SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT

PENGURUSAN GERKO

SURAT MENYURATJabatan Kokurikulum

Institut Pendidikan Guru Malaysia

Kampus Darulaman

SISTEM FAILFAIL

zikriamri86

http://trygadget.com/computer

KANDUNGAN

• PENGENALAN

• TUJUAN

• FUNGSI

• CIRI-CIRI SISTEM FAIL • CIRI-CIRI SISTEM FAIL

• PENGELASAN SISTEM FAIL

• SURAT MENYURAT

PENGENALAN

Maksud sistem fail :

1. Sistem fail ialah suatu proses menyimpan segala

rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau

satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir

pada titik yang sama.

2. Proses mengklasifikasi , menyusun menyimpan

dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan

pengurusannya apabila di perlukan .

zikriamri86

http://trygadget.com/computer

Kenapa sistem fail diperlukan ?

TUJUAN

•• Melicin dan melancarkan perjalanan organisasi.Melicin dan melancarkan perjalanan organisasi.

•• Satu keperluan untuk menyimpan rekodSatu keperluan untuk menyimpan rekod--rekod, rekod, dokumendokumen--dokumen penting organisasi, catatan dokumen penting organisasi, catatan dokumendokumen--dokumen penting organisasi, catatan dokumen penting organisasi, catatan dan keputusan yang telah dilaksanakan. dan keputusan yang telah dilaksanakan.

•• Supaya sesuatu rekod mudah dicari apabila Supaya sesuatu rekod mudah dicari apabila diperlukan tanpa membuang masa yang banyakdiperlukan tanpa membuang masa yang banyak

•• Menyimpan segala rekod dan dokumen dengan Menyimpan segala rekod dan dokumen dengan selamat dan rekod tidak hilang.selamat dan rekod tidak hilang.

•• Mudah disediakan dan disimpan. Mudah disediakan dan disimpan.

FUNGSI

• Dapat menambah kecekapan mentadbir dan

mengurus sesebuah organisasi dan membuat

rujukan apabila diperlukan.

KEGUNAAN SISTEM FAIL

MELANCARKAN

URUSAN

DOKUMEN

MENYIMPAN REKOD

DOKUMEN TIDAK HILANG

MENINGKATKAN KEBERKESANAN

JIMAT MASA DAN

TENAGA

MENAMBAH KECEKAPAN

MEMUDAHKAN

WARNA KULIT FAIL

� TERBUKA - PUTIH

� TERHAD - PUTIH DAN TERCATAT

PERKATAAN TERHAD

� SULIT - HIJAU DAN TERCATAT

PERKATAAN SULITPERKATAAN SULIT

� RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG

DAN TERCATAT PERKATAAN

RAHSIA

� RAHSIA - KUNING DAN BERPALANG

BESAR MERAH DAN TERCATAT

PERKATAAN RAHSIA BESAR

Jenis-jenis Sistem Fail

• Akta Rahsia Rasmi 1972 & Arahan Perkhidmatan 1974

• Jenis pengelasan fail iaitu:

1. Rahsia Besar (kuning berpalang merah)*maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan dan belum dibentangkan di dlm parlimen.perancangan dan belum dibentangkan di dlm parlimen.

2. Rahsia(merah Jambu)*urusan yang berkaitan dgn pembangunan kerajaan

3. Sulit(hijau)*urusan berkaitan pengurusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri.

C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

4. Terhad(putih tetapi ditanda/cop perkataan terhad)*fail yg edarannya terhad cthnya di sekolah butiran peribadi staf dianggap sbg maklumat terhad.

5. Terbuka(putih)*fail yg berkaitan dgn pengurusan harian sesebuah jabatan

6. Sampul Kecil(kuning)*fail sementara yg diwujudkan berlandaskan fail yg

6. Sampul Kecil(kuning)*fail sementara yg diwujudkan berlandaskan fail yg utama

7. Fail Timbul(putih)*bahan-bahan atau maklumat yg blm diedarkan kepada pegawai-pegawai.

C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

PENGELASAN SISTEM FAIL

• Pengelasan mengikut abjad

• Pengelasan mengikut perkara

• Pengelasan mengikut angka

• Pengelasan mengikut tempat atau

kawasan

CIRI-CIRI SISTEM FAIL

1. Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan .

