual)• Komputer. Komputer.


Menyusun Dan MenyimpanMenyusun Dan Menyimpan

•Susunan fail dalam kabinetSusunan fail dalam kabinet•Susunan kabinetSusunan kabinet•Susunatur pejabat yang Susunatur pejabat yang

digunakan.digunakan.• Jenis peralatan yang digunakan.Jenis peralatan yang digunakan.•Pengeluaran dan penyimpanan.Pengeluaran dan penyimpanan.


PENGESANAN MAKLUMAT/FAILPENGESANAN MAKLUMAT/FAIL

• Aktiviti mendapatkan semula fail atau Aktiviti mendapatkan semula fail atau maklumat melalui:maklumat melalui:

– Daftar suratDaftar surat

– IndeksIndeks

– Kad edaran failKad edaran fail

– Dairi SDPDairi SDP

– Buku senarai failBuku senarai fail

– KomputerKomputer


UNSUR BARU DALAM SISTEM UNSUR BARU DALAM SISTEM FAILFAIL

• Pemisahan FailPemisahan Fail– Menyusun fail tutupMenyusun fail tutup– Menyenaraikan fail tutupMenyenaraikan fail tutup– Membuat penilaianMembuat penilaian– Memohon kelulusan pemindahan Memohon kelulusan pemindahan

dan pemusnahandan pemusnahan• Inventori dan jadual pemisahan rekodInventori dan jadual pemisahan rekod• Pemusnahan dan pemindahanPemusnahan dan pemindahan


RUMUSAN KONSEP SISTEM RUMUSAN KONSEP SISTEM FAILFAIL

• Peringkat pemisahan fail dimasukkan sebagai Peringkat pemisahan fail dimasukkan sebagai tambahan dan melengkapkan pusingan hidup fail.tambahan dan melengkapkan pusingan hidup fail.

• Sistem fail yang baik mengambilkira kesesuaian Sistem fail yang baik mengambilkira kesesuaian keperluan agensi.keperluan agensi.

• Tidak ada satu sistem yang boleh mengatasi Tidak ada satu sistem yang boleh mengatasi semua masalah berbagai bentuk dan jenis fail.semua masalah berbagai bentuk dan jenis fail.

• Ada 4 + 1 aktiviti dalam sistem fail yang lengkap.Ada 4 + 1 aktiviti dalam sistem fail yang lengkap.• Sistem yang sesuai, mudah dan praktikal adalah Sistem yang sesuai, mudah dan praktikal adalah

lebih baik.lebih baik.• Mesti mencapai objektif sistem fail yang Mesti mencapai objektif sistem fail yang

dijelaskan lebih awal.dijelaskan lebih awal.

konsep sistem fail (1)

Documents