BAB 3: SISTEM FAIL

Skop Perbincangan

1.Konsep Fail2.Jenis-jenis Fail3.Senarai Fail Panitia Di Sekolah4.Isu-isu Semasa Dalam Sistem Fail

Fail

• Merupakan folder atau tempat menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen yang penting

• Setiap folder akan dilabelkan mengikut tajuk atau nombor panggilan.

• Ia merupakan alat rujukan bagi sesuatu proses pengurusan sesebuah organisasi.

Sistem Fail

• Cara atau kaedah penyimpanan data, rekod dan dokumen yang tersusun dan kemas.

• Ia juga merupakan satu proses klasifikasi, penyusunan, penyimpanan dan pelupusan rekod.

• Ia berfungsi untuk pelaporan, pelaksanaan dan proses tindakan susulan

Ciri-ciri Fail

• Mudah disimpan, dicari dengan cepat dan difahami

• Tidak kompleks dan mengelirukan• Memenuhi keperluan organisasi• Mudah diproses dan diklasifikasikan• Mempunyai sistem rujukan atau carian

Sistem Fail Utama

Ada empat jenis mengikut pengkelasan (sistem) iaitu:-a.Pengkelasan mengikut abjadb.Pengkelasan mengikut perkarac.Pengkelasan mengikut angkad.Pengkelasan mengikut tempat atau kawasan

Kod Sistem Fail (surat rasmi)

• Kod sistem ditulis di bahagian bawah garisan selepas alamat dan logo

• Ada 2 kod fail iaitu, Ruj. Kami (kod fail pengiring0 dan Ruj. Tuan (rujukan agensi luar)

• Sampul kecil digunakan untuk fail sementara (sekiranya fail asal hilang)

• Kertas minit kecil dikepilkan pada helaian depan fail untuk perhatian dan makluman

Jenis-jenis Fail• Mengikut warna, seperti;

a. Putih – Terbuka dan terhadb. Hijau – SULIT (fail peribadi)c. Merah Jambu – Rahsia (dokumen negara)

d. Kuning – Rahsia Besar; Berpalang merah di sebelah luar kulit (dokumen keselamatan negara bagi kes ISA)

e. Sampul Kecil – fail sementara (fail asal hilang dan akan dipindah semula ke fail asal setelah dijumpai)

Klasifikasi Fail• Fail Terhad (putih) – berkaitan perkara 53(c) - dokumen ini tidak boleh didedahkan kepada

sesiapapun yang tidak berkaitan• Fail Rahsia dan Sulit – berkaitan perkara 53(b) - dokumen hak persekutuan atau negeri dan digunakan oleh individu yang terlibat sahaja, tidak boleh didedahkan kepada orang yang tidak berkaitan• Fail Rahsia Besar – berkaitan perkara 53(a)

- dokumen hak persekutuan atau negeri yang digunakan untuk tugas-tugas rasmi dan tidak boleh didedahkan kepada orang yang tidak berkaitan

Proses Failing

• Namakan fail ikut tajuk atau perkara• Nomborkan ikut sistem SMSS 01/05/01• Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk• Tampal kertas minit disebelah kiri kulit

(rujukan)• Dokumen disebelah kanan (masukkan

dalam lubang yang bertali)• Susunan ikut tarikh terkini.

Pernomboran Dokumen

• Dari kanan ke kiri• Surat keluar – pen biru atau hitam• Surat masuk – pen merah• Catatkan di kertas minit – rujukan• Tulis ikut lajur bertajuk

Tutup Fail

• Setelah dokumen ada 100 helai atau bersamaan tebal fail satu inci

• Fail baru dimulai dengan jilid 2 (cth: JPNS 3552/26/Jld 2(24)

• Fail lama diikat dengan tali putih• Disimpan bersama dengan fail baru

Tempoh Penyimpanan Fail

• Lima tahun – ikut keperluan dan garis panduan

• Maklum pada arkid negara selepas 5 tahun• Jika tiada jawapan, tindakan adalah

disimpan di tempat yang ditetapkan untuk rujukan.

• Dimusnahkan apabila dapat kebenaran dari pihak berwajib atau kerajaan (jika fail persekutuan atau negeri)

Senarai Fail Panitia Di Sekolah• Minit Mesyuarat Panitia• Surat-menyurat dan Pekeliling-pekeliling• Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran• Rancangan Pelajaran Tahunan• Maklumat/Jadual peribadi setiap ahli

panitia• Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran• Semakan kerja bertulis• Kewangan dan inventori• Bank soalan• Program Panitia• Fail timbul

Isu-isu semasa dalam sistem failing

• Tiada buku peredaran/pergerakan fail• Sistem yang tidak tekal atau konsisten• Fail ikut bersama pengguna/pengerak• Tidak dipelihara penggunaannya• Tiada pemantauan pengurusan fail• Fail dibuat tidak mengikut tatacara

pembinaan sesuatu fail• Fail tidak ikut sistem dan keperluan

organisasi

Sekian, terima kasih