2. Sistem fail yang digunakan tidak kompleks atau mudah dikendalikan. Ia mudah difahami dan tidak mengelirukan.mengelirukan.

3. Sistem yang digunakan perlu sesuai dengan keperluan organisasi. Contohnya sesebuah organisasi memerlukan sistem fail pusat dan sebaliknya.

4. Sistem fail tersebut boleh diubahsuai jika perlu mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Pengubahsuaian berkenaan bermaksud membesar dan mengecilkan sistem fail.

5. Sistem fail berkenaan perlu melibatkan kos dan ruang yang seminimum mungkin.

6. Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran , kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi.

PENGELASAN SISTEM FAIL

3 TAHAP

TAHAP PERTAMA

TAHAP KEDUA

TAHAP KETIGA

TAHAP PERTAMA

TAHAP KEDUA

TAJUKTAJUK--TAJUK BESAR BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGATAJUK BESAR BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA

99 TAJUK UTAMA99 TAJUK UTAMA

TAHAP KETIGA

TAJUK UTAMA BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGATAJUK UTAMA BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA99 ATAU LEBIH SUBTAJUK99 ATAU LEBIH SUBTAJUK

SUBTAJUK BOLED DIPECAHKAN SEHINGGASUBTAJUK BOLED DIPECAHKAN SEHINGGA99 ATAU LEBIH PERKARA99 ATAU LEBIH PERKARA

TAHAP PERTAMA

01 ASRAMA

02 AUDIT

03 HAL EHWAL MURID

04 KEMUDAHAN INFRASTUKTUR

05 KEWANGAN AN AKAUN

06 KOKURIKULUM

07 KURIKULUM

08 PENTADBIRAN AM SEKOLAH / MAKTAB

09 PERHUBUNGAN MASYARAKAT

10 PERJAWATAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN

TAHAP KEDUACONTOH : KOKURIKULUM

06/01 HARI UCAPAN

06/02 KELAB SUKAN DAN PERMAINA(PERINGKAT SEKOLAH / MAKTAB )

06/03 KOPERASI SEKOLAH

06/04 MAJALAH SEKOLAH

06/05 PAMERAN DAN PERTANDINGAN

06/06 PASUKAN PAKAIAN

06/07 PELBAGAI

06/08 PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK

06/09 PERSATUAN BERASASKAN HOBI / MINAT / KHIDMAT MASYARAKAT

06/10 PERSATUAN BERASASKAN

PERMAINAN ( LUAR SEKOLAH / MAKTAB )

TAHAP KETIGA CONTOH : PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK

06/08/001 BAHASA CINA

06/08/002 BAHASA INGGERIS

06/08/003 BAHASA MALAYSIA

06/08/004 ELEKTRONIK

06/08/005 GEOGRAFI

06/08/006 KAJIAN TEMPATAN06/08/006 KAJIAN TEMPATAN

06/08/007 MATEMATIK

06/08/008 MUZIK

06/08/009 PERDAGANGAN

06/08/0010 SAINS

06/08/0011 SAINS SOSIAL

06/08/0012 SENI LUKIS DAN KRAFTANGAN

06/08/0013 SEJARAH

PERKARA LAIN MENGENAI SISTEM FAIL

SISTEM FAILSISTEM FAIL

SAMPUL KECIL KERTAS MINIT PENUTUPAN FAIL

SAMPUL SURAT

• Sampul surat adalah fail sementara yang dibuka apabila fail asalnya tidak ditemui.

• Fail sementara ini mengandungi satu tajuk sahaja.sahaja.

• Apabila fail berkenaan sudah digunakan , ia hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar dan pegawai berkenaan perlu diberitahu serta merta.

