Disediakan oleh:PN. ARINAWATI BT. MOHD YASSINPEGAWAI TEKNOLOGI PENDIDIKAN UPSP, BTPN WPKL

Rekod Awam

Akta Arkib Negara 2003-

Rekod awam merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan (recorded information) berhubung dengan semua tugas atau kerja harian jabatan.

Definisi Sistem Fail Satu proses mengklasifikasi, menyusun dan

menyimpan rekod atau maklumat secara sistematik

Mudah diperolehi pada bila-bila masa diperlukan

Isi fail – surat menyurat (minit), data, statistik , laporan, maklumat pekerja dan pelanggan serta perancangan aktiviti , kewangan dll

Sebuah PSS mesti mempunyai :

FAIL KUASA (pengurusan PSS) FAIL MEJA (senarai tugas dan

pekeliling) 12 ++ FAIL (mengikut PSS)

FAIL KUASA BAB 1 PENGENALAN  BAB 2 MAKLUMAT DAN SEJARAH BAB 3 JAWATANKUASA PENTADBIRAN  BAB 4 PENGAWAS PSS BAB 5 PERATURAN BAB 6 PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN BAB 7 KOLEKSI BAHAN BAB 8 KEWANGAN BAB 9 ORGANISASI BAHAN BAB 10 AKTIVITI DAN PROMOSI BAB 11 STOK DAN INVENTORI BAB 12 SIRKULASI BAB 13 PERKHIDMATAN BAB 14 SISTEM PENGAUTOMASIAN PSS

FAIL MEJA

JENIS FAIL: FAIL KERAS KANDUNGAN: FAIL MEJA GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA -MAKLUMAT GURU -SENARAI TUGAS -OBJEKTIF CARTA ORGANISASI PROSES KERJA/CARTA ALIRAN KERJA SENARAI SEMAK PERATURAN –PERATURAN PENTADBIRAN SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PEKELILING SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

FAIL YANG PERLU ADA

BIL FAIL YANG BERADA DI PSS600-10/4/1

PROGRAM NILAM (ADA FAIL ANAK)

600-10/5 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN INDUK600-10/6 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN KERJA600-10/7 KEWANGAN/INVOIS (ADA FAIL ANAK)600-10/8 PENGAWAS PSS600-10/9 SURAT MENYURAT600-10/10

PERANCANGAN ( STRATEGIK + TAKTIKAL +OPERASI) 3 ATAU 5 TAHUN

600-10/11

TV PENDIDIKAN/EDUWEB TV/ASTRO/FROG VLE

600-10/12

PROJEK KHAS (INOVASI)

600-10/13

PERKHIDMATAN PSS

600-10/14

FAIL STOK HARTA MODAL/INVENTORI(ASET RENDAH NILAI)/PELUPUSAN

600-10/15

FAIL SENARAI BAHAN PEMBELIAN PANITIA MATA PELAJARAN

600-10/16

FAIL IQPSS / INSTRUMEN PEMANTAUAN

600-10/17

LITERASI MAKLUMAT

600-10/18

MBMMBI

600-10/19

SISTEM AUTOMASI

600-10 Pusat Sumber/Perpustakaan sekolah

Perkara-perkara berkaitan perolehan dan pemprosesan bahan dan pinjaman bahan pusat sumber / perpustakaan

600-10/1 Perolehan dan pemprosesan bahan

Perkara-perkara berkaitan perolehan dan pemprosesan bahan

600-10/1/1 Perolehan bahan perpustakaan

Perkara-perkara berkaitan peraturan perolehan, langganan, pembelian dan hadiah

600-10/2 Pinjaman Perkara-perkara berkaitan pinjaman buku Pusat Sumber

600-10/2/1 Peraturan Peminjaman/Pemulangan

Perkara-perkara berkaitan peraturan bagi pinjaman/pemulangan/rezab bahan-bahan bacaan dari perpustakaan sekolah

Nombor Fail Mengikut Kehendak Arkib dan JPWPKL ……

600-10 Pusat Sumber/Perpustakaan sekolah

Perkara-perkara berkaitan perolehan dan pemprosesan bahan dan pinjaman bahan pusat sumber / perpustakaan

