sistem fail

TRANSFORMASIONAL GURU BESAR 2010TAJUK: 5 S DAN PENGURUSAN FAIL

TRANSFORMASIONAL GURU BESAR 2010TAJUK: 5 S DAN PENGURUSAN FAIL

PENYERAGAMAN PENGKELASAN PERKARA DAN

PENGKODAN FAIL BAGI KESELURUHAN PENTADBIRAN

DIBAWAH JABATAN PELAJARAN NEGERI JOHOR

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI MELALUI PENDEKATAN 5S

OBJEKTIF TAKLIMAT OBJEKTIF TAKLIMAT

1.1.Memahami amalan persekitaran kerja yang Memahami amalan persekitaran kerja yang berkualiti melalui amalan 5S berkualiti melalui amalan 5S

2.2. Mewujudkan persekitaran kerja yang Mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti berkualiti

3.3. Meningkatkan produktiviti melalui Meningkatkan produktiviti melalui amalan 5 S amalan 5 S

Amalan untuk wujudkan tempat kerja lebih produktif.

Membina budaya kerja yang positif dan dinamik.

5S ialah lima perkataan Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke bermaksud Sisih, Susun , Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

Amalan 5S meliputi pengetahuan teknikal, praktikal dan logik untuk menghasilkan penambahbaikan.

APA ITU 5S ?APA ITU 5S ?

Definisi SEIRI - Definisi SEIRI - SISIHSISIH

SEIRI - Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.

Kuantitatif

Penjimatan ruang

Kawalan stok & produk yang cekap

Masa pencarian yang pantas

Kualitatif

Tempat kerja lebih selamat

Suasana kerja lebih selesa

Mudah mengesan tempat/ alat/bahan rosak lebih awal

KESAN LAKSANA SISIH

SeiriSeiri SeitonSeiton

SeisoSeisoSeiketsuSeiketsu

ShitsukeShitsuke

ItemItem Tak DiperlukanTak Diperlukan

SISIHSISIH

Yang Mana???

Tindakan

Cari pembeli yang menawarkan harga tinggi

Cari cara merendahkan kos dan selamat

Buang dengan segera

AKTIVITI SISIH

Stratifikasi

Item yang tiada nilai dan

senang dibuang

Item ada nilai danboleh dijual

Item tiada nilai tapi kos

pelupusan tinggi

Definisi SEITON - SUSUN

SEITON - Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya.

Kuantitatif

• Kawalan stok & produk yang cekap

• Masa pencarian yang pantas

• Proses kerja lebih pantas

• Mengelak kesilapan & kesalahan

• Kadar kehilangan peralatan rendah

• Kualitatif

• Suasana kerja lebih selesa

• Mendidik disiplin pekerja positif

• Pekerja terus menjana idea kreatif

• Moral pekerja tinggi

• Selamat ditempat kerja

• Mengamalkan FIFO

KESAN LAKSANA - SUSUN



ShitsukeShitsuke

SUSUN

Pengasingan Tindakan diperlukan

Bahan selalu digunakan

Mesti diletakkan dekat di kawasan kerja yang

utama

Bahan kadang kala digunakan Boleh ditempatkan jauh

sedikit

Bahan tidak digunakan langsung tetapi mesti disimpan

Mesti disimpan dalam setor dengan pengenalan

yang jelas

SUSUN

Bahan diperlukan

SISIH

Definisi SEISO - SAPU



ShitsukeShitsuke

SEISO - Mencuci tempat kerja dengan rapi supaya tiada

habuk,kotoran di lantai, mesin dan peralatan.

Bagaimana SAPU?

Mungkin tempat/peralatan/kawasan itu perlu disapu/dibersih/dijaga (Setiap jam, Setiap hari, Sekali seminggu, Sekali sebulan, Tiga bulan sekali, Enam bulan sekali, Setahun sekali).

Kuantitatif

Sistem kawalan stok & produk lebih murah dan menjimatkan

Kos kerosakan peralatan rendah

Proses kerja pantas dan tidak berulang “ right the first time”

Kualiti produk bertambah

Masa membersih lebih pantas

Kualitatif

Suasana kerja lebih selesa dan ceria

Pekerja terus menjana idea kreatif

Moral pekerja tinggi

Selamat di tempat kerja

KESAN LAKSAN

A

e. Definisi SHITSUKE - SENTIASA AMALe. Definisi SHITSUKE - SENTIASA AMAL



ShitsukeShitsuke

SHITSUKE - Berdisiplin dan melatih pekerja mematuhi

peraturan dan berbudaya kualiti di tempat kerja.

Bagaimana SENTIASA AMAL ?