• Fail ini tidak aktif

KERTAS MINIT• Mengandungi senarai surat yang masuk

dan keluar dengan memberi nombor rujukan

• Biasanya menggunakan warna dakwat yang berbeza untuk membezakan surta masuk dan surat keluarmasuk dan surat keluar

• Surat yang diterima dicatatkan dengan dakwat merah pada kertas minit, manakala surat yang dikirimkan keluar ditulis dengan dakwat biru atau hitam

Kertas Minit

� Urusan perhubungan antara pegawai yang menggunakan fail tersebut.

Kegunaana) Merekod surat-surat keluar masuk.Surat Keluar - direkod dengan dakwat biru/hitam, catat

penerima surat & tarikh dihantarpenerima surat & tarikh dihantar

Surat Masuk - direkod dengan dakwat merah, direkodkan nombor rujukan surat,tarikh & tajuk/perkara surat berserta tarikh dimasukan ke dalam fail

b) Sebagai rekod rundingan / perbincangan

c) Tindakan susulan atas urusan perkara dalam fail

C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

Contoh cara menulis kertas minit:

• Surat dari…………………………………..bertarikh……………….

20………… Dikandung pada………………………Rujukan

No:………………………………

• Surat kepada…………………………….bertarikh………….

20……….. Dikirimkan pada……………………20………….

• Nombor turutan hendaklah ditulis di sebelah kiri dalam garisan

dan dibulatkan dengan menggunakan pen biasa.

• Pada surat yang dikandungkan hendaklah ditulis nombor

bilangan kandungan surat di sudut atas sebelah kanan seeperti

nombor turutan yang telah dicatatkan dan dibulatkan juga

nombor itu.

Contoh Kertas Minit

Fail ko-kurikulum (05/03)

No No.Ruj. Perkara Tarikh

1 SKL/05/03/01 Kebenaran Mengadakan 15 Okt 1 SKL/05/03/01 (1)

Kebenaran Mengadakan Perkhemahan Puteri Islam SKL sesi 2007

15 Okt 2006

2 PPDAS/12/07/06 (20)

Kelulusan Mengadakan Perkhemahan Puteri Islam SKL sesi 2007

1 Nov 2006

C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

Susunan Fail

Fail MendatarFail MobileC-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

Fail Menegak

C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

Doket fail

C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

SISTEM DOKET

• Sistem Doket menunjukkan pergerakan fail yang mudah

dikesan di mana-mana pejabat.

• Dengan menggunakan sistem ini, fail-fail itu mudah dipanggil

pada bila-bila masa diperlukan dalam masa yang singkat

terutama sekali jika fail itu diperlukan secara terdesak.

• Sistem ini memerlukan satu pendaftaran berpusat yang

dinamakan central registry.dinamakan central registry.

• Menurut sistem ini borang am 89A digunakan sama ada dibeli

ataupun dicetak untuk memenuhi kehendak dan keperluan

organisasi.

• Tiap-tiap pergerakan fail itu hendaklah dicatatkan melalui pusat

pendaftaran untuk didaftarkan pergerakannya. Dengan

menggunakan borang Am 89

• Apabila sesebuah fail itu hendak diedarkan, fail yang

berkenaan itu hendaklah direkodkan segera dalam doket,

Borang Am 89, dengan merujuk kepada senarai fail terlebih

dahulu untuk menentukan bahawa fail itu ada dalam senarai

itu.

• Tuliskan di muka fail kepada siapa fail itu diedarkan, dengan

mencatatkan nama pegawai, butir pengedaran dan tarikh

dikeluarkan fail itu.

Setelah selesai fail itu digunakan oleh pegawai berkenaan, fail • Setelah selesai fail itu digunakan oleh pegawai berkenaan, fail

itu pun dikembalikan semula kepada pegawai yang menjaga

fail dan ia akan mencatatkan tarikh fail itu dikembalikan

kepadanya.

