SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURATPengurusan GERKO

Skop / Tajuk ( 2 jam ) Sistem dan jenis-jenis failProsedur penulisan surat rasmiKomunikasi rasmi melalui media eletronik

Apakah Sistem Fail?Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendakiSeorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail

Definisi failProses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang sama

Ciri-Ciri Umum Sistem FailSesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukanSistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukanSistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi

Ciri-Ciri Umum Sistem FailSistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimumDokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasiSistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum

Pengkelasan FailFail boleh dikelaskan berdasarkan;AbjadPerkaraAngkaTempat dan kawasanMenggunakan kod;NomborRingkasan

.pengkelasan fail Tahap pertama:01. Kurikulum02. Kokurikulum03. Hal Ehwal Pelajar04. Kewangan05. AsramaKokurikulum SRKBT/02

..pengkelasan dan nombor failTahap keduaKokurikulum/Unit Berunifom SRKBT/02/03/

NomborPerkara 02/01JK Kokurikulum02/02Sukan dan permainan02/03Unit Berunifom02/04Kelab dan Persatuan

..pengkelasan dan nombor fail SRKBT/02/03/02 Pandu PuteriTahap Ketiga

..pengkelasan dan nombor fail SRKTB/02/03/02/01( ) - Mesyuarat Tahap keempat

Peringkat Keselamatan Fail

Sampul KecilSatu fail sementara dibuka keranafail asal tidak ditemui.Mengandungi satu tajuk sahalaApabila sudah digunakan. Ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besarFail ini tidak aktif

Kertas MinitSatu fail satu kertas minit.Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkodMenggunakan Borang Am 6Kertas minit disematkan di sebelah kiri failKandungan masuk = dakwat merahKandungan keluar = dakwat hitam

Penutupan FailFail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan(1 inci)Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ;MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( )Fail yang memerlukan tindakan segera, dilabelkan Segera(Am 99B) @ Tindakan Serta Merta(Am 99)

Prosedur Penulisan Surat Rasmi Kategori Surat Rasmi :Surat - menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknyaSurat panggilan mesyuarat memohon jawatan Memohn ceramah.Memohon lawatan.

Format UmumLogo, nama dan alamat persatuanNama jawatankuasa tertinggi (jika perlu)Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami)TarikhAlamat PenerimaMelalui (jika berkenaan)Menghadap / pembukaan surat

.format umumTajuk suratPembukaan dan kandungan suratCogan kataTandatangan, nama dan gelaran jawatanSurat-surat salinanKependekan(initial) nama penulis dan jurutaip

Komunikasi rasmiMedia eletronikRadioTelevisyenE-mailFaksMedia cetakAkhbarMajalahLain-lainPosterBannerBrosur

Bahan RujukanAb. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.

Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka

RumusanGuru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif mengenai pengurusan fail dan dapat menulis surat yang tepat dan berkesanMengawas dan memantau jawatankuasa menguruskan fail dan surat menyuratSurat menyurat merupakan imej persatuan dan organisasi