Mematuhi panduan dan standard yang telah ditentukan supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dibangunkan.

Kuantitatif

• Kos pengeluaran rendah

• Produktiviti pekerja meningkat

• Kualiti produk / perkhidmatan meningkat

• Memperolehi Sijil 5S

• Kemalangan sifar ditempat kerja

KESAN LAKSANA

Kualitatif

• Disiplin pekerja positif dan inovatif

• Kemahiran pekerja meningkat

• Kesihatan pekerja bertambah baik

• Pekerja setia kepada organisasi

• Budaya kerja berpasukan yang tinggi

Bagaimana SENTIASA AMAL ?Mematuhi panduan dan standard yang telah ditentukan supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dibangunkan.

• Audit dalaman dijalankan

• Adakan pertandingan dalaman

• Mendapat Persijilan 5S dari MPC

• Menyertai Pertandingan 5S antara organisasi

• Melawat organisasi contoh

• Penghargaan dan galakan

• Kajian semula keberkesanan 5S

• Laksana program lanjutan P&Q lain

5S Program Keseluruhan Dalam Organisasi

• Program menyeluruh yang melibatkan semua orang dalam organisasi.• Pendekatan yang sangat berkesan untuk memotivasi pekerja, meningkatkan produktiviti dan

persekitaran tempat kerja.• Perlu dilaksanakan secara berterusan.

Sumbangan kepada - PQCDSM

Kesan Amalan 5S :

Produktiviti - tinggi Kualiti - yang berkekalan Kos - menurun Penghantaran- yang tepat Selamat - di tempat kerja Moral Pekerja - tinggi

5S?5S?

Kekuatan budaya 5S

Membina Budaya Kaizen di tempat kerja. Bina semangat kerja berpasukan. Melatih pekerja lebih berdisiplin. Menyumbang idea kreatif dan inovatif. Bina moral pekerja yang tinggi. Bersedia melaksana program peningkatan P&Q yang lebih mencabar.

55SS??

Sebab Amalan 5S Disukai

Mudah dilaksana oleh semua syarikat sama ada kecil, sederhana atau besar. Sama ada sektor pengilangan, perkhidmatan atau individu. Konsep yang senang difahami tidak dan memerlukan pemahaman istilah yang susah. Semua orang sukakan kebersihan keselesaan ,keselamatan & kecekapan.

3 Jenis Tempat Kerja

KELAS TIGA:Dimana para pekerja membuat kotoran merata-rata dan tiada siapa yang membersihkannya.

KELAS DUA:Sekumpulan orang buat kotor dan ada sekumpulan orang yang membersihkan.

KELAS SATU:Tiada pekerja membuat kotor dan setiap orang melakukan pembersihan.

Sokongan dan komitmen berterusan dari pihak pengurusan

Bermula dengan kesedaran, latihan, pemantauan dan penilaian.

Semua orang mengamalkannya dan tiada yang terkecuali.

Ulangi putaran 5S untuk menjadi budaya.

4 FAKTOR UTAMA KEJAYAAN 5S4 FAKTOR UTAMA KEJAYAAN 5S

KULIT FAIL ( WARNA PUTIH )

PERKARA

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(Am 435 – Pin. 1/80)

Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR

MELUBANG FAIL

PERKARA

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(Am 435 – Pin. 1/80)



LUBANG UNTUK TALI HIJAU JARAK 4 SM DARI ATAS BUCU FAIL

CARA MELUBANG LUBANG FAIL

(Am 435 – Pin. 1/80)

PENANDA TETENGAH

FAIL

MESIN PENEBOK KERTAS

LUBANG

CARA MELUBANG SURAT

SURAT

PENANDA TETENGAH

MESIN PENEBOK KERTAS

LUBANG

TAJUK FAIL

PERKARA

PEKELILING IKHTISAS

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(Am 435 – Pin. 1/80)



TAJUK FAIL

NO. RUJUKAN FAIL

PERKARA

PERKELILING IKHTISAS

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(Am 435 – Pin. 1/80)JBA 6028/100-1/1



NO RUJUKAN FAIL Pentadbiran

NO PENDAFTARAN FAIL

PERKARA


………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Pentadbiran

(Am 435 – Pin. 1/80)

150JBA 6028/100-1/1



NO PENDAFTARAN FAIL

TARIKH FAIL DIBUKA

PERKARA


………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Pentadbiran

(Am 435 – Pin. 1/80)

150JBA 6028/100-1/1


TARIKH KANDUNGAN PERTAMA

02/10/10 TARIKH KANDUNGAN AKHIR

TARIKH FAIL DIBUKA

TARIKH FAIL DITUTUP

PERKARA


………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Pentadbiran

(Am 435 – Pin. 1/80)