PENUTUPAN FAIL

• Sesuatu fail hendaklah ditutup apabila telah mengadungi 100 kandungan atau difikirkan terlalu tebal.

• Setelah ditutup , fail tersebut hendaklah dicatat dengan Jilid l.

• Fail baru dibuka dan dicatat dengan Jilid ll.• Fail baru dibuka dan dicatat dengan Jilid ll.

• Nombor rujukan fail yang sama digunakan.

• Nombor siri surat menggunakan nombor baru iaitu bermula dengan satu ( 1 ) .

SURAT MENYURAT MENYURAT

RASMI

SURAT MENYURAT

• Salah satu alat perhubungan yang utama dalam kehidupan manusia.

• Juga penting dalam sesuatu persatuan.

• Dalam sesuatu persatuan, ia dikategorikan sebagai surat rasmi.

• Contoh : surat panggilan mesyuarat, memohon lawatan, • Contoh : surat panggilan mesyuarat, memohon lawatan, memanggil ceramah.

• Secara khusus, setiap jenis surat rasmi tersebut mempunyai format yang tersendiri. Contoh : Format surat panggilan mesyuarat berbeza dengan surat memohon kerja.

• Secara amnya, terdapat persamaan dari segi penulisan dan format surat rasmi tersebut.

FORMAT UMUM DAN PERKARA ASAS DALAM

SURAT RASMI

Beberapa perkara asas perlu ada dalam sesuatu surat rasmi. Antaranya:

• Logo , nama dan alamat Organisasi ( logo jika kepala surat dicetak khusus )

• Nama jawatankuasa tertinggi persatuan ( jika perlu atau kepala surat dicetak khusus )

• Nombor fail ( rujukan kami dan rujukan tuan )

• Tarikh

• Alamat penerima

• Mengadap atau pembukaan surat

• Perkara ( tujuan surat ditulis )

• Kandungan surat (ringkas mungkin, tepat )

• Ucapan terima kasih dan penghargaan • Ucapan terima kasih dan penghargaan

• Cogan kata ( jika perlu )

• Yang menurut perintah atau Yang menjalankan tugas

• Tandatangan

• Nama dan jawatan

C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

PEJABAT KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA

Office of Director General of Education Malaysia

ARAS 8, BLOK E8

Level 8, Block E8

KOMPLEKS KERAJAAN PARCEL E

Government Complex Parcel E,

PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN Tel : 03-8884 6077

Federal Government Administrative Centre Fax: 03-8889 4548

62604 PUTRAJAYA Laman Web: http:www.moe.gov.my

_____________________________________________________________________

KP (BS – DSR) 8787/008/2/Jld. – (12)

28 Ogos 200628 Ogos 2006

Semua Pengarah Pelajaran Negeri

SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 7/2006

PANDUAN PERBELANJAAN PERUNTUKAN KOKURIKULUM SEKOLAH

Surat Pekeliling Ikhtisas ini bertujuan memaklumkan perubahan nama, kadar dan

panduan perbelanjaan peruntukan untuk melaksanakan kegiatan kokurikulum di

sekolah.

2. Sehubungan itu, nama peruntukan yang diberikan kepada sekolah hendaklah

ditukar daripada Peruntukan Kokurikulum/Motivasi/Sukan kepada Peruntukan

Kokurikulum.

3. Kadar baru peruntukan kokurikulum untuk Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan

Sekolah Pendidikan Khas yang berkuatkuasa mulai 2006 ini adalah seperti berikut:

- Sekolah Rendah

i) 151 murid dank e atas - RM 10.00/ seorang

ii) 101 murid – 150 murid - RM 1,500.00/sekolah.

iii) 51 murid – 100 murid - RM 1,000.00/sekolah

iv) 1 murid - 50 murid - RM 500.00/ sekolah

- Sekolah Menengah- Sekolah Menengah

(Harian/SBP/Teknik/Agama/Sukan) - RM 12.00/seorang

- Sekolah Pendidikan Khas kekal menggunakan kadar sedia ada iaitu RM5,000.00 bagi

Sekolah Rendah dan RM 10,000.00 bagi Sekolah Menengah

(Rujukan : Surat Pekeliling Kewangan Bil. 2/2006: Kadar Baru Peruntukan

Kokurikulum Kepada Sekolah, Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia,

bertarikh 7 Julai 2006 dan berkuatkuasa mulai tahun 2006 ).