600-10/3 Koleksi Pusat Sumber Perkara-perkara berkaitan koleksi Pusat Sumber

600-10/3/1 Koleksi Pusat Sumber <taip nama sekolah>

Perkara-perkara berkaitan peraturan bagi koleksi dan maklumat bahan-bahan bacaan dari perpustakaan Sekolah

600-10/4 Galakan Membaca Perkara-perkara berkaitan Program Galakan Membaca

600-10/4/1 Program Nadi Ilmu Amalan Membaca (NILAM)

Perkara-perkara berkaitan peraturan bagi Anugerah NILAM

……Nombor Fail Mengikut Kehendak Arkib dan JPWPKL

600-10 Pusat Sumber/ Perpustakaan sekolah

Perkara-perkara berkaitan perolehan dan pemprosesan bahan dan pinjaman bahan pusat sumber / perpustakaan

600-10/1 Perolehan dan pemprosesan bahan

Perkara-perkara berkaitan perolehan dan pemprosesan bahan

600-10/1 Perolehan bahan perpustakaan

Perkara-perkara berkaitan peraturan perolehan, langganan, pembelian dan hadiah

600-10 Pusat Sumber/ Perpustakaan sekolah

Perkara-perkara berkaitan perolehan dan pemprosesan bahan dan pinjaman bahan pusat sumber / perpustakaan

600-10/2 Pinjaman Perkara-perkara berkaitan pinjaman buku Pusat Sumber

600-10/2 Peraturan Peminjaman/Pemulangan

Perkara-perkara berkaitan peraturan bagi pinjaman/pemulangan/rezab bahan-bahan bacaan dari perpustakaan sekolah

600-10 Pusat Sumber/ Perpustakaan sekolah

Perkara-perkara berkaitan perolehan dan pemprosesan bahan dan pinjaman bahan pusat sumber / perpustakaan

600-10/3 Koleksi Pusat Sumber

Perkara-perkara berkaitan koleksi Pusat Sumber

600-10/3 Koleksi Pusat Sumber <taip nama sekolah>

Perkara-perkara berkaitan peraturan bagi koleksi dan maklumat bahan-bahan bacaan dari perpustakaan Sekolah

600-10 Pusat Sumber/ Perpustakaan sekolah

Perkara-perkara berkaitan perolehan dan pemprosesan bahan dan pinjaman bahan pusat sumber / perpustakaan

600-10/4 Galakan Membaca Perkara-perkara berkaitan Program Galakan Membaca

600-10/4 Program Nadi Ilmu Amalan Membaca (NILAM)

Perkara-perkara berkaitan peraturan bagi Anugerah NILAM

600-10 Pusat Sumber / Perpustakaan Sekolah

600-10/1 Perolehan dan pemprosesan Bahan 600-10/1/1 Perolehan Bahan Perpustakaan

600-10/2 Pinjaman 600-10/2/1 Peraturan Pinjaman/Pemulangan

600-10/3 Koleksi Pusat Sumber 600-10/3/1 Koleksi Pusat Sumber <taip nama sekolah>

600-10/4 Galakan Membaca 600-10/4/1 Program Nadi Ilmu Amalan Membaca (NILAM)

FAIL PROGRAM NILAMFAIL INDUK FAIL ANAK FAIL ANAK FAIL ANAKJENIS FAIL: FAIL PUTIH

JENIS FAIL: FAIL KERAS

JENIS FAIL: FAIL KERAS

JENIS FAIL; FAIL KERAS

TAJUK FAIL:PROGRAM NILAM

TAJUK FAIL:•REKOD DAN DATA BACAAN MURID

•REKOD DAN DATA BACAAN GURU

TAJUK FAIL;PERTANDINGAN/PENYERTAAN TAHAP JAUHARI / RAKAN PEMBACA/TOKOH NILAM

TAJUK FAIL:AKTIVITI GALAKAN MEMBACA

KANDUNGAN:

SURAT MENYURAT BERKAITAN DENGAN PROGRAM NILAM(KERTAS MINIT)

KANDUNGAN:

BORANG KUTIPAN DATA

KANDUNGAN :