150JBA 6028/100-1/1



02/10/10 TARIKH KANDUNGAN AKHIR 02/10/11

TARIKH FAIL DITUTUP

BUTIRAN FAIL LENGKAP

PERKARA


………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Pentadbiran

(Am 435 – Pin. 1/80)

150JBA 6028/100-1/1




KEPERLUAN BUTIRAN FAIL

PERKARA


………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Pentadbiran

(Am 435 – Pin. 1/80)

150JBA 6028/100-1/1




NO PENDAFTARAN FAIL

NO RUJUKAN FAIL

TAJUK FAIL

TARIKH FAIL DIBUKA TARIKH FAIL DITUTUP

LUBANG UNTUK TALI HIJAU

PENGKODAN NOMBOR YANG MANA AKAN MENJADI NOMBOR RUJUKAN FAIL

KATEGORI NOMBOR FAIL

URUSAN AM 100 PENTADBIRAN

200 BANGUNAN DAN HARTA

300 KELENGKAPAN DAN BEKALAN

400 KEWANGAN

500 PERSONEL

URUSAN FUNGSIAN 600 PENGURUSAN KURIKULUM

700 PENGURUSAN KOKURIKULUM

CARA MENULIS NOMBOR FAIL

JBA 6028/100-1/1• JBA 6028 – SINGKATAN ORGANISASI• 100 KOD - PERKARA UTAMA • 1/1 – PENTADBIRAN AM

KERTAS MINIT

KERTAS MINIT

• Setiap fail perlu ada kertas minit

• Kertas minit digunakan untuk mencatat semua surat-surat masuk dan keluar serta tindakan atau catatan berkaitan dengan isi kandungan surat-surat berkenaan.

KERTAS MINIT

• Surat-surat masuk dicatat dengan dakwat merah.

• Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru / hitam.

CARA MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL

• Catatkan bilangan kandungan fail di sudut kanan atas surat.

• Nombor kandungan diletakkan dalam bulatan


• Surat diterima, Nombor dan bulatan perlu ditanda dengan warna merah

242


• Surat dihantar keluar, nombor dan bulatan perlu ditanda warna biru atau hitam

242

35

Minit tindakan……

• Minit yang panjang hendaklah ditaip ke dalam kertas berasingan sebagai minit bebas dan hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan atau lampiran ke dalam fail

• Pegawai perlu menulis ringkasan jawatan dan tanda tangan penuh

36

Minit tindakan

• Semua perenggan dalam sesuatu minit, melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor

• Minit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas

37

Kertas MinitNo: Fail: m.s.

SuratMemoPekellingbertarikh

dimasukkanpada

Pengesahan dalam Perkhidmatan PPPJ. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45)

22.8.2008 30.8.2008

20

JBA8011/100-01/01/002

Pen.Kanan Tadbiran, Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya. Terima kasih.

t.t. Ringkas tarikh

38

Kertas MinitNo: Fail: m.s.JBA8011/100-01/01/002

21 Dikirim pada 28 SEP 2008

Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 22.9.2008.t.t.

Dipersetujui.t.t. Ringkas

tarikh

MENGKANDUNGKAN DAN MEMINITKAN SURAT MASUK DALAM FAIL

Tarikh surat di terima 10.07.10 daripada JPA6008. Sukan/700-5/6(2) Perkara : SukanUntuk Semua Tarikh surat di kandung dalam fail : 10.07.10Tindakan : Guru Penolong Kanan Kokurikulum Pn Hjh Asnida Bt Mohd Said

MENGKANDUNGKAN DAN MEMINITKAN SURAT KELUAR DALAM FAIL

Tarikh surat di terima ……….… daripada ……..........Perkara:……………………………………………………………..............................................................................Tarikh surat di kandung dalam fail : …………………..………………………………………………………………………….Tindakan : …………………………………………………………

MENGKANDUNGKAN DAN MEMINITKAN SURAT MASUK DALAM FAIL

Tarikh surat di terima 10.07.10 daripada JPA6008. Sukan/700-5/6(2) Perkara :

SukanUntuk Semua Tarikh surat di kandung dalam fail : 10.07.10Tindakan : Guru Penolong Kanan

Kokurikulum Pn Hjh Asnida Bt Mohd Said

11

MENGKANDUNGKAN DAN MEMINITKAN SURAT KELUAR DALAM FAIL

Surat bertarikh :10.07.10 kepada :JPA6008. Sukan/700-5/6(2)

Perkara : SukanUntuk Semua Tarikh surat dihantar : 10.07.10

12

sistem fail

Education