4. Bagi memudahkan pengurusan Peruntukan Kokurikulum dan pembiayaan kegiatan

kokurikulum di peringkat sekolah, Panduan Perbelanjaan Berikut hendaklah dipatuhi.

4.1 Kegiatan Kokurikulum

Kegiatan kokurikulum yang dirancang dan dilaksanakan hendaklah yang dianjurkan oleh

pihak sekolah dan peringkat seterusnya yang diiktiraf oleh Bahagian Sekolah,

Kementerian Pelajaran Malaysia. Tempat kegiatan boleh sama ada di dalam atau di luar

kawasan sekolah. Peruntukan ini hanyalah untuk membiayai murid-murid berkenaan

sahaja.

4.2 Penggunaan Peruntukan4.2 Penggunaan Peruntukan

Pembelian peralatan untuk aktiviti kokurikulum seperti aktiviti Pasukan Unit Beruniform,

aktiviti kelab/persatuan serta aktiviti sukan/permainan.

Pembiayaan adalah meliputi urusan makan, minum, penginapan, sewaan, perjalanan,

salinan dokumen dan cetakan bahan-bahan edaran.

4.3 Jenis Kegiatan

Kegiatan yang boleh dibiayai melalui peruntukan ini ialah:

4.3.1 Kegiatan Kokurikulum, dan

4.3.2 Kegiatan Sokongan Pembentukan,

Pemupukan dan Pembangunan Sahsiah Murid.

Nisbah perbelanjaan antara kedua-dua kegiatan ini ialah pada kadar 4 : 1

( kokurikulum : sokongan pembentukan, pemupukan dan pembangunan sahsiah).

Kegiatan Kokurikulum meliputi kegiatan Pasukan Unit Beruniform, persatuan/kelab

dan sukan/permainan yang bercorak untuk semua dan bukan untuk membiayai

pengurusan, dan aktiviti untuk kecemerlangan, sukan tahunan dan aktiviti merentas

desa.

Antara kegiatan yang boleh dianjurkan termasuk yang bersifat perkhemahan, seminar,

kursus, bengkel dan pertandingan. Contoh kegiatan ialah perkhemahan tahunan,

pertandingan kawad kaki, kursus kenaikan pangkat ketua platun, pertandingan pertandingan kawad kaki, kursus kenaikan pangkat ketua platun, pertandingan

bolasepak ( antara kelas dan rumah sukan ), kursus pengadilan bolasepak dan lawatan

sekolah.

Kegiatan Sokongan Pembentukan, Pemupukan Dan Pembangunan Sahsiah Murid

yang dimaksudkan adalah seperti perkhemahan, seminar, kolokium dan kursus

kepimpinan. Contoh kegiatan ini ialah, kursus pemimpin kelab/persatuan,

perkhemahan dan seminar kepimpinan murid dan kolokium kecemerlangan

pengurusan organisasi tetapi tidak termasuk aktiviti bimbingan dan kaunseling serta

kecemerlangan akademik.

5. Adalah diingatkan bahawa semua perbelanjaan menggunakan peruntukan ini tertakluk kepada syarat dan peraturan kewangan sedia ada dan sedang berkuatkuasa.

6. Sila maklumkan kandungan Surat Pekeliling Ikhtisas ini kepada pegawai yang bertanggungjawab di Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah/Gabungan serta Pengetua dan Guru Besar sekolah-sekolah di bawah pentadbiran Y.Bhg. Datuk/Dato’/Tuan/Puan.

Sekian, terima kasih.Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

DATO’ Dr. HAJI AHAMAD BIN SIPON

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

zikriamri86

http://trygadget.com/computer