gerko : sistem fail
TRANSCRIPT
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
1/15
Skop Perbincangan
1. Konsep Fail
2. Jenis-jenis Fail
3. Senarai Fail Panitia Di Sekolah
4. Isu-isu Semasa Dalam Sistem Fail
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
2/15
Merupakan folder atau tempat menyimpansurat-surat atau dokumen-dokumen yangpenting
Setiap folder akan dilabelkan mengikuttajuk atau nombor panggilan.
Ia merupakan alat rujukan bagi sesuatu
proses pengurusan sesebuah organisasi.
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
3/15
Cara atau kaedah penyimpanan data,rekod dan dokumen yang tersusun dankemas.
Ia juga merupakan satu proses klasifikasi,penyusunan, penyimpanan danpelupusan rekod.
Ia berfungsi untuk pelaporan,pelaksanaan dan proses tindakan susulan
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
4/15
Mudah disimpan, dicari dengan cepatdan difahami
Tidak kompleks dan mengelirukan
Memenuhi keperluan organisasi
Mudah diproses dan diklasifikasikan
Mempunyai sistem rujukan atau carian
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
5/15
Ada empat jenis mengikut pengkelasan(sistem) iaitu:-
a. Pengkelasan mengikut abjad
b. Pengkelasan mengikut perkara
c. Pengkelasan mengikut angka
d. Pengkelasan mengikut tempat atau
kawasan
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
6/15
Kod sistem ditulis di bahagian bawahgarisan selepas alamat dan logo
Ada 2 kod fail iaitu, Ruj. Kami (kod fail
pengiring0 dan Ruj. Tuan (rujukanagensi luar)
Sampul kecil digunakan untuk failsementara (sekiranya fail asal hilang)
Kertas minit kecil dikepilkan padahelaian depan fail untuk perhatian danmakluman
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
7/15
Mengikut warna, seperti;
a. Putih Terbuka dan terhad
b. Hijau SULIT (fail peribadi)
c.Merah Jambu Rahsia (dokumen negara)
d. Kuning Rahsia Besar; Berpalang merahdi sebelah luar kulit (dokumenkeselamatan negara bagi kes ISA)
e. Sampul Kecil fail sementara (fail asalhilang dan akan dipindah semula ke failasal setelah dijumpai)
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
8/15
Fail Terhad (putih) Berkaitan perkara 53(c). Dokumen ini tidak bolehdidedahkan kepada sesiapapun yang tidak berkaitan. Fail Rahsia dan Sulit Berkaitan perkara 53(b). Dokumen hak persekutuan
atau negeri dan digunakan oleh individu yang terlibatsahaja, tidak boleh didedahkan kepada orang yangtidak berkaitan.
Fail Rahsia Besar b
Berkaitan perkara 53(a). Dokumen hak persekutuan ataunegeri yang digunakan untuk tugas-tugas rasmi dantidak boleh didedahkan kepada orang yang tidakberkaitan.
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
9/15
Namakan fail ikut tajuk atau perkara
Nomborkan ikut sistem SMSS01/05/01
Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk Tampal kertas minit disebelah kiri
kulit (rujukan)
Dokumen disebelah kanan
(masukkan dalam lubang yangbertali)
Susunan ikut tarikh terkini.
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
10/15
Dari kanan ke kiri
Surat keluar pen biru atau hitam
Surat masuk pen merah
Catatkan di kertas minit rujukan
Tulis ikut lajur bertajuk
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
11/15
Setelah dokumen ada 100 helai ataubersamaan tebal fail satu inci
Fail baru dimulai dengan jilid 2 (cth:JPNS 3552/26/Jld 2(24)
Fail lama diikat dengan tali putih
Disimpan bersama dengan fail baru
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
12/15
Lima tahun ikut keperluan dan garispanduan
Maklum pada arkid negara selepas 5
tahun Jika tiada jawapan, tindakan adalah
disimpan di tempat yang ditetapkanuntuk rujukan.
Dimusnahkan apabila dapat kebenarandari pihak berwajib atau kerajaan (jikafail persekutuan atau negeri)
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
13/15
MinitMesyuarat PanitiaSurat-menyurat dan Pekeliling-pekelilingSukatan dan Huraian Sukatan PelajaranRancangan Pelajaran TahunanMaklumat/Jadual peribadi setiap ahlipanitiaPenyeliaan pengajaran dan pembelajaranSemakan kerja bertulis
Kewangan dan inventoriBank soalanProgram PanitiaFail timbul
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
14/15
Tiada buku peredaran/pergerakan fail
Sistem yang tidak tekal atau konsisten
Fail ikut bersama pengguna/pengerak
Tidak dipelihara penggunaannya
Tiada pemantauan pengurusan fail
Fail dibuat tidak mengikut tatacara
pembinaan sesuatu fail Fail tidak ikut sistem dan keperluan
organisasi
-
8/7/2019 GERKO : Sistem Fail
15/15
Sekian, terima kasih