BORANG PENYERTAANSENARAI PEMENANGGAMBARLAPORAN/GRAF

KANDUNGANPERANCANGAN AKTIVITILAPORAN

NO. FAIL: NO. FAILNAMA SEKOLAH.600-10/4/1

NAMA SEKOLAH.600-10/4/2

NAMA SEKOLAH.600-10/4/3

NAMA SEKOLAH.600-10/4/4

FAIL PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN INDUKJENIS FAIL: FAIL PUTIH & TALI HIJAU

KANDUNGAN FAIL: ORGANISASI PROFIL MINIT MESYUARAT

NO. FAIL:NAMA SEKOLAH.600-10/5

FAIL PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN KERJA JENIS FAIL: FAIL PUTIH KANDUNGAN FAIL: ORGANISASI PROFIL MINIT MESYUARAT NO. FAIL:NAMA SEKOLAH.600-10/6

FAIL KEWANGAN/INVOISFAIL INDUK FAIL ANAK

FAIL PUTIH FAIL KERASKANDUNGAN KANDUNGAN-PERMOHONAN DANA -SALINAN INVOIS-SUMBANGAN DANA -SALINAN RESIT-KUTIPAN YURAN -SALINAN SAP-ANGGARAN BELANJAWAN NO. FAILNO. FAIL: NAMA SEKOLAH.600-

10/7 /1NAMA SEKOLAH.600-10/7

FAIL PENGAWAS PSS

JENIS FAIL: FAIL PUTIH KANDUNGAN -SURAT PELANTIKAN -SURAT KEBENARAN DARI IBU BAPA -SURAT AKTIVITI LUAR/DALAM -CARTA ORGANISASI NO. FAIL:NAMA SEKOLAH.600-10/8

FAIL SURAT MENYURAT

JENIS FAIL: FAIL PUTIH KANDUNGAN: KERTAS MINIT-WAJIB SURAT DARI

BTP/BTPN/JPN/PPD/PKG/AGENSI LUAR SURAT YANG TIADA KAITAN DENGAN

FAIL LAIN (PELBAGAI) NO. FAIL:NAMA SEKOLAH.600-10/9

FAIL PERANCANGAN

JENIS FAIL: FAIL KERAS KANDUNGAN: (TELAH DISAHKAN PENTADBIR) PERANCANGAN STRATEGIK PELAN OPERASI PELAN TAKTIKAL LAPORAN AKTIVITI NO. FAIL: NAMA SEKOLAH.600-10/10

FAIL TV PENDIDIKAN /EDUWEB /

ASTRO /FROG VLE JENIS FAIL: FAIL PUTIH KANDUNGAN: SURAT KELUAR MASUK BERKAITAN

DENGAN TV PENDIDIKAN/KAMPUS ASTRO/EDUWEBTV/ FROG VLE

NO. FAIL: NAMA SEKOLAH.600-10/11

FAIL PROJEK KHAS

JENIS FAIL: FAIL PUTIH KANDUNGAN – KERTAS MINIT SURAT MENYURAT BERKAITAN

DENGAN PROJEK YANG DIJALANKAN LAPORAN AKTIVITI NO. FAIL:NAMA SEKOLAH.600-10/12

FAIL PERKHIDMATAN PSS

JENIS FAIL: FAIL PUTIH KANDUNGAN -TEMPAHAN BILIK -PINJAMAN ALATAN NO FAIL:NAMA SEKOLAH.600-10/13

FAIL STOK NAMA SEKOLAH.600-10/14

FAIL STOK ALATAN PEJABAT

FAIL HARTA MODAL FAIL ASET RENDAH NILAI

JENIS FAIL: FAIL KERAS

JENIS FAIL: FAIL KERAS

JENIS FAIL

KANDUNGAN KANDUNGAN KANDUNGANSENARAI ALATAN PEJABAT

SALINAN KAD KEW PA 2 DAN 4

SALINAN KAD KEW PA 3 DAN 5

KAD PERGERAKAN KEW-PA 6

KAD PERGERAKAN –KEW PA 6

NO FAIL:NAMA SEKOLAH.600-10/14/2

NAMA SEKOLAH.600-10/14/3

NAMA SEKOLAH.600-10/14/1

NAMA FAIL PSS

SMKTTDI.600-10/1

PUSAT SUMBER

KesimpulanKesimpulan

PENGURUSAN PSS YANG MANTAP DAPAT MEMARTABATKAN PSS SEBAGAI NADI UTAMA PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN KE ARAH KECEMERLANGAN PENDIDIKAN YANG LEBIH BERKESAN

SEKIAN, TERIMA